趙愛英

摘 要：隨著信息技術(shù)的普及和信息數(shù)量爆炸式增長，對信息處理的效率要求越來越高，大數(shù)據(jù)技術(shù)作為一種應(yīng)對大規(guī)模數(shù)據(jù)處理的方法，在生產(chǎn)、研究、管理等方面得到越來越廣泛的應(yīng)用。檔案管理是各種機構(gòu)、企業(yè)和事業(yè)單位必須開展的一項工作，大量的檔案數(shù)據(jù)需要進行整理、保管、挖掘和利用。因此，大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用已成為一個值得研究的熱門話題。近些年，越來越多的事業(yè)單位開始利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案管理效率。本文針對山東省鄄城縣房產(chǎn)服務(wù)中心的檔案管理情況，分析了大數(shù)據(jù)技術(shù)在提升檔案管理效率中的應(yīng)用現(xiàn)狀和存在的問題，提出了一些解決方案和建議，以期為鄄城縣房產(chǎn)服務(wù)中心和其他事業(yè)單位提供借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；事業(yè)單位；檔案管理；效率；鄄城縣房產(chǎn)服務(wù)中心

隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，各種事業(yè)單位如雨后春筍般涌現(xiàn)，其檔案管理工作的規(guī)模也越來越大。然而，傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)難以勝任這一龐大的工作量。此時，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)運而生，為事業(yè)單位的檔案管理提供了契機和路徑。鄄城縣房產(chǎn)服務(wù)中心作為一個典型的事業(yè)單位，其檔案管理向來備受關(guān)注。本文將以鄄城縣房產(chǎn)服務(wù)中心的檔案管理作為研究對象，分析大數(shù)據(jù)技術(shù)在提升檔案管理效率方面的應(yīng)用現(xiàn)狀和存在的問題，并提出一些解決方案和建議，以期為其他事業(yè)單位提供借鑒和參考。

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

1.檔案數(shù)字化

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案是提高檔案管理效率的前提條件。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，事業(yè)單位可以快速掃描、識別和整理，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，大大提高了檔案管理的效率和精度。

在鄄城縣房產(chǎn)服務(wù)中心的檔案管理中，數(shù)字化已經(jīng)得到廣泛應(yīng)用。傳統(tǒng)檔案管理方式主要通過手工錄入和高精度掃描的方式來采集檔案信息，效率低下且易出現(xiàn)錯誤。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以將各個部門的檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)互連起來，形成一個大型的檔案信息系統(tǒng)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)展開分類、整合、分析和預(yù)測，可以更加精準(zhǔn)地管理檔案信息，提高其可用性，避免出現(xiàn)信息遺漏或錯誤的情況。該服務(wù)中心投入了大量人力和物力，建立了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案與電子檔案的快速轉(zhuǎn)換，大幅提高了服務(wù)中心的工作效率，降低了人力成本和管理成本。

2.檔案檢索

隨著檔案規(guī)模不斷擴大，檔案檢索成為事業(yè)單位檔案管理中的一個難點。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案信息展開數(shù)據(jù)挖掘和分析，可以快速發(fā)現(xiàn)管理中的問題。通過深入分析各個部門的檔案信息，可以找到不同部門之間檔案信息的差異及其原因，進而制定針對性的策略。例如，可以分析檔案是否齊全，檔案調(diào)取率如何等問題，從而找到有效解決問題的措施。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，事業(yè)單位可以采用基于全文檢索的檔案檢索方式，將檔案檢索時間從原來的幾天縮短到幾分鐘或幾秒鐘。在鄄城縣房產(chǎn)服務(wù)中心的檔案管理中，全文檢索已經(jīng)得到廣泛應(yīng)用，服務(wù)中心的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)具備了強大的檢索功能，用戶只需要輸入關(guān)鍵字即可快速定位到所需檔案，不僅提高了工作效率，還增強了用戶的滿意度。

3.檔案分析及其管理

事業(yè)單位中的大部分檔案具有隨時間變化的屬性特征，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)檔案分析，可以有效挖掘檔案中的關(guān)鍵信息，為事業(yè)單位的發(fā)展決策提供支持。在鄄城縣房產(chǎn)服務(wù)中心的檔案管理中，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案分析應(yīng)用還處于起步階段。該服務(wù)中心在數(shù)字化基礎(chǔ)上，逐步建立了面向業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)分析平臺，通過數(shù)據(jù)分析挖掘檔案中的關(guān)鍵信息，為部門的發(fā)展規(guī)劃提供支持。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以通過自動化和規(guī)范化管理，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的多維度控制。通過對檔案流程管理的可視化和自動化，可以更好地實現(xiàn)檔案管理的追蹤和控制。通過自動化掌握檔案的變更信息，如調(diào)整、歸檔以及借閱信息等，可以提高檔案流程的規(guī)范性，減少管理誤差。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

大數(shù)據(jù)技術(shù)具有數(shù)據(jù)處理速度快、數(shù)據(jù)存儲量大和數(shù)據(jù)可視化等優(yōu)勢，應(yīng)用于檔案管理中也取得了一定成果。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理自動化，提高數(shù)據(jù)處理效率和數(shù)據(jù)質(zhì)量，減少信息冗余等。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)還可以對檔案資料展開分析，發(fā)現(xiàn)潛在的問題，為決策提供重要的支持和依據(jù)。盡管大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理中，但在實際應(yīng)用中，還存在一些問題。

1.隱私保護問題

在大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用過程中，由于數(shù)據(jù)量龐大，很容易引起檔案混亂和錯誤歸檔，進而影響檔案數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。隨著數(shù)字化檔案的普及，用戶信息安全和隱私保護問題越來越嚴(yán)峻。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用面臨的一個重要問題就是安全保障。在事業(yè)單位檔案管理中，檔案中包含了大量重要的個人信息和機構(gòu)敏感信息，如果不加以保護，就很容易造成數(shù)據(jù)泄露，為機構(gòu)和個人帶來巨大的損失。如果檔案管理單位沒有足夠的技術(shù)和管理能力，就很難保證用戶的隱私。在鄄城縣房產(chǎn)服務(wù)中心的檔案管理中，隱私保護問題也是一個亟待解決的問題。該服務(wù)中心通過加強用戶信息保護能力，建立了完善的用戶隱私保護機制，盡力保障用戶的隱私安全。

數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的隱私保護問題主要集中在以下幾個方面：

（1）數(shù)據(jù)泄露。對于檔案管理中涉及個人隱私的數(shù)據(jù)，一旦被泄露可能會影響到檔案主人的利益和聲譽，也可能引發(fā)一些不必要的糾紛和法律問題。因此，在使用數(shù)據(jù)技術(shù)管理檔案的過程中，必須保持高度警惕，嚴(yán)格控制訪問權(quán)限和管理措施，確保數(shù)據(jù)的安全和保密。

（2）數(shù)據(jù)濫用。檔案管理中收集的大量數(shù)據(jù)，如果被非法利用，可能會帶來負(fù)面影響。例如，檔案中包含很多敏感信息，包括姓名、身份證號碼、電話號碼以及照片等，如果被黑客竊取或惡意利用，就可能影響個人隱私和安全。因此，在數(shù)據(jù)的收集、存儲以及分析等過程中，必須嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，確保數(shù)據(jù)不被濫用。

（3）數(shù)據(jù)處理不當(dāng)。在運用數(shù)據(jù)技術(shù)處理檔案的過程中，如果處理不當(dāng)，可能會導(dǎo)致數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性失衡，從而給后續(xù)的數(shù)據(jù)分析和管理帶來問題。因此，在開展數(shù)據(jù)處理時，必須嚴(yán)格遵守數(shù)據(jù)相關(guān)的規(guī)定和流程，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。為處理好數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的隱私保護問題，需要建設(shè)完善的管理制度，以嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)的訪問和管理。同時，還要加強個人數(shù)據(jù)保護的意識和監(jiān)管，指導(dǎo)和督促事業(yè)單位采取相應(yīng)的隱私保護措施，加強數(shù)據(jù)的安全和保密，保障個人數(shù)據(jù)權(quán)益。

2.數(shù)據(jù)質(zhì)量問題

事業(yè)單位檔案管理中存在很多人工操作和流程，這些過程中涉及的信息和數(shù)據(jù)需要通過多個渠道獲取，而大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用常常會受到信息獲取的限制與困難，導(dǎo)致數(shù)據(jù)來源不可靠性和數(shù)據(jù)質(zhì)量下降。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用需要大量的高質(zhì)量數(shù)據(jù)，而事業(yè)單位檔案管理中的數(shù)據(jù)質(zhì)量問題一直是難點。如果檔案管理單位不能保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量和準(zhǔn)確性，就難以達(dá)到預(yù)期的效果。在鄄城縣房產(chǎn)服務(wù)中心的檔案管理中，數(shù)據(jù)質(zhì)量問題也受到一定的影響。大數(shù)據(jù)技術(shù)需要應(yīng)用到數(shù)據(jù)量足夠的數(shù)據(jù)集中，如果數(shù)據(jù)集中存在重復(fù)、錯誤或不完整的數(shù)據(jù)，將會影響數(shù)據(jù)挖掘和分析的精度以及準(zhǔn)確性。該服務(wù)中心通過加強數(shù)據(jù)采集和審查的質(zhì)量管理，不斷提升數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。

數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中存在以下數(shù)據(jù)質(zhì)量問題：

（1）數(shù)據(jù)的完整性。由于不同的部門和工作人員對數(shù)據(jù)的處理方式和標(biāo)準(zhǔn)不同，導(dǎo)致檔案中的數(shù)據(jù)可能存在缺失或錯誤的情況，這會對數(shù)據(jù)的完整性造成負(fù)面影響。

（2）數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。在數(shù)據(jù)的錄入和整理過程中，存在著人為因素或技術(shù)因素等造成數(shù)據(jù)錯誤的情況，這些錯誤可能導(dǎo)致檔案中的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，進而影響后續(xù)的決策分析。

（3）數(shù)據(jù)的時效性。由于時間的推移，檔案中的數(shù)據(jù)也會隨之變化，舊數(shù)據(jù)的使用會導(dǎo)致分析不準(zhǔn)確，影響管理決策。

（4）數(shù)據(jù)的可信性。一些惡意攻擊和數(shù)據(jù)篡改行為可能會導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的不可信，從而降低數(shù)據(jù)對決策分析的貢獻度。

（5）數(shù)據(jù)的一致性。在數(shù)據(jù)整理和變更過程中，不同人員可能對數(shù)據(jù)展開不同的操作，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)不一致的情況發(fā)生。

3.風(fēng)險隱患問題

大數(shù)據(jù)技術(shù)涉及大量的數(shù)據(jù)存儲、傳輸和處理，如果未能很好地掌控數(shù)據(jù)安全風(fēng)險，可能會給檔案管理工作帶來一定隱患。

（1）數(shù)據(jù)被泄露風(fēng)險。大數(shù)據(jù)技術(shù)需要處理大量的數(shù)據(jù)，包含許多涉及個人隱私的敏感數(shù)據(jù)，如姓名、身份證號碼等。如果未能采取適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)保護措施，如加密、備份等手段，可能會導(dǎo)致數(shù)據(jù)被泄露，給相關(guān)人員帶來損失。

（2）數(shù)據(jù)安全漏洞風(fēng)險。大數(shù)據(jù)技術(shù)使用的數(shù)據(jù)存儲、傳輸和處理系統(tǒng)可能存在安全漏洞，如未經(jīng)授權(quán)的訪問、數(shù)據(jù)篡改等問題，將會影響檔案管理數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。

（3）數(shù)據(jù)處置風(fēng)險。一旦數(shù)據(jù)處理不當(dāng)，可能會造成損失，如數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)破壞等，將會影響檔案管理的信譽和聲譽，同時，也會影響相關(guān)人員的利益和權(quán)益。

（4）技術(shù)人員能力風(fēng)險。大數(shù)據(jù)技術(shù)在實際應(yīng)用中需要專業(yè)的技術(shù)人員操作和維護，如果技術(shù)人員能力不足，可能會導(dǎo)致系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)被泄露等風(fēng)險問題。因此，在使用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案管理時，需要采取適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)保護措施，確保數(shù)據(jù)的安全、完整性和可靠性。同時，還需要建立完善的風(fēng)險管理機制，及時發(fā)現(xiàn)和處理風(fēng)險，避免風(fēng)險轉(zhuǎn)化為實際損失。

4.技術(shù)門檻較高問題

數(shù)據(jù)技術(shù)涉及技術(shù)領(lǐng)域的專業(yè)知識，需要一定的技能和經(jīng)驗方可掌握。問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）技術(shù)要求高。大數(shù)據(jù)技術(shù)要求從技術(shù)層面進行理解和掌握。通常需要更深入地理解和應(yīng)用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等方面的專業(yè)知識，而這些技術(shù)相對較為高級，需要相關(guān)人員具備較為深入的技能和知識，這對于一些事業(yè)單位的檔案管理人員來說比較困難。

（2）技術(shù)更新?lián)Q代快。大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展非常迅速，技術(shù)的更新?lián)Q代也非?？欤承┘夹g(shù)需要不斷更新維護，需要員工不斷學(xué)習(xí)新知識，以適應(yīng)新技術(shù)的使用。

（3）軟硬件環(huán)境要求高。大數(shù)據(jù)技術(shù)對硬件和軟件的配置要求較高，對于很多的事業(yè)單位的檔案管理而言，相關(guān)設(shè)備設(shè)施和環(huán)境的升級以及改造可能涉及一定費用的投入，制約了技術(shù)的普及和使用。

三、大數(shù)據(jù)視閾下提高事業(yè)單位檔案管理效率的策略分析

1.利用云計算技術(shù)整理和管理檔案數(shù)據(jù)

通過云計算技術(shù)可以將檔案數(shù)據(jù)進行整合和存儲，使檔案管理工作可以從實體磁盤和文件夾的管理方式，變?yōu)樵谠贫说臄?shù)據(jù)庫和存儲空間開展管理，化解了檔案數(shù)量龐大的問題。針對檔案歸檔問題，事業(yè)單位可以通過建立完善的檔案歸檔管理制度，建立清晰的歸檔分類標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格執(zhí)行，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的整理、標(biāo)注、入庫和歸檔等全過程管理。同時，云計算技術(shù)較高的可拓展性，可以很好地解決檔案數(shù)據(jù)規(guī)模擴大、讀取速度變慢等問題，提高檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用效率。在檔案管理過程中，可能存在一些知識產(chǎn)權(quán)的問題，會給事業(yè)單位帶來一定的法律風(fēng)險。因此，需要提高知識產(chǎn)權(quán)保護的水平，建立相關(guān)的知識產(chǎn)權(quán)保護制度和管理機制，做好檔案資料的保密工作。

2.利用人工智能技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)分類和精準(zhǔn)檢索

人工智能技術(shù)可以自動識別、提取、分析和推斷大量數(shù)據(jù)，分類、分析檔案數(shù)據(jù)，實現(xiàn)快速、精準(zhǔn)檢索。而通過結(jié)合深度神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案管理系統(tǒng)，人工智能可以實現(xiàn)對檔案信息特征的提取和模式識別，從而更好地提升檔案管理的效率和精確度。建立智能化的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化，將檔案資料建立在云端，提升檔案管理效率。同時，增加檔案管理系統(tǒng)的信息安全性，保護檔案資料安全。事業(yè)單位應(yīng)加強對數(shù)據(jù)源的監(jiān)控和有效的途徑，整合多種信息源，建設(shè)完整的信息資源庫，確保獲取信息的及時性和準(zhǔn)確性，從而提高信息的質(zhì)量和可靠性。

3.利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)建立檔案數(shù)據(jù)挖掘平臺

大數(shù)據(jù)分析技術(shù)可以通過對檔案數(shù)據(jù)的深層次挖掘，幫助管理人員了解數(shù)據(jù)中隱藏的信息和規(guī)律，為事業(yè)單位的發(fā)展提供信息支持。建議加強數(shù)據(jù)質(zhì)量的監(jiān)督管理和風(fēng)險控制，建立數(shù)據(jù)審查和驗證機制，提高數(shù)據(jù)的時效性和準(zhǔn)確性，聘請專業(yè)數(shù)據(jù)分析師和信息技術(shù)人才，增強數(shù)據(jù)處理和分析的專業(yè)性，從而保證數(shù)據(jù)的一致性、完整性、準(zhǔn)確性、可靠性和時效性。同時，利用數(shù)據(jù)挖掘平臺，可以提高檔案管理人員對檔案數(shù)據(jù)的理解程度，發(fā)現(xiàn)不同屬性之間的關(guān)系，提高檔案的利用價值和管理效率。

四、總結(jié)

綜上所述，本文從大數(shù)據(jù)的視角出發(fā)，探討了如何在事業(yè)單位利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高檔案管理效率的策略分析。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以為事業(yè)單位檔案管理提供更加精細(xì)、高效的管理手段，實現(xiàn)檔案信息化和數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和可靠性。在具體實踐中，還需要不斷總結(jié)和分析，不斷提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

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（作者單位：山東省鄄城縣房產(chǎn)服務(wù)中心）