姜永光

摘 要：檔案管理作為社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)服務(wù)工作的重點(diǎn)內(nèi)容，貫穿整個(gè)社會保險(xiǎn)工作要點(diǎn)，對保證職工利益和維護(hù)社會穩(wěn)定具有重要作用?；诖耍恼陆榻B了社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)加強(qiáng)檔案管理的重要性，分析了現(xiàn)階段檔案管理中的問題，并重點(diǎn)從管理理念、方式、制度和人員隊(duì)伍四個(gè)方面提出一些有效措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)；檔案管理；加強(qiáng)措施

社保檔案作為記錄個(gè)人以及單位各類參保情況的專業(yè)檔案，具有極強(qiáng)的考察性和社會性意義。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)中的檔案數(shù)量多、變化快，如何提高檔案管理水平，成為現(xiàn)階段工作人員應(yīng)該重點(diǎn)考慮的問題。而在具體實(shí)踐的過程中，要求社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)跟上時(shí)代發(fā)展步伐，創(chuàng)新檔案管理理念、方式和制度等，確保檔案管理工作的連續(xù)性和系統(tǒng)性。

一、社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)加強(qiáng)檔案管理的重要性

1.保障參保人員的基本利益

社保檔案管理工作的目的是確保參保人員的基本權(quán)益，以參保人自身利益為出發(fā)點(diǎn)，保障其到退休離職后仍享有合適的待遇。通過完整的檔案管理，能詳細(xì)記錄參保人的基本情況以及社保費(fèi)用的繳納標(biāo)準(zhǔn)、最終養(yǎng)老金額的發(fā)放情況。這一系列的檔案信息與參保人最終享受的社會待遇緊密聯(lián)系。因此，社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)必須嚴(yán)格落實(shí)檔案管理工作，做好各環(huán)節(jié)的細(xì)化工作，從根本上確保參保人員最終所獲得的利益。

2.推動(dòng)社保改革工作

社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)作為檔案管理工作的重要渠道，對社保改革發(fā)展也具有重要影響。例如，相關(guān)部門完成社保工作的時(shí)候，承擔(dān)起為離職人員提供社會服務(wù)的職能。隨著我國社保改革工作全面推進(jìn)，工作量也隨之增加，需要完整的檔案管理系統(tǒng)，為工作者后期工作提供詳細(xì)的參考依據(jù)，這是推動(dòng)整個(gè)社會保險(xiǎn)工作全面發(fā)展的關(guān)鍵所在。

3.提升社保工作效率和質(zhì)量

社保檔案管理工作的開展，不僅是為參保人利益而設(shè)計(jì)，還需要提高社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的工作效率和質(zhì)量。檔案管理中包含了資料的搜集、整理和歸納等內(nèi)容，要求按照社保業(yè)務(wù)進(jìn)行檔案管理，如以險(xiǎn)種分類別管理，分卷面組織。社保業(yè)務(wù)檔案中包含了待遇、征繳和統(tǒng)計(jì)等多個(gè)環(huán)節(jié)，必須確保整個(gè)過程順利及完整，才能為下一階段相關(guān)工作的順利開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。因此，要求檔案管理人員歸納和總結(jié)，做好社保資料的規(guī)范化管理工作，為社保工作順利進(jìn)行提供有效的參考依據(jù)，從而進(jìn)一步提高社保部門的工作效率。

二、社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案管理中存在的問題

1.檔案管理理念落后

社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案管理工作是重點(diǎn)，但現(xiàn)階段仍存在檔案管理理念落后等情況。部分工作人員認(rèn)為檔案管理工作只是對各種信息資源進(jìn)行簡單歸納和整理，仍將工作內(nèi)容停留在簡單的歸檔層面，加上管理人員思想上的認(rèn)知錯(cuò)誤，存在消極怠工的情況，缺乏主動(dòng)服務(wù)的良好意識。

2.檔案信息化管理水平低

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，社保檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，提高信息化管理的水平。由于檔案建設(shè)有著迫切性和必要性的特點(diǎn)，如若管理人員的認(rèn)知不足，沒有將檔案管理技術(shù)和信息技術(shù)有效結(jié)合，將會制約檔案管理水平的提升，無法體現(xiàn)社保檔案管理自身的服務(wù)性能。

3.管理工作的局限性

由于我國并未設(shè)立固定的社保檔案管理場所，對基層社保檔案管理工作的開展帶來諸多不便。加上參保對象有個(gè)體戶、企業(yè)單位以及居民，對象眾多，投保人的身份背景也存在著諸多不同。社保檔案管理沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，大多在銀行、郵政和財(cái)政稅務(wù)單位，采用分散管理的模式，受到諸多因素影響，實(shí)際工作的時(shí)候也存在一些錯(cuò)誤，會形成資源浪費(fèi)的情況。即便是在信息技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)下，部分社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案管理工作仍比較落后，缺乏系統(tǒng)規(guī)劃。

4.檔案管理人員綜合能力不強(qiáng)

部分社保檔案管理人員是經(jīng)驗(yàn)比較豐富的員工，但是對于新知識的接受能力較差，仍是選擇比較傳統(tǒng)且落后的管理模式，導(dǎo)致整體的檔案管理效率難以得到提升。還有部分工作人員沒有參與系統(tǒng)的管理培訓(xùn)，對社保檔案管理流程認(rèn)知不夠，難以適應(yīng)新時(shí)期社保檔案管理工作的開展。

5.安全防范技術(shù)落后

部分社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)并未重視檔案的安全管理工作，尤其是隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全成為當(dāng)下社會大眾比較關(guān)注的問題。對于電子檔案而言，利用計(jì)算機(jī)輸入信息，但是在儲存和輸入的時(shí)候容易由于操作上的失誤導(dǎo)致信息丟失。另外，計(jì)算機(jī)技術(shù)高速發(fā)展，還存在計(jì)算機(jī)病毒、黑客入侵等情況，給社會檔案安全管理帶來嚴(yán)重威脅。

三、社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)加強(qiáng)檔案管理的有效策略

1.構(gòu)建以人為本的管理理念

社保檔案管理的最終目的是服務(wù)人民，起到資政惠民的效果。因此，從“以人為本”的理念為出發(fā)點(diǎn)，提高社保檔案管理的服務(wù)水平，主動(dòng)分析，走進(jìn)基層事業(yè)單位調(diào)研，對單位中養(yǎng)老、失業(yè)和醫(yī)療等檔案管理工作合理分析，認(rèn)識社保服務(wù)的相關(guān)特點(diǎn)，做好職能分工，優(yōu)化工作流程，形成特定的工作規(guī)律，尋找檔案管理中存在的普遍性問題。如果單位由于經(jīng)費(fèi)不足，沒有尋找專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，導(dǎo)致檔案管理工作開展不力，就應(yīng)該積極尋求有效的解決方案，培養(yǎng)專職人員，提高檔案管理的整體水平。在此基礎(chǔ)上，要求各部門開展專業(yè)座談，就檔案管理中的相關(guān)問題合理分析，主動(dòng)和事業(yè)單位、企業(yè)建立長期合作關(guān)系，共享社保檔案管理平臺，增強(qiáng)檔案服務(wù)的意識，做到理清思路，明確方向，為參保人員提供優(yōu)質(zhì)及完善的服務(wù)。

例如，某社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)為提高靈活就業(yè)人員的社保權(quán)益，始終堅(jiān)持以人為本的理念，細(xì)心、盡心、精心做好靈活就業(yè)人員養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案服務(wù)工作。一方面，主動(dòng)學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)，隨著繳費(fèi)基數(shù)調(diào)整工作的推進(jìn)，各區(qū)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)立即組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)新政策，利用社保平臺做好檔案信息梳理和整合工作，通過討論、梳理和交流的形式解決工作中遇到的各種新問題，及時(shí)做好知識鞏固和延伸工作，爭取在最短時(shí)間內(nèi)了解關(guān)鍵政策，主動(dòng)解決新問題。另一方面，精心做好服務(wù)宣傳工作，社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)可以通過傳統(tǒng)媒體與新媒體相融合的方式開展基數(shù)調(diào)整宣傳工作，如在各個(gè)辦理窗口張貼政策文件，安排工作人員解答相關(guān)參保問題，回答繳費(fèi)檔次情況。

2.利用信息技術(shù)完善檔案管理方式

社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)充分利用網(wǎng)絡(luò)化的辦公模式，加強(qiáng)對檔案的信息化管理工作，實(shí)現(xiàn)對社保數(shù)據(jù)的電子化管理。具體而言，是將所有的檔案資料合理統(tǒng)計(jì)，逐一納入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案一致，打造系統(tǒng)且規(guī)范化的檔案管理模式，主動(dòng)和財(cái)政、公安部門等對接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享，加強(qiáng)社保檔案電子化的綜合性管理。由于社保檔案的社會價(jià)值高，需求大，為實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的提升，利用服務(wù)平臺，開發(fā)對應(yīng)的App系統(tǒng)，借助大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將App和社保檔案系統(tǒng)相聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)軟件和社保檔案的同步發(fā)展，參保人能隨時(shí)在社保檔案上查詢、利用和調(diào)取資料。此外，安排專業(yè)人員做好數(shù)據(jù)搜集和整理工作，加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)平臺的維護(hù)和管理，確保掌上App的穩(wěn)定性，獲得廣大檔案需求對象的支持和認(rèn)可。

為加強(qiáng)對電子類檔案管理工作的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)對業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)字化管理，提升電子檔案管理的升級效能。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)主動(dòng)梳理電子文件數(shù)據(jù)資料，編寫檔案管理系統(tǒng)，將其納入標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)系統(tǒng)，通過電子反饋和電子歸檔等形式，實(shí)現(xiàn)社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)多渠道、跨地域辦理。由此可見，基于信息化管理模式下，實(shí)現(xiàn)社保檔案的信息儲存、管理一體化發(fā)展，購置先進(jìn)的信息化設(shè)備設(shè)施，盡量在設(shè)備設(shè)施型號上做到標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，為共享社保檔案奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。此外，著力做好檔案管理軟件的開發(fā)工作，讓社保部門統(tǒng)一組織，其中包含檔案的分類統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)分析等，及時(shí)對檔案的借用工作進(jìn)行自動(dòng)化分析，對借用者的信息及歸還時(shí)間等全面掌握。

3.健全制度，完善檔案管理體系

加強(qiáng)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案管理水平的重要手段是完善的法律法規(guī)以及科學(xué)、合理的社保檔案管理體系。面對現(xiàn)階段比較分散的管理模式，相關(guān)部門應(yīng)該加強(qiáng)組織和監(jiān)督的作用，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行科學(xué)化管理，實(shí)現(xiàn)資源共享，做好明確的分工細(xì)化工作，避免各部門在工作時(shí)產(chǎn)生意見分歧，造成資源浪費(fèi)的情況。為了提高檔案管理的效率，減少不必要的環(huán)節(jié)，相關(guān)政府部門可打造統(tǒng)一的社保檔案管理機(jī)構(gòu)，避免出現(xiàn)職權(quán)相互脫節(jié)的情況。一方面，做好社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案調(diào)研工作，主動(dòng)搜集關(guān)鍵信息，從長遠(yuǎn)角度分析社保檔案管理中的相關(guān)問題，做好科學(xué)規(guī)劃和管理，成立專門的檔案管理部門，避免出現(xiàn)職權(quán)脫節(jié)的情況。另一方面，對于現(xiàn)階段檔案管理中的問題，向社會征集有效的解決方案，做好信息溝通，認(rèn)真分析征集的意見，聽取專家建議，進(jìn)行分析、論證和取證，通過試點(diǎn)的方式總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，而后在整個(gè)社會推廣和優(yōu)化，改善現(xiàn)階段檔案管理中的不足之處。

為充分體現(xiàn)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的優(yōu)勢，還需要為其提供法律方面的支持，國家相關(guān)部門建立有效的法律體系，基于“人本”理念，將“為人民服務(wù)”的宗旨貫穿始終。首先，出臺對應(yīng)的法律規(guī)定，要求國家職能部門將社保體系提上日程，借鑒西方發(fā)達(dá)國家的經(jīng)驗(yàn)，出臺一些政策性強(qiáng)的措施，彌補(bǔ)現(xiàn)階段制度上的缺陷，為檔案管理工作的開展提供法律上的支持。其次，加強(qiáng)執(zhí)法，完善法律法規(guī)，要求社保檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)法律知識，避免在檔案管理中出現(xiàn)違法行為。職能部門加大執(zhí)法力度，做好違法的徹查工作，促使檔案管理人員履行職責(zé)。最后，做好總結(jié)和分析工作，總結(jié)社保檔案管理的工作情況，聽取檔案管理人員的匯報(bào)，分析原因，調(diào)取資源，為社保工作的順利開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理水平

第一，社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案管理是一項(xiàng)政策性和業(yè)務(wù)性極強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員積極學(xué)習(xí)相關(guān)的法律知識、業(yè)務(wù)知識，提高自身的信息化水平，積極參與相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng)，促進(jìn)自我檔案管理水平的提升。對此，社保經(jīng)辦單位則是結(jié)合當(dāng)下人才發(fā)展情況，做好檔案人員的培訓(xùn)工作，針對檔案管理相關(guān)規(guī)定、社保業(yè)務(wù)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和電子檔案管理有關(guān)內(nèi)容深入講解，組織檔案管理人員進(jìn)行工作上的交流，并對經(jīng)辦過程中遇到的疑難問題進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，切實(shí)提高檔案管理人員的綜合水平。

第二，在社保檔案管理人才的引進(jìn)上，堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展的原則，做到與時(shí)俱進(jìn)，將人才發(fā)展作為重點(diǎn)。轉(zhuǎn)變以往單一的人才選拔方式，從個(gè)人能力、職業(yè)素養(yǎng)及專業(yè)特長等方面進(jìn)行人才選拔，實(shí)現(xiàn)對人才資源的合理配置。對于一些檔案管理工作中的典型案例，進(jìn)行廣泛宣傳，形成良好的行業(yè)發(fā)展氛圍，將愛崗敬業(yè)的理念滲透各方面。為打造專業(yè)的人才引進(jìn)機(jī)制，必須重視對人才的挖掘和選拔，從崗位內(nèi)挖掘一批能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)突出的人員，擔(dān)任重要的管理工作。

第三，社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)建立完善的薪酬制度，結(jié)合部門工作內(nèi)容合理分配，將職工的工作效率、工作態(tài)度和最終的工資有效結(jié)合，完善人才晉升渠道，對表現(xiàn)優(yōu)異的職工給予獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)部門職工工作積極性。用績效完善的考核體系來提高管理部門的工作效率，更好地為我國社保事業(yè)服務(wù)。

5.利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，確保檔案管理的安全性

在社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)據(jù)化管理中，利用網(wǎng)絡(luò)搜集關(guān)鍵詞就能尋找對應(yīng)的數(shù)據(jù)，應(yīng)對其分類管理，以實(shí)現(xiàn)高效管理。同時(shí)，必須重視電子檔案的安全性。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)可以建立共享化的數(shù)據(jù)資源庫，日常工作的時(shí)候?qū)?shù)據(jù)編輯，定期整理和校訂，實(shí)現(xiàn)查漏補(bǔ)缺，借助系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全日記，對信息檢索技術(shù)優(yōu)化，體現(xiàn)在線化和智能化的發(fā)展特點(diǎn)。

首先，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案管理水平。物聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的發(fā)展，提升了社保檔案管理的水平，但也面臨著安全性挑戰(zhàn)。因此，利用身份驗(yàn)證和殺毒軟件等方式，做好檔案備份工作，從網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)資源庫和數(shù)據(jù)信息等方面合理分析，避免業(yè)務(wù)檔案被篡改，體現(xiàn)社保檔案的真實(shí)性特點(diǎn)。

其次，做好異地備份工作。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)嚴(yán)格落實(shí)備份制度，降低各種突發(fā)事件帶來的負(fù)面影響。結(jié)合相關(guān)要求，將歸檔工作和電子文件集中管理，一套保存，一套查閱使用，一套異地備份。

最后，加大資金投入，完善基礎(chǔ)性的安全管理工作。嚴(yán)格按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》為社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案管理提供良好的存放場所，并在重要部位安裝自動(dòng)報(bào)警設(shè)備，提升檔案管理的自動(dòng)化和信息化水平。此外，隨著各項(xiàng)工作的逐一落實(shí)，還要簽訂對應(yīng)的業(yè)務(wù)檔案安全保護(hù)協(xié)議，將安全管理工作落實(shí)到各個(gè)層面。

四、結(jié)束語

社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要認(rèn)識檔案管理的重要性，組織相關(guān)人員認(rèn)真分析現(xiàn)階段檔案管理中存在的問題，尋找有效的解決措施，實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)和社保工作的同步發(fā)展。在具體實(shí)踐的過程中，社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)將“以人為本”的理念貫穿其中，利用信息技術(shù)創(chuàng)新檔案管理方式，完善管理制度，打造專業(yè)的人才管理隊(duì)伍，以此提高社保工作質(zhì)量，促進(jìn)我國社會保障工作順利進(jìn)行。

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（作者單位：昌邑市社會保險(xiǎn)事業(yè)中心）