宗寰宇

本文就目前高校財(cái)務(wù)管理狀況，明確業(yè)財(cái)融合下高職院校數(shù)字化轉(zhuǎn)型目標(biāo)，其中包含智能化數(shù)字業(yè)務(wù)、系統(tǒng)連通性、內(nèi)控系統(tǒng)信息化、校內(nèi)檔案電子化4個(gè)方面。同時(shí)結(jié)合現(xiàn)狀提出具體操作方案，以期解決高職院校傳統(tǒng)模式下業(yè)務(wù)繁雜、報(bào)銷難、財(cái)務(wù)管理程度不高等業(yè)務(wù)困境，促進(jìn)高職院校業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)實(shí)現(xiàn)高度融合，推動(dòng)高職院校財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，并可為其他院校提供參考。

隨著智能化技術(shù)的發(fā)展，人們?nèi)粘Ｉ钪幸央x不開信息技術(shù)，新技術(shù)對(duì)于高職院校會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)管理及會(huì)計(jì)技能提出了新要求，傳統(tǒng)院校財(cái)務(wù)管理模式及其系統(tǒng)，已無法滿足院校財(cái)務(wù)管理的需要，部分院校業(yè)務(wù)與資金流不斷增長，對(duì)業(yè)財(cái)融合的需求日益迫切。面對(duì)新形勢，高校財(cái)務(wù)需抓住時(shí)代先機(jī)，把握時(shí)代科學(xué)脈絡(luò)，利用科學(xué)的數(shù)字化、信息化技術(shù)，推動(dòng)院校完成轉(zhuǎn)型，幫助院校應(yīng)對(duì)內(nèi)、外部新問題，解決院校業(yè)務(wù)繁雜、財(cái)務(wù)處理難的新情況，提高院校財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量及財(cái)務(wù)信息處理水平，以此驅(qū)動(dòng)院校健康平穩(wěn)前進(jìn)。

一、院校財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要性

（一）政策支持

我國財(cái)政部會(huì)計(jì)司發(fā)布的《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔通知》，特意強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)檔案的管理工作中電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等效力。另有，國務(wù)院于2021年3月24日發(fā)布的《關(guān)于進(jìn)一步深化稅收征管改革的意見》，其中強(qiáng)調(diào)穩(wěn)步實(shí)行電子發(fā)票，完成單位稅收管理電子化及智能化程序，爭取2025年實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)、各要素發(fā)票電子化管理模式。同年7月，在《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)中央高校財(cái)務(wù)治理工作的意見》中，教育部提出針對(duì)高校信息化改革的意見，認(rèn)為高校需依托先進(jìn)技術(shù)，建設(shè)財(cái)務(wù)信息化，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型與發(fā)展。我國第十四個(gè)五年規(guī)劃及2035年遠(yuǎn)景目標(biāo)中曾提到，各單位財(cái)務(wù)部門需深挖財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)重要性及價(jià)值，驅(qū)動(dòng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)間互聯(lián)互通。

（二）新技術(shù)支持

隨著新技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域日益擴(kuò)大，院校數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型成為可能，在數(shù)字化時(shí)代，大數(shù)據(jù)、云空間、云計(jì)算、人工智能及移動(dòng)信息等技術(shù)均可助力財(cái)務(wù)信息實(shí)現(xiàn)新發(fā)展。大數(shù)據(jù)幫助院校財(cái)務(wù)信息解決繁、難、重等問題，輔助財(cái)務(wù)人員分析整合數(shù)據(jù)繁雜難點(diǎn)，全面提高財(cái)務(wù)管理效率和完成質(zhì)量。在針對(duì)院校財(cái)務(wù)管理決策的制定上，有極佳的輔助作用；云計(jì)算是一種新型互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算服務(wù)模式，可有效分析、整合數(shù)據(jù)信息 ，提升信息內(nèi)容的分析處理能力。云空間可儲(chǔ)存、容納所有電子檔案及院校相關(guān)業(yè)財(cái)信息，擴(kuò)大院校信息容納度，擴(kuò)容院校儲(chǔ)存線上空間，避免校內(nèi)紙質(zhì)檔案引起的空間浪費(fèi)；人工智能則可分析、辨別財(cái)務(wù)報(bào)銷、財(cái)務(wù)報(bào)賬、電子票務(wù)等數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，與移動(dòng)信息技術(shù)協(xié)同，顯著提升院校師生信息上報(bào)的便捷性及審批效率。

（三）提升業(yè)財(cái)融合水平

當(dāng)前搭建的數(shù)字化校園，偏重于各單位獨(dú)立搭建平臺(tái)系統(tǒng)。各系統(tǒng)在沒有進(jìn)行有效整合的情況下，可能造成系統(tǒng)間信息閉塞等情況，導(dǎo)致業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)完全分離。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)僅有核算作用，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)僅有管理作用，財(cái)務(wù)管理人員無法通過報(bào)賬、入賬、績效等信息，制定財(cái)務(wù)部門的高效管理決策；業(yè)務(wù)部門也不能有效檢查、監(jiān)督財(cái)務(wù)部門，導(dǎo)致管理容易出現(xiàn)漏洞，部門之間協(xié)同效應(yīng)低。在全面預(yù)算績效管理改革及院校全平臺(tái)搭建情況下，幫助業(yè)財(cái)深度融合，達(dá)到系統(tǒng)間深度協(xié)同，對(duì)部門間制定階段預(yù)算、階段目標(biāo)及管理決策，意義深遠(yuǎn)。

二、院校財(cái)務(wù)管理中的問題和難點(diǎn)

（一）院校財(cái)務(wù)管理中人員業(yè)務(wù)繁重

高校財(cái)務(wù)人員須負(fù)責(zé)整個(gè)院校中的所有財(cái)務(wù)類數(shù)據(jù)，包括學(xué)生收費(fèi)處理、績效管理、報(bào)稅、財(cái)政撥款、學(xué)術(shù)研究費(fèi)用及任職講師培訓(xùn)費(fèi)用、薪資開支等。雖然移動(dòng)支付大大提高了收費(fèi)效率，但是費(fèi)用來源不一致，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員核查賬單任務(wù)量巨大，同時(shí)，院校財(cái)務(wù)人員需將所有有效收支數(shù)據(jù)存根，直接導(dǎo)致收支業(yè)務(wù)量成倍增加。繁重的核查工作消耗了工作人員的耐心和細(xì)心，既無法提高工作效率，也不能保證工作過程的準(zhǔn)確度?，F(xiàn)有網(wǎng)上投遞系統(tǒng)解決了教職工現(xiàn)場報(bào)賬的不便，但需要投遞人詳細(xì)填寫發(fā)票內(nèi)容、付款單位、附件類型等具體明細(xì)事項(xiàng)。填報(bào)時(shí)間較長、填報(bào)內(nèi)容偏多，容易出現(xiàn)信息錄入偏差，財(cái)務(wù)審核人員需打回重審，造成工作內(nèi)容重復(fù)，延長報(bào)銷程序，耽誤雙方時(shí)間。

（二）院校各系統(tǒng)連通性差

院校內(nèi)存在財(cái)務(wù)、科研、教務(wù)、資產(chǎn)等系統(tǒng)，各系統(tǒng)間尚未實(shí)現(xiàn)信息互通，導(dǎo)致校內(nèi)信息閉塞，主要表現(xiàn)在：

1.數(shù)據(jù)同源難度大。傳統(tǒng)管理模式各部門進(jìn)行數(shù)據(jù)整合時(shí)，常分部門進(jìn)行，以院校在讀學(xué)生總數(shù)為例，財(cái)務(wù)部每年學(xué)生總數(shù)僅在學(xué)期初收取費(fèi)用時(shí)存檔；教務(wù)系統(tǒng)則以每次院校進(jìn)行重大活動(dòng)后的學(xué)生總數(shù)為準(zhǔn)，數(shù)據(jù)更為準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)性高。

2.部門內(nèi)數(shù)據(jù)不確切。由于院校各部門內(nèi)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)活動(dòng)量大，導(dǎo)致各部門本身對(duì)一些數(shù)據(jù)的核查不到位，其他部門需要此類數(shù)據(jù)也很難理清總數(shù)。

3.部門立項(xiàng)時(shí)間長。若院校需要對(duì)在職講師外派培訓(xùn)時(shí)，需要財(cái)務(wù)部門進(jìn)行立項(xiàng)審批、申請(qǐng)預(yù)算。教務(wù)部門需將人員總數(shù)、總預(yù)算提交財(cái)務(wù)核算，后續(xù)外派職工費(fèi)用提交需經(jīng)由教務(wù)部門審核，傳遞至財(cái)務(wù)部門，總過程耗時(shí)長，經(jīng)手人員較多。

（三）內(nèi)控系統(tǒng)存在漏洞

通常內(nèi)部控制強(qiáng)調(diào)事前、事中、事后三方面管理，但財(cái)務(wù)類事務(wù)通常需要事后監(jiān)督及再核查，以確保財(cái)務(wù)信息準(zhǔn)確性。該過程對(duì)核查人員的經(jīng)驗(yàn)和耐心要求較高，人為操作難免失誤，但財(cái)務(wù)內(nèi)容又對(duì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度提出高要求，導(dǎo)致內(nèi)控過程的問題無法解決，反復(fù)循環(huán)。而內(nèi)部控制信息化要求相關(guān)工作人員職責(zé)落地，在系統(tǒng)中固化業(yè)務(wù)流程，盡最大可能降低人為因素影響，使流程中的各項(xiàng)業(yè)務(wù)透明化。

（四）財(cái)務(wù)系統(tǒng)未實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理

數(shù)字化是一個(gè)運(yùn)用數(shù)字技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息采集、 信息轉(zhuǎn)化、 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)以及數(shù)據(jù)運(yùn)用的過程， 是邁入數(shù)字化時(shí)代的一個(gè)重要舉措。但目前許多院校仍采用紙質(zhì)化檔案記錄，不但降低檔案查看便捷性，而且無法將檔案內(nèi)有效信息數(shù)據(jù)及時(shí)整合，進(jìn)行對(duì)比分析。同時(shí)，紙質(zhì)化檔案增加了工作人員整理、裝訂、記錄強(qiáng)度。在實(shí)際工作中，需根據(jù)編號(hào)依次查詢統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中的憑證，保管成本居高不下，安全風(fēng)險(xiǎn)也較大，阻礙院校數(shù)字化進(jìn)程。

（五）財(cái)務(wù)信息安全性不高

院校云空間系統(tǒng)需要多個(gè)服務(wù)器支持，傳統(tǒng)管理模式常使用的IT架構(gòu)，通常將數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)至同一個(gè)服務(wù)器，導(dǎo)致該服務(wù)器空間不足，而其他服務(wù)器資源過剩等情況的出現(xiàn)，不利于云空間資源合理利用。同時(shí)也存在信息堆積，增加了后續(xù)數(shù)據(jù)缺失或泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

三、院校數(shù)字化轉(zhuǎn)型新目標(biāo)

（一）智能化業(yè)務(wù)管理方式

梳理財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)流程，將流程環(huán)節(jié)拆分，各環(huán)節(jié)重復(fù)任務(wù)通過后端數(shù)據(jù)輸入至管理平臺(tái)組成模版，例如經(jīng)費(fèi)審批核查流程中，固定經(jīng)費(fèi)審批單據(jù)模版，由申請(qǐng)人線上規(guī)范填入，線上系統(tǒng)完成初審、通過，經(jīng)由信息技術(shù)制成規(guī)范憑證，使財(cái)務(wù)人員有精力輔助管理者進(jìn)行決策，積極推進(jìn)業(yè)務(wù)創(chuàng)新。

（二）打通各系統(tǒng)連接點(diǎn)

建立院校共享平臺(tái)，各部門搭建工作模塊，打通系統(tǒng)間信息壁壘。對(duì)內(nèi)連接學(xué)生、教師教務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)、線上校園圖書館、檔案記錄館、OA系統(tǒng)等；對(duì)外連接國庫支付平臺(tái)、知網(wǎng)等核心期刊論壇、網(wǎng)銀回單接口、稅務(wù)端口等，部門人員間數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)基本互通，建立起內(nèi)外連通的院校信息共享平臺(tái)。

（三）內(nèi)控全流程管理

院校業(yè)務(wù)搬至線上后，內(nèi)部控制中事前、事中、事后實(shí)施注重加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，爭取流程監(jiān)督精準(zhǔn)化。院校財(cái)務(wù)以績效管理為主，將相關(guān)制度納入線上管理網(wǎng)絡(luò)體系之中，實(shí)現(xiàn)線上互聯(lián)監(jiān)督，高效審查已入賬財(cái)政項(xiàng)目。

（四）電子化檔案

實(shí)施電子化檔案管理制度，財(cái)務(wù)及稽核相關(guān)信息經(jīng)辦人簽名，通過認(rèn)證技術(shù)對(duì)其上傳憑證、附件等進(jìn)行防偽認(rèn)證，嚴(yán)防虛假單據(jù)、發(fā)票及大額發(fā)票、虛假發(fā)票抬頭的出現(xiàn)，維護(hù)信息安全性。同時(shí)將業(yè)務(wù)備份歸檔，方便具體責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。

四、院校數(shù)字化轉(zhuǎn)型可行性方案

（一）開通全流程線上服務(wù)

1.智能報(bào)賬

移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)與高校線上平臺(tái)打開窗口，允許教職工線上提交業(yè)務(wù)報(bào)銷相關(guān)數(shù)據(jù)及圖片，系統(tǒng)根據(jù)數(shù)據(jù)內(nèi)容及圖片內(nèi)容，自動(dòng)填寫相關(guān)信息。同時(shí)，在院校平臺(tái)外接的稅務(wù)系統(tǒng)中檢測上傳內(nèi)容的真?zhèn)?。若有誤直接納入審核數(shù)據(jù)庫并提醒財(cái)務(wù)員工復(fù)核，若無誤則無需財(cái)務(wù)人員參與報(bào)賬。成功審批后，根據(jù)賬單內(nèi)容自動(dòng)流轉(zhuǎn)入庫保存。同時(shí)，附件傳遞至制單會(huì)計(jì)，生成智能憑證附件，進(jìn)而由出納完成報(bào)銷付款。

2.智能復(fù)核

針對(duì)教職工、學(xué)生收繳費(fèi)及報(bào)銷費(fèi)用，通過各支付渠道繳納后，系統(tǒng)自動(dòng)提示未清繳人數(shù)及入庫金額。對(duì)于院校社團(tuán)、教職工活動(dòng)、專業(yè)活動(dòng)等支出型內(nèi)容，系統(tǒng)建立活動(dòng)算法，即根據(jù)活動(dòng)人數(shù)及內(nèi)容，圈定經(jīng)費(fèi)范圍，學(xué)生或教職工規(guī)范提交后，利用光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)（OCR），對(duì)上傳的證件、銀行卡、票據(jù)等進(jìn)行識(shí)別。通過后，先由院系線上復(fù)審，后調(diào)往財(cái)務(wù)職工處審核。經(jīng)審核無誤后信息入庫，附件發(fā)往出納處。流程完成后，OCR技術(shù)可自動(dòng)將增值稅發(fā)票、出行票據(jù)等關(guān)鍵信息提取至報(bào)銷表單中，形成存檔，減少人工輸入及復(fù)核過程中的錯(cuò)誤。

3.整合收入

院校收入來源不一致，常需要財(cái)務(wù)人員手動(dòng)分類界定，款項(xiàng)收取及退回工作復(fù)雜，導(dǎo)致業(yè)務(wù)堆積。此外，除學(xué)生繳費(fèi)有統(tǒng)一管理途徑，其他收款缺少統(tǒng)一入口，財(cái)務(wù)人員難開展工作。院方建立收入管理平臺(tái)，將學(xué)生繳費(fèi)、學(xué)院科研收入、財(cái)政撥款等詳細(xì)分類，建立備注，納入數(shù)據(jù)庫中。繳費(fèi)系統(tǒng)可提前對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行系統(tǒng)錄入，設(shè)置固定收費(fèi)金額。其余收入可采用同一端口，但納入相應(yīng)分類的數(shù)據(jù)庫，建立確認(rèn)、開票、分配、監(jiān)控為一體的“一站式”收入管理平臺(tái)。構(gòu)建實(shí)時(shí)收入自動(dòng)處理與存疑賬單及時(shí)反饋程序，提升財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門動(dòng)態(tài)管理程度。

（二）云數(shù)據(jù)監(jiān)督內(nèi)控

數(shù)字化管理平臺(tái)后端嵌入內(nèi)部管理規(guī)范規(guī)則，包括：報(bào)銷項(xiàng)目內(nèi)容范圍、金額、種類及具體流程；教職工認(rèn)繳金額轉(zhuǎn)賬來源等，通過系統(tǒng)加強(qiáng)內(nèi)控管理，具體體現(xiàn)在以下方面：

1.事前管控，完善嵌入內(nèi)部管理規(guī)范規(guī)則，避免產(chǎn)生大額交易、反復(fù)申請(qǐng)、項(xiàng)目金額不合理等情況；申請(qǐng)報(bào)銷時(shí)，避免收取虛假發(fā)票、超額發(fā)票等。

2.事中把控，電子發(fā)票或銀行存根出現(xiàn)問題提交審核方復(fù)審后，仍顯示未認(rèn)證處理，將對(duì)審核人員及制票方發(fā)起提示，提示包括票據(jù)不合規(guī)的具體原因。

3.事后監(jiān)察，系統(tǒng)自動(dòng)復(fù)核已入庫數(shù)據(jù)，避免現(xiàn)存數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題，使用大數(shù)據(jù)分析能力，尋找精準(zhǔn)數(shù)據(jù)，并根據(jù)歷史風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)容，改變事后監(jiān)控方式，建立事前防御機(jī)制，防止同類錯(cuò)誤再次出現(xiàn)在事前、事中。

（三）電子化檔案管理

采取電子數(shù)據(jù)形式代替紙質(zhì)檔案，利用電子影像系統(tǒng)分批、分層次將現(xiàn)有紙質(zhì)資料進(jìn)行入庫處理，聯(lián)通相關(guān)系統(tǒng)讀取材料中重點(diǎn)數(shù)據(jù)，自動(dòng)整合內(nèi)容，解決紙質(zhì)憑證查詢不方便的問題；對(duì)于將入賬項(xiàng)目，快速建立線上自主登記申請(qǐng)窗口，實(shí)施人工智能對(duì)報(bào)賬數(shù)據(jù)初步審核。針對(duì)后續(xù)提交發(fā)票類證明，實(shí)現(xiàn)平臺(tái)與稅務(wù)局對(duì)接，實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票線上認(rèn)證；財(cái)務(wù)信息需維護(hù)其隱私性，相關(guān)人員核對(duì)信息后，及時(shí)歸檔，電子檔案需存取備份，避免丟失。

（四）財(cái)會(huì)人才培養(yǎng)

構(gòu)建財(cái)務(wù)數(shù)字化平臺(tái)，不僅是推動(dòng)財(cái)務(wù)信息化進(jìn)程的一環(huán)，而且是財(cái)務(wù)管理理論與財(cái)務(wù)管理模式的革新。業(yè)財(cái)融合下對(duì)會(huì)計(jì)人才要求出現(xiàn)新標(biāo)準(zhǔn)。隨著院校數(shù)字化轉(zhuǎn)型，以往財(cái)會(huì)人員不需要再進(jìn)行細(xì)致、重復(fù)的工作內(nèi)容，需要其轉(zhuǎn)而提高財(cái)務(wù)管理及決策能力，提升數(shù)據(jù)技術(shù)、信息系統(tǒng)運(yùn)行水平，需要對(duì)整合完成的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、解釋來源等活動(dòng)。院校可結(jié)合業(yè)財(cái)融合及財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，整合會(huì)計(jì)人才資源，調(diào)整人才培養(yǎng)方向，完成對(duì)復(fù)合型人才的儲(chǔ)備。

結(jié)語：

隨著數(shù)字化、科技化熱度持續(xù)增加，社會(huì)各方面智能管理模式的納入，提高了管理體制內(nèi)資源整合及辦事效率。在業(yè)財(cái)融合驅(qū)動(dòng)下，高職院校向智能化管理轉(zhuǎn)型已然是大勢所趨。本文結(jié)合高職院校實(shí)際，指出院校轉(zhuǎn)型可能存在的重難點(diǎn)，探究數(shù)字化在院校財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的可行性應(yīng)用方案，以期對(duì)高職院校財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型提供新說法、新案例，幫助在職財(cái)務(wù)人員避免執(zhí)行重復(fù)、冗雜工作任務(wù)，將其精力投入到財(cái)務(wù)管理之中，為高職院校發(fā)展獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

（作者單位：江蘇省南通衛(wèi)生高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校）