王一晴 王拓 劉翠云

（北京航天自動控制研究所， 北京， 100854）

航天產(chǎn)品技術(shù)文件是航天產(chǎn)品設計、 生產(chǎn)、試驗、 使用和管理的基本依據(jù)， 它不僅指導著正在進行中的研制和生產(chǎn)工作， 同時也以檔案記錄的形式成為航天事業(yè)的知識寶庫。 技術(shù)文件的審簽是保障技術(shù)文件質(zhì)量最重要的制度， 但由于高強度的科研任務、 嚴格的計劃管理制度和設計人員意識不足等原因?qū)е聦徍炄藛T在審簽過程中難以正常履職， 審簽過程流于形式。 所以一直以來， 如何切實提高技術(shù)文件的審簽質(zhì)量成為航天管理者需要深入研究的問題之一[1]。

在審簽過程中， 大部分問題的出現(xiàn)并不是因為未知的理論知識， 而是因為沒有正確使用已存在、 已掌握的知識而導致的低層次問題， 通過一些便捷有效的管理模式降低此類問題的發(fā)生就可以提升技術(shù)文件的審簽質(zhì)量[2]。 將廣泛應用于醫(yī)療、 建筑、 投資等行業(yè)的清單管理模式引入技術(shù)文件審簽工作， 利用看似簡單的列舉清單、 打鉤完成的方式幫助每個審簽人員克服固有的記憶力和注意力問題[3]。 使清單模式持續(xù)發(fā)揮效果，則要從制作清單到推廣實施， 乃至持續(xù)改進的過程中配合科學的管理方式， 使清單簡潔高效且便于利用、 使清單模式融入電子簽署流程、 使簽署人員在審查文件時可以有意識的尋求清單， 從而達到利用清單模式提升技術(shù)文件審簽質(zhì)量的目的。

1 航天產(chǎn)品技術(shù)文件審簽現(xiàn)狀

1.1 航天產(chǎn)品技術(shù)文件審簽特點

1.1.1 審簽流程及要求明確

基于航天產(chǎn)品嚴格的質(zhì)量要求和完整的標準體系， 其技術(shù)文件在貫徹國軍標中三級審簽制度的同時， 配合質(zhì)量體系中要求的工藝、 質(zhì)量會簽制度及標準化審查制度， 技術(shù)文件按照編寫、 校對、 審核、 工藝、 會簽、 標審、 批準的順序進行簽署， 其中除了必須進行的編寫、 校對、 審核、批準簽署外， 工藝、 會簽、 標審要按照不同類別技術(shù)文件的具體要求進行簽署[4]。 同時航天行業(yè)標準明確了各層次產(chǎn)品的簽署人員的資格權(quán)限及各級簽署人員的技術(shù)職責。

從國軍標、 航天工業(yè)行業(yè)強制性標準到各級企業(yè)標準對各類別技術(shù)文件的簽署人員資質(zhì)、 簽署流程和完整性、 簽署方法及簽署職責都進行了詳細的規(guī)定， 使得技術(shù)文件的審簽質(zhì)量有了制度層面的基礎保障。

1.1.2 審簽過程信息化程度高

隨著各級單位的信息化程度不斷提高， 技術(shù)文件從設計軟件中產(chǎn)生最終至數(shù)字檔案館或電子檔案庫歸檔， 其流轉(zhuǎn)形式均為電子文件。 與此同時技術(shù)文件的簽署也以電子簽署的方式在各信息系統(tǒng)開展完成， 隨著設計協(xié)同平臺的完善升級和互聯(lián)互通， 電子簽署同時支持外單位的跨域電子會簽。 少部分不能完成互通的單位則以簽署頁確認等形式實現(xiàn)電子代簽署。

1.2 技術(shù)文件審簽問題案例分析

標準化審查作為全部簽署流程中批準簽署前的倒數(shù)第2 個環(huán)節(jié)， 其審查內(nèi)容范圍較廣， 同時涵蓋了校對、 審核、 會簽等上游環(huán)節(jié)未發(fā)現(xiàn)的問題， 且標準化審查人員為專人專崗， 有利于開展數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析。 所以本案例把標準化審查環(huán)節(jié)中統(tǒng)計出的數(shù)據(jù)作為切入點， 對當前簽署情況進行分析。

在一個季度時間內(nèi)， 經(jīng)某研究所標準化審查人員統(tǒng)計， 共計產(chǎn)生標審未通過設計文件305份， 涉及問題338 項 （部分文件存在涉及多項問題不符合標準規(guī)范的情況， 每個問題項單獨計算）。 去除17 項非典型問題， 將剩余321 項問題按照問題內(nèi)容進行分類， 按問題產(chǎn)生數(shù)量由多至少分類排序后形成表1。

表1 標準化審查問題列表

對表1 進行進一步分析， 序號2、 5、 8 項問題涉及簽署完整性、 配套完整性、 標準選用問題， 屬于標準化審查應負責的專業(yè)性問題， 共計118 項。 其余203 項問題多為基礎性問題， 占63.2%。 也就是說， 技術(shù)文件經(jīng)過校對、 審核、會簽等多環(huán)節(jié)把關， 仍存在著大量的基礎性問題， 其中還包含著如頁碼、 空白頁、 顯示不完整等低層次問題。 在審查過程中甚至還出現(xiàn)了空白文檔、 空白更改單等極端情況。

2 技術(shù)文件審簽中存在的問題類型與分析

2.1 存在的問題

2.1.1 “無知之錯”

如果技術(shù)文件審簽問題來自于我們尚未得到明確結(jié)論的知識內(nèi)容， 那么這部分問題屬于 “無知之錯”。 “無知之錯” 作為未知內(nèi)容很難在簽署過程中暴露出來， 一般會在生產(chǎn)、 試驗等后續(xù)研制環(huán)節(jié)被發(fā)現(xiàn)， 其解決或減少需要一個長時間的經(jīng)驗及知識累積。

要解決 “無知之錯”， 降低其發(fā)生幾率需要在長期研究中通過行業(yè)的進步、 技術(shù)的創(chuàng)新等方式不斷積累經(jīng)驗而實現(xiàn)。 在經(jīng)驗累積充足且管理體系完整的航天產(chǎn)品設計文件管理模式中， “無知之錯” 的數(shù)量少、 占比小， 同時難以通過短期的管理模式改變得到改善。

2.1.2 “無能之錯”

各級人員在簽署過程中產(chǎn)生的 “無能之錯”指在已知知識的范圍內(nèi)出現(xiàn)的錯誤， 其數(shù)量多、占比大， 方便統(tǒng)計且容易改正。

根據(jù)表1 統(tǒng)計， 在審簽過程中統(tǒng)計出的所有問題都在我們已知的知識體系中， 屬于沒有正確使用相關知識產(chǎn)生的錯誤。 其中有203 項不屬于標準化審查專業(yè)的問題， 而是應該在前期簽署流程 （設計、 校對、 審核、 會簽環(huán)節(jié)） 可以檢查出來的問題， 這些問題就是設計、 校對、 審核、 會簽人員在審簽過程中犯下的 “無能之錯”。

2.2 原因解析

2.2.1 審簽人員意識不到位

高密度發(fā)射、 快速的研制節(jié)奏形成了當前周期緊、 任務重的高強度研制工作現(xiàn)狀， 簽署人員要在完成自己主管的設計任務的前提下再審簽其他設計的技術(shù)文件， 投入的精力明顯不足。 同時嚴肅的計劃考核方式往往使人們更加關注主管設計時間， 而無法保障后續(xù)的審簽時間。 精力和時間的雙重制約下導致審簽過程常常流于形式。

2.2.2 審簽知識點繁雜， 掌握及應用難度大

審簽知識來源于各級標準、 各類質(zhì)量要求和技術(shù)要求， 僅標準一項就包括了國軍標、 行業(yè)標準、院標、 企標等各級要求， 從中產(chǎn)生出大量的審簽要點。 部分技術(shù)文件缺乏對審簽要點的梳理， 即使是經(jīng)過梳理的要點也存在顆粒度不一致、 內(nèi)容不夠系統(tǒng)、 難以執(zhí)行等問題。 審簽要點的分散使審簽人員難以一一知曉， 而審簽要點的數(shù)量繁多使審簽人員難以一一落實， 其數(shù)量和復雜程度都超過了審簽人員個體能夠正確使用或全面落實的能力范圍。

2.2.3 人員個體的客觀局限性

設想一個能夠掌握所有審簽知識且能熟練運用這些知識的超級專家， 在面對日復一日數(shù)量眾多的文件審查工作時， 由于客觀局限性， 或多或少也可能有一些審簽要點被忽略， 從而導致難以避免的錯誤， 進而可能會產(chǎn)生設計文件的質(zhì)量問題。

3 清單模式與技術(shù)文件審簽研究

3.1 清單模式概述

清單模式是對已知的知識進行整合， 將要完成這項復雜工作所要進行的所有項目列于一張清單之上， 執(zhí)行人只要按照清單上的內(nèi)容一一執(zhí)行即可完成該項工作。 這種傻瓜模式操作可以很大程度上防止低層次錯誤的發(fā)生， 使工作者在充分利用我們所掌握的知識的同時， 還可以彌補個體人員不可避免的缺陷和不足。

3.2 清單模式對技術(shù)文件審簽工作的適用性

3.2.1 適用于要點繁雜的審簽工作

據(jù)統(tǒng)計， 一份某專業(yè)系統(tǒng)級電路圖在審查過程中共有20 項技術(shù)文件圖樣共性審查內(nèi)容、 20項電路圖審查內(nèi)容、 28 項專業(yè)審查內(nèi)容， 可能會涉及29 項標準和制度要求， 可見技術(shù)文件審查的復雜程度。 這些內(nèi)容已經(jīng)是經(jīng)專業(yè)人員從各級標準和制度中梳理而成的要點。 而當設計人員面對數(shù)量眾多、 內(nèi)容繁雜的標準和制度原文時，技術(shù)文件審查就變成一件復雜到難以優(yōu)質(zhì)完成的工作。 如果將梳理出的要點按照各級審簽的不同分工制作成一份份審簽清單， 它就可以提醒各級簽署人員應該完成的工作。 這時清單不僅是一種檢查方法， 還是一種高質(zhì)量工作的保障。

3.2.2 有規(guī)可循、 有標可依

航天行業(yè)發(fā)展至今， 航天產(chǎn)品的設計工作積累并形成了大量的設計經(jīng)驗和標準依據(jù)， 設計文件其實就是設計人員把這些內(nèi)容一一實現(xiàn)的載體。 審簽人員對技術(shù)文件進行審查同樣也是檢查各級標準依據(jù)和要求是否落實的過程。 也就是說， 審查要點清單完全可以根據(jù)標準要求被制作出來， 這也正是清單模式的實施基礎。

3.3 清單模式在審簽過程中的作用

3.3.1 有效減少低級錯誤的發(fā)生

當我們所掌握知識的復雜程度超過了以個人能力難以使其穩(wěn)定地發(fā)揮功效時， 我們就會面對兩大問題： 忘記知識和忽略知識。 設計人員在技術(shù)文件的審簽過程中同樣面對這2 個問題， 在繁重的科研壓力下， 記憶力和注意力不足會讓我們忘記應該審查的知識點或者明明記得但因為麻痹大意而跳過了應該審查的知識點。 審簽要點清單提供了一種認知防護網(wǎng)， 它可以提醒各級簽署人員 “應該審查什么” 和 “不要忘記什么”， 保障每一個簽署人員不遺漏任何簡單的問題， 不跳過任何簡單的步驟。 運用得當將會大大減少審簽環(huán)節(jié)中低級錯誤的發(fā)生概率。

3.3.2 用集體智慧降低個人認知缺陷

在設計文件審簽的過程中， 每個環(huán)節(jié)的簽署人員都是獨立完成工作， 無紙化辦公及網(wǎng)絡簽署的應用在提高效率的同時也增強了簽署工作的獨立性。 清單的出現(xiàn)可以改善這一狀況， 經(jīng)過專家團隊討論和研究制作出來的審簽清單結(jié)合了集體的智慧， 從而降低個人認知缺陷。

4 清單模式審簽應用

4.1 清單制作

4.1.1 成立清單制作組

在制作清單之前應成立清單制作組， 可以按照不同專業(yè)、 不同類型技術(shù)文件分別成立不同的清單制作小組。 但應注意的是制作小組成員應涵蓋某專業(yè)或某類技術(shù)文件的所有審簽專業(yè)和角色，同時應該是經(jīng)驗豐富、 悉知知識點和風險點的專家和一線工作人員。 由小組制作出來的清單應進行廣泛的意見征集并在不同小組中交換討論， 確保清單要點的顆粒度保持一致且可執(zhí)行性強。

4.1.2 清單制作原則

a） 以人為本。在審簽工作中， 清單內(nèi)容應符合各個審簽角色的特點， 它只負責提醒簽署人員各環(huán)節(jié)中的要點和風險點， 幫助他們搞清楚最關鍵和最重要的內(nèi)容。 只有審簽人員在使用過程中感覺方便便捷， 他們才能體會到清單的作用和價值， 清單模式才能持續(xù)發(fā)揮作用。

b） 抓取 “關鍵點”， 避免 “大而全”。清單從來都不是大而全的操作手冊， 而是理性選擇后的思維工具。 如果清單冗長就會不便于使用， 再全面的內(nèi)容也會讓使用者感到麻煩、 甚至忽視。一份好的審簽清單應精確、 高效、 切中要害， 清晰地列出每一個審簽角色需要確認的必不可少的關鍵內(nèi)容， 使審簽人員在簽署過程中能夠按照清單的提示頭腦清晰地完成工作。

c） 合理的呈現(xiàn)方式。當清單內(nèi)容被確定出來后， 其呈現(xiàn)方式也決定了清單的好用程度。 首先， 清單的語言應做到簡練、 準確； 其次， 清單應進行合理的排版， 其內(nèi)容最好不要超過1 頁，要排列整齊， 一目了然。 讓使用者一眼看過去產(chǎn)生 “完全可以輕松完成” 的心理狀態(tài)。

d） 清單的驗證測試。制作完成后的清單要在實際環(huán)境中進行測試驗證。 技術(shù)文件種類多樣， 航天產(chǎn)品研制涉及專業(yè)眾多， 清單在制作前期進行的意見征集并不能涵蓋實際工作中的各種情況， 所以審簽清單應在過程中進行完善和修改， 最終得以正式應用。

4.2 清單實施

審簽清單可以有2 種使用方式： 一是審簽人員憑借自己的知識儲備和工作經(jīng)驗完成審簽工作， 然后對照清單進行一一確認； 二是審簽人員對照清單一邊查閱清單一邊確認文件內(nèi)容。 這2 種方式都可以起到一定的效果， 同時都要依靠數(shù)字化手段實現(xiàn)。 前者的好處是實現(xiàn)更加快捷方便， 審簽人員完成審閱后在是否同意簽署的界面增加清單內(nèi)容并配合打鉤欄和批注意見欄使用。 這種方式的缺點是審簽人員如需要重新確認某項內(nèi)容則需要在文件和審簽頁來回切換， 且清單確認放在最后容易使人忽視， 產(chǎn)生習慣性勾選的情況。 第二種方式為簽署人員同時提供兩個界面， 即設計文件和審簽清單的同時瀏覽， 對照確認內(nèi)容讓使用更為便利。 但這種方式基于當前已經(jīng)形成體系的設計信息系統(tǒng)平臺來說改造量更大， 實現(xiàn)較為困難。

無論采用哪種方式， 審簽清單的最終實現(xiàn)者還是審簽人員。 當審簽人員打開一份設計文件時， 他們本能的第一反應肯定是憑借經(jīng)驗完成審簽， 而不是查閱清單完成工作。 所以除了實用的清單、 方便使用方式外， 清單模式的實施還需要配合有效的宣貫培訓[5]。 將清單模式的理念植入設計人員的思想， 使他們在審簽過程中產(chǎn)生主動尋求清單幫助的意識。

4.3 持續(xù)改進

好的清單不是一成不變的。 審簽清單在應用中一定會收集到各類問題， 一方面是現(xiàn)有清單中讓審簽人員覺得不便利或不好用的內(nèi)容， 比如： 清單過于冗長、 部分內(nèi)容描述不清、 條目模糊難以操作、視覺感受差等等。 另一方面， 各型號在研制過程中還會不斷出現(xiàn)各類質(zhì)量問題， 其中一部分問題與技術(shù)文件的編制有關。 責任部門應定期收集上述兩個方面問題， 并組織專家組討論修訂清單。 但要注意的是， 簡潔的清單可以確保執(zhí)行力度但有可能影響清單的安全性， 冗長的清單雖然安全卻容易因不便于使用導致被應付了事。 在清單的持續(xù)改進中， 新的問題帶來的一定是清單內(nèi)容的增加， 但更加困難的部分是刪減內(nèi)容。 清單改進團隊要在保持合理篇幅的程度下對清單進行動態(tài)修訂， 既確保清單簡潔、 便于操作， 又確保其安全有效。

清單模式在實施過程中要堅持以人為本， 審簽清單應安全有效且便于使用， 用數(shù)字化手段實現(xiàn)清單與電子簽署流程的融合， 配合廣泛的培訓和宣貫， 使審簽人員在審簽過程形成“主動尋求清單幫助—感受清單帶來的效果—主動尋求清單幫助” 的良性循環(huán)。 同時， 管理者需要組織人員對清單進行動態(tài)管理， 通過持續(xù)改進讓清單在審簽工作中保持長效， 從而切實提升技術(shù)文件的審簽質(zhì)量。