毛鵬遠(yuǎn) 徐震

突發(fā)公共衛(wèi)生事件屬于重大社會(huì)事件，不僅直接關(guān)系民眾的生命健康安全，還會(huì)影響經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)安定，處置不當(dāng)易引發(fā)公眾危機(jī)。醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的規(guī)范化管理，不但可以為應(yīng)急決策提供信息支持，還能夠?yàn)獒t(yī)學(xué)研究提供珍貴數(shù)據(jù)資源。南京市婦幼保健院積極探索、破除困境，創(chuàng)新檔案管理模式，構(gòu)建適合當(dāng)下數(shù)字時(shí)代發(fā)展需要的醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案全周期管理體系。

一、 南京市婦幼保健院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案資源概況

1. 綜合文書檔案

新冠疫情暴發(fā)后，南京市婦幼保健院嚴(yán)格貫徹落實(shí)上級主管部門下發(fā)的文件精神，完整保存每一份文件、規(guī)范化實(shí)施各項(xiàng)流程，采用電子文件與紙質(zhì)文書檔案并舉的保管方式進(jìn)行資料存儲(chǔ)管理，在電子文件的基礎(chǔ)上進(jìn)行篩選，將重要的資料打印成紙版資料裝訂成冊，進(jìn)行歸檔管理。經(jīng)過整理的文書檔案不但可以提升準(zhǔn)確性、完整性與可靠性，也進(jìn)一步完善了檔案管理的模式，為今后處置類似的突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供有效的實(shí)踐參考和理論依據(jù)。

2. 電子檔案

南京市婦幼保健院積極運(yùn)用電子化信息平臺管理電子檔案數(shù)據(jù)資料。通過以物聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)化信息技術(shù)搭建滿足數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、分析和處理等功能的平臺，更新原有的軟硬件設(shè)施，為疫情中產(chǎn)生的各類電子檔案提供足夠的存儲(chǔ)空間，并嘗試通過圖像識別、數(shù)字記憶等功能快速實(shí)現(xiàn)知識生產(chǎn)與數(shù)據(jù)更新，為檔案管理者節(jié)省大量的人力和時(shí)間成本。

3. 聲像檔案

在抗擊新冠疫情的過程中，照片檔案將相關(guān)影像永久保存下來。2021年1月河北省出現(xiàn)疫情，南京市婦幼保健院李航同志臨危受命，院領(lǐng)導(dǎo)、科室負(fù)責(zé)人一行前往機(jī)場送行。次日該新聞?wù)掌弧度嗣袢請?bào)》與“學(xué)習(xí)強(qiáng)國”江蘇學(xué)習(xí)平臺轉(zhuǎn)載，在全國范圍內(nèi)引起廣泛反響。

在數(shù)字化時(shí)代背景下，音視頻檔案的價(jià)值和功能日益凸顯。南京市婦幼保健院在2021年夏季南京本土疫情發(fā)生期間，曾以官方視頻號的形式發(fā)布了“戰(zhàn)疫有我，婦幼全員在行動(dòng)”“婦幼人為寧叕出發(fā)”等小視頻，對于引導(dǎo)全市人民積極抗擊疫情起到正向激勵(lì)作用。

二、 醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案資源管理困境

突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生后，相關(guān)檔案的存儲(chǔ)比重在醫(yī)院整體檔案體系中必然上升，管理需求也會(huì)日益增強(qiáng)。將疫情防控過程中產(chǎn)生的各類專題資料轉(zhuǎn)化為利用信息空間儲(chǔ)藏的數(shù)據(jù)文件，具備流通性強(qiáng)、跨域面廣、信息量大、查閱便捷等優(yōu)越性能。但在轉(zhuǎn)化實(shí)施過程中也存在部分管理困境，值得我們關(guān)注與研究。

1. 多元部門管理標(biāo)準(zhǔn)未統(tǒng)一

當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)種類繁雜、來源廣泛、形式多樣，多元化的產(chǎn)出部門衍生出不一致的異構(gòu)性數(shù)據(jù)檔案，造成各類檔案資料數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)不同、格式?jīng)_突等矛盾，制約了檔案數(shù)據(jù)的利用效能。而不同的管理主體也會(huì)根據(jù)自身側(cè)重開發(fā)、收集、發(fā)掘檔案資料，服務(wù)能力存在差異，直接導(dǎo)致了檔案數(shù)據(jù)零散、重復(fù)且開發(fā)深度不一的情況。以2021年7月南京本土疫情為例，南京市婦幼保健院醫(yī)務(wù)處、黨辦、護(hù)理部等職能部門均接收到上級派遣志愿者的通知，各部門因?yàn)闀r(shí)間緊迫，在未經(jīng)充分溝通的情況下下派了支援任務(wù)，后經(jīng)多方口徑統(tǒng)計(jì)，派出人員信息均有出入。

2. 系統(tǒng)性管理規(guī)劃缺失

2021年頒布實(shí)施的《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》提出，各部門各地區(qū)應(yīng)加強(qiáng)對于重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作組織領(lǐng)導(dǎo)，必要時(shí)甚至可以提前介入并采取拍照、錄音、錄像等方式直接形成事件檔案。但在現(xiàn)實(shí)工作中，檔案人員介入收集、整理工作具有滯后性，一定程度上會(huì)影響檔案資料收集整理的及時(shí)性和完整性。各部門通常會(huì)選擇性地記錄受主流價(jià)值觀影響的信息，有悖于醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的系統(tǒng)性管理。因未及時(shí)整理建檔，導(dǎo)致院內(nèi)部分疫情資料在修改過程中被覆蓋。

3. 管理人才隊(duì)伍待健全

突發(fā)公共衛(wèi)生事件按照時(shí)間線可劃分為預(yù)警、監(jiān)測、評價(jià)三個(gè)階段，從事該項(xiàng)檔案管理工作的醫(yī)院工作人員必須具備極強(qiáng)的專業(yè)性，才能夠精準(zhǔn)定位檔案資料的發(fā)生階段，所以應(yīng)當(dāng)由相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)人員承擔(dān)收集、鑒定、整理、編目、加密及保管工作。然而檔案管理在醫(yī)院中屬于旁屬專業(yè)，從業(yè)人數(shù)占比極小，長期以來未受到關(guān)注，多不具備專業(yè)管理素養(yǎng)。目前南京市婦幼保健院內(nèi)綜合檔案管理人員隸屬于院長辦公室，在承擔(dān)院辦大量煩瑣的管理和接待工作的同時(shí)，還需要處理各類文書材料，能夠用于整理檔案的時(shí)間和精力有限，無論從專業(yè)性還是職業(yè)化角度來看，都不具備數(shù)字化時(shí)代突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的素養(yǎng)。

4. 網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管依據(jù)缺乏

數(shù)字化時(shí)代背景下，在網(wǎng)絡(luò)空間構(gòu)建的數(shù)據(jù)虛擬世界中，檔案資料面臨著多種無形風(fēng)險(xiǎn)，特別是電子檔案易受電腦病毒感染和破壞。突發(fā)公共衛(wèi)生檔案中包含醫(yī)院內(nèi)大量的政務(wù)文件、會(huì)議紀(jì)要及實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等涉密資料，一定要謹(jǐn)防被泄露和篡改。但目前在法律監(jiān)管層面，對于數(shù)據(jù)的所有權(quán)、處置權(quán)和使用權(quán)暫時(shí)都還沒有作出明確的權(quán)利歸屬，缺乏管理的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，所以各機(jī)構(gòu)對于檔案共享服務(wù)采取慎之又慎的態(tài)度。

三、 醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理體系完善措施

根據(jù)前述研究與分析，筆者擬結(jié)合實(shí)際工作，進(jìn)一步探討如何完善數(shù)字化時(shí)代醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案全周期管理體系。

1. 制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)

由于當(dāng)前醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理規(guī)章制度尚不健全，檔案管理水平難以滿足數(shù)字化時(shí)代發(fā)展的具體要求，因此可依舊指定院辦為檔案終末管理部門，制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，下設(shè)綜合檔案室。針對院內(nèi)檔案管理無序現(xiàn)象，按照《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》的要求實(shí)施統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，針對不同的檔案數(shù)據(jù)制定不同的載體保管方案，下發(fā)給各檔案產(chǎn)出部門，最后再統(tǒng)一歸口院辦綜合檔案室進(jìn)行整理。

2. 構(gòu)建多元協(xié)同共治管理模式

由檔案終末管理部門負(fù)責(zé)人牽頭，在確保突發(fā)公共衛(wèi)生事件防控工作有效開展的前提下，聯(lián)合各職能部門與臨床科室建立聯(lián)防聯(lián)控機(jī)制，明確組織方式與部門職責(zé)，科學(xué)有序開展防疫工作與檔案收集工作。本著內(nèi)防感控、外強(qiáng)溝通的行動(dòng)原則，對照院內(nèi)突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急預(yù)案，認(rèn)真落實(shí)防控主體責(zé)任，不斷加強(qiáng)與各部門間的信息聯(lián)系，并以多樣化手段廣泛征集檔案資料，明確落實(shí)監(jiān)督、考核機(jī)制。后期歸口整理時(shí)，由專人將行政文件、臨床病歷、改造圖紙、宣教照片及錄像等多元異構(gòu)檔案資料統(tǒng)一成標(biāo)準(zhǔn)化格式進(jìn)行存儲(chǔ)，重要的資料留有多種備份。

3. 加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)

人才隊(duì)伍建設(shè)是引領(lǐng)檔案管理體系建設(shè)持續(xù)推進(jìn)的有力推手。南京市婦幼保健院擬通過招聘、引進(jìn)業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬的檔案學(xué)、法學(xué)、信息技術(shù)等專業(yè)人員或管理能力突出的專家型人才進(jìn)行檔案管理工作，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，不斷提升自身的業(yè)務(wù)能力水平，爭取能夠獲得更高的社會(huì)評價(jià)和管理收益。

4. 更新安全信息管理平臺

為真正實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化檔案安全管理，避免關(guān)鍵設(shè)施和技術(shù)遭受攻擊及干擾，南京市婦幼保健院現(xiàn)通過不間斷優(yōu)化信息平臺，搭建以物聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的數(shù)字化智能信息平臺，滿足數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)處理等功能需求，為疫情中產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)提供足夠的存儲(chǔ)空間，且擬通過圖像識別、認(rèn)知計(jì)算、視覺分析、數(shù)字記憶等人工智能方式，將現(xiàn)有僅停留在淺層次開發(fā)利用的檔案信息進(jìn)行深度挖掘，持續(xù)提升檔案數(shù)據(jù)利用價(jià)值。

*本文系江蘇省社會(huì)科學(xué)基金項(xiàng)目“婦幼保健機(jī)構(gòu)縱向醫(yī)聯(lián)體模式研究”（項(xiàng)目編號：18GLC013）、江蘇省婦幼健康科研項(xiàng)目“三級婦幼保健機(jī)構(gòu)高危孕產(chǎn)管理聯(lián)合診療服務(wù)模式研究”（項(xiàng)目編號：F201825）、南京市衛(wèi)生科技發(fā)展專項(xiàng)資金項(xiàng)目計(jì)劃及資助管理A類項(xiàng)目（項(xiàng)目編號：GAX21285）階段性研究成果。