劉 茜

（福建省輻射環(huán)境監(jiān)督站,福建福州 350002）

在新形勢(shì)下，事業(yè)單位發(fā)展情況會(huì)對(duì)于我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平產(chǎn)生直觀影響，想要展現(xiàn)出事業(yè)單位的社會(huì)價(jià)值，就必須要將檔案管理作為重點(diǎn)，明確發(fā)展方向，使得檔案管理質(zhì)量得到提升。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的實(shí)際情況中，一些事業(yè)單位在檔案管理中仍然出現(xiàn)一些問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理效果和預(yù)期存在明顯差距，需要相關(guān)人員大力探究，找出檔案管理存在的問(wèn)題并進(jìn)行優(yōu)化。

一、事業(yè)單位檔案管理工作作用

檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位有著極其重要的作用，能夠給事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展提供支持。因此，相關(guān)人員要重視檔案管理工作，讓相關(guān)工作措施落實(shí)到位。事業(yè)單位檔案管理工作作用總結(jié)為以下幾點(diǎn)內(nèi)容：

（一）為文化建設(shè)工作的順利開(kāi)展提供支持

文化建設(shè)對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展至關(guān)重要，可以使事業(yè)單位更具凝聚力，團(tuán)結(jié)一致的進(jìn)行工作。而檔案管理和文化建設(shè)聯(lián)系較為密切，可以借助于檔案記載事業(yè)單位不同階段情況，為文化建設(shè)工作的開(kāi)展提供條件。同時(shí)，因?yàn)闄n案管理人員可以對(duì)于單位中的情況進(jìn)行細(xì)致記載，能夠獲得各部門的關(guān)注，使相關(guān)部門認(rèn)識(shí)到文化建設(shè)重要性，并根據(jù)自身工作職責(zé)，協(xié)同合作，確保員工能夠高效、優(yōu)質(zhì)的進(jìn)行工作，滿足事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展所需[1]。

（二）展現(xiàn)出檔案管理作用

開(kāi)展檔案管理工作不但能夠?qū)τ谙嚓P(guān)信息進(jìn)行存儲(chǔ)，還可以提高信息資源利用率。因此，各部門工作人員在開(kāi)展工作時(shí)，要從多個(gè)角度出發(fā)探究檔案信息的經(jīng)濟(jì)功能和社會(huì)價(jià)值，展現(xiàn)出檔案資源優(yōu)勢(shì)。比如說(shuō)，可以借助于信息資料匯總，明確事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展趨勢(shì)，并確保其能夠適應(yīng)群眾需要。

（三）提升事業(yè)單位工作效率

第一，事業(yè)單位檔案管理工作是極其重要的，能夠?yàn)楦鞑块T相關(guān)工作的順利開(kāi)展提供參考。由于事業(yè)單位的任務(wù)較為繁重，在開(kāi)展工作時(shí)會(huì)出現(xiàn)龐大的信息，并且各部門需要負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)是不同的，導(dǎo)致信息的類型較為多樣，需要由專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。在傳統(tǒng)模式下所用的紙質(zhì)檔案需要消耗較多的人力資源和設(shè)施，并且占據(jù)的空間龐大，工作難度較高，無(wú)法提高工作效率。導(dǎo)致想要在紙質(zhì)資料中搜集信息困難程度較高，很難滿足人們對(duì)于檔案的需要[2]。在這一情況下，對(duì)于檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，可以為相關(guān)工作提供支持，增強(qiáng)事業(yè)單位服務(wù)水平。第二，事業(yè)單位在開(kāi)展工作時(shí)，需要堅(jiān)持為人民服務(wù)，在第一時(shí)間更新檔案資料。在這個(gè)過(guò)程中，還需要運(yùn)用多種媒介對(duì)于工作流程作出調(diào)整，為事業(yè)單位提供充足資料作為支持，確保相關(guān)工作可以高效開(kāi)展。

二、事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題

檔案資源的收集、整理是檔案管理的主要工作內(nèi)容以及分析出有價(jià)值的檔案資料。所以對(duì)檔案進(jìn)行管理的這些內(nèi)容就是檔案管理工作的核心，為檔案利用者提供服務(wù)的。這一工作能夠?qū)τ跓┈嵉臋n案進(jìn)行處理、核對(duì)、處理，使其成為完善系統(tǒng)，為人們提供高質(zhì)量服務(wù)。

檔案管理工作能夠使事業(yè)單位相關(guān)工作更加高效開(kāi)展，可以將其作為事業(yè)單位的基礎(chǔ)。但是，相關(guān)人員對(duì)于這一工作缺乏關(guān)注，認(rèn)為檔案管理是可有可無(wú)的，沒(méi)有足夠的時(shí)間、精力進(jìn)行檔案管理，不但無(wú)法展現(xiàn)出檔案管理優(yōu)勢(shì)，也會(huì)阻礙事業(yè)單位的發(fā)展。相關(guān)人員可以將事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題總結(jié)為以下幾點(diǎn)內(nèi)容：

（一）所進(jìn)行的管理工作過(guò)于表面化

當(dāng)前，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)所用制度并不完善，很難適應(yīng)事業(yè)單位現(xiàn)實(shí)發(fā)展所需，在開(kāi)展工作時(shí)也比較隨意。之所以會(huì)出現(xiàn)這一情況，是因?yàn)槭聵I(yè)單位管理層在開(kāi)展管理工作時(shí)投入的精力比較少，并未對(duì)于事業(yè)單位重要性形成全面認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理相對(duì)表面，無(wú)法嚴(yán)格遵循相關(guān)法律法規(guī)開(kāi)展操作。

（二）沒(méi)有及時(shí)的更新相關(guān)設(shè)施

對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展情況進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中，會(huì)將生產(chǎn)設(shè)施作為投資關(guān)鍵來(lái)保障產(chǎn)品的質(zhì)量以及服務(wù)水平，而對(duì)于其他基礎(chǔ)設(shè)施缺乏關(guān)注，導(dǎo)致當(dāng)前事業(yè)單位在應(yīng)用設(shè)備開(kāi)展檔案管理時(shí)存在一定滯后性。當(dāng)前，少部分事業(yè)單位雖然認(rèn)識(shí)到了檔案基礎(chǔ)設(shè)施的重要性，并進(jìn)行了更新，但是對(duì)于管理模式缺乏關(guān)注，導(dǎo)致在開(kāi)展檔案管理時(shí)，仍然堅(jiān)持傳統(tǒng)模式，很難展現(xiàn)出基礎(chǔ)設(shè)施價(jià)值，這從某種角度來(lái)說(shuō)，阻礙了事業(yè)單位創(chuàng)新發(fā)展，會(huì)造成不必要的資金消耗[3]。

（三）相關(guān)觀念存在一定滯后性

在新時(shí)期，部分事業(yè)單位在開(kāi)展工作時(shí)，并未將信息技術(shù)和檔案管理相結(jié)合，仍然會(huì)運(yùn)用人工手段進(jìn)行管控，導(dǎo)致管理流程是比較煩瑣的，需要相關(guān)人員開(kāi)展檔案搜集、匯總、分類、歸納等工作，很難適應(yīng)新時(shí)期事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展需求。并且隨著新觀念的應(yīng)用，這一模式的劣勢(shì)更加突出，存在著工作質(zhì)量較低、檔案管理內(nèi)容并不細(xì)致等問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理效果和預(yù)期存在較大差距，難以為事業(yè)單位創(chuàng)新工作的順利開(kāi)展提供支持。

（四）對(duì)于檔案管理工作缺乏關(guān)注

事業(yè)單位處在轉(zhuǎn)型升級(jí)關(guān)鍵階段，對(duì)于檔案管理重視程度比較低，這就導(dǎo)致在進(jìn)行檔案管理時(shí)，對(duì)于相關(guān)人員的考核比較少，很難提高檔案管理質(zhì)量。在這一背景下，檔案管理人員很可能會(huì)對(duì)于自身工作形成錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理質(zhì)量和事業(yè)單位的發(fā)展毫無(wú)聯(lián)系，在開(kāi)展工作相對(duì)敷衍，難以為企業(yè)發(fā)展提供支持。再加上檔案管理組織結(jié)構(gòu)存在問(wèn)題，員工的責(zé)任和義務(wù)并不清晰，從某種角度來(lái)說(shuō)，增加了檔案管理難度。

（五）無(wú)法在第一時(shí)間進(jìn)行信息更新

部分事業(yè)單位管理層對(duì)于檔案管理工作的關(guān)注度比較低，這就導(dǎo)致檔案管理可用的人力資源、資金和設(shè)備比較少，難以及時(shí)更新檔案信息。特別是在信息化背景下，由于檔案管理觀念和模式存在一定滯后性，導(dǎo)致信息無(wú)法在第一時(shí)間被更新，很難充分的應(yīng)用各項(xiàng)信息。而之所以會(huì)出現(xiàn)這一問(wèn)題，主要是因?yàn)槭聵I(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，對(duì)于信息技術(shù)缺乏關(guān)注，沒(méi)有及時(shí)開(kāi)展各項(xiàng)工作。此外，檔案管理部門的監(jiān)督功能得不到體現(xiàn)，導(dǎo)致事業(yè)單位在開(kāi)展工作時(shí)存在重復(fù)、交叉等問(wèn)題，很難在第一時(shí)間搜集到檔案資料，無(wú)法確保檔案信息的完整性。

（六）檔案管理人員的專業(yè)性比較低

對(duì)于當(dāng)前情況分析發(fā)現(xiàn)，大部分事業(yè)單位內(nèi)檔案管理人員的整體實(shí)力比較低，這就導(dǎo)致檔案管理工作壓力比較大，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有待增強(qiáng)。并且，大部分檔案管理人員并未經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，這就導(dǎo)致其所掌握的檔案管理知識(shí)比較少，甚至部分檔案管理人員身兼數(shù)職，導(dǎo)致檔案管理人員在進(jìn)行工作時(shí)經(jīng)驗(yàn)較少，難以應(yīng)對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題。除此之外，大部分檔案管理人員并不具備對(duì)于信息技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用能力，仍然堅(jiān)持運(yùn)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式進(jìn)行檔案存儲(chǔ)，很可能會(huì)由于人為因素的影響出現(xiàn)管理不當(dāng)，導(dǎo)致檔案遺失。并不完善的檔案管理制度導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)于工作缺乏熱情，這也是阻礙相關(guān)工作順利展開(kāi)的不利因素。

三、事業(yè)單位檔案管理工作效率的提升

事業(yè)單位檔案管理工作是極其重要的，它能夠反映事業(yè)單位管理水平。能夠很好地提升事業(yè)單位工作效率，要想事業(yè)單位健康的發(fā)展，就必須要做好檔案管理工作，明確對(duì)于檔案管理工作的新要求，有序推進(jìn)各項(xiàng)工作，工作人員可以從以下幾點(diǎn)出發(fā)開(kāi)展檔案管理：

（一）更新檔案管理模式

第一，想要從源頭出發(fā)確保檔案管理質(zhì)量，就必須提高檔案管理的規(guī)范性和遵守檔案管理的相關(guān)法律規(guī)定，同時(shí)也要提高檔案管理人員工作熱情，為更多檔案管理人員提供實(shí)踐的機(jī)會(huì)，確保其可以分析較為常見(jiàn)問(wèn)題，并有針對(duì)性的作出改善[4]。第二，要對(duì)于原本的管理模式進(jìn)行更新，并根據(jù)信息量合理挑選歸納措施。充分應(yīng)用信息化技術(shù)，可讓檔案管理更加科學(xué)化、便捷化。例如，對(duì)檔案資料進(jìn)行管理的時(shí)候，需要將信息化技術(shù)融入各個(gè)階段，充分考慮到事業(yè)單位實(shí)際情況，打造智能科學(xué)化平臺(tái)，讓各項(xiàng)工作得到有序的展開(kāi)，提升事業(yè)單位檔案管理的智能化和信息化程度。除此之外，工作人員要對(duì)于現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行更新，并對(duì)于檔案管理制度進(jìn)行補(bǔ)充。各部門要主動(dòng)投入到實(shí)踐工作之中，并明確自身的責(zé)任和義務(wù)，從源頭出發(fā)改變當(dāng)前檔案管理過(guò)于表面化的情況，保障檔案管理效果。

（二）增加資金投入

事業(yè)單位所開(kāi)展的內(nèi)部管理工作包含諸多方面的內(nèi)容，如果仍然運(yùn)用傳統(tǒng)設(shè)施和技術(shù)將很難適應(yīng)事業(yè)單位創(chuàng)新需要。在這一情況下，想要提高事業(yè)單位檔案管理效果，就必須要提高對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作關(guān)注程度，從可持續(xù)發(fā)展的角度出發(fā)更新技術(shù)設(shè)施。比如說(shuō)，事業(yè)單位可以增加投資，并引進(jìn)較多現(xiàn)代化技術(shù)，降低檔案管理難度。如果事業(yè)單位檔案管理困難程度較高，就需要增強(qiáng)管理人員的創(chuàng)新素養(yǎng)，并借助于現(xiàn)代化技術(shù)提高檔案管理質(zhì)量，打造完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，為后續(xù)工作的順利開(kāi)展提供支持。除此之外，相關(guān)人員要對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善，并合理的應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，展現(xiàn)出檔案管理最大化作用。

（三）增強(qiáng)事業(yè)單位服務(wù)水平

事業(yè)單位在開(kāi)展工作時(shí)要堅(jiān)持為人民服務(wù)，并在存儲(chǔ)檔案信息時(shí)，滿足各部門對(duì)于信息需求。想要確保這一工作效果，事業(yè)單位要對(duì)于檔案管理人員進(jìn)行考核，增強(qiáng)檔案管理人員整體實(shí)力，確保檔案管理可以高效開(kāi)展。此外，還需要增強(qiáng)員工的服務(wù)觀念，將準(zhǔn)備工作落實(shí)到位。在新時(shí)期，推動(dòng)事業(yè)單位轉(zhuǎn)型已經(jīng)變?yōu)榱藭r(shí)代發(fā)展的大趨勢(shì)，需要對(duì)于轉(zhuǎn)型前期、中期和后續(xù)情況進(jìn)行如實(shí)記載，在滿足事業(yè)單位發(fā)展需要的同時(shí)為社會(huì)持續(xù)高速發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量，遵循檔案管理相關(guān)原則是事業(yè)單位必須堅(jiān)持的工作準(zhǔn)則，并將法律法規(guī)作為基礎(chǔ)考慮到事業(yè)單位現(xiàn)實(shí)需要，統(tǒng)一管控檔案資料。在這一情況下，還需要明確各人員的責(zé)任和義務(wù)，明確會(huì)對(duì)于檔案管理人員工作積極性產(chǎn)生影響因素，并制定適宜措施提高檔案管理人員工作熱情，確保檔案管理人員可以端正工作態(tài)度，更加細(xì)致的進(jìn)行各項(xiàng)工作，保障檔案管理效果[5]。此外，檔案管理人員還需要主動(dòng)參與到學(xué)習(xí)之中，交流經(jīng)驗(yàn)，這從某種角度來(lái)說(shuō)，也能夠增強(qiáng)檔案管理人員對(duì)于工作熱情，為檔案管理工作的有序推進(jìn)提供支持。

（四）展現(xiàn)出檔案管理最大化作用

在新時(shí)期，事業(yè)單位獲得了一定發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)量不斷增加，對(duì)于檔案管理工作有了更高要求。因此，相關(guān)人員要在更新檔案管理觀念、調(diào)整檔案管理模式的基礎(chǔ)上，加大力度進(jìn)行宣傳，確保檔案管理人員可以對(duì)于檔案管理重要性形成充分認(rèn)識(shí)，并將其上升到戰(zhàn)略層面，端正工作態(tài)度，提高檔案管理質(zhì)量。同時(shí)，還需要展現(xiàn)出檔案管理的社會(huì)效益，并借助于信息化技術(shù)，為各部門提供信息溝通的機(jī)會(huì)，通過(guò)信息提高各項(xiàng)工作質(zhì)量。此外，事業(yè)單位還需要增加資金投入，對(duì)于相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善，確保各項(xiàng)工作可以順利開(kāi)展。最后，還需要成立專門的綜合檔案室，對(duì)于事業(yè)單位的各項(xiàng)信息進(jìn)行集中管控，確保檔案管理所獲取的信息是全面的，事業(yè)單位各個(gè)部門都可以加入檔案管理中。這一模式能夠?qū)⒐芾砝щy程度降到最低，使管理工作更加高效開(kāi)展，確保檔案搜集、匯總等工作都可以被落實(shí)到位。需要注意的是，在進(jìn)行歸檔時(shí)，要以科室、時(shí)間、類型為依據(jù)，為之后檔案資源應(yīng)用提供支持。除此之外，還需要做好防霉、防蟲(chóng)處理，確保檔案資料處于安全狀態(tài)下，為后續(xù)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展提供保障。

（五）推動(dòng)檔案資源的數(shù)字化發(fā)展

對(duì)于檔案資源進(jìn)行保護(hù)的關(guān)鍵是借助于數(shù)字化技術(shù)來(lái)進(jìn)行處理，因此，相關(guān)人員要將現(xiàn)代化技術(shù)和檔案管理相結(jié)合，提高檔案管理質(zhì)量。在這個(gè)過(guò)程中，工作人員還需要打造完善管理信息化，及時(shí)將數(shù)據(jù)庫(kù)優(yōu)化更新，為檔案使用、收集、準(zhǔn)確分析等工作提供有力的支持。除此之外，開(kāi)展檔案管理數(shù)字化建設(shè)還需要對(duì)于現(xiàn)有管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化，充分應(yīng)用信息技術(shù)，提高資源利用率，展現(xiàn)出檔案資源最大化作用。

（六）增強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人員整體實(shí)力

對(duì)于現(xiàn)代化管理技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用可以降低檔案管理工作的難度，能大幅提升事業(yè)單位檔案管理的工作效率，從而能夠讓相關(guān)工作順利展開(kāi)。所以檔案管理工作人員必須具備檔案管理專業(yè)水平，并定期或者是不定期的對(duì)于員工進(jìn)行培訓(xùn)，確保員工可以掌握較多檔案管理知識(shí)。在這一情況下，事業(yè)單位還可以組織檔案管理人員去其他成功單位進(jìn)行參觀，并學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理思維和手段，幫助檔案管理人員進(jìn)行答疑，增強(qiáng)檔案管理人員整體實(shí)力，確保檔案管理工作可以順利推進(jìn)。除此之外，事業(yè)單位在開(kāi)展人員招聘時(shí)，招聘門檻可以適度提高，加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感和思想道德建設(shè)，讓檔案管理更具生機(jī)，展現(xiàn)出檔案管理最大化作用。最后，檔案管理人員還需要在檔案制度的支持下，提高自身工作的規(guī)范性，進(jìn)而為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供支持。

（七）加大力度進(jìn)行推廣

在對(duì)于檔案進(jìn)行挖掘、應(yīng)用時(shí)，要加大力度進(jìn)行宣傳，使檔案展現(xiàn)出最大化作用。第一，要使用會(huì)議、展覽等方式，宣傳相關(guān)法律法規(guī)，并借助于目錄，對(duì)于相關(guān)資源進(jìn)行檢索，提高檔案開(kāi)發(fā)效果，增強(qiáng)檔案可獲得的經(jīng)濟(jì)收益，提高檔案在社會(huì)中的影響力[6]。第二，要考慮到檔案應(yīng)用者的不同需要，靈活使用多種不同工具檢索檔案，并將檔案匯總、編纂作為事業(yè)單位工作重點(diǎn)環(huán)節(jié)，有針對(duì)性地進(jìn)行檔案資源開(kāi)發(fā)。第三，要提高對(duì)于檔案服務(wù)工作重視程度，借助于信息技術(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，采用有價(jià)值的檔案資料，同時(shí)剔除無(wú)價(jià)值的檔案資料，讓相關(guān)工作能夠順利開(kāi)展。

總結(jié)

以上文來(lái)進(jìn)行分析，檔案管理工作是事業(yè)單位的一面鏡子，能夠充分反映事業(yè)單位工作效率和管理水平的高低。所以，事業(yè)單位檔案管理人員必須提升使命感和責(zé)任感，善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并能及時(shí)解決問(wèn)題，確保事業(yè)單位檔案管理工作能夠有序推進(jìn)，從而展現(xiàn)出檔案資料最大化價(jià)值，推動(dòng)事業(yè)單位的健康、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。