陳婧、劉德成、張曉媛、施東魁 /錢學(xué)森空間技術(shù)實驗室

錢學(xué)森空間技術(shù)實驗室隸屬于中國空間技術(shù)研究院，是研究院立足國際空間技術(shù)領(lǐng)域發(fā)展前沿和制高點，著眼全面開啟航天強國建設(shè)和世界一流宇航公司建設(shè)新征程，實現(xiàn)引領(lǐng)者、領(lǐng)導(dǎo)者定位而打造的院級“創(chuàng)新中心”和體系頂層研究論證技術(shù)實體，也是前沿顛覆性技術(shù)開發(fā)的牽頭單位。

儀器設(shè)備是技術(shù)創(chuàng)新和科學(xué)研究的基本工具，也是保障技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)條件。實驗室擁有大量儀器設(shè)備，其中精密儀器、貴重儀器、先進設(shè)備較多，專業(yè)性較強，亟需開發(fā)一套適用于本單位業(yè)務(wù)開展的管理工具。基于“釘釘+簡道云”的數(shù)據(jù)化管理云平臺，開發(fā)適用于本單位的儀器設(shè)備管理系統(tǒng)，可以規(guī)范儀器設(shè)備管理流程，提高儀器設(shè)備管理效率，進一步提高儀器設(shè)備管理水平，適應(yīng)信息化和辦公自動化的管理要求。

一、系統(tǒng)需求分析

1.業(yè)務(wù)需求

基于“釘釘+簡道云”平臺，開發(fā)儀器設(shè)備管理系統(tǒng)，可實現(xiàn)儀器設(shè)備全生命周期管理（包括儀器設(shè)備需求、采購、驗收、建賬、領(lǐng)用、歸還、變更、維修、借用、報廢、計量），也可實現(xiàn)新入賬設(shè)備自動編碼、設(shè)備臺賬實時更新維護、設(shè)備分析統(tǒng)計數(shù)據(jù)實時展示、設(shè)備合格供方管理以及生成與管理制度格式要求一致的電子表單等功能。

儀器設(shè)備管理系統(tǒng)分為儀器設(shè)備采購管理、儀器設(shè)備日常管理、儀器設(shè)備臺賬管理、儀器設(shè)備表單管理、風(fēng)險識別、統(tǒng)計分析、業(yè)務(wù)提醒7 個功能模塊。系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)如圖1 所示。

圖1 系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖

2.系統(tǒng)角色

儀器設(shè)備管理系統(tǒng)包括以下幾類角色：

設(shè)備管理員。具有流程搭建、配置系統(tǒng)角色的權(quán)限，對系統(tǒng)進行初始化、參數(shù)化，設(shè)置業(yè)務(wù)提醒，查看全部設(shè)備信息。根據(jù)工作實際情況審核設(shè)備需求、領(lǐng)用、歸還、變更、維修、驗收及進行設(shè)備建賬等操作。

設(shè)備使用人。具有流程發(fā)起及使用權(quán)限，根據(jù)工作實際情況提出設(shè)備申請，進行設(shè)備領(lǐng)用、歸還、借用、變更、驗收、申請維修、確認(rèn)臺賬等操作。

設(shè)備庫房管理員。具有查看全部設(shè)備信息的權(quán)限，審核設(shè)備領(lǐng)用、退庫、維修流程，確保賬實相符，并對設(shè)備臺賬信息進行確認(rèn)。

部門設(shè)備管理員。具有查看本部門設(shè)備信息的權(quán)限，審核本部門借出設(shè)備流程、確認(rèn)核查本部門設(shè)備臺賬。

部門領(lǐng)導(dǎo)。具有查看本部門設(shè)備信息的權(quán)限，審核本部門設(shè)備供方、需求、領(lǐng)用、維修、借出流程。

單位設(shè)備主管領(lǐng)導(dǎo)。具有查看全部設(shè)備信息及統(tǒng)計分析結(jié)果的權(quán)限，審批本單位設(shè)備需求、設(shè)備報廢申請流程。

二、系統(tǒng)功能

1.儀器設(shè)備采購管理

儀器設(shè)備供方。實現(xiàn)儀器設(shè)備采購合格供方新增申請、設(shè)備合格供方名錄管理、合格供方名錄查詢功能。將設(shè)備合格供方名錄導(dǎo)入系統(tǒng)基礎(chǔ)表單，儀器設(shè)備采購需求申請所選擇供方必須在合格供方名錄內(nèi)，名錄外供方無法提交采購申請，符合本單位供方“前置認(rèn)定”管理要求。

儀器設(shè)備需求。實現(xiàn)儀器設(shè)備需求申請及審批功能。此流程審批通過后才可實施采購，并進行后續(xù)的驗收及建賬手續(xù)，如未履行需求申請手續(xù)，后續(xù)驗收建賬流程無法發(fā)起，從而保障采購流程的合規(guī)性。

儀器設(shè)備編碼。根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)在設(shè)備驗收環(huán)節(jié)中由驗收人選擇設(shè)備分類后，生成8 位分類代碼及5 位同類設(shè)備的流水號，最終合并形成13 位唯一設(shè)備編碼。

儀器設(shè)備驗收。實現(xiàn)儀器設(shè)備到貨驗收及審批功能。根據(jù)設(shè)備金額分別發(fā)起設(shè)備驗收單流程或設(shè)備驗收流程，同時上傳設(shè)備實物照片。設(shè)備驗收流程需引用審批通過的設(shè)備需求流程單號，否則無法提交驗收流程。

儀器設(shè)備建賬。實現(xiàn)儀器設(shè)備建賬及審批功能。設(shè)備建賬流程需引用審批通過的設(shè)備驗收單號，否則無法進行設(shè)備建賬；實現(xiàn)設(shè)備采購“需求—驗收—建賬”全過程信息聯(lián)動，規(guī)范采購行為。設(shè)備建賬流程審批后在設(shè)備臺賬新增此建賬設(shè)備全部信息。

2.儀器設(shè)備日常管理

儀器設(shè)備領(lǐng)用。實現(xiàn)儀器設(shè)備領(lǐng)用及審批功能，包括已建賬的庫存設(shè)備從庫房領(lǐng)用（需由設(shè)備庫房管理員確認(rèn)是否領(lǐng)用）和新入賬設(shè)備當(dāng)即領(lǐng)用兩種模式，領(lǐng)用流程審批后在設(shè)備臺賬的設(shè)備狀態(tài)更改為在用。

儀器設(shè)備歸還。實現(xiàn)儀器設(shè)備歸還及審批功能，同時由設(shè)備管理員確認(rèn)歸還設(shè)備處置方式、設(shè)備庫房管理員確認(rèn)是否歸庫，歸還流程審批后將設(shè)備臺賬的設(shè)備狀態(tài)更改為庫存，同時更新相關(guān)設(shè)備信息。

儀器設(shè)備變更。實現(xiàn)儀器設(shè)備變更及審批功能，由設(shè)備轉(zhuǎn)出人、設(shè)備接收人及設(shè)備管理員審批完成實現(xiàn)設(shè)備變更，變更流程審批后對設(shè)備臺賬的責(zé)任人信息進行變更。

儀器設(shè)備維修。實現(xiàn)儀器設(shè)備報修及審批功能，報修人描述設(shè)備故障原因，選擇處理方式，經(jīng)相關(guān)人員審批后流程送達(dá)設(shè)備維修人員，維修人員完成維修并在流程中填報維修時間等信息，同時在設(shè)備臺賬更新相關(guān)設(shè)備信息。

儀器設(shè)備借用。實現(xiàn)儀器設(shè)備內(nèi)部借用及審批功能，確認(rèn)設(shè)備借出及歸還時的狀態(tài)功能，同時督促借用人在限定期限內(nèi)歸還，借用流程審批后在設(shè)備臺賬的狀態(tài)更改為借用，同時更新相關(guān)設(shè)備信息。

儀器設(shè)備報廢。實現(xiàn)儀器設(shè)備報廢及審批功能，此流程可關(guān)聯(lián)報廢設(shè)備基礎(chǔ)表單，避免在流程中錄入大量報廢設(shè)備信息，報廢流程審批后可開展設(shè)備報廢相關(guān)業(yè)務(wù)辦理手續(xù)。

儀器設(shè)備計量。實現(xiàn)儀器設(shè)備計量送檢及審批功能，計量送檢完成后，送檢人在流程中填報計量信息，經(jīng)設(shè)備管理員確認(rèn)后，在設(shè)備計量臺賬新增此設(shè)備計量信息。

3.儀器設(shè)備臺賬管理

臺賬信息要素。建立設(shè)備臺賬基礎(chǔ)表單、設(shè)備計量臺賬基礎(chǔ)表單、擬報廢設(shè)備臺賬基礎(chǔ)表單、設(shè)備合格供方名錄等基礎(chǔ)表單，各臺賬包括本單位設(shè)備管理所需要的全部信息要素。

新增臺賬。利用“簡道云”智能助手，設(shè)置觸發(fā)動作即設(shè)備建賬流程流轉(zhuǎn)完成，選擇觸發(fā)表單即設(shè)備臺賬，設(shè)置執(zhí)行動作即在設(shè)備臺賬表單新增建賬設(shè)備全部信息，實現(xiàn)臺賬自動新增。

修改臺賬。利用“簡道云”智能助手，設(shè)置觸發(fā)動作即設(shè)備領(lǐng)用、變更、歸還、借用、報廢等流程流轉(zhuǎn)完成，選擇觸發(fā)表單即設(shè)備臺賬，設(shè)置執(zhí)行動作即在設(shè)備臺賬表單修改相關(guān)設(shè)備全部信息，實現(xiàn)臺賬自動更新維護。

查詢臺賬。利用簡道云儀表盤，選擇數(shù)據(jù)組件即明細(xì)表，選擇儀表盤數(shù)據(jù)源即設(shè)備臺賬，選擇要展示的臺賬字段，設(shè)置儀表盤樣式，面向相關(guān)人員發(fā)布儀表盤，同時設(shè)置“設(shè)備編碼、名稱、型號、責(zé)任人、狀態(tài)”等關(guān)鍵詞篩選組件，實現(xiàn)臺賬展示及查詢功能。

4.儀器設(shè)備表單管理

根據(jù)儀器設(shè)備管理制度中所規(guī)定的表單樣式設(shè)置多個自定義打印模板，通過儀器設(shè)備管理系統(tǒng)流程填報相關(guān)信息要素，通過流程添加審批人電子簽名，流程審批結(jié)束后自動生成包含審批信息的電子表單，實現(xiàn)“一流程一表單”。設(shè)置電子表單使用范圍及字段顯隱規(guī)則設(shè)置，同時可實現(xiàn)電子表單批量打印等功能。

5.風(fēng)險識別

為確保采購需求審批前置，實現(xiàn)了設(shè)備采購從“需求—驗收—建賬領(lǐng)用”的全過程信息聯(lián)動。采用合格供方“前置認(rèn)定”管理模式，確保所采購設(shè)備供方只能從合格供方名錄內(nèi)選取。實現(xiàn)采購需求審批金額及實際采購金額判斷比較，若設(shè)備實際采購金額超出需求審批金額10%，需重新進行需求申請審批。設(shè)置設(shè)備編碼重復(fù)判斷，確保所有設(shè)備編碼的唯一性；設(shè)置采購不相容崗位校驗，即設(shè)備領(lǐng)用人、設(shè)備采購實施人、設(shè)備驗收人不得為同一個人，否則無法提交流程。

6.統(tǒng)計分析

實現(xiàn)儀器設(shè)備部門資產(chǎn)占比分析，為統(tǒng)計各部門投入產(chǎn)出比提供數(shù)據(jù)支撐；還可統(tǒng)計分析設(shè)備狀態(tài)情況，包括設(shè)備總資產(chǎn)價值、在用、庫存、借用設(shè)備數(shù)量，了解實驗室儀器設(shè)備整體管理狀態(tài)。

7.業(yè)務(wù)提醒

在流程中添加描述信息，明確填報指南及注意事項，通過編制發(fā)布相關(guān)說明，流程發(fā)起人可明確知悉具體模塊的填報要求；設(shè)置流程提醒，當(dāng)流程到達(dá)節(jié)點時，給流程負(fù)責(zé)人、抄送人等發(fā)送消息提醒。

三、系統(tǒng)搭建

1.“簡道云”工作臺的登錄

平臺管理員使用計算機登錄釘釘管理后臺，通過釘釘APP 掃碼登錄管理后臺，在第三方應(yīng)用中找到“簡道云”點擊進入。

2.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入

儀器設(shè)備管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包括設(shè)備臺賬基礎(chǔ)表單、設(shè)備計量臺賬基礎(chǔ)表單、擬報廢設(shè)備臺賬基礎(chǔ)表單、設(shè)備合格供方名錄等基礎(chǔ)表單。將原始臺賬數(shù)據(jù)錄入Excel 模板文件再進行數(shù)據(jù)導(dǎo)入，形成系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

3.流程表單的設(shè)計

儀器設(shè)備管理系統(tǒng)中包含的各功能模塊是在“簡道云”工作臺中以流程表單的形式創(chuàng)建和使用。以儀器設(shè)備驗收流程表單部分字段設(shè)計為例，見表1。

表1 儀器設(shè)備驗收表單設(shè)計方法

4.儀表盤的設(shè)計

儀器設(shè)備總臺賬是在“簡道云”工作臺中以儀表盤的形式創(chuàng)建和使用的。儀表盤由各式各樣的圖表、具備特殊功能的組件組成，可對表單數(shù)據(jù)進行查看、分析和處理。

根據(jù)儀器設(shè)備總臺賬表單建立儀表盤明細(xì)表，選擇需要展示的設(shè)備信息字段，同時設(shè)置篩選組件，可篩選使用部門、使用人、設(shè)備狀態(tài)、設(shè)備編碼、設(shè)備名稱、型號等關(guān)鍵詞，方便查詢搜索相關(guān)設(shè)備；根據(jù)設(shè)備統(tǒng)計信息建立儀表盤統(tǒng)計表，實時展示設(shè)備資產(chǎn)總值、在用庫存借用設(shè)備數(shù)量、各部門資產(chǎn)占比統(tǒng)計圖等，便于了解掌握本單位設(shè)備資產(chǎn)情況。

5.智能助手的應(yīng)用

“簡道云”高級功能中的智能助手可以在滿足指定的觸發(fā)條件后，自動在目標(biāo)表單中新增、修改、刪除數(shù)據(jù)或執(zhí)行插件。利用智能助手的功能，可以實現(xiàn)儀器設(shè)備管理系統(tǒng)的臺賬實時更新維護功能。

在儀器管理系統(tǒng)中設(shè)置了多個智能助手，分別應(yīng)用于儀器設(shè)備驗收、領(lǐng)用、歸還、變更、臺賬修改、維修、借用、計量送檢等場景，當(dāng)以上管理流程流轉(zhuǎn)完成后，自動在儀器設(shè)備總臺賬表單修改相應(yīng)數(shù)據(jù)。以設(shè)備建賬流程為例：設(shè)置觸發(fā)動作為修改數(shù)據(jù)，觸發(fā)表單為儀器設(shè)備建賬流程，當(dāng)修改后的數(shù)據(jù)滿足流程狀態(tài)等于流轉(zhuǎn)完成時，觸發(fā)目標(biāo)表單儀器設(shè)備總臺賬執(zhí)行完成數(shù)據(jù)新增，將目標(biāo)表單的所有設(shè)備信息字段設(shè)置為設(shè)備建賬流程中的新入賬設(shè)備信息字段，從而實現(xiàn)設(shè)備臺賬的自動新增功能。

6.表單的發(fā)布

表單發(fā)布是指將做好的表單發(fā)布給成員，成員才可通過發(fā)布的表單進行數(shù)據(jù)填寫。實驗室所有表單均設(shè)置發(fā)布給企業(yè)通訊錄內(nèi)的成員，設(shè)備管理員可以查看并管理全部流程。

四、結(jié)束語

本文從儀器設(shè)備管理系統(tǒng)開發(fā)背景出發(fā)，分析了系統(tǒng)建設(shè)需求，對整個系統(tǒng)功能進行了描述，對系統(tǒng)搭建方法進行了示例介紹，旨在為儀器設(shè)備管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)提供一種新方法新思路?；凇搬斸?簡道云”平臺搭建的儀器設(shè)備管理系統(tǒng)具有成本低、靈活性強、易擴展等特點，通過開發(fā)及應(yīng)用該平臺有助于規(guī)范儀器設(shè)備管理流程，提高儀器設(shè)備管理效率，推進本單位管理能力進一步提升。