■席 慧 長(zhǎng)沙交通投資控股集團(tuán)有限公司
業(yè)財(cái)融合是財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的雙向融合,跨部門(mén)溝通時(shí)往往存在不順暢,甚至產(chǎn)生分歧??绮块T(mén)協(xié)作如何進(jìn)一步加強(qiáng),提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平顯得尤為重要,我們應(yīng)充分了解業(yè)財(cái)融合跨部門(mén)過(guò)程中存在的問(wèn)題,提出解決措施,以提高業(yè)財(cái)融合質(zhì)量。
財(cái)務(wù)人員在業(yè)務(wù)發(fā)展前期積極參與經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù),站在財(cái)務(wù)的角度,提前將相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)扼殺在搖籃中,做到防患于未然。在參與業(yè)務(wù)過(guò)程中,如何更和諧地相處,更快更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)組織戰(zhàn)略目標(biāo),部門(mén)間協(xié)作顯得尤為重要。只有部門(mén)間協(xié)作好,才便于雙方更好實(shí)現(xiàn)互相融合。財(cái)務(wù)不再是賬房先生,也不是記分員,必須加大業(yè)務(wù)對(duì)接力度,融入前期業(yè)務(wù)過(guò)程,業(yè)務(wù)也應(yīng)多參與財(cái)稅政策培訓(xùn),提高財(cái)稅思維。了解企業(yè)戰(zhàn)略、深入業(yè)務(wù)并積極協(xié)同財(cái)務(wù),以創(chuàng)造價(jià)值為中心,發(fā)揮各部門(mén)專(zhuān)業(yè)水平,成為企業(yè)的價(jià)值整合者。
業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)相互交融結(jié)合的程度,說(shuō)到底可以理解為跨部門(mén)協(xié)作的順暢性。在融合業(yè)務(wù)過(guò)程中,例如想跟業(yè)務(wù)部門(mén)溝通了解工程結(jié)算或是合約條款之類(lèi),因?yàn)槿媪私夂?,?duì)于財(cái)務(wù)審核把關(guān)有重要意義,而同事或直接拒絕,或委婉推辭,財(cái)務(wù)工作無(wú)法推進(jìn)。跨部門(mén)之間豎起了一道無(wú)形的墻,阻礙了部門(mén)間協(xié)作,使業(yè)財(cái)融合增加了難度。下面一起來(lái)剖析阻礙跨部門(mén)協(xié)作的原因。
不同部門(mén)工作職責(zé)不一樣,企業(yè)定的業(yè)績(jī)目標(biāo)也不一樣,由此可能產(chǎn)生利益沖突。業(yè)務(wù)部門(mén)往往以擴(kuò)張業(yè)務(wù)、推進(jìn)銷(xiāo)售、打開(kāi)市場(chǎng)、占領(lǐng)市場(chǎng)、提高品牌價(jià)值為主,而財(cái)務(wù)部門(mén)更多考慮的是風(fēng)險(xiǎn)成本和經(jīng)濟(jì)效益、企業(yè)的資金管理問(wèn)題、風(fēng)險(xiǎn)管控問(wèn)題。業(yè)務(wù)部門(mén)認(rèn)為財(cái)務(wù)不懂業(yè)務(wù),不能及時(shí)把握外圍市場(chǎng)的機(jī)會(huì),不能體諒業(yè)務(wù)人員的艱辛;財(cái)務(wù)部門(mén)則認(rèn)為業(yè)務(wù)不懂財(cái)務(wù),不能把握風(fēng)險(xiǎn)和成本,一味地追求業(yè)績(jī),例如一味遷就客戶(hù),不能及時(shí)收回款項(xiàng),影響企業(yè)資金流,存在壞賬的可能性。要實(shí)現(xiàn)真正的業(yè)財(cái)融合,應(yīng)從“重監(jiān)督”“重控制”轉(zhuǎn)向“重服務(wù)”“重支持”,融合過(guò)程中應(yīng)多用利他思維思考和溝通,以?huà)叱绮块T(mén)協(xié)作中的障礙。
在企業(yè)中存在灰色地帶,職責(zé)模糊不清的地方,相互推諉。2008年9月15日上午10點(diǎn),美國(guó)的第四大投資銀行雷曼兄弟公司申請(qǐng)破產(chǎn),一時(shí)間各大媒體爭(zhēng)相報(bào)道,大眾一片嘩然。而德國(guó)國(guó)家發(fā)展銀行居然在雷曼兄弟公司申請(qǐng)破產(chǎn)后的十分鐘按照之前的協(xié)議,通過(guò)自動(dòng)付款系統(tǒng)向雷曼兄弟公司轉(zhuǎn)入3.19億歐元,然而這個(gè)收款賬戶(hù)即將被凍結(jié)。這場(chǎng)十分鐘的悲劇,原本是可以避免的,只要發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)處理,即可撤銷(xiāo)該筆交易。為何德國(guó)國(guó)家發(fā)展銀行會(huì)犯下如此愚蠢又低級(jí)的錯(cuò)誤,造成如此巨額的損失。我們都在腦海里浮現(xiàn)一個(gè)問(wèn)題,難道前期就沒(méi)有一個(gè)人發(fā)現(xiàn)這個(gè)問(wèn)題嗎?各部門(mén)在那十分鐘內(nèi)都在忙些什么呢?據(jù)了解,決策層首席執(zhí)行官知道要按照協(xié)議轉(zhuǎn)賬,但他認(rèn)為是否撤銷(xiāo)應(yīng)該讓董事會(huì)開(kāi)會(huì)決定。董事長(zhǎng)卻說(shuō)沒(méi)有收到業(yè)務(wù)部的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告,無(wú)法及時(shí)做出正確決策。專(zhuān)業(yè)層業(yè)務(wù)經(jīng)理應(yīng)忙于其他事項(xiàng)沒(méi)空關(guān)心雷曼兄弟公司的消息,執(zhí)行層資金結(jié)算部經(jīng)理覺(jué)得取消交易不關(guān)自己的事,既然沒(méi)有接到取消交易的命令,就按照計(jì)劃如期轉(zhuǎn)賬。從這個(gè)真實(shí)案例中,可以看出,很多人都知道這筆交易是有問(wèn)題的,但沒(méi)有一個(gè)部門(mén)把取消交易當(dāng)成是自己的職責(zé),導(dǎo)致了悲劇的發(fā)生。企業(yè)在不斷地發(fā)展,信息天天會(huì)變,模式也可能天天變,可是制度不能天天變,有時(shí)候很難分清楚到底是誰(shuí)的職責(zé)。既然無(wú)法完全解決職責(zé)不清的問(wèn)題,能做的是一方面更加有責(zé)任感,主動(dòng)承擔(dān)起責(zé)任,另一方面和其他部門(mén)搞好關(guān)系,在需要對(duì)方幫忙時(shí),如職責(zé)不清楚,可以利用好彼此的關(guān)系,更好地協(xié)作。加大部門(mén)間溝通協(xié)作力度,財(cái)務(wù)作為其中一部分,積極主動(dòng)地推進(jìn)業(yè)財(cái)融合,更好更快地實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化,更多地站在企業(yè)整體利益出發(fā),統(tǒng)籌考慮并解決問(wèn)題。
企業(yè)組織和部門(mén)目標(biāo)是我們常見(jiàn)的,且最難以取舍的。組織目標(biāo)永居各目標(biāo)之首,如果把組織看成一條大船,企業(yè)所有成員將是船上同舟共濟(jì)的戰(zhàn)友,雖然有著各自的目標(biāo),但最終都是為企業(yè)組織目標(biāo)來(lái)服務(wù)。畢竟只有這條大船開(kāi)得又快又穩(wěn),部門(mén)和員工們才能走得更遠(yuǎn)。
在工作中,我們都知道組織目標(biāo)大于其他任何目標(biāo),實(shí)際上很多員工根本就沒(méi)有關(guān)心了解過(guò)組織的目標(biāo)。企業(yè)的戰(zhàn)略是什么?作為財(cái)務(wù)人員如何將企業(yè)戰(zhàn)略融合到日常財(cái)務(wù)工作中來(lái),時(shí)刻將組織目標(biāo)也就是企業(yè)戰(zhàn)略放在心上。作為財(cái)務(wù)部,部門(mén)目標(biāo)可能是股東權(quán)益最大化,銷(xiāo)售部目標(biāo)則是業(yè)務(wù)最大化,工程部目標(biāo)則是工程保質(zhì)保量且安全第一,內(nèi)控結(jié)算部則是工程結(jié)算成本控制到最低,各部門(mén)目標(biāo)各有不同。
在跨部門(mén)協(xié)作中,當(dāng)部門(mén)間目標(biāo)有沖突時(shí),應(yīng)該傾向于企業(yè)組織的目標(biāo)。在跨部門(mén)協(xié)作中,如果有沖突或者不順心,不要只是捍衛(wèi)自己部門(mén)的利益,要把其他部門(mén)看成同舟共濟(jì)的戰(zhàn)友,從組織角度來(lái)看待跨部門(mén)協(xié)作,始終把企業(yè)組織目標(biāo)放在第一位。
組織有天生的政治環(huán)境,要想在組織中成功,必須擁有影響力。建立影響力的方法是主動(dòng)打造自己的人脈網(wǎng)絡(luò),來(lái)?yè)Q取彼此所需要的支持、資源及信息。真正將人脈網(wǎng)絡(luò)建立起來(lái)是管理者之旅中極為重要的里程碑。人脈關(guān)系在管理中非常重要,部門(mén)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)離不開(kāi)其他部門(mén)的配合和促成,部門(mén)間關(guān)系不和諧,會(huì)阻礙業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的融合深度。想要業(yè)財(cái)融合推進(jìn)更順暢,須加強(qiáng)與其他部門(mén)的關(guān)系,雙方才會(huì)更好地配合,往良性發(fā)展。需要做到了解、熟悉、付出,從了解對(duì)方的情況到跟對(duì)方打交道,彼此越來(lái)越熟悉,再加上付出,給予對(duì)方所需,這樣關(guān)系才會(huì)越來(lái)越緊密。
清楚對(duì)方部門(mén)的內(nèi)部情況,才能更好地理解對(duì)方,減少協(xié)作的障礙。想要了解其他部門(mén),需要關(guān)注他們的業(yè)務(wù)內(nèi)容,部門(mén)的文化和原則,以及他們工作的流程。
業(yè)務(wù)部門(mén)可能認(rèn)為財(cái)務(wù)基本上都只是跟錢(qián)打交道,其實(shí)財(cái)務(wù)部的基本職責(zé)還包括資金管理、風(fēng)險(xiǎn)管控、會(huì)計(jì)核算、成本管理等,通過(guò)數(shù)據(jù)來(lái)體現(xiàn)整個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況,盡可能節(jié)省成本,還需要規(guī)避制度流程、合同帶來(lái)的金錢(qián)損失。這樣一了解,業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì)意識(shí)到原來(lái)財(cái)務(wù)要做這么多事,可能平時(shí)業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)開(kāi)票、報(bào)銷(xiāo)比較熟悉,在與財(cái)務(wù)對(duì)接中總覺(jué)得財(cái)務(wù)規(guī)則多、流程慢。其實(shí)開(kāi)票報(bào)銷(xiāo)只是財(cái)務(wù)工作中極小的一部分,當(dāng)業(yè)務(wù)深入了解財(cái)務(wù)部工作后,應(yīng)該會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)提出的制度要求以及業(yè)務(wù)中配合度多一些理解和包容。
了解其他部門(mén)的文化和原則,可以減少部門(mén)間矛盾。財(cái)務(wù)部原則是謹(jǐn)慎守規(guī)則,如采購(gòu)部站在自己的立場(chǎng),提出提前給供應(yīng)商付款;銷(xiāo)售部則提出客戶(hù)需晚點(diǎn)付款;如果財(cái)務(wù)不守住原則,會(huì)給企業(yè)帶來(lái)資金鏈斷裂的風(fēng)險(xiǎn)。而銷(xiāo)售部是靈活變通,以目標(biāo)為導(dǎo)向,為了實(shí)現(xiàn)部門(mén)的KPI,想盡一切辦法執(zhí)行。因文化和原則存在截然不同的情況,在跨部門(mén)協(xié)作中容易產(chǎn)生沖突。
了解其他部門(mén)的工作流程,給對(duì)方預(yù)留時(shí)間。例如財(cái)務(wù)部為規(guī)避潛在風(fēng)險(xiǎn),修訂原有規(guī)定,且緊急下發(fā)并執(zhí)行,未考慮到相關(guān)部門(mén)的可執(zhí)行性,過(guò)程中就產(chǎn)生了各種矛盾。為了避免此類(lèi)事項(xiàng)的發(fā)生,可提前跟其他部門(mén)溝通預(yù)留時(shí)間等,達(dá)成一致意見(jiàn)后再執(zhí)行,便于事項(xiàng)的推動(dòng)。
另外,在平時(shí)工作中,都是人與人在打交道,只有人與人之間熟悉起來(lái),才能協(xié)作得更好。怎樣與其他部門(mén)的同事熟悉,需要多進(jìn)行非正式的溝通,雙方會(huì)更放松,更容易說(shuō)出彼此真實(shí)的想法。平時(shí)可創(chuàng)造機(jī)會(huì)增多接觸,如跨部門(mén)團(tuán)建、用餐時(shí)閑聊、日常寒暄等。非正式溝通的內(nèi)容也可更加豐富,可聊聊共同的愛(ài)好或是對(duì)方感興趣的話(huà)題。在非正式溝通中建立的關(guān)系,之后的協(xié)作就更自然輕松,也為本部門(mén)的工作開(kāi)展創(chuàng)造條件。
掌握對(duì)其他部門(mén)有價(jià)值的信息后,要及時(shí)分享,有利于幫助其做出更好的決策。如行業(yè)信息等,也許只是一個(gè)小小舉動(dòng),后期對(duì)方有與自己部門(mén)相關(guān)的情報(bào)時(shí)也會(huì)想到曾經(jīng)幫助過(guò)他的人。這樣公司內(nèi)部信息流通也就更加順暢,業(yè)財(cái)融合中跨部門(mén)協(xié)作,是多部門(mén)打通,合作才會(huì)更加暢通無(wú)阻。
業(yè)財(cái)融合的核心就是良好的跨部門(mén)協(xié)同,財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)從業(yè)績(jī)和對(duì)業(yè)務(wù)的支持當(dāng)中體現(xiàn)出來(lái),財(cái)務(wù)不是一個(gè)命令者,不能拿一個(gè)政策法規(guī)來(lái)規(guī)定業(yè)務(wù),而是反其行而為,應(yīng)該是財(cái)務(wù)配合業(yè)務(wù),業(yè)務(wù)融合財(cái)務(wù),雙方碰撞出創(chuàng)新思維。
信息共享充分,彼此認(rèn)知更加全面,彼此更加信任對(duì)方。分享信息,主動(dòng)告訴對(duì)方自己了解到的情況,多尋求其他部門(mén)的反饋和想法,了解關(guān)于協(xié)作方式對(duì)方的感受,有無(wú)需要改進(jìn)的地方。在企業(yè)管理中,財(cái)務(wù)與相關(guān)業(yè)務(wù)部室應(yīng)明確共同目標(biāo),在具體過(guò)程中可能會(huì)遇見(jiàn)意見(jiàn)不合,收集更多信息,更全面地看待事情,了解對(duì)方的想法,再把自己的觀點(diǎn)講講,分析彼此分歧點(diǎn)在哪,找尋共同點(diǎn),最終找到雙贏的方案,來(lái)解決問(wèn)題,將財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)真正的融合。
業(yè)財(cái)融合的首位融合第一步走出舒適區(qū),通過(guò)部門(mén)間良好的協(xié)作關(guān)系,從事后走到事前,進(jìn)入業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中,去學(xué)習(xí)新的東西。傳統(tǒng)從事財(cái)務(wù)工作,對(duì)業(yè)務(wù)并不熟悉,應(yīng)該主動(dòng)去了解業(yè)務(wù),從業(yè)務(wù)的開(kāi)始,合同簽訂之前開(kāi)始介入,才能了解到整個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)過(guò)程。
以教促學(xué),當(dāng)自己在業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)學(xué)習(xí)完非專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的知識(shí)后,通過(guò)精心準(zhǔn)備,把所學(xué)內(nèi)容重新梳理一遍,以課堂講授的方式分享給財(cái)務(wù)伙伴們。在分享的過(guò)程中,對(duì)內(nèi)容更深入的了解,對(duì)業(yè)務(wù)也就更熟悉,如企業(yè)產(chǎn)品門(mén)類(lèi)及市場(chǎng)地位等業(yè)務(wù)知識(shí)。從學(xué)到教,以教促學(xué),在學(xué)習(xí)和分享的過(guò)程中,會(huì)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)的東西其實(shí)也沒(méi)有那么難,收獲了信心,認(rèn)知上得到了提升。
財(cái)稅政策日新月異,定期組織公司人員進(jìn)行相關(guān)的財(cái)稅知識(shí)普及,宣傳相應(yīng)的財(cái)稅政策及制度,讓業(yè)務(wù)人員提升財(cái)稅思維,與財(cái)務(wù)互相配合。
財(cái)務(wù)人員站在業(yè)務(wù)的旁邊,成為業(yè)務(wù)的伙伴,也就是財(cái)務(wù)BP,而不是站在業(yè)務(wù)的對(duì)立面,最終財(cái)務(wù)要成為業(yè)務(wù)的支撐,幫助業(yè)務(wù)去成長(zhǎng)。用業(yè)務(wù)聽(tīng)得懂的語(yǔ)言去溝通,試著用業(yè)務(wù)的語(yǔ)言跟他們平等的對(duì)話(huà),會(huì)拉進(jìn)兩者的距離,也讓他們有敬畏心,懂業(yè)務(wù)后,溝通成本會(huì)降低,且有問(wèn)題也能及時(shí)識(shí)別。用業(yè)務(wù)語(yǔ)言對(duì)話(huà)時(shí),是在商業(yè)范疇里的思維碰撞,對(duì)整個(gè)業(yè)務(wù)發(fā)展是有益的,業(yè)務(wù)目標(biāo)將成為雙方的共同目標(biāo),溝通障礙就會(huì)減輕,不再出現(xiàn)對(duì)立的場(chǎng)景。
建立企業(yè)信息化系統(tǒng),確保財(cái)務(wù)管理與業(yè)務(wù)活動(dòng)同步發(fā)展,為業(yè)財(cái)一體化管理提供環(huán)境保障,從而推進(jìn)信息化的建設(shè)和應(yīng)用。以往企業(yè)流程不合理導(dǎo)致數(shù)據(jù)的及時(shí)性弱,傳統(tǒng)的核算流程一般是每月結(jié)賬后,管理者才能看到財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)結(jié)果,導(dǎo)致數(shù)據(jù)不及時(shí),錯(cuò)失最佳的決策時(shí)機(jī)。系統(tǒng)不互通,導(dǎo)致數(shù)據(jù)連貫性差,財(cái)務(wù)系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立,與業(yè)務(wù)系統(tǒng)尚未全面鏈接和集成,業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)須互聯(lián)互通,數(shù)據(jù)壁壘、信息孤島,導(dǎo)致兩者數(shù)據(jù)口徑不一致。系統(tǒng)不完善導(dǎo)致數(shù)據(jù)正確性低,工作中需要人工手動(dòng)取數(shù),有時(shí)會(huì)造成對(duì)數(shù)據(jù)分析的不深入、不準(zhǔn)確,業(yè)財(cái)一體化的關(guān)鍵在于業(yè)務(wù)流程與財(cái)務(wù)流程聯(lián)通融合,數(shù)據(jù)共享,打破以往業(yè)務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)各行其是、數(shù)據(jù)流程割裂的情況,由一個(gè)系統(tǒng)對(duì)所有的流程和信息進(jìn)行集成,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)聯(lián)通的效果。
隨著財(cái)務(wù)部門(mén)重復(fù)性工作被替代及業(yè)財(cái)融合進(jìn)一步深入,企業(yè)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)人員的職能,將會(huì)出現(xiàn)與過(guò)去完全不同的變化。在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢(shì)中,業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)將在職務(wù)上進(jìn)一步互通。
一方面在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)化以后,精細(xì)化的核算和數(shù)據(jù)分析所帶來(lái)的工作量遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)核算,不同級(jí)別的組織、不同的考核維度,所需要的核算及分析內(nèi)容不同,財(cái)務(wù)人員必須更加深對(duì)業(yè)務(wù)的了解,才能更好地、科學(xué)地、及時(shí)地進(jìn)行相應(yīng)的業(yè)務(wù)分析。
另一方面業(yè)務(wù)人員也將具有財(cái)務(wù)的職能,數(shù)據(jù)的錄入和核算可由業(yè)務(wù)人員直接進(jìn)行,減少人工成本的同時(shí),提高分析的實(shí)用性,激活員工自我賦能和主動(dòng)創(chuàng)造價(jià)值的動(dòng)力。先進(jìn)技術(shù)的支撐,未來(lái)業(yè)務(wù)人員又是財(cái)務(wù)人員的情況就能夠?qū)崿F(xiàn)。員工沒(méi)有增加不必要的工作量且原有重復(fù)性的工作也相對(duì)減少,節(jié)省出更多的時(shí)間自主的分析和思考,自身工作所涉及的經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié),提出創(chuàng)新性的想法,形成自我的流程信息、業(yè)務(wù)信息、財(cái)務(wù)信息,利用這些信息為各環(huán)節(jié)的分析決策者提供支持,實(shí)現(xiàn)自我驅(qū)動(dòng)。
綜上所述,推進(jìn)業(yè)財(cái)融合的工作中,部門(mén)間協(xié)調(diào)的重要性不言而喻,企業(yè)在推進(jìn)業(yè)財(cái)融合進(jìn)程中遲遲未見(jiàn)成效,有觀念意識(shí)弱化等方面的影響,更大的原因是在融合過(guò)程中部門(mén)間存在諸多問(wèn)題。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)重視業(yè)財(cái)融合的環(huán)境建設(shè)和人才隊(duì)伍的培養(yǎng),提高業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)部門(mén)的融合意識(shí),使員工成為企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造者。重視跨部門(mén)間問(wèn)題的存在,加速推進(jìn)企業(yè)業(yè)財(cái)融合的進(jìn)程,使得財(cái)務(wù)管理水平不斷提高,實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化。