牛華一

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理智能化建設(shè)越來越受到關(guān)注。現(xiàn)介紹檔案管理智能化建設(shè)的概念、意義、現(xiàn)狀以及存在的問題，包括技術(shù)問題、數(shù)據(jù)安全問題、人員素質(zhì)問題、建設(shè)成本問題、管理問題、法律問題、應(yīng)用推廣問題、信息共享問題和保密問題等。為了加強(qiáng)檔案管理智能化建設(shè)，提出技術(shù)優(yōu)化、安全優(yōu)化、人員培訓(xùn)優(yōu)化、成本優(yōu)化、管理優(yōu)化、法律優(yōu)化、推廣優(yōu)化、共享優(yōu)化和保密優(yōu)化等路徑。

隨著智能化建設(shè)的不斷推進(jìn)，檔案管理需要更多專業(yè)人才的支持，這也為相關(guān)專業(yè)人員提供了更廣闊的發(fā)展空間和更多的機(jī)會。同時，智能化建設(shè)需要各行各業(yè)的支持和參與，只有全社會共同努力，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、自動化、智能化建設(shè)目標(biāo)。未來，隨著人工智能、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理將進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息化、智能化，為社會大眾提供更加便捷、高效的服務(wù)。同時，也需要加強(qiáng)檔案管理的法制化、規(guī)范化建設(shè)，保障檔案信息的安全、可靠和完整。

新時期檔案管理智能化建設(shè)初探概述 檔案管理智能化建設(shè)的意義

智能化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、歸檔和管理，提高檔案管理效率。使用數(shù)字化、自動化手段可以減少手工操作帶來的差錯，提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，同時也可以節(jié)省大量的時間和人力成本。此外，智能化的檔案管理系統(tǒng)還可以通過自動化處理、智能檢索等功能提高檔案管理的效率和精度，為檔案管理工作帶來更大的便利。

檔案管理智能化建設(shè)的現(xiàn)狀

檔案管理工作的智能化建設(shè)已經(jīng)初步展開，但整體仍處于初級發(fā)展階段。許多檔案機(jī)構(gòu)還沒有進(jìn)行智能化建設(shè)，導(dǎo)致檔案管理效率低下、安全性差。同時，智能化設(shè)備和軟件的更新?lián)Q代速度也較快，需要不斷更新設(shè)備和技術(shù)，以加強(qiáng)檔案管理智能化建設(shè)。

新時期檔案管理智能化建設(shè)存在的問題技術(shù)問題

新時期檔案管理智能化建設(shè)中存在的技術(shù)問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是技術(shù)設(shè)備更新?lián)Q代速度快，導(dǎo)致舊設(shè)備淘汰速度加快；二是技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換存在困難；三是系統(tǒng)安全性較低，容易受到黑客和病毒攻擊。這些問題需要通過加強(qiáng)技術(shù)研發(fā)、推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)以及加強(qiáng)安全防護(hù)等措施來解決。

數(shù)據(jù)安全問題

隨著檔案管理智能化建設(shè)的不斷推進(jìn)，數(shù)據(jù)安全問題逐漸凸顯出來。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中，數(shù)字化檔案的存儲、傳輸和使用都需要通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，這就給數(shù)據(jù)的保護(hù)帶來了挑戰(zhàn)。數(shù)據(jù)泄露、丟失等安全問題有可能造成嚴(yán)重的后果。因此，如何保障檔案數(shù)據(jù)的安全性是檔案管理智能化建設(shè)亟待解決的問題。

人員素質(zhì)問題

在新時期檔案管理智能化建設(shè)中，人員素質(zhì)是一個不可忽視的重要問題。隨著技術(shù)的不斷更新迭代，檔案管理也需要不斷應(yīng)用新技術(shù)。但是，有些檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能水平不足，無法有效地運(yùn)用智能化系統(tǒng)開展檔案管理工作。此外，一些管理人員對智能化系統(tǒng)的認(rèn)識和理解也存在偏差，缺乏對新技術(shù)的全面了解和深入掌握，導(dǎo)致智能化建設(shè)的效果不盡如人意。因此，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其專業(yè)素質(zhì)和技能水平，能夠更好地推動檔案管理智能化建設(shè)。

建設(shè)成本問題

新時期檔案管理智能化建設(shè)需要大量的資金，建設(shè)成本高昂。一方面，需要購買和維護(hù)高性能的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)；另一方面，還需要對人員進(jìn)行培訓(xùn)和管理，人力成本較高。此外，由于檔案管理涉及隱私和安全等方面的問題，建設(shè)成本還包括數(shù)據(jù)安全和防護(hù)等方面的投入。因此，如何在保證檔案管理智能化建設(shè)質(zhì)量的基礎(chǔ)上控制建設(shè)成本是當(dāng)前需要解決的問題之一。

管理問題

新時期檔案管理智能化建設(shè)中存在的問題主要表現(xiàn)為：缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致不同部門、單位之間的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一致；檔案管理人員的技能不足、素質(zhì)不高，無法勝任智能化檔案管理工作；缺乏有效的監(jiān)管機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理中存在違規(guī)操作、數(shù)據(jù)泄露等問題。這些問題需要通過制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、提高檔案管理人員素質(zhì)、建立健全監(jiān)管機(jī)制等途徑來解決。

應(yīng)用推廣問題

新時期檔案管理智能化建設(shè)在應(yīng)用推廣方面存在一些問題。首先，智能化檔案管理系統(tǒng)的價格較高，并非所有單位都能承擔(dān)得起。其次，由于智能化技術(shù)的更新?lián)Q代速度較快，智能化檔案管理系統(tǒng)也需要不斷更新升級，這給單位造成了一定的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。最后，智能化檔案管理系統(tǒng)的操作難度較大，需要專業(yè)人員進(jìn)行操作，給單位帶來了一定的人力負(fù)擔(dān)。針對這些問題，需要采取相應(yīng)的措施，推廣智能化檔案管理系統(tǒng)，提高其普及率和使用效率。

信息共享問題

信息共享問題是新時期檔案管理智能化建設(shè)中的一個重要問題。目前，不同部門、不同系統(tǒng)之間的信息共享仍然存在一定的障礙，導(dǎo)致檔案管理的效率不高、信息不全面，甚至可能出現(xiàn)重復(fù)錄入、數(shù)據(jù)錯誤等問題。因此，需要進(jìn)一步加強(qiáng)各部門之間的信息共享，建立統(tǒng)一的檔案信息共享平臺，實(shí)現(xiàn)信息的互通互聯(lián)，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

保密問題

新時期檔案管理智能化建設(shè)中的保密問題依然令人擔(dān)憂。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理智能化建設(shè)已經(jīng)成為必然趨勢，但是檔案信息的安全問題也隨之而來。檔案信息的泄露可能會導(dǎo)致重大的社會問題，甚至對國家安全造成威脅。因此，加強(qiáng)檔案信息的保密工作是非常必要的。相關(guān)單位需要建立完善的保密制度，利用先進(jìn)的技術(shù)手段，保證檔案信息不被非法獲取和篡改。同時，還需要加強(qiáng)對檔案工作人員的保密教育，增強(qiáng)他們的保密意識和保密能力。只有這樣，才能更好地促進(jìn)檔案管理智能化建設(shè)。

新時期檔案管理智能化建設(shè)的優(yōu)化路徑技術(shù)優(yōu)化

在檔案管理智能化建設(shè)中，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用尤為重要。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以幫助檔案管理者從大量數(shù)據(jù)中提取出有用的信息，為決策提供支持。同時，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)也可以幫助檔案管理者發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，并及時采取相應(yīng)的措施加以解決。例如，通過對檔案館內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，可以找出哪些檔案需要進(jìn)行數(shù)字化處理，哪些檔案需要進(jìn)行修復(fù)等，從而更好地管理檔案資源。除了數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)之外，人工智能和云計(jì)算等技術(shù)也可以為檔案管理的智能化建設(shè)提供支持。例如，人工智能技術(shù)可以通過自動化的方式對檔案信息進(jìn)行分類、標(biāo)注和檢索等，從而提高檔案管理的效率和精度。而云計(jì)算技術(shù)則可以為檔案管理提供更加便捷的數(shù)據(jù)存儲、共享和備份等服務(wù)，使得檔案管理更加安全可靠。

總之，技術(shù)優(yōu)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化建設(shè)的關(guān)鍵，而數(shù)據(jù)挖掘、人工智能、云計(jì)算等技術(shù)的應(yīng)用則是實(shí)現(xiàn)技術(shù)優(yōu)化的重要手段。只有不斷進(jìn)行技術(shù)優(yōu)化，才能更好地保障檔案信息的安全性和有效利用，為檔案管理的智能化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

安全優(yōu)化

針對當(dāng)前檔案管理中存在的安全問題，需要從多個方面進(jìn)行優(yōu)化。首先，加強(qiáng)對數(shù)字化檔案的保護(hù)是保障檔案安全的重要手段。對于重要的檔案資料，需要采用加密技術(shù)進(jìn)行保護(hù)，確保其不會被非法獲取和篡改。同時還需要定期備份檔案數(shù)據(jù)，以防數(shù)據(jù)丟失。此外，還需要安裝防病毒軟件，及時進(jìn)行病毒掃描和清理，避免病毒攻擊對檔案安全造成威脅。

其次，完善檔案借閱管理流程，建立健全授權(quán)制度和審批流程，這是保障檔案安全的另一個關(guān)鍵措施。建立授權(quán)制度可以明確檔案借閱人員的身份和權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員借閱檔案。同時，建立審批流程可以對檔案借閱081申請進(jìn)行審批，確保檔案借閱合法、安全，從而保障檔案的完整性和可靠性。

最后，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)和管理，提高其安全意識和保密意識，這是保障檔案安全的重要環(huán)節(jié)。加強(qiáng)培訓(xùn)和管理可以增強(qiáng)檔案管理人員的安全意識和保密意識，提高其對檔案安全的重視程度，從而減少人為因素對檔案安全的威脅。綜上所述，通過加強(qiáng)對數(shù)字化檔案的保護(hù)，完善檔案借閱管理流程，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)和管理等措施，可以有效提升檔案管理的安全性和可靠性，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性，為檔案管理工作提供更加可靠的保障。

人員培訓(xùn)優(yōu)化

檔案管理智能化建設(shè)是當(dāng)前檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展趨勢。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，必須加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高檔案管理人員的智能化系統(tǒng)操作水平和應(yīng)變能力。在培訓(xùn)過程中，應(yīng)該注重提高工作人員的實(shí)踐能力和綜合素質(zhì)，讓他們掌握先進(jìn)的技術(shù)和理念，具備應(yīng)對各種復(fù)雜情況的能力。另外，還要引進(jìn)高素質(zhì)的人才，為檔案管理智能化建設(shè)注入新鮮血液，提高整個團(tuán)隊(duì)的水平和競爭力。同時，也可以借鑒其他領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，加速檔案管理智能化建設(shè)進(jìn)程。

成本優(yōu)化

隨著社會的不斷發(fā)展和科技的不斷進(jìn)步，檔案管理逐漸向智能化方向發(fā)展。而在這個過程中，成本優(yōu)化顯得尤為重要。為了實(shí)現(xiàn)成本優(yōu)化，需要采取一系列措施，其中最為關(guān)鍵的就是節(jié)約成本和提高效率。在節(jié)約成本方面，可以利用先進(jìn)技術(shù)，比如云計(jì)算、大數(shù)據(jù)和人工智能等技術(shù)，減少硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的采購成本和維護(hù)成本。這些技術(shù)不僅可以提高檔案管理的效率，還可以大大降低成本，從而實(shí)現(xiàn)成本優(yōu)化的目的。而在提高效率方面，可以通過優(yōu)化流程、加強(qiáng)人才培訓(xùn)等方式來提高檔案管理工作的效率，從而更好地服務(wù)社會。總之，成本優(yōu)化是檔案管理智能化建設(shè)的一個重要環(huán)節(jié)，只有采取合理的措施和方法才能實(shí)現(xiàn)這個目標(biāo)。

管理優(yōu)化

在新時期，檔案管理智能化建設(shè)已經(jīng)成為一種趨勢，管理優(yōu)化是其中至關(guān)重要的一環(huán)。管理優(yōu)化可以通過提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，加強(qiáng)對檔案信息的安全保密等來實(shí)現(xiàn)。例如，可以通過建立檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化流程和進(jìn)行規(guī)范化操作來提高效率，同時加強(qiáng)信息安全保護(hù)，防止檔案信息泄露、被篡改等問題的發(fā)生。此外，還可以利用大數(shù)據(jù)和人工智能等技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化，提高檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性。

法律優(yōu)化

隨著社會的發(fā)展，檔案管理越來越重要，而法律的優(yōu)化也是檔案管理智能化建設(shè)中不可或缺的一環(huán)。在新時期，檔案管理智能化建設(shè)需要遵守法律法規(guī)，加強(qiáng)對信息安全的保護(hù)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)共享與流通，同時也需要加強(qiáng)對檔案管理工作人員的法律培訓(xùn)和教育，確保檔案管理工作的合法性和規(guī)范性。只有在優(yōu)化法律的基礎(chǔ)上，檔案管理智能化建設(shè)才能更好地服務(wù)于國家的發(fā)展和社會的進(jìn)步。

推廣優(yōu)化

利用智能化檔案管理系統(tǒng)是現(xiàn)代檔案管理的重要手段之一，其能夠提高檔案管理效率，降低管理成本，保障檔案安全。為了推廣智能化檔案管理系統(tǒng)，需要加強(qiáng)對相關(guān)人員的培訓(xùn)，提高其使用意識和技能水平。同時，還需要加強(qiáng)對系統(tǒng)的維護(hù)和更新，及時解決系統(tǒng)存在的問題，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。另外，政府部門還可以通過鼓勵企業(yè)和機(jī)構(gòu)使用智能化檔案管理系統(tǒng)，引導(dǎo)其逐步推進(jìn)檔案管理智能化建設(shè)。

共享優(yōu)化

共享優(yōu)化是檔案管理智能化建設(shè)的重要方向之一。它的意義在于通過建立檔案信息共享平臺，讓不同部門、不同領(lǐng)域、不同層級的檔案信息實(shí)現(xiàn)互通共享，從而提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。共享優(yōu)化不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案信息利用價值的最大化，而且可以為社會各界提供更加便捷、高效、精準(zhǔn)的檔案服務(wù)。共享優(yōu)化的實(shí)施需要全面考慮技術(shù)、管理、政策等因素，建立全方位的檔案信息共享體系，確保檔案信息共享的安全性和可靠性。只有這樣，才能更好地推動檔案管理智能化建設(shè)，為推進(jìn)國家治理現(xiàn)代化和社會發(fā)展提供更有力的支撐。

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理智能化建設(shè)已經(jīng)成為必然趨勢。本文對新時期檔案管理智能化建設(shè)進(jìn)行了初步的探討和總結(jié)，對什么是檔案管理智能化建設(shè)、檔案管理智能化建設(shè)的意義以及現(xiàn)狀進(jìn)行了闡述，同時探討了檔案管理智能化建設(shè)存在的問題和優(yōu)化路徑。檔案管理智能化建設(shè)的意義不僅在于能夠提高檔案管理的效率，更在于能夠保障檔案的安全。然而，該建設(shè)也存在技術(shù)問題、數(shù)據(jù)安全問題、人員素質(zhì)問題、建設(shè)成本問題、管理問題、法律問題、應(yīng)用推廣問題、信息共享問題以及保密問題等諸多問題。為此，本文提出了相應(yīng)的解決路徑，從技術(shù)優(yōu)化、安全優(yōu)化、人員培訓(xùn)優(yōu)化、成本優(yōu)化、管理優(yōu)化、法律優(yōu)化、推廣優(yōu)化以及共享優(yōu)化等方面進(jìn)行了探討。

總之，檔案管理智能化建設(shè)是不可避免的趨勢，本文介紹了檔案管理智能化建設(shè)的意義和存在的問題，同時也提出了相應(yīng)的優(yōu)化路徑。相信在不久的將來，檔案管理智能化建設(shè)將會得到更廣泛的推廣，從而推動檔案管理工作的不斷發(fā)展和進(jìn)步。

（作者單位：齊魯醫(yī)藥學(xué)院）