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        智慧財(cái)務(wù)下企業(yè)內(nèi)部控制的信息化建設(shè)

        2023-11-27 15:30:29王瑩
        中國(guó)集體經(jīng)濟(jì) 2023年33期
        關(guān)鍵詞:內(nèi)部控制信息化

        王瑩

        摘要:大數(shù)據(jù)、AI、區(qū)域鏈等現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,企業(yè)面對(duì)復(fù)雜的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境,為提高自身競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì),正逐步朝著信息化、智慧化、現(xiàn)代化方向發(fā)展。而智慧財(cái)務(wù)的搭建,可以提高企業(yè)內(nèi)部控制的信息化建設(shè),更好地規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),助力企業(yè)信息化建設(shè)的有效管理,實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的高質(zhì)量發(fā)展?;诖耍恼绿骄苛酥腔圬?cái)務(wù)在企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的價(jià)值體現(xiàn),具體分析了智慧財(cái)務(wù)下企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題,并給出了合理的規(guī)避和改進(jìn)建議。目的是通過(guò)智慧財(cái)務(wù)的應(yīng)用優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)手段,實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的規(guī)范化、制度化、信息化。

        關(guān)鍵詞:智慧財(cái)務(wù);內(nèi)部控制;企業(yè)財(cái)務(wù);信息化

        一、引言

        企業(yè)內(nèi)部控制的信息化建設(shè)體現(xiàn)在方方面面,主要是組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、工作模式、管理制度等方面的提升。在企業(yè)信息化的發(fā)展推進(jìn)下,中小企業(yè)正不斷完善內(nèi)部控制制度,但是大部分企業(yè)現(xiàn)有的內(nèi)部控制體系與信息控制要求不相符,導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展居于滯后狀態(tài)。企業(yè)的財(cái)務(wù)部門(mén)在企業(yè)運(yùn)營(yíng)和發(fā)展中,起到了關(guān)鍵作用,為企業(yè)的決策層和其他部門(mén)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),無(wú)論是在企業(yè)的投資運(yùn)作方面還是內(nèi)部控制上,都發(fā)揮著重要的作用和價(jià)值。企業(yè)的財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)上,應(yīng)結(jié)合內(nèi)部控制基本規(guī)范和要求,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的規(guī)范化、制度化、信息化,搭建企業(yè)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)智慧財(cái)務(wù),提高財(cái)務(wù)管理的質(zhì)效,才能確保企業(yè)科學(xué)合理地應(yīng)用社會(huì)資本,更好地達(dá)成企業(yè)發(fā)展目標(biāo)。

        二、智慧財(cái)務(wù)的價(jià)值體現(xiàn)

        智慧財(cái)務(wù)就是借助新技術(shù)讓企業(yè)的發(fā)展獲得新動(dòng)力,為企業(yè)賦能,屬于一種新型財(cái)務(wù)管理體系,智慧財(cái)務(wù)下能降低會(huì)計(jì)工作成本,提高會(huì)計(jì)工作的效率和質(zhì)量,保證會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確率、有效性、全面性,并且能有效挖掘高質(zhì)量的會(huì)計(jì)信息,用以指導(dǎo)企業(yè)的管理控制和決策。因此,智慧財(cái)務(wù)的應(yīng)用將優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務(wù)模式、財(cái)務(wù)流程以及決策過(guò)程。在當(dāng)前階段,面對(duì)復(fù)雜的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境以及趨于復(fù)雜化、多樣化的市場(chǎng)需求,企業(yè)面臨大量非結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù),急需處理,而財(cái)務(wù)部門(mén)作為主要的職能部門(mén),對(duì)于這些數(shù)據(jù)的處理有著重要的責(zé)任。對(duì)此就需要實(shí)現(xiàn)智慧財(cái)務(wù),來(lái)提高財(cái)務(wù)工作的效率和質(zhì)量,使財(cái)務(wù)工作更為簡(jiǎn)單。借助智慧財(cái)務(wù)處理海量數(shù)據(jù)的同時(shí),還可以實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的數(shù)據(jù)挖掘和總結(jié),建立數(shù)據(jù)模型和報(bào)告,用于指導(dǎo)企業(yè)制定科學(xué)的決策,便于企業(yè)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略,更好地應(yīng)對(duì)新形勢(shì),滿(mǎn)足更多的經(jīng)營(yíng)需求和市場(chǎng)需求。例如企業(yè)想對(duì)當(dāng)前的生產(chǎn)工序進(jìn)行調(diào)整,就可以通過(guò)智慧財(cái)務(wù)管理平臺(tái)完成所需數(shù)據(jù)的提取和分析,并總結(jié)出財(cái)務(wù)報(bào)表,為決策提供數(shù)據(jù)支撐。

        此外,智慧財(cái)務(wù)結(jié)合大數(shù)據(jù)、智能AI等技術(shù)構(gòu)建的智慧財(cái)務(wù)管理平臺(tái),能夠?qū)鹑跀?shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)快速的處理,包括快速地收集、分析、整理等,可以應(yīng)用在日常業(yè)務(wù)中,使各項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)簡(jiǎn)單、高效。例如企業(yè)管理層可以借助智慧財(cái)務(wù)管理平臺(tái),掌握企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況,包括當(dāng)前的營(yíng)業(yè)數(shù)據(jù)、營(yíng)業(yè)額等。銷(xiāo)售人員隨時(shí)可登錄智慧財(cái)務(wù)平臺(tái),進(jìn)行客戶(hù)管理。各部門(mén)人員可以在智慧財(cái)務(wù)平臺(tái)中完成采購(gòu)、銷(xiāo)售、交易、成本核算等相關(guān)工作,大大提高工作效率,尤其是財(cái)務(wù)人員可以借助智慧平臺(tái)提供日常記賬和會(huì)計(jì)憑證等功能,完成財(cái)務(wù)部門(mén)的日常業(yè)務(wù)工作。

        三、智慧財(cái)務(wù)下企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)的防范事項(xiàng)

        (一)意識(shí)層面

        1. 內(nèi)部控制意識(shí)

        大數(shù)據(jù)、AI、區(qū)域鏈等智能技術(shù)的發(fā)展,企業(yè)內(nèi)部控制的信息化建設(shè)促進(jìn)了企業(yè)組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、管理模式、工作模式等方面的變革和創(chuàng)新。對(duì)此企業(yè)要加強(qiáng)內(nèi)部控制意識(shí),積極構(gòu)建完善的內(nèi)部控制制度,才能更好地滿(mǎn)足信息控制需求,提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力,面對(duì)復(fù)雜且多變的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境,能夠獲得更高的經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)部控制建設(shè)的過(guò)程中,結(jié)合智慧財(cái)務(wù),能提高企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)抵抗能力,降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)中可能會(huì)面臨的運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),同時(shí)也可以通過(guò)智慧財(cái)務(wù),為企業(yè)的發(fā)展和決策指明方向。

        2. 風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

        中小企業(yè)的運(yùn)營(yíng)中,在處理運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)時(shí),要以科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)管理制度為指導(dǎo),摒棄傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的弊端,實(shí)現(xiàn)智慧財(cái)務(wù),但是要注意的是隨著財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的信息化和數(shù)據(jù)化,財(cái)務(wù)資料的傳遞和共享方式也發(fā)生了變化,為了保證數(shù)據(jù)傳遞的準(zhǔn)確性、安全性、全面性,避免由于人為失誤或惡意篡改導(dǎo)致的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)失真問(wèn)題,就需要加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),提高數(shù)據(jù)的安全性,避免由于數(shù)據(jù)被惡意破壞或篡改,導(dǎo)致企業(yè)利益和聲譽(yù)受損。

        3. 加強(qiáng)監(jiān)督管理意識(shí)

        在智慧財(cái)務(wù)的背景下,企業(yè)進(jìn)行的內(nèi)部控制信息化建設(shè),是以智慧財(cái)務(wù)為基礎(chǔ)發(fā)展實(shí)現(xiàn)的,借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)運(yùn)營(yíng)管理,能夠提高監(jiān)督管理質(zhì)量,但要注意的是要保證業(yè)務(wù)流程的科學(xué)性、正確性、有效性,各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程要與內(nèi)部管控平臺(tái)相協(xié)調(diào),才能更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。其中要注意的是要定期或不定期地結(jié)合企業(yè)的實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況,對(duì)平臺(tái)有關(guān)參數(shù)和指標(biāo)等進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整。

        (二)制度層面

        1. 構(gòu)建科學(xué)的內(nèi)部控制環(huán)境

        為保證各項(xiàng)措施和制度的有效落實(shí),企業(yè)要注重內(nèi)部控制環(huán)境的搭建,對(duì)此要設(shè)立專(zhuān)門(mén)的治理崗位、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估崗位、管理崗位以及監(jiān)督崗位等,同時(shí)管理層要樹(shù)立正確的態(tài)度,提高對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)知,學(xué)習(xí)和掌握有效的內(nèi)部控制措施(見(jiàn)圖1)。企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)有關(guān),尤其在企業(yè)內(nèi)部控制方面,財(cái)務(wù)部門(mén)作為重要的職能部門(mén)具有很大的責(zé)任,對(duì)此要提高財(cái)務(wù)人員的綜合能力,使其能跟上企業(yè)的信息化建設(shè)步伐,熟練地應(yīng)用軟硬件系統(tǒng),保證工作效率和質(zhì)量。同時(shí)也要注重會(huì)計(jì)人員的職業(yè)道德的培養(yǎng),避免出現(xiàn)職務(wù)性犯錯(cuò)。對(duì)于內(nèi)部控制平臺(tái)的程序人員,對(duì)平臺(tái)用戶(hù)的管控上,要通過(guò)制度予以約束和規(guī)范。

        2. 加強(qiáng)內(nèi)部控制方式的優(yōu)化和創(chuàng)新

        企業(yè)的信息化建設(shè)進(jìn)程不斷加深,舊有的內(nèi)部控制體系與當(dāng)前的企業(yè)發(fā)展需求無(wú)法匹配,對(duì)此就需要調(diào)整和優(yōu)化內(nèi)部控制體系,掌握創(chuàng)新的內(nèi)部控制方式。在企業(yè)的傳統(tǒng)會(huì)計(jì)制度中,內(nèi)部控制方式就是依照業(yè)務(wù)流程進(jìn)行,例如某一部分流程出現(xiàn)問(wèn)題,可以在下一步進(jìn)行修正,在最后一步進(jìn)行審核并確定之后還要進(jìn)行復(fù)核。而智慧財(cái)務(wù)的應(yīng)用,將各項(xiàng)工作交由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)完成,人工參與的環(huán)節(jié)較少,面對(duì)這一新局面,需要調(diào)整內(nèi)部控制方式,明確工作人員的權(quán)限和職責(zé),才能強(qiáng)化內(nèi)部控制制度的執(zhí)行力度,使其更好地發(fā)揮效用。

        四、智慧財(cái)務(wù)下企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

        (一)系統(tǒng)架構(gòu)有待優(yōu)化,內(nèi)部控制效果不理想

        首先,由于企業(yè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展的目的是盈利,一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)圍繞著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,對(duì)此忽視了財(cái)務(wù)信息化建設(shè),企業(yè)管理層對(duì)智慧財(cái)務(wù)不重視,導(dǎo)致內(nèi)部控制信息化建設(shè)得不到有力支持。但是實(shí)際上,財(cái)務(wù)信息化建設(shè)能夠讓財(cái)務(wù)工作實(shí)現(xiàn)高效高質(zhì)、精準(zhǔn)有效,讓財(cái)務(wù)人員以及管理人員獲取到的財(cái)務(wù)信息更為豐富全面、準(zhǔn)確可靠。可是企業(yè)管理層沒(méi)有用全局的眼光看問(wèn)題,未意識(shí)到財(cái)務(wù)信息化建設(shè)能為企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)內(nèi)動(dòng)力,普遍認(rèn)為財(cái)務(wù)信息化建設(shè)是由財(cái)務(wù)部門(mén)和企業(yè)的系統(tǒng)運(yùn)維部門(mén)負(fù)責(zé),最終導(dǎo)致內(nèi)部控制信息化建設(shè)得不到頂層支持。

        其次,企業(yè)的各部門(mén)之間的獨(dú)立性使得信息化建設(shè)很難推進(jìn)和落實(shí),存在重要數(shù)據(jù)無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享,主數(shù)據(jù)無(wú)法一致,各類(lèi)數(shù)據(jù)存在重復(fù)、雜亂甚至是無(wú)效的情況。企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)中,企業(yè)的各部門(mén)之間會(huì)產(chǎn)生數(shù)據(jù)關(guān)系,為實(shí)現(xiàn)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行有效分析和綜合處理,就需要建立一套完整的規(guī)范的統(tǒng)一的企業(yè)內(nèi)部管理平臺(tái),用于存儲(chǔ)和分析企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、人力資源管理等數(shù)據(jù)。平臺(tái)的建設(shè)涉及企業(yè)的組織架構(gòu)、會(huì)計(jì)規(guī)定、供應(yīng)商資料以及管理、客戶(hù)服務(wù)以及相關(guān)制度等內(nèi)部資源的調(diào)配和統(tǒng)籌規(guī)劃,需要各部門(mén)有效配合,才能成功搭建內(nèi)部管理平臺(tái)。之后,各部門(mén)才能通過(guò)該平臺(tái)獲取所需的其他部門(mén)數(shù)據(jù),管理層通過(guò)該平臺(tái)掌握企業(yè)內(nèi)部的營(yíng)運(yùn)情況,方便管理層對(duì)整個(gè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)集中監(jiān)管和統(tǒng)籌規(guī)劃。

        但是在實(shí)際中,企業(yè)進(jìn)行的內(nèi)部控制信息化建設(shè)效果并不理想,由于數(shù)據(jù)管理涉及多個(gè)部門(mén),數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理難度較大,原始的數(shù)據(jù)信息散亂且單一,內(nèi)部管理平臺(tái)的運(yùn)行,需要由多部門(mén)協(xié)同負(fù)責(zé)。而且各部門(mén)均有獨(dú)立的系統(tǒng),內(nèi)部管理平臺(tái)需要與這些系統(tǒng)進(jìn)行同步,同步階段需要進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)處理工作,倘若存在技術(shù)要求不統(tǒng)一、系統(tǒng)操作不規(guī)范等情況,導(dǎo)致數(shù)據(jù)處理工作無(wú)法有序推進(jìn),也很難保證內(nèi)部管理平臺(tái)的主數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、可靠性,甚至面臨數(shù)據(jù)信息失真的問(wèn)題,導(dǎo)致最終整理出的數(shù)據(jù)不具備根本價(jià)值。

        最后,企業(yè)盲目進(jìn)行內(nèi)部控制信息化建設(shè)。企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中要從自身發(fā)展需求出發(fā),進(jìn)行有效的市場(chǎng)需求調(diào)研。在軟硬件的采購(gòu)中,應(yīng)采購(gòu)與企業(yè)相匹配的系統(tǒng)型號(hào)。同時(shí)要做好信息化建設(shè)的規(guī)劃,明確發(fā)展目標(biāo),才能保證內(nèi)部控制信息化建設(shè)有序推進(jìn)。但是實(shí)際上,存在市場(chǎng)調(diào)研缺失、系統(tǒng)選型失敗、建設(shè)規(guī)劃和目標(biāo)不明確等情況,原因在于企業(yè)當(dāng)前的信息化建設(shè)基礎(chǔ)不牢固,管理層在采購(gòu)財(cái)務(wù)軟件時(shí),過(guò)于注重產(chǎn)品的價(jià)格以及系統(tǒng)的技術(shù)優(yōu)勢(shì),忽視了系統(tǒng)與企業(yè)發(fā)展需求的匹配性,并未站在企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況和發(fā)展策略上選擇所需的技術(shù)和軟件。還存在信息化建設(shè)前期投入大,后期不注重維護(hù)的問(wèn)題,使得軟硬件的維護(hù)和更新得不到保障,最終企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)將陷入“虎頭蛇尾”的局面。

        (二)內(nèi)部管控體系有待優(yōu)化,各項(xiàng)制度和措施無(wú)法有效落實(shí)

        企業(yè)的發(fā)展需求各有不同,無(wú)論是業(yè)務(wù)流程還是職責(zé)規(guī)定都存在差異,但是大部分企業(yè)在內(nèi)部控制信息化建設(shè)中,存在制度和措施生搬硬套的情況,企業(yè)雖意識(shí)到信息化建設(shè)的重要性,意識(shí)到在企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)中業(yè)務(wù)流程的梳理以及再造,是信息化建設(shè)中的關(guān)鍵內(nèi)容,但是在業(yè)務(wù)流程的重塑和優(yōu)化上,由于經(jīng)驗(yàn)不足,主要通過(guò)向標(biāo)桿企業(yè)學(xué)習(xí)或者是咨詢(xún)同行的辦法,但是企業(yè)的發(fā)展需求和發(fā)展目標(biāo)不同,所借鑒而來(lái)的成功經(jīng)驗(yàn)與企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需求不符,管理部門(mén)直接生搬硬套的情況下,給企業(yè)的發(fā)展埋下隱患,降低信息系統(tǒng)的應(yīng)用靈活性,存在審批程序繁瑣、崗位權(quán)限重復(fù)、職責(zé)定位不明確的情況,還存在系統(tǒng)應(yīng)用權(quán)限管控失當(dāng),導(dǎo)致多人具備信息修改的權(quán)限、用戶(hù)管理混亂、審核人相互推諉等情況。以及企業(yè)的內(nèi)部控制信息化建設(shè)與現(xiàn)有的制度和措施存在不匹配的情況,使得內(nèi)部控制平臺(tái)的各功能模塊得不到有效應(yīng)用,無(wú)法保證工作效率,再加上當(dāng)前的規(guī)章制度不夠完善,很容易造成混亂的局面。

        (三)企業(yè)內(nèi)部管理存在不足,崗位職責(zé)和內(nèi)容不明確

        智慧財(cái)務(wù)下的企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè),就是將智慧財(cái)務(wù)平臺(tái)進(jìn)行拓展和延伸,用以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)控和管理,考慮到各部門(mén)之間數(shù)據(jù)關(guān)系、權(quán)力關(guān)系等均發(fā)生了變化,對(duì)此需要對(duì)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行變革和優(yōu)化,對(duì)管理人員、財(cái)務(wù)人員的崗位和職責(zé)重新界定。其中要注意的是在變革的過(guò)程中容易產(chǎn)生矛盾沖突,需要企業(yè)及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施。此外,企業(yè)的內(nèi)部控制信息化建設(shè)中,業(yè)務(wù)流程、實(shí)際操作等會(huì)相繼被調(diào)整,需要相關(guān)人員及時(shí)適應(yīng),學(xué)習(xí)和熟悉新的業(yè)務(wù)流程以及工作內(nèi)容,才能規(guī)避由于操作失誤或人為失誤導(dǎo)致的安全問(wèn)題或損益問(wèn)題。但是實(shí)際中,現(xiàn)有的人力資源無(wú)論是專(zhuān)業(yè)性還是經(jīng)驗(yàn)?zāi)芰?,均無(wú)法熟練地應(yīng)用軟硬件系統(tǒng),即使經(jīng)過(guò)開(kāi)發(fā)商或第三方企業(yè)的培訓(xùn)和指導(dǎo),但是由于知識(shí)水平低和經(jīng)驗(yàn)不足等問(wèn)題,導(dǎo)致系統(tǒng)無(wú)法有效運(yùn)行,還存在保養(yǎng)和運(yùn)維趨于滯后的情況。此外,還存在平臺(tái)的權(quán)限管理不嚴(yán)格的問(wèn)題,導(dǎo)致核心資源無(wú)法被有效保護(hù),使企業(yè)的核心數(shù)據(jù)陷入網(wǎng)絡(luò)安全困局。

        (四)未建立完善的內(nèi)部控制監(jiān)督體系

        為了充分發(fā)揮企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)的效用,讓智慧財(cái)務(wù)更好地服務(wù)于企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和管理,企業(yè)應(yīng)建立針對(duì)性的內(nèi)部審計(jì)部門(mén)、評(píng)估部門(mén)、監(jiān)督部門(mén)、治理部門(mén)等,目的是監(jiān)督各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息,找到業(yè)務(wù)流程中的不足,并通過(guò)這些部門(mén)反映和掌握企業(yè)的實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況??紤]到信息安全、信息共享、信息更新等工作,還需要建立專(zhuān)門(mén)的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)員,保證平臺(tái)的有序運(yùn)行。但是實(shí)際上智慧財(cái)務(wù)系統(tǒng)的審核員和管理員,為了保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的全面、完整、有效,不得不提高信息系統(tǒng)的開(kāi)放性,無(wú)形中加大了審核難度,倘若審核機(jī)制失效或僅僅是進(jìn)行道德約束未建立完善的問(wèn)責(zé)制以及監(jiān)督制度,將無(wú)法保證網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)員恪守職業(yè)道德,無(wú)法保證財(cái)務(wù)部門(mén)不會(huì)犯職務(wù)性錯(cuò)誤,最終使企業(yè)面臨數(shù)據(jù)缺失或隨意更改、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)遺漏或運(yùn)維和保養(yǎng)滯后等情況,這也無(wú)法保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的質(zhì)量,還會(huì)造成企業(yè)經(jīng)營(yíng)受損。尤其是企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)被惡意篡改等惡劣問(wèn)題的出現(xiàn),還會(huì)使企業(yè)面臨聲譽(yù)受損的情況。

        五、智慧財(cái)務(wù)下企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)的優(yōu)化策略

        (一)強(qiáng)化企業(yè)管理層的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),以提高內(nèi)控的質(zhì)量和效果

        在信息化建設(shè)中,針對(duì)管理層認(rèn)知不足以及各部門(mén)相互獨(dú)立的問(wèn)題,首先需要強(qiáng)化企業(yè)管理層的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),通過(guò)宣傳或培訓(xùn)等手段,使其意識(shí)到內(nèi)部控制信息化建設(shè)的重要性,增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)。同時(shí)通過(guò)管理層的凝聚力聯(lián)合各部門(mén)打破溝通壁壘,完成內(nèi)部控制信息化體系的建設(shè),實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)整體結(jié)構(gòu)業(yè)務(wù)流程以及各項(xiàng)機(jī)制的統(tǒng)一管理,搭建出相應(yīng)的內(nèi)部控制平臺(tái)作為信息化的連接渠道,實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌規(guī)劃的內(nèi)部控制格局。此外還要建設(shè)配套的內(nèi)部控制制度,為信息化建設(shè)保駕護(hù)航。此外,企業(yè)要用長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光看問(wèn)題,技術(shù)和系統(tǒng)存在更新?lián)Q代需求,企業(yè)發(fā)展也是日新月異,因此需要企業(yè)以長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光不斷調(diào)整發(fā)展規(guī)劃,并做好內(nèi)部管理平臺(tái)的優(yōu)化和升級(jí)。

        (二)積極搭建科學(xué)的管理體系,更好地為管控平臺(tái)服務(wù)

        企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn),不僅要有前期的資源投入,還要做好過(guò)程的把控。對(duì)此需要建立科學(xué)的管理體系,以保障信息化建設(shè)的實(shí)效。具體措施如下:一是在前期資源投入和規(guī)劃階段,應(yīng)以發(fā)展的眼光看問(wèn)題,結(jié)合企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略,明確信息化建設(shè)的項(xiàng)目計(jì)劃和項(xiàng)目目標(biāo),二是在執(zhí)行階段,要構(gòu)建完善的制度體系和管理體系,確保整個(gè)計(jì)劃成功落實(shí)。三是要調(diào)動(dòng)各部門(mén)和相關(guān)崗位的工作積極性,尤其是財(cái)務(wù)管理部門(mén),為實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的閉環(huán),應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督管理,合理調(diào)節(jié)各部門(mén)之間的利益關(guān)系,避免由內(nèi)部矛盾導(dǎo)致數(shù)據(jù)無(wú)法統(tǒng)一、行業(yè)數(shù)據(jù)失真等問(wèn)題,使得內(nèi)部管理平臺(tái)無(wú)法有效運(yùn)行。四是在思想層面加強(qiáng)引導(dǎo)以及后期的管控平臺(tái)的運(yùn)維和保養(yǎng)。對(duì)此要強(qiáng)化相關(guān)人員的平臺(tái)意識(shí),針對(duì)各部門(mén)探尋協(xié)調(diào)措施,使得搭建的內(nèi)部控制平臺(tái)有效運(yùn)行。同時(shí)要構(gòu)建崗位責(zé)任制,明確分工,責(zé)任到崗,才能保證各環(huán)節(jié)有序進(jìn)行。

        (三)完善企業(yè)內(nèi)部管理?xiàng)l件,明確崗位職責(zé)和崗位內(nèi)容

        首先,企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)之間利益關(guān)系復(fù)雜,因此在企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)中,要完善企業(yè)內(nèi)部管理?xiàng)l件,強(qiáng)化各部門(mén)之間的協(xié)作關(guān)系,才能實(shí)現(xiàn)有效溝通。而且企業(yè)的內(nèi)部控制信息化建設(shè)需要對(duì)各部門(mén)的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌規(guī)劃,包括但不限于企業(yè)的電子商務(wù)系統(tǒng)、內(nèi)部辦公系統(tǒng)、行政管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、客戶(hù)管理系統(tǒng)、行業(yè)信息管理系統(tǒng)等,企業(yè)的內(nèi)部控制平臺(tái)是以上系統(tǒng)的集成,內(nèi)部控制平臺(tái)的運(yùn)行前提是保證以上各系統(tǒng)之間有效協(xié)作,實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)信息化前后數(shù)據(jù)的統(tǒng)一,讓內(nèi)部控制平臺(tái)的運(yùn)營(yíng)步入正軌,同時(shí)也是通過(guò)該平臺(tái)實(shí)現(xiàn)各部門(mén)相輔相成、互惠共贏。建成的內(nèi)部控制平臺(tái)用于企業(yè)的運(yùn)行和管理,實(shí)現(xiàn)各部門(mén)之間的相互牽制和協(xié)調(diào),也促進(jìn)了企業(yè)各部分信息化工作的規(guī)范和統(tǒng)一。

        其次,要有意識(shí)地進(jìn)行企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和完善,提高業(yè)務(wù)流程的適用性;并有目的地對(duì)當(dāng)前的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行復(fù)盤(pán),對(duì)待放棄的或失效的業(yè)務(wù)流程要重新審視,挖掘內(nèi)部管理的重點(diǎn),才能將各業(yè)務(wù)流程合理地嵌入企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)中。在此實(shí)踐中,企業(yè)一方面要結(jié)合自身發(fā)展需求以及生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)情況,及時(shí)明晰發(fā)展路徑,實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)流程合理規(guī)劃。另一方面,還要實(shí)現(xiàn)崗位的科學(xué)定位,根據(jù)崗位職責(zé)和崗位內(nèi)容,制定相應(yīng)的崗位責(zé)任制和管理制度,簡(jiǎn)化各審批流程,避免流程審批上出現(xiàn)形式主義,這也為企業(yè)內(nèi)部管控平臺(tái)的運(yùn)行提供制度支撐,其中在明晰崗位職責(zé)后,還要科學(xué)地規(guī)劃隊(duì)伍結(jié)構(gòu),并加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn),目的是提高在崗人員的專(zhuān)業(yè)能力和職業(yè)道德素養(yǎng)。

        (四)構(gòu)建協(xié)調(diào)機(jī)制和監(jiān)督管理機(jī)制,積極落實(shí)風(fēng)控措施

        內(nèi)部控制信息化建設(shè)中,系統(tǒng)的運(yùn)行和構(gòu)建離不開(kāi)人力資源的投入,因此對(duì)人力資源的調(diào)整和監(jiān)督管理就顯得非常必要。企業(yè)只有為信息平臺(tái)注入高質(zhì)量的人才作為動(dòng)能,才能使得信息平臺(tái)運(yùn)行起來(lái),例如上文中提到內(nèi)部控制平臺(tái)的管理、運(yùn)行、維護(hù)、保養(yǎng)等,都是由專(zhuān)人負(fù)責(zé),整個(gè)智慧財(cái)務(wù)系統(tǒng)工程的計(jì)劃、落實(shí)以及運(yùn)維等,也是由專(zhuān)業(yè)人才跟進(jìn)。其中要注意的是明確員工的工作范圍和職責(zé)。為保證工作效率和質(zhì)量,還要增強(qiáng)全員的平臺(tái)意識(shí),調(diào)動(dòng)全員的積極性,對(duì)此需要通過(guò)培訓(xùn)、指導(dǎo)等方式,實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化,才能實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制平臺(tái)的高效運(yùn)行。

        還要構(gòu)建協(xié)調(diào)機(jī)制和監(jiān)督管理機(jī)制,目的是在明確分工和崗位職責(zé)后,便于管理層實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌管理,實(shí)現(xiàn)各部門(mén)的協(xié)調(diào)規(guī)劃。對(duì)此可以通過(guò)外聘專(zhuān)家、引進(jìn)先進(jìn)人才等方式對(duì)企業(yè)發(fā)展進(jìn)行指導(dǎo)和幫助,為企業(yè)量身打造建設(shè)方案,確保各項(xiàng)計(jì)劃有序開(kāi)展。企業(yè)管理層在進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)時(shí),要注重內(nèi)部控制平臺(tái)的開(kāi)放性,對(duì)此要建立配套的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防機(jī)制,例如登錄內(nèi)部控制平臺(tái)的人員要進(jìn)行身份驗(yàn)證,平臺(tái)中要做好登記記錄。再就是加強(qiáng)安全意識(shí)宣傳,避免出現(xiàn)密碼泄露導(dǎo)致的外來(lái)人員登錄平臺(tái)竊取企業(yè)核心資料的情況。對(duì)此就需要針對(duì)平臺(tái)管理員建立問(wèn)責(zé)制以及監(jiān)督制度,一旦出現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)找到責(zé)任人,并限制其使用權(quán)限。此外還要建立平臺(tái)風(fēng)險(xiǎn)防范制度,例如通過(guò)設(shè)立專(zhuān)門(mén)崗位或?qū)iT(mén)的安全部門(mén)。注意提高系統(tǒng)的安全性,采取的措施包括:及時(shí)優(yōu)化和更新防火墻系統(tǒng)、結(jié)合多項(xiàng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)加密等。

        六、結(jié)語(yǔ)

        綜上所述,企業(yè)要想長(zhǎng)足發(fā)展,就需要根據(jù)當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì),結(jié)合自身的發(fā)展情況,積極應(yīng)用智慧財(cái)務(wù)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制信息化建設(shè),這需要企業(yè)通過(guò)優(yōu)化企業(yè)的內(nèi)部管理環(huán)境、探尋科學(xué)的內(nèi)部控制體系、積極構(gòu)建內(nèi)部管理平臺(tái)等辦法,實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè),以保證企業(yè)財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量,提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì),實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的高質(zhì)量發(fā)展。

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        (作者單位:江西省交通投資集團(tuán)財(cái)務(wù)有限公司)

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