董文雅
(奧園集團(tuán)有限公司,廣東 廣州 510000)
與一般企業(yè)相比,集團(tuán)企業(yè)無論業(yè)務(wù)規(guī)模還是經(jīng)營規(guī)模都持續(xù)增加,如果依舊采用傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式,不僅需要成立多個(gè)財(cái)務(wù)部門,同時(shí)對(duì)財(cái)務(wù)人員需求量較大,無法實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)集中管理。因此,通過建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心,將集團(tuán)企業(yè)各子公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)集中到共享中心中,提高集團(tuán)對(duì)內(nèi)部財(cái)務(wù)工作的掌控能力,提升企業(yè)整體財(cái)務(wù)管理水平。
第一,有利于強(qiáng)化集中管控。集團(tuán)企業(yè)業(yè)務(wù)眾多,勢必會(huì)削弱自身的管控能力,通過組建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,在新業(yè)務(wù)拓展中不必安排過多的財(cái)務(wù)部門、財(cái)務(wù)人員,借助財(cái)務(wù)共享中心拓展能夠增強(qiáng)組織靈活性,還能夠新業(yè)務(wù)提供數(shù)據(jù)支撐,將集團(tuán)內(nèi)部所有業(yè)務(wù)集中到中心處理,大幅提升集中管控水平。傳統(tǒng)財(cái)務(wù)模式下,集團(tuán)企業(yè)資金管理較為分散,部分子公司閑置資金較多,但有些子公司資金運(yùn)轉(zhuǎn)困難,造成內(nèi)部資金矛盾,影響資金使用率,同時(shí)還容易造成資金浪費(fèi)。通過構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心能夠解決上述問題,便于集團(tuán)企業(yè)對(duì)資金集中調(diào)配,提高資金利用率,盤活企業(yè)閑置資金。
第二,有利于集團(tuán)企業(yè)成本領(lǐng)先戰(zhàn)略實(shí)施。傳統(tǒng)財(cái)務(wù)模式下,集團(tuán)企業(yè)需要聘請(qǐng)的財(cái)務(wù)人員眾多,而財(cái)務(wù)共享中心模式下,設(shè)置專人專崗可以極大程度減少財(cái)務(wù)人員配備,大大簡化了財(cái)務(wù)工作流程,降低企業(yè)在人員招聘、培養(yǎng)、薪資等方面成本。
第三,有利于企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制。一是通過財(cái)務(wù)共享中心,能夠促進(jìn)集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)制度、內(nèi)部控制制度具有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),在共享中心平臺(tái)設(shè)置統(tǒng)一流程,由中心負(fù)責(zé)所有財(cái)務(wù)業(yè)務(wù),改變了傳統(tǒng)手工操作傳輸弊端,減少人為因素所導(dǎo)致的失誤,提升企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管控水平。二是財(cái)務(wù)共享中心將所有子公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ),改變了子公司各自獨(dú)立會(huì)計(jì)核算模式,便于集團(tuán)企業(yè)對(duì)各子公司的有效監(jiān)控,能夠在很大程度上杜絕內(nèi)部徇私舞弊問題。
第一,試點(diǎn)階段。集團(tuán)企業(yè)可以選擇一家子公司作為試點(diǎn),對(duì)于試點(diǎn)中暴露出來的問題進(jìn)行深入分析、針對(duì)性完善。根據(jù)試點(diǎn)成效,逐漸將試點(diǎn)效果好的情況推廣到其他子公司,即將其他子公司也納入集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心管理,在試點(diǎn)階段同時(shí)落實(shí)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制建設(shè)工作。
第二,推廣階段。集團(tuán)企業(yè)從內(nèi)部推廣入手,通過多元化的宣傳手段,讓企業(yè)上下都能夠認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)重要性,能夠接受新的財(cái)務(wù)管理模式。同時(shí),還需要做好原有系統(tǒng)與財(cái)務(wù)共享中心系統(tǒng)之間的聯(lián)系,消除數(shù)據(jù)壁壘,解決財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不集中的問題,進(jìn)一步提升集團(tuán)企業(yè)數(shù)據(jù)處理水平。
第三,整合階段。對(duì)于試點(diǎn)、推廣階段效果不斷提升基礎(chǔ)上,應(yīng)該對(duì)集團(tuán)企業(yè)中各子公司進(jìn)行有效整合,真正發(fā)揮集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的作用。
盡管不同集團(tuán)企業(yè)在內(nèi)外部環(huán)境上有所差異,但財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)目標(biāo)無外乎以下幾種:第一,控制成本。在財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)過程中,必須注重對(duì)各項(xiàng)資源的優(yōu)化整合,精簡崗位、消除冗余部門,切實(shí)控制財(cái)務(wù)管理成本;第二,控制風(fēng)險(xiǎn)。通過扁平化管理模式,完善企業(yè)內(nèi)部管理制度,保證集團(tuán)上下統(tǒng)一,切實(shí)加大內(nèi)部控制力度,提高風(fēng)險(xiǎn)控制效果,避免風(fēng)險(xiǎn)對(duì)企業(yè)運(yùn)營造成的損失;第三,財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型。集團(tuán)企業(yè)通過調(diào)整財(cái)務(wù)組織機(jī)構(gòu),對(duì)財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化,推動(dòng)財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型,保證企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的完整性、科學(xué)性、及時(shí)性,能夠?yàn)槠髽I(yè)決策提供有力參考。
在組織結(jié)構(gòu)設(shè)置過程中,需要考慮以下因素:第一,集團(tuán)財(cái)務(wù)部下成立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,保證財(cái)務(wù)政策能夠及時(shí)傳達(dá)到集團(tuán)各個(gè)分公司、部門單位中,提高財(cái)務(wù)政策落實(shí)效果。集團(tuán)總部對(duì)服務(wù)中心、財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一管理,強(qiáng)化集團(tuán)整體管控水平;第二,各子公司、項(xiàng)目部保留財(cái)務(wù)部門,保持原有財(cái)務(wù)框架,根據(jù)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)要求調(diào)整下屬財(cái)務(wù)部門職能??偛控?fù)責(zé)頂層設(shè)計(jì),由下屬企業(yè)落實(shí)這些政策,下屬企業(yè)各財(cái)務(wù)部門將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)上傳到共享中心,由共享中心進(jìn)行統(tǒng)一處理;第三,保留下屬企業(yè)以及項(xiàng)目部應(yīng)有權(quán)利,關(guān)注各下屬企業(yè)的核心競爭力問題,通過有效措施調(diào)動(dòng)各級(jí)子公司積極性。
1.固定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)
在財(cái)務(wù)共享中心模式下,集團(tuán)企業(yè)固定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程體現(xiàn)在:第一,各子公司在購置、建造固定資產(chǎn)時(shí),應(yīng)該向共享中心提出申請(qǐng),按照相關(guān)的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審批,同時(shí)保證固定資產(chǎn)建造或購置符合相關(guān)法律法規(guī)。申請(qǐng)審批通過后應(yīng)該及時(shí)對(duì)固定資產(chǎn)臺(tái)賬信息進(jìn)行變更,并將信息上傳至共享服務(wù)平臺(tái)中。第二,做好固定資產(chǎn)標(biāo)識(shí)工作,借助二維碼技術(shù)、條形碼技術(shù)等,通過身份標(biāo)識(shí)方便固定資產(chǎn)盤點(diǎn),減少人為盤點(diǎn)失誤,同時(shí)也能夠簡化固定資產(chǎn)管理流程。第三,總部負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)購置工作,固定資產(chǎn)折舊由使用者負(fù)責(zé)。財(cái)務(wù)共享中心模式下,采用自動(dòng)化處理模式處理固定資產(chǎn)折舊費(fèi)用分?jǐn)偣ぷ?。第四,引入信息系統(tǒng)后,能夠在系統(tǒng)中完成日常操作,還能自動(dòng)形成總賬憑證。
2.應(yīng)收賬款管理業(yè)務(wù)
利用財(cái)務(wù)共享中心集中結(jié)算模塊、網(wǎng)銀系統(tǒng)等,形成統(tǒng)一的銷售結(jié)算平臺(tái),相關(guān)資金業(yè)務(wù)與集團(tuán)總部直接對(duì)接,大大優(yōu)化了應(yīng)收賬款管理業(yè)務(wù)流程。業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、共享中心各司其職,大幅提升應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率。
(4)降低水灰比可以提高混凝土的強(qiáng)度,通過試驗(yàn)可以找到一個(gè)水灰比的最佳值,從而使混凝土的各項(xiàng)性能得到改善,同時(shí)使水泥水化時(shí)有足夠量的水溶解石膏,保證硫酸根離子的濃度,改善外加劑與水泥的相容性。
第一,業(yè)務(wù)部門在新的應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)流程下,核算業(yè)務(wù)量大大減少,能夠從基礎(chǔ)性財(cái)務(wù)工作中解脫出來,按照合同進(jìn)行客戶結(jié)算;第二,財(cái)務(wù)部門主要是負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)務(wù)部門提供資料的審核,并與業(yè)主對(duì)接,督促業(yè)主方按時(shí)完成相關(guān)款項(xiàng)的結(jié)算工作。財(cái)務(wù)部門對(duì)會(huì)計(jì)期間項(xiàng)目后續(xù)成本重新估算,根據(jù)重新估算結(jié)果修訂合同條款,并及時(shí)將結(jié)果上傳到共享中心;第三,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心則需要根據(jù)各子公司、項(xiàng)目部提交的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)加以處理,按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)處理數(shù)據(jù),提升應(yīng)收賬款管理效率,同時(shí)為實(shí)現(xiàn)集團(tuán)集中收支目標(biāo)做出貢獻(xiàn)。
3.應(yīng)付賬款管理業(yè)務(wù)
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模式下應(yīng)付賬款管理業(yè)務(wù)流程包括三個(gè)重要環(huán)節(jié):第一,預(yù)算編制與審核。根據(jù)集團(tuán)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo),結(jié)合當(dāng)前企業(yè)實(shí)際情況分解戰(zhàn)略目標(biāo),將其分解細(xì)化成二級(jí)、三級(jí)預(yù)算目標(biāo),并對(duì)預(yù)算進(jìn)行有效審批。預(yù)算通過后,可以將預(yù)算數(shù)據(jù)作為集團(tuán)企業(yè)應(yīng)付賬款工作參考數(shù)據(jù),各子公司、各部門采購業(yè)務(wù)必須符合預(yù)算要求,而該環(huán)節(jié)必須注意風(fēng)險(xiǎn)控制、成本控制等事項(xiàng)。
第二,業(yè)務(wù)部門初審。盡管財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模式下減少了業(yè)務(wù)部門工作量,但財(cái)務(wù)部門人員依舊需要加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系,能夠及時(shí)核實(shí)業(yè)務(wù)準(zhǔn)確性,根據(jù)初步審核結(jié)果完成預(yù)算編制,為保證預(yù)算合理性需要對(duì)其進(jìn)行不斷調(diào)整,為應(yīng)付賬款管理提供依據(jù)。
第三,業(yè)務(wù)審查。通過有效的業(yè)務(wù)審查能夠及時(shí)挖掘潛在風(fēng)險(xiǎn),具體審查內(nèi)容包括對(duì)業(yè)務(wù)資料真實(shí)性審查、業(yè)務(wù)發(fā)生是否滿足預(yù)算目標(biāo)。審查后需要詳細(xì)記錄審查過程與結(jié)果,并上報(bào)給集團(tuán)考核部門,明確今后重點(diǎn)管控業(yè)務(wù)內(nèi)容。
4.費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)
第一,財(cái)務(wù)共享中心設(shè)置自主報(bào)銷系統(tǒng),員工可自行注冊賬號(hào),根據(jù)內(nèi)部數(shù)據(jù)庫生成報(bào)銷所需信息,如姓名、崗位、賬戶、報(bào)銷內(nèi)容等等,每次報(bào)銷可以直接使用,避免重復(fù)填寫;第二,通過掃描影像系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)批量掃描,并自動(dòng)生成編碼,能夠?qū)υ紤{證進(jìn)行快速歸類整理,并以圖片形式存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中,安全性更高、保存成本更低;第三,業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)可以線上審批資料,能夠消除空間、時(shí)間對(duì)報(bào)銷審批的限制,按照相關(guān)審批標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審批,對(duì)符合預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)的給予報(bào)銷;第四,財(cái)務(wù)共享中心人員根據(jù)系統(tǒng)原始票據(jù)圖片審批與核查,對(duì)票據(jù)真實(shí)性、時(shí)間、金額、出差路線等內(nèi)容進(jìn)行核實(shí);第五,通過審核后可以自動(dòng)記賬,財(cái)務(wù)可進(jìn)行報(bào)銷費(fèi)支付。若審核未通過,則需要進(jìn)行實(shí)際詢問,然后再?zèng)Q定是否支付報(bào)銷費(fèi)用。
第一,財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)。建立財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)改變傳統(tǒng)手工做賬模式,采用電子化記賬模式,讓整個(gè)記賬過程簡潔,避免二次憑證輸入。將財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)對(duì)接,能夠自動(dòng)生成定期財(cái)務(wù)報(bào)表;第二,電子影像系統(tǒng)。為了切實(shí)提升財(cái)務(wù)管理工作效率,利用電子影像系統(tǒng)進(jìn)行票據(jù)審核、原始憑證查閱等,可以發(fā)揮自動(dòng)掃描、自動(dòng)檢索等,能夠加快財(cái)務(wù)人員信息處理速度。例如,在費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)中,可以利用電子影像系統(tǒng)將相關(guān)憑證傳輸?shù)劫M(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)當(dāng)中,能夠自動(dòng)生成編號(hào);第三,銀企互聯(lián)系統(tǒng)。集團(tuán)企業(yè)運(yùn)營過程中,資金管理作為財(cái)務(wù)管理重點(diǎn),應(yīng)付賬款等業(yè)務(wù)都涉及資金支付。以往通過柜臺(tái)轉(zhuǎn)賬付款、網(wǎng)上銀行付款等方式,但借助銀企互聯(lián)付款能夠提升付款效率,能夠?qū)崿F(xiàn)集團(tuán)企業(yè)與銀行間數(shù)據(jù)的交互;第四,網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)。線上報(bào)銷需要由網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)作為支撐,借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),可以直接將電子報(bào)銷憑證上傳到平臺(tái)中,通過填寫基本信息可以在系統(tǒng)中自動(dòng)生成報(bào)銷單據(jù)。領(lǐng)導(dǎo)可以線上審核電子單據(jù),還可以網(wǎng)上簽字確認(rèn),經(jīng)出納二次審核后進(jìn)行報(bào)銷,同時(shí)會(huì)自動(dòng)生成記賬憑證。
在財(cái)務(wù)信息化發(fā)展過程中,尤其是實(shí)施財(cái)務(wù)共享中心模式下,財(cái)務(wù)信息共享程度逐漸提升,對(duì)財(cái)務(wù)工作監(jiān)督需求也逐漸加強(qiáng),通過有效監(jiān)督保障信息安全,同時(shí)優(yōu)化流程提升工作效率。
在企業(yè)業(yè)務(wù)中重要環(huán)節(jié)設(shè)置關(guān)鍵點(diǎn),通過實(shí)時(shí)監(jiān)控,為整個(gè)業(yè)務(wù)流程順利開展奠定基礎(chǔ)。具體實(shí)施過程中,企業(yè)可以在中心體系下設(shè)數(shù)據(jù)稽核復(fù)查組,保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)精準(zhǔn),每項(xiàng)采購材料設(shè)置編碼,具體部門提出采購申請(qǐng)后,必須將原材料信息提交到系統(tǒng)中,通過編碼方式避免漏項(xiàng)、缺項(xiàng),避免由于采購物品名稱不一而導(dǎo)致信息混亂等問題。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)該在月初、月末定期將月度財(cái)務(wù)信息匯總并下發(fā)給各個(gè)分公司,落實(shí)監(jiān)督工作,對(duì)日常業(yè)務(wù)開展中容易出現(xiàn)問題加以總結(jié),提醒分公司相關(guān)人員避免重復(fù)出現(xiàn)錯(cuò)誤,提升工作效率。
在推行財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模式后,盡管業(yè)務(wù)處理人員專業(yè)強(qiáng)、操作熟練,但對(duì)于下屬企業(yè)運(yùn)營業(yè)務(wù)了解不足,可能會(huì)導(dǎo)致賬務(wù)處理混亂情況。為了切實(shí)解決上述問題,應(yīng)該強(qiáng)化企業(yè)業(yè)財(cái)融合,將企業(yè)內(nèi)外環(huán)境結(jié)合起來,共享中心人員應(yīng)該深入基層,了解各分公司業(yè)務(wù)特點(diǎn),能夠及時(shí)查詢相關(guān)信息,保證相關(guān)信息準(zhǔn)確。利用“云平臺(tái)”體系,與各企業(yè)ERP系統(tǒng)對(duì)接,做好信息存儲(chǔ)、交換,同時(shí)與外部機(jī)構(gòu)對(duì)接為財(cái)務(wù)管理提供方便。
第一,集團(tuán)企業(yè)運(yùn)營管理部負(fù)責(zé)共享中心技術(shù)維護(hù)工作,如果僅采取日常維護(hù)手段,無法及時(shí)解決信息系統(tǒng)存在的問題,同時(shí)還容易出現(xiàn)滯后性。因此,集團(tuán)企業(yè)應(yīng)該重視信息系統(tǒng)優(yōu)化升級(jí)工作,在財(cái)務(wù)共享中心中設(shè)立專門的軟件優(yōu)化團(tuán)隊(duì),同時(shí)設(shè)置IT共享服務(wù)經(jīng)理崗位,全權(quán)監(jiān)督信息系統(tǒng)優(yōu)化過程。
第二,在軟件優(yōu)化過程中,可以借助第三方技術(shù)經(jīng)驗(yàn),結(jié)合集團(tuán)企業(yè)自身實(shí)際情況,搭建符合自身業(yè)務(wù)需求的軟件系統(tǒng)。為了保證信息數(shù)據(jù)質(zhì)量,應(yīng)該統(tǒng)一軟件接口,實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)無縫對(duì)接,控制系統(tǒng)權(quán)限,通過數(shù)據(jù)加密技術(shù)、多重權(quán)限設(shè)置等手段切實(shí)提升信息安全性。
另外,為了解決客戶串戶的問題,集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)該進(jìn)一步完善電子檔案系統(tǒng),為客戶建立相應(yīng)的電子檔案信息,每個(gè)客戶有唯一編碼,根據(jù)編碼搜索即可獲得相關(guān)信息,利用影像系統(tǒng)為電子檔案提供支撐,保證數(shù)據(jù)信息匹配性,有利于信息共享。
第一,在優(yōu)化集團(tuán)企業(yè)信息系統(tǒng)過程中,新老體系難免會(huì)發(fā)生沖突,影響財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)營穩(wěn)定性,不僅會(huì)導(dǎo)致交易處理混亂,甚至對(duì)企業(yè)日常核算工作帶來不利影響。因此,新系統(tǒng)上線前,必須做好相關(guān)數(shù)據(jù)測試,從小模塊入手逐漸過渡到大模塊,加大員工培訓(xùn),幫助其盡快掌握新系統(tǒng)操作流程,避免由于系統(tǒng)更新掌握不足而導(dǎo)致工作失誤。
第二,為了能夠切實(shí)保證財(cái)務(wù)信息安全性,應(yīng)該做好變革風(fēng)險(xiǎn)防范工作。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模式下,集團(tuán)企業(yè)廣泛使用財(cái)務(wù)機(jī)器人等先進(jìn)技術(shù),大大減少會(huì)計(jì)核算人員,以至于一些財(cái)務(wù)人員對(duì)共享服務(wù)中心模式產(chǎn)生抵觸情緒,影響該財(cái)務(wù)模式推行效果。因此,企業(yè)管理層應(yīng)該加強(qiáng)內(nèi)部宣傳,就財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)重要性、預(yù)期結(jié)果等于員工溝通,幫助相關(guān)人員樹立信息安全管理意識(shí)。
第三,針對(duì)業(yè)財(cái)融合、財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型等北京,必須強(qiáng)化相關(guān)崗位培訓(xùn),切實(shí)提升相關(guān)人員的技能水平,為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)奠定基礎(chǔ),同時(shí)能夠減少實(shí)際工作中出現(xiàn)的失誤,保證信息安全性。
綜上所述,很多集團(tuán)企業(yè)在具體推行財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模式過程中存在一定不足,影響財(cái)務(wù)共享中心模式實(shí)施效果。因此,必須根據(jù)集團(tuán)企業(yè)實(shí)際情況設(shè)置總體建設(shè)目標(biāo),并從組織架構(gòu)設(shè)置入手,分解戰(zhàn)略目標(biāo),積極推行業(yè)財(cái)融合模式,強(qiáng)化對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)流程的監(jiān)督,優(yōu)化信息系統(tǒng),保障信息安全性,為集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型升級(jí)奠定基礎(chǔ),切實(shí)提升集團(tuán)企業(yè)經(jīng)營管理效益。