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        農(nóng)村黨員檔案整理方法的探討與實(shí)踐
        ——易門縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)黨員檔案室建設(shè)試點(diǎn)的一些做法

        2023-10-07 08:12:23李枚娟吳應(yīng)福
        云南檔案 2023年1期
        關(guān)鍵詞:農(nóng)村黨員預(yù)備黨員案卷

        ■ 李枚娟 吳應(yīng)福

        2022年6月,中共云南省委組織部印發(fā)《鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)黨員檔案室建設(shè)試點(diǎn)方案》,決定在易門等4 個縣(市)開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)黨員檔案室建設(shè)試點(diǎn)工作,旨在通過試點(diǎn)建設(shè),為全省各地鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)黨員檔案室建設(shè)積累經(jīng)驗(yàn)、建立標(biāo)準(zhǔn)。按照試點(diǎn)方案和省檔案局的要求,玉溪市檔案局、檔案館積極配合開展對易門縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)黨員檔案室建設(shè)試點(diǎn)工作的調(diào)研和指導(dǎo)。調(diào)研中發(fā)現(xiàn),由于農(nóng)村黨員檔案時間跨度較長,各地條件不一樣,造成書寫材料五花八門,規(guī)格不一,質(zhì)量不同,檔案的整理也沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),管理極不規(guī)范。但試點(diǎn)方案對整理的規(guī)定過于原則,無法涵蓋各類檔案整理方法,如果不作出具體統(tǒng)一要求,整理出來的檔案仍然是五花八門,達(dá)不到規(guī)范要求。如何解決這個問題,是需要在試點(diǎn)工作中進(jìn)行探討的。市檔案局館與省市縣委組織和檔案部門開展調(diào)查,共同研究,在省試點(diǎn)方案規(guī)范基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),明確歸檔范圍和分類標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上,結(jié)合全縣農(nóng)村黨員檔案的實(shí)際情況,在規(guī)范整理檔案方面進(jìn)行了深入探討,提出了一些具體的操作方法。

        一、黨員檔案與農(nóng)村黨員檔案歸檔范圍

        要規(guī)范整理農(nóng)村黨員檔案,必須明確農(nóng)村黨員檔案的概念和歸檔范圍。中國共產(chǎn)黨黨員檔案(以下簡稱黨員檔案)是黨員發(fā)展培養(yǎng)全過程和受到表彰獎勵與處理的歷史記錄,是證明黨員身份、違紀(jì)責(zé)任倒查的憑證和依據(jù);是黨組織對黨員進(jìn)行管理的重要依據(jù)之一。黨員檔案的管理對于全面掌握黨員隊(duì)伍現(xiàn)狀、規(guī)范黨員隊(duì)伍教育管理、保持和發(fā)揚(yáng)黨員的先進(jìn)性、增強(qiáng)基層黨組織的凝聚力、創(chuàng)造力和戰(zhàn)斗力都具有十分重要的作用。目前,對黨員檔案的管理有兩種情況,一種是有人事檔案的黨員,黨員檔案歸入其人事檔案,另一種是沒有人事檔案的,建立專門黨員檔案。對于第二種情況,《中國共產(chǎn)黨發(fā)展黨員工作細(xì)則》和《中國共產(chǎn)黨黨員教育管理工作條例》作出了明確規(guī)定,要求:沒有人事檔案的黨員,應(yīng)當(dāng)由具有審批預(yù)備黨員權(quán)限的基層黨委建立黨員檔案,由所在黨委或者縣級以上黨委組織部門保存。在實(shí)際管理工作中,沒有人事檔案的黨員一般都集中在鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道),特別是農(nóng)村黨員。

        按照規(guī)定,農(nóng)村黨員檔案一般以個人為整理單位,一人一卷一個檔號,其歸檔范圍包括《中國共產(chǎn)黨入黨志愿書》、入黨申請書、政治審查材料(報告)、轉(zhuǎn)正申請書、入黨積極分子考察表、預(yù)備黨員考察鑒定表、自傳、黨員推薦或群團(tuán)推優(yōu)材料、入黨積極分子備案報告、基層黨委確定入黨積極分子的批復(fù)、入黨積極分子思想?yún)R報材料、發(fā)展對象備案報告、發(fā)展對象集中培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書(復(fù)印件)、基層黨委列為發(fā)展對象的批復(fù)、黨支部擬接收預(yù)備黨員上報的預(yù)審請示、基層黨委預(yù)審意見、黨支部上報審批預(yù)備黨員的請示、基層黨委審批預(yù)備黨員的批復(fù)、預(yù)備黨員備案報告、黨支部上報審批預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正的請示、基層黨委審批預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正的批復(fù)、延長預(yù)備期的有關(guān)材料、取消預(yù)備黨員資格的有關(guān)材料、黨員身份認(rèn)定等相關(guān)材料、黨員登記表、各級黨組織授予優(yōu)秀共產(chǎn)黨員和優(yōu)秀黨務(wù)工作者的授獎決定(可為復(fù)印件)、各級黨組織授予的各種榮譽(yù)稱號的授獎決定和嘉獎通報等材料(可為復(fù)印件)、黨員受到的黨紀(jì)、政務(wù)處分決定(免于處分的處理意見)等材料,在民主評議黨員中認(rèn)定為不合格的主要事實(shí)依據(jù)材料,作出的限期改正、勸退和除名等處置的決定、向上級黨組織的報告材料、上級黨組織的批復(fù)意見,因出國(境)定居、出國(境)逾期未返、與黨組織失去聯(lián)系等原因停止黨籍的相關(guān)材料以及應(yīng)該歸入黨員檔案的其他材料。因歷史原因形成的并已歸入黨員檔案,但不在上述范圍的材料,如推薦“兩代表一委員”、有關(guān)黨內(nèi)職務(wù)任免文件等材料、發(fā)展黨員全程紀(jì)實(shí)表等,應(yīng)按照應(yīng)歸盡歸的原則,列入此次整理歸檔范圍,但一般情況下,“兩代表一委員”、有關(guān)黨內(nèi)職務(wù)任免文件、發(fā)展黨員全程紀(jì)實(shí)表應(yīng)歸入單位的文書檔案。

        二、檔案整理方法探討和實(shí)踐

        黨員檔案存在復(fù)制件歸檔、紙張規(guī)格大小不一、質(zhì)量不同等問題,而試點(diǎn)方案對解決這些問題只是作出了原則的規(guī)定,并沒有針對各類情況給出具體的操作辦法。經(jīng)過調(diào)查研究和探討,采取如下處理辦法。

        (一)復(fù)制件處理

        1.復(fù)制件歸檔的,應(yīng)注明“此件與原件一致”,簽署經(jīng)辦人姓名、時間,加蓋鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道黨(工)委印章。如龍泉街道黨員張XX 的發(fā)展對象集中培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書,原件應(yīng)該個人保存,黨員檔案中以復(fù)制件歸檔,注明“此件與原件一致”字樣,簽署經(jīng)辦人姓名、時間,加蓋龍泉街道黨工委印章。

        2.字跡模糊或易褪變的,采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制應(yīng)保持材料原貌,不能任意擴(kuò)大或縮小,不能對原件內(nèi)容進(jìn)行修改。復(fù)制后的材料應(yīng)清晰,所用材料要符合檔案保護(hù)要求,經(jīng)久耐用。復(fù)制件不作“此件與原件一致”的標(biāo)記,附在原件后,與原件作為一件。

        (二)材料修整裝訂

        對不符合歸檔要求的檔案材料,先進(jìn)行修整,達(dá)到歸檔要求后再進(jìn)行裝訂。除常規(guī)性的去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品,對已經(jīng)破損的材料按照《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》(DA/T 25- 2000)予以修復(fù)外,對特殊的情況作了以下探索。

        1.對于大于A4 幅面的文件,應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊或剪裁。折疊后的材料要保持平整,文字、照片不得損壞,便于展開閱讀。比如成績表,榮譽(yù)證書復(fù)印件因幅面太大,必須經(jīng)過折疊才能裝入檔案中。采取剪裁方式的,不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。應(yīng)盡量采用折疊的方式,大于A4 幅面不多,不便于折疊,且裁剪后不損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容的,可以采用裁剪的方式。

        2.小于A4 幅面,影響裝訂的,應(yīng)進(jìn)行托裱;材料裝訂邊(左側(cè))過窄,裝訂后遮蓋文字或影響閱讀的,應(yīng)加邊。(1)單面書寫的材料,采用托裱的方式直接加邊,或用A4 紙張托裱,留出裝訂邊。(2)雙面書寫的材料,將其左側(cè)粘貼在A4 紙張上,留出裝訂邊;如左側(cè)有文字無法粘貼的,按照先上、后下順序選擇一個邊張貼,留出裝訂邊,且裝訂后不影響翻閱。一般應(yīng)留夠25mm 的裝訂邊。

        3.粘貼在入黨志愿書上的加頁材料,屬于入黨志愿書的一部分,裝訂后無法翻閱,必須揭下來重新托裱粘貼在入黨志愿書上,使之裝訂后不影響翻閱。

        4.與入黨志愿書粘貼在一起的入黨申請書等材料,裝訂后無法翻開閱讀的,應(yīng)將其揭下來,歸入其相應(yīng)的類別,并根據(jù)材料的情況進(jìn)行托裱加邊。

        5.小冊子裝訂

        小于A4 甚至A3 幅面的小冊子,有裝訂邊的,可以直接裝訂,無裝訂邊的,加邊后裝訂。

        6.特殊裝訂情況

        有的黨員檔案中,會出現(xiàn)托裱接邊過多,裝訂邊過薄,左右厚度不對稱情況,直接裝訂容易帶來對檔案的損毀。實(shí)際操作中,使用25mm寬,與裝訂壓條長度一致的紙條填充后裝訂。

        (三)卷內(nèi)目錄填寫

        試點(diǎn)方案規(guī)定以案卷為單位編制卷內(nèi)文件目錄,包括序號、材料名稱、材料形成時間、頁數(shù)、備注等內(nèi)容,但沒有對項(xiàng)目的填寫作出具體規(guī)定。實(shí)踐中按照下列要求填寫。

        1.序號:據(jù)實(shí)填寫文件材料的序號,如1- 1、3- 2、4- 1。

        2.材料名稱:據(jù)實(shí)原文填寫材料名稱,不得隨意簡化。除中國共產(chǎn)黨入黨志愿書加書名號“《》”,書寫為《中國共產(chǎn)黨入黨志愿書》外,其他材料一般不加書名號“《》”。

        3.材料形成時間:年度使用四位數(shù),如“1995年”,填寫“1995”,不得填寫為“95”;月、日按照自然數(shù)填寫,不補(bǔ)足2 位,如“1月5日”,在對應(yīng)位置填寫“1”“5”。如月、日無法考證的,以“XX”代替,不得為空。

        4.頁數(shù):填寫該件檔案材料的頁數(shù)。如“5 頁”的,填寫“5”。

        5.備注:填寫該件檔案需要說明的情況。如“復(fù)印件”

        (四)案卷目錄、檔案盒內(nèi)夾封面、背脊及備考表填寫

        試點(diǎn)方案對這些項(xiàng)目的填寫也沒有作出具體的解釋,實(shí)踐中的做法如下:

        (1)身份證號:填寫18 位身份證號碼。

        (2)姓名:使用規(guī)范的簡化漢字填寫現(xiàn)用名。如“朱子義”,應(yīng)寫為“朱子義”。

        (3)所在黨支部:該黨員黨組織關(guān)系所在黨支部名稱。可填寫簡稱。如“中國共產(chǎn)黨XXX 支部委員會”,填寫為“XXX 黨支部”。

        (4)入黨時間和轉(zhuǎn)正時間:8 位阿拉伯?dāng)?shù)字。不同時間段的入黨和轉(zhuǎn)正時間按照下列辦法確定。①1945年2月23日至1956年9月14日,入黨時間為上級黨委批準(zhǔn)之日,黨齡從轉(zhuǎn)正之日算起(工人、苦力、雇農(nóng)、城市貧民、士兵預(yù)備期6 個月;中農(nóng)、職員、知識分子、自由職業(yè)者預(yù)備期1年,其他人員預(yù)備期2年)。②1956年9月15日至1969年3月31日,入黨時間為支部大會接收為預(yù)備黨員(須經(jīng)上級黨委批準(zhǔn)),黨齡從轉(zhuǎn)正之日算起,預(yù)備期為1年。③1969年4月1日至1977年8月11日,入黨時間為上級黨委批準(zhǔn)之日,無預(yù)備期,黨齡同時開始計(jì)算。④1977年8月12日至1982年9月5日,入黨時間為上級黨委批準(zhǔn)成為預(yù)備黨員之日,黨齡從轉(zhuǎn)正之日算起,預(yù)備期1年。⑤自1982年9月6日起,入黨時間為支部大會接收為預(yù)備黨員之日(須經(jīng)上級大會批準(zhǔn)),黨齡從轉(zhuǎn)正之日算起,預(yù)備期為1年。

        (5)立卷單位:統(tǒng)一填寫鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)黨(工)委全稱或規(guī)范化簡稱。

        (6)所在村、社區(qū)(或單位):填寫黨組織關(guān)系所在的村(社區(qū))或單位名稱。如腳家店村、興文街社區(qū)、XXX 服務(wù)公司

        (7)案卷號:據(jù)實(shí)填寫。案卷號由縣名的漢語拼音首字母(大寫)+ 鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)序號(兩位數(shù)字,從01 號開始編號)+ 鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)轄區(qū)內(nèi)各村(社區(qū))的序號(兩位數(shù)字,從01 號開始編號)+該盒檔案系列號(四位數(shù),從0001 開始編號)組成。例如易門縣轄5 個鄉(xiāng)鎮(zhèn)2 個街道:1 龍泉街道、2 六街街道、3 浦貝鄉(xiāng)、4 十街鄉(xiāng)、5 銅廠鄉(xiāng)、6綠汁鎮(zhèn)、7 小街鄉(xiāng),龍泉街道12 個社區(qū):1 興文街社區(qū)、2 中心街社區(qū)……易門縣龍泉街道興文街社區(qū)的王某某的黨員檔案的案卷號為YM01010088。

        (8)保管開始時間:8 位阿拉伯?dāng)?shù)字。此次整理的,沒有確定的保管開始時間的,填寫此次整理完成上架時間。

        (9)保管結(jié)束時間:8 位阿拉伯?dāng)?shù)字。該黨員檔案從鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)檔案室移出到其他地方保管的時間。

        (10)案卷目錄備注:填寫該卷檔案需要說明的情況。

        (11)備考表:除按照正常填寫內(nèi)容外,如果在今后的保管過程中卷內(nèi)檔案出現(xiàn)情況變化,如增加或減少材料,需進(jìn)行說明,填寫完新的說明后,需簽經(jīng)辦人姓名和時間。

        (五)裝訂

        試點(diǎn)方案規(guī)定黨員檔案采用三柱板簧夾打孔裝訂,檔案材料應(yīng)左邊、下邊對齊,在左側(cè)打孔裝訂,做到結(jié)實(shí)、齊整、美觀,不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件。同時要求卷內(nèi)文件目錄和備考表不編頁碼不裝訂。由于黨員檔案盒采用內(nèi)外套的方式,如果不與案卷一起裝訂,很容易丟失和損毀。因此在實(shí)踐中卷內(nèi)目錄與檔案材料一起裝訂,位置在檔案材料之前;沒有印制在檔案盒內(nèi)夾上的備考表,一律裝訂,位置在檔案材料的最后。

        (六)排架

        每個鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)農(nóng)村黨員檔案按照村(社區(qū))分開排列,村(社區(qū))內(nèi)按照黨員入黨時間順序依次排列上架,入黨時間相同的,以姓氏筆畫排列。集中整理工作完成后新轉(zhuǎn)入的黨員,按照轉(zhuǎn)入時間先后順序排列。

        (七)編制案卷目錄

        按照《鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)黨員檔案案卷號序號》順序,每一個鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)的每一個村(社區(qū))給定一個目錄號,編制一本目錄。如龍泉街道12 個社區(qū),依次給定12 個目錄號,編制12 本目錄,12本目錄依據(jù)多少合訂為1 冊或幾冊,案卷目錄A4 紙張規(guī)格橫排,使用活動夾固定,便于增加,編制目錄索引,目錄之間以彩色頁隔開。

        三、結(jié)語

        2023年,鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)黨員檔案室建設(shè)工作將在全省全面推開,試點(diǎn)工作就是要出經(jīng)驗(yàn)、出辦法、出標(biāo)準(zhǔn)。這些試點(diǎn)工作中的探討與做法,希望能成為全省農(nóng)村黨員檔案整理工作的借鑒。

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