李繼紅

摘 要：干部人事檔案材料，是組織人事部門全面了解干部任用的重要依據，是人才評估、培養(yǎng)教育、監(jiān)督管理的基本保障，也是人事管理的重要信息支撐。構建高素質人才隊伍對檔案工作提出了新要求。文章結合筆者工作具體實踐，在人事檔案現狀分析基礎上，論述人事檔案管理的價值，并針對人事檔案管理問題成因，提出“智慧型”人事檔案構建策略。

關鍵詞：智慧型 人事檔案 建設

中圖分類號：F240；G271 ?文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2023）07-259-02

一、當前人事檔案建設的局限性

人事檔案是個人信息、履歷的重要文件，是人員崗位匹配、晉升考核、薪酬管理的參考基礎。隨著社會快速發(fā)展，人事檔案的作用日益彰顯，從用人單位層面講，它是歷史的真實記錄，是了解個人過去成長工作軌跡的重要途徑。常常被用于確定員工高效完成工作任務所需要的資格條件，有助于選聘、培訓、考核員工及其職業(yè)發(fā)展指導。從個人層面來講，個人學習、工作、培訓、就職等信息均被記錄在檔案當中，具有鮮明的個人特色，它是人們工作、生活的重要組成部分，具有其它資料難以替代的關鍵性作用。不僅關系著個人工作、生活、就業(yè)等各個方面，而且在職稱評審、開除公職、刑事處分等各個環(huán)節(jié)，檔案材料都被用來作為佐證和依據。

隨著檔案管理現代化的發(fā)展，對檔案管理的工作結構也產生了新的影響?，F代人事檔案管理的內容更寬泛更有價值，在檔案收集整理、保管編目的基礎上，增添了檢索、統計、編輯、利用等4個功能，人事檔案管理的最終目的也擴展為滿足人才發(fā)展需要，為社會實踐服務。但傳統人事檔案工作主要集中于紙質資料的收集、歸類、整理、裝訂，管理模式簡單粗放，管理權限不清，程序混亂，存在互相推諉扯皮，“有人無檔”“有檔無人”的問題。且檔案中的個人材料記載偏重于政治歷史的考察結論，內容空洞單一，言之無物，尤其是反映干部能力的業(yè)績成果，業(yè)務能力創(chuàng)新創(chuàng)優(yōu)等數據信息較為有限，難以有效展現“個人價值”，不能全面客觀反映專業(yè)人才的最新素質。

總之，隨著網絡信息化發(fā)展，人事檔案信息量不斷增加，固有的人事檔案管理模式已無法適應新時代要求，受組織、制度，人員方面等歷史性的原因限制，人事檔案建設遠遠落后于人才發(fā)展的需要。

二、人事檔案建設中的主要問題

（一）檔案室硬件設施陳舊老化

原有干部人事檔案庫房大多使用于上世紀90年代，由于前期規(guī)劃比較落后，受條件限制，檔案管理室普遍面積狹小，設備老化，通風不完善，存在密集檔案架超負荷承載、檔案柜年久失修、幾乎沒有什么先進的殺菌設備、燈光照明不科學、電器設備不規(guī)范使用等諸多問題。

（二）管檔手段相對落后

由于人事檔案多為紙質化檔案，極難儲存，不僅占用大量的空間還極易造成不可修復的損壞，并且完全無法自動檢索，主要依靠檔案室管理人員人工進行翻閱。隨著存檔數量以十倍甚至百倍千倍的速度增加，經年累月，快速準確查找某份文檔幾乎無法實現，浪費在查找上的時間、人力簡直不可估量。

（三）管理方式粗放

多數檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理素養(yǎng)，且人員以兼職為主，專業(yè)檔案管理人才匱乏，導致檔案材料缺失或涂改、歸檔不及時、分類不準確、歸檔材料無蓋章簽名、檔案轉遞和查借閱手續(xù)不齊全等問題層出不窮。加之檔案管理基本技能不足，隊伍不穩(wěn)定，導致檔案管理方式粗放，存在諸多問題。

（四）檔案缺乏信息化服務能力

現實中部分單位雖開展人事檔案管理，但在信息管理方面反應較為滯后，依然以傳統管理模式為主，缺乏信息化管理體系構建。從整體而言，不能全面客觀地反映專業(yè)技術人員，管理人員、工勤人員的最新素質，所以可利用的價值不大，更談不上對檔案內容的全面有效利用。

三、實現人事檔案智慧化的對策和思路

（一）加強制度建設，規(guī)范“進、出、管、用”

首先，嚴把材料收集關。材料收集是檔案規(guī)范化建設的基礎，是干部人事檔案管理工作的重點與難點，檔案管理人員對材料首先進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；然后按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；其次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案。實際工作中，很多干部人事檔案資料的丟失都是因為歸檔不及時，而這類問題也為相關工作的順利推進埋下了隱患。按照“全方位、多層次、有重點”的方案部署，對干部個人履歷表、考察鑒定結果、考核評議表、學歷職稱檔案、任免獎懲等材料進行及時收集，力爭做到當年的檔案當年歸檔。對不在收集范圍內的，材料不完整、手續(xù)不齊全的，信息記載不一致、有涂改等情況，均退回送交單位重新制作，確保檔案材料完整有效。

其次，審核認定責任到人。在提拔、錄用、遴選、評優(yōu)評先、人才引進等工作中，嚴格執(zhí)行“凡提必審”“凡進必審”“凡轉必審”，確保干部檔案經得起推敲、政審材料經得起檢驗。尤其突出對“三齡兩歷一身份”的審核，對2014年以來通過公開招錄招聘、軍隊轉業(yè)、工作調動等新進入本單位的工作人員檔案進行了集中審核。對存在涂改、真實性存疑、記載不準等協調組織、人事部門重新認定，切實做到審核一本、規(guī)范一本。同時在檔案材料審核過程中，堅持做到“誰審查，誰簽字，誰負責”，堅決筑牢人事檔案制度的圍墻，從根源上切斷檔案造假的途徑，營造風清氣正的政治生態(tài)環(huán)境。

再次，制定干部人事檔案利用工作流程、干部人事檔案數字化掃描工作流程、干部人事檔案轉入轉出工作流程等各類流程圖，對檔案業(yè)務工作進行詳細而又合理的布局。通過制定《干部人事檔案信息統計手冊》，與干部人事檔案電子系統互相補充印證，使檔案信息查詢、統計工作更加便利、高效，充分實現各類信息智能查詢需求，為干部選拔任用工作和廣大干部提供更加精準的服務，切實提升檔案管理科學化、現代化水平。

最后，通過編制《干部人事檔案工作手冊》，實現干部人事檔案鑒別整理制度、干部人事檔案報送審核通報制度等多種制度統一匯編成冊，明確檔案的收集、轉遞、查（借）閱、保管保密等要求，保證檔案審核認定、查借閱、轉接、投遞等工作有序展開。不僅細化“接、查、借、轉、遞、交”6項工作流程并實行全程記錄，促進干部檔案進、出、管、用規(guī)范有序，確保有章可循，有據可依。按照檔案安全防范體系，科學合理分配，杜絕人為毀檔和失泄密事件發(fā)生。健全檔案收集、鑒別歸檔、檔案整理、安全保密、查閱借閱、檢查核對等日常管理制度，由檔案管理員負責及時將相關資料嚴格按照程序收集歸檔，確保檔案管理的規(guī)范性、時效性、完整性和準確性。

（二）強化硬件設施，推進干部人事檔案數字化

數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以干部人事部門為例，干部的任用、干提拔都需要詳細的檔案信息。實現檔案數字化管理可提供更為準確、快捷的數據信息，為領導決策提供服務。與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得更為簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。然而要做到人事檔案建設智慧化，就必須做好以下兩個方面：

組織上堅持前瞻性思維，加強系統性謀劃，直面干部信息化建設中“準確度不高、使用度不高、整合度不高、規(guī)范化不高”等難點和重點，強化頂層設計、注重統籌協調，確立以優(yōu)化基礎設施、支撐平臺、綜合應用三個橫向層次為支撐，以完善標準、安全、運維三個縱向體系為保障的干部信息化建設總體架構，為實現干部信息大數據建設提供有效方案。

工作上要建立干部人事檔案獨立辦公場所和專用庫房，做好檔案管理工作的細分，明確檔案庫房、檔案室等方面的具體管理細則。引進自動化檔案存儲設備，有效提高檔案的實時監(jiān)控、盤點效率。同步安裝監(jiān)控、除塵、除濕等配套設備，完善硬件設備，配置掃描儀、計算機等設備，實現檔案設施資源標準化。同時對所有干部檔案進行信息化掃描并錄入專門系統管理，徹底杜絕檔案涂改造假現象，使干部人事檔案管理更加安全、保密、嚴謹，實現檔案管理“查詢、檢測、統計”智能化，功能集快速定位、出入庫記錄、溫濕度實時監(jiān)測、消防預警等于一體，為信息化、精細化管理干部人事檔案提供保障智慧檔案管理平臺、智慧檔案大數據平臺，實時統計檔案分類情況、庫存總量、借出數量及每天出入庫檔案數量，實現檔案智能化管理，方便檔案查借閱，節(jié)省了盤點檔案的人力和時間，提高干部檔案管理工作效率。同時，通過智能一體化管理系統，實現365天全天候智能監(jiān)控和自動調控，保障環(huán)境質量及庫房安全。

（三）提升檔案管理人員思想業(yè)務素質和信息化應用水平

一直以來檔案工作普遍被認為技術含量低，不受單位重視，檔案管理人員缺乏成就感，積極性不高，甚至會產生消極情緒。再加上部分單位領導缺乏檔案管理重視度，不注重人員素質、技能提升，缺乏檔案管理意識，造成人事檔案管理工作相對滯后。對此，必須要注重檔案管理人員素質提升，加大培訓力度，要做到嚴格按照《干部人事檔案工作條例》相關規(guī)定，配備專職工作人員，選配業(yè)務精通、責任心強、嚴謹細致的干部專門從事干部檔案工作，定期組織檔管人員進行專門培訓、注重與上級主管部門和周邊單位交流學習，對檔案審核規(guī)定、軟件操作、文書檔案收集等業(yè)務知識和歸檔文件裝訂、分類、排列、編號等步驟進行深入探討，總結好的做法和經驗，不斷更新業(yè)務知識，并根據新要求新制度，及時審核、認定、更新、完善干部人事檔案，從而實現檔案管理規(guī)范化、精細化?？傊?，網絡信息時代，必須要注重檔案現代化信息體系構建，提高檔案管理效率，更好滿足干部管理工作需求。

四、結語

干部管理當中，人事檔案發(fā)揮著重要作用，為各級各類干部管理提供了基本信息、數據支撐。在相關政策引領下，全面落實從嚴管理干部要求，利用人事檔案管理不斷提升干部隊伍整體素質，發(fā)揮檔案管理最大價值，開展干部人事檔案數字化工作，為現代化、數字化建設提供了堅實保障。尤其是樹立“三強三化”的工作思路，以建立“智慧型”檔案模式為目標，通過強隊伍、強設備、強制度，打造全新的干部人事檔案中心，有效節(jié)省人力和時間，有力提升檔案管理功能，對全面實現干部人事檔案精細化、智能化、科學化建設具有深遠意義。

參考文獻：

[1] 王菲.現代人事檔案管理存在的問題及對策研究[J].卷宗，2021（02）：15．

[2] 韓冰.現代人事檔案管理存在的問題及對策研究[J].辦公室業(yè)務，2021（01）：20．

（作者單位：山西省水文水資源勘測總站 山西太原 030000）

（責編：若佳）