周廣軍

摘 要：我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)快速發(fā)展，各種先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備和醫(yī)療技術(shù)廣泛應(yīng)用于臨床診斷，為人們提供了優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。作為醫(yī)院管理的重要內(nèi)容，檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀，不利于發(fā)揮檔案的價值。在醫(yī)院改革與發(fā)展中，要使檔案工作更好地發(fā)揮作用，就必須加強對檔案的管理。本文主要以醫(yī)院檔案管理為主，并就其重要性、問題及具體應(yīng)用等方面展開分析，提升醫(yī)院檔案工作質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院檔案事業(yè)快速發(fā)展，為全面實現(xiàn)檔案工作價值打下堅實的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；管理模式；管理改革

隨著人口老齡化程度不斷提高，健康保障工作受到社會各界的普遍重視。隨著我國醫(yī)療保健事業(yè)迅速發(fā)展與進(jìn)步，醫(yī)院的檔案管理工作也面臨一些新問題。例如，就診人數(shù)越來越多，產(chǎn)生很多的醫(yī)學(xué)數(shù)據(jù)，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作越來越復(fù)雜。因此，在國家層面上，檔案管理模式的改革已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急，重視檔案管理方式的改革勢在必行。在醫(yī)院檔案管理工作中，要與現(xiàn)代醫(yī)學(xué)觀念相融合，不斷提高管理水平，提高檔案管理的質(zhì)量，推動醫(yī)院檔案管理工作順利開展。文章從檔案管理模式改革的重要性出發(fā)，對當(dāng)前存在的問題深入剖析，并對其在醫(yī)院檔案管理中的影響進(jìn)行探討?？傊t(yī)院檔案管理模式改革需要不斷探索和改進(jìn)，提高管理效率和質(zhì)量，還要重視理論與實踐相結(jié)合，加強培訓(xùn)、教育以及制度建設(shè)等工作，以保證醫(yī)院檔案管理水平不斷提高。

一、醫(yī)院檔案管理模式改革的重要性

在當(dāng)今社會，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在醫(yī)學(xué)領(lǐng)域得到廣泛的應(yīng)用，傳統(tǒng)的手工書寫資料方式已不能滿足醫(yī)學(xué)發(fā)展的需要。其中，最為關(guān)鍵的就是病歷，醫(yī)生可以根據(jù)病歷檔案信息，制定合適的治療方案。實行現(xiàn)代化的檔案管理方式，能使醫(yī)生更快地掌握患者的病情，從而提高診斷和治療的效率，節(jié)約就診時間。病歷和診斷記錄是醫(yī)院開展研究工作的基礎(chǔ)，醫(yī)生可以根據(jù)病情分析、歸納及總結(jié)經(jīng)驗，提高醫(yī)療質(zhì)量。醫(yī)院檔案管理的主要內(nèi)容有醫(yī)院基本設(shè)施建設(shè)檔案、人事檔案、文書檔案、設(shè)備檔案以及與醫(yī)院發(fā)展有關(guān)的檔案等。作為醫(yī)院發(fā)展的重要方面，在檔案中記載了醫(yī)院發(fā)展的全部情況，加強對其的管理，能使其更好地發(fā)揮作用。通常來說，醫(yī)院的檔案文件大部分是當(dāng)事人的一份復(fù)合記錄，在某些特定的條件下，除了包含當(dāng)事人的聲音和形象等信息外，還應(yīng)包含當(dāng)事人的簽字和印章。所以，醫(yī)院的文檔資料經(jīng)常能夠反映出醫(yī)院的各種事件真相。在醫(yī)院不斷發(fā)展的過程中，要想更好地為人民群眾服務(wù)，為就醫(yī)患者服務(wù)，使醫(yī)院檔案在新的歷史條件下能夠更好地發(fā)揮作用，就必須對其管理方式進(jìn)行全面改革。為此，要分析當(dāng)前醫(yī)院檔案工作的不足，并采取相應(yīng)的改進(jìn)措施。

二、醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端及現(xiàn)狀

1.檔案管理制度有待完善

縱觀目前的醫(yī)院發(fā)展情況，醫(yī)院各項管理工作逐漸完善，為醫(yī)院的健康發(fā)展提供有力的保證。然而，由于各種主觀和客觀因素的影響，檔案管理在發(fā)展過程中沒有跟上時代的步伐，其中，最突出問題就是檔案管理制度不健全。因此，醫(yī)院檔案管理工作存在著一種隨意性和不規(guī)范的現(xiàn)象。同時，由于檔案管理體制不健全，檔案管理的方法和方式不能跟上時代步伐，導(dǎo)致部分紙質(zhì)檔案在實際工作中會出現(xiàn)字跡潦草和內(nèi)容不完整等問題。此外，由于缺少健全的檔案管理體系，檔案管理人員很難及時和完整地保存各種檔案資料，這將嚴(yán)重影響檔案工作的后續(xù)進(jìn)展。

2.檔案管理意識有待增強

近年來，醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施和醫(yī)療設(shè)備等在不斷更新，使得醫(yī)院的檔案管理工作越來越多。因為沒有適時調(diào)整，雖然檔案管理工作壓力不斷增加，但是，各有關(guān)部門并沒有給予足夠關(guān)注，導(dǎo)致管理人員之間的矛盾進(jìn)一步激化，在這樣的條件下，檔案管理工作自然不能為醫(yī)院發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。這不僅給檔案管理帶來壓力，也給檔案相關(guān)的工作帶來一些意想不到的困難。檔案管理人員工作積極性不高，也容易造成一些重要資料的丟失和損毀，加上文書工作的記載方式不夠科學(xué)，從而影響醫(yī)院整體工作的效率。

3.檔案資料完整度不高

醫(yī)院的檔案資料是以各種業(yè)務(wù)活動為基礎(chǔ)，在這一過程中，每個部門都有很多工作要做，所以，檔案工作與每個部門都有著緊密的聯(lián)系。由于對檔案管理不夠重視，各部門在收集檔案時會存在一定的疏漏，常常會出現(xiàn)一些重大檔案丟失的情形。此外，在醫(yī)院的檔案管理工作中，因為對其沒有做好管理，檔案在借出后，經(jīng)常會因為不能及時存檔而導(dǎo)致檔案永久丟失，使檔案的完整性不能得到應(yīng)有的安全保障。同時，由于缺乏目標(biāo)明確的工作計劃，常常會因為工作人員的疏忽和工作不規(guī)范而造成檔案信息的遺漏，無法得到完整的檔案信息，影響檔案的管理工作，檔案不夠完整對其價值產(chǎn)生極大的損害。

4.檔案管理人員專業(yè)能力和職業(yè)素質(zhì)有待提高

醫(yī)院的檔案管理人員總體素質(zhì)參差不齊，加之醫(yī)院往往是將管理和培訓(xùn)的重點放在醫(yī)務(wù)專業(yè)人員方面，而對醫(yī)院管理輔助系列的檔案專業(yè)人員投入精力相對較少，這就導(dǎo)致醫(yī)院在引進(jìn)人才時，注重的是臨床醫(yī)務(wù)人員，對檔案管理人員的招聘引進(jìn)門檻較低，再加上醫(yī)院檔案工作人員多為中老年人，大多自主學(xué)習(xí)能力不強，知識系統(tǒng)不健全，信息技術(shù)水平低，造成檔案工作的質(zhì)量和效率難以提高。

三、檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

1.完善醫(yī)院檔案管理制度

加強醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化，必須要加強醫(yī)院檔案管理制度建設(shè)，根據(jù)實際情況制定科學(xué)、合理以及規(guī)范的檔案管理制度，以確保醫(yī)院檔案管理工作順利進(jìn)行。首先，要適應(yīng)時代發(fā)展要求，運用現(xiàn)代科技手段，建立信息數(shù)據(jù)管理模式。隨著我國科技水平不斷提高，在醫(yī)院中應(yīng)用信息化技術(shù)的情況也日益增多。因此，醫(yī)院檔案管理部門要加強對信息技術(shù)的研究，把先進(jìn)的科技手段運用到檔案管理工作中，并在此基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代化技術(shù)建立一套完整的檔案信息管理系統(tǒng)。醫(yī)院檔案工作者要轉(zhuǎn)變原來的工作方式，能夠?qū)Ξ?dāng)前醫(yī)院檔案管理存在的問題有一個很好的認(rèn)識，并能運用信息技術(shù)采取行之有效的對策，提升醫(yī)院檔案的使用效率。其次，要對醫(yī)院的檔案管理制度持續(xù)改進(jìn)，只有通過這種方式，才能有效地約束檔案工作人員的工作作風(fēng)和行為，促使其改進(jìn)工作作風(fēng)，以高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求自己，防止出現(xiàn)以權(quán)謀私的現(xiàn)象。同時，要建立健全檔案管理的責(zé)任體系，在檔案管理工作中遇到問題，要明確責(zé)任，以增強其工作的積極性和主動性。醫(yī)院檔案管理工作也要注重檔案的收集與存檔，只有把檔案整理好，才能把檔案的存檔工作做好，這就要求醫(yī)院必須建立健全檔案管理相關(guān)制度。例如，醫(yī)務(wù)人員想要借閱相關(guān)文件，需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)出具有效的證明，且要在一定時間內(nèi)將文件借出和歸還；再如，醫(yī)院有關(guān)部門要查閱文件，必須征得相關(guān)部門主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，工作人員不得擅自將文件下載、影印和外借；最后，在文件的出借和歸還時，一定要重視資料的保密和完整，紙質(zhì)文件要密封和蓋上印章，在審核完畢后，要重新密封，以確保檔案的安全性與完整性。

2.增強檔案管理意識

只有在思想上充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，醫(yī)院的檔案管理工作才能有效開展。加強對檔案管理工作的認(rèn)識，確保各項工作嚴(yán)格落實，提高對醫(yī)院檔案管理模式改革的重視。首先，要樹立正確的觀念，即醫(yī)院檔案管理模式改革是一個重要的管理工作，需要得到充分重視。此外，由于醫(yī)院科室及部門類型繁多，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)重復(fù)發(fā)生的可能性很大，為避免此類問題，提高檔案管理的工作效率，必須實行分級管理，專人專責(zé)，以保證檔案信息的完整性和真實性。醫(yī)院要實現(xiàn)對患者的現(xiàn)代化醫(yī)療服務(wù)，必須加強對檔案管理工作的認(rèn)識，意識到檔案管理工作存在的問題，不斷完善制度建設(shè)，積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，從健全檔案工作體制、引進(jìn)專業(yè)檔案管理人才以及不斷改進(jìn)信息化管理手段等方面，對檔案管理方式進(jìn)行改革。對數(shù)量龐大的檔案，要有規(guī)律地分類，對不能利用的病案，要有針對性地分類，充分利用好醫(yī)院檔案信息資源，促進(jìn)醫(yī)患關(guān)系的和諧，促進(jìn)醫(yī)學(xué)科研的發(fā)展。此外，制定標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理體系，使每個員工能夠清楚認(rèn)識并積極地履行自己的職責(zé)，實行責(zé)任到人，防止員工之間相互推諉，提高工作效率?？梢詫⒉v記錄與存檔作為醫(yī)生的績效評價，從源頭確保檔案的準(zhǔn)確性，從而建立一個完整與準(zhǔn)確的檔案管理系統(tǒng)。

3.加強醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案的完整度

將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作中，可以降低人力、物力成本以及檔案管理費用。要想加強醫(yī)院檔案管理信息化，就必須完善醫(yī)院的信息化系統(tǒng)，為其配置現(xiàn)代化計算機等設(shè)備設(shè)施，建立高效的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和信息共享，實現(xiàn)信息分析和處理。此外，醫(yī)院要做好數(shù)據(jù)保護工作，防止數(shù)據(jù)丟失或被竊取，要重視信息化設(shè)備設(shè)施的維護。建立一個專用的網(wǎng)址或資料庫，保證檔案資料的獨立，并結(jié)合醫(yī)院實際需要，配備先進(jìn)的軟硬件設(shè)備設(shè)施，做到信息錄入、管理以及檢索等環(huán)節(jié)相互銜接。同時，還要聘請專業(yè)的技術(shù)人員管理網(wǎng)站，對網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建情況全面監(jiān)控，以防黑客入侵和病毒感染，避免給醫(yī)院造成巨大的經(jīng)濟損失。要健全檔案管理體系，從各部門收集檔案，將會議的總結(jié)、研究結(jié)果以及教學(xué)材料等，掃描并轉(zhuǎn)換成電子文件，以便在需要時使用。強化對文獻(xiàn)資源的收集，完善文獻(xiàn)收錄程序、目錄和查詢體系，能夠幫助醫(yī)生快速查找有關(guān)文獻(xiàn)，從而不斷提高醫(yī)生的工作效率。另外，加強醫(yī)院信息化建設(shè)一個重要方面就是要增強各科室的交流與協(xié)作，共享信息，使醫(yī)生能夠?qū)颊叩牟∏橛幸粋€全面了解。對某些有價值的檔案文件，要做好相應(yīng)備份，避免因數(shù)據(jù)遺失而造成病人和醫(yī)院的巨大損失。

4.構(gòu)建專業(yè)的高素質(zhì)檔案管理隊伍

檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)，提高醫(yī)院檔案管理水平，通過培訓(xùn)和學(xué)習(xí)等方式，使醫(yī)院檔案管理人員掌握檔案管理的基本技能，提高他們的專業(yè)素質(zhì)。醫(yī)院可以引入一批專業(yè)的檔案管理人才，提高他們的薪酬，從而吸引更多的專業(yè)人才積極投入檔案工作中。醫(yī)院要充分利用相關(guān)經(jīng)費，加大對醫(yī)院檔案室建設(shè)的資金投入，為檔案室工作人員提供多元化的進(jìn)修渠道，在增強其業(yè)務(wù)素質(zhì)的前提下，要加大對其思想政治的教育力度，讓其始終處于良好的工作狀態(tài)。通過建立健全獎懲機制，激勵員工創(chuàng)造性工作，對表現(xiàn)突出的個人和部門給予表彰，對工作表現(xiàn)不好、工作效率低下的員工，要受到相應(yīng)懲罰。時代在發(fā)展，科技在進(jìn)步，管理方法也要與時俱進(jìn)，要鼓勵工作人員及時發(fā)現(xiàn)問題和創(chuàng)新管理方法，努力創(chuàng)建適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展特點和具有特色的檔案管理模式，用于提升醫(yī)院檔案管理整體水平，這不但能給醫(yī)院帶來良好的聲譽，還能充分發(fā)揚醫(yī)院現(xiàn)有的優(yōu)秀醫(yī)療文化。在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)條件下，醫(yī)院也要督促醫(yī)務(wù)人員提升電腦操作技能，充分利用現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，記錄復(fù)雜的醫(yī)療文檔，并注意提升檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性，對有關(guān)資料分類，便于以后治療工作的開展。

隨著醫(yī)院的發(fā)展，檔案資料也越來越多。在這種情況下，為了適應(yīng)醫(yī)院檔案管理工作的需要，使其向信息化方向發(fā)展，迫切需要改革其管理模式。與此同時，在當(dāng)前發(fā)展過程中，醫(yī)院沒有把更多精力投入檔案管理工作中，導(dǎo)致檔案管理工作效率和質(zhì)量較低。為此，相關(guān)人員必須不斷研究和創(chuàng)新，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，建立一支高質(zhì)量的醫(yī)院檔案工作隊伍，為檔案工作變革提供有力的人才保證。此外，要加強檔案管理人才的職業(yè)素質(zhì)教育，及時進(jìn)行信息化管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以提升檔案管理技術(shù)水平。根據(jù)醫(yī)院發(fā)展需要，對各部門的管理人員進(jìn)行日常培訓(xùn)，主要學(xué)習(xí)有關(guān)工作的理論知識以及檔案管理技能，以保證檔案管理人員能夠在實際操作中，將自己所學(xué)到的檔案管理知識運用到文件評級管理中，從而確保文件評級的準(zhǔn)確性。醫(yī)院要按照檔案管理工作的要求，不斷引進(jìn)高水平檔案管理人才，并對其進(jìn)行崗前培訓(xùn)，使之能更好地掌握檔案管理工作，為醫(yī)院的檔案管理工作提供強有力的人才支撐。同時，醫(yī)院要定期開展檔案實訓(xùn)工作，強化檔案工作管理實踐能力，尤其是對能力較強和水平較高的檔案管理人員，要加大對其的培訓(xùn)力度，提升綜合質(zhì)量，使其發(fā)揮最大作用，為醫(yī)院檔案管理工作奠定良好的人才基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

綜上所述，我國醫(yī)療機構(gòu)檔案管理工作面臨諸多問題，迫切需要對其進(jìn)行改革。因此，醫(yī)院要采取相應(yīng)的措施，摒棄傳統(tǒng)的檔案管理模式，通過互聯(lián)網(wǎng)對醫(yī)院相關(guān)信息進(jìn)行記錄和整理。醫(yī)院應(yīng)保證檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)都緊密相連，并加強各科室的合作與交流，努力做到信息資源共享，從而能夠根據(jù)患者具體狀況，將各科室的力量整合，解決患者的問題。在實施檔案管理過程中，醫(yī)院要與時俱進(jìn)，加強檔案管理模式改革，可以建立獎懲機制，開展多種形式的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，豐富檔案管理工作內(nèi)容，做好檔案管理的宣傳工作。并且，還應(yīng)進(jìn)一步健全檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理方法，簡化檔案管理環(huán)節(jié)，培育高素質(zhì)的檔案管理人才，進(jìn)一步優(yōu)化醫(yī)院檔案管理體系，為提高我國醫(yī)療衛(wèi)生水平提供保障。

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（作者單位：山東省泰安榮軍醫(yī)院）