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        汽車租賃企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀探討

        2023-08-05 14:29:30楊慶萍大昌行汽車服務(wù)安徽有限公司
        品牌研究 2023年22期
        關(guān)鍵詞:內(nèi)部監(jiān)督汽車管理

        文/楊慶萍 (大昌行汽車服務(wù) (安徽)有限公司)

        1989 年,我國第一家汽車租賃公司成立。經(jīng)過多年的發(fā)展,汽車租賃行業(yè)市場規(guī)模不斷擴大,配套征信體系日益完善,在互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)的影響下,逐漸從傳統(tǒng)租賃向互聯(lián)網(wǎng)租賃轉(zhuǎn)變。目前其行業(yè)市場呈現(xiàn)高度分散化特點,大多企業(yè)往往規(guī)模較小,信用體系有待健全,管理手段也十分有限,也缺少相關(guān)法律法規(guī)來支持行業(yè)企業(yè)發(fā)展。對于汽車租賃企業(yè)而言,應當順應時代發(fā)展形勢,不斷加強內(nèi)部控制,優(yōu)化現(xiàn)行管理模式,推動自身高質(zhì)量發(fā)展。

        一、汽車租賃企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

        (一)公司治理體現(xiàn)內(nèi)部控制五要素

        根據(jù)COSO 內(nèi)部框架理論及《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》,內(nèi)部控制體系包括控制環(huán)境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督等五個要素。已形成一定規(guī)模的汽車租賃企業(yè)認識到了內(nèi)部控制的重要性,并在公司治理過程中對各要素進行了體現(xiàn)。例如,某汽車租賃企業(yè)以經(jīng)營性汽車租賃為主營業(yè)務(wù),其發(fā)展還算健康。該企業(yè)在控制環(huán)境方面根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要制定各項規(guī)范化的規(guī)章制度,如客戶資質(zhì)審查制度、不相容崗位相分離制度、報價審批制度等,同時對組織架構(gòu)作出了進一步的優(yōu)化??刂苹顒臃矫妫裱髽I(yè)規(guī)章制度對租賃業(yè)務(wù)實施從業(yè)務(wù)洽談到還車結(jié)算的流程管理,并對業(yè)務(wù)審批關(guān)進行了嚴格把控。

        (二)內(nèi)部控制不足導致企業(yè)出現(xiàn)經(jīng)濟損失

        汽車租賃行業(yè)發(fā)展起步較晚,由于實踐經(jīng)驗匱乏再加上管理制度體系的不完善,內(nèi)部控制不足的情況普遍存在,常因此使企業(yè)出現(xiàn)經(jīng)濟損失。現(xiàn)圍繞上述案例企業(yè)租賃業(yè)務(wù)加以說明。該企業(yè)某分公司與一家私營企業(yè)B 簽訂租期兩年的經(jīng)營性租賃合同,租賃物為12 臺MPV,B 企業(yè)繳納一萬元保證金后直接提走全部車輛。分公司在租金逾期三年后進行租金催繳與收車,但最終僅收回6 輛車,一共損失近120 萬元。從內(nèi)部控制角度來看,發(fā)現(xiàn)分公司業(yè)務(wù)前期缺乏對B 企業(yè)的嚴格調(diào)查,雖然有法務(wù)科人員進駐現(xiàn)場做了調(diào)查工作,但未形成完整的調(diào)查報告,也未作出必要的風險提示。特別是缺乏對B 企業(yè)財務(wù)報表的審查,B 企業(yè)財務(wù)報表顯示其收入遠不足以支付租金,分公司法務(wù)科、財務(wù)部門卻對此未提出異議。而且,已經(jīng)發(fā)生違約風險,分公司在三年后來進行收車,收車時間較長造成損失的進一步擴大。

        (三)汽車租賃企業(yè)內(nèi)部控制中的問題

        1.內(nèi)部控制環(huán)境薄弱

        內(nèi)部控制環(huán)境包括思想、組織、制度等,就目前汽車租賃企業(yè)內(nèi)部控制而言,思想認知浮于表面、組織架構(gòu)有待完善、制度更新不及時等情況充分反映了企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境薄弱的問題。部分企業(yè)管理者并未認識到內(nèi)部控制與企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展間的內(nèi)在聯(lián)系,缺乏對“應建立什么樣的控制環(huán)境”“如何保證控制環(huán)境與企業(yè)的適應性”“如何營造良好內(nèi)部控制氛圍”“如何在內(nèi)部控制中發(fā)揮全員協(xié)同作用”等關(guān)鍵問題的必要認知[1]。而企業(yè)員工普遍將內(nèi)部控制定義為管理層或某個部門的工作職責,不具有主動參與意識。組織架構(gòu)方面,缺少專門的內(nèi)部控制管理組織,如風險管理委員會、預算管理辦公室等,“內(nèi)部人”控制現(xiàn)象較為嚴重。制度建設(shè)過程中,仍然沿用過去陳舊的管理制度,沒有及時根據(jù)企業(yè)內(nèi)外環(huán)境變化對制度內(nèi)容進行更新。

        2.風險評估與管理有所欠缺

        汽車租賃企業(yè)風險評估與管理有所欠缺的問題具體表現(xiàn)在以下幾個方面:一是企業(yè)內(nèi)部缺少風險管理的文化氛圍,其管理重點往往在業(yè)績上,對風險并不重視;二是沒有專業(yè)的風險管理人員,風險、識別評估過多依賴主觀經(jīng)驗及判斷,缺乏對內(nèi)外環(huán)境變化的理性研究與分析;三是風險全流程管理機制尚未完全形成,并未全面收集、匯總風險信息,往往關(guān)注已發(fā)生的風險事件,對事前管理重視不足[2]。

        3.控制活動成效低

        受內(nèi)部控制執(zhí)行不力的影響,汽車租賃企業(yè)控制活動成效較低。應收賬款管理方面,對于其他應收賬款沒有作詳細說明,且未對其進行及時處理,從而形成壞賬、呆賬、掛賬,給財務(wù)工作帶來了巨大困難。合同管理方面,合同簽訂前對合同條款及合同方提供資料的審查并不嚴謹,缺少對合同履約過程的動態(tài)追蹤,導致企業(yè)遭遇履約風險[3]。就如同上述案例中的某企業(yè)分公司,對B 企業(yè)合同履約過程的動態(tài)監(jiān)督不足,最終面臨上百萬的經(jīng)濟損失。資產(chǎn)管理方面,對于汽車這一固定資產(chǎn)的管理并不到位,由于租賃業(yè)務(wù)中汽車收回周期較長,往往無法如約收回,造成嚴重的資產(chǎn)損失。

        4.信息與溝通機制尚未健全

        信息與溝通是汽車租賃企業(yè)有效實施內(nèi)部控制的必備條件,倘若信息傳遞滯后、溝通不足,容易出現(xiàn)“信息不對稱”“信息孤島”現(xiàn)象,從而降低內(nèi)部控制質(zhì)量效率。然而,多數(shù)汽車租賃企業(yè)信息與溝通機制尚未健全。主要表現(xiàn)為:一是同級之間溝通不足,尤其是財務(wù)與各業(yè)務(wù)部門各自為政,無法及時發(fā)現(xiàn)并處理內(nèi)部控制中的風險及問題;二是信息化溝通平臺建設(shè)與應用水平較低,僅在財務(wù)、銷售、庫存等板塊建立了信息化系統(tǒng),沒有建設(shè)內(nèi)部溝通平臺,而且也缺少與外部利益相關(guān)方的溝通交流;三是投訴舉報渠道不暢,或缺少舉報路徑,或設(shè)置繁復的舉報程序,或未及時處理舉報問題[4]。

        5.內(nèi)部監(jiān)督不力

        內(nèi)部監(jiān)督對汽車租賃企業(yè)構(gòu)建內(nèi)部管理閉環(huán)具有重要意義。企業(yè)能夠通過內(nèi)部監(jiān)督了解到當前內(nèi)部控制制度的有效性、制衡性以及其體系建設(shè)中的缺陷與不足,并通過缺陷整改使內(nèi)部控制體系得到更進一步的完善。但內(nèi)部監(jiān)督不力的問題普遍存在于多個汽車租賃企業(yè)當中。比如,內(nèi)部審計部門建設(shè)滯后,其職能獨立性不強,容易受企業(yè)領(lǐng)導控制,無法體現(xiàn)出審計的公平性;審計職能與財務(wù)存在交叉,其職能定位并不清晰;審計檢查形式化嚴重,未能及時對違法違規(guī)行為進行有效處理。

        二、汽車租賃企業(yè)加強內(nèi)部控制的有效策略

        (一)持續(xù)完善內(nèi)部控制環(huán)境

        汽車租賃企業(yè)有必要從思想、組織架構(gòu)、制度等方面入手持續(xù)完善內(nèi)部控制環(huán)境。

        思想上,從上到下深化全員的內(nèi)部控制認知。企業(yè)領(lǐng)導者要將樹立與鞏固內(nèi)部控制意識作為其體系建設(shè)的關(guān)鍵任務(wù)來抓,通過加強培訓宣貫或下發(fā)內(nèi)部控制建設(shè)重要性通知等提升各管理者與各部門員工對于內(nèi)部控制的認知水平,引導全員參與到內(nèi)部控制建設(shè)當中[5]。

        組織架構(gòu)上,以“不相容崗位相分離”以及制衡性原則為指引,對現(xiàn)行組織架構(gòu)進行優(yōu)化調(diào)整,構(gòu)建權(quán)責制衡、相互監(jiān)督、協(xié)同配合的組織關(guān)系,消除“內(nèi)部人”控制現(xiàn)象,并增設(shè)風險管理委員會、預算管理辦公室等內(nèi)部控制相關(guān)組織機構(gòu),滿足不同的內(nèi)部控制需要。

        制度建設(shè)上,將企業(yè)各項內(nèi)部控制規(guī)則、流程等匯總制定成內(nèi)部控制制度手冊,保持其內(nèi)容的持續(xù)更迭,以適應不斷變化的內(nèi)外環(huán)境。比如,電子發(fā)票的推廣與應用為企業(yè)簡化發(fā)票管理流程、降低管理成本、提升管理效率等產(chǎn)生了巨大的推動作用。但電子發(fā)票以數(shù)字化的形式呈現(xiàn),天然具有數(shù)據(jù)可更改、可復制等特點,給了不法分子以可乘之機。而在電子發(fā)票的推廣與應用過程中,普通紙質(zhì)發(fā)票依然在使用,出現(xiàn)了“紙電混合”的管理情況。由于合規(guī)風險較大,再加上多種開票模式及系統(tǒng)共同運行,企業(yè)發(fā)票內(nèi)控管理、風險管理難度加大,這就要求企業(yè)根據(jù)電子發(fā)票相關(guān)政策指引,更新陳舊發(fā)票管理制度,推進電子發(fā)票與傳統(tǒng)發(fā)票雙軌制管理。

        (二)切實落實風險評估與管理工作

        根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及其配套指引要求,建立專業(yè)的風險評估小組負責組織開展風險評估工作,或是委托有資質(zhì)的第三方機構(gòu)基于對企業(yè)內(nèi)外風險因素的綜合分析形成風險評估報告。為提升風險評估的全面性與客觀性,按照需要引入風險清單、風險矩陣等管理會計工具,并建立風險數(shù)據(jù)庫,依據(jù)風險的可控性及影響程度劃分風險等級,如分為一般風險、較大風險、重大風險及特大風險等。同時,對已經(jīng)識別的高風險業(yè)務(wù)與經(jīng)營活動常見風險構(gòu)建常態(tài)化申報及動態(tài)監(jiān)測機制,制定針對性、差異化的應對方案。

        除此之外,為滲透風險意識,形成風險管理文化氛圍,避免偶發(fā)性風險事件對企業(yè)經(jīng)營管理產(chǎn)生重大影響,建立健全風險防范化解體系。第一,建立風險管理領(lǐng)導小組,并針對投融資、資金管理、資產(chǎn)管理、合規(guī)法務(wù)、社會責任、主營業(yè)務(wù)、網(wǎng)絡(luò)安全等風險多發(fā)領(lǐng)域建立專項工作小組,健全風險工作領(lǐng)導機制。第二,健全風險分析與研判機制。由專項工作小組負責完成風險信息收集、風險識別與評判、風險原因分析、風險預測等工作,并進行階段性的風險梳理與評估,著重強調(diào)對重大風險、特大風險“弱信號”的捕捉,及時處理苗頭性問題,將風險扼殺在搖籃里。如果發(fā)現(xiàn)重大、特大風險事項,甚至涉及“三重一大”項目,及時組織召開研討會,匯總多方意見和建議制定風險應對與方法措施,并形成專項報告。風險管理領(lǐng)導小組同樣進行階段性的風險分析與研判,集中研究探討重要管控領(lǐng)域及重大風險業(yè)務(wù),做出具有方向性、全局性、系統(tǒng)性特征的謀劃。第三,健全風險隱患監(jiān)測排查機制,由專項工作小組對其分管業(yè)務(wù)進行定期或不定期的風險隱患監(jiān)測排查,建立相關(guān)工作臺賬,對風險監(jiān)測排查情況及其應對措施有效性等進行明確記錄。重點抽查關(guān)鍵流程環(huán)節(jié)的風險隱患,對其應對情況進行追蹤復查。

        (三)提升控制活動成效

        根據(jù)實際管理與控制需要,加大各項控制活動中的內(nèi)部控制執(zhí)行力度,提升其成效。

        應收賬款管理方面,汽車租賃企業(yè)應收賬款中汽車租賃資金占據(jù)較大比例,其內(nèi)部控制目標主要在于租金的如約收回,需要企業(yè)構(gòu)建從租車到收款的動態(tài)管理機制。比如,在租車階段,深入了解客戶資信情況,對其進行慎重選擇。收款階段,對于資信較好的客戶,適當調(diào)高賒銷額度。

        合同管理方面,遵循國家相關(guān)法律規(guī)定進行合同簽訂,切實落實合同審查工作,確保合同條款對雙方責任義務(wù)的描述清晰,保證其內(nèi)容符合汽車租賃市場規(guī)則,就威脅到自身合法權(quán)益的條款與合同方進行重新商議,爭取雙方利益公平合理。合同履約階段,對客戶進行定期或不定期地回訪,了解其經(jīng)營管理情況與財務(wù)狀況,跟進并核對當月發(fā)票開具情況,實現(xiàn)對履約風險的有效把控,并對不符合企業(yè)規(guī)定的付款方式進行上報,降低資金收取風險。

        資產(chǎn)管理方面,構(gòu)建資產(chǎn)全流程管理機制,尤其是要做好車輛從出庫到售后及回收的全流程管理。出庫環(huán)節(jié)驗證車輛信息,具體包括車輛型號、數(shù)量、客戶名稱、交接人等,保持交接車輛信息與合同信息的一致性,確認客戶身份后進行交車,形成車輛交接單。售后服務(wù)環(huán)節(jié),了解車輛的使用情況,并調(diào)查客戶租后滿意度?;厥窄h(huán)節(jié),對照車輛交接單進行驗收,依據(jù)企業(yè)車輛交接管理規(guī)定及合同界定車輛損壞責任問題,并查驗車輛是否存在違法違章情況,與客戶進行確認。驗收完成后,開展入庫登記工作,財務(wù)部作車輛資產(chǎn)的會計處理。

        (四)健全信息與溝通機制

        按照部門溝通協(xié)調(diào)及對外溝通需要,合理設(shè)置信息管理部門及崗位,保障各方信息溝通具有時效性,具體包括同級溝通、上下級溝通、與外部客戶溝通、與外部供應商溝通等。同時,注重拓展信息傳播渠道,如實施會議溝通、調(diào)研溝通等。倘若溝通次數(shù)過多,反思部門及崗位設(shè)置的合理性,深入挖掘當前是否存在職責混亂、溝通形式及流程是否滿足溝通需要等問題。

        信息化發(fā)展背景下,依托信息化系統(tǒng)進行溝通交流已成為常態(tài)。汽車租賃企業(yè)應當加強租賃、合同、采購、庫存、發(fā)票、客戶等各管理系統(tǒng)的有機對接,打破“系統(tǒng)壁壘”,讓基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、交易數(shù)據(jù)在各系統(tǒng)間實現(xiàn)共享互通,并建立大數(shù)據(jù)平臺,分類分級儲存企業(yè)各類信息,尤其是要做好系統(tǒng)平臺的安全防護工作,定期對系統(tǒng)平臺進行維護升級,彌補系統(tǒng)漏洞,避免企業(yè)重要、機密信息泄露。另外,通過監(jiān)督管理系統(tǒng)對各項業(yè)務(wù)管理流程進行動態(tài)監(jiān)督與管控,謹防財務(wù)舞弊,同時建立信息化系統(tǒng)相關(guān)內(nèi)部控制制度,如信息化系統(tǒng)運行與管理制度、信息安全保障制度、信息風險預警與防范制度等,逐漸形成信息安全治理體系。

        投訴舉報是一種上下級間的溝通方式,一般最能反映企業(yè)的經(jīng)營管理問題。汽車租賃企業(yè)應暢通投訴舉報渠道。比如,設(shè)置保密性強的投訴舉報路徑,簡化其流程,并建立專門的調(diào)查小組對投訴舉報問題進行調(diào)查與核實,若發(fā)現(xiàn)問題屬實,則依據(jù)相關(guān)法律規(guī)定實施必要的懲處措施。

        (五)加大內(nèi)部監(jiān)督力度

        內(nèi)部審計承擔著主要的內(nèi)部監(jiān)督責任,汽車租賃企業(yè)應當加強內(nèi)部審計建設(shè),以加大內(nèi)部監(jiān)督力度。

        組織關(guān)系上,保持內(nèi)部審計部門的獨立性,由企業(yè)最高權(quán)力機構(gòu)直接管控,對于審計監(jiān)督中所發(fā)現(xiàn)的內(nèi)部控制缺陷問題,董事會、監(jiān)事會等督促相關(guān)責任部門及人員進行及時整改,并對其整改情況予以公示[6]。

        權(quán)責劃分上,確定審計監(jiān)督與財務(wù)監(jiān)督的邊界,明確內(nèi)部審計部門在事前、事中、事后不同階段的審計權(quán)責。事前強調(diào)對預算、預測、決策等內(nèi)容的審計,重點關(guān)注經(jīng)營決策與計劃的經(jīng)濟性,以及經(jīng)濟合同的完備性,事中及時審查監(jiān)督收支的合法合規(guī)性與合同執(zhí)行的有效性,事后審計評價經(jīng)濟業(yè)務(wù)中內(nèi)部控制工作成效,對內(nèi)部控制的改進提出優(yōu)化建議。

        監(jiān)督隊伍建設(shè)上,不斷提升現(xiàn)有監(jiān)督干部隊伍的履職能力,深化其思想認知,消除其不敢、不愿監(jiān)督的畏難心理,同時采取公開招聘、內(nèi)部競聘以及推薦等措施選拔企業(yè)審計、法務(wù)、財務(wù)等崗位人員走上監(jiān)督崗位,及時提拔任用表現(xiàn)突出的干部及關(guān)鍵崗位人員,同時將難以勝任監(jiān)督職責的干部及人員調(diào)出監(jiān)督隊伍,確保內(nèi)部監(jiān)督的有效運行。

        三、結(jié)束語

        汽車租賃企業(yè)內(nèi)部控制尚未形成體系,目前其內(nèi)部控制各要素建設(shè)過程中還存在諸多問題有待解決。為完善內(nèi)部控制體系,提升內(nèi)部控制水平,汽車租賃企業(yè)應當從內(nèi)部控制各要素入手結(jié)合行業(yè)特性與企業(yè)實際,加強思想、組織、制度等方面的控制環(huán)境建設(shè),切實落實風險評估與管理工作,增強應收賬款管理、合同管理、資產(chǎn)管理等控制活動成效,同時健全信息與溝通機制,加大內(nèi)部監(jiān)督力度,有效解決當前內(nèi)部控制工作中的問題。

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