余曉娟

一、前言

在數(shù)字信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理工作規(guī)模逐步擴(kuò)張。而在財(cái)務(wù)共享模式的影響下，會(huì)計(jì)檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)信息化和便捷化發(fā)展。通過創(chuàng)建規(guī)范、科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)計(jì)檔案管理平臺(tái)和系統(tǒng)，企事業(yè)單位能夠全面提高會(huì)計(jì)檔案管理效率，解決傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理出現(xiàn)的缺陷和不足之處，為企事業(yè)單位創(chuàng)造更多的效益。因此，企事業(yè)單位要明確財(cái)務(wù)共享及會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)和意義，總結(jié)在財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)問題，并落實(shí)會(huì)計(jì)檔案管理的優(yōu)化路徑，提高企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理能力，提升企事業(yè)單位的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)收益。

二、財(cái)務(wù)共享及會(huì)計(jì)檔案管理概念闡述

（一）財(cái)務(wù)共享模式的概念和特點(diǎn)

財(cái)務(wù)共享模式全稱是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)行模式，是指財(cái)務(wù)管理人員借助于云端數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)等，將企事業(yè)單位較為分散和數(shù)量龐多的財(cái)務(wù)工作、數(shù)據(jù)資料進(jìn)行綜合優(yōu)化和管理。通過創(chuàng)建科學(xué)的綜合管理系統(tǒng)和管理平臺(tái)，指導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案管理工作同其他的工作部門相結(jié)合，將會(huì)計(jì)檔案信息或財(cái)務(wù)審計(jì)數(shù)據(jù)等進(jìn)行實(shí)時(shí)反饋和溝通，以便能夠綜合性提高企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理效率和管理質(zhì)量，推動(dòng)企事業(yè)單位向智慧化、智能化、信息化進(jìn)行轉(zhuǎn)型和升級(jí)，打造成新興的會(huì)計(jì)檔案管理模式[1]。目前，財(cái)務(wù)共享模式隨著經(jīng)濟(jì)時(shí)代的快速發(fā)展，已然成為相關(guān)企事業(yè)單位和事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的主要應(yīng)用模式。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)

會(huì)計(jì)檔案管理工作逐步由傳統(tǒng)的紙質(zhì)化辦公轉(zhuǎn)向電子化管理。依賴于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)信息庫，以及云端傳輸技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，使企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理工作更為先進(jìn)與智能。其一，企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理人員通過對(duì)電子檔案的合理運(yùn)用，能夠有效改善紙質(zhì)化檔案在管理過程中辦公場地和相關(guān)器械的成本耗費(fèi)問題，并且能夠便捷進(jìn)行檔案的整理、分類、儲(chǔ)存、共享，以及優(yōu)化等工作，提高會(huì)計(jì)檔案管理效率。其二，會(huì)計(jì)檔案管理融合數(shù)據(jù)信息檢索技術(shù)，對(duì)重要的檔案數(shù)據(jù)資料實(shí)現(xiàn)快速準(zhǔn)確地定位、提取和轉(zhuǎn)移，能夠提高財(cái)務(wù)管理部門與其他工作部門之間的協(xié)同發(fā)展效率，共同提高財(cái)務(wù)管理水平[2]。其三，企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理人員能夠?qū)⑾嚓P(guān)的檔案信息進(jìn)行全面分析，并得出科學(xué)的結(jié)論，發(fā)掘其中深層次的內(nèi)涵和價(jià)值，為企事業(yè)單位進(jìn)行商務(wù)決策時(shí)提供強(qiáng)有力的理論參考，能夠最大限度地降低企事業(yè)單位資金風(fēng)險(xiǎn)，提高企事業(yè)單位內(nèi)部治理水平和能力。

三、財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)檔案管理原則

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理工作，無法有效實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的及時(shí)補(bǔ)充和完善。而在財(cái)務(wù)共享模式下進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理工作，能夠?qū)⑾嚓P(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)掃描和上傳，并且快速生成電子報(bào)表和會(huì)計(jì)憑證，幫助財(cái)務(wù)管理人員及時(shí)進(jìn)行費(fèi)用的報(bào)銷和支付，體現(xiàn)出會(huì)計(jì)檔案管理工作的實(shí)時(shí)性原則。企事業(yè)單位員工在進(jìn)行商務(wù)合作或外出駐點(diǎn)時(shí)所產(chǎn)生的相關(guān)費(fèi)用，通常會(huì)以發(fā)票、賬單等形式進(jìn)行記錄。然而在財(cái)務(wù)共享模式下，員工可以將電子賬單快速上傳至?xí)?jì)管理平臺(tái)，由財(cái)務(wù)管理人員進(jìn)行核實(shí)和報(bào)銷，并且對(duì)報(bào)銷費(fèi)用的相關(guān)注意事項(xiàng)進(jìn)行及時(shí)記錄和存檔。如果企事業(yè)單位要進(jìn)行金額較大的商務(wù)合作，需要將資金進(jìn)行申請(qǐng)和批復(fù)，也可以通過云端數(shù)據(jù)平臺(tái)進(jìn)行申請(qǐng)，由相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)管理人員批準(zhǔn)后進(jìn)行電子手寫簽名，及時(shí)反饋給財(cái)務(wù)管理人員和銀行后臺(tái)系統(tǒng)，以此來完成資金的交付，提高企事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理效率[3]。除此之外，在財(cái)務(wù)共享模式下，企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理人員還可以設(shè)置云端傳輸平臺(tái)的攔截功能，細(xì)致搜尋和檢查具有資金風(fēng)險(xiǎn)隱患的業(yè)務(wù)活動(dòng)，最大限度地降低企事業(yè)單位資金風(fēng)險(xiǎn)。

四、財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)檔案管理意義

（一）推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理的信息化

傳統(tǒng)的企事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理工作以人工為主，對(duì)不同的數(shù)據(jù)賬單和財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行統(tǒng)一的組織和管理。在財(cái)務(wù)共享模式下，會(huì)計(jì)檔案管理工作能夠借助于大數(shù)據(jù)信息平臺(tái)，落實(shí)電子化、信息化、智能化管理。企事業(yè)單位旗下的分公司或分部會(huì)計(jì)人員將電子單據(jù)進(jìn)行掃描，按照不同類型和層次，上傳至財(cái)務(wù)共享平臺(tái)中。后臺(tái)的系統(tǒng)能夠自動(dòng)與各個(gè)工作部門進(jìn)行數(shù)據(jù)對(duì)接，快速排版和編碼，全面提高企事業(yè)單位總公司或總部財(cái)務(wù)管理人員在面對(duì)數(shù)量龐大的賬目時(shí)進(jìn)行復(fù)盤、核實(shí)等工作效率。除此之外，已經(jīng)上傳到財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的檔案資料，也能夠進(jìn)行自動(dòng)備份和安全儲(chǔ)存。在后續(xù)會(huì)計(jì)管理人員進(jìn)行相關(guān)信息的補(bǔ)充和完善時(shí)，后臺(tái)系統(tǒng)可以自動(dòng)進(jìn)行填充，綜合改善人工處理效率低下的問題。在財(cái)務(wù)共享平臺(tái)上，還可以構(gòu)建多數(shù)據(jù)資源鏈接，將企事業(yè)單位在進(jìn)行生產(chǎn)、宣傳、銷售、采購過程中的不同數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)多個(gè)工作主體共同辦公，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理的精細(xì)化[4]。

（二）減少會(huì)計(jì)檔案管理成本支出

在財(cái)務(wù)共享模式下進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案電子管理，能夠?qū)⑾嚓P(guān)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行細(xì)致化地加工和優(yōu)化。借助于大數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)和數(shù)據(jù)資源信息庫等交流媒介，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案資料的異地搜索、整合、分析、提取工作，提高企事業(yè)單位綜合運(yùn)營工作成效，減少因技術(shù)限制導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)在傳輸和轉(zhuǎn)移過程中的成本耗費(fèi)。與此同時(shí)，財(cái)務(wù)共享模式還能夠?qū)ζ笫聵I(yè)單位在其領(lǐng)域的未來發(fā)展趨勢(shì)和走向，進(jìn)行全面、準(zhǔn)確地預(yù)測，為企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)管理人員進(jìn)行相關(guān)決策時(shí)，提供科學(xué)的決策數(shù)據(jù)依據(jù)。除此之外，財(cái)務(wù)共享模式在遵循企事業(yè)單位的管理戰(zhàn)略規(guī)劃范圍內(nèi)，進(jìn)行生產(chǎn)技術(shù)工藝和宣傳營銷企劃的實(shí)時(shí)調(diào)整，使企業(yè)能夠順應(yīng)正確的發(fā)展方向穩(wěn)步前進(jìn)，推動(dòng)企事業(yè)單位戰(zhàn)略規(guī)劃的逐步實(shí)施。

五、財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)檔案管理問題

（一）傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理煩瑣

以往的企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作，將檔案資料數(shù)據(jù)總結(jié)為憑證、報(bào)表、賬單的分類，并為其針對(duì)性地進(jìn)行編碼和編排，收錄到文件夾中，也可以稱為傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案分類管理方法。但是，在信息時(shí)代快速發(fā)展的背景下，這種方法已然無法適用于智慧化企事業(yè)單位的發(fā)展模式，在一定程度上嚴(yán)重阻礙會(huì)計(jì)檔案的整理效率和管理效果，使日常的會(huì)計(jì)檔案管理工作產(chǎn)生相關(guān)的問題。比如，冗雜檔案數(shù)據(jù)在定位、查詢、提取時(shí)的不便；陳舊檔案數(shù)據(jù)資料處理的煩瑣；對(duì)即將進(jìn)行資料補(bǔ)充的檔案進(jìn)行重新編碼等等。企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理無法得到切實(shí)的優(yōu)化，存在一定的不規(guī)范性，不能有效形成科學(xué)、信息化的會(huì)計(jì)檔案管理模式，不能與其他工作部門進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的同步，影響企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的持續(xù)發(fā)展。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理人員能力不足

在財(cái)務(wù)共享模式下，企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)管理工作人員提出更為嚴(yán)格的要求和標(biāo)準(zhǔn)。首先，要求相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案管理工作人員，要具備先進(jìn)的信息管理意識(shí)和完備的信息管理技術(shù)。但是，大多數(shù)會(huì)計(jì)檔案管理人員仍沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，沒有自主樹立終身學(xué)習(xí)理念和自主學(xué)習(xí)意識(shí)，對(duì)信息化管理能力的接受程度不高，使相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案資料無法得到合理儲(chǔ)存和全面應(yīng)用。其次，在財(cái)務(wù)共享數(shù)據(jù)平臺(tái)上進(jìn)行會(huì)計(jì)電子檔案管理工作，難免會(huì)涉及安全性問題和系統(tǒng)性問題，對(duì)檔案管理人員的信息化水平和職業(yè)素養(yǎng)提出挑戰(zhàn)?，F(xiàn)階段，部分管理人員的實(shí)際信息化管理工作經(jīng)驗(yàn)不足，缺少專業(yè)的理論知識(shí)結(jié)構(gòu)。

六、財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)檔案管理策略

（一）創(chuàng)設(shè)會(huì)計(jì)檔案信息化管理平臺(tái)

財(cái)務(wù)共享平臺(tái)是基于先進(jìn)的數(shù)字信息技術(shù)構(gòu)建而成的一個(gè)系統(tǒng)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化檔案處理平臺(tái)。通過與企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作相融合，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的電子化和網(wǎng)絡(luò)化管理。創(chuàng)新對(duì)相關(guān)檔案數(shù)據(jù)資料進(jìn)行實(shí)時(shí)共享、傳遞、儲(chǔ)存等一體化工作模式，使企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理能夠更加便捷和高效。因此，在財(cái)務(wù)共享模式下，企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理要合理控制建設(shè)成本，平衡好傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理和數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案管理之間的銜接，創(chuàng)建統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化檔案管理平臺(tái)[5]。首先，企事業(yè)單位要在相關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理中，做到在合法范圍內(nèi)開展對(duì)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的建設(shè)和開發(fā)。基于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息化技術(shù)，將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)檔案合理地進(jìn)行歸檔和分類，并對(duì)不同類別的檔案資源進(jìn)行顯著標(biāo)記、準(zhǔn)確描述和安全儲(chǔ)存，以便相關(guān)工作人員進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢和提取。而在對(duì)檔案資料進(jìn)行傳輸和共享的過程中，也要細(xì)化相關(guān)的審批流程和手續(xù)?？梢匝?qǐng)專業(yè)的人員進(jìn)行針對(duì)性指導(dǎo)和優(yōu)化。其次，企事業(yè)單位還要根據(jù)現(xiàn)有的檔案管理設(shè)備，進(jìn)行實(shí)時(shí)更新和升級(jí)，提供強(qiáng)大、穩(wěn)定、成熟的會(huì)計(jì)檔案電子化管理環(huán)境，全面提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的數(shù)字化管理水平，構(gòu)建科學(xué)、先進(jìn)的會(huì)計(jì)檔案信息網(wǎng)格，深化對(duì)檔案資料的合理利用。

（二）加強(qiáng)硬軟件設(shè)施的更新和升級(jí)

企事業(yè)單位還要注重對(duì)相關(guān)檔案管理硬件設(shè)施和軟件設(shè)施的采購和升級(jí)。在硬件設(shè)施的建設(shè)過程中，為實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子管理提供專業(yè)的技術(shù)設(shè)備，并投入充足的采購資金。而在對(duì)軟件設(shè)備的升級(jí)和管理時(shí)，要以財(cái)務(wù)共享模式為落腳點(diǎn)，依托于大數(shù)據(jù)云端信息處理技術(shù)，建設(shè)科學(xué)、便捷、先進(jìn)的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，將檔案資料實(shí)現(xiàn)高效處理和全面分析。此類數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的開發(fā)，要通過對(duì)數(shù)據(jù)建模、云端共享、互聯(lián)網(wǎng)開發(fā)等相關(guān)技術(shù)的融合和運(yùn)用。因此，企事業(yè)單位可以同專業(yè)的系統(tǒng)軟件開發(fā)公司進(jìn)行合作，定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檢查和更新，保障數(shù)據(jù)處理技術(shù)的先進(jìn)性，減輕檔案管理人員的工作壓力。除此之外，企事業(yè)單位還要同相關(guān)的銀行機(jī)構(gòu)開展合作，建立網(wǎng)絡(luò)安全管理屏障。由專業(yè)的系統(tǒng)技術(shù)人員組建成安全團(tuán)隊(duì)，對(duì)企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)共享數(shù)據(jù)平臺(tái)進(jìn)行日常維護(hù)，最大化保障檔案資料的安全性。

（三）提高會(huì)計(jì)檔案管理工作能力

企事業(yè)單位還要提高相關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理人員的能力。在財(cái)務(wù)共享模式的要求下，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員在綜合能力和職業(yè)素質(zhì)方面的培訓(xùn)。在日常的檔案電子化管理過程中，要自主樹立先進(jìn)的管理理念，學(xué)習(xí)專業(yè)的信息管理技術(shù)，優(yōu)化檔案管理體制，強(qiáng)化職業(yè)素養(yǎng)。首先，企事業(yè)單位可以落實(shí)檔案管理人員的職能責(zé)任，對(duì)數(shù)字信息數(shù)據(jù)處理平臺(tái)的流程和細(xì)節(jié)進(jìn)行細(xì)致劃分，優(yōu)化煩瑣、冗雜的檔案管理手續(xù)，提高檔案管理人員的信息素養(yǎng)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理精細(xì)化的信念和意識(shí)。其次，企事業(yè)單位還要邀請(qǐng)專業(yè)的信息技術(shù)人員，對(duì)檔案管理人員的實(shí)際操作能力進(jìn)行針對(duì)性地指導(dǎo)和提高，確保管理人員能夠按時(shí)完成數(shù)量龐大的檔案資料處理工作，并對(duì)其進(jìn)行科學(xué)地整合和分析，對(duì)各個(gè)信息端口進(jìn)行全面對(duì)接和維護(hù)。最后，檔案管理人員要及時(shí)轉(zhuǎn)變工作理念，樹立好財(cái)務(wù)管理服務(wù)意識(shí)，明確財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，才能夠在日常的檔案管理工作過程中，滿足財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的工作需求，并對(duì)檔案管理模式進(jìn)行實(shí)時(shí)更新和優(yōu)化。

（四）建立健全會(huì)計(jì)檔案管理體系

在財(cái)務(wù)共享模式的視域下，企事業(yè)單位要建立健全會(huì)計(jì)檔案電子管理體系和管理制度。根據(jù)時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案管理的要求變化，實(shí)時(shí)應(yīng)用新內(nèi)容和新模式，落實(shí)好各個(gè)工作部門在檔案管理過程中的職能定位。引導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案管理人員，樹立統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的工作理念，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享數(shù)據(jù)平臺(tái)各個(gè)信息端口的有效連接。在進(jìn)行管理制度的構(gòu)建過程中，要及時(shí)清除與財(cái)務(wù)共享理念不匹配的管理制度，并填補(bǔ)具備新理念和新技術(shù)的管理內(nèi)容，為會(huì)計(jì)檔案管理工作的發(fā)展和實(shí)施提供理論參考依據(jù)，強(qiáng)化企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性。除此之外，還要對(duì)企事業(yè)單位檔案管理人員的綜合考評(píng)制度進(jìn)行優(yōu)化和完善，為會(huì)計(jì)檔案管理部門注入優(yōu)秀的高質(zhì)量人才資源。以企事業(yè)單位長效發(fā)展為管理目標(biāo)和管理導(dǎo)向，持續(xù)提高科技檔案管理人員的財(cái)務(wù)共享理念，實(shí)現(xiàn)相關(guān)檔案數(shù)據(jù)資料在財(cái)務(wù)共享數(shù)據(jù)平臺(tái)上的合理利用。

七、結(jié)語

綜上所述，在財(cái)務(wù)共享模式下，會(huì)計(jì)檔案管理要從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化辦公轉(zhuǎn)向數(shù)字化和電子化管理，推動(dòng)企事業(yè)單位的轉(zhuǎn)型和升級(jí)?；诖髷?shù)據(jù)信息處理技術(shù)和云端數(shù)據(jù)平臺(tái)，企事業(yè)單位能夠借助于財(cái)務(wù)共享模式實(shí)現(xiàn)信息化電子會(huì)計(jì)檔案管理工作，并對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行充分整合和合理利用，使會(huì)計(jì)管理能夠更加高效和準(zhǔn)確。相關(guān)的檔案管理人員要持續(xù)提高自身的職業(yè)素養(yǎng)和信息技術(shù)能力，明確財(cái)務(wù)共享模式對(duì)企事業(yè)單位發(fā)展的重要意義。建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度，推動(dòng)企事業(yè)單位檔案管理工作的效率，提高企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)收益，發(fā)揮企事業(yè)單位的綜合效益。

引用

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