張志剛

摘 要：在社會發(fā)展及國家經(jīng)濟建設(shè)中，事業(yè)單位起到重要的服務(wù)作用。在事業(yè)單位行政管理中，辦公室文書檔案管理是一項重要內(nèi)容，該項工作主要負(fù)責(zé)記錄、分類以及保存文書檔案，確保文書檔案的真實性與完整性，充分體現(xiàn)單位發(fā)展軌跡和歷程。同時，也為單位發(fā)展提供重要的參考資料，更好地服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展。文章概述了事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的重要性，分析了大數(shù)據(jù)對事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的作用，以及事業(yè)單位辦公室文書檔案管理現(xiàn)狀問題，并探討了大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位辦公室文書檔案管理創(chuàng)新對策。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；事業(yè)單位；文書檔案管理；問題；對策

當(dāng)今社會進入了大數(shù)據(jù)時代，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)使人們的工作及生活得到極大的便利。辦公室文書檔案作為事業(yè)單位重要的信息資料，必須要妥善儲存和保管。然而，當(dāng)前事業(yè)單位辦公室文書檔案管理工作尚存在著諸多問題，如不重視文書檔案管理、管理基礎(chǔ)設(shè)施不完善和信息化建設(shè)進程緩慢等，嚴(yán)重影響辦公室文書檔案管理工作效率和質(zhì)量，不利于事業(yè)單位的發(fā)展。因此，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位辦公室文書檔案管理，是發(fā)展的大勢所趨。

一、事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的重要性

事業(yè)單位辦公室文書檔案，指的是在行政管理活動中，通過文書的形式保存會議記錄、決定指示、報告、通知以及批復(fù)等重要信息資料，并分類管理，使得事業(yè)單位辦公室文書檔案管理工作具有條理化，進而為事業(yè)單位發(fā)展提供更好的服務(wù)。在事業(yè)單位發(fā)展中，辦公室文書檔案管理工作意義重大。

1.促進事業(yè)單位檔案建設(shè)

在事業(yè)單位檔案管理中，辦公室文書檔案管理是重要內(nèi)容。加強辦公室文書檔案管理，有助于保證檔案資料的完整性，提高其利用價值。在開展辦公室文書檔案管理時，要完整做好事業(yè)單位行政活動的記錄、分類、整理以及保存等工作，為后期查閱和利用提供方便。此外，要確保文書檔案資料的完整性，并鑒定和比較檔案，突出其價值，促進事業(yè)單位檔案建設(shè)。

2.促進檔案信息資源開發(fā)

辦公室文書檔案管理的主要目的是能夠更好地查閱和利用檔案。但未經(jīng)整理的辦公室文書檔案是零散的，不利于日后查找利用，無法真實和準(zhǔn)確地反映事業(yè)單位發(fā)展及成長，影響檔案價值發(fā)揮。通過加強辦公室文書檔案系統(tǒng)化管理，對其分類和編目后再儲存，保證辦公室文書檔案的完整性及有序性，突出各文檔的聯(lián)系，為后期檔案信息資源開發(fā)和利用奠定有力的基礎(chǔ)。

3.促進事業(yè)單位健康發(fā)展

辦公室文書檔案管理和事業(yè)單位發(fā)展密切相關(guān)，通過妥善管理辦公室文書檔案，在保證文書檔案完整的同時，搭建文檔檢索系統(tǒng)，滿足檔案檢索利用需求。不僅如此，通過加強辦公室文書檔案管理，提高事業(yè)單位檔案管理工作效率和質(zhì)量，更好地服務(wù)于事業(yè)單位，有助于促進事業(yè)單位健康持續(xù)發(fā)展。

二、大數(shù)據(jù)對事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的作用

1.提高文書檔案歸檔效率

辦公室文書檔案資料大多是以紙質(zhì)形式保存，不僅管理工作量大和效率低，而且極易出現(xiàn)丟失和破損等問題。大數(shù)據(jù)時代，利用計算機信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)管理辦公室文書檔案，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案并存儲，再配合使用云計算技術(shù)，可實現(xiàn)對辦公室文書檔案的自動化歸檔，和傳統(tǒng)管理模式相比較而言，事業(yè)單位辦公室電子文書檔案歸檔及管理效率顯著提高。

2.提高文書檔案檢索便利性

事業(yè)單位辦公室文書檔案具備較高的利用價值。然而，傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案在查詢利用時，需要耗費大量時間和精力，而且長期反復(fù)翻閱極易出現(xiàn)破損現(xiàn)象，影響辦公室文書檔案的完整及利用價值。在大數(shù)據(jù)背景下，通過加強辦公室文書檔案信息化建設(shè)，借助文書檔案檢索系統(tǒng)即可一鍵查詢相應(yīng)日期和內(nèi)容的文書檔案，整個過程非常方便快捷。不僅如此，在查詢需要的文書檔案后，可將其在線傳輸、下載和打印，提高事業(yè)單位辦公室文書檔案的利用價值。

3.節(jié)省文書檔案存儲空間

傳統(tǒng)辦公室文書檔案經(jīng)過日積月累的記錄和保存，需要占用較大的空間存儲，而且，隨著檔案材料不斷積累，必須進一步擴大存儲空間。大數(shù)據(jù)時代，利用計算機網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、移動硬盤和云盤，即可實現(xiàn)對辦公室文書檔案的快速存儲，并且存儲量巨大，極大地節(jié)約了辦公室文書檔案存儲空間，為事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)?；l(fā)展奠定基礎(chǔ)。

三、事業(yè)單位辦公室文書檔案管理現(xiàn)狀問題

1.對文書檔案管理重視不足

當(dāng)前，部分事業(yè)單位在行政管理工作中，忽視辦公室文書檔案管理的工作，該項工作長期處于邊緣化狀態(tài)，管理觀念和管理思維滯后，無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的要求。同時，受傳統(tǒng)觀念和思維束縛，領(lǐng)導(dǎo)者和管理者對辦公室文書檔案管理工作的重要性和必要性缺乏正確的認(rèn)知，嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位辦公室文書檔案管理信息化建設(shè)。此外，辦公室文書檔案管理人員因缺乏科學(xué)的思想指導(dǎo)，導(dǎo)致辦公室文書檔案的利用價值得不到有效發(fā)揮，無法為事業(yè)單位的發(fā)展提供服務(wù)。

2.文書檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施不完善

事業(yè)單位辦公室文書檔案管理工作的開展，是建立在完善的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施上。但調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大部分事業(yè)單位因沒有意識到辦公室文書檔案管理的價值，導(dǎo)致辦公室文書檔案管理的機房建設(shè)滯后，各項基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施不完善，僅配備基本的計算機和打印機等，缺乏電子平板掃描儀等功能強大的設(shè)備設(shè)施，無法很好滿足低辦公室文書檔案的電子化管理需求。同時，部分單位搭建的電子文書檔案管理系統(tǒng)功能單一，兼容性差，不符合大數(shù)據(jù)時代的需求。

3.檔案管理人員結(jié)構(gòu)有待優(yōu)化

在事業(yè)單位辦公室文書檔案管理工作中，管理人員發(fā)揮著重要作用。尤其在大數(shù)據(jù)時代，對管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)提出了更高的要求。但是，當(dāng)前事業(yè)單位辦公室文書檔案管理人員的結(jié)構(gòu)存在一定缺陷，管理隊伍的專業(yè)化不高，綜合素質(zhì)參差不齊，專職的檔案管理人員不足或者身兼多職，無法集中精力管理辦公室文書檔案。同時，單位不重視對辦公室文書檔案管理人員的定期培訓(xùn)，檔案管理人員無法學(xué)習(xí)和掌握最新的知識和技術(shù)，難以適應(yīng)在大數(shù)據(jù)時代辦公室文書檔案管理工作的要求，降低了檔案工作的效率和質(zhì)量。

4.文書檔案管理安全問題突出

事業(yè)單位辦公室文書檔案管理工作，是建立在安全的物理環(huán)境基礎(chǔ)上。然而，當(dāng)前部分單位辦公室文書管理工作卻存在突出的安全問題，如檔案損壞和丟失等，嚴(yán)重影響文書檔案的完整性。同時，部分單位不重視意外災(zāi)害的防范工作，如火災(zāi)等，再加之計算機設(shè)備的管理工作不到位，極易引發(fā)機械故障，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，影響辦公室文書檔案的開發(fā)利用。此外，在信息時代，事業(yè)單位的信息資料成為不法分子竊取的重要目標(biāo)，黑客利用漏洞或植入病毒，導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰，并破壞和竊取辦公室文書檔案資料，嚴(yán)重影響事業(yè)單位辦公室文書檔案保密性和安全性。

5.文書檔案信息化建設(shè)進程緩慢

大數(shù)據(jù)時代，推動事業(yè)單位辦公室文書檔案管理信息化建設(shè)是大勢所趨，能夠顯著提升檔案管理工作效率及質(zhì)量。當(dāng)前，雖然事業(yè)單位逐漸意識到文書檔案信息化建設(shè)的重要性，但整體建設(shè)進程仍非常緩慢，尚處于初級階段，工作人員僅是利用Word和Excel等錄入方式管理文書檔案，尚未實現(xiàn)更深層次的應(yīng)用。事業(yè)單位辦公室文書檔案信息化建設(shè)的進程之所以緩慢，很大程度上是因領(lǐng)導(dǎo)不重視或認(rèn)知錯誤所導(dǎo)致，其普遍認(rèn)為辦公室文書檔案管理工作簡單，無需先進的技術(shù)和設(shè)備設(shè)施，因而沒有投入相應(yīng)的人力、物力和財力的支持，對新時期的辦公室文書檔案管理工作開展產(chǎn)生諸多不便和影響。

四、大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位辦公室文書檔案管理創(chuàng)新對策

1.與時俱進，提高思想認(rèn)識

大數(shù)據(jù)時代，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者要與時俱進，提高思想認(rèn)識、創(chuàng)新思維方式和管理理念，明確辦公室文書檔案資料的重要價值，充分意識到辦公室文書檔案管理工作的重要性和必要性，積極推進大數(shù)據(jù)技術(shù)和辦公室文書檔案的融合，促進事業(yè)單位辦公室文書檔案管理信息化建設(shè)。領(lǐng)導(dǎo)者要將辦公室文書檔案管理的工作提升至戰(zhàn)略高度，加大對辦公室文書檔案管理信息化建設(shè)的宣傳力度，引導(dǎo)管理人員樹立全新的管理意識，促使其積極主動地落實辦公室文書檔案的管理工作，確保檔案的完整性和有效性，更好地服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展。

2.統(tǒng)籌規(guī)劃，制定信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

大數(shù)據(jù)時代，事業(yè)單位辦公室文書檔案管理信息化建設(shè)是必然趨勢，為確保達到理想建設(shè)與管理效果，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者要認(rèn)真做好統(tǒng)籌規(guī)劃工作，制定辦公室文書檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，結(jié)合新標(biāo)準(zhǔn)和新規(guī)范做好對前期文書檔案的查漏補缺和整改完善工作。同時，結(jié)合檔案類型分類管理，如文書檔案、實物檔案和聲像檔案等，對各類檔案立卷歸檔，明確保管期限，編制各門類檔案目錄，為事業(yè)單位今后的發(fā)展提供支持，促進事業(yè)單位辦公室文書檔案管理工作質(zhì)效有效提升。

3.加大經(jīng)費投入，完善基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施

大數(shù)據(jù)時代，事業(yè)單位辦公室文書檔案管理及信息化建設(shè)工作開展均需要大量的經(jīng)費。為滿足文書檔案信息化建設(shè)需求，事業(yè)單位應(yīng)加大經(jīng)費投入力度，合理安排經(jīng)費使用。一方面，要增加先進技術(shù)引入經(jīng)費投入。積極借鑒和吸納國內(nèi)外先進技術(shù)，并結(jié)合單位實際需求適時引入，推動辦公室文書檔案管理改革。另一方面，要增加基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)經(jīng)費投入。充分結(jié)合辦公室文書檔案管理需求，靈活配置各類設(shè)備設(shè)施，如掃描儀、攝像機、打印機和復(fù)印機等，提升事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的工作效率及質(zhì)量。

4.完善電子系統(tǒng)，做好管理運行

事業(yè)單位辦公室文書檔案管理工作具有較強的專業(yè)性和復(fù)雜性，為加快推進文書檔案信息化建設(shè)進程，要重視對電子檔案系統(tǒng)的設(shè)計與搭建，利用該系統(tǒng)及時匯總事業(yè)單位各部門電子文件，并按照文件類別和部門類別對文件進行自動化分類存儲，構(gòu)建電子檔案資料庫，為后期文書檔案查詢和利用提供便利和幫助。利用電子檔案管理系統(tǒng)，工作人員可實時上傳、錄入和整理文書檔案，并設(shè)置目錄和檢索功能，快速查詢和利用相關(guān)文書檔案資料，提高事業(yè)單位辦公室文書檔案管理效率和利用價值，提高辦公室檔案服務(wù)水平。

5.完善管理制度，提高管理效能

在大數(shù)據(jù)時代，為了提高事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的工作效能，要積極健全完善管理制度，發(fā)揮制度的約束和規(guī)范作用，為辦公室文書檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化開展奠定有力的基礎(chǔ)。事業(yè)單位應(yīng)積極結(jié)合《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》等相關(guān)規(guī)定以及單位實際情況，制定規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及現(xiàn)代化的辦公室文書檔案管理制度，健全機關(guān)檔案“三合一”制度，明確辦公室文書檔案管理辦法，落實檔案人員崗位責(zé)任制，完善檔案安全保管突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案及文書檔案保密機制，規(guī)范文件收集、整理和歸檔程序，有效保障辦公室文書檔案的安全性和完整性，提高其利用價值，提高事業(yè)單位辦公室文書檔案的精細(xì)化管理水平。

6.加強人員培養(yǎng)，打造專業(yè)的檔案管理隊伍

在辦公室文書檔案管理工作中，管理人員發(fā)揮著重要作用，為了滿足新時期辦公室文書檔案管理對管理人員的高標(biāo)準(zhǔn)及要求，事業(yè)單位要加強對管理人員的培養(yǎng)，組建一支專業(yè)化和復(fù)合型的檔案管理隊伍。首先，要重視對優(yōu)秀人才的招聘，結(jié)合實際工作需求制訂招聘計劃，嚴(yán)把入職門檻，認(rèn)真做好對應(yīng)聘人員的考核工作，確保其具備較高的專業(yè)水平及素質(zhì)，為管理隊伍注入新鮮血液，實現(xiàn)對管理隊伍年齡、學(xué)歷和職稱結(jié)構(gòu)的優(yōu)化。其次，要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，制定科學(xué)的培訓(xùn)制度，通過線上+線下培訓(xùn)相結(jié)合的方式，創(chuàng)新培訓(xùn)方法，增強培訓(xùn)效果，幫助檔案管理人員掌握大數(shù)據(jù)時代辦公室文書檔案的電子化和數(shù)字化管理技能，提高業(yè)務(wù)能力、專業(yè)知識以及綜合素質(zhì)。此外，在培訓(xùn)后要做好考核工作，將考核結(jié)果、職稱評定和薪資福利待遇等掛鉤，提高檔案管理人員工作積極性和主動性。

7.加強安全防護，保障文書檔案安全

信息和網(wǎng)絡(luò)時代，雖然為事業(yè)單位辦公室文書檔案管理工作提供了巨大的便利，但也面臨著嚴(yán)峻的安全問題。所以，事業(yè)單位在辦公室文書檔案管理及信息化建設(shè)時，要增強安全防護意識，做好對重要文書檔案的自動備份工作，確保能夠及時恢復(fù)重要信息。與此同時，要重視對各項技術(shù)的應(yīng)用，如防火墻技術(shù)、密碼技術(shù)以及身份驗證技術(shù)等，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，阻止陌生人員訪問和侵入計算機系統(tǒng)，保障文書檔案的安全性。此外，要定期做好系統(tǒng)監(jiān)測工作，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)漏洞并自動化升級和修復(fù)，防止文書檔案被泄露。還要定期查殺木馬病毒，可以安裝電腦管家和360安全衛(wèi)士等軟件，及時發(fā)現(xiàn)并消除病毒，避免發(fā)生被攻擊和篡改辦公室文書檔案資料，確保大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位辦公室文書檔案安全和完整。

五、結(jié)語

綜上所述，辦公室文書檔案管理是事業(yè)單位行政管理及檔案管理的重要內(nèi)容。針對該項工作中所存在的諸多問題，要高度重視并深入分析問題的根本原因，加強大數(shù)據(jù)技術(shù)和辦公室文書檔案管理的融合應(yīng)用，發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的價值和優(yōu)勢，推動事業(yè)單位辦公室文書檔案信息化建設(shè)，提高事業(yè)單位辦公室文書檔案信息化、現(xiàn)代化管理水平以及檔案管理工作效能，促進事業(yè)單位良好發(fā)展。

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（作者單位：山東省單縣機關(guān)事務(wù)服務(wù)中心）