章春曉 浙江三花智能控制股份有限公司

引言

財務(wù)共享服務(wù)體系的構(gòu)建，要求財務(wù)報賬、核算、結(jié)算等各項流程實現(xiàn)統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化管理；而在此之前，由于各企業(yè)各下屬企業(yè)甚至各業(yè)務(wù)單元的財務(wù)流程各自獨立，難以形成標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，與財務(wù)共享服務(wù)的要求存在較大差距。集團企業(yè)下屬（分）子公司分散于不同區(qū)域，在缺乏財務(wù)共享平臺的環(huán)境下，總部與下屬單位的財務(wù)流程難以實現(xiàn)統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化。而通過財務(wù)共享模式的實施，下屬（分）子公司的會計記賬、財務(wù)核算、報表出具與管理權(quán)限全部上收到總部財務(wù)共享中心，下屬單位不再保留以上財務(wù)職能，各分、子公司的財務(wù)人員轉(zhuǎn)型成業(yè)務(wù)財務(wù)人員，總部通過構(gòu)建一體化財務(wù)管理系統(tǒng)的方式，對轄內(nèi)財務(wù)活動進行統(tǒng)一管理，這就需要企業(yè)對新環(huán)境下的財務(wù)流程進行重新設(shè)計。

一、財務(wù)共享服務(wù)與財務(wù)流程再造的概念

（一）財務(wù)共享服務(wù)的含義

為適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)活動和組織層次多元化發(fā)展需要，近年來，越來越多的企業(yè)開始在財務(wù)管理領(lǐng)域嘗試構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)的運營模式。所謂財務(wù)共享服務(wù)，指的是采用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，將具有普遍共性和頻次高的財務(wù)核算、財務(wù)結(jié)算業(yè)務(wù)進行集中管理，通過統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的財務(wù)集中管理方式實現(xiàn)企業(yè)各類信息資源共享，為企業(yè)戰(zhàn)略管理和業(yè)務(wù)發(fā)展提供更高效的財務(wù)服務(wù)。

長期以來，集團企業(yè)下屬分（子）公司以及各業(yè)務(wù)單元都設(shè)置了財務(wù)管理部門或?qū)Ｂ殟徫唬诜稚⒌呢攧?wù)組織體系模式下，企業(yè)財務(wù)運行流程、數(shù)據(jù)口徑千差萬別，總部難以及時、有效地對各財務(wù)單元的數(shù)據(jù)信息進行采集，而且所采集的財務(wù)數(shù)據(jù)顆粒度粗糙，極大影響企業(yè)財務(wù)管理效能。而通過構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心的模式則可以將企業(yè)“分、散、雜”的數(shù)據(jù)信息納入統(tǒng)一協(xié)同板塊，對企業(yè)數(shù)據(jù)進行全方位采集、計算和分析，從而賦能企業(yè)決策和業(yè)務(wù)管理。

（二）財務(wù)流程再造的含義

財務(wù)流程再造指的是采用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫等技術(shù)手段對傳統(tǒng)財務(wù)流程中的不足與缺陷進行優(yōu)化改造，以提升財務(wù)管理效率。財務(wù)共享模式的運行打破了長期以來所形成的層層設(shè)置財務(wù)管理機構(gòu)的臃腫組織架構(gòu)，隨著財務(wù)事項統(tǒng)一作業(yè)和財務(wù)權(quán)限上收，之前運行的財務(wù)流程將難以適應(yīng)財務(wù)共享管理的需要，這就意味著必須構(gòu)建全新的財務(wù)流程。

財務(wù)業(yè)務(wù)流程的目標(biāo)在于削減財務(wù)冗余流程，提升財務(wù)運營效率，針對分散管理模式下的財務(wù)流程管理缺陷，企業(yè)財務(wù)流程再造的業(yè)務(wù)類型較為多樣化，比如記賬類、報表類等財務(wù)流程都會隨之發(fā)生改變，但財務(wù)共享模式下最主要的財務(wù)流程變化還在于應(yīng)收應(yīng)付款項支付、現(xiàn)金結(jié)算、費用支付等幾類高頻次業(yè)務(wù)。

二、財務(wù)共享服務(wù)建設(shè)前財務(wù)流程存在問題

（一）信息化建設(shè)存在的問題

在當(dāng)前信息化技術(shù)應(yīng)用的時代背景下，雖然企業(yè)在企業(yè)總部以及各下屬單位構(gòu)建了財務(wù)管理系統(tǒng)平臺，但受系統(tǒng)平臺功能限制，企業(yè)總部與下屬單位之間的數(shù)據(jù)共享依然難以實現(xiàn)，主要表現(xiàn)在：

一是單據(jù)格式不統(tǒng)一。由于總部與下屬單位的財務(wù)范圍、核算管理對象以及權(quán)限存在一定的差異，因此總部統(tǒng)一設(shè)置的報賬單據(jù)往往難以適應(yīng)各不同業(yè)務(wù)單元的管理需要，因而導(dǎo)致標(biāo)準(zhǔn)單據(jù)格式難以統(tǒng)一，比如單據(jù)格式、布局樣式、生成憑證的規(guī)則以及字段信息，等等。

二是流程標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。總部與下屬單位之間的財務(wù)流程有所不同，如果采用RPA 機器人的方式對業(yè)務(wù)進行處理，那么必然存在運行障礙，因此，無論是總部還是下屬單位，其單據(jù)制作或憑證審核等基礎(chǔ)工作依然都需要人工進行處理，極大影響了財務(wù)處理效率。

三是審批流程過于復(fù)雜。比如在費用報銷審批方面，由于費用報銷依然停留在紙質(zhì)流轉(zhuǎn)層面，報銷憑證在財務(wù)人員、部門經(jīng)理以及企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)之間層層審批，既加大了審批工作量，同時也延長了審批時間。

（二）主要財務(wù)流程存在的問題

1.費用報銷流程存在的問題

為節(jié)省人工成本、提高費用報銷處理效率，企業(yè)大多會將費用報銷業(yè)務(wù)處理時間集中于月末或季末的方式，在財務(wù)信息化應(yīng)用程度不足的作業(yè)環(huán)境下，由于費用報銷業(yè)務(wù)涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容廣泛、報銷單據(jù)數(shù)量多，而且所有單據(jù)都需要通過人填制、人工審核，不僅報銷流程耗時、耗力，而且容易導(dǎo)致憑證填制或?qū)徍瞬铄e，影響財務(wù)核算的準(zhǔn)確率。另外，在費用報銷憑證填制和審核完畢之后，費用支付環(huán)節(jié)也不夠順暢，因為受系統(tǒng)平臺功能限制，企業(yè)大多沒有與銀行建立銀企直連的方式，在這種情況下，費用支付只能采用現(xiàn)金支付，或者采用網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬支付的方式，這種支付方式的處理效率明顯低于銀企直連的方式。

2.應(yīng)付賬款流程存在的問題

應(yīng)付賬款交易對手主要是指企業(yè)供應(yīng)商，由于與供應(yīng)商業(yè)務(wù)往來頻繁，涉及的往來款項額度大，因此應(yīng)付賬款管理也就成了企業(yè)頻次較高的結(jié)算業(yè)務(wù)，在辦理應(yīng)付賬款結(jié)算業(yè)務(wù)時，財務(wù)人員通常需要根據(jù)采購合同相關(guān)結(jié)算約定，在規(guī)定周期內(nèi)與供應(yīng)商辦理結(jié)算服務(wù)，在確保訂貨單、驗收單和發(fā)票所標(biāo)示的數(shù)量和金額核對一致的基礎(chǔ)上，再通過銀行轉(zhuǎn)賬的方式進行轉(zhuǎn)賬支付。由于大量的應(yīng)付賬款結(jié)算業(yè)務(wù)停留在紙質(zhì)單據(jù)和手工操作層面，這一方面會影響結(jié)算業(yè)務(wù)辦理效率，另一方面也會留下財務(wù)暗箱操作風(fēng)險隱患。

3.應(yīng)收賬款流程存在的問題

因客戶賒銷或按合同約定分期付款等各種原因所致，企業(yè)應(yīng)收賬款核算業(yè)務(wù)量較大，管理流程也較為復(fù)雜，特別是在與客戶經(jīng)濟往來業(yè)務(wù)中出現(xiàn)折扣折讓、銷售返利等其他多種組合銷售模式，其賬款結(jié)算額度也須隨之進行調(diào)整，然后在逐級上報審批之后進入結(jié)算程序，整個結(jié)算流程顯得過于冗長。另外，應(yīng)收賬款賬齡分析與臺賬登記也大多依賴于人工操作，操作差錯難以規(guī)避。

4.資金管理流程存在的問題

在企業(yè)財務(wù)流程體系中，資金管理效果與企業(yè)關(guān)鍵財務(wù)指標(biāo)能否實現(xiàn)有著密切關(guān)系，這就需要企業(yè)在不同發(fā)展階段采用與戰(zhàn)略目標(biāo)管理相適應(yīng)的資金管理模式，對轄內(nèi)資金進行全面分析、計劃與調(diào)度。而在財務(wù)共享功能缺失的環(huán)境下，總部與下屬企業(yè)分別開立不同的銀行結(jié)算賬戶，總部難以及時監(jiān)測和控制下屬企業(yè)資金收付情況，無法對全轄賬戶資金進行統(tǒng)一管理和籌劃，從而形成資金閑置與資金缺口并存的矛盾，資金配置效率低下。

三、財務(wù)共享模式下企業(yè)財務(wù)流程再造方案

財務(wù)共享模式下的財務(wù)流程所涵蓋的內(nèi)容較為廣泛，而其中最為關(guān)鍵的財務(wù)流程主要體現(xiàn)在費用報銷、應(yīng)付賬款、應(yīng)收賬款和資金管理四個維度。

（一）費用報銷流程再造

傳統(tǒng)紙質(zhì)狀態(tài)的費用報銷單據(jù)需要經(jīng)過多個人工操作流程，不僅業(yè)務(wù)辦理效率低，而且單據(jù)差錯以及數(shù)據(jù)造假現(xiàn)象也難以避免，而利用財務(wù)共享平臺通過引入智能云財務(wù)產(chǎn)品，則可以實現(xiàn)費用報銷流程的高效管理。費用報銷流程如下：1.票據(jù)收集與整理。財務(wù)共享服務(wù)中心在收到下屬企業(yè)和業(yè)務(wù)單元的費用票據(jù)之后，通過票據(jù)審核崗位對票據(jù)條碼以及票據(jù)填制的規(guī)范性的真實性進行初步檢查，然后將票據(jù)分類整理。2.票據(jù)掃描。將分類整理好的費用票據(jù)逐一掃描，并將掃描文件存儲于影像系統(tǒng)，由系統(tǒng)自動對掃描文件進行分揀并上傳到財務(wù)共享中心。3.報銷審批與財務(wù)審核。審核部門收到上傳至財務(wù)共享中心的電子報銷單之后，在線對其進行真實性審核；而財務(wù)審核既要從預(yù)算管理層面對報銷范圍及額度進行審核，同時也要審核報銷單據(jù)及其附件的合規(guī)性和合理性，對不符合報銷條件的單據(jù)進行在線退回。4.費用支付。將審核合格后的報銷單據(jù)信息批量轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)的文件格式，并一鍵生成報銷憑證，由ERP 系統(tǒng)將支付文件傳輸?shù)姐y行服務(wù)器，通過銀企直連的方式將款項轉(zhuǎn)付給報銷人。整個流程將報銷單據(jù)歸類、掃描、審批、支付融合為一體，既實現(xiàn)了費用報銷的高效化，同時也可對費用預(yù)算進行在線控制。

（二）應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)流程

財務(wù)共享模式下的應(yīng)付賬款流程將發(fā)票采集、數(shù)據(jù)審核與賬款支付全部納入系統(tǒng)平臺進行管理，無需任何人工干預(yù)，具體流程如下：1.發(fā)票采集信息。在對供應(yīng)商提供的實物票據(jù)進行審核和核驗基礎(chǔ)上，通過OCR 文字識別軟件將發(fā)票掃描到影像系統(tǒng)管理系統(tǒng)，由系統(tǒng)識別和提取發(fā)票信息，以作為后期賬款支付的依據(jù)；2.數(shù)據(jù)審核及業(yè)務(wù)處理。對收影像系統(tǒng)管理系統(tǒng)傳輸?shù)陌l(fā)票數(shù)據(jù)信息進行自動化、智能化審核，當(dāng)然，系統(tǒng)對不同的發(fā)票類型及其標(biāo)的設(shè)置了不同的審核權(quán)限和審核標(biāo)準(zhǔn)，在核對發(fā)票付款信息與采購清單相符的情況下，系統(tǒng)再將發(fā)票信息全部傳輸?shù)紼RP 財務(wù)系統(tǒng)；3.賬款支付。由于ERP 系統(tǒng)添加了應(yīng)付賬款管理模塊，而且該模塊與網(wǎng)銀系統(tǒng)直接對接，因此，系統(tǒng)可通過網(wǎng)銀或者銀企直聯(lián)方式，將款項轉(zhuǎn)付到發(fā)票載明的收款人賬戶，收款人可通過供應(yīng)商管理系統(tǒng)即時查詢款項到賬情況。

（三）應(yīng)收賬款流程

與應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)流程相比，應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)流程相對更為復(fù)雜，因為在此流程涉及銷售合同管理、批準(zhǔn)賒銷信用、收入確認(rèn)等多項交叉業(yè)務(wù)，具體來說，應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)流程大致包括以下步驟。1.訂單及合同管理。也就是通過影像掃描的方式將合同、訂單等票證、單據(jù)信息錄上傳到財務(wù)共享服務(wù)中心，以上傳的影像資料作為后期收款依據(jù)；2.開票及收入確認(rèn)。根據(jù)銷售合同關(guān)于收款約定條款，財務(wù)共享中心開具收款發(fā)票交予業(yè)務(wù)員與客戶辦理收款手續(xù)，并將發(fā)票信息和收款信息反饋到ERP 財務(wù)系統(tǒng)，為財務(wù)部門收入確認(rèn)提供依據(jù)；3.收款及票據(jù)管理。在根據(jù)發(fā)票載明的金額付款之后，財務(wù)共享服務(wù)中心可以通過銀企對賬系統(tǒng)即時查詢收款記錄，然后由RPA 機器人軟件辦理記賬核算處理。如果客戶是以電子化銀行承兌匯票的方式付款，那么財務(wù)共享中心還須通過系統(tǒng)辦理票據(jù)貼現(xiàn)或背書處理，以加快資金周轉(zhuǎn)。

（四）資金管理系統(tǒng)

在財務(wù)共享服務(wù)中心模式下，通過構(gòu)建資金管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)集團企業(yè)轄內(nèi)各下屬單位和業(yè)務(wù)單元的資金集中管理，該系統(tǒng)主要包括賬戶管理、現(xiàn)金流平衡管理模塊，各管理模塊分別設(shè)置密碼管理的方式對不同崗位進行授權(quán)，以確保閉環(huán)管理系統(tǒng)內(nèi)的資金安全。

一是賬戶管理，總部與各下屬企業(yè)共用一個銀行結(jié)算賬戶，總部與下屬單位之間的資金往來通過開設(shè)內(nèi)部賬戶或子賬戶的方式予以應(yīng)對，當(dāng)然，下屬單位子賬戶只能設(shè)定為零余額賬戶，由系統(tǒng)每日終了對子賬戶余額進行清零處理，以便于總部對轄內(nèi)企業(yè)資金進行統(tǒng)籌調(diào)劑。

二是關(guān)于現(xiàn)金流平衡管理，現(xiàn)金流管理包括資金計劃和融資管理等多方面的內(nèi)容，資金計劃管理與預(yù)算管理保持同步，通過預(yù)算系統(tǒng)對資金存量和流量情況進行在線監(jiān)測與反饋；融資管理則是將融資審批流程、融資償還規(guī)劃以及融資授信管理納入資金管理平臺。

四、企業(yè)財務(wù)流程再造的保障措施

（一）信息系統(tǒng)保障

財務(wù)共享模式下財務(wù)流程的高效運行，必須以信息化管理系統(tǒng)平臺以及相關(guān)的財務(wù)軟件為支撐，特別是報銷、核算、支付三個核心業(yè)務(wù)的流程再造，更需搭建業(yè)務(wù)財務(wù)一體化運行平臺，以提升數(shù)據(jù)共享條件下的財務(wù)管理效率。根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)財務(wù)運行規(guī)律，在財務(wù)共享服務(wù)運行初期所需要搭建的信息系統(tǒng)包括影像掃描錄入系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、銀企互聯(lián)系統(tǒng)以及ERP 財務(wù)系統(tǒng)等。當(dāng)然，隨著財務(wù)共享模式下的財務(wù)數(shù)據(jù)多元化和復(fù)雜化發(fā)展，還需要企業(yè)根據(jù)業(yè)務(wù)財務(wù)管理需要不斷開發(fā)和完善信息化系統(tǒng)，以解決單據(jù)格式、流程標(biāo)準(zhǔn)以及審批流程中所存在的問題。

（二）數(shù)據(jù)安全保障

財務(wù)運行過程中所涉及的數(shù)據(jù)信息較為廣泛，無論是影像掃描系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息的處理，還是財務(wù)核算中的機器人記賬功能的運行，都是業(yè)務(wù)財務(wù)數(shù)據(jù)信息在不同系統(tǒng)之間的流轉(zhuǎn)與加工過程，如果在此過程中缺乏相應(yīng)的數(shù)據(jù)安全防范技術(shù)手段，或出現(xiàn)核心財務(wù)數(shù)據(jù)泄露丟失問題，都有可能引發(fā)商業(yè)機密或客戶投訴風(fēng)險，因此，企業(yè)應(yīng)在構(gòu)建內(nèi)部數(shù)據(jù)與系統(tǒng)平臺的同時，必須采用不同的安全技術(shù)、病毒查殺、安全傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，以搭建安全的財務(wù)運行環(huán)境。特別是在用戶數(shù)據(jù)安全管理方面，企業(yè)不僅要在系統(tǒng)中設(shè)置密碼防護系統(tǒng)，而且還需要通過防御技術(shù)，防止信息通過郵件或USB 等方式將內(nèi)部信息往外部傳輸。

（三）財務(wù)管理制度保障

財務(wù)流程再造徹底顛覆了人工模式下的財務(wù)運行方式，無論是憑證生成、數(shù)據(jù)傳遞，還是記賬報表和數(shù)據(jù)分析，都已納入自動化、智能化運行系統(tǒng)，這就要求企業(yè)根據(jù)全新模式下的財務(wù)流程運行特點，對現(xiàn)有的財務(wù)管理制度進行修訂與完善，一是要完善內(nèi)部控制制度，構(gòu)建業(yè)務(wù)財務(wù)互聯(lián)互通的內(nèi)部協(xié)調(diào)體系。二是構(gòu)建監(jiān)督考核制度，在對現(xiàn)有人工監(jiān)督考核方式進行修訂與增刪的基礎(chǔ)上，構(gòu)建在線監(jiān)督、實時監(jiān)督與系統(tǒng)智能化考核評價體系。

結(jié)語

財務(wù)共享服務(wù)指的是采用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，將具有普遍共性和頻次高的財務(wù)核算、財務(wù)結(jié)算業(yè)務(wù)進行集中管理，通過統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的財務(wù)集中管理方式實現(xiàn)企業(yè)各類信息資源共享，為企業(yè)戰(zhàn)略管理和業(yè)務(wù)發(fā)展提供更高效的財務(wù)服務(wù)，財務(wù)共享模式的實施，必然帶來財務(wù)流程的改變，這就需要企業(yè)充分利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫等技術(shù)手段對傳統(tǒng)財務(wù)流程中的不足與缺陷進行優(yōu)化改造，以提升財務(wù)管理效率，對財務(wù)流程管理中所存在信息化應(yīng)用程度不足、費用報銷、應(yīng)收應(yīng)付款項核算和資金結(jié)算等問題進行優(yōu)化改造，以此再造出與財務(wù)共享服務(wù)相適應(yīng)的財務(wù)流程。