姜紅霞

摘 要：市政公用發(fā)展服務(wù)中心（以下簡稱為“事業(yè)單位” ）做好檔案管理方面的工作至關(guān)重要，可對前期工作分析、總結(jié)，并對后續(xù)工作計劃和方案的制定提供有效參考。其中，文書檔案保存、利用價值較高，需對其中的文書檔案管理工作加以強化。在網(wǎng)絡(luò)時代背景下，對事業(yè)單位文書檔案管理工作提出了越來越高的要求，事業(yè)單位需要革新傳統(tǒng)管理理念，注重文書檔案管理信息化建設(shè)工作的開展。因此，本文以網(wǎng)絡(luò)時代事業(yè)單位文書檔案管理信息化工作開展的意義為切入點，結(jié)合事業(yè)單位文書檔案管理的工作現(xiàn)狀，提出信息化工作策略，旨在全面提升事業(yè)單位文書檔案管理工作的質(zhì)量水平。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)時代；文書檔案管理；信息化建設(shè)；工作策略

近些年，我國各地區(qū)市政服務(wù)事業(yè)呈現(xiàn)出較為快速的發(fā)展態(tài)勢。市政工作內(nèi)容較多，以市政公用發(fā)展服務(wù)中心為例，為確保各項工作順利、有效地開展，有必要做好各項管理工作。其中，文書檔案管理是一項非常重要的工作，做好事業(yè)單位的文書檔案管理，能夠使各項工作有章可循、有據(jù)可依。但需注意的是，從現(xiàn)狀來看，事業(yè)單位文書檔案管理工作尚且存在一些問題，如文書檔案管理信息化制度不完善、文書檔案管理信息化建設(shè)落后、檔案管理工作人員素質(zhì)水平不高等。為解決這些問題，事業(yè)單位文書檔案管理工作需要順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代信息化發(fā)展的趨勢，并努力促進文書檔案管理工作質(zhì)量水平的提高。

一、網(wǎng)絡(luò)時代事業(yè)單位文書檔案管理信息化工作開展的意義

文書檔案是由事業(yè)單位行政管理事務(wù)活動產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的一部分檔案，如命令、指示、決定、布告和請示等。由此可見，事業(yè)單位文書檔案管理是一項系統(tǒng)化的工作。在網(wǎng)絡(luò)時代背景下，為做好此項工作，需對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理思想進行革新，注重檔案管理信息化建設(shè)。從實踐工作層面分析，做好事業(yè)單位文書檔案管理信息化工作具有重要意義。

1.有助于文書檔案管理工作效率的提高

在傳統(tǒng)工作模式下，事業(yè)單位文書檔案以紙質(zhì)檔案管理為主，隨著事業(yè)單位文書檔案資料的增多，會加大檔案管理人員收集、分析整合及存儲管理文書檔案資料的工作負荷及難度，使文書檔案管理工作效率難以得到有效提高。在網(wǎng)絡(luò)時代，通過做好事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)工作，由傳統(tǒng)單一化的紙質(zhì)檔案管理模式逐步轉(zhuǎn)向電子化、信息化管理，在計算機技術(shù)和信息技術(shù)的融合應(yīng)用下，有助于減輕檔案管理人員工作的壓力，提高檔案收集、歸檔管理工作的效率，并能保證歸檔文書檔案資料的準確性及完整性。

2.有助于保證文書檔案資源的安全性

事業(yè)單位涉及一些保密性要求較高的文書檔案資料，尤其是市政基礎(chǔ)設(shè)施管理工作產(chǎn)生的相關(guān)文書檔案資料，為遵循管理方的要求，有必要做好相關(guān)文書檔案資料的保密管理，若采取傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，則在文書檔案資料傳遞、交接等工作環(huán)節(jié)易出現(xiàn)遺失、缺損和被盜竊等安全問題。在網(wǎng)絡(luò)時代，針對保密要求高的檔案資料開展電子化、信息化管理，能夠最大限度地預(yù)防遺失、缺損和被盜竊等安全問題的發(fā)生，進一步保證文書檔案資源的安全性，滿足管理方的文書檔案資源的管理要求，提高了管理方對檔案管理服務(wù)的滿意程度。

3.有助于提升文書檔案資源的共享利用價值

事業(yè)單位文書檔案管理的利用價值較低，一般在單位內(nèi)部利用，很難將其共享利用價值充分發(fā)揮出來。而在網(wǎng)絡(luò)時代，加強事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)，在檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建及應(yīng)用下，可實現(xiàn)文書檔案管理對內(nèi)、對外的共享利用，通過共享利用權(quán)限的設(shè)置，既能夠提升文書檔案資源共享利用的價值，又能夠保證文書檔案資源利用的安全性。

二、事業(yè)單位文書檔案管理的工作現(xiàn)狀

根據(jù)網(wǎng)絡(luò)時代背景下事業(yè)單位文書檔案管理信息化工作開展的意義來看，文書檔案管理工作在事業(yè)單位的長足發(fā)展中起到關(guān)鍵的作用。對此，事業(yè)單位必須對這一工作予以高度重視，同時采取多種措施確保文書檔案管理工作能夠順利開展下去，進而全面有效地提高事業(yè)單位文書檔案管理工作效率。但從現(xiàn)狀來看，在此項管理工作開展期間，仍存在一些問題。

1.文書檔案管理信息化制度不完善

要想做好事業(yè)單位文書檔案管理工作，需要有制度作為保障。但從現(xiàn)狀來看，一些事業(yè)單位在文書檔案管理信息化制度方面還不完善。比如，延續(xù)使用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理制度，對于電子檔案在歸檔制度方面不夠明確，易出現(xiàn)歸檔的電子檔案資料信息不夠完整、真實性有待考究等現(xiàn)實問題，進而難以提高文書檔案信息資源的利用價值。又比如，未能針對文書檔案管理工作人員制定合理、科學(xué)的績效制度、獎懲制度，難以規(guī)范約束檔案管理人員的工作行為，管理人員信息化管理意識薄弱，很難做好事業(yè)單位文書檔案管理信息化工作，使此項工作流于形式，缺乏實效性。此外，文書檔案管理安全制度缺失，難以保證文書檔案資料的安全性，檔案資料未能實行電子備份、安全加密，易出現(xiàn)電子檔案遺失、被惡意篡改等風險問題，不利于提升文書檔案資料管理工作整體的安全性。

2.文書檔案管理工作不規(guī)范

為提升事業(yè)單位文書檔案管理工作的標準化、科學(xué)化水平，有必要對其工作加以規(guī)范。但從目前來看，一些事業(yè)單位在文書檔案管理工作方面還不規(guī)范。一方面，事業(yè)單位文書檔案管理存在直接將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案的情況，對檔案管理的延續(xù)性、創(chuàng)新性有所忽視，雖然樹立了檔案電子、信息化管理思維理念，但檔案電子化、信息化管理缺乏規(guī)范，使檔案電子化、信息化管理流于形式，實效性不高。另一方面，部分檔案管理工作人員未能樹立規(guī)范化檔案管理意識，在文書檔案收集整理方面積極性不高，未能加深與其他部門之間的聯(lián)系，如市政服務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門等，導(dǎo)致難以收集到完整、真實、全面的文書檔案資料，且易出現(xiàn)文書檔案歸檔不及時的情況，使事業(yè)單位文書檔案管理工作質(zhì)量水平難以得到有效提升。

3.文書檔案管理信息化建設(shè)落后

在網(wǎng)絡(luò)時代背景下，事業(yè)單位文書檔案管理需重視信息化建設(shè)，但目前一些事業(yè)單位在文書檔案管理信息化建設(shè)方面比較落后，究其原因，主要表現(xiàn)為：一方面，部分事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)存在形式主義，資金投入不足，難以滿足其信息化建設(shè)所需的軟硬件設(shè)備設(shè)施，如檔案管理軟件、計算機軟件、掃描軟件、圖像處理軟件及文字識別軟件等；又如，計算機電腦設(shè)備、檔案柜、除濕機、空調(diào)設(shè)備、掃描儀和數(shù)碼攝像機等。在缺乏軟硬件設(shè)備設(shè)施支持的情況下，難以滿足事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)要求。另一方面，在事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)過程中，還需要一些現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的充分支持，如文書檔案管理信息化系統(tǒng)所需的信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、安全密鑰技術(shù)等，若這些技術(shù)難以及時引進并應(yīng)用，則難以保證系統(tǒng)運行的可靠性及安全性，容易導(dǎo)致文書檔案資料受到病毒感染、黑客攻擊。

4.檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不高

部分檔案管理工作人員的素質(zhì)水平有待提升。一方面，部分檔案管理工作人員自主學(xué)習(xí)意識不強，未能與時俱進地學(xué)習(xí)文書檔案管理工作所需的信息技術(shù)，對檔案管理信息化系統(tǒng)應(yīng)用掌握不足。在此情況下，檔案管理人員便難以勝任單位的文書檔案管理崗位，難以提高檔案管理服務(wù)能力水平。另一方面，單位未能對在崗檔案管理工作人員開展定期培訓(xùn)教育，難以提升檔案管理工作人員的管理專業(yè)能力水平。

三、做好網(wǎng)絡(luò)時代事業(yè)單位文書檔案管理信息化工作的具體策略

從上述事業(yè)單位文書檔案管理工作存在的問題來看，事業(yè)單位要對出現(xiàn)問題的主要原因展開深入分析。為解決事業(yè)單位文書檔案管理工作的問題，有必要結(jié)合網(wǎng)絡(luò)時代的特點，樹立信息化建設(shè)思想理念，采取具有針對性的措施，進而使事業(yè)單位文書檔案管理信息工作能夠更好地符合網(wǎng)絡(luò)時代的發(fā)展步伐，為妥善保護文書檔案做出努力。

1.健全文書檔案管理信息化制度

從事業(yè)單位文書檔案管理信息化工作質(zhì)量水平提升角度考慮，需健全文書檔案管理信息化制度。一方面，完善電子檔案歸檔制度，文書檔案管理工作人員要嚴格按照電子檔案歸檔制度的要求，做好電子文檔、圖像、音頻、視頻和文本等檔案資料的收集整理，保證收集的文書檔案資料的完整性、真實性，及時歸檔處理，以此提升文書檔案資料的時效價值。另一方面，完善檔案管理人員管理制度，在對單位檔案管理人員開展管理的過程中，落實獎懲機制、崗位責任制，規(guī)范、約束檔案管理人員的工作行為，明確責任，提升其對自身崗位的責任意識，針對檔案管理工作積極、認真、負責的工作人員給予精神層面或物質(zhì)層面的獎勵，針對工作怠慢、存在失誤的工作人員給予一定懲罰等。此外，還要完善文書檔案安全管理制度，針對電子檔案做好備份處理，并通過應(yīng)用安全密鑰技術(shù)，避免出現(xiàn)電子檔案失竊、被惡意篡改內(nèi)容等風險問題，進而有效保證文書電子檔案資料的完整性、真實性及安全性。

2.加強部門協(xié)作，提升文書檔案管理工作的規(guī)范程度

在網(wǎng)絡(luò)時代，為提升事業(yè)單位文書檔案管理工作的規(guī)范程度，還有必要加強部門協(xié)作，單位檔案管理部門需加深與單位業(yè)務(wù)部門之間的聯(lián)系，使業(yè)務(wù)部門在開展服務(wù)業(yè)務(wù)過程中，能夠明確文件材料形成的時間，并按照先后順序排列，將廢稿、重稿清除，并規(guī)范篩選，以此減輕檔案管理人員分析、整理文書檔案資料的負荷及難度。同時，檔案管理部門還需加深與市政服務(wù)部門之間的聯(lián)系，根據(jù)市政服務(wù)部門工作內(nèi)容、性質(zhì)，明確文書檔案類型，以宗卷為單位，對零散文件展開分類立卷處理，并做好私密檔案的保密處理，若文件破損，需及時修復(fù)等?？傊?，需通過部門協(xié)作，保證文書檔案資料的完整性、真實性及安全性，進而提升單位文書檔案管理工作的規(guī)范程度。

3.引進技術(shù)，加快文書檔案管理信息化建設(shè)

事業(yè)單位文書檔案管理是一項系統(tǒng)化的工作，尤其是在信息化建設(shè)過程中，更需要投入充足的建設(shè)資金，引進信息化建設(shè)所需人力資源、物力資源。重視文書檔案管理信息化建設(shè)所需軟硬件設(shè)備設(shè)施的引進。當然，在文書檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)過程中，還應(yīng)重視安全密鑰技術(shù)、防火墻技術(shù)及各類殺毒軟件的應(yīng)用，確保系統(tǒng)運行的可靠性及安全性，避免黑客入侵、病毒感染，保證文書檔案資料在系統(tǒng)中存儲的安全性。此外，還需重視檔案權(quán)限管理，根據(jù)用戶的權(quán)限等級，提供相關(guān)的檔案服務(wù)，以此在保證文書檔案信息資料安全性的基礎(chǔ)上，使其共享利用價值得到有效提高。

4.通過培訓(xùn)教育活動，提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平

事業(yè)單位文書檔案管理信息化工作的開展，少不了檔案管理工作人員職能作用的發(fā)揮。事業(yè)單位必須對檔案管理工作人員開展系統(tǒng)培訓(xùn)，提升檔案管理工作人員的理想信念，能夠在今后的相關(guān)工作中嚴謹、認真、負責。因此，有必要采取有效策略，提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平。

（1）加強自主學(xué)習(xí)

發(fā)揮單位領(lǐng)導(dǎo)者的職能作用，引導(dǎo)單位檔案管理工作人員加強自主學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)檔案管理信息化所需的相關(guān)技術(shù)，如計算機應(yīng)用技術(shù)、信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)等，并通過學(xué)習(xí)有關(guān)信息化方面的專業(yè)知識，提升管理人員的檔案管理信息化能力，引導(dǎo)其重視文書檔案管理工作，使其按照規(guī)范要求做好檔案電子化、信息化管理工作。

（2）加強培訓(xùn)教育

事業(yè)單位需要針對在崗的檔案管理工作人員加強培訓(xùn)教育，在培訓(xùn)教育活動開展期間，側(cè)重對檔案管理工作人員實行信息化技術(shù)、文書檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用方法技巧等方面的培訓(xùn)，使檔案管理工作人員能夠通過培訓(xùn)，提升自身的信息化素養(yǎng)，并能做好事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)工作。

（3）加深與兄弟單位、優(yōu)質(zhì)高校之間的合作

事業(yè)單位需要加深與兄弟單位、優(yōu)質(zhì)高校之間的合作，根據(jù)單位對檔案管理現(xiàn)代化人才的需求，從優(yōu)質(zhì)高校引進懂技術(shù)、懂管理的檔案管理專業(yè)人才，滿足事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)的人才需求。同時，加深與兄弟單位之間的溝通協(xié)作，事業(yè)單位檔案管理工作人員要定期開展研討會，圍繞單位文書檔案管理信息化建設(shè)工作的不足，共同分析探討，提出相關(guān)改進、優(yōu)化建議，達到持續(xù)提高事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)工作質(zhì)量的目的。

四、結(jié)語

綜上所述，網(wǎng)絡(luò)時代給事業(yè)單位文書檔案管理工作帶來了一定機遇與挑戰(zhàn)，事業(yè)單位需要革新文書檔案管理思想理念與方法，需要優(yōu)化管理制度、注重信息化建設(shè)、提高工作人員素質(zhì)水平等。因此，事業(yè)單位需結(jié)合機遇與挑戰(zhàn)，明確工作問題，健全文書檔案管理信息化制度，加強部門協(xié)作，引進大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)等，并通過培訓(xùn)教育活動，提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平，進一步提高事業(yè)單位文書檔案管理工作的規(guī)范化水平，保證文書檔案資料的安全性，全面提高事業(yè)單位整體管理服務(wù)水平。

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（作者單位：濱州市市政公用發(fā)展服務(wù)中心）