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        信息化技術(shù)下的數(shù)據(jù)分析與決策支持系統(tǒng)在財務(wù)成本管理中的應(yīng)用

        2023-10-27 03:10:39顏芳
        今日財富 2023年29期
        關(guān)鍵詞:決策支持系統(tǒng)財務(wù)成本

        顏芳

        進入數(shù)字化時代以來,以信息技術(shù)為代表的新技術(shù)給企業(yè)的管理、生產(chǎn)或多或少都帶來了影響。以企業(yè)的財務(wù)成本管理為例,信息化技術(shù)一方面擴大了企業(yè)財務(wù)成本管理的范圍,提升了財務(wù)成本數(shù)據(jù)的精確性;另一方面,新技術(shù)的出現(xiàn)也給企業(yè)的財務(wù)成本管理增加了難度。本文分析了信息化技術(shù)下企業(yè)對數(shù)據(jù)分析與決策支持系統(tǒng)的需求,并介紹了企業(yè)在成本管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)分析與決策支持系統(tǒng)的有效路徑,以期為優(yōu)化企業(yè)財務(wù)成本管理提供參考。

        企業(yè)的財務(wù)成本管理,與企業(yè)的發(fā)展有著直接關(guān)聯(lián)。財務(wù)成本管理可以最大限度地促進企業(yè)各項工作的科學(xué)化、規(guī)范化。隨著時代的發(fā)展,企業(yè)逐漸由過去傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式,轉(zhuǎn)變?yōu)樨攧?wù)管理與信息化技術(shù)相結(jié)合的管理模式,運用信息化技術(shù)構(gòu)建數(shù)據(jù)分析與決策支持系統(tǒng),從而改變、完善傳統(tǒng)的管理機制。該系統(tǒng)有利于提升企業(yè)財務(wù)管理的精細化程度,促進企業(yè)的業(yè)財融合?,F(xiàn)階段,部分企業(yè)在財務(wù)管理信息化的設(shè)計、建設(shè)、應(yīng)用方面存在明顯的不足,對引入數(shù)據(jù)分析與決策支持系統(tǒng)有較大的需求。因此,數(shù)據(jù)分析與決策支持系統(tǒng)應(yīng)用在財務(wù)成本管理中具有重要的現(xiàn)實意義。下面以建筑企業(yè)為例,分析數(shù)據(jù)分析與決策支持系統(tǒng)應(yīng)用在建筑企業(yè)的財務(wù)成本管理中的作用。

        一、需求分析

        (一)財務(wù)數(shù)據(jù)管理

        建筑企業(yè)構(gòu)建數(shù)據(jù)分析與決策支持系統(tǒng),在建筑工程項目中,對工程項目的財務(wù)數(shù)據(jù)進行管理,是工程項目管理中的一個重要環(huán)節(jié)。這一階段的主要內(nèi)容是對企業(yè)的各種財務(wù)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一的存儲和管理,對各種非標(biāo)準化的數(shù)據(jù)進行規(guī)范化處理。

        (二)財務(wù)分析

        對企業(yè)建設(shè)工程項目財務(wù)及相關(guān)方面展開線上分析,它的分析方式主要有兩種:一種是定量分析,一種是定性分析。其中,定量分析主要包含了利潤成本分析、資產(chǎn)結(jié)構(gòu)分析等內(nèi)容,而定性分析則主要是指與企業(yè)財務(wù)有關(guān)的各類能力分析。可自動生成項目月報,系統(tǒng)收集匯總了實時的數(shù)據(jù)信息,并在月報上詳細、清楚地展示了項目履約數(shù)據(jù)。信息系統(tǒng)能確保數(shù)據(jù)源的唯一性。項目相關(guān)工作人員、財務(wù)管理人員,都能在系統(tǒng)中獲得共享、查閱項目數(shù)據(jù)的權(quán)限。該功能有助于提升企業(yè)財務(wù)成本管理的實際工作效率,也有助于解放項目人員生產(chǎn)力。

        (三)風(fēng)險與預(yù)警

        實現(xiàn)了對與建設(shè)項目有關(guān)的財務(wù)的監(jiān)控、管理,并通過預(yù)警機制降低企業(yè)建筑工程的財務(wù)風(fēng)險。管理業(yè)務(wù)主要包括風(fēng)險識別、風(fēng)險評價與風(fēng)險預(yù)警等。例如,對企業(yè)經(jīng)營指標(biāo)、進度管理、資金情況等用多維度的形式展現(xiàn)其中可能存在的風(fēng)險,對風(fēng)險評估的相關(guān)信息進行統(tǒng)一的在線發(fā)布處理。

        (四)財務(wù)預(yù)測與決策

        該系統(tǒng)財務(wù)成本管理的數(shù)據(jù)分析與決策支持系統(tǒng),使用BI工具與建模工具,構(gòu)建了系統(tǒng)管理駕駛艙的模型,能實現(xiàn)KPI指標(biāo)分析、多維報表展現(xiàn)、多維數(shù)據(jù)分析、地圖分析等功能。財務(wù)預(yù)測方面可以輔助完成成本利潤預(yù)測、盈虧平衡預(yù)測、應(yīng)收應(yīng)付預(yù)測等工作任務(wù);財務(wù)決策方面實現(xiàn)了會話管理、決策數(shù)據(jù)管理。以建筑項目成本管理中系統(tǒng)中的盈虧平衡預(yù)測為例,系統(tǒng)會顯示尚未完成的建筑工程項目列表,用戶可自行選擇建筑工程項目編號,查詢項目基本情況,系統(tǒng)會給出項目的盈虧平衡預(yù)測結(jié)果。

        (五)構(gòu)建財務(wù)成本信息化集中管理模式

        通過成本管理中的信息化建設(shè),企業(yè)可以構(gòu)建財務(wù)成本信息化集中管理模式。對系統(tǒng)擬定的工作流程進行針對性的再優(yōu)化調(diào)整,實現(xiàn)系統(tǒng)的二次開發(fā),這樣可以提升設(shè)計、建造、實施及執(zhí)行新業(yè)務(wù)戰(zhàn)略過程的實際效率。在對企業(yè)總體信息化建設(shè)分析考量的基礎(chǔ)上,規(guī)范資產(chǎn)管理部門的工作流程,讓操作人員、管理人員都能明確知曉各子系統(tǒng)模塊的功能,解決了以往業(yè)務(wù)管理手段單一、請示復(fù)雜、信息孤立等問題,提高了企業(yè)成本管理的實際工作效率,實現(xiàn)了透明化、一體化、動態(tài)化、精確化管理。

        二、數(shù)據(jù)分析與決策支持系統(tǒng)的構(gòu)建

        根據(jù)企業(yè)成本管理的特點,構(gòu)建數(shù)據(jù)分析與決策支持系統(tǒng)設(shè)計思路,設(shè)計成本管理模式架構(gòu)模型。建筑企業(yè)財務(wù)決策支持系統(tǒng)邏輯架構(gòu)如下圖所示。系統(tǒng)縱向中的事前計劃層,負責(zé)企業(yè)資源、成本信息收集和成本預(yù)算制定;事中控制層負責(zé)成本預(yù)算的分解與執(zhí)行;事后反饋層負責(zé)分析成本預(yù)算執(zhí)行結(jié)果,并將結(jié)果上傳至數(shù)據(jù)分析與決策支持系統(tǒng),為企業(yè)后續(xù)成本預(yù)算相關(guān)工作提供數(shù)據(jù)支持。橫向來看,數(shù)據(jù)分析與決策支持系統(tǒng)以其核算與管理功能來實現(xiàn)企業(yè)全面成本預(yù)算管理。

        數(shù)據(jù)分析與決策支持系統(tǒng)采用了可視化的設(shè)計,通過該系統(tǒng)能夠直觀看到建筑工程項目動態(tài)、項目基本信息、項目的重要履約指標(biāo)等內(nèi)容,給后續(xù)的項目執(zhí)行和管理,提供了重要且有效的數(shù)據(jù)支撐。該系統(tǒng)的使用有助于實現(xiàn)業(yè)財一體化。在系統(tǒng)中可以便捷地對接財務(wù)單據(jù),業(yè)務(wù)管理人員能明確經(jīng)營數(shù)據(jù),用可行性評估報告等形式,準確地向用戶提供其需要的業(yè)務(wù)管理內(nèi)容。這有利于在建筑企業(yè)的業(yè)務(wù)與財務(wù)之間,形成一個良好的溝通和融合的渠道。業(yè)務(wù)可以向財務(wù)傳遞數(shù)據(jù)信息,財務(wù)可以通過獲得的財務(wù)成本信息展現(xiàn)當(dāng)下建筑企業(yè)的業(yè)務(wù)情況,為建筑工程項目的發(fā)展提供保障。

        三、數(shù)據(jù)分析與決策支持系統(tǒng)在財務(wù)成本管理中的具體應(yīng)用

        某公司業(yè)態(tài)復(fù)雜,財務(wù)人員業(yè)務(wù)能力差異較大,核算管理難度較大,因此對企業(yè)集團的財務(wù)成本管控提出了更高的要求。為了提升工作效率,2023年公司升級系統(tǒng)版本,上線全面數(shù)據(jù)分析與決策支持系統(tǒng),并納入了子公司的工作內(nèi)容,逐步增加上線資金集中管理、采購管理、工程管理等信息系統(tǒng)。根據(jù)自身多元化經(jīng)營特點,預(yù)計提升成本管理等一系列工作效率與質(zhì)量。數(shù)據(jù)分析與決策支持系統(tǒng),以項目預(yù)算直接費用為主控對象,借助信息化技術(shù),加速與費用相關(guān)的信息流通。其中,直接影響到公司成本管理的數(shù)據(jù),分別由勞工管理、材料管理、設(shè)備管理子系統(tǒng)負責(zé)采集,交由財務(wù)成本管理系統(tǒng)匯總,最后提交給上級,由上級來完成后續(xù)計劃的制定。上級做出的決定又被反饋到生產(chǎn)計劃管理子系統(tǒng),由它來決定生產(chǎn)進度以及實現(xiàn)該進程所需要的用工、用料和設(shè)備的使用,從而實現(xiàn)成本的控制。

        (一)各子系統(tǒng)應(yīng)用

        1.工程預(yù)算管理子系統(tǒng)

        在工程預(yù)算管理子系統(tǒng)支持下,公司領(lǐng)導(dǎo)參照系統(tǒng)給出的建筑施工圖預(yù)算,進行制定政策、投標(biāo)報價、編制生產(chǎn)計劃等一系列工作,提升了管理業(yè)務(wù)工程成效,保證了企業(yè)的合理組織收入。

        2.生產(chǎn)計劃管理子系統(tǒng)

        在生產(chǎn)計劃管理子系統(tǒng)中,設(shè)定有8個程序模塊,采用時間座標(biāo)前移的方法,利用工程量統(tǒng)計程序來編制計劃。公司既往開展的生產(chǎn)計劃編制工作,存在單純追求工程的實物量和完成量計劃,忽視了與工程相關(guān)的材料、人工、機械等其他因素。而在數(shù)據(jù)分析與決策支持系統(tǒng)下,在制定每月計劃完成實物量的同時,還能額外提供與實物量對應(yīng)的人工、材料和機械費支出規(guī)劃。從而讓各部門在制定計劃時有更緊密的聯(lián)結(jié),明確了生產(chǎn)進度統(tǒng)計結(jié)果,大大提升了公司生產(chǎn)計劃編制的合理性。

        3.勞動工資管理子系統(tǒng)

        在數(shù)據(jù)分析與決策支持的勞動工資管理子系統(tǒng)下,設(shè)計了工資管理、用工管理兩個模塊。工資管理模塊能夠根據(jù)職工工資檔案中的相關(guān)信息,快速準確地進行工資核算、工資匯總和表格的編制,研究結(jié)果以單一表格的方式顯示;用工管理模塊具有辨識度較高的人機接口,運算速度快,數(shù)據(jù)準確可靠,報表清晰明了。多年以來,公司在員工的薪酬管理、用工管理方面,一直使用人工核算方式,導(dǎo)致了工作效率低下,出現(xiàn)了一些數(shù)據(jù)不精確現(xiàn)象。數(shù)據(jù)分析與決策支持系統(tǒng),對公司的成本分析和施工管理起到了顯著的應(yīng)用效果。

        4.材料、設(shè)備核算管理子系統(tǒng)

        材料、設(shè)備核算管理子系統(tǒng),由上而下地對公司各層級實現(xiàn)了更深入的管理,讓公司本部、子公司、基層項目部,都能對人力、材料、設(shè)備使用情況分別進行核算分析,提高了對各種材料的處理和財務(wù)賬表的處理效率。子系統(tǒng)對材料入庫、材料出庫、庫存管理、材料價格維護以及按照材料進行歸類等功能進行了詳細的描述,并可以對材料管理和財務(wù)進行單獨的打印和輸出將近30個賬表。

        5.機械設(shè)備核算子系統(tǒng)

        在機械設(shè)備核算子系統(tǒng)中,基于公司原有的設(shè)備管理系統(tǒng)與日常工作,進行了一次現(xiàn)代化的優(yōu)化改進,重新規(guī)范了與施工建設(shè)等工作相關(guān)的書面材料管理模式,讓具象化的規(guī)章制度、報表等材料,都能在數(shù)據(jù)分析與決策分析系統(tǒng)中,及時匯總、處理、分析。在上級主管部門需要統(tǒng)籌規(guī)劃的時候,能及時給出清晰、明確的報告;在下級施工單位需要的時候,也能起到指導(dǎo)作用。

        數(shù)據(jù)分析與決策分析系統(tǒng)的推行,使公司在原有的經(jīng)營模式下,實現(xiàn)了多個部門之間相互配合。舉例來說,以往生產(chǎn)計劃部門只關(guān)注項目的實際產(chǎn)出量,卻并不關(guān)注與項目的實際產(chǎn)出量相關(guān)的用料等情況;材料和設(shè)備的管理部門也只關(guān)心材料和機器的用量,而不重視與用量相關(guān)的成本。新系統(tǒng)落實后,改變了以往按部門分區(qū)的工作方式,而是要從整體上進行統(tǒng)籌工作。以計劃管理為指導(dǎo),生產(chǎn)管理子系統(tǒng)在編制生產(chǎn)計劃的過程中,共同為企業(yè)提供用工、用料及機械成本規(guī)劃。通過電腦整合各業(yè)務(wù)模塊,將各種業(yè)務(wù)整合到一個大系統(tǒng)之中,從而進一步提高了公司管理的系統(tǒng)化、現(xiàn)代化。

        (二)提升數(shù)據(jù)分析與決策支持應(yīng)用效果的措施

        為提升數(shù)據(jù)分析與決策支持的應(yīng)用效果,公司內(nèi)部組建了專門的集中管理小組,將財務(wù)成本管理的各種信息集中到一起統(tǒng)籌管理,對小組中的人員進行統(tǒng)一管理。這樣,可以在工作的間隙利用計算機共享信息,確保系統(tǒng)能在較短時間內(nèi)完成工作對接,減少了時間成本投入。公司各部門人員雖然都有復(fù)雜的工作任務(wù),但都學(xué)習(xí)了數(shù)據(jù)分析與決策支持系統(tǒng)相關(guān)知識,為公司集成化的財務(wù)成本管理平臺建設(shè)添磚加瓦,助力成本管理平臺向著更加完善的方向發(fā)展。

        管理部門也要建立起相關(guān)的知識儲備庫以及管理觀念,以便與其他部門更好地交流,加快公司的信息化集中管理。重點加強了領(lǐng)導(dǎo)層以及工作人員的教育培訓(xùn)工作,提升人員成本管理意識。同時可以對公司財務(wù)成本管理人員開展繼續(xù)教育,強化對公司財務(wù)成本管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn),及時更新知識點,提高財務(wù)管理人員的專業(yè)素質(zhì),使其在公司財務(wù)成本管理中,發(fā)揮更多的作用。管理人員也應(yīng)在新的時代背景下,主動吸收新的工作經(jīng)驗,提升自身業(yè)務(wù)能力。公司還明確了自身的發(fā)展現(xiàn)狀,以及發(fā)展方向,提升了成本管理與公司實際進行的業(yè)務(wù)之間的匹配程度。

        結(jié)語:

        進入數(shù)字化時代,企業(yè)為了提升成本管理質(zhì)量,不可忽視的一項技術(shù)就是信息化技術(shù)。運用信息化技術(shù)構(gòu)建數(shù)據(jù)分析與決策支持系統(tǒng),在促進成本管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型中,起到了重要的作用,使其更加集中化、高效化。未來企業(yè)應(yīng)繼續(xù)集中改進和處理成本管理中存在的問題,加速信息化與數(shù)字化建設(shè),促進企業(yè)在新形勢下可以獲得更高收益。

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