毛靜 李燕 伍一波

摘 要：建立一套高?？蒲匈|(zhì)量管理的有效方法對提升高校科研管理工作質(zhì)量具有重要意義。內(nèi)審是高校質(zhì)量管理體系建設的重要手段，本文結合高?？蒲械奶攸c，深入分析了高校在實施內(nèi)部審核過程中存在的一些共性問題，并從提高全員質(zhì)量意識、加強內(nèi)審員綜合素養(yǎng)、統(tǒng)籌策劃內(nèi)審工作和全面落實糾正預防措施四個方面有針對性地提出改進舉措。

關鍵詞：高等院校，質(zhì)量管理體系，內(nèi)審，改進措施

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.03.039

基金項目：本文受北京化工大學中央高?；究蒲袠I(yè)務費項目“高校GF質(zhì)量管理體系的優(yōu)化研究”（項目編號：KY2207）資助。

Problems and Improvement Measures of Internal Audit in Scientifi c Research Management Quality System of Universities

MAO Jing1 LI Yan1 WU Yi-bo2

（1. Research Institute of Advanced Technology and Equipment， Beijing University of Chemical Technology； 2. College of New Materials and Chemical Engineering， Beijing Institute of Petrochemical Technology）

Abstract： It is of great signifi cance to establish a set of effective methods to improve the quality of university scientifi c research management. Internal audit is very important to the quality system construction of universities. In this paper， combined with the characteristics of university scientifi c research， some common problems existing in the process of internal audit of quality system are analyzed in detail. The targeted improvement measures are put forward， such as improving the overall awareness on quality， strengthening the auditors comprehensive capacity， making overall planning of internal audit and fully implementing corrective and preventive measures.

Keywords： colleges and universities， quality management system， internal audit， improvement measures

質(zhì)量管理體系是國際標準化組織（ISO：International Standardization Organization）頒布的一組質(zhì)量管理標準的總稱，我國在總結和吸取了ISO 9000 質(zhì)量管理體系先進理論、方法的基礎上，結合我國國情并將軍用產(chǎn)品的特殊要求納入其中，編制形成了GJB 9001C-2017 質(zhì)量管理體系要求[1]。質(zhì)量體系的建立不僅能有效減少科研工作的失誤，提高科研成果質(zhì)量，特別是在國防科研等實用性要求非常高的研究領域中，質(zhì)量體系很大程度能保證研究成果的可靠性、穩(wěn)定性及其成熟度。

高校具有豐富的科研人力資源和科技創(chuàng)新潛力，學科交叉、門類齊全，是科技力量薈萃之地，是原始創(chuàng)新的重要源泉，更是我國基礎研究和高技術領域創(chuàng)新的主力軍[2]。為更好服務于國民經(jīng)濟建設，不斷提高科研能力，滿足承擔重大科研項目的要求，高?？蒲幸胭|(zhì)量管理體系已成為一種趨勢。目前高?？蒲匈|(zhì)量管理體系的研究工作多集中在如何借鑒企業(yè)質(zhì)量管理標準建設的經(jīng)驗，而缺乏如何根據(jù)高?？蒲械奶攸c建立與之相適應的管理模式的研究，更缺乏對高校科研質(zhì)量管理體系建設的評價體系。按照標準的要求，質(zhì)量體系內(nèi)部審核是在建立、運行體系以后必須進行的一項管理活動，不僅是質(zhì)量管理體系評價的一種方式，也是組織內(nèi)部重要的自我改進機制。如果能夠準確把握高校科研過程的特點，將內(nèi)審與科研管理工作有機結合，可以真正起到規(guī)范高?？蒲猩a(chǎn)管理的作用。本文通過分析目前高校質(zhì)量體系內(nèi)審工作的開展情況，總結內(nèi)審中存在的問題，嘗試提出改進措施，以促使學校質(zhì)量管理體系的有效運行和不斷改進。

1 高校質(zhì)量體系內(nèi)審的現(xiàn)狀與問題

ISO 9000標準總結了發(fā)達國家在質(zhì)量管理方面的先進經(jīng)驗，為企業(yè)質(zhì)量體系的建立、實施和改進提供了指南，高?？蒲胁煌谄髽I(yè)生產(chǎn)，所以在將質(zhì)量體系引入科研項目管理的過程中會產(chǎn)生很多問題，尤其是在內(nèi)審過程中完全照搬企業(yè)內(nèi)審的方式會引起諸多不適宜。

1.1 對內(nèi)審的重要性認識有待提高

內(nèi)審是高校質(zhì)量體系持續(xù)改進的重要途徑，各高校的《質(zhì)量手冊》等各層級質(zhì)量管理文件中均按照標準明確地規(guī)定在固定期限內(nèi)組織內(nèi)部審核活動，是否能正視內(nèi)審的重要性，往往能夠從側面反映出高校是否重視“管理改進出成果”的思維，是否善于利用自我診斷和自我評價來保證自我完善功能的實現(xiàn)。但在高校的實際工作中，質(zhì)量體系內(nèi)審的重要性常常未被充分認識。部分高?？蒲腥藛T認為耗費大量的時間用于撰寫文檔去滿足質(zhì)量體系文檔化和標準化的要求，與大學自由探索的科學精神相背離。質(zhì)量體系內(nèi)審無非就是走走形式、挑挑毛病，被審核的管理部門和項目組消極對待內(nèi)審，相關準備工作不到位。在審核過程中，經(jīng)常出現(xiàn)涉及的人員不在崗、遲緩提供相關記錄材料等情況，嚴重影響了內(nèi)審的效率和效果。

1.2 內(nèi)審策劃方案的全面性有待提升

內(nèi)審計劃涉及到高校質(zhì)量管理體系的方方面面，具體到人員安排、日程安排和審核標準條款等因素。如何做好內(nèi)審的策劃工作，是保證內(nèi)審順利進行的必要條件。由于高校在建立質(zhì)量體系時，往往將通過認證作為申請項目的“敲門磚”，但在體系的長期運行過程中經(jīng)常會出現(xiàn)“重建立、輕運行”的情況，因此部分高校并不能從計劃制定伊始就深入探究審核要素，綜合考慮審核效果，造成質(zhì)量體系內(nèi)審策劃的內(nèi)容無法涵蓋學校當前管理的重點和難點。高校在制定審核計劃時，不注重人員和時間的搭配，造成內(nèi)審員和被審核部門準備不充分；不能對往年內(nèi)外審中出現(xiàn)的問題進行深入剖析，缺乏對質(zhì)量體系中暴露的系統(tǒng)性和重復性問題進行重點檢查；不能充分運用標準條款的內(nèi)容來做到發(fā)現(xiàn)問題，造成內(nèi)審工作的不全面和錯位情況出現(xiàn)。

1.3 內(nèi)審員隊伍建設有待加強

內(nèi)審員是現(xiàn)場審核過程的重要參與者，內(nèi)審員的能力和素養(yǎng)決定了內(nèi)審活動的有效性。目前，高校并沒有專職的內(nèi)審員，通常是采用兼職形式。在內(nèi)審員的選拔過程中，高校的普遍做法是從建立質(zhì)量體系的學院或是課題組抽調(diào)個別老師，組織老師參加校外機構的培訓，老師通過考核獲得內(nèi)審員資格證書后，開始參加內(nèi)審工作，并不重視培養(yǎng)內(nèi)審員的實操經(jīng)驗，并沒有建立一套完善的選拔和培養(yǎng)方案，存在“湊數(shù)、誰有空誰上”的現(xiàn)象。因此，培訓不到位的兼職內(nèi)審員在現(xiàn)場審核過程中，經(jīng)常會走入以下幾個誤區(qū)：（1）由于對質(zhì)量體系標準、學校內(nèi)部的質(zhì)量文件以及質(zhì)量體系組織機構職能不熟悉，造成無法準備把握審核的切入點；（2）由于受完成審核任務的思想約束，現(xiàn)場審核流于表面，不深挖探究，為滿足開具不符合項的數(shù)量要求而生套標準條款；（3）由于缺乏溝通技巧和專業(yè)技能，不能準確理解受審核部門或課題組的解釋和說明；（4）由于礙于同事的情面，不將嚴重問題進行暴露和記錄。

1.4 糾正預防措施有待全面落實

落實糾正預防措施是實現(xiàn)高校質(zhì)量管理體系不斷完善、不斷改進的一個重要手段，能不斷提高質(zhì)量管理體系的適宜性和有效性。但高校的部分被審核部門或是課題組在現(xiàn)場審核發(fā)現(xiàn)不符合項時就不夠重視，認為有些問題“不是事兒”“吹毛求疵”“可大可小”“純屬折騰人”；在不符合項整改階段，整改不積極，制定整改措施拖沓，缺乏與內(nèi)審團隊的溝通，不正面問題，強調(diào)客觀原因，推卸責任，不能做到原因分析清楚、責任明確，制定的糾正預防措施無實際意義；在“舉一反三”檢查階段，檢查流于形式，不能落到實處，缺乏對措施有效性的有效評估和驗證。

2 提升高校質(zhì)量管理體系內(nèi)審有效性的措施

質(zhì)量管理體系的內(nèi)部審核是一種自覺的、持續(xù)的內(nèi)部管理行為，是一種自我約束、自我診斷和自我完善的活動，有效的內(nèi)部審核輸出結果是體系管理評審的輸入信息，也是校長對高校質(zhì)量體系運行情況做出準確判斷并采取改進措施的重要依據(jù)[2]。提升質(zhì)量體系內(nèi)審的有效性，有利于及時發(fā)現(xiàn)高校內(nèi)部質(zhì)量管理的問題，有利于提高高校質(zhì)量體系的符合性和有效性，有利于高校質(zhì)量體系的不斷改進和不斷完善。

2.1 提升全員質(zhì)量意識

“人、機、料、法、環(huán)”是全面質(zhì)量管理理論中的五個影響產(chǎn)品質(zhì)量的主要因素，其中“人”處于五大要素論的中心位置，意識決定行動，因此質(zhì)量意識的提升可以充分調(diào)動質(zhì)量體系內(nèi)人員的積極性和創(chuàng)造性，是質(zhì)量體系有效運行的最大保障[3]。內(nèi)審是高校對質(zhì)量管理體系運行情況的一次全面的、系統(tǒng)性的檢查，涉及到質(zhì)量體系的各職能部門和高?？蒲小⑸a(chǎn)及管理的所有過程，因此需要體系內(nèi)的每位老師都重視質(zhì)量建設，自覺把這次內(nèi)審工作看作是一次學習和提升的機會，以實現(xiàn)質(zhì)量體系與研制流程的高效融合。

領導作用是質(zhì)量管理的七大原則之一，校長作為高校質(zhì)量體系的最高管理者，對高校質(zhì)量管理工作的推進起到至關重要的作用，同樣體系內(nèi)審需要得到領導層的支持和推動。校長不僅需要認識到體系內(nèi)審對于高校質(zhì)量體系和管理水平的提升作用，還需要推動高校內(nèi)自上而下的宣貫和動員，把質(zhì)量體系建設作為一項長期戰(zhàn)略來抓，將“管過程、管因素、管結果”貫穿于科研管理的各個環(huán)節(jié)，形成全員參與質(zhì)量的局面。質(zhì)量管理部門應廣泛宣傳學校的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標，認真落實質(zhì)量管理要求，堅決反對質(zhì)量建設的形式主義，徹底糾正質(zhì)量認識的偏差，將質(zhì)量意識滲透到每位科研工作者和管理者的心中，使老師們切實將質(zhì)量體系內(nèi)審作為項目研究過程中發(fā)現(xiàn)問題、自我改進問題的方法和機會。

2.2 提高內(nèi)審員綜合素養(yǎng)

內(nèi)審員是保證質(zhì)量內(nèi)審工作高效實施的關鍵因素，因此高校應格外關注內(nèi)審員隊伍的建設情況，按照“體系運行的護航人、問題管理的診斷人、全員改善的帶頭人”的定位，統(tǒng)一遴選和系統(tǒng)培養(yǎng)高校內(nèi)審員。

在高校行政管理人員精兵簡政的大背景下，專職的質(zhì)量管理人員不可能增加太多，但為了提高內(nèi)審的有效性，內(nèi)審員隊伍建設時又需要充分考慮高校認證范圍較廣的特點，因此建立兼職內(nèi)審員制度是人力資源有效管理的重要途徑。即通過課題組或學院推薦，科技管理部門遴選和聘任兼職內(nèi)審員，并將內(nèi)審工作進行學年考核工作量折算，實現(xiàn)兼職內(nèi)審員的穩(wěn)定發(fā)展。

合格的質(zhì)量體系內(nèi)審員不僅僅是獲得外部機構頒發(fā)的內(nèi)審員證書即可，內(nèi)審員還需要熟悉被審核課題的相關領域專業(yè)知識、善于溝通、熟練掌握審核方法和技巧，因此需要制定合理的內(nèi)審員培養(yǎng)機制，綜合提升內(nèi)審員的業(yè)務能力。（1）建立內(nèi)審員定期培訓制度。實踐證明，只有加深對標準和質(zhì)量體系文件的理解，才能有針對性的提出問題，并準確判斷問題的性質(zhì)。不熟悉標準和質(zhì)量體系文件，只能找出一些表面、低層次的問題，不易發(fā)現(xiàn)體系運行的系統(tǒng)性、區(qū)域性失控。（2）創(chuàng)造內(nèi)審員學習溝通的機會。邀請有經(jīng)驗的外審員指導內(nèi)審工作，拓展內(nèi)審的審核思路，提高審核技巧；充分利用每次外審的機會，安排內(nèi)審員為向導，進行觀摩學習；安排有經(jīng)驗的內(nèi)審員對剛取證的內(nèi)審員進行傳、幫、帶，把以老帶新貫穿整個內(nèi)審管理過程。

2.3 統(tǒng)籌策劃內(nèi)審工作

高校通常按照質(zhì)量體系文件要求，開展體系內(nèi)審策劃工作，并根據(jù)策劃內(nèi)容組織實施，但如果內(nèi)審計劃制定不全面往往會造成策劃內(nèi)容無法涵蓋高校當前質(zhì)量管理的重點和難點。

內(nèi)審策劃時應以高效指導審核為目的來制定審核方案，內(nèi)審策劃主要包括內(nèi)審時間、內(nèi)審范圍、內(nèi)審方式和內(nèi)審組組成情況四方面內(nèi)容，需要重點考慮：法律法規(guī)和質(zhì)量體系標準的要求；質(zhì)量管理體系的重點和難點；顧客和相關方的需求；組織的風險[4]。所以應做到以下內(nèi)容：（1）細化條款。高校質(zhì)量管理部門應明確內(nèi)審的目的和范圍，嚴格對照標準的要求，結合學校的組織機構、質(zhì)量體系管理過程和產(chǎn)品設計開發(fā)過程，做出適宜的安排。內(nèi)審計劃需要根據(jù)學校實際仔細斟酌，不斷細化，留意涵蓋范圍廣的標準條款的拆分，確保覆蓋質(zhì)量體系的全范圍。（2）做好溝通。結合高校的組織結構、質(zhì)量管理體系的產(chǎn)品實現(xiàn)過程和管理流程，做出適宜的審核安排，將內(nèi)審計劃提前與各二級單位的領導進行內(nèi)部溝通，在充分征求二級單位意見的基礎上，使之有充分準備，切實做到計劃落實、責任落實和工作文件落實。（3）合理安排。內(nèi)審的日程安排要充分考慮各個部門的實際情況，合理分配審核時間，對高校質(zhì)量體系活動及科研有較大影響的流程或部門要安排較多的審核時間。此外，還需要充分分析上一年度的內(nèi)審、管理評審和外審結果，做到審核重點突出。

2.4 全面落實整改措施

重視內(nèi)審不符合項的整改是提高內(nèi)審有效性的重要環(huán)節(jié)，內(nèi)審不符合項有效關閉是質(zhì)量體系內(nèi)審順利實施的關鍵。（1）準確識別根本原因，針對性地制定糾正預防措施。針對質(zhì)量體系內(nèi)審所發(fā)現(xiàn)的不符合項，必須深究原因，制定準確的糾正預防措施。內(nèi)審的現(xiàn)場審核結束后，質(zhì)量管理部門應對審核中發(fā)現(xiàn)的問題進行講解，并提出整改要求。不符合項的責任部門應進行原因分析，針對原因制定糾正措施，實施整改。內(nèi)審發(fā)現(xiàn)的不符合項需要準確地予以分類，對于整改也要有所側重。如，對于質(zhì)量意識或是質(zhì)量體系文件理解反復出現(xiàn)的問題，一定要進行有效地培訓和學習。（2）做好舉一反三檢查，防止類似問題反復發(fā)生。在質(zhì)量體系內(nèi)進行全面檢查，發(fā)現(xiàn)類似問題一并進行整改，確保類似問題不會重復發(fā)生。內(nèi)審結果需要及時總結，對內(nèi)審和外審發(fā)現(xiàn)的不符合項進行統(tǒng)一匯總、分析，找出體系薄弱環(huán)節(jié)。（3）保持良好溝通，確保整改措施落地有效。糾正預防措施涉及跨部門情況時，高校的質(zhì)量管理部門應組織協(xié)調(diào)，使得措施得到有效實施。質(zhì)量管理部門和不符合項責任部門應與內(nèi)審員保持良好溝通，使得制定的措施有效、能夠落地，必要時可以請內(nèi)審員老師到現(xiàn)場進行跟蹤驗證，確保不符合項可以按時關閉。

3 結 語

內(nèi)審是評價質(zhì)量體系有效運行的主要方式，也是高校提高科研管理質(zhì)量和實現(xiàn)既定質(zhì)量目標的重要手段，內(nèi)審可以對高校質(zhì)量管理體系的薄弱環(huán)節(jié)進行審核證實，通過及時制定和落實糾正預防措施，以達到不斷自我完善的目地。本文以問題為導向，深入探析了目前內(nèi)審工作中存在的普遍問題，并針對性地提出了改進措施，有助于進一步提升高校質(zhì)量管理體系的建設水平。

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作者簡介

毛靜，高級工程師，研究方向為科研管理。

李燕，副研究員，副院長，研究方向為科研管理。

伍一波，教授，副院長，研究方向為高分子材料。

（責任編輯：張瑞洋）