□ 江蘇徐州 王 巍

企業(yè)檔案記述并反映了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理、行政管理、組織管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事勞資以及會(huì)計(jì)及產(chǎn)品生產(chǎn)、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器等重要內(nèi)容，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中起著不可估量的重要作用。近年來我們檔案室進(jìn)一步深入貫徹實(shí)施《檔案法》，提高依法治檔水平，在管理上下功夫，在效益上做文章，創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益2億多元，而且還以翔實(shí)的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會(huì)效益。

一、企業(yè)檔案鑒定工作的意義

企業(yè)檔案鑒定就是根據(jù)一定的方法和原則鑒別企業(yè)檔案歷史和現(xiàn)實(shí)的價(jià)值，劃定檔案的保管期限，剔除沒有或失去保存價(jià)值檔案的一項(xiàng)工作。

（一）鑒定工作有利于保護(hù)有價(jià)值的企業(yè)檔案

通過開展檔案鑒定工作，根據(jù)企業(yè)檔案的保存價(jià)值對(duì)其進(jìn)行不同檔次的劃分（如保存和剔除，劃分為永久、長(zhǎng)期、短期等保管期限等），為有效地保管企業(yè)檔案提供依據(jù)。

（二）鑒定工作有利于提高企業(yè)檔案工作的效益

鑒定工作的核心是分析、研究企業(yè)檔案的價(jià)值，指導(dǎo)企業(yè)檔案利用工作，使有價(jià)值的企業(yè)檔案充分發(fā)揮其作用。

（三）鑒定工作有利于保證檔案的庫(kù)藏質(zhì)量

就檔案庫(kù)藏總體而言，經(jīng)過檔案鑒定工作的“去粗取精”，庫(kù)藏檔案數(shù)量有所減少但質(zhì)量水平有所提高，所以鑒定工作是提高企業(yè)檔案庫(kù)量的重要手段。

（四）鑒定工作有利于緩和檔案庫(kù)房與設(shè)備的緊張狀況

通過鑒定工作剔除一部分失去保存價(jià)值的檔案，有助于在一定程度上緩解庫(kù)房和裝具方面的壓力。

二、企業(yè)檔案鑒定工作的程序

企業(yè)檔案鑒定工作的程序分為鑒定前的準(zhǔn)備工作、檔案價(jià)值鑒定工作和善后處理工作三個(gè)階段。

（一）鑒定前的準(zhǔn)備工作

鑒定前的準(zhǔn)備工作能夠確保企業(yè)檔案鑒定工作有步驟、有計(jì)劃地進(jìn)行，提高企業(yè)檔案鑒定工作的效率，鑒定前準(zhǔn)備工作的具體內(nèi)容如下。

1.制定鑒定工作計(jì)劃。進(jìn)行一次企業(yè)檔案鑒定不僅是企業(yè)檔案部門的一項(xiàng)重大活動(dòng)，而且涉及到企業(yè)的各個(gè)職能部門，時(shí)間較長(zhǎng)，工作量也較大，為使檔案鑒定工作有條不紊地進(jìn)行，必須進(jìn)行充分準(zhǔn)備，周密安排，制定切實(shí)可行的檔案鑒定工作計(jì)劃。

2.成立鑒定小組。企業(yè)檔案價(jià)值鑒定不是一項(xiàng)經(jīng)常性的工作，一般不設(shè)常設(shè)機(jī)構(gòu)，企業(yè)一般只是成立檔案鑒定小組，檔案鑒定小組包括公司領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員和有關(guān)職能部室等部門領(lǐng)導(dǎo)等，專門負(fù)責(zé)檔案鑒定業(yè)務(wù)和事務(wù)工作。只需在鑒定工作開始前，配備適當(dāng)人員，包括檔案管理人員及有關(guān)職能部室人員等，進(jìn)行檔案鑒定工作。我們徐州公司非常重視檔案鑒定工作，專門發(fā)文成立檔案鑒定小組，檔案鑒定小組包括公司領(lǐng)導(dǎo)、各職能部室等部門領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員等相關(guān)人員組成。在鑒定工作開始前，鑒定小組人員要學(xué)習(xí)國(guó)家關(guān)于檔案鑒定工作的有關(guān)制度和規(guī)定，以便鑒定小組成員統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、掌握政策。

3.編制和審核檔案保管期限表。鑒定工作開始前還要根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)編制企業(yè)檔案保管期限表或?qū)υ袡n案保管期限表進(jìn)行審核、補(bǔ)充、修改，為檔案價(jià)值的鑒定提供依據(jù)。我們徐州公司的各種門類檔案都有專門的檔案保管期限表。

（二）價(jià)值鑒定工作

各項(xiàng)準(zhǔn)備工作完成以后就可以進(jìn)入檔案價(jià)值鑒定工作階段，具體鑒定時(shí)常分兩個(gè)階段進(jìn)行。

1.個(gè)人初步鑒定。個(gè)人初步鑒定，即鑒定小組成員根據(jù)分工，首先由檔案管理人員直接審閱檔案的內(nèi)容，根據(jù)實(shí)際情況提出鑒定意見，然后由各職能部室等部門相關(guān)人員直接審閱檔案的內(nèi)容，提出鑒定意見。鑒定意見一般應(yīng)包括：檔案的歷史和現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值、檔案利用情況的分析和預(yù)測(cè)、鑒定人對(duì)檔案的保管期限和銷毀的具體建議等內(nèi)容。

2.鑒定小組集體審查。在個(gè)人初步鑒定的基礎(chǔ)上，鑒定小組成員集體討論，有關(guān)職能部室等部門領(lǐng)導(dǎo)審核，形成集體的鑒定意見。如果有不同意見或遇到不明確的問題，需要調(diào)出有關(guān)檔案重新進(jìn)行鑒定。

（三）善后處理工作

企業(yè)檔案鑒定的善后處理工作主要包括以下內(nèi)容。

1.編制銷毀檔案清冊(cè)。經(jīng)過鑒定、審核，確認(rèn)已失去保存價(jià)值的企業(yè)檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，辦理報(bào)批手續(xù)。銷毀清冊(cè)封面上應(yīng)填寫以下內(nèi)容：（1）清冊(cè)名稱及編制單位；（2）鑒定小組成員姓名及審核人姓名；（3）審批人姓名；（4）鑒定時(shí)間；（5）銷毀時(shí)間、銷毀人員姓名及監(jiān)銷人姓名；等等。

2.對(duì)剔除的企業(yè)檔案進(jìn)行銷毀。對(duì)已批準(zhǔn)銷毀的檔案由企業(yè)檔案部門負(fù)責(zé)銷毀。銷毀檔案應(yīng)注意以下幾個(gè)問題：（1）必須有專人監(jiān)銷，一般由兩個(gè)以上檔案管理人員或企業(yè)保衛(wèi)部門派人監(jiān)銷，執(zhí)行銷毀人員必須在銷毀清冊(cè)上簽字，以示負(fù)責(zé)。（2）檔案銷毀工作是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅的工作，檔案一經(jīng)銷毀，就不可能再生，應(yīng)特別慎重，在沒有十分把握的情況下，一般應(yīng)采取緩期執(zhí)行的辦法，加以觀察，確無保存價(jià)值，再行銷毀。

3.其它善后處理工作。企業(yè)檔案通過鑒定，剔除了一些無保存價(jià)值的檔案，調(diào)整部分檔案的保管期限，因而在鑒定工作結(jié)束階段還有其它的善后處理工作，一般包括：（1）調(diào)整企業(yè)檔案目錄和其它檢索工具，將銷毀的檔案從目錄和其它檢索工具中加以注明或注銷；（2）調(diào)整企業(yè)檔案的庫(kù)房排架；（3）調(diào)整企業(yè)檔案的密級(jí)和保管期限；（4）銷毀清冊(cè)、保管期限表、鑒定計(jì)劃和報(bào)告等材料歸檔，妥善保存以備查考。

三、企業(yè)檔案鑒定工作的方法

企業(yè)檔案鑒定的基本方法是直接鑒定法，基本做法是直接審閱企業(yè)檔案，從檔案的內(nèi)容、形式等方面，對(duì)決定和影響檔案價(jià)值的各種因素進(jìn)行綜合分析和判斷，最終決定檔案的保存價(jià)值，對(duì)不同類型檔案的價(jià)值應(yīng)從不同的角度進(jìn)行分析和判斷。

（一）科技檔案價(jià)值的鑒定

企業(yè)科技檔案價(jià)值大小取決于企業(yè)科技檔案的技術(shù)、功能、時(shí)間、作者、典型等因素，企業(yè)科技檔案的鑒定就是分析和判斷科技檔案的上述各種因素。

1.分析檔案的內(nèi)容。這是鑒定企業(yè)文書檔案價(jià)值的基礎(chǔ)。一般來說，凡是反映本單位主要職能活動(dòng)和業(yè)務(wù)工作，反映本單位重大事件和中心工作，具有實(shí)際查證意義的，具有較大的保存價(jià)值。反之其保存價(jià)值就小。

2.分析檔案的文件名稱、稿本。文件名稱在一定程度上反映檔案的價(jià)值，比如決定、命令、總結(jié)等往往要比通知等的保存價(jià)值大；通常情況下，正本和定稿要比副本和草稿的保存價(jià)值大。

3.分析檔案的來源和時(shí)間。不同來源（也就是不同的形成者或責(zé)任者）的檔案往往具有不同的價(jià)值，比如以單位名義形成的文件材料比以單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)名義形成的文件材料價(jià)值大。文件材料產(chǎn)生的時(shí)間不同，其保存價(jià)值也不同，一般來講，文件材料產(chǎn)生的時(shí)間越早，保存下來的越少，就越珍貴，其保存期限也要相應(yīng)從長(zhǎng)。

4.分析檔案的完整程度和有效性。一般情況下，企業(yè)檔案收集比較完整，在分析判斷其價(jià)值時(shí)要從嚴(yán)；反之，則從寬。檔案的有效性是指檔案在一定時(shí)間內(nèi)具有法律和行政的效力。如合同、協(xié)議等，在特定時(shí)間條件下具有效力，一旦超越了特定時(shí)限，其有效性消失，價(jià)值自然也就會(huì)降低甚至失去保存價(jià)值。

5.分析科技檔案的典型因素。典型因素是指企業(yè)科技檔案在歷史代表性方面和技術(shù)方面的典型意義。一方面要立足于企業(yè)把那些在本單位科技生產(chǎn)發(fā)展中具有典型或代表意義的成果的科技檔案有重點(diǎn)地保存起來，如我公司重大技術(shù)改造項(xiàng)目、重大科研項(xiàng)目、發(fā)電機(jī)組A級(jí)檢修項(xiàng)目等的科技檔案，以反映本單位科技生產(chǎn)發(fā)展的歷史面貌；另一方面也要立足于全局，把那些對(duì)于整個(gè)國(guó)家的科技發(fā)展、對(duì)于整個(gè)專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域的科技發(fā)展具有典型價(jià)值的科技檔案重點(diǎn)保存下來。如我公司的一些具有國(guó)家級(jí)別的重大科研項(xiàng)目科技檔案等。

（二）文書檔案價(jià)值的鑒定

對(duì)于企業(yè)文書檔案，主要應(yīng)從其內(nèi)容、名稱、稿本、來源等方面進(jìn)行分析。

1.分析檔案的內(nèi)容。這是鑒定企業(yè)文書檔案價(jià)值的基礎(chǔ)。一般來說，凡是反映本單位主要職能活動(dòng)和業(yè)務(wù)工作，反映本單位重大事件和中心工作，具有實(shí)際查證意義的，具有較大的保存價(jià)值。反之其保存價(jià)值就小。

2.分析檔案的文件名稱、稿本。文件名稱在一定程度上反映檔案的價(jià)值，比如決定、命令、總結(jié)等往往要比通知等的保存價(jià)值大；通常情況下，正本和定稿要比副本和草稿的保存價(jià)值大。

3.分析檔案的來源和時(shí)間。不同來源（也就是不同的形成者或責(zé)任者）的檔案往往具有不同的價(jià)值，比如以單位名義形成的文件材料比以單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)名義形成的文件材料價(jià)值大。文件材料產(chǎn)生的時(shí)間不同，其保存價(jià)值也不同，一般來講，文件材料產(chǎn)生的時(shí)間越早，保存下來的越少，就越珍貴，其保存期限也要相應(yīng)從長(zhǎng)。

4.分析檔案的完整程度和有效性。一般情況下，企業(yè)檔案收集比較完整，在分析判斷其價(jià)值時(shí)要從嚴(yán)；反之，則從寬。檔案的有效性是指檔案在一定時(shí)間內(nèi)具有法律和行政的效力。如合同、協(xié)議等，在特定時(shí)間條件下具有效力，一旦超越了特定時(shí)限，其有效性消失，價(jià)值自然也就會(huì)降低甚至失去保存價(jià)值。

四、企業(yè)檔案鑒定實(shí)例

近年來，為適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)生存發(fā)展和參與國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)的需要，很多企業(yè)都在進(jìn)行大規(guī)模的技術(shù)改造（工程建設(shè)）。國(guó)能徐州發(fā)電有限公司（以下簡(jiǎn)稱徐電公司）為了貫徹國(guó)家“上大壓小、節(jié)能減排”的政策，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，決定關(guān)停拆除徐州電廠1—6號(hào)老機(jī)組，并利用1—4號(hào)機(jī)組場(chǎng)地建設(shè)2臺(tái)1000MW超超臨界機(jī)組。目前，關(guān)停1—6號(hào)機(jī)組的申請(qǐng)已通過上級(jí)主管部門審批，機(jī)組拆除出售工作也已于2008年3月開始。在1—6號(hào)機(jī)組拆除與出售過程中，檔案起到了很重要的作用。徐電公司“上大壓小”項(xiàng)目籌建處拆遷部門在機(jī)組拆除前和參與機(jī)組拆除出售工作的山東電力建設(shè)第三工程公司、山東金佰生物技術(shù)有限公司等單位的工程技術(shù)人員王軍、聞陳軍、吳永利、張開東、張?chǎng)?、李光忠等同志一同到公司檔案室查閱了1—6號(hào)機(jī)組基建期的竣工檔案和主機(jī)的設(shè)備檔案，并以檔案為重要依據(jù)，編制機(jī)組拆除方案，使機(jī)組拆除工作順利進(jìn)行。在1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備拆除后的出售工作中，作為購(gòu)買方的山東金佰生物技術(shù)有限公司，把檔案視作機(jī)組出售的一個(gè)基礎(chǔ)條件。當(dāng)他們?cè)谛祀姽緳n案室看到保存完整、齊全、系統(tǒng)的檔案，表示滿意。正是由于1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備檔案保存的完整齊全，并可以與1—6號(hào)機(jī)組整體發(fā)電設(shè)備出售同時(shí)移交，能為購(gòu)買企業(yè)今后設(shè)備的安裝、運(yùn)行和使用提供可靠的依據(jù)，使山東金佰生物技術(shù)有限公司愿意出2億元買下1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備。由此可見，完整齊全并管理良好的檔案，在徐電公司1—6號(hào)機(jī)組拆除與出售工作中起到了關(guān)鍵的作用。否則，1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備只能作為廢鐵或報(bào)廢設(shè)備處理。檔案價(jià)值的發(fā)揮，使機(jī)組設(shè)備變廢為寶，為企業(yè)贏得了可觀的經(jīng)濟(jì)效益。

企業(yè)設(shè)備的變化必然帶來企業(yè)科技檔案的變化。原有的設(shè)備檔案隨著對(duì)應(yīng)實(shí)體的改造更新多半失去了保管利用價(jià)值；而技術(shù)改造中新產(chǎn)生的設(shè)備檔案作為企業(yè)未來生產(chǎn)建設(shè)和經(jīng)營(yíng)管理的依據(jù)就顯得十分重要。如何采取有效措施，清理鑒定失去保管利用價(jià)值的檔案資料，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)存科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性，是每個(gè)具有技術(shù)改造任務(wù)企業(yè)的檔案部門必須解決的問題。

在1—6號(hào)機(jī)組拆除與出售過程中，我公司檔案室對(duì)1—6號(hào)發(fā)電機(jī)組基建檔案、設(shè)備檔案進(jìn)行鑒定，由檔案人員編制1—6號(hào)發(fā)電機(jī)組檔案鑒定銷毀清冊(cè)并進(jìn)行初步檔案鑒定，鑒定檔案的保管利用價(jià)值，然后請(qǐng)公司生產(chǎn)技術(shù)部各專業(yè)工程師進(jìn)行檔案保管利用價(jià)值的鑒定并簽字認(rèn)可，最后送交部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可后方可銷毀檔案。實(shí)現(xiàn)庫(kù)存檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并騰出檔案庫(kù)房放置新產(chǎn)生的檔案。

五、企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用

我公司積極開發(fā)利用檔案信息資源，主動(dòng)為企業(yè)、為生產(chǎn)、為一線服務(wù)，取得了顯著的成績(jī)。近年來，我公司累計(jì)利用檔案材料創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益2億多元，創(chuàng)造了良好的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。例如徐州公司原經(jīng)營(yíng)管理部華某利用公司征地檔案。2018年3月16日，徐州公司原經(jīng)營(yíng)管理部華某來到檔案室要求查閱銅山縣政府、茅村鄉(xiāng)、徐州電廠等單位關(guān)于徐州電廠第二批征地問題的批復(fù)、通知、協(xié)議等文字材料科技檔案。鄧小平同志提出的“開發(fā)信息資源，服務(wù)四化建設(shè)”，其中“服務(wù)四化建設(shè)”是對(duì)科技檔案工作服務(wù)方向的高度概括，開發(fā)利用科技檔案信息資源，是一項(xiàng)光榮而艱巨的任務(wù)，科技檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性工作，科技檔案信息開發(fā)利用則是科技檔案工作服務(wù)性的具體體現(xiàn)。徐州公司檔案是徐州公司建廠40余年來歷史文化財(cái)富的厚重積淀，櫛風(fēng)沐雨40載，砥礪篤行譜華章，徐州公司科技檔案是徐州公司技術(shù)人員和科技檔案管理人員40余年踔厲奮發(fā)、奮楫篤行、臻于至善、開拓創(chuàng)新、團(tuán)結(jié)拼搏工作的歸檔保存的珍貴的原始?xì)v史紀(jì)錄，包括小型基建檔案、征地檔案、兩臺(tái)百萬(wàn)機(jī)組基建檔案等等，各類各種，類型復(fù)雜，并且40余年來由于國(guó)家科技檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的多次更改調(diào)整及上級(jí)單位檔案管理要求等，科技檔案的分類號(hào)、項(xiàng)目代號(hào)等多次改變，電力企業(yè)檔案人員為使企業(yè)科技檔案具有連續(xù)性不必要對(duì)科技檔案檔號(hào)重新修改，如03-770-10（徐州電廠川里湖#1灰壩竣工圖）、0300-904-007（國(guó)華徐州發(fā)電有限公司學(xué)生宿舍維修招標(biāo)、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等）、0401-8230-001（國(guó)華徐電2×1000MW建設(shè)工程鍋爐冷一次風(fēng)道安裝竣工圖）等，科技檔案管理難度些許增加。因此，管理如此種類繁多、數(shù)量不菲的科技檔案并非常人想象的那樣一蹴而就簡(jiǎn)單易學(xué)，科技檔案管理人員需要長(zhǎng)時(shí)間艱苦努力地工作，刻苦鉆研科技檔案管理業(yè)務(wù)，提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科技檔案管理水平，善于不斷地總結(jié)科技檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，甘于寂寞默默堅(jiān)守，積極為企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展服務(wù)。華某需要查找的征地檔案徐州公司檔案室只有我才能為他快速、準(zhǔn)確地檢索調(diào)卷，我立即調(diào)出案卷0300-8030-004（銅山縣政府、茅村鄉(xiāng)、徐州電廠等單位關(guān)于徐州電廠第二批征地問題的批復(fù)、通知、協(xié)議等文字材料），華某認(rèn)真細(xì)致查閱案卷，滿意而歸，科技檔案在徐州公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理工作中具有重要的憑證價(jià)值。再如徐州公司后勤保障部吳某利用公司三期工程檔案。2017年3月31日，徐州公司后勤保障部吳某來到檔案室找到我，要求借閱徐州公司廠前區(qū)室外上水道安裝圖紙科技檔案。徐州公司科技檔案包括一至四期工程檔案、小型基建檔案等，是徐州公司建廠40余年來保存的珍貴的歷史記錄，為了保持企業(yè)檔案歷史的延續(xù)性，檔案的目錄代號(hào)、分類號(hào)等保持原樣不變，沒有必要更改。上述吳某需借閱的科技檔案是徐州公司三期工程檔案，檔案室只有我才能為吳某查找到他需要的科技檔案，我熟悉館藏，迅速調(diào)出徐州公司三期工程科技檔案案卷03-780-01（廠前區(qū)室外上水道安裝圖），吳某查閱檔案后滿意而歸，科技檔案具有重要的參考作用，等等。