宗寰宇
本文就目前高校財(cái)務(wù)管理狀況,明確業(yè)財(cái)融合下高職院校數(shù)字化轉(zhuǎn)型目標(biāo),其中包含智能化數(shù)字業(yè)務(wù)、系統(tǒng)連通性、內(nèi)控系統(tǒng)信息化、校內(nèi)檔案電子化4個(gè)方面。同時(shí)結(jié)合現(xiàn)狀提出具體操作方案,以期解決高職院校傳統(tǒng)模式下業(yè)務(wù)繁雜、報(bào)銷難、財(cái)務(wù)管理程度不高等業(yè)務(wù)困境,促進(jìn)高職院校業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)實(shí)現(xiàn)高度融合,推動(dòng)高職院校財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型,并可為其他院校提供參考。
隨著智能化技術(shù)的發(fā)展,人們?nèi)粘I钪幸央x不開(kāi)信息技術(shù),新技術(shù)對(duì)于高職院校會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)管理及會(huì)計(jì)技能提出了新要求,傳統(tǒng)院校財(cái)務(wù)管理模式及其系統(tǒng),已無(wú)法滿足院校財(cái)務(wù)管理的需要,部分院校業(yè)務(wù)與資金流不斷增長(zhǎng),對(duì)業(yè)財(cái)融合的需求日益迫切。面對(duì)新形勢(shì),高校財(cái)務(wù)需抓住時(shí)代先機(jī),把握時(shí)代科學(xué)脈絡(luò),利用科學(xué)的數(shù)字化、信息化技術(shù),推動(dòng)院校完成轉(zhuǎn)型,幫助院校應(yīng)對(duì)內(nèi)、外部新問(wèn)題,解決院校業(yè)務(wù)繁雜、財(cái)務(wù)處理難的新情況,提高院校財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量及財(cái)務(wù)信息處理水平,以此驅(qū)動(dòng)院校健康平穩(wěn)前進(jìn)。
一、院校財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要性
(一)政策支持
我國(guó)財(cái)政部會(huì)計(jì)司發(fā)布的《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔通知》,特意強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)檔案的管理工作中電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等效力。另有,國(guó)務(wù)院于2021年3月24日發(fā)布的《關(guān)于進(jìn)一步深化稅收征管改革的意見(jiàn)》,其中強(qiáng)調(diào)穩(wěn)步實(shí)行電子發(fā)票,完成單位稅收管理電子化及智能化程序,爭(zhēng)取2025年實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)、各要素發(fā)票電子化管理模式。同年7月,在《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)中央高校財(cái)務(wù)治理工作的意見(jiàn)》中,教育部提出針對(duì)高校信息化改革的意見(jiàn),認(rèn)為高校需依托先進(jìn)技術(shù),建設(shè)財(cái)務(wù)信息化,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型與發(fā)展。我國(guó)第十四個(gè)五年規(guī)劃及2035年遠(yuǎn)景目標(biāo)中曾提到,各單位財(cái)務(wù)部門(mén)需深挖財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)重要性及價(jià)值,驅(qū)動(dòng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)間互聯(lián)互通。
(二)新技術(shù)支持
隨著新技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域日益擴(kuò)大,院校數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型成為可能,在數(shù)字化時(shí)代,大數(shù)據(jù)、云空間、云計(jì)算、人工智能及移動(dòng)信息等技術(shù)均可助力財(cái)務(wù)信息實(shí)現(xiàn)新發(fā)展。大數(shù)據(jù)幫助院校財(cái)務(wù)信息解決繁、難、重等問(wèn)題,輔助財(cái)務(wù)人員分析整合數(shù)據(jù)繁雜難點(diǎn),全面提高財(cái)務(wù)管理效率和完成質(zhì)量。在針對(duì)院校財(cái)務(wù)管理決策的制定上,有極佳的輔助作用;云計(jì)算是一種新型互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算服務(wù)模式,可有效分析、整合數(shù)據(jù)信息 ,提升信息內(nèi)容的分析處理能力。云空間可儲(chǔ)存、容納所有電子檔案及院校相關(guān)業(yè)財(cái)信息,擴(kuò)大院校信息容納度,擴(kuò)容院校儲(chǔ)存線上空間,避免校內(nèi)紙質(zhì)檔案引起的空間浪費(fèi);人工智能則可分析、辨別財(cái)務(wù)報(bào)銷、財(cái)務(wù)報(bào)賬、電子票務(wù)等數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,與移動(dòng)信息技術(shù)協(xié)同,顯著提升院校師生信息上報(bào)的便捷性及審批效率。
(三)提升業(yè)財(cái)融合水平
當(dāng)前搭建的數(shù)字化校園,偏重于各單位獨(dú)立搭建平臺(tái)系統(tǒng)。各系統(tǒng)在沒(méi)有進(jìn)行有效整合的情況下,可能造成系統(tǒng)間信息閉塞等情況,導(dǎo)致業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)完全分離。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)僅有核算作用,業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)僅有管理作用,財(cái)務(wù)管理人員無(wú)法通過(guò)報(bào)賬、入賬、績(jī)效等信息,制定財(cái)務(wù)部門(mén)的高效管理決策;業(yè)務(wù)部門(mén)也不能有效檢查、監(jiān)督財(cái)務(wù)部門(mén),導(dǎo)致管理容易出現(xiàn)漏洞,部門(mén)之間協(xié)同效應(yīng)低。在全面預(yù)算績(jī)效管理改革及院校全平臺(tái)搭建情況下,幫助業(yè)財(cái)深度融合,達(dá)到系統(tǒng)間深度協(xié)同,對(duì)部門(mén)間制定階段預(yù)算、階段目標(biāo)及管理決策,意義深遠(yuǎn)。
二、院校財(cái)務(wù)管理中的問(wèn)題和難點(diǎn)
(一)院校財(cái)務(wù)管理中人員業(yè)務(wù)繁重
高校財(cái)務(wù)人員須負(fù)責(zé)整個(gè)院校中的所有財(cái)務(wù)類數(shù)據(jù),包括學(xué)生收費(fèi)處理、績(jī)效管理、報(bào)稅、財(cái)政撥款、學(xué)術(shù)研究費(fèi)用及任職講師培訓(xùn)費(fèi)用、薪資開(kāi)支等。雖然移動(dòng)支付大大提高了收費(fèi)效率,但是費(fèi)用來(lái)源不一致,導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員核查賬單任務(wù)量巨大,同時(shí),院校財(cái)務(wù)人員需將所有有效收支數(shù)據(jù)存根,直接導(dǎo)致收支業(yè)務(wù)量成倍增加。繁重的核查工作消耗了工作人員的耐心和細(xì)心,既無(wú)法提高工作效率,也不能保證工作過(guò)程的準(zhǔn)確度?,F(xiàn)有網(wǎng)上投遞系統(tǒng)解決了教職工現(xiàn)場(chǎng)報(bào)賬的不便,但需要投遞人詳細(xì)填寫(xiě)發(fā)票內(nèi)容、付款單位、附件類型等具體明細(xì)事項(xiàng)。填報(bào)時(shí)間較長(zhǎng)、填報(bào)內(nèi)容偏多,容易出現(xiàn)信息錄入偏差,財(cái)務(wù)審核人員需打回重審,造成工作內(nèi)容重復(fù),延長(zhǎng)報(bào)銷程序,耽誤雙方時(shí)間。
(二)院校各系統(tǒng)連通性差
院校內(nèi)存在財(cái)務(wù)、科研、教務(wù)、資產(chǎn)等系統(tǒng),各系統(tǒng)間尚未實(shí)現(xiàn)信息互通,導(dǎo)致校內(nèi)信息閉塞,主要表現(xiàn)在:
1.數(shù)據(jù)同源難度大。傳統(tǒng)管理模式各部門(mén)進(jìn)行數(shù)據(jù)整合時(shí),常分部門(mén)進(jìn)行,以院校在讀學(xué)生總數(shù)為例,財(cái)務(wù)部每年學(xué)生總數(shù)僅在學(xué)期初收取費(fèi)用時(shí)存檔;教務(wù)系統(tǒng)則以每次院校進(jìn)行重大活動(dòng)后的學(xué)生總數(shù)為準(zhǔn),數(shù)據(jù)更為準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)性高。
2.部門(mén)內(nèi)數(shù)據(jù)不確切。由于院校各部門(mén)內(nèi)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)活動(dòng)量大,導(dǎo)致各部門(mén)本身對(duì)一些數(shù)據(jù)的核查不到位,其他部門(mén)需要此類數(shù)據(jù)也很難理清總數(shù)。
3.部門(mén)立項(xiàng)時(shí)間長(zhǎng)。若院校需要對(duì)在職講師外派培訓(xùn)時(shí),需要財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行立項(xiàng)審批、申請(qǐng)預(yù)算。教務(wù)部門(mén)需將人員總數(shù)、總預(yù)算提交財(cái)務(wù)核算,后續(xù)外派職工費(fèi)用提交需經(jīng)由教務(wù)部門(mén)審核,傳遞至財(cái)務(wù)部門(mén),總過(guò)程耗時(shí)長(zhǎng),經(jīng)手人員較多。
(三)內(nèi)控系統(tǒng)存在漏洞
通常內(nèi)部控制強(qiáng)調(diào)事前、事中、事后三方面管理,但財(cái)務(wù)類事務(wù)通常需要事后監(jiān)督及再核查,以確保財(cái)務(wù)信息準(zhǔn)確性。該過(guò)程對(duì)核查人員的經(jīng)驗(yàn)和耐心要求較高,人為操作難免失誤,但財(cái)務(wù)內(nèi)容又對(duì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度提出高要求,導(dǎo)致內(nèi)控過(guò)程的問(wèn)題無(wú)法解決,反復(fù)循環(huán)。而內(nèi)部控制信息化要求相關(guān)工作人員職責(zé)落地,在系統(tǒng)中固化業(yè)務(wù)流程,盡最大可能降低人為因素影響,使流程中的各項(xiàng)業(yè)務(wù)透明化。
(四)財(cái)務(wù)系統(tǒng)未實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理
數(shù)字化是一個(gè)運(yùn)用數(shù)字技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息采集、 信息轉(zhuǎn)化、 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)以及數(shù)據(jù)運(yùn)用的過(guò)程, 是邁入數(shù)字化時(shí)代的一個(gè)重要舉措。但目前許多院校仍采用紙質(zhì)化檔案記錄,不但降低檔案查看便捷性,而且無(wú)法將檔案內(nèi)有效信息數(shù)據(jù)及時(shí)整合,進(jìn)行對(duì)比分析。同時(shí),紙質(zhì)化檔案增加了工作人員整理、裝訂、記錄強(qiáng)度。在實(shí)際工作中,需根據(jù)編號(hào)依次查詢統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中的憑證,保管成本居高不下,安全風(fēng)險(xiǎn)也較大,阻礙院校數(shù)字化進(jìn)程。
(五)財(cái)務(wù)信息安全性不高
院校云空間系統(tǒng)需要多個(gè)服務(wù)器支持,傳統(tǒng)管理模式常使用的IT架構(gòu),通常將數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)至同一個(gè)服務(wù)器,導(dǎo)致該服務(wù)器空間不足,而其他服務(wù)器資源過(guò)剩等情況的出現(xiàn),不利于云空間資源合理利用。同時(shí)也存在信息堆積,增加了后續(xù)數(shù)據(jù)缺失或泄露的風(fēng)險(xiǎn)。
三、院校數(shù)字化轉(zhuǎn)型新目標(biāo)
(一)智能化業(yè)務(wù)管理方式
梳理財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)流程,將流程環(huán)節(jié)拆分,各環(huán)節(jié)重復(fù)任務(wù)通過(guò)后端數(shù)據(jù)輸入至管理平臺(tái)組成模版,例如經(jīng)費(fèi)審批核查流程中,固定經(jīng)費(fèi)審批單據(jù)模版,由申請(qǐng)人線上規(guī)范填入,線上系統(tǒng)完成初審、通過(guò),經(jīng)由信息技術(shù)制成規(guī)范憑證,使財(cái)務(wù)人員有精力輔助管理者進(jìn)行決策,積極推進(jìn)業(yè)務(wù)創(chuàng)新。
(二)打通各系統(tǒng)連接點(diǎn)
建立院校共享平臺(tái),各部門(mén)搭建工作模塊,打通系統(tǒng)間信息壁壘。對(duì)內(nèi)連接學(xué)生、教師教務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)、線上校園圖書(shū)館、檔案記錄館、OA系統(tǒng)等;對(duì)外連接國(guó)庫(kù)支付平臺(tái)、知網(wǎng)等核心期刊論壇、網(wǎng)銀回單接口、稅務(wù)端口等,部門(mén)人員間數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)基本互通,建立起內(nèi)外連通的院校信息共享平臺(tái)。
(三)內(nèi)控全流程管理
院校業(yè)務(wù)搬至線上后,內(nèi)部控制中事前、事中、事后實(shí)施注重加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì),爭(zhēng)取流程監(jiān)督精準(zhǔn)化。院校財(cái)務(wù)以績(jī)效管理為主,將相關(guān)制度納入線上管理網(wǎng)絡(luò)體系之中,實(shí)現(xiàn)線上互聯(lián)監(jiān)督,高效審查已入賬財(cái)政項(xiàng)目。
(四)電子化檔案
實(shí)施電子化檔案管理制度,財(cái)務(wù)及稽核相關(guān)信息經(jīng)辦人簽名,通過(guò)認(rèn)證技術(shù)對(duì)其上傳憑證、附件等進(jìn)行防偽認(rèn)證,嚴(yán)防虛假單據(jù)、發(fā)票及大額發(fā)票、虛假發(fā)票抬頭的出現(xiàn),維護(hù)信息安全性。同時(shí)將業(yè)務(wù)備份歸檔,方便具體責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。
四、院校數(shù)字化轉(zhuǎn)型可行性方案
(一)開(kāi)通全流程線上服務(wù)
1.智能報(bào)賬
移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)與高校線上平臺(tái)打開(kāi)窗口,允許教職工線上提交業(yè)務(wù)報(bào)銷相關(guān)數(shù)據(jù)及圖片,系統(tǒng)根據(jù)數(shù)據(jù)內(nèi)容及圖片內(nèi)容,自動(dòng)填寫(xiě)相關(guān)信息。同時(shí),在院校平臺(tái)外接的稅務(wù)系統(tǒng)中檢測(cè)上傳內(nèi)容的真?zhèn)巍H粲姓`直接納入審核數(shù)據(jù)庫(kù)并提醒財(cái)務(wù)員工復(fù)核,若無(wú)誤則無(wú)需財(cái)務(wù)人員參與報(bào)賬。成功審批后,根據(jù)賬單內(nèi)容自動(dòng)流轉(zhuǎn)入庫(kù)保存。同時(shí),附件傳遞至制單會(huì)計(jì),生成智能憑證附件,進(jìn)而由出納完成報(bào)銷付款。
2.智能復(fù)核
針對(duì)教職工、學(xué)生收繳費(fèi)及報(bào)銷費(fèi)用,通過(guò)各支付渠道繳納后,系統(tǒng)自動(dòng)提示未清繳人數(shù)及入庫(kù)金額。對(duì)于院校社團(tuán)、教職工活動(dòng)、專業(yè)活動(dòng)等支出型內(nèi)容,系統(tǒng)建立活動(dòng)算法,即根據(jù)活動(dòng)人數(shù)及內(nèi)容,圈定經(jīng)費(fèi)范圍,學(xué)生或教職工規(guī)范提交后,利用光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)(OCR),對(duì)上傳的證件、銀行卡、票據(jù)等進(jìn)行識(shí)別。通過(guò)后,先由院系線上復(fù)審,后調(diào)往財(cái)務(wù)職工處審核。經(jīng)審核無(wú)誤后信息入庫(kù),附件發(fā)往出納處。流程完成后,OCR技術(shù)可自動(dòng)將增值稅發(fā)票、出行票據(jù)等關(guān)鍵信息提取至報(bào)銷表單中,形成存檔,減少人工輸入及復(fù)核過(guò)程中的錯(cuò)誤。
3.整合收入
院校收入來(lái)源不一致,常需要財(cái)務(wù)人員手動(dòng)分類界定,款項(xiàng)收取及退回工作復(fù)雜,導(dǎo)致業(yè)務(wù)堆積。此外,除學(xué)生繳費(fèi)有統(tǒng)一管理途徑,其他收款缺少統(tǒng)一入口,財(cái)務(wù)人員難開(kāi)展工作。院方建立收入管理平臺(tái),將學(xué)生繳費(fèi)、學(xué)院科研收入、財(cái)政撥款等詳細(xì)分類,建立備注,納入數(shù)據(jù)庫(kù)中。繳費(fèi)系統(tǒng)可提前對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行系統(tǒng)錄入,設(shè)置固定收費(fèi)金額。其余收入可采用同一端口,但納入相應(yīng)分類的數(shù)據(jù)庫(kù),建立確認(rèn)、開(kāi)票、分配、監(jiān)控為一體的“一站式”收入管理平臺(tái)。構(gòu)建實(shí)時(shí)收入自動(dòng)處理與存疑賬單及時(shí)反饋程序,提升財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門(mén)動(dòng)態(tài)管理程度。
(二)云數(shù)據(jù)監(jiān)督內(nèi)控
數(shù)字化管理平臺(tái)后端嵌入內(nèi)部管理規(guī)范規(guī)則,包括:報(bào)銷項(xiàng)目?jī)?nèi)容范圍、金額、種類及具體流程;教職工認(rèn)繳金額轉(zhuǎn)賬來(lái)源等,通過(guò)系統(tǒng)加強(qiáng)內(nèi)控管理,具體體現(xiàn)在以下方面:
1.事前管控,完善嵌入內(nèi)部管理規(guī)范規(guī)則,避免產(chǎn)生大額交易、反復(fù)申請(qǐng)、項(xiàng)目金額不合理等情況;申請(qǐng)報(bào)銷時(shí),避免收取虛假發(fā)票、超額發(fā)票等。
2.事中把控,電子發(fā)票或銀行存根出現(xiàn)問(wèn)題提交審核方復(fù)審后,仍顯示未認(rèn)證處理,將對(duì)審核人員及制票方發(fā)起提示,提示包括票據(jù)不合規(guī)的具體原因。
3.事后監(jiān)察,系統(tǒng)自動(dòng)復(fù)核已入庫(kù)數(shù)據(jù),避免現(xiàn)存數(shù)據(jù)出現(xiàn)問(wèn)題,使用大數(shù)據(jù)分析能力,尋找精準(zhǔn)數(shù)據(jù),并根據(jù)歷史風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)容,改變事后監(jiān)控方式,建立事前防御機(jī)制,防止同類錯(cuò)誤再次出現(xiàn)在事前、事中。
(三)電子化檔案管理
采取電子數(shù)據(jù)形式代替紙質(zhì)檔案,利用電子影像系統(tǒng)分批、分層次將現(xiàn)有紙質(zhì)資料進(jìn)行入庫(kù)處理,聯(lián)通相關(guān)系統(tǒng)讀取材料中重點(diǎn)數(shù)據(jù),自動(dòng)整合內(nèi)容,解決紙質(zhì)憑證查詢不方便的問(wèn)題;對(duì)于將入賬項(xiàng)目,快速建立線上自主登記申請(qǐng)窗口,實(shí)施人工智能對(duì)報(bào)賬數(shù)據(jù)初步審核。針對(duì)后續(xù)提交發(fā)票類證明,實(shí)現(xiàn)平臺(tái)與稅務(wù)局對(duì)接,實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票線上認(rèn)證;財(cái)務(wù)信息需維護(hù)其隱私性,相關(guān)人員核對(duì)信息后,及時(shí)歸檔,電子檔案需存取備份,避免丟失。
(四)財(cái)會(huì)人才培養(yǎng)
構(gòu)建財(cái)務(wù)數(shù)字化平臺(tái),不僅是推動(dòng)財(cái)務(wù)信息化進(jìn)程的一環(huán),而且是財(cái)務(wù)管理理論與財(cái)務(wù)管理模式的革新。業(yè)財(cái)融合下對(duì)會(huì)計(jì)人才要求出現(xiàn)新標(biāo)準(zhǔn)。隨著院校數(shù)字化轉(zhuǎn)型,以往財(cái)會(huì)人員不需要再進(jìn)行細(xì)致、重復(fù)的工作內(nèi)容,需要其轉(zhuǎn)而提高財(cái)務(wù)管理及決策能力,提升數(shù)據(jù)技術(shù)、信息系統(tǒng)運(yùn)行水平,需要對(duì)整合完成的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、解釋來(lái)源等活動(dòng)。院??山Y(jié)合業(yè)財(cái)融合及財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型,整合會(huì)計(jì)人才資源,調(diào)整人才培養(yǎng)方向,完成對(duì)復(fù)合型人才的儲(chǔ)備。
結(jié)語(yǔ):
隨著數(shù)字化、科技化熱度持續(xù)增加,社會(huì)各方面智能管理模式的納入,提高了管理體制內(nèi)資源整合及辦事效率。在業(yè)財(cái)融合驅(qū)動(dòng)下,高職院校向智能化管理轉(zhuǎn)型已然是大勢(shì)所趨。本文結(jié)合高職院校實(shí)際,指出院校轉(zhuǎn)型可能存在的重難點(diǎn),探究數(shù)字化在院校財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的可行性應(yīng)用方案,以期對(duì)高職院校財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型提供新說(shuō)法、新案例,幫助在職財(cái)務(wù)人員避免執(zhí)行重復(fù)、冗雜工作任務(wù),將其精力投入到財(cái)務(wù)管理之中,為高職院校發(fā)展獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。
(作者單位:江蘇省南通衛(wèi)生高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校)