摘 要：《數(shù)字中國(guó)建設(shè)整體布局規(guī)劃》對(duì)數(shù)字中國(guó)建設(shè)進(jìn)行了頂層設(shè)計(jì)，我國(guó)正加速邁進(jìn)數(shù)字化發(fā)展新階段。數(shù)字中國(guó)規(guī)劃推動(dòng)下，基層檔案收管用方式、管理安全、服務(wù)模式等發(fā)生變革，為緊跟數(shù)字中國(guó)規(guī)劃實(shí)施步伐，各地檔案管理部門(mén)對(duì)基層檔案數(shù)字化工作作出有益嘗試，推動(dòng)政務(wù)服務(wù)全流程網(wǎng)辦、落實(shí)全方位一體化管理。這些實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，也為推動(dòng)檔案從數(shù)字化走向智慧化，加速數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)型升級(jí)，構(gòu)建新時(shí)代智慧檔案館提供助益。

關(guān)鍵詞：數(shù)字中國(guó)；檔案數(shù)字化；檔案智慧化；智慧檔案室

《數(shù)字中國(guó)建設(shè)整體布局規(guī)劃》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“《規(guī)劃》”）對(duì)數(shù)字中國(guó)建設(shè)進(jìn)行了頂層設(shè)計(jì)。我國(guó)正加速邁進(jìn)數(shù)字化發(fā)展的新階段。該規(guī)劃明確，數(shù)字中國(guó)建設(shè)按照“2522”的整體框架進(jìn)行布局，即夯實(shí)數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施和數(shù)據(jù)資源體系“兩大基礎(chǔ)”，推進(jìn)數(shù)字技術(shù)與經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明建設(shè)“五位一體”深度融合，強(qiáng)化數(shù)字技術(shù)創(chuàng)新體系和數(shù)字安全屏障“兩大能力”，優(yōu)化數(shù)字化發(fā)展國(guó)內(nèi)國(guó)際“兩個(gè)環(huán)境”[1]。這為智慧檔案館建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，也提出更高要求。

1 數(shù)字中國(guó)規(guī)劃推動(dòng)基層檔案工作變革

1.1 數(shù)字賦能基層檔案收管用方式變革

在數(shù)字中國(guó)規(guī)劃下，數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)整體提升，傳統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施數(shù)字化、智能化改造不斷加強(qiáng)，檔案收管用的方式也在不斷變革。各地?cái)?shù)字政務(wù)的積極探索，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理比例逐漸低于電子化檔案管理比例，檔案主要載體的變化讓檔案收集、管理等方式也做出相應(yīng)改變。檔案數(shù)字化能幫助檔案管理部門(mén)更好地管理和保護(hù)檔案，通過(guò)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式，實(shí)現(xiàn)異質(zhì)備份，可以確保檔案長(zhǎng)期保存，讓檔案數(shù)據(jù)資源檢索共享更加便捷。數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)讓云存儲(chǔ)、區(qū)塊鏈、人工智能等技術(shù)成為可能。通過(guò)區(qū)塊鏈技術(shù)，可以記錄每份電子檔案的訪問(wèn)歷史和修改記錄，防止篡改和數(shù)據(jù)丟失，確保檔案的完整性和安全性；云存儲(chǔ)可以為機(jī)構(gòu)提供更安全、更可靠的檔案儲(chǔ)存方式，幫助實(shí)現(xiàn)檔案資源線上管理和數(shù)據(jù)共享，提高數(shù)據(jù)的可用性和靈活性，暢通數(shù)據(jù)資源大循環(huán)；人工智能技術(shù)可以幫助機(jī)構(gòu)更好地管理和分析檔案，通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘處理，識(shí)別和分類(lèi)檔案，提取檔案中的關(guān)鍵信息，使檔案資源的價(jià)值得到更好的挖掘。

1.2 數(shù)字安全屏障助力檔案管理安全變革

強(qiáng)化數(shù)字中國(guó)關(guān)鍵能力之一便是筑牢可控可信的數(shù)字安全屏障。數(shù)字化時(shí)代對(duì)檔案安全提出更高要求，推動(dòng)檔案安全體系變革升級(jí)，增強(qiáng)數(shù)據(jù)安全保障能力。不同于庫(kù)房時(shí)代的“十防”，當(dāng)前基層檔案管理要轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理方式，并通過(guò)引入新技術(shù)和優(yōu)化管理流程來(lái)提高檔案管理的效率和安全性。如建立數(shù)據(jù)分類(lèi)分級(jí)保護(hù)基礎(chǔ)制度，制定完善檔案信息化規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化針對(duì)數(shù)字化檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防范相關(guān)內(nèi)容，通過(guò)數(shù)據(jù)加密、備份和災(zāi)備等措施保證檔案安全。加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，提高數(shù)字化檔案管理的專(zhuān)業(yè)水平和技術(shù)能力，強(qiáng)化檔案工作者安全培訓(xùn)，提高其對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別和處置能力。完善檔案異地異質(zhì)備份制度，實(shí)施訪問(wèn)控制措施，包括身份驗(yàn)證和授權(quán)，以防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問(wèn)檔案。定期自查檔案管理系統(tǒng)的安全性，防患于未然，確保檔案的安全性、完整性和可用性。

1.3 普惠便捷數(shù)字社會(huì)推動(dòng)檔案服務(wù)模式變革

數(shù)字中國(guó)的一大建設(shè)領(lǐng)域是構(gòu)建普惠便捷的數(shù)字社會(huì)，促進(jìn)數(shù)字公共服務(wù)普惠化。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)主要是針對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理和保存，而數(shù)字社會(huì)的出現(xiàn)使得檔案管理的范圍擴(kuò)展到了電子檔案和數(shù)字文件等形式?；鶎訖n案的收集、保管與利用等工作，其重要價(jià)值是服務(wù)人民群眾。數(shù)字社會(huì)讓檔案服務(wù)向在線化、自助化方向發(fā)展。通過(guò)推廣數(shù)字化服務(wù)，讓群眾更加便捷地使用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，提高數(shù)字化檔案管理的普及率和使用率，推動(dòng)檔案工作服務(wù)模式變革，用戶(hù)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、移動(dòng)應(yīng)用等方式進(jìn)行檔案查詢(xún)、借閱、續(xù)借等操作，大大提高了檔案服務(wù)的便捷性和效率。數(shù)字社會(huì)的發(fā)展也促進(jìn)了檔案服務(wù)的數(shù)字化和智能化。通過(guò)數(shù)字化技術(shù)，檔案管理部門(mén)可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并利用人工智能等技術(shù)進(jìn)行檔案的智能化處理和管理。數(shù)字社會(huì)更推動(dòng)檔案服務(wù)走向多元化，包括在線查詢(xún)、實(shí)地參觀、數(shù)字化復(fù)制、檔案修復(fù)等，滿(mǎn)足群眾不同的檔案需求，打通檔案便民惠民“最后一公里”，提高檔案利用的便捷性和滿(mǎn)意度。

1.4 暢通數(shù)據(jù)資源循環(huán)加快檔案管理層級(jí)協(xié)作變革

數(shù)字中國(guó)建設(shè)要打通數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施大動(dòng)脈，構(gòu)建國(guó)家數(shù)據(jù)管理體制機(jī)制，健全各級(jí)數(shù)據(jù)統(tǒng)籌管理機(jī)構(gòu)。暢通數(shù)據(jù)資源循環(huán)需要數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化為支撐，將數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，使數(shù)據(jù)間可以互相兼容和轉(zhuǎn)換，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的互通和共享。采取人工智能協(xié)作分布思維對(duì)館中的可用資源進(jìn)行有效的整合，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)不同層級(jí)之間的協(xié)調(diào)與管理。實(shí)現(xiàn)檔案資源管理層級(jí)協(xié)作，需要建立良好的溝通渠道和合作機(jī)制。如，定期召開(kāi)跨部門(mén)會(huì)議，分享工作進(jìn)展和經(jīng)驗(yàn)，解決問(wèn)題和協(xié)調(diào)工作；建立協(xié)作平臺(tái)，方便不同層級(jí)的人員進(jìn)行在線溝通和協(xié)作；制定明確的工作職責(zé)和流程，避免重復(fù)勞動(dòng)和工作失誤。暢通數(shù)據(jù)資源循環(huán)，簽訂區(qū)域內(nèi)跨館協(xié)作協(xié)議，打造區(qū)域檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)加強(qiáng)館際、部門(mén)間交流合作，確保檔案資源有效管理和充分利用意義重大。推動(dòng)檔案資源管理層級(jí)協(xié)作變革，對(duì)提高檔案資源管理效率、保障檔案資源安全完整、促進(jìn)檔案智慧化管理至關(guān)重要。

2 基層檔案數(shù)字化工作的創(chuàng)新實(shí)踐

2.1 打造檔案工作新模式

數(shù)字檔案館催生檔案工作新模式，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，通過(guò)數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、管理、檢索和利用的數(shù)字化檔案管理模式；利用人工智能技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行自動(dòng)化處理和分析，實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)分類(lèi)、標(biāo)注、歸檔和檢索的智能化檔案管理模式；將檔案信息以開(kāi)放的方式向社會(huì)公開(kāi)，鼓勵(lì)社會(huì)各界利用檔案信息進(jìn)行研究和創(chuàng)新的開(kāi)放數(shù)據(jù)資源建設(shè)模式。這些新模式可以有效減少人工干預(yù)和錯(cuò)誤，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，促進(jìn)檔案信息的共享和交流，推動(dòng)檔案工作的創(chuàng)新和發(fā)展。

2.2 創(chuàng)新全方位一體化管理

目前，已有企業(yè)研究開(kāi)發(fā)智慧檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)集成了檔案管理系統(tǒng)、檔案環(huán)境智能控制系統(tǒng)、檔案智能安防系統(tǒng)等，既滿(mǎn)足各級(jí)檔案館對(duì)電子檔案的業(yè)務(wù)管理需要，也滿(mǎn)足了各級(jí)檔案館對(duì)實(shí)體檔案的業(yè)務(wù)管理需求。電子檔案管理系統(tǒng)提供紙質(zhì)檔案與電子檔案統(tǒng)一管理，以檔案全生命周期管理為核心，支持檔案收集、檔案整理、檔案利用、檔案鑒定、檔案銷(xiāo)毀等全過(guò)程，構(gòu)建一個(gè)數(shù)字化成果100%歸檔、有效防篡改、可查可驗(yàn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。[2]實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化圖文影像和各類(lèi)電子文件統(tǒng)一智能管理，通過(guò)手持終端讀取條形碼模式，實(shí)現(xiàn)檔案智能化借閱管理。建立虛擬電子庫(kù)房，與實(shí)體庫(kù)房一一對(duì)應(yīng)，與庫(kù)房密集架管理模塊無(wú)縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)查檔快速定位實(shí)體檔案所處物理位置。實(shí)現(xiàn)電子文件在線歸檔，與檔案管理平臺(tái)無(wú)縫對(duì)接，支持圖片格式 檔案圖文影像、各類(lèi)電子文件格式。多種途徑檢索檔案，集成OCR識(shí)別技術(shù)，支持按內(nèi)容進(jìn)行關(guān)鍵字查詢(xún)。細(xì)粒度的權(quán)限控制體系，多重安全防護(hù)措施，內(nèi)容開(kāi)放權(quán)限可控可管，提供各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，有效監(jiān)控，評(píng)估檔案管理工作。

2.3 推動(dòng)政務(wù)服務(wù)全流程網(wǎng)辦

《規(guī)劃》要求發(fā)展高效協(xié)同的數(shù)字政務(wù)，為加快破解政務(wù)服務(wù)電子文件單套歸檔“最后一公里”問(wèn)題，國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》，就進(jìn)一步規(guī)范政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理，推動(dòng)各行業(yè)各領(lǐng)域政務(wù)服務(wù)電子文件從形成辦理到歸檔管理全流程電子化提出明確要求。[3]這是檔案部門(mén)服務(wù)于數(shù)字中國(guó)規(guī)劃、加強(qiáng)數(shù)字政府建設(shè)、深化政務(wù)服務(wù)的決策部署。如上海市率先為“一網(wǎng)通辦”全流程一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)建立了完備的歸檔功能和應(yīng)用場(chǎng)景，相關(guān)工作被列為國(guó)家首批電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理試點(diǎn)并通過(guò)驗(yàn)收。云南省充分依托全國(guó)一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)，強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)，堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、業(yè)務(wù)統(tǒng)籌、系統(tǒng)統(tǒng)建、數(shù)據(jù)統(tǒng)管。大幅提升政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔效率，打通了企業(yè)和群眾辦事“零跑動(dòng)”的最后環(huán)節(jié)。

2.4 打造高標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字檔案文化

《規(guī)劃》要求加強(qiáng)優(yōu)質(zhì)網(wǎng)絡(luò)文化產(chǎn)品供給，推進(jìn)文化數(shù)字化發(fā)展，建設(shè)國(guó)家文化大數(shù)據(jù)體系，形成中華文化數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案工作傳承歷史、記錄文明，數(shù)字化檔案對(duì)提升數(shù)字文化服務(wù)能力、打造綜合性數(shù)字文化展示平臺(tái)具有天然優(yōu)勢(shì)。中國(guó)作為負(fù)責(zé)任的大國(guó)，一直堅(jiān)持在全球檔案治理中發(fā)揮積極作用。數(shù)字檔案形式豐富，對(duì)數(shù)字檔案的有效建設(shè)和優(yōu)化利用，可以打破不同文化背景下區(qū)域間文化壁壘，增進(jìn)不同文化之間的理解和友誼，推動(dòng)新時(shí)代我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展與對(duì)外開(kāi)放交流。當(dāng)前多地已將數(shù)字檔案文化建設(shè)作為提升檔案文化影響力的重要抓手，探索建立檔案文化宣傳新媒體矩陣，在做好網(wǎng)站、紙媒等傳統(tǒng)媒體宣傳的基礎(chǔ)上，積極利用新興技術(shù)手段，做到傳統(tǒng)與現(xiàn)代的有機(jī)結(jié)合。如，除利用好檔案館網(wǎng)站、微信公眾號(hào)之外，還將宣傳陣地拓展到視頻號(hào)、學(xué)習(xí)強(qiáng)國(guó)等融媒體宣傳空間，擴(kuò)大檔案宣傳范圍；聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)資源共享，通過(guò)數(shù)字化，將館藏資源以新媒體形式展現(xiàn)出來(lái)，如制作數(shù)字檔案文化小視頻，用碎片化方式講述檔案里的故事，滿(mǎn)足數(shù)字化時(shí)代人民閱讀習(xí)慣，不斷豐富基層檔案資源開(kāi)發(fā)利用方式，增強(qiáng)檔案存史育人的實(shí)效。

3 從檔案數(shù)字化到檔案智慧化的幾點(diǎn)思考

3.1 基層檔案智慧化要以人工智能為助力

智慧檔案館是繼數(shù)字檔案館之后檔案信息化發(fā)展的高級(jí)形態(tài)，是基于數(shù)字檔案館，以運(yùn)用新一代信息技術(shù)為基本手段，以全面感知、智能協(xié)同和深度融合為運(yùn)行基本方式，以提高檔案管理和服務(wù)效益為基本目標(biāo)，以實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展和促進(jìn)人的全面和諧發(fā)展為根本目標(biāo)的檔案管理新形態(tài)。智慧檔案館的創(chuàng)新點(diǎn)體現(xiàn)在“智慧”一詞中，而“智慧”體現(xiàn)在對(duì)人工智能技術(shù)的應(yīng)用上，人工智能是智慧檔案館開(kāi)發(fā)建設(shè)的技術(shù)引擎。人工智能在智慧檔案館建設(shè)中可應(yīng)用的技術(shù)包括自然語(yǔ)言處理、模式識(shí)別、專(zhuān)家系統(tǒng)、模糊邏輯等，可應(yīng)用領(lǐng)域分布在檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)。通過(guò)運(yùn)用人工智能技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)海量數(shù)據(jù)的有效管理，大大簡(jiǎn)化檔案管理工作中各個(gè)流程的工作量，智慧地管理多元化檔案信息資源，加強(qiáng)檔案管理的保密性，保障檔案信息不被泄露，并提供智能化、個(gè)性化的服務(wù)等，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館向智慧檔案館升級(jí)過(guò)程中的多重變革。

3.2 基層檔案智慧化要有智慧檔案室為支撐

實(shí)現(xiàn)檔案室的智能化，首先需要強(qiáng)化智慧系統(tǒng)對(duì)檔案室環(huán)境數(shù)據(jù)的感知能力，檔案室的環(huán)境將直接影響檔案存放的自然壽命，檔案室通常都有一個(gè)統(tǒng)一的溫濕度標(biāo)準(zhǔn)，人工維護(hù)不僅耗時(shí)耗力還容易出現(xiàn)錯(cuò)誤紕漏，成本高且不利于檔案的長(zhǎng)期穩(wěn)定保存。智慧檔案室搭載的智能環(huán)控系統(tǒng)則可以做到各類(lèi)硬件設(shè)備的聯(lián)動(dòng)，統(tǒng)籌檢測(cè)與調(diào)整設(shè)備的功能性進(jìn)行組合，無(wú)需人工維護(hù)。實(shí)現(xiàn)檔案環(huán)境的24小時(shí)實(shí)時(shí)監(jiān)控調(diào)整，保障檔案始終處于一個(gè)適宜的環(huán)境，同時(shí)也解放了人力資源，降低了檔案室的維護(hù)成本。真正意義上實(shí)現(xiàn)了檔案庫(kù)的24小時(shí)全自動(dòng)化無(wú)人管理，存取、歸檔、視覺(jué)盤(pán)點(diǎn)等工作全過(guò)程人檔分離，極大程度上避免了人為泄露檔案信息和由射頻技術(shù)帶來(lái)的信息泄露等事故的發(fā)生，從根本上增強(qiáng)了檔案的保密性和安全性，滿(mǎn)足了各領(lǐng)域?qū)n案管理無(wú)人化、智能化和規(guī)范化升級(jí)的迫切需求。

3.3 基層檔案智慧化需要檔案工作者意識(shí)革新

人工智能已經(jīng)進(jìn)入了日常工作領(lǐng)域和生活世界。人類(lèi)最高級(jí)的一些思考及相關(guān)的腦力勞動(dòng)、智慧活動(dòng)正在被人工智能代替。然而技術(shù)的發(fā)展必須以人為本，正如美國(guó)著名機(jī)器學(xué)習(xí)專(zhuān)家兼心理學(xué)教授Gary Marcus提出的：“它們做的就是匹配模式，從人類(lèi)語(yǔ)言統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)里提取數(shù)據(jù)。它們就是把一系列的單詞合理地組合在一起，對(duì)它們背后的世界卻沒(méi)有任何連貫性理解?！敝腔蹤n案館的建設(shè)和運(yùn)維離不開(kāi)人工智能技術(shù)，更離不開(kāi)人的主導(dǎo)。作為檔案工作者，一方面要具有“危機(jī)意識(shí)”，不能囿于傳統(tǒng)的、機(jī)械性、可重復(fù)性的檔案工作方式，另一方面，積極適應(yīng)時(shí)代發(fā)展新形勢(shì)，不斷進(jìn)行自我提升。

3.4 基層檔案智慧化有其戰(zhàn)略必然性

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出，加強(qiáng)大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中的應(yīng)用，推動(dòng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)優(yōu)化升級(jí)。數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的成功實(shí)施，為以人工智能技術(shù)推動(dòng)檔案智慧化打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案工作進(jìn)一步發(fā)展，也需要更高的目標(biāo)引領(lǐng)。智慧檔案館使用智能機(jī)器檢索檔案信息，檔案數(shù)字化便于高效收集檔案信息資源，利于簡(jiǎn)化檔案檢索程序，能極大地提高檔案工作的效率。因此，構(gòu)建新時(shí)代智慧檔案館成為檔案管理者必須思考的課題。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介：孫靜英 （1972— ），本科學(xué)歷，山西省晉中市市場(chǎng)監(jiān)管綜合行政執(zhí)法隊(duì)館員，研究方向：人事管理，人事檔案收集、整理、移交管理。