葉甜

摘要：該文通過文獻調(diào)研，結(jié)合相關(guān)科研院所實物檔案管理情況，分析了科研實物檔案的內(nèi)涵和特點、管理中存在的問題，提出應加強科研實物的歸檔工作、制定突出科研特色的檔案管理規(guī)章制度和加大檔案資源開發(fā)利用力度等對策與建議，以期為科研實物檔案規(guī)范管理提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：科學研究 實物檔案 管理對策

隨著我國科教興國戰(zhàn)略的深入實施，國家科技事業(yè)迅猛發(fā)展，廣大科研院所在科研工作中積累了豐富的生物標本、地質(zhì)標本及樣品、研制樣機等實物。2020年9月11日，國家檔案局、中華人民共和國科學技術(shù)部令第15號《科學技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》明確將“樣品、標本等的實物”納入科研檔案歸檔范圍，[1]為科研活動中產(chǎn)生的有保存價值的實物作為檔案管理指明了方向。

一、科研實物檔案的內(nèi)涵和特點

我國檔案學界對實物檔案關(guān)注已久，對實物檔案的研究經(jīng)歷了一個從爭議到認可逐漸發(fā)展的過程。[2]相對于實物檔案的研究熱度，專門針對科研實物檔案的研究并不多，筆者在知網(wǎng)以“實物檔案”+“科研”為關(guān)鍵詞進行檢索，未檢索到任何內(nèi)容；進一步擴大檢索范圍，以“實物檔案”+“科研”為主題詞進行檢索，截至2023年5月29日，共檢索到期刊論文40篇。細析內(nèi)容，相關(guān)文獻研究涉及醫(yī)院檔案、高校檔案、土樣檔案、海洋實物檔案等內(nèi)容，對科研實物檔案的研究比較零散，缺乏整體論述。

（一）科研實物檔案的內(nèi)涵

關(guān)于實物檔案的概念沒有定論，王魁多提出歸檔實物和記載其屬性的文字材料一起構(gòu)成實物檔案。[3]霍振禮提出實物檔案有兩種，一是人類實踐活動中取得的有價值的自然物；二是人們實踐活動所創(chuàng)造的實物成果。[4]陳菲等人認為生物類實物檔案是人們在生產(chǎn)活動和科研工作中形成的，對國家和社會有保存價值的以生物制品為載體的歷史記錄。[5]袁澤軼等人提出海洋實物檔案包括海洋生物樣本、海洋地質(zhì)樣本、海洋科學儀器等。[6]張蕾提出實物地質(zhì)檔案包括區(qū)域地質(zhì)調(diào)查、礦產(chǎn)勘查、海洋地質(zhì)等七大類地質(zhì)工作產(chǎn)生的巖心、標本、光薄片、副樣等實物地質(zhì)資料。[7]黃霄羽等人認為企業(yè)實物檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營管理活動中直接形成的實物形態(tài)的歷史記錄。[8]

綜上所述，本文認為科研實物檔案是在科研活動中直接形成的，對學術(shù)研究和科研管理具有保存價值的，以特定物質(zhì)實體為載體的歷史記錄?？蒲袑嵨餀n案可以分為以下兩類：一是科研活動中取得的有價值的自然物，包括動植物標本，巖心、泥樣、土樣、礦石等地質(zhì)樣品，冰心、水樣等生態(tài)環(huán)境樣品；二是在科研實踐活動中所創(chuàng)造的實物成果，包括實驗室研發(fā)的藥品、石化產(chǎn)品、芯片等樣品，研制成功但尚未正式投產(chǎn)的樣機、模型等。

（二）科研實物檔案的特點

1.科學性。與文書檔案中涉及的印章、字畫等實物檔案相比，科學屬性是科研實物檔案獨特的屬性?？蒲谢顒又行纬傻膶嵨餀n案原始而真實地記錄了當時當?shù)氐纳铩⒌刭|(zhì)、化學、物理等要素，是開展科學研究的重要載體。我國著名的地層古生物學家、中國科學院院士顧知微先生就談到地層研究中采集、整理、歸檔了數(shù)以萬計的化石標本，要提出一個觀點，先得用化石標本說話。[9]英國洛桑試驗站積累了170多年的長期觀測數(shù)據(jù)和樣品，為農(nóng)學、土壤學、植物營養(yǎng)學、生態(tài)學和環(huán)境科學的發(fā)展做出了重要貢獻。[10]

2.多樣性?？茖W研究的廣泛性和復雜性使其形成的實物檔案具有內(nèi)容豐富、類型多樣的特點。例如，數(shù)學、物理、化學、生命科學和醫(yī)學、地學、信息技術(shù)科學等不同學科領(lǐng)域的科研活動均會形成實物檔案。每個領(lǐng)域的實物檔案都有不同的分類和管理要求，如化石標本，包括模式標本、原地標本、正模標本、副模標本、獨模標本等。[11]

3.保管特殊性?？蒲谢顒又行纬傻臉颖尽吮?、樣機等實物，是在特定科研環(huán)境下產(chǎn)生的，隨著時間、空間的變化，不可能再次產(chǎn)生完全一樣的實物，屬于“孤品”，需要妥善保管。一方面，科研實物檔案的大小、規(guī)格、載體多樣，需要專門的實物裝具，使得科研實物檔案保管裝具具有一定的特殊性。另一方面，針對不同類型的樣品，需要有不同的處理及保管方式，[12]使得科研實物檔案保管環(huán)境具有一定的特殊性。

4.宣傳性?？蒲袑嵨餀n案因其生動、形象、真實的表征，在普及科學知識、弘揚科學家精神等檔案宣傳方面具有顯著成效。如2022年全國科技周“中科院重大科技成就展”中，500米口徑球面射電望遠鏡（FAST）、“悟空”“墨子”“慧眼”等形態(tài)各異的科研設施模型，直觀反映了我國科學研究的重大突破。而一些生物標本尤其是滅絕物種的生物標本是重要的、直觀認識這些物種的寶貴資源，其宣傳功能遠大于一般的文字材料。

二、科研實物檔案管理中存在的問題

（一）科研實物歸檔困難

首先，科研活動中形成的標本、樣品等分屬于不同的管理主體，檔案主管部門、科研管理部門、課題組等在這些科研實物檔案的所有權(quán)、使用權(quán)、管理權(quán)等方面的相關(guān)權(quán)益尚不明晰，造成科研實物歸檔工作難以正常開展。其次，科研實物沒有與其所屬的科研項目同步歸檔，一些科研機構(gòu)在下達科研課題歸檔任務時往往只列出了紙質(zhì)、電子等載體類型文件材料的歸檔要求，忽略了科研實物的同步歸檔，造成部分科研實物被分散保存在科研人員個人手中，沒有被及時收集、整理。

（二）科研實物檔案管理制度規(guī)范不健全

長期以來，科研實物檔案管理一直處于摸索階段，管理制度相對落后。首先，科研實物檔案管理缺乏頂層設計，目前尚未針對科研實物檔案的特殊性、復雜性，制定專門的檔案管理制度，缺少科研實物檔案管理職責體系、歸檔內(nèi)容與方式、長期保存、開發(fā)利用方式和安全管理等方面的具體規(guī)定和要求。其次，具體到各類科研實物檔案，缺乏切實可行的整理規(guī)范，如科研實物檔案如何分類，既能反映實物檔案類別，又能和其有關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)檔案、電子檔案等保持分類原則統(tǒng)一；科研實物檔案如何著錄，才能做到有效揭示科研實物檔案的內(nèi)容及其背景信息，尤其是與科研過程文件材料、科研成果文件材料等建立關(guān)聯(lián)；科研實物檔案的裝具要求如何制定，以滿足特殊的檔案保管需求。

（三）科研實物檔案開發(fā)利用不充分

目前，科研實物檔案的開發(fā)利用主要以標本、模型展陳為主。以筆者所在單位為例，中科院西北生態(tài)環(huán)境資源研究院對所屬野外臺站的部分土樣標本進行了展示。中科院動物研究所建立了國家動物博物館，由動物標本館和標本展示館兩部分組成，發(fā)揮了很好的科普作用。但這些標本、樣本歸檔管理以后，如何繼續(xù)發(fā)揮其科研價值，仍有待探索。再加上生物標本、地質(zhì)樣品等實物檔案保管有特殊要求，要保持干燥、通風，保持相應的濕度和溫度，并注重防塵、防潮、防光照、防鼠害等，這也為其開發(fā)利用帶來了挑戰(zhàn)。

三、科研實物檔案管理的對策與建議

（一）加強科研實物的歸檔工作

針對科研實物檔案管理涉及的不同主體，應根據(jù)各單位檔案工作管理體系和科研標本、樣品等實物管理實際情況，建立從上到下、全面覆蓋的科研實物檔案責任體系和工作網(wǎng)絡，加強科研實物檔案的歸檔工作。首先，科研管理部門應明確科研活動中形成的標本、樣品等實物歸檔責任人和歸檔要求。其次，檔案主管部門應對科研實物的歸檔工作做好業(yè)務指導和質(zhì)量審核工作。最后，課題組層面應加強科研實物檔案的同步收集，通過將科研實物歸檔要求納入課題任務書、外協(xié)合同，設立兼職檔案人員負責實物檔案收集、整理工作等舉措，做好相關(guān)科研實物歸檔工作。

（二）制定突出科研特色的科研實物檔案管理制度規(guī)范

根據(jù)科研實物檔案服務科研工作的特點和科研檔案管理相關(guān)規(guī)范，應建立健全科研實物檔案管理制度和業(yè)務規(guī)范，為科研實物檔案規(guī)范管理和有效利用提供制度保障。在制（修）訂制度時，應重點梳理以下內(nèi)容。

1.編制歸檔范圍，構(gòu)建科研實物檔案資源體系。雖然“樣品、標本等的實物”納入科研檔案收集范圍已成為共識，但科研活動中形成的標本、樣品、樣機等實物種類繁多，到底哪類實物需要歸檔，在每類中哪些階段形成的實物需要歸檔，都有待商榷和界定。以新藥研究為例，可以首先根據(jù)科研范疇和內(nèi)容梳理需要歸檔的實物類別，如新藥研究過程中涉及的動植物標本、病理標本、新藥樣品等。其次明確將能夠反映科研里程碑節(jié)點、支撐科研成果的實物列入歸檔范圍，如中成藥研究過程中會采集大量植物標本，將全部的植物標本歸檔在實際工作中很難執(zhí)行，但支撐科研發(fā)現(xiàn)的重要植物標本需要完成歸檔。

2.合理劃定保管期限，明確科研實物檔案安全管理要求?？蒲谢顒又行纬傻臉悠?、標本、樣機等實物檔案在劃定保管期限時，首先，應從屬于其所屬科學項目檔案的保管期限，如重大科技項目檔案保管期限一般為永久，[13]在重大科技項目實施過程中形成的實物檔案保管期限也應定為永久。其次，樣品、標本、樣機等實物因其研究目的、價值和保管要求等不同，具有不同的生命周期，在作為檔案進行管理時，應根據(jù)具體情況合理劃定保管期限。最后，應加強研究，聽取科研人員的意見建議，制定適合不同科研實物檔案的保管要求。

3.明確檔案歸屬和流向?？蒲袑嵨餀n案應按照“集中統(tǒng)一管理”的原則進行管理和保存，但因?qū)嵨餀n案保管的特殊要求、檔案庫房的保管保存條件和檔案人員的專業(yè)知識背景等因素，很難全部被收入檔案庫房，做到真正的“集中統(tǒng)一管理”。因此，可以采用“目錄集中、實體分散”的保管模式，即檔案管理部門保存全套科研實物檔案目錄，做好登記造冊，而對于檔案實體則根據(jù)保管需求和保管條件，分散保存在相應的標本館、陳列館、檔案庫房和課題組等。

（三）加大科研實物檔案資源開發(fā)利用力度

科研實物檔案特色鮮明，檔案管理部門應深入分析科研實物檔案的資源特點和科研人員的利用需求，積極推進科研實物檔案信息化工作，通過建立科研實物檔案專題數(shù)據(jù)庫，探索科研實物檔案與科研檔案數(shù)字資源融合路徑，為推廣科研實物檔案知識服務奠定基礎(chǔ)。

1.建立科研實物檔案專題數(shù)據(jù)庫。通過對科研實物檔案進行數(shù)字化，[14]包括實體圖像化、采樣、分析現(xiàn)場影像化以及實物描述和分析信息的結(jié)構(gòu)化等，使科研樣品、標本、樣機等從實物變?yōu)榘喾N信息和展現(xiàn)形式的信息復合體。同時，逐步將科研實物檔案專題數(shù)據(jù)庫納入單位科技檔案資源體系，實現(xiàn)一站式管理和服務。

2.探索科研實物檔案知識服務。通過開展多源異構(gòu)科研實物檔案數(shù)字資源融合路徑研究，梳理科研實物檔案數(shù)字資源特點并分析、總結(jié)相關(guān)知識服務需求，如圍繞實物檔案形成時間、采樣環(huán)境、所屬科研項目、科研成果、科研人員等要素，建立科研實物檔案知識圖譜，為科研實物檔案支撐科技決策、服務科技創(chuàng)新等滿足知識服務需求方面奠定基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

科研實物檔案為科研工作提供了寶貴的第一手資料，對科學研究活動具有獨特的支撐作用?？蒲袡C構(gòu)應重視和加強對科研實物檔案的管理，利用信息化手段提高管理成效。檔案管理人員應根據(jù)科研實物檔案的特點，主動學習相關(guān)技能，做好科研實物檔案管理和開發(fā)利用工作，為科技創(chuàng)新發(fā)展貢獻應有的力量。

*本文系中國科學院檔案館專項課題“中國科學院檔案管理機制與檔案資源建設研究——以資環(huán)領(lǐng)域野外臺站為例”（課題編號：2020-B01-02（Z））研究成果之一。

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作者單位：中國科學院檔案館