王學(xué)紅

摘 要：信息化時代，為推動各行業(yè)信息化發(fā)展提供了有力的技術(shù)手段，傳統(tǒng)檔案管理工作也開始引入和應(yīng)用各種信息化手段，大幅提高了管理效率和水平。作為高?；A(chǔ)工作的重要組成部分，大學(xué)生檔案管理工作包括檔案收集、整理以及歸檔儲存等，還要充分發(fā)揮檔案信息的利用價值。為了使大學(xué)生檔案管理工作適應(yīng)新時期信息社會和知識經(jīng)濟(jì)時代的發(fā)展要求，就必須勇于打破傳統(tǒng)思維定式和管理模式。人才交流中心在大學(xué)生檔案管理工作中，應(yīng)樹立與時俱進(jìn)的發(fā)展理念，積極引入信息化管理手段，持續(xù)提高檔案管理水平，高效服務(wù)于大學(xué)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)。本文圍繞信息時代大學(xué)生檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展展開探究。

關(guān)鍵詞：信息時代；人才交流中心；大學(xué)生檔案管理；創(chuàng)新發(fā)展

大學(xué)生檔案管理工作是各地人才交流中心工作的核心部分，在做好檔案收集、整理以及歸檔等工作的同時，要充分發(fā)揮檔案資源的價值，主動為大學(xué)生就業(yè)提供高質(zhì)量服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案管理工作大都以紙質(zhì)管理為主，在這種管理模式下，檔案資料的查詢利用手續(xù)及流程較為繁雜，抑制了檔案資源價值的發(fā)揮，給大學(xué)生帶來很多不便。同時，人工檔案管理模式也容易出現(xiàn)一些誤差，給檔案資源的利用帶來諸多不便。對此，人才交流中心要主動適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的需要，跟隨信息化時代的發(fā)展步伐，從思維觀念到管理實踐，積極利用現(xiàn)代化檔案管理手段，切實提高檔案管理的信息化水平，推動檔案資源數(shù)字化建設(shè)和檔案管理手段多元創(chuàng)新，拓寬檔案資源利用渠道，為大學(xué)生提供更加高效、便捷的檔案服務(wù)。

一、信息時代大學(xué)生檔案管理工作概述

大學(xué)生檔案是對大學(xué)生在校生活以及社會活動中的主要經(jīng)歷、道德品行和家庭背景等個人情況的全面記錄，是大學(xué)生就業(yè)時的憑證，也是用人單位挑選人才的重要依據(jù)。地方人才交流中心是溝通企業(yè)與大學(xué)生之間的橋梁，其服務(wù)重心在于推動大學(xué)生就業(yè)，承擔(dān)著大學(xué)生檔案存放管理的重要職責(zé)。人才交流中心所存放的大學(xué)生檔案，全面記錄了大學(xué)生的成長經(jīng)歷和基本信息，是最真實、可靠的依據(jù)和憑證，具有較強(qiáng)的法律效力。因此，開展好人才交流中心檔案管理工作至關(guān)重要。新時期人才交流中心的檔案管理工作愈發(fā)復(fù)雜，而信息管理水平滯后已成為阻礙檔案管理工作發(fā)展的重要因素。在人才服務(wù)中心的大學(xué)生檔案管理工作中，包含了大量的信息資源，采用傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)管理手段，信息采集效率低下，且易出現(xiàn)諸多問題。

信息化背景下人才交流中心的檔案管理工作呈現(xiàn)以下幾個方面的特點：第一，規(guī)范化。信息時代雖然為創(chuàng)新檔案管理工作手段提供了諸多先進(jìn)技術(shù)，但與此同時也增大了檔案管理的風(fēng)險。針對檔案管理工作的內(nèi)容與性質(zhì)，規(guī)范檔案管理工作流程及內(nèi)容，建立完善的法律法規(guī)至關(guān)重要。第二，便捷化。將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)實物檔案被電子檔案所替代，這也成為各行業(yè)領(lǐng)域檔案管理信息化建設(shè)的突出標(biāo)志，為檔案管理工作提供了極大便利。第三，高效率。傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)檔案管理模式在處理龐大的檔案資料時，效率比較低，而數(shù)字化和電子化的檔案管理工作則體現(xiàn)了高效率的特點，檔案資料的收集、歸檔和查找等工作開展更為高效，服務(wù)于大學(xué)生的水平也明顯提高。

二、信息時代推動大學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

1.傳統(tǒng)檔案管理模式難以為繼

近年來，高校畢業(yè)生人數(shù)不斷增多，人才交流中心存放的大學(xué)生檔案也不斷增加，給檔案材料的集中管理工作增加了難度，且大學(xué)生在檔案資源的查找和利用等方面具有越來越個性化、多樣化的需求，傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端不斷顯現(xiàn)。從傳統(tǒng)人才檔案管理工作來看，所接收的大學(xué)生檔案都是紙質(zhì)的，管理工作雖然借助了計算機(jī)設(shè)備，但仍然需要依靠人工整理分類、系統(tǒng)錄入以及入庫存檔等，這樣的工作模式效率低下，增加了檔案管理工作的人工成本。同時，大量紙質(zhì)檔案的存放也增加了檔案遺失等的風(fēng)險，傳統(tǒng)檔案管理模式已難以適應(yīng)當(dāng)下檔案信息化管理的需求。隨著大學(xué)生流動性的增強(qiáng)，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，很容易存在“人檔分離”的情況，而對于人才交流中心而言，開展紙質(zhì)檔案異地管理無疑會花費大量的時間以及人力，既造成了成本的增加和資源的浪費，同時，也影響了工作效率。雖然推動人才交流中心檔案管理信息化是國家的重要部署，但真正提高基層人才交流中心信息化管理水平，還有很長的一段路要走。目前，很多基層人才交流中心的檔案管理信息化還停留在查詢和搜索等簡單功能層面，尚未建立起完善的檔案資源管理信息化平臺，檔案資源實時更新和共享功能等有待優(yōu)化。對此，人才交流中心在檔案管理方面要積極改變傳統(tǒng)滯后的思維方式和管理模式，把握信息時代帶來的技術(shù)契機(jī)，認(rèn)清檔案管理工作當(dāng)下面臨的巨大挑戰(zhàn)，推動思維和技術(shù)革新，促進(jìn)檔案管理水平有效提高。

2.信息時代發(fā)展的必然趨勢

信息化時代的到來給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)，但同時也為基層人才交流中心等部門積極改革創(chuàng)新檔案管理工作帶來了前所未有的契機(jī)。在信息化時代背景下，切實提高檔案管理的信息化水平，既是基層人才交流中心自我革新與發(fā)展的必然需求，也是信息化時代的內(nèi)在要求。和傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)檔案管理工作模式相比，信息化管理模式能夠存儲大量的檔案信息資源，能夠為檔案使用者提供規(guī)模化的檔案信息，大大促進(jìn)了檔案資源信息的交流共享，減輕檔案管理工作人員的壓力和負(fù)擔(dān)，壓縮檔案管理工作成本，進(jìn)一步優(yōu)化配置檔案管理工作中的各種資源?？梢?，檔案管理信息化相較于傳統(tǒng)模式優(yōu)勢明顯。在信息化時代，信息處理分析工作具有如下特點：一是面臨著巨大的數(shù)據(jù)信息資源；二是數(shù)據(jù)信息的內(nèi)容豐富多樣，涉及各個領(lǐng)域；三是數(shù)據(jù)處理速度要求提高，需要完成即時處理和分析。信息化時代要求信息分析處理部門具有更強(qiáng)的信息分析能力和更快的信息處理速度，才能夠?qū)⒆钣袃r值的信息，在最短的時間之內(nèi)順利傳遞給需求對象；四是隨著人們價值意識覺醒，越來越多的人意識到數(shù)據(jù)信息的寶貴性，除了要提高信息資源的利用率以外，保障信息資源的有效性和安全性也至關(guān)重要。在檔案管理工作中，通過實現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)變，運用各種先進(jìn)智能手段處理檔案數(shù)據(jù)，有利于快速找出有助于社會發(fā)展進(jìn)步的檔案信息資源。五是知識經(jīng)濟(jì)時代要求更快、更好地構(gòu)建知識資源體系，而檔案管理工作就必須發(fā)揮更加積極的作用，對創(chuàng)新傳統(tǒng)能源管理模式提出了必然要求。

可見，海量檔案信息資源迫切需要創(chuàng)新儲存管理方式。信息化時代的到來，推動著檔案存儲的載體從紙張逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐粢曨l、電子文檔和圖片等數(shù)字化載體，基層人才交流中心應(yīng)該積極引進(jìn)利用大數(shù)據(jù)和云計算等先進(jìn)的信息技術(shù)手段，建立更為完善的檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)及應(yīng)用平臺，在減輕檔案管理工作壓力的同時，進(jìn)一步提高檔案資源服務(wù)質(zhì)量。

三、信息時代大學(xué)生檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展策略

1.切實轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理意識

認(rèn)識指導(dǎo)實踐，要推動人才交流中心創(chuàng)新大學(xué)生檔案管理工作，需要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理意識，提高思想站位。人才交流中心要高度重視大學(xué)生檔案管理工作，切實提升全員檔案信息化管理意識。數(shù)字化時代為提高檔案信息化管理水平提供了良好的技術(shù)環(huán)境，加強(qiáng)對各種信息化手段的靈活運用，必須以樹立正確的信息化檔案管理意識為前提，因此，基層人才交流中心務(wù)必要對檔案信息化建設(shè)引起重視。在開展大學(xué)生檔案管理工作時，要與時俱進(jìn)地更新檔案管理工作要求，強(qiáng)化全員檔案信息化管理意識。此外，還要進(jìn)一步加大大學(xué)生檔案信息化建設(shè)管理的經(jīng)費、人力和設(shè)備設(shè)施等投入，確保信息化檔案管理工作高效推進(jìn)，充分發(fā)揮檔案信息化管理的優(yōu)勢?；鶎尤瞬沤涣髦行亩ㄆ谡匍_檔案信息化建設(shè)專題會議，研究檔案信息化工作推進(jìn)，優(yōu)化改善檔案信息化管理的環(huán)境和條件。

2.依托信息手段加快檔案管理電子化速度

智能化和信息化是新時期檔案管理工作的變革趨勢，基層人才交流中心在大學(xué)生檔案管理工作實際中，要充分依托信息化技術(shù)手段，結(jié)合大學(xué)生檔案管理工作的實際需要，靈活運用先進(jìn)的技術(shù)手段，改變傳統(tǒng)檔案管理的瑣碎化，使檔案管理工作更為靈活多樣。節(jié)約時間成本以及優(yōu)化效能，最大化地提高資源利用率，切實發(fā)揮檔案管理工作效力，才能使其更好地服務(wù)于大學(xué)生多元化、個性化的檔案利用需求。為了使大學(xué)生檔案管理工作更加便捷化，基層人才服務(wù)中心在接收大學(xué)生檔案時，便將其檔案信息錄入電腦，針對大學(xué)生提取檔案及時做好細(xì)致記錄，規(guī)范提檔流程。此外，地方政府應(yīng)增加人才交流中心檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費投入，為提高大學(xué)生檔案管理的信息化水平奠定堅實基礎(chǔ)，從而為大學(xué)生提供更加優(yōu)質(zhì)便捷的檔案服務(wù)。

3.構(gòu)建專業(yè)的大學(xué)生檔案管理信息平臺

在信息化時代背景下，高校開展人才交流中心大學(xué)生檔案工作，必須要充分把握和利用信息技術(shù)優(yōu)勢，建設(shè)專業(yè)的大學(xué)生檔案管理信息平臺，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式。在平臺構(gòu)建過程中，人才交流中心應(yīng)深化對學(xué)生檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識，只有借助高效的信息化處理手段，才能切實提高檔案管理工作水平。要構(gòu)建專業(yè)的大學(xué)生檔案管理信息平臺，僅依靠基層人才交流中心的技術(shù)力量是不夠的，應(yīng)當(dāng)與專業(yè)系統(tǒng)開發(fā)部門合作，在原本的檔案管理平臺中增設(shè)大學(xué)生檔案信息化管理模塊，并配備專業(yè)的電子化檔案管理員，專門負(fù)責(zé)大學(xué)生檔案信息的錄入與運行維護(hù)，篩查答案內(nèi)容的規(guī)范性等。大學(xué)生檔案管理信息平臺還應(yīng)該設(shè)置學(xué)管系統(tǒng)，對檔案管理工作的全過程開展監(jiān)管，把控檔案工作的質(zhì)量，優(yōu)化提高檔案管理效果。

4.營造安全穩(wěn)定的檔案管理環(huán)境

大學(xué)生檔案管理工作的重要性不言而喻，除了要保證檔案工作服務(wù)質(zhì)量以外，還要切實提高檔案管理的安全性。信息時代是一把雙刃劍，既為檔案管理創(chuàng)新提供了先進(jìn)技術(shù)手段支撐，也帶來了很多潛在的危險因素， 人才交流中心在做好檔案管理信息化建設(shè)的同時，應(yīng)高度重視檔案安全管理，營造安全穩(wěn)定的大學(xué)生檔案信息化管理環(huán)境。

第一，與大數(shù)據(jù)平臺展開密切交流合作，制定完善的檔案信息化管理工作流程，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息化平臺建設(shè)，制定更為科學(xué)、高效的檔案創(chuàng)新管理體系。

第二，結(jié)合現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息平臺，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理者與檔案提交者（使用者）之間的溝通交流，明確雙方的權(quán)利與義務(wù)，合理限制信息處理權(quán)限，確保檔案管理工作開展的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。

第三，高度重視檔案信息化平臺的安全管理，有效杜絕不法分子入侵。集中人力、財力和物力構(gòu)建安全的檔案信息管理平臺，對違法盜竊檔案資料等行為要及時提交給有關(guān)部門，進(jìn)行嚴(yán)厲懲處。

第四，人才服務(wù)中心應(yīng)該加強(qiáng)監(jiān)管控制，對檔案信息化建設(shè)管理的每一個環(huán)節(jié)強(qiáng)化監(jiān)督管理，引進(jìn)先進(jìn)安全的信息技術(shù)，確保檔案管理工作開展的全過程都能夠處于安全的運行環(huán)境中。加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案安全管理職責(zé)的落實。

5.加強(qiáng)檔案信息化的軟硬件設(shè)施建設(shè)

信息化時代的到來為基層人才交流中心創(chuàng)新發(fā)展檔案管理服務(wù)提供了科學(xué)技術(shù)、專業(yè)人才以及先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施支持，為了促進(jìn)大學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)，應(yīng)持續(xù)加強(qiáng)檔案信息化的軟硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)，在人員和配備設(shè)備設(shè)施建設(shè)等方面加大投入。

一是加強(qiáng)專業(yè)人才隊伍建設(shè)。依托現(xiàn)有的資源條件，基層人才交流中心應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的技能培訓(xùn)課程方案，加強(qiáng)檔案工作人員的專業(yè)技能培養(yǎng)，提高其綜合素質(zhì)能力，拓寬檔案工作人員的知識面，更新其工作觀念，在筑牢檔案專業(yè)知識基礎(chǔ)的同時，積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案管理知識和計算機(jī)操作技能，為大學(xué)生提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。除了加強(qiáng)現(xiàn)有人才隊伍培訓(xùn)外，還要積極從高校引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，壯大檔案管理工作隊伍。

二是提高基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施配備水平。人才交流中心要結(jié)合實際情況制定完善的檔案信息化硬件設(shè)備設(shè)施管理方案，結(jié)合現(xiàn)有的技術(shù)與經(jīng)濟(jì)條件，加強(qiáng)計算機(jī)數(shù)據(jù)庫、服務(wù)器等硬軟件設(shè)備設(shè)施的優(yōu)化升級，確保其處于良好的運行狀態(tài)，保證檔案信息數(shù)據(jù)能夠在安全穩(wěn)定的環(huán)境中儲存和傳輸。人才交流中心的檔案基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)要跟隨時代發(fā)展步伐，爭取財政資金的支持，引入先進(jìn)設(shè)施，輔助檔案信息化建設(shè)管理。

三是切實加強(qiáng)設(shè)備設(shè)施管理維護(hù)。定期開展檔案信息化管理中的硬軟件設(shè)備設(shè)施的檢查維護(hù)，及時解決系統(tǒng)漏洞問題，為軟件運行提供安全環(huán)境。同時，還要關(guān)注設(shè)備設(shè)施使用的外部環(huán)境安全，下載網(wǎng)絡(luò)防火墻和防毒軟件等，防止不法分子入侵破壞，確保檔案材料順利下載和上傳等。

6.優(yōu)化大學(xué)生檔案信息化管理流程

隨著大學(xué)生檔案信息管理平臺的設(shè)計研發(fā)，基層人才交流中心還需要結(jié)合大學(xué)生檔案管理工作的開展實際，對原本的檔案管理流程展開優(yōu)化改進(jìn)，依托信息管理平臺，建立更加完善和規(guī)范的檔案管理流程，確保大學(xué)生檔案管理工作的實效，使信息化檔案平臺切實發(fā)揮檔案管理價值。檔案信息化管理流程中要明確檔案信息保密要求，依照正式存檔流程進(jìn)行檔案的歸集，對相關(guān)檔案工作人員開展保密教育，嚴(yán)禁泄露學(xué)生個人隱私。對寄存在人才交流中心的大學(xué)畢業(yè)生人事檔案實現(xiàn)全文存儲，在檔案信息化管理平臺，采用目錄分類方式開展高效管理，在目錄數(shù)據(jù)中設(shè)置瀏覽功能和檢索入口，便于對檔案信息全文檢索，提高檔案資源查找的便捷性。此外，優(yōu)化學(xué)生檔案流轉(zhuǎn)流程，借助信息化管理平臺提高學(xué)生檔案在線流轉(zhuǎn)效率，精簡不必要的手續(xù)，切實為學(xué)生查詢、利用及流轉(zhuǎn)檔案提供便捷、高效的服務(wù)。

四、結(jié)語

綜上所述，大學(xué)生檔案管理是基層人才交流中心日常工作的重要組成部分，在信息化及知識經(jīng)濟(jì)時代背景下，大學(xué)生檔案管理工作愈發(fā)復(fù)雜。人才交流中心應(yīng)看到傳統(tǒng)檔案管理模式的諸多弊端，認(rèn)識到推動檔案管理工作信息化建設(shè)的必然趨勢。切實轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理意識，依托先進(jìn)科學(xué)的信息化技術(shù)手段，加快檔案管理電子化速度，構(gòu)建專業(yè)的大學(xué)生檔案管理信息平臺，營造安全穩(wěn)定的檔案管理環(huán)境，加強(qiáng)檔案信息化的軟硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)，充實檔案管理人才隊伍，優(yōu)化大學(xué)生檔案信息化管理流程等，使各項工作有序推進(jìn)，助力大學(xué)生檔案管理工作再上新臺階。

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（作者單位：信陽市平橋區(qū)人才交流中心）