董恩政
摘 要:隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展,人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的策略也在不斷變化和完善。本文從檔案管理的重要性出發(fā),分析了新時(shí)代人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作中存在的問(wèn)題,并根據(jù)我國(guó)的實(shí)際情況,提出了滿足社會(huì)發(fā)展需要,并符合我國(guó)基本國(guó)情的檔案管理策略。包括加強(qiáng)數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用、優(yōu)化檔案管理流程、加強(qiáng)檔案安全保障、提升檔案管理人員素質(zhì)等,旨在能夠有效提高人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的效率和質(zhì)量,進(jìn)一步促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展。
關(guān)鍵詞:人力資源和社會(huì)保障局;檔案管理;數(shù)字化技術(shù)
引言
檔案管理是一個(gè)國(guó)家治理中非常重要的環(huán)節(jié),是對(duì)國(guó)家歷史文化以及經(jīng)濟(jì)社會(huì)等各個(gè)領(lǐng)域的記錄和反映,也是國(guó)家決策、管理和服務(wù)的重要依據(jù)。在新時(shí)代,人力資源和社會(huì)保障局是一個(gè)承擔(dān)著社會(huì)保障、勞動(dòng)就業(yè)和人才管理等任務(wù)的重要機(jī)構(gòu),對(duì)于檔案管理也需要符合新時(shí)代的要求。隨著數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用,檔案管理方式和手段也在不斷變化和完善。
一、新時(shí)代人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的問(wèn)題
1.數(shù)字化建設(shè)滯后
數(shù)字化建設(shè)滯后是人力資源和社會(huì)保障局檔案管理中的一個(gè)重要問(wèn)題,主要原因是缺乏足夠的資金和技術(shù)支持。另外,一些管理人員對(duì)數(shù)字化建設(shè)缺乏足夠的認(rèn)識(shí)和理解,缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和戰(zhàn)略思考,導(dǎo)致數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)展緩慢。數(shù)字化建設(shè)滯后不僅影響了檔案管理的效率和質(zhì)量,也給檔案信息的安全帶來(lái)一定的隱患。由于缺乏數(shù)字化技術(shù)的支持,檔案管理工作往往需要大量的人力和時(shí)間,容易產(chǎn)生錯(cuò)誤和疏漏,影響檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。此外,傳統(tǒng)的檔案管理模式也難以滿足現(xiàn)代信息共享和查詢的需求,難以實(shí)現(xiàn)檔案信息的全面共享和利用。
2.檔案管理流程煩瑣
檔案管理流程煩瑣是人力資源和社會(huì)保障局檔案管理中的另一個(gè)重要問(wèn)題。檔案管理涉及多個(gè)環(huán)節(jié)和部門(mén),包括檔案的收集、整理、分類、歸檔和保管等多個(gè)環(huán)節(jié),而每個(gè)環(huán)節(jié)都需要遵循一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),需要有專業(yè)的人員處理。這些環(huán)節(jié)之間需要有效的信息傳遞和協(xié)作,同時(shí),需要保證文件處理的規(guī)范性和及時(shí)性。然而,現(xiàn)實(shí)中檔案管理流程煩瑣,存在著信息傳遞不及時(shí)與文件處理不規(guī)范等問(wèn)題。一些環(huán)節(jié)可能存在延誤或者疏漏,導(dǎo)致檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性受到影響。同時(shí),檔案管理的責(zé)任制度不夠明確,缺乏有效的監(jiān)管和評(píng)估機(jī)制,也導(dǎo)致檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平有待提高。
3.檔案安全保障形勢(shì)嚴(yán)峻
檔案安全保障形勢(shì)嚴(yán)峻是人力資源和社會(huì)保障局檔案管理中的另一個(gè)重要問(wèn)題。檔案中包含了大量的個(gè)人信息和敏感信息,如工資、社保和醫(yī)療等各種檔案資料,這些信息容易被非法獲取、篡改和泄露等,對(duì)個(gè)人和社會(huì)造成較大的損失和風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí),隨著數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)攻擊與黑客攻擊等安全威脅也日益增多,檔案安全風(fēng)險(xiǎn)愈發(fā)嚴(yán)峻。
二、適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展要求的人力資源和社會(huì)保障局檔案管理策略
1.加強(qiáng)數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用
(1)建立數(shù)字化檔案庫(kù)
數(shù)字化檔案庫(kù)是一種集成了多種數(shù)字化技術(shù)的系統(tǒng),包括掃描、識(shí)別、存儲(chǔ)、檢索和共享等,能有效解決檔案管理中的一系列問(wèn)題,如存儲(chǔ)空間不足與檔案檢索不便等。在建立數(shù)字化檔案庫(kù)時(shí),需要考慮多個(gè)方面的因素,如存儲(chǔ)設(shè)備、技術(shù)方案、數(shù)據(jù)格式和安全保障等。其中,存儲(chǔ)設(shè)備是數(shù)字化檔案庫(kù)建設(shè)的關(guān)鍵,需要選擇穩(wěn)定可靠與安全高效的存儲(chǔ)設(shè)備,如磁盤(pán)陣列與光纖存儲(chǔ)等,以確保檔案信息的安全性和可靠性。同時(shí),還需要選擇合適的技術(shù)方案和數(shù)據(jù)格式,以滿足不同需求的檔案信息的存儲(chǔ)和檢索。數(shù)字化檔案需要定期維護(hù)和更新,以保證檔案的準(zhǔn)確性和完整性。隨著時(shí)間的推移,數(shù)字化檔案可能會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、丟失等問(wèn)題,需要及時(shí)維護(hù)和更新數(shù)字化檔案,以確保檔案的質(zhì)量和可靠性。
(2)推進(jìn)檔案數(shù)字化處理
檔案數(shù)字化處理是檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一,可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速整理和歸檔,提高檔案處理效率和質(zhì)量。其中,OCR技術(shù)是一種能夠?qū)D像中的文字轉(zhuǎn)換為可編輯文本的技術(shù),通過(guò)自動(dòng)識(shí)別圖像中的文字信息,實(shí)現(xiàn)文字的數(shù)字化處理。自然語(yǔ)言處理技術(shù)則是一種將自然語(yǔ)言轉(zhuǎn)換為機(jī)器可處理形式的技術(shù),能夠充分利用檔案信息展開(kāi)分析和處理,有效保證信息處理的準(zhǔn)確性,確保檔案管理效率的提高。推進(jìn)檔案數(shù)字化處理,需要建立適合自己的數(shù)字化處理流程和規(guī)范,以確保數(shù)字化處理的高效性和質(zhì)量。具體來(lái)說(shuō),應(yīng)按照檔案數(shù)字化處理的流程,包括采集、傳輸、處理、存儲(chǔ)和檢索等步驟,開(kāi)展數(shù)字化處理工作。此外,還需要建立數(shù)字化處理質(zhì)量的監(jiān)控和評(píng)估機(jī)制,對(duì)數(shù)字化處理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和缺陷及時(shí)糾正和改進(jìn)。數(shù)字化處理過(guò)程中可能會(huì)涉及檔案信息的泄露與篡改等安全問(wèn)題,需要采取多種安全措施,如數(shù)據(jù)備份、權(quán)限控制和加密傳輸?shù)?,以確保檔案信息的安全性和保密性。
(3)加強(qiáng)檔案數(shù)字化共享
當(dāng)前,各部門(mén)之間在檔案共享方面存在信息交流不暢、共享渠道單一、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不一致等問(wèn)題,阻礙了檔案共享的開(kāi)展。因此,人力資源和社會(huì)保障局應(yīng)該加強(qiáng)檔案數(shù)字化共享建設(shè),通過(guò)建立信息共享平臺(tái),實(shí)現(xiàn)不同部門(mén)與不同地區(qū)之間的檔案信息互通共享。首先,應(yīng)該制定統(tǒng)一的數(shù)字化檔案共享標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范,確保檔案共享的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容規(guī)范統(tǒng)一。其次,建立數(shù)字化檔案共享平臺(tái),實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線共享和交換,提高共享效率和效益。同時(shí),還需要加強(qiáng)檔案共享管理,建立嚴(yán)格的共享權(quán)限和訪問(wèn)控制機(jī)制,確保檔案信息的安全性和保密性。此外,人力資源和社會(huì)保障局還可以通過(guò)開(kāi)展檔案信息共享的培訓(xùn)和宣傳活動(dòng),提高各部門(mén)和員工對(duì)于檔案共享的認(rèn)識(shí)和意識(shí),增強(qiáng)檔案共享的主動(dòng)性和積極性。通過(guò)這些措施,可以推動(dòng)檔案信息的共享和交流,實(shí)現(xiàn)檔案信息的最大化利用,提高檔案管理的效率和質(zhì)量。
2.優(yōu)化檔案管理流程
為了簡(jiǎn)化檔案管理流程,提高檔案管理的效率和質(zhì)量,應(yīng)該優(yōu)化檔案管理流程,確立責(zé)任制度和監(jiān)管機(jī)制,加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。具體的優(yōu)化措施包括:
(1)建立檔案管理制度
為了優(yōu)化檔案管理流程,人力資源和社會(huì)保障局應(yīng)該采取一系列措施,建立檔案管理制度,明確責(zé)任制度和監(jiān)管機(jī)制,加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。首先,應(yīng)該建立檔案管理制度,包括規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)化和操作流程等,確保檔案管理流程規(guī)范有序。其次,應(yīng)該明確檔案管理責(zé)任制,分工明確,明確各個(gè)管理環(huán)節(jié)的責(zé)任人和責(zé)任范圍,加強(qiáng)責(zé)任意識(shí),保證檔案管理工作的落實(shí)和執(zhí)行。同時(shí),要加強(qiáng)檔案管理的監(jiān)管機(jī)制,建立檔案管理的監(jiān)管體系,對(duì)檔案管理進(jìn)行監(jiān)督和檢查,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。另外,要加強(qiáng)檔案的分類和歸檔,建立檔案目錄和檔案檢索系統(tǒng),方便用戶查詢和借閱。最后,建立檔案留用和淘汰機(jī)制,淘汰處理已經(jīng)無(wú)用的檔案按照規(guī)定的時(shí)間和程序,為新的檔案騰出空間和資源。通過(guò)這些舉措,可以提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量,為公共服務(wù)提供有力支撐。
(2)簡(jiǎn)化檔案管理流程
為了提高檔案管理效率和質(zhì)量,人力資源和社會(huì)保障局需要簡(jiǎn)化檔案管理流程,通過(guò)建立在線申請(qǐng)平臺(tái)、自助借閱機(jī)和數(shù)字化建設(shè)等方式來(lái)實(shí)現(xiàn)。建立在線申請(qǐng)平臺(tái)可以讓用戶自主申請(qǐng)、自助查詢和在線借閱等,從而減少申請(qǐng)流程中的煩瑣環(huán)節(jié)和人工干預(yù)。通過(guò)自助借閱機(jī)和移動(dòng)終端應(yīng)用等方式,可以實(shí)現(xiàn)檔案的自助借還,避免借閱環(huán)節(jié)的等待和擁擠。通過(guò)數(shù)字化建設(shè),可以建立檔案信息化平臺(tái),實(shí)現(xiàn)在線查閱、下載和打印等功能,從而避免了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查閱環(huán)節(jié)中的煩瑣手續(xù)和時(shí)間浪費(fèi)。此外,通過(guò)信息化手段,還可以實(shí)現(xiàn)檔案的在線管理和維護(hù),減少人工干預(yù)和煩瑣操作,提高檔案管理效率,實(shí)現(xiàn)優(yōu)化檔案管理流程的目標(biāo)。
(3)加強(qiáng)檔案管理監(jiān)督和評(píng)估
建立檔案管理監(jiān)督和評(píng)估機(jī)制,定期對(duì)檔案管理工作實(shí)行監(jiān)督和評(píng)估,發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題,有效保證檔案管理工作的全面升級(jí)。監(jiān)督和評(píng)估工作應(yīng)該貫穿于檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié),如檔案收集、整理、存儲(chǔ)、保管以及利用等,著重關(guān)注檔案管理的效率與質(zhì)量以及安全問(wèn)題。同時(shí),對(duì)于存在問(wèn)題的部門(mén)及個(gè)人,應(yīng)督促和整改,確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平得到有效提升。
在實(shí)施檔案管理監(jiān)督和評(píng)估時(shí),還需要注重與外部機(jī)構(gòu)的合作和交流,如與國(guó)家檔案局、地方檔案館等建立合作關(guān)系,綜合利用先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和信息化管理技術(shù)。此外,相關(guān)工作人員應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作重要性的宣傳,讓民眾能夠充分意識(shí)到檔案管理工作的積極作用,并因此能夠充分理解和認(rèn)識(shí)檔案管理工作的本質(zhì),從而推進(jìn)檔案管理工作的良性循環(huán)。
3.加強(qiáng)檔案安全管理
(1)加強(qiáng)檔案安全意識(shí)教育
加強(qiáng)檔案安全意識(shí)教育是確保檔案信息安全的重要措施。教育和培訓(xùn)應(yīng)該針對(duì)所有檔案管理人員,包括檔案管理員、檔案保管員以及檔案處理人員等,通過(guò)多種形式和途徑,如專題講座、培訓(xùn)課程和演練等方式,普及檔案信息安全知識(shí)和操作規(guī)范。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案信息安全意識(shí)的培養(yǎng)、檔案安全保密政策法規(guī)的宣傳以及檔案信息安全管理制度的介紹等,使檔案管理人員能夠充分認(rèn)識(shí)檔案信息安全的重要性和必要性,并掌握相應(yīng)的安全管理技能和措施。同時(shí),還應(yīng)該針對(duì)不同崗位和職責(zé)的人員開(kāi)展分類培訓(xùn),確保各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案管理人員都能夠做好檔案信息安全保障工作。
(2)建立檔案安全管理制度
在檔案保密級(jí)別劃分和管理方面,應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案涉及的內(nèi)容與涉密程度等因素科學(xué)的分類和分級(jí),制定不同的保密措施。在檔案保密審查方面,應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案涉及的內(nèi)容和級(jí)別,嚴(yán)格的審查和核實(shí),確保檔案信息的安全性和保密性。在檔案保密措施方面,應(yīng)當(dāng)采取物理和技術(shù)手段相結(jié)合的方式,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的安全保障。檔案安全應(yīng)急預(yù)案應(yīng)當(dāng)包括檔案安全事件的分類和應(yīng)急處理流程、檔案信息恢復(fù)和重建措施等。在檔案安全事件的分類和應(yīng)急處理流程方面,應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案安全事件的不同類型,制定不同的應(yīng)急處理方案,明確各級(jí)檔案管理部門(mén)和檔案管理人員的責(zé)任和義務(wù)。在檔案信息恢復(fù)和重建措施方面,應(yīng)當(dāng)采取多種手段和方法,如數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)和重建檔案信息等,保障檔案信息的完整性和可靠性。
(3)加強(qiáng)檔案安全技術(shù)措施
通過(guò)技術(shù)手段,可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的全方位保護(hù)和監(jiān)控。一是加密技術(shù)。對(duì)于重要的檔案信息,應(yīng)采用加密技術(shù)保護(hù)。加密技術(shù)可以將檔案信息實(shí)施加密處理,只有授權(quán)用戶才能解密獲取。常用的加密技術(shù)包括對(duì)稱加密和非對(duì)稱加密,可根據(jù)需要選擇不同的加密算法和密鑰長(zhǎng)度;二是防火墻。防火墻是一種安全設(shè)備,可以過(guò)濾和控制網(wǎng)絡(luò)流量,防止未經(jīng)授權(quán)的用戶訪問(wèn)檔案信息。通過(guò)設(shè)置防火墻規(guī)則,可以限制訪問(wèn)來(lái)源、協(xié)議和端口等,提高檔案信息的安全性;三是訪問(wèn)控制。訪問(wèn)控制是一種基于身份驗(yàn)證的安全措施,可以限制用戶對(duì)檔案信息的訪問(wèn)和操作權(quán)限。通過(guò)設(shè)置訪問(wèn)控制策略,可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的細(xì)粒度控制,確保檔案信息的安全性和保密性;四是入侵檢測(cè)和防范。入侵檢測(cè)和防范是一種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù),可以檢測(cè)和防范黑客攻擊、病毒感染等安全威脅。通過(guò)安裝入侵檢測(cè)和防范軟件,可以實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)的安全狀態(tài),及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全事件,保障檔案信息的安全性。
三、結(jié)束語(yǔ)
在信息化快速發(fā)展的時(shí)代,檔案管理不再是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作,而是需要應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)手段和創(chuàng)新思維來(lái)提高管理效率和信息安全保障能力。對(duì)于檔案管理工作而言,只有全面認(rèn)識(shí)完善的管理制度是保證該項(xiàng)工作科學(xué)規(guī)范的有效途徑,通過(guò)完善檔案管理制度,不僅可以減少人工管理的復(fù)雜性和不確定性,還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化整理、分類和檢索,并保障檔案信息的安全性和完整性。加強(qiáng)共享可以促進(jìn)檔案信息的交流和互通,方便用戶和機(jī)構(gòu)之間的檔案信息共享和查詢。加強(qiáng)安全意識(shí)教育可以增強(qiáng)員工和用戶的信息安全意識(shí)和防范能力,避免檔案信息被惡意利用和泄露。總之,檔案管理是一項(xiàng)綜合性強(qiáng)的工作,需要從多個(gè)方面入手,不斷完善和創(chuàng)新,才能滿足各方面的需求,為機(jī)構(gòu)和組織的發(fā)展提供有力支撐。
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(作者單位:鄆城縣人力資源和社會(huì)保障局)