蘇 劍 李 琦

（沈陽大學(xué)商學(xué)院，沈陽 110041）

引 言

機關(guān)事務(wù)管理局項目（以下簡稱“項目”）是有始有終的一種一次性活動，從概念到完成所經(jīng)歷的一系列階段就構(gòu)成了項目的生命周期，其各個階段的表現(xiàn)特點不同但是有著緊密的邏輯關(guān)系。每個項目的規(guī)模雖然各不相同，但不管其規(guī)模大小或復(fù)雜性如何，一般分為啟動階段、規(guī)劃階段、執(zhí)行階段和結(jié)束階段。基于各個階段工作內(nèi)容有所不同，內(nèi)部審計工作也同樣有不同的工作要點。

一、項目生命周期各階段的工作內(nèi)容

（一）啟動階段

機關(guān)事務(wù)管理局相關(guān)人員根據(jù)本局的戰(zhàn)略部署、科研要求和資源條件確定項目總體需求，進行以預(yù)測為前提的可行性研究，從技術(shù)和經(jīng)濟的雙重視角審視項目的主要問題，預(yù)測項目投產(chǎn)后的社會效益和經(jīng)濟效益，并在確定的范圍內(nèi)選擇方案論證，使項目達到預(yù)定的社會效益和經(jīng)濟效益，在確定可行性的基礎(chǔ)上提出明確的項目目標(biāo)。為使項目負責(zé)人在開展項目活動時充分利用資源，機關(guān)事務(wù)管理局應(yīng)在項目啟動時授予項目負責(zé)人相關(guān)權(quán)利。具體包括以下內(nèi)容。

1.項目立項

機關(guān)事務(wù)管理部門應(yīng)確定項目的需求，并對所申請項目進行專家評審與政府決策相結(jié)合的項目審批。項目批準(zhǔn)后，項目承擔(dān)單位應(yīng)當(dāng)在計劃下達后的規(guī)定時間內(nèi)與科技管理部門簽訂項目任務(wù)書，明確項目的研究目標(biāo)、進度、項目成果及后續(xù)執(zhí)行情況。需要注意的是，其任務(wù)書中標(biāo)明的研究對象和技術(shù)指標(biāo)必須與所申請的內(nèi)容一致，不可偏差。

2.確定項目利益相關(guān)者

項目利益相關(guān)者是指參與項目工作的個人和組織，或其利益將因項目的實施和成功而直接或間接受到正面或負面影響的個人和組織。一旦確定所有的利益相關(guān)者，就可以開始對他們進行排序，以其對項目的重要程度為標(biāo)準(zhǔn)，明確他們對項目的影響大小來識別主要利益相關(guān)者，全面了解他們對項目的參與和展望，以最大限度滿足其需求達到預(yù)期，才能確保項目實施的成功。

（二）規(guī)劃階段

進入規(guī)劃階段，項目實施方應(yīng)根據(jù)之前啟動階段的可行性研究和項目方案，充分考慮項目的性質(zhì)、背景、研究方向，進而明確項目的研究范圍，優(yōu)化項目的研究目標(biāo)，并挖掘支持項目的技術(shù)手段。在研究過程中還需要開展監(jiān)測和管理活動，具體來說包括以下內(nèi)容。

1.制訂項目計劃書

項目計劃書是關(guān)于如何計劃、實施、監(jiān)控和結(jié)束項目的主要信息來源。計劃書中要劃分明確的項目工作范圍，進一步完善項目目標(biāo)和可交付結(jié)果，可采用網(wǎng)絡(luò)圖法科學(xué)分解項目所涉及的全部工作，將項目研究過程中的研究活動順序進行排列，并科學(xué)預(yù)算研究活動總共消耗的時間，將所要使用的資源整理出清單，并根據(jù)已有資源材料制訂項目進度計劃。結(jié)合項目總體目標(biāo)和進度計劃來編制項目的子計劃，并進行恰當(dāng)?shù)恼砭C合和協(xié)調(diào)。根據(jù)研究活動的工作內(nèi)容和所需技能進行分配，規(guī)劃項目組的人員數(shù)量。

2.設(shè)計項目活動

作為確認和描述項目的特定活動，項目活動把項目的組成要素進行細化分解，以便項目團隊更加理解項目，項目負責(zé)人更容易管理項目。創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)是設(shè)計項目活動最為有效的方法，在充分考慮項目需要和可能性的基礎(chǔ)上，把項目分解為多個可控制的基本活動，通過控制管理各個基本活動，從而達到控制管理整個項目的目的。

3.項目估算和預(yù)算

在項目研究過程中，需要估算開展各種項目活動所需的材料、人員、設(shè)備和物資的類型與數(shù)量，然后根據(jù)估算結(jié)果估算完成各項活動所需的工作時間。還需要估算完成所有項目活動所需的資金金額，然后匯總所有單項活動的估算成本，遵循一定的原則制定項目預(yù)算，使其切實可行并富有彈性，并檢查預(yù)算的合理性是否符合基本邏輯，是否符合業(yè)內(nèi)的規(guī)范。此外，應(yīng)該保證項目團隊了解項目估算預(yù)算，以便在個人職責(zé)范圍內(nèi)避免超支風(fēng)險。

4.項目風(fēng)險管理

在這一過程中，計劃和判斷如何實施項目風(fēng)險管理活動是工作重點。充分熟悉項目的性質(zhì)，在風(fēng)險發(fā)生前，運用各種方法系統(tǒng)、持續(xù)地關(guān)注項目可能面臨的各種風(fēng)險，弄清楚導(dǎo)致風(fēng)險的潛在因素，全面分析可能影響項目的各種風(fēng)險，探析各種風(fēng)險之間是否存在某種關(guān)系。制定量化的風(fēng)險目標(biāo)和應(yīng)對措施，并對這些風(fēng)險對項目可能產(chǎn)生的影響進行量化分析，隨時監(jiān)控風(fēng)險的發(fā)展和變化，以確定某些風(fēng)險的消失是否會帶來新的風(fēng)險。

（三）執(zhí)行階段

執(zhí)行項目計劃并監(jiān)督和控制項目是項目執(zhí)行階段的主要任務(wù)。具體而言，要根據(jù)項目計劃和項目規(guī)劃的內(nèi)容，篩選項目成員，合理分配資金、工具和采購材料等，并嚴(yán)格按照進度計劃去實施項目。在確保計劃有效性和權(quán)威性的基礎(chǔ)上，根據(jù)變更情況合理調(diào)整項目計劃，最終努力實現(xiàn)項目計劃和預(yù)定目標(biāo)。具體來說，主要包括以下內(nèi)容。

1.管理項目實施

在此過程中，要按照要求有效實施項目計劃確定的工作，為了保證項目研究工作有序展開，應(yīng)謹慎選擇合理的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和研究方法，授權(quán)相關(guān)人員開展工作，制定項目實施規(guī)章制度，打破相關(guān)制約因素，嚴(yán)格控制工程質(zhì)量，最終實現(xiàn)項目目標(biāo)。在實施過程中，還應(yīng)分析影響項目進度的因素，提前或及時采取必要措施，實現(xiàn)對項目的主動控制，從而有效控制進度。

2.管理項目團隊

在這個過程中，需要把項目研究的需要和本單位的實際工作結(jié)合利用，協(xié)調(diào)所需的人力資源，并為項目研究建立必要的工作團隊。項目團隊一經(jīng)成立，應(yīng)必須密切關(guān)注團隊成員的績效，建立工作反饋機制，及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，如果需要可以進行適當(dāng)?shù)墓芾碜兏詢?yōu)化項目績效。在管理團隊時，要充分關(guān)注團隊建設(shè)，提高績效，促進團隊間的互動，加強團隊成員之間的溝通，改善團隊氛圍，這也有助于提高項目績效。

3.項目監(jiān)測

項目監(jiān)測是為了準(zhǔn)確有效地實現(xiàn)項目管理計劃中確定的績效目標(biāo)，主要包括跟蹤、審查和調(diào)整項目進度與績效判斷，以及識別和啟動相應(yīng)的計劃變更。為了達到這一目的，需要在這一過程中跟蹤、收集并根據(jù)需要發(fā)布項目進度、項目交付、項目文件、項目預(yù)算或項目管理計劃中的績效信息和變更。在整個項目研究過程中，為確保相應(yīng)措施有效實行，必須嚴(yán)格執(zhí)行風(fēng)險應(yīng)對計劃，并實時監(jiān)測項目執(zhí)行的完成度和合同履行的一致性，以便在出現(xiàn)偏差時立即采取適當(dāng)?shù)淖兏图m正措施。

（四）結(jié)束階段

項目計入結(jié)束階段就意味著項目的所有過程完成，項目管理過程中的所有活動也完成，具體表現(xiàn)為項目目標(biāo)的完成和合同履約責(zé)任的正式終止，主要包括以下工作內(nèi)容。

1.結(jié)束項目并進行項目驗收

在這一過程中將完結(jié)該項目管理過程中的所有活動，項目負責(zé)人按照規(guī)定時間向機關(guān)事務(wù)管理局提出項目驗收申請，并提交相關(guān)驗收材料，機關(guān)管理局驗收并進行項目后評價。為了增強項目評價效果，驗收組織中可以包括相關(guān)管理人員，也可以包括一些項目實施過程中的監(jiān)管人員。項目驗收組有權(quán)要求匯報人如實匯報項目實施過程中遇到的問題，以便于驗收組更加全面地了解項目實施過程。為避免驗收工作流于形式，可以聘請專業(yè)、獨立的第三方評審機構(gòu)，杜絕出現(xiàn)“既當(dāng)裁判，又當(dāng)球員”的現(xiàn)象。

2.項目收尾

在這一過程中，應(yīng)告知相關(guān)成員提供項目記錄和存檔清單，將項目各階段的主要資料、文件進行檢查并分類，把缺少的文件補充完整，將所有相關(guān)項目文件及主要資料歸檔完結(jié)項目工作?？偨Y(jié)項目數(shù)據(jù)資料作為對新項目進行估算的參考依據(jù)，將項目研究過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)整理成書面的形式，以便于流傳給其他類似項目組借鑒。

二、項目生命周期各階段的內(nèi)部審計工作要點

（一）啟動階段

1.審計立項

重點關(guān)注擬立項的項目是否符合機關(guān)事務(wù)管理局的戰(zhàn)略發(fā)展，是否符合行業(yè)技術(shù)發(fā)展方向；立項前是否按需要與項目合作方充分溝通，或者經(jīng)過充分的市場調(diào)查，并有相關(guān)的書面記錄；立項前是否與相關(guān)部門充分溝通，并有相關(guān)書面記錄；是否編寫立項報告，報告是否經(jīng)過獨立評審后報經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批；報告中行性分析、經(jīng)濟效益分析、風(fēng)險分析等內(nèi)容是否完備、準(zhǔn)確；是否編制項目計劃并經(jīng)審批；開發(fā)計劃是否包括各階段的任務(wù)、人員分工、進度等內(nèi)容。

2.可行性研究審計

可行性研究是項目前期工作的核心內(nèi)容，項目決策者根據(jù)可行性研究的評價結(jié)果決定項目是否進行建設(shè)與投資。可行性研究審計可以從以下幾個方面入手：項目建議書是否真實、客觀、完整地反映項目內(nèi)容；是否充分調(diào)查擬建項目；經(jīng)濟上是否可行；資金上是否有保障；相關(guān)專家的意見是否客觀真實；是否進行多個方案的比較和對比；方案是否能夠滿足需求。

3.審核批準(zhǔn)和授權(quán)

項目獲得批準(zhǔn)以后，內(nèi)審人員應(yīng)在實施審核前出具正式報告，并報機關(guān)事務(wù)管理局審核、批準(zhǔn)和授權(quán)，然后對簽署合同的真實性、完整性、合法性和有效性進行審核。

（二）規(guī)劃階段

1.審核項目計劃書

根據(jù)項目計劃投入的人力資源、時間、配套資金等內(nèi)容，評估項目的技術(shù)路線和產(chǎn)出是否清晰，能否保證項目的立項；相關(guān)方案及相關(guān)費用的計算是否合規(guī)合理；結(jié)果是否符合成本效益原則；是否存在低水平施工或侵權(quán)風(fēng)險；是否對項目后續(xù)發(fā)展有合理保障；該項目是否對機關(guān)事務(wù)管理部門實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)具有支持意義。

2.審計承擔(dān)單位的內(nèi)部控制

項目管理流程和制度是否健全；內(nèi)部控制制度是否適當(dāng)有效；評估項目領(lǐng)導(dǎo)決策機構(gòu)的健全程度，各職能部門和技術(shù)部門的權(quán)責(zé)清晰程度；該流程是否能確保各部門各司其職，有效運作，遵守法律和政策，參與項目規(guī)劃、采購、進度、質(zhì)量、資金等方面的管理，防止因項目管理不善而造成的風(fēng)險和舞弊，造成空缺和錯位。

3.相關(guān)審計工作

一是編制初步審計計劃，說明審計目標(biāo)、范圍和具體程序。審計工作完成后，即為審計工作的記錄。

二是做好審計計劃，包括審計報告的提交方式、時間和對象等內(nèi)容。

三是發(fā)布審計公告。審核前，審核員應(yīng)事先確定好審計時間及范圍，明確審計目的，并按規(guī)定告知項目承擔(dān)單位，向其說明需要準(zhǔn)備和配合的相關(guān)事項。

（三）執(zhí)行階段

1.審計經(jīng)費

費用使用與項目進度的匹配；資金預(yù)算調(diào)整審批程序健全；項目資金是否進行獨立編制計劃、獨立核算、建立?？顚Ｓ觅~戶；最高限價的計算是否合理，是否存在虛假支出、私人金庫等；是否存在截留、挪用資金的行為；各項費用支出是否嚴(yán)格按照計劃和合同支付；申請勞務(wù)費和專家咨詢費的理由是否充分。還要注意項目配套資金的使用情況，有無補齊配套資金、拆東墻補西墻的情況，及時發(fā)現(xiàn)和糾正資金使用中存在的問題，提高資金利用率。

2.審計進度

對進度進行跟蹤審核，有利于加強對項目計劃執(zhí)行過程的控制，避免項目延遲交付。根據(jù)項目任務(wù)書和項目計劃，內(nèi)審員應(yīng)明確項目的期限和責(zé)任人，對項目進度進行日常登記、檢查、通知和評估，建立和規(guī)范項目進度臺賬，并及時向主管領(lǐng)導(dǎo)反饋項目進度。

3.其他審計工作

內(nèi)審員應(yīng)通過實質(zhì)性測試、合規(guī)性測試和詳細審查，收集充分、可靠、相關(guān)的審計證據(jù)，利用比率分析法和趨勢分析法等對各項指標(biāo)進行分析以發(fā)現(xiàn)異常情況，便于采取更詳細的審計程序來審查關(guān)鍵領(lǐng)域。

（四）結(jié)束階段

1.審計項目驗收

項目驗收是否按照嚴(yán)格的程序和要求組織，合同履行是否全面、真實，是否存在違約行為，相關(guān)手續(xù)是否齊全，是否按要求進行專業(yè)驗收。內(nèi)部審計可以從資金、績效、檔案管理和管理等方面評估項目驗收的有效性。在資金驗收方面，內(nèi)審員應(yīng)注意各項費用的預(yù)算執(zhí)行率、大額支出的真實性和與項目的匹配性；檢查項目剩余資金的處理和使用是否符合規(guī)定。審核項目績效報告的真實性，計算成本效益和投入產(chǎn)出比，分析結(jié)果，檢查是否與預(yù)期目標(biāo)一致，評估項目的社會效益及項目取得的直接效益、間接效益。

2.審計項目結(jié)束

查閱審核資料，查看是否存在未處理的遺留項目，是否妥善管理了項目產(chǎn)生的知識產(chǎn)權(quán)和資產(chǎn)，各類文件目錄清單是否齊全，重點項目的相關(guān)資料是否完整，歸檔是否及時，項目文件質(zhì)量是否合格。

3.其他相關(guān)審計工作

一是整理審計檔案及資料。收集內(nèi)部審計人員的審計工作底稿及相關(guān)證明材料，并對其詳細審核，整理裝訂，報審計部門。

二是提交審計報告。報告包括審計目標(biāo)、審計范圍、審計人員執(zhí)行的審計程序和審計結(jié)論等，還應(yīng)適當(dāng)表明審計人員的意見。

三是進行跟蹤審核。是否妥善解決審核中發(fā)現(xiàn)的問題，是否將暫時無法解決的問題報給主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

四是審計評價。包括審計人員的自我評價、項目負責(zé)人的項目評價和審計部門負責(zé)人的總結(jié)評價。完成所有審計項目后，審計部門負責(zé)人應(yīng)告知相關(guān)人員提供書面總結(jié)和評估，并根據(jù)所審的實際情況簽署相關(guān)意見和建議。

結(jié) 語

項目按照生命周期理論可以劃分為啟動階段、規(guī)劃階段、執(zhí)行階段、結(jié)束階段，準(zhǔn)確掌握每個階段的工作內(nèi)容，全過程、全周期考慮項目，對此開展各個階段的內(nèi)部審計工作，明確審計工作核心要點，以進一步保障項目質(zhì)量和效益。