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        中職學(xué)校辦公室工作精細(xì)化管理模式的研究

        2023-08-10 04:12:06莫璨
        區(qū)域治理 2023年18期
        關(guān)鍵詞:職位精細(xì)化辦公室

        莫璨

        長沙財(cái)經(jīng)學(xué)校

        引言

        學(xué)校教育與其他企業(yè)相似,提升管理效果是學(xué)校辦學(xué)的一大關(guān)鍵目的。特別是對于中等職業(yè)院校而言,減少行政管理成本代表著節(jié)省了更多時間精力投入到教育教學(xué)工作過程中,只有維持成本領(lǐng)先,才可以構(gòu)成科學(xué)的競爭力。在社會發(fā)展競爭愈發(fā)殘酷的現(xiàn)今,效能早已經(jīng)成為了中等職業(yè)學(xué)校綜合實(shí)力的核心競爭因素,在中職學(xué)校辦公室管理工作環(huán)節(jié)中,務(wù)必將精細(xì)化管理模式導(dǎo)入并進(jìn)行實(shí)踐,才可以在提升辦公成效的同時充分減少管理成本。而所謂“精細(xì)化”,其中內(nèi)涵就是以精益求精的態(tài)度與細(xì)致有序的方式來把控工作環(huán)節(jié)中的各個部分與流程。精細(xì)化管理就是“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)、實(shí)”,依靠細(xì)化指標(biāo),應(yīng)用程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、參數(shù)化與信息化的方式,促使組織管理各個單元落實(shí)精細(xì)化、高效、協(xié)同與持續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)。在辦公室管理工作環(huán)節(jié)中落實(shí)精細(xì)化管理模式,能夠提高工作的精細(xì)化水平,推動工作成效的提高,轉(zhuǎn)變拖沓懶散的工作氣氛。

        一、中職學(xué)校辦公室工作精細(xì)化管理的必要性

        行政工作肩負(fù)著學(xué)校綜合協(xié)調(diào)與辦事責(zé)任,更多的是對學(xué)校決議的貫徹,對行政職工來說,強(qiáng)有力的執(zhí)行能力是落實(shí)好各類工作的關(guān)鍵保證。特別是對行政管理干部來說,打鐵還需自身硬,自身具備突出的執(zhí)行力才可以帶動部門職工積極性,促使職工主動高效的貫徹學(xué)校的相應(yīng)工作。而在具體工作中高效貫徹力“一高一低”的沖突非常顯著,簡單而言就是大家對工作的積極主動性較為突出,可在具體工作貫徹落實(shí)的環(huán)節(jié)中卻較為低下,反差巨大,這也導(dǎo)致中職學(xué)校行政工作形成了管理粗放的問題。所以,引入精細(xì)化管理成為了高效行政工作的必然抉擇。依靠精細(xì)化管理來優(yōu)化中職學(xué)校行政工作模式,推動中職學(xué)校行政工作水準(zhǔn)提高有至關(guān)重要的價值與作用,而中職學(xué)校辦公室工作之所以要開展精細(xì)化管理,是由辦公室工作的下述特征所決定的:

        (一)工作的繁瑣性質(zhì)決定了精細(xì)化管理的必要性

        辦公室工作綜合性突出,通常毫無規(guī)律可循,大多數(shù)工作不存在計(jì)劃性,更多的是突發(fā)或者是臨時性的。在這一狀況下,假如辦公室管理工作人員或者辦公室工作人員不開展精細(xì)化管理,就會容易丟三落四,使得千頭萬緒的事務(wù)工作亂作一團(tuán)。只有增強(qiáng)了精細(xì)化管理,才能針對性開展工作,急緩有序,將辦公室工作安排得井井有條[1]。

        (二)工作的參謀性決定了精細(xì)化管理的必要性

        中職學(xué)校決議層在開展決議前,有海量基礎(chǔ)性工作是要求辦公室工作人員去實(shí)現(xiàn)的,在一定程度上,辦公室管理工作人員還有著參謀的價值。因此辦公室工作人員所進(jìn)行的預(yù)備性工作,或者是給出的參謀意見,務(wù)必全面系統(tǒng)的同時要精準(zhǔn)無偏差,如此才有助于領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)的決議。要實(shí)現(xiàn)參謀意見全面而又精準(zhǔn)無偏差,就務(wù)必從精細(xì)化角度著手。一方面要求辦公室工作人員具備豐富的知識儲備,另一方面要求辦公室工作人員日常工作環(huán)節(jié)中要實(shí)現(xiàn)細(xì)心,關(guān)注到中職學(xué)校內(nèi)部狀況的發(fā)展起伏,以及國家政府機(jī)關(guān)相應(yīng)政策與法律規(guī)章的轉(zhuǎn)變,掌握信息的搜集、整理與歸納,為領(lǐng)導(dǎo)帶來決議的參考。辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)將事情想在前面,將工作做在前面,否則就會由于基礎(chǔ)工作沒有做扎實(shí)而影響到?jīng)Q議層的決議難度性[2]。

        (三)工作的服務(wù)性決定了精細(xì)化管理的必要性

        中職學(xué)校辦公室工作歸根到底就是服務(wù),為決議層提供幫助,為學(xué)校各個部門提供服務(wù),給整個學(xué)校的職工帶來幫助。給決議層服務(wù)就是給決議者帶來良好的決議參考,落實(shí)好各類基礎(chǔ)性的工作,并且落實(shí)好上傳下達(dá),將領(lǐng)導(dǎo)者從繁瑣的事務(wù)性工作中解放出來。在學(xué)校辦公室的橫向服務(wù)重點(diǎn)為交流與協(xié)調(diào)工作。辦公室在中職學(xué)校應(yīng)當(dāng)是與各個部門溝通最頻繁的部門,一方面是由于上傳下達(dá)的要求;另一方面,當(dāng)一類工作囊括了諸多部門一同實(shí)現(xiàn)時,辦公室就必須在中間充當(dāng)聯(lián)絡(luò)與協(xié)調(diào)的角色。同時,在實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)行政命令監(jiān)督過程中,辦公室也肩負(fù)著檢驗(yàn)反饋的責(zé)任與義務(wù)[3]。

        依據(jù)上述,提升中職學(xué)校辦公室工作的服務(wù)效果,是辦公室工作的核心所在。而要想提升服務(wù)成效,只能夠從細(xì)節(jié)著手,想師生所想,想領(lǐng)導(dǎo)所想,將每件小事都做好。只有領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可、師生認(rèn)同才是中職學(xué)校辦公室工作最大的價值與目標(biāo)。

        二、中職學(xué)校辦公室工作精細(xì)化管理模式的策略

        (一)樹立精細(xì)化管理理念

        精細(xì)化管理是一種理念與方式,要想辦公室工作高效,就必須優(yōu)先轉(zhuǎn)變思想觀念。從以往的經(jīng)驗(yàn)管理改變成程序化、合理化、精細(xì)化的管理,真正意義上高效的貫徹管理工作,不僅僅只是停留在外表。應(yīng)當(dāng)在繁瑣的工作過程中實(shí)現(xiàn)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致化,參考精細(xì)化管理所需,對目標(biāo)開展細(xì)分,對任務(wù)開展量化,增強(qiáng)使命,使得全部的流程能夠高效地銜接在一起,推動工作的穩(wěn)定進(jìn)行,形成細(xì)節(jié)決定成敗的思想。應(yīng)當(dāng)從小事做起,側(cè)重細(xì)節(jié),對于可能給全局造成影響的小細(xì)節(jié)均要關(guān)注,規(guī)避抱著僥幸情緒,應(yīng)當(dāng)由相應(yīng)工作人員承擔(dān)。依據(jù)上述,應(yīng)當(dāng)在辦公室內(nèi)構(gòu)建精細(xì)化管理的輿論氣氛,使得全體工作人員均可以形成精細(xì)化理念,規(guī)范、仔細(xì)、精準(zhǔn)地實(shí)現(xiàn)自身的工作任務(wù),從小事做起,將小事做細(xì)做實(shí),提高辦公室的服務(wù)水準(zhǔn)。第一,辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)形成責(zé)任意識。辦公室工作較為繁瑣,辦公室工作人員必須關(guān)注每一件事件。責(zé)任是個人的精神狀況、人品素養(yǎng)與思想境界,是成就事業(yè)的關(guān)鍵素養(yǎng),假如一個人不具備責(zé)任心與事業(yè)心,就會發(fā)生受縛。因此,辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)形成較好的責(zé)任意識,將每一件工作均看成大事,形成求真務(wù)實(shí)的工作氣氛。第二,要關(guān)注掌握具體狀況、辦實(shí)事、創(chuàng)業(yè)績,及時、高效地落實(shí)好每一件事情。辦公室工作人員要深入了解到自身工作的關(guān)鍵性與特殊性質(zhì),仔細(xì)負(fù)責(zé)地落實(shí)好自身的工作,嚴(yán)苛地落實(shí)應(yīng)盡的職責(zé)。第三,要求辦公室工作人員始終維持良好的精神狀況,維持干勁,經(jīng)得住考驗(yàn),還應(yīng)當(dāng)形成主人翁思想,關(guān)注以我為主,盡可能實(shí)現(xiàn)任務(wù),積極地思索與提出看法,積極在工作上做出成績,應(yīng)當(dāng)將精力與心思均放在抓工作與搞教育層面[4]。

        (二)構(gòu)建精細(xì)化管理體系

        精細(xì)化管理模式具備一些突出的優(yōu)點(diǎn),囊括清晰的目標(biāo)、健全的制度、明確的職位與責(zé)任的科學(xué)貫徹,側(cè)重對目標(biāo)開展細(xì)分、拆分與貫徹。剛性制度的貫徹,可以對職工的行為開展規(guī)范,增強(qiáng)責(zé)任的貫徹,從而構(gòu)成良好的貫徹成效。因此,辦公室管理就務(wù)必要構(gòu)建精細(xì)化管理體系,給工作的落實(shí)帶來參考,全面管理與約束全部的工作內(nèi)容,深入了解職位的責(zé)任狀況,精細(xì)化工作環(huán)節(jié)[5]。

        制度管理是精細(xì)化管理模式應(yīng)用的前提,要求全體工作人員一同遵從既定的流程開展工作,給工作行為帶來參考與基準(zhǔn)。要推動精細(xì)化管理模式的貫徹,就必須建立完整的管理規(guī)章,全部以辦公室主導(dǎo)的工作均必須建立規(guī)章制度。如,學(xué)校宣傳、公文管理、會務(wù)管理、黨務(wù)及人事組織等等,規(guī)章制度的內(nèi)容要具有突出的可操作性,囊括各類業(yè)務(wù),嚴(yán)禁存在遺漏的狀況,規(guī)避工作沒有規(guī)章制度可以遵從。編制的制度并不是永恒不變的,而是要不斷優(yōu)化與完善,相應(yīng)規(guī)章制度必須整理成冊,發(fā)放給學(xué)校內(nèi)的學(xué)生與老師,使得師生能夠深入掌握相應(yīng)的規(guī)章體系。

        辦公室工作假如沒有清晰的崗位職責(zé)規(guī)章制度,就會使得管理的穩(wěn)定性受到影響,還會發(fā)生互相推諉職責(zé)等狀況,不利于工作成效的提高。這就必須結(jié)合工作任務(wù),科學(xué)地編制崗位責(zé)任制度,將整個管理目的開展拆分,合理地開展劃分,結(jié)合職位編制責(zé)任與指標(biāo),對辦公室工作責(zé)任職位體系開展優(yōu)化與健全。對管理指標(biāo),應(yīng)當(dāng)細(xì)致地拆分到各個工作職位中,構(gòu)成工作規(guī)章,編制實(shí)際的職位操作守則。

        基于成熟的職位責(zé)任與規(guī)范的規(guī)章制度前提下,還應(yīng)當(dāng)建立清晰、合理的工作環(huán)節(jié)。辦公室工作應(yīng)當(dāng)結(jié)合職能拆分設(shè)計(jì)精細(xì)化的工作環(huán)節(jié),必須實(shí)現(xiàn)結(jié)構(gòu)科學(xué)與層次清晰,給查詢帶來幫助與支持,使工作環(huán)節(jié)成為管理工作人員與職位操作工作人員的指南。在設(shè)計(jì)的環(huán)節(jié)中,要保證全部流程的科學(xué)銜接,落實(shí)信息分享,不但要互相推動,還應(yīng)當(dāng)相互限制,提高辦公室各類工作的成效,降低工作過程中發(fā)生的失誤[6]。

        (三)完善精細(xì)化管理過程

        在辦公室管理工作環(huán)節(jié)中,工作人員不可規(guī)避地會形成因細(xì)致環(huán)節(jié)與海量重復(fù)性的管理工作內(nèi)容而感覺到厭倦、乏味,這就要求學(xué)校注重增強(qiáng)內(nèi)部環(huán)節(jié)管控的強(qiáng)度,并且運(yùn)用鼓勵制度,借此盡可能地帶動工作人員的工作熱情。在辦公室管理工作過程中要實(shí)現(xiàn)全環(huán)節(jié)管理與監(jiān)督,構(gòu)成精細(xì)化管理的各類工作,借此提升管理工作水準(zhǔn)。首先,要積極地落實(shí)好相應(yīng)的工作方案。要全面貫徹部門會議規(guī)章,對要開展的工作進(jìn)行任務(wù)細(xì)分,編制辦公室工作人員相應(yīng)的每周工作的目標(biāo)方案,將責(zé)任落實(shí)到每一個人的身上,明晰任務(wù)的工作要求與時間節(jié)點(diǎn),給相關(guān)工作人員的工作落實(shí)提供參考,給評價工作人員工作的實(shí)現(xiàn)狀況打下扎實(shí)的根基。其次,要落實(shí)好工作過程中管理協(xié)調(diào)與監(jiān)督[7]。部門會議上不單單是對任務(wù)進(jìn)行規(guī)劃,并且務(wù)必對初期工作的貫徹成效進(jìn)行反饋,假如是發(fā)生問題就務(wù)必即刻處理與解決問題。工作過程中務(wù)必要落實(shí)好進(jìn)度檢驗(yàn),幫助找出問題,確保工作開展的成效。最后,應(yīng)當(dāng)構(gòu)建合理高效的評估制度,開展全面考核評價,對制度予以完善。在考核評估環(huán)節(jié)中應(yīng)當(dāng)導(dǎo)入對他們的任務(wù)實(shí)現(xiàn)狀況、表現(xiàn)與態(tài)度以及評估工作人員的整體狀況,將成果、任用與鼓勵充分融合在一起,借此提高工作人員的工作主動性,進(jìn)而提高和加強(qiáng)工作成效8]。

        (四)注重日常辦公流程管理

        崗位責(zé)任不清楚,工作就會混亂。辦公室的工作原來就是很實(shí)際的事務(wù)性工作,是最不應(yīng)亂了步調(diào)的。辦公室工作范疇內(nèi)的職位,重點(diǎn)分為辦公室主任、黨務(wù)專責(zé)、人事專責(zé)、勞資專責(zé)、宣傳專責(zé)、會務(wù)專責(zé)、文明創(chuàng)建專責(zé)、文件收發(fā)管理專責(zé)、資料管理工作人員等,辦公室職位多樣,若沒有明確的職責(zé)責(zé)任,容易引起一些工作的交叉重疊,導(dǎo)致職位工作存在空白,只有明晰了每一個職位的責(zé)任,才可以使得辦公室工作面面俱到,實(shí)現(xiàn)既不重疊也無空白[9]。且辦公室工作也是必須緊密合作的,辦公室工作人員除了必須實(shí)現(xiàn)本職位工作之外,還必須具備互相幫助、一同協(xié)作的思想。并且,還應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)交流,交流囊括縱向交流與橫向交流,分為與上級的交流與下級的交流。另外,學(xué)校辦公室工作人員之間也應(yīng)當(dāng)互相交流[10]。

        結(jié)語

        近些年,中職教育蓬勃發(fā)展,給我國教育行業(yè)的發(fā)展注入了全新的動力。中職學(xué)校辦公室工作作為學(xué)校教育發(fā)展的關(guān)鍵組成部分,行政工作人員務(wù)必側(cè)重國家對職業(yè)教育的目標(biāo)所需,分析管理過程中暴露的問題,從學(xué)校教育具體著手,應(yīng)用精細(xì)化模式健全管理,提升成效,推動學(xué)校綜合發(fā)展,為中職學(xué)校的長期發(fā)展帶來一些參考與借鑒。

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