雷羽萍

合同管理的內(nèi)涵 至今，無論是在理論上還是在實(shí)踐中，都沒有一個(gè)比較統(tǒng)一而精確的合同管理定義。一般情況下，根據(jù)合同管理工作開展的時(shí)間，可以將合同管理工作劃分為兩個(gè)階段，第一階段，合同簽署階段，對簽約對象進(jìn)行履約能力調(diào)查，公司相關(guān)部門對合同條款進(jìn)行審查，這個(gè)階段對合約管理來說是一個(gè)關(guān)鍵的階段，合同管理中的主要風(fēng)險(xiǎn)大部分都在該時(shí)期，此時(shí)期的工作將決定整個(gè)合同管理工作的成敗。第二個(gè)環(huán)節(jié)是合同的執(zhí)行，它主要是指合同的變更、解除、終止、轉(zhuǎn)讓，以及合同的結(jié)算以及合同的執(zhí)行的監(jiān)督。這一步是合同實(shí)施的關(guān)鍵，不能忽略。第三是合同監(jiān)督評價(jià)階段。對于內(nèi)部控制制度健全的公司，法律部口、審計(jì)部口等會對有關(guān)業(yè)務(wù)部口的合同管理情況展開評估和監(jiān)督，找出合同管理工作中的不足之處，從而讓公司的合同管理過程變得更完善、更有效地執(zhí)行。這一階段對于提升公司合約管理的層次起到了巨大的促進(jìn)作用，應(yīng)該引起公司各級管理者的高度關(guān)注。要指出的是，合同管理工作并不是一項(xiàng)獨(dú)立的工作，它經(jīng)常與其他方面的工作產(chǎn)生互動，互相依賴，例如，在物資采購管理中，采購合同管理是非常重要的一環(huán)，而項(xiàng)目合同管理是項(xiàng)目管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，同時(shí)，由于合同是公司會計(jì)核算時(shí)的主要原始憑證，因此，合同管理工作也會直接影響到公司的財(cái)務(wù)管理活動。

合同管理的作用 合同作為一種重要的業(yè)務(wù)活動，在國際貿(mào)易中起著重要作用。在我國，隨著法律制度和環(huán)境的不斷完善，人們的法律觀念和法律意識也在不斷增強(qiáng)，公司的各個(gè)層級的管理者都已經(jīng)開始認(rèn)識到，加強(qiáng)合同管理工作，對于提高公司員工的法律意識、預(yù)防經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)起到了非常重要的作用。在企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理制度和內(nèi)部控制體系中，合同管理已經(jīng)占據(jù)了非常重要的地位，從某種意義上來說，合同管理的質(zhì)量對企業(yè)的經(jīng)營成功起到了決定性的作用。高效的合同管理不僅可以提高公司的抗御風(fēng)險(xiǎn)的能力，還可以提高公司的運(yùn)營管理效率，在公司戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)中起著至關(guān)重要的作用。

合同管理的有效性有助于公司減少運(yùn)作費(fèi)用，從而達(dá)到公司利益最大化的目的。利潤是由收入和成本兩個(gè)因素來確定的，公司營業(yè)收入的增長主要取決于其所提供的產(chǎn)品與服務(wù)的競爭能力，同時(shí)，若能加強(qiáng)公司的內(nèi)部管理，則能有效地改善公司的運(yùn)作效能，減少公司的營運(yùn)費(fèi)用。在合同管理中，良好的合同管理是保證合同能夠順利執(zhí)行的重要因素之一，這也降低了交易雙方之間的不信任程度，讓公司的存貨的采購和銷售過程變得更為順利，這對降低庫存積壓，增加流通市場的周轉(zhuǎn)，從而降低運(yùn)營成本有很大幫助。

有效地進(jìn)行合同管理，可以提高公司的經(jīng)營效率。企業(yè)采購材料和設(shè)備、提供服務(wù)、對外銷售、融資等，在某種程度上，合同已經(jīng)變成了企業(yè)與外部環(huán)境進(jìn)行經(jīng)濟(jì)交流的一種重要手段。如果企業(yè)的合同管理水平較低，那么就會造成所簽署的合同很難順利履行，從而對公司的經(jīng)營管理活動造成不利的影響。相反地，健全的合同管理能夠促進(jìn)交易的成功進(jìn)行，這樣一方面可以提高公司的信用度，對未來進(jìn)行相似的交易也會有所幫助。另一方面，也可以提高公司對這些經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行管理的效率，對公司實(shí)現(xiàn)其所設(shè)定的運(yùn)營目標(biāo)也有幫助。

管理層對合同管理工作不重視 許多管理人員缺少基本的法律知識，而且他們的風(fēng)險(xiǎn)意識也不強(qiáng)。許多領(lǐng)導(dǎo)甚至覺得，合同審批只是一個(gè)簡單的流程，但是，他們并沒有認(rèn)識到自己在合同審批中應(yīng)該起到的風(fēng)險(xiǎn)控制的作用。一家企業(yè)的一項(xiàng)合同，要經(jīng)過項(xiàng)目公司的機(jī)構(gòu)和有關(guān)部門的批準(zhǔn)，往往要花上將近一個(gè)月的時(shí)間，但是，由于下屬企業(yè)迫切需要相應(yīng)的材料和服務(wù)，所以，他們不得不提前完成。合同拆分同樣適用隸屬單位，但是機(jī)關(guān)總部有關(guān)部門的審批時(shí)間太長，會對正常的生產(chǎn)經(jīng)營造成不利的影響，所以可以采用合同拆分的方式，來提高合同簽訂的效率。對合同執(zhí)行情況的跟蹤，除了流于形式之外，還有一個(gè)因素就是業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)沒有給予足夠的重視，一些合同承辦部門領(lǐng)導(dǎo)并沒有意識到這項(xiàng)控制對于財(cái)務(wù)部口的重要意義，他們覺得某一項(xiàng)工作并不重要，只是做做樣子而已，還有人覺得是財(cái)務(wù)部把自己的工作推給了其他業(yè)務(wù)部口。沒有對簽約人的資格進(jìn)行審查，這也說明了管理層并沒有將合同管理放在心上。

信息與溝通渠道不暢 在企業(yè)內(nèi)部控制中，信息和交流是企業(yè)內(nèi)部控制的重要組成部分。但是，因?yàn)閲蟮捏w制性壁壘，使得該公司機(jī)關(guān)總部的有關(guān)部門太過官僚主義，他們把自己當(dāng)成該公司的上級主管部門，企業(yè)與企業(yè)之間的溝通是一件非常困難的事情，而管理制度的死板又使溝通付出了巨大的代價(jià)。另外，在對合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查的工作中，因?yàn)楹贤修k部門與財(cái)務(wù)部口的溝通不夠，合同承辦部門沒有認(rèn)識到該工作對公司財(cái)務(wù)管理工作的重要意義，有些合同承辦人員還覺得這應(yīng)該是財(cái)務(wù)部門應(yīng)該做的工作，各種交流障礙導(dǎo)致了對合同執(zhí)行情況的檢查這項(xiàng)控制措施難以落實(shí)。總而言之，項(xiàng)目單位之間缺少有效的交流，導(dǎo)致項(xiàng)目實(shí)施過程中所制定的合約管理對策，在實(shí)際操作中受到了很大的影響。

管理權(quán)責(zé)不清晰 將管理權(quán)責(zé)明確，并將其執(zhí)行到位，讓公司的員工能夠做到各司其職、各盡其能，那么，整個(gè)組織就會處于一種高效運(yùn)轉(zhuǎn)的狀態(tài)，從而提高經(jīng)營效率。反之，如果在管理中的權(quán)責(zé)不清楚，就會導(dǎo)致各個(gè)部門之間的互相推諉，而不能將具體的職責(zé)明確到人。企業(yè)高層希望個(gè)人具有充分的主觀能動性，能夠積極地帶頭，幫助公司解決問題，但是并沒有賦予他們相應(yīng)的權(quán)利。

提高管理層對內(nèi)部控制的重視程度 由于大部分的內(nèi)部控制工作，都需要多個(gè)部門的協(xié)同和合作，而這些工作又必須要有上層領(lǐng)導(dǎo)的全面協(xié)調(diào)，所以可以說，在內(nèi)部控制的實(shí)施過程中，管理人員的關(guān)注程度是至關(guān)重要的。在包括公司在內(nèi)的很多企業(yè)中，對內(nèi)部控制的構(gòu)建更多的是為了滿足監(jiān)管部門或上級的要求，而沒有受到管理者的充分關(guān)注。本公司是在整體規(guī)劃的基礎(chǔ)上進(jìn)行改組，盡管制定了一系列的規(guī)則，但是在組織結(jié)構(gòu)和企業(yè)文化上還沒有得到有效的整合。大部分下屬企業(yè)仍然沿用改制之前的運(yùn)作方式，企業(yè)的主要負(fù)責(zé)人都是工程師，他們更注重項(xiàng)目的質(zhì)量，而不注重內(nèi)部控制。為了解決目前公司存在的問題，應(yīng)該加強(qiáng)對中層以上領(lǐng)導(dǎo)的內(nèi)部控制方面的培訓(xùn)，讓管理層認(rèn)識到內(nèi)部控制對企業(yè)經(jīng)營管理的重要促進(jìn)作用。在加強(qiáng)內(nèi)控教育和宣傳的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)確立內(nèi)控負(fù)責(zé)人的責(zé)任體系。在工程公司，企業(yè)管理部門的內(nèi)控工作是由部門統(tǒng)一管理部門進(jìn)行的，但是企業(yè)管理部門的內(nèi)控工作很難與其他部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，從而使得企業(yè)管理部門的內(nèi)控工作得到更好地執(zhí)行。很多部門的人都覺得，內(nèi)控是財(cái)務(wù)部門和法律部門的事情，跟他們沒有任何關(guān)系。工程公司的一把手，必須身為內(nèi)控的負(fù)責(zé)人，他要對內(nèi)控進(jìn)行宣傳，并且要起到表率的作用，這樣才能讓公司里的每一個(gè)人，都意識到他們也是內(nèi)控系統(tǒng)的一部分，讓他們形成一種自覺遵守內(nèi)控系統(tǒng)的行為，這樣，他們的內(nèi)控系統(tǒng)就會得到質(zhì)變。

改善企業(yè)內(nèi)部消息傳播效率 內(nèi)部信息交流是以內(nèi)部匯報(bào)的方式，在公司各級管理層間進(jìn)行交流和交流的過程。關(guān)于合同的管理，對合同進(jìn)行審核，對合同執(zhí)行進(jìn)行跟蹤，就是對其進(jìn)行內(nèi)部信息交流的最佳體現(xiàn)。企業(yè)中出現(xiàn)了一些問題，比如合同審批效率低下，合同履約跟蹤流于形式，這些問題都與企業(yè)內(nèi)部的信息不暢通有關(guān)。因?yàn)樗鶎賳挝坏母鱾€(gè)部門都是各自為政，而且工程公司機(jī)關(guān)總部的各個(gè)業(yè)務(wù)部門都是官僚主義的，部門間的交流十分困難，這就造成了合同審批的效率很低。面對這樣的局面，我們可以在一定程度上擴(kuò)大交流的途徑，在企業(yè)會議、內(nèi)部匯報(bào)等正規(guī)交流之外，還可以用OA、 Email、 QQ、微信等手段來交流，以求更好地交流。另一方面，可在該公司的內(nèi)部構(gòu)建一個(gè)內(nèi)部控制運(yùn)行反饋系統(tǒng)，在該公司高層領(lǐng)導(dǎo)的參與下，下屬單位的同級及上級部門的領(lǐng)導(dǎo)可以定期舉行內(nèi)部控制工作討論會，對其中包含了合同管理在內(nèi)的內(nèi)部控制體系運(yùn)行過程中產(chǎn)生的問題進(jìn)行探討，并共同探討對其進(jìn)行改進(jìn)的方法。當(dāng)然，通過加強(qiáng)部門之間的聯(lián)系，以提升合同的審核效率也是一個(gè)辦法，此外，工程公司還可以通過簡化審核程序，以節(jié)省審核時(shí)間，并建議，在本項(xiàng)目的審核過程中，將企業(yè)管理法規(guī)主任和公司總經(jīng)理這兩個(gè)職位的審核程序去掉。因?yàn)樵摵贤暮戏l款已經(jīng)被企業(yè)管理和法規(guī)處的法務(wù)科審查過，因此企業(yè)管理和法規(guī)處的主任不再需要企業(yè)管理和法規(guī)處的審查。公司總經(jīng)理應(yīng)當(dāng)將自己的注意力放在公司的主要運(yùn)營和管理決策上，而不是去關(guān)注那些無關(guān)緊要的事情，況且，在一些重要的經(jīng)濟(jì)問題上，公司的總經(jīng)理已經(jīng)有了自己的發(fā)言權(quán)，而對合同條款的詳細(xì)內(nèi)容并不是總經(jīng)理的專長，總經(jīng)理參加合同的批準(zhǔn)沒有太大的必要。

加強(qiáng)合同管理人員教育培訓(xùn) 企業(yè)應(yīng)該在培訓(xùn)開始之前，以通告或面談的方式向受訓(xùn)者做好相關(guān)的知識宣傳，使受訓(xùn)者對培訓(xùn)的意義有一個(gè)清楚的了解，以便事先了解培訓(xùn)內(nèi)容，做好準(zhǔn)備工作。在培養(yǎng)過程中應(yīng)注意：一是培養(yǎng)內(nèi)容的選擇；在課程選擇上，除了對法律條文和公司內(nèi)部規(guī)章制度的學(xué)習(xí)外，還應(yīng)結(jié)合具體的個(gè)案；不僅要加強(qiáng)對學(xué)生的教育訓(xùn)練，還要加強(qiáng)對學(xué)生的實(shí)際工作方法的訓(xùn)練。主要涉及民法通則、合同法、物權(quán)法、擔(dān)保法等有關(guān)公司業(yè)務(wù)方式的法律、規(guī)章等。公司內(nèi)部規(guī)章制度方面的培訓(xùn)，應(yīng)該包含本公司及上級公司制定的需要本公司實(shí)施的與合同、招投標(biāo)、訴訟、經(jīng)營投資相關(guān)的管理制度和公司內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)。如果公司已經(jīng)制定了合同模式和格式合同，或者是要根據(jù)上級公司的合同模式和格式合同來編寫，那么還必須要講解如何應(yīng)用這些合同模式和格式合同。第二，在訓(xùn)練方式上進(jìn)行革新。在培訓(xùn)形式的選擇上，要打破傳統(tǒng)的講授式培訓(xùn)的模式，將案例教學(xué)、小組討論、業(yè)務(wù)模擬等多種形式結(jié)合起來，也可以通過針對一些問題下發(fā)工作指引指南、規(guī)范通知等形式，更快地讓員工對各類法律法規(guī)和規(guī)章流程進(jìn)行熟悉。第三，選對培訓(xùn)教師?？梢赃x擇外單位的專家老師、外聘法律顧問或公司的相關(guān)專家作為培訓(xùn)老師，可以邀請外部老師來培訓(xùn)法律法規(guī)，也可以邀請公司的內(nèi)部老師來培訓(xùn)公司的內(nèi)部規(guī)章制度，還可以邀請外聘法律顧問來對合同管理操作風(fēng)險(xiǎn)防范進(jìn)行培訓(xùn)。

作者單位：中金（西安）投資開發(fā)有限公司