唐瑞婷

摘 要：為探究數(shù)字化檔案管理模式在司法行政工作中的應(yīng)用方法，對(duì)司法行政檔案數(shù)字化管理展開分析，總結(jié)數(shù)字化管理相較于人工管理的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)、應(yīng)用要點(diǎn)及難點(diǎn)，最終以問題為導(dǎo)向，分析數(shù)字化檔案管理在司法行政工作中的具體應(yīng)用辦法。只有開發(fā)完善的檔案加密系統(tǒng)、自動(dòng)審核系統(tǒng)和存儲(chǔ)系統(tǒng)等，才能夠充分發(fā)揮數(shù)字化管理在司法行政檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理工作的整體效率。

關(guān)鍵詞：加密管理；檔案編制；數(shù)字化系統(tǒng)；司法行政檔案；數(shù)據(jù)庫(kù)管理

現(xiàn)階段人工檔案管理工作面臨著檔案信息被泄露、檔案審計(jì)不全以及檔案資料遺失等問題，對(duì)于各個(gè)機(jī)關(guān)單位的正常運(yùn)行造成一定威脅。為了有效降低檔案管理工作對(duì)司法行政造成的影響，當(dāng)前，司法行政部門需要采用數(shù)字化檔案管理工作模式，代替人工檔案管理開展檔案歸檔、編制以及審查等工作，在提高檔案管理工作效率的同時(shí)，優(yōu)化檔案管理各階段及流程的協(xié)調(diào)性。

一、數(shù)字化檔案管理在司法行政工作中的應(yīng)用表現(xiàn)及優(yōu)勢(shì)分析

1.數(shù)字化系統(tǒng)助力篩選文件資料

某地區(qū)為推動(dòng)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化，有關(guān)部門打造數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)用于檔案及案卷篩查，保障檔案資料的完整性及歸類準(zhǔn)確。從該部門的檔案管理動(dòng)態(tài)信息中可以了解到，數(shù)字化管理方式大幅度提高了案卷篩查與調(diào)檔的工作效率，如表1所示。相較于2021年檔案管理工作中實(shí)施的人工管理工作辦法，2022年采用的數(shù)字化檔案管理效果更勝一籌，滿足了司法案卷追蹤的工作需求。從該地區(qū)數(shù)字化檔案管理的實(shí)際表現(xiàn)來看，其主要做法是利用數(shù)據(jù)檔案庫(kù)存儲(chǔ)司法行政檔案資料及文件，利用數(shù)字化DDC控制系統(tǒng)實(shí)行文件資料的自動(dòng)編制與審查分類。

表1 司法局檔案管理效果動(dòng)態(tài)對(duì)比

注：歸檔分類效率按照該地區(qū)《社區(qū)矯正工作檔案管理辦法（試行）》的標(biāo)準(zhǔn)展開評(píng)估，效率評(píng)分接近100則表示符合科學(xué)分類與檔案管理的要求。

2.數(shù)字化存儲(chǔ)延長(zhǎng)檔案生命周期

司法行政機(jī)關(guān)中紙質(zhì)檔案的使用通常容易面臨檔案遺失、資料報(bào)廢等問題，對(duì)此，通過采用數(shù)字化管理系統(tǒng)開展檔案管理工作，能夠有效延長(zhǎng)司法行政機(jī)關(guān)檔案的生命周期。

首先，基于SAN等存儲(chǔ)技術(shù)的數(shù)字化檔案管理庫(kù)功能，司法行政機(jī)關(guān)中的檔案資料數(shù)據(jù)能夠作為單項(xiàng)文件存儲(chǔ)于機(jī)關(guān)磁盤中，并能通過多項(xiàng)備份用于防止檔案資料出現(xiàn)遺失現(xiàn)象。據(jù)統(tǒng)計(jì)，依靠數(shù)字化檔案管理進(jìn)行檔案資料存儲(chǔ)，一般情況下出現(xiàn)數(shù)據(jù)遺失的可能性僅有不到0.3%，較長(zhǎng)周期內(nèi)，磁盤中的檔案資料數(shù)據(jù)損壞程度普遍偏低，如SAN存儲(chǔ)技術(shù)下的數(shù)字化檔案庫(kù)存能夠?qū)n案數(shù)據(jù)或資料的丟包率控制在每年0.006％以下，能夠有效防止檔案存儲(chǔ)管理期間出現(xiàn)事故問題。

其次，司法行政機(jī)關(guān)通過配置檔案資料存儲(chǔ)機(jī)柜等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)對(duì)本地?cái)?shù)據(jù)的備份存儲(chǔ)。典型的做法有：利用卷管理器LVM Mirror打造用于檔案管理工作的存儲(chǔ)陣列，而這樣一種存儲(chǔ)陣列能夠通過數(shù)據(jù)鏡像的方式備份本地檔案數(shù)據(jù)，利用硬件中的虛擬數(shù)據(jù)庫(kù)在最大程度上保障數(shù)據(jù)的完整性。其優(yōu)勢(shì)在于利用卷管理器下的虛擬存儲(chǔ)能夠使檔案管理工作完全圍繞數(shù)字化管理的方式展開，從而有效應(yīng)對(duì)經(jīng)費(fèi)不足對(duì)檔案管理效率造成的限制，實(shí)現(xiàn)司法行政機(jī)關(guān)檔案資料異地以及長(zhǎng)期保存。

二、檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的難點(diǎn)

檔案管理數(shù)字化發(fā)展至今，仍然存在一定的技術(shù)缺陷及管理方式上的限制。首先，是數(shù)字化檔案管理下的管理安全問題。對(duì)于司法行政機(jī)關(guān)而言，統(tǒng)一管理的檔案憑證、報(bào)表以及加密文件等的保密性是檔案管理的工作核心，而數(shù)字化檔案管理需要公共網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的參與，導(dǎo)致文件及檔案在管理的過程中容易出現(xiàn)遺失與被泄露問題。據(jù)某司法行政機(jī)關(guān)統(tǒng)計(jì)，數(shù)字化檔案管理下出現(xiàn)的檔案信息被泄露事故件數(shù)高于人工檔案管理約16.7%之多，可以看出，檔案管理工作的數(shù)字化面臨著較為嚴(yán)重的檔案管理安全問題。其次，是檔案管理數(shù)字化的技術(shù)水平明顯不足，包括數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議缺乏適配性、檔案資料載入途徑匱乏和數(shù)字化管理系統(tǒng)保密性較差等問題。在一系列問題隱患的影響下，司法行政機(jī)關(guān)對(duì)數(shù)字化檔案管理模式的應(yīng)用缺乏信心，造成數(shù)字化檔案管理始終無法得到廣泛普及。

三、司法行政機(jī)關(guān)開展檔案數(shù)字化管理的建議與方法

1.OCR技術(shù)融入檔案掃描作業(yè)

（1）OCR技術(shù)與數(shù)字化檔案管理的關(guān)聯(lián)

首先，OCR技術(shù)能夠用于掃描司法行政機(jī)關(guān)的檔案資料內(nèi)容，將資料內(nèi)容以數(shù)據(jù)的形式保存于計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備當(dāng)中，以便于機(jī)關(guān)人員檢索或調(diào)用。從OCR技術(shù)助推數(shù)字化檔案管理效率的表現(xiàn)來看，OCR技術(shù)能夠借助高速掃描儀等設(shè)備，將司法行政機(jī)關(guān)中的各類檔案資料轉(zhuǎn)化為多頁(yè)的PDF文件，便于檔案資料的分類與存儲(chǔ)。其次，從OCR技術(shù)下的檔案管理效率表現(xiàn)來看，OCR技術(shù)針對(duì)紙質(zhì)檔案中的印刷體識(shí)別率能夠達(dá)到99％以上，針對(duì)紙質(zhì)檔案中的手寫體識(shí)別率能夠達(dá)到95％以上，針對(duì)紙質(zhì)檔案中的簽名體字體識(shí)別率能夠達(dá)到90％以上，針對(duì)紙質(zhì)檔案中的非中文字體識(shí)別率則能夠達(dá)到85%以上，圖像掃描的精度與準(zhǔn)確率能夠達(dá)到96％以上。從OCR技術(shù)掃描文檔資料的速度來看，常規(guī)掃描儀器對(duì)A4規(guī)格的檔案資料掃描速度能夠達(dá)到50至60頁(yè)/min，相較于常規(guī)的人工單字符輸入方法，其文字及資料處理效率能夠超出近十倍左右。因此，在司法行政機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化的道路中，選擇OCR技術(shù)服務(wù)檔案掃描與分析工作是一項(xiàng)可行的措施。

（2）OCR技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中的具體應(yīng)用流程

首先，相關(guān)部門需要選擇與司法行政機(jī)關(guān)檔案管理適配性較強(qiáng)的掃描儀器及數(shù)字化掃描軟件，如選擇OCR 7.0能夠有效處理行政機(jī)關(guān)中的數(shù)據(jù)類資料，識(shí)別精度能夠得到保障。

其次，選擇機(jī)關(guān)檔案資料開展掃描試行作業(yè)，從中調(diào)整掃描儀器的DPI、RGB以及OCR掃描下的文件合并類型。此外，手動(dòng)矯正OCR掃描中的文字圖像傾斜角度，將其控制在15度至30度之間，避免文字識(shí)別過程中出現(xiàn)較大失真情況，在此基礎(chǔ)上配合相應(yīng)的掃描參數(shù)配置，則可以著手開展司法行政機(jī)關(guān)的檔案掃描工作。例如，針對(duì)大號(hào)文字采用300及以下DPI參數(shù)展開掃描，針對(duì)小號(hào)文字采用500及以上DPI參數(shù)展開掃描，提高檔案掃描與校正的精度。

2.打造基于PD算法的數(shù)字控制系統(tǒng)

PD算法控制能夠用于數(shù)字化檔案管理的系統(tǒng)研發(fā)當(dāng)中，豐富檔案管理系統(tǒng)的邏輯判斷功能。首先，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中的PD控制算法需要采用增量型算法，以便于系統(tǒng)能夠自動(dòng)核算與審查記錄系統(tǒng)的檔案資料，要求系統(tǒng)PD控制器的算法能夠做到規(guī)避采樣時(shí)刻的累積誤差值，其計(jì)算方法則可以參考式（1）做出有效調(diào)整?；谕暾臋n案數(shù)字化管理系統(tǒng)，司法行政機(jī)關(guān)可以針對(duì)不同的檔案文件制定更為有效的管理措施。例如，某司法行政機(jī)關(guān)依靠數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建立云數(shù)據(jù)管理層，云數(shù)據(jù)管理層能夠同時(shí)支持PC、AN等端口的接入，只要具備充足的網(wǎng)絡(luò)條件以及訪問權(quán)限，司法行政機(jī)關(guān)人員可以實(shí)時(shí)調(diào)取與錄入各級(jí)檔案，并依靠有序的檔案信息庫(kù)資源開展管理。

u1=u（k-1）（1）

式（1）中，u1表示某時(shí)刻系統(tǒng)穩(wěn)態(tài)工作的控制器輸出；u（k）表示采樣時(shí)刻。

3.打造基于Dbms加密系統(tǒng)的數(shù)字化檔案管理庫(kù)

（1）選用Dbms外層工具進(jìn)行檔案加密

司法行政機(jī)關(guān)的數(shù)字化檔案管理需要著重關(guān)注檔案資料的加密性、保密性，各級(jí)部門需在數(shù)字化檔案管理的過程中運(yùn)用計(jì)算機(jī)加密系統(tǒng)來提高檔案資料的保密性。在此過程中，Dbms外層工具是提高檔案資料保密效果的不二之選。

首先，基于Dbms外層工具的數(shù)字化檔案系統(tǒng)的操作系統(tǒng)層安全能夠得到保障，借助ADS等防火墻或保密層加密檔案管理系統(tǒng)的操作系統(tǒng)層，進(jìn)入數(shù)字檔案庫(kù)的人員必須具備相應(yīng)的權(quán)限，才能夠調(diào)取或管理檔案資料。

其次，基于Dbms內(nèi)核層的檔案管理加密能夠在檔案存取前實(shí)現(xiàn)加密，利用司法行政機(jī)關(guān)獨(dú)有的服務(wù)器端口開展管理控制，降低數(shù)據(jù)庫(kù)加密管理對(duì)系統(tǒng)服務(wù)器造成的負(fù)載，并保障司法行政機(jī)關(guān)檔案內(nèi)容的安全。

（2）選擇有效的Dbms加密算法

不同的加密算法適用于不同的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，司法行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)酌情對(duì)加密算法展開分析與選擇。首先，如果司法行政機(jī)關(guān)期望采用密鑰系統(tǒng)保護(hù)司法行政機(jī)關(guān)金融數(shù)據(jù)安全，則Dbms加密工具中的算法可以采用DEA算法，該算法的原理為：假設(shè)管理司法行政單位金融數(shù)據(jù)及檔案中共設(shè)有n個(gè)管理單元，有m種管理單元表示檔案歸檔，S種管理單元表示調(diào)出檔案數(shù)據(jù)，則DEA算法能夠根據(jù)輸入與輸出的檔案數(shù)據(jù)展開權(quán)向量分析，最終得出最佳的效率評(píng)價(jià)指數(shù)，保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全。其次，如果司法行政機(jī)關(guān)期望數(shù)字化檔案管理能夠規(guī)避暴力破解的威脅，則Dbms外層工具采用的加密算法可以參考Triple DEA加密算法，該算法將數(shù)據(jù)的加密模塊分為三個(gè)層面，有效延長(zhǎng)檔案管理系統(tǒng)密鑰的長(zhǎng)度，最終用于避免外部攻擊司法行政機(jī)關(guān)檔案系統(tǒng)而造成檔案泄露問題。除此之外，Aes加密算法、RC5分組密碼算法等都能夠應(yīng)用到司法行政機(jī)關(guān)的檔案管理中，提高數(shù)字化檔案管理工作的安全系數(shù)。

（3）設(shè)置相應(yīng)的檔案加密單位

如果將司法行政機(jī)關(guān)的檔案資料及文件視作為整體，檔案加密則是通過加密算法對(duì)所有檔案文件進(jìn)行加密覆蓋，使相關(guān)人員能夠在解密后調(diào)用與修改所有數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案內(nèi)容。但這種加密方法面臨的風(fēng)險(xiǎn)，如當(dāng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)加密層被破解之后，所有檔案文件及資料的保密性都將受到威脅。對(duì)此，現(xiàn)階段司法行政機(jī)關(guān)的數(shù)字化檔案管理應(yīng)當(dāng)選擇合理的加密單位，對(duì)內(nèi)部的檔案及文件進(jìn)行分類加密與保護(hù)。例如，某司法行政機(jī)關(guān)針對(duì)“行政單位財(cái)務(wù)憑證及報(bào)表”的檔案資料實(shí)施加密保護(hù)，并以文件為單位進(jìn)行磁盤加密。通過將文件中的TXT、PDF等歸類，將所有的子文件合成一個(gè)集，每一個(gè)集對(duì)應(yīng)一項(xiàng)專門的管理密鑰。在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)解密的過程中，相關(guān)人員需通過數(shù)據(jù)庫(kù)接口模塊展開檔案文件檢索，查找到相應(yīng)的文件之后實(shí)施管理權(quán)限審核與解密，解密過程由系統(tǒng)的Dbms函數(shù)算法進(jìn)行自動(dòng)審查，解密算法中的密鑰運(yùn)行公式如式（2）所示。

Ki1=（T1，R1，Cj）（2）

式（2）中，Ki1表示數(shù)據(jù)密鑰；T1表示表密鑰；R1表示待加密的記錄參數(shù)；Cj表示加密字段屬性。

4.構(gòu)建數(shù)字化檔案管理中的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議

網(wǎng)絡(luò)協(xié)議是保障數(shù)字化檔案管理運(yùn)營(yíng)的關(guān)鍵，通過采用保密性強(qiáng)、傳輸效率高的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議進(jìn)行司法行政機(jī)關(guān)檔案管理，能夠確保檔案管理工作效果?，F(xiàn)階段司法行政機(jī)關(guān)在數(shù)字化檔案管理中可選擇的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議有FTP協(xié)議、NFS協(xié)議、SFTP協(xié)議、SMB及CIFS協(xié)議等，不同網(wǎng)絡(luò)協(xié)議的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)存在一定差異。例如，F(xiàn)TP網(wǎng)絡(luò)協(xié)議基于Client將需要保存或管理的檔案文件傳輸至Server當(dāng)中，且根據(jù)需要的不同，F(xiàn)TP網(wǎng)絡(luò)協(xié)議下的檔案?jìng)鬏斂梢圆捎肁SCII傳輸以及二進(jìn)制傳輸，在完成建立司法行政機(jī)關(guān)網(wǎng)絡(luò)客戶端端口的基礎(chǔ)上，客戶端的數(shù)據(jù)檔案能夠通過主動(dòng)模式傳輸至檔案管理系統(tǒng)中，且每一次傳輸都對(duì)應(yīng)獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)碼，不會(huì)因網(wǎng)絡(luò)問題而出現(xiàn)傳輸故障與數(shù)據(jù)鏈接關(guān)閉的情況。在特定的工作情況下，司法行政機(jī)關(guān)的檔案資料需要經(jīng)過子系統(tǒng)存儲(chǔ)至本地網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其間需要采用FTP網(wǎng)絡(luò)協(xié)議下的Tenex模式進(jìn)行處理。通過將FTP網(wǎng)絡(luò)協(xié)議完全融入數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中，能夠有效提高司法行政機(jī)關(guān)的檔案管理工作效率。

5.選擇合適的檔案存儲(chǔ)路徑與方式

首先，數(shù)字化檔案存儲(chǔ)可以依靠存儲(chǔ)區(qū)域網(wǎng)絡(luò)以及高速光線通道等完成，用于提高司法行政機(jī)關(guān)檔案存儲(chǔ)與服務(wù)器管理速率，并借助網(wǎng)絡(luò)的傳輸功能實(shí)現(xiàn)檔案管理的實(shí)體連接。首先，在數(shù)字化檔案管理存儲(chǔ)區(qū)域網(wǎng)絡(luò)的選擇上，相關(guān)部門可以采用NAS網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)的方式管理文件級(jí)操作，并利用軟硬件實(shí)施對(duì)用戶口令的保護(hù)及信息管理。據(jù)數(shù)據(jù)分析，NAS網(wǎng)絡(luò)連接存儲(chǔ)下的檔案文件丟失率能夠控制在0.08%以下，網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部通過3層及以上的管理層監(jiān)控用戶口令，使存儲(chǔ)檔案資料的磁盤陣列不需要借助服務(wù)器便能實(shí)現(xiàn)安全化管理。其次，高速光纖存儲(chǔ)網(wǎng)絡(luò)的選擇上可以參考SAN，在該光纖存儲(chǔ)通道中，司法行政機(jī)關(guān)的管理人員能夠依靠光纖通道的協(xié)議進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)傳輸，將司法行政機(jī)關(guān)檔案資料安全存儲(chǔ)于專屬的設(shè)備中，由主機(jī)統(tǒng)一負(fù)責(zé)服務(wù)與管理。從SAN光纖通道的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)來看，利用SAN處理檔案文件來代替一般光纖網(wǎng)絡(luò)的檔案管理辦法，有利于使文件的傳輸速率達(dá)到4Gbps及以上，傳輸速率相較以往提高近30%。

四、結(jié)語

總的來說，通過將數(shù)字化檔案管理模式融入司法行政工作當(dāng)中，能夠有效解決人工管理對(duì)檔案管理工作帶來的不便及效率不足的問題，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的保密化、高效化。因此，司法行政部門需要著手研究數(shù)字化檔案管理工作計(jì)劃及辦法，加大開發(fā)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的工作力度，不斷研發(fā)新型檔案管理數(shù)據(jù)功能，以提升司法行政工作中的檔案管理效益，營(yíng)造良好的工作及服務(wù)環(huán)境。

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（作者單位：鄆城縣司法局）