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        淺議鐵路檔案管理的信息化發(fā)展路徑

        2023-07-10 06:06:15魏婷
        蘭臺內(nèi)外 2023年16期
        關鍵詞:鐵路企業(yè)檔案管理信息化

        魏婷

        摘 要:鐵路企業(yè)檔案管理信息化是鐵路現(xiàn)代化建設的重要途徑之一,將現(xiàn)代化信息技術手段與鐵路檔案管理相結合,更有利于鐵路企業(yè)的長久發(fā)展。目前,在鐵路檔案管理的信息化進程中還存在著諸多問題,主要集中在鐵路檔案管理的信息化意識較弱,企業(yè)沒有認識到檔案管理信息化對于企業(yè)發(fā)展的重要性,由于缺少專業(yè)的信息化人才,導致對于檔案管理信息化的思路不夠清晰,目標與具體措施不一致等。所以,鐵路企業(yè)應該加強對鐵路檔案管理信息化的正確認識,深度了解檔案管理信息化對于鐵路發(fā)展的重要性,吸納更專業(yè)的信息化人才,明確鐵路企業(yè)檔案管理信息化的思路和目標,推動鐵路檔案管理信息化進程。

        關鍵詞:鐵路企業(yè);檔案管理;信息化

        鐵路作為我國國民經(jīng)濟發(fā)展的支柱產(chǎn)業(yè)之一,將鐵路企業(yè)檔案管理信息化是十分必要的,鐵路企業(yè)是我國最重要的基礎設施之一,在我國的經(jīng)濟發(fā)展中起到了至關重要的作用,不但帶動了國民經(jīng)濟的飛速發(fā)展,也為各類人才提供了就業(yè)機會。鐵路檔案管理信息化是鐵路企業(yè)向智慧型和創(chuàng)新型企業(yè)轉(zhuǎn)型的重要一環(huán),能夠使鐵路企業(yè)的檔案管理更加規(guī)范。所以,鐵路檔案管理信息化對鐵路企業(yè)的健康長久發(fā)展,以及我國的經(jīng)濟發(fā)展有著十分重大的現(xiàn)實意義。

        一、鐵路檔案管理含義

        1.檔案管理的含義

        檔案管理亦稱檔案工作,是檔案館(室)直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱,也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。一方面,鐵路檔案管理有利于鐵路工作順利進行;另一方面,還有利于鐵路企業(yè)梳理發(fā)展歷史,并針對鐵路發(fā)展歷史展開研究。而鐵路檔案管理的信息化在當今互聯(lián)網(wǎng)時代是十分必要的,鐵路檔案管理需要緊跟時代步伐,進行檔案管理信息化建設,使鐵路企業(yè)的各項工作能夠更加順利地開展,使相關資料的查閱更加便捷,對鐵路的良好發(fā)展有著不可或缺的作用。

        2.信息化的內(nèi)涵

        信息化不僅是一個過程,更是一種狀態(tài),信息化是指能夠利用現(xiàn)代信息技術,促進相關對象或者相關領域不斷發(fā)展的過程,并使對象或者某個領域達成一種新形態(tài)。信息化是將現(xiàn)代信息技術與新時代的管理理念相融合,能夠使相關資料數(shù)據(jù)化,通過信息化手段為相關產(chǎn)業(yè)的決策提供幫助,有利于提升企業(yè)管理的效率。

        二、鐵路檔案管理信息化的意義

        1.有利于提升鐵路檔案管理的工作質(zhì)量

        鐵路企業(yè)的檔案管理是一項復雜煩冗的工作,其包含了關于鐵路工作的各個方面,部分鐵路企業(yè)的檔案管理工作開展得較為困難,檔案管理的工作成果也有些不盡如人意,與實行檔案管理的工作目標有著較大的差距,沒有達到預期效果,而鐵路檔案管理信息化在一定程度上能夠改善這種情況。鐵路檔案管理信息化本質(zhì)是運用現(xiàn)代信息化技術展開檔案管理工作,將鐵路檔案管理信息化和數(shù)據(jù)化,能夠大大降低鐵路企業(yè)檔案管理工作人員的工作壓力和工作負擔,有利于提升鐵路檔案管理的工作質(zhì)量和效率,使鐵路檔案管理工作更加便捷,相關資源的傳播更加便利,提升鐵路信息在企業(yè)的傳播速度,有利于鐵路工作整體效率的提升,不斷推動鐵路檔案管理工作的規(guī)范化。

        2.信息化是鐵路檔案管理工作現(xiàn)代化的必然要求

        鐵路檔案管理工作與信息化手段相結合,能夠提升鐵路企業(yè)檔案管理工作的效率和質(zhì)量,鐵路檔案管理信息化是鐵路企業(yè)現(xiàn)代化建設和發(fā)展的必然要求。傳統(tǒng)的鐵路檔案管理模式經(jīng)常會出現(xiàn)信息錯誤或信息偏差等情況,紙質(zhì)版檔案不僅不便于保管,在一定程度上還限制了相關信息資源的傳閱速度,資源傳播速度慢導致各個部門產(chǎn)生矛盾。傳統(tǒng)的檔案管理模式由于形式的限制無法使各個部門及時接收信息資源,容易產(chǎn)生信息誤差,從而導致企業(yè)無法及時做出正確決策。并且,傳統(tǒng)檔案管理模式成本相較于信息化手段更高,不利于企業(yè)管理降低成本。傳統(tǒng)的鐵路檔案管理模式主要依賴于紙質(zhì)檔案,這種模式相較于信息化管理模式更占用空間,隨著時間的推移,保管難度會越來越大,查閱起來也有一定的難度,需要有充足的時間用來翻找,而檔案管理信息化能夠很好地避免這種情況,可以及時將信息傳送到各個部門,避免信息誤差,數(shù)據(jù)化的模式也更便于保管,不會因為時間的變化增加保管難度,降低了鐵路檔案管理的成本,也提升了檔案管理的工作效率,是鐵路檔案管理工作現(xiàn)代化的必然發(fā)展趨勢。

        3.有利于提升鐵路檔案管理的安全性

        傳統(tǒng)的鐵路檔案管理模式最大的弊端之一就是保管不便,容易出現(xiàn)檔案管理不全、模糊或者丟失的情況,導致鐵路企業(yè)在檔案管理的安全方面不斷提高成本,而鐵路檔案管理信息化能夠有效避免這種現(xiàn)象。鐵路檔案管理信息化是將檔案以現(xiàn)代化的信息技術手段加以保存,將檔案依托電子設備設施、互聯(lián)網(wǎng)多媒體手段進行保存和傳播,能夠減少檔案丟失等情況,且保管時間更加長久,大幅提升了鐵路檔案管理的安全性和長久性。尤其是隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展,鐵路檔案管理信息化更符合當今社會現(xiàn)代化建設的要求,更能凸顯檔案對于鐵路行業(yè)的重大價值。

        三、鐵路檔案管理信息化的特點

        1.一體化

        鐵路企業(yè)檔案管理信息化是非常必要的,鐵路檔案管理信息化最重要的特點之一是檔案管理一體化。傳統(tǒng)的檔案管理模式是各個部門分開管理,每個部門管理與本部門相關的檔案管理,這也就導致了鐵路企業(yè)的檔案無法形成一個完整的體系,也會給工作人員的查閱帶來不便。而信息化的檔案管理能夠?qū)⑼暾臋n案信息存儲在現(xiàn)代高端電子設備中,無須各個部門分開管理,能夠形成檔案管理一體化,能夠?qū)n案分門別類地存儲好,工作人員查閱檔案只需要一鍵檢索,就能夠看到需要的檔案,節(jié)省了時間成本,并且形成自動化的管理模式,為鐵路企業(yè)檔案管理的工作人員減輕了工作負擔。

        2.自動化

        鐵路企業(yè)檔案管理的工作繁多,包括對檔案的統(tǒng)計、銷毀以及工作人員對檔案的查閱和歸還等,每項工作都需要耗費過多的時間,利用信息化檔案管理模式能夠有效減少這些復雜的工作。鐵路檔案管理信息化能夠自動化將檔案分類統(tǒng)計,也不再需要人工銷毀檔案,信息化的檔案管理能夠智能劃分工作人員可以查閱的檔案范圍,避免因為人工失誤導致的檔案外泄等問題,有效保證了檔案的安全性問題。鐵路企業(yè)檔案管理信息化是鐵路企業(yè)發(fā)展中至關重要的一部分,自動化的檔案管理模式有效提升了檔案管理的效率。

        四、鐵路檔案管理信息化存在的問題

        1.檔案管理信息化的意識較弱

        鐵路企業(yè)對檔案管理的重要性認識不夠充分,部分企業(yè)不重視檔案管理建設,缺乏對檔案管理的正確認識,對鐵路檔案管理信息化更是不夠了解。鐵路企業(yè)缺少檔案管理意識,認為檔案管理不重要,對其保管也較為粗糙,更多的是將重心放在了企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展上,忽視了檔案管理在鐵路企業(yè)發(fā)展道路上的巨大作用。同時,沒有樹立正確的檔案管理信息化意識,相關認識淡薄,檔案管理工作人員缺少工作熱情,缺乏工作責任心,沒能及時開展鐵路檔案信息化建設,使鐵路檔案管理信息化的進程一直在原地踏步,檔案管理的能力低下。另外,鐵路企業(yè)自身也存在問題,企業(yè)沒有意識到傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不符合當今社會的發(fā)展要求,沒有意識到傳統(tǒng)的檔案管理模式跟不上人們對于資源需求的速度,企業(yè)缺少這方面的意識,導致檔案管理工作人員對其不重視,一定程度上拖慢了檔案管理信息化進程。

        2.缺少鐵路檔案管理信息化的專業(yè)人才

        鐵路檔案管理信息化進程慢,不僅因為鐵路企業(yè)檔案管理信息化的意識較弱,更因為鐵路企業(yè)缺少專業(yè)的檔案管理信息化人才。檔案管理對人才和設備設施都有著很高的要求,信息化需要借助高端設備設施為載體,而大部分鐵路企業(yè)缺少高端的設備設施及專業(yè)人才。鐵路企業(yè)檔案管理人才更多是趨向于傳統(tǒng)的檔案管理模式,對新型的信息化模式了解較少,也缺乏實踐經(jīng)驗,對信息化手段運用不成熟,信息化水平較低,缺少信息化的專業(yè)知識,導致鐵路檔案管理信息化進程遲緩。一方面,企業(yè)缺少專業(yè)人才來帶動檔案管理信息化建設;另一方面,鐵路檔案管理信息化對高端設備設施的需求是必不可少的,而大部分鐵路企業(yè)沒有加大此方面的投入意識,大多數(shù)鐵路企業(yè)的電子設備設施都是陳舊過時的,甚至部分是有故障的。企業(yè)沒有定期更新和維修相關設備設施的意識,整體運行十分落后,檔案管理信息化建設也較為困難,對鐵路檔案管理信息化的投入也較少。

        3.鐵路檔案管理信息化思路模糊

        鐵路檔案管理信息化是鐵路企業(yè)現(xiàn)代化建設的必然要求,而鐵路企業(yè)對于檔案管理信息化建設的思路并不清晰,甚至是模糊的。企業(yè)對于檔案管理信息化的認知還停留在表面,沒有深入挖掘檔案管理信息化對于鐵路企業(yè)發(fā)展的巨大價值。鐵路企業(yè)開展檔案管理信息化的進程不統(tǒng)一,各個部門之間的措施也各不相同,導致鐵路企業(yè)檔案管理信息化存在矛盾。檔案管理信息化建設需要從鐵路企業(yè)的整體入手,整個企業(yè)應從上到下進行下沉式的信息化改革,但鐵路企業(yè)的信息化改革經(jīng)常出現(xiàn)各部門“各自為政”,沒有統(tǒng)一的思路進行信息化建設。另外,企業(yè)的檔案管理信息化目標和思路與實際行動也存在矛盾,檔案管理信息化的思路與企業(yè)的具體行為不統(tǒng)一和不一致,導致企業(yè)檔案管理信息化建設不夠徹底,也不夠規(guī)范,大大降低了鐵路企業(yè)檔案管理信息化的成果,不利于鐵路企業(yè)長久健康發(fā)展。

        五、鐵路檔案管理信息化的優(yōu)化對策

        1.加強對鐵路檔案管理信息化的正確認識

        鐵路企業(yè)必須加強對檔案管理信息化的正確認識,從自身入手改變“重外在發(fā)展,輕內(nèi)在管理”的思想,外在發(fā)展固然重要,但內(nèi)在管理也影響著一個企業(yè)的發(fā)展,鐵路企業(yè)要重視檔案管理信息化,充分認識到檔案管理信息化對于鐵路企業(yè)發(fā)展的重要性,用正確的思想影響企業(yè)員工。鐵路企業(yè)樹立正確的檔案管理信息化意識,用企業(yè)行為帶動檔案管理工作人員的工作熱情,提升工作責任心,及時開展檔案管理信息化建設,讓工作人員充分意識到相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式,信息化模式更具優(yōu)勢,也更便捷,讓檔案管理工作人員從根本上接受信息化改革,激發(fā)工作人員的工作熱情,通過自身能動性帶動鐵路企業(yè)檔案管理信息化的發(fā)展,推動鐵路檔案管理信息化進程,帶動鐵路企業(yè)的良好發(fā)展。

        2.吸納鐵路檔案管理信息化專業(yè)人才

        缺少專業(yè)的鐵路檔案管理信息化人才,是鐵路檔案管理信息化進程較慢的重要原因之一,鐵路企業(yè)目前擁有的人才都更趨向于傳統(tǒng)的檔案管理模式,對于信息化手段運用不成熟,這就需要企業(yè)吸納一批更為專業(yè)的鐵路檔案管理信息化人才,通過該類人才的專業(yè)能力帶動企業(yè)檔案管理的信息化發(fā)展,幫助企業(yè)的其他工作人員了解更多的信息化知識,提高鐵路企業(yè)檔案管理信息化水平。另外,鐵路企業(yè)對于檔案管理信息化設備設施的投入不足,應該加大相關方面的投入,信息化改革對于電子設備設施的要求是非常高的,企業(yè)應該及時維護和更新電子設備設施,淘汰陳舊過時的,用高端設備設施的新鮮感帶動員工的工作熱情,激發(fā)工作人員對于檔案管理信息化建設的興趣。高端的設備設施對于鐵路企業(yè)檔案管理信息化非常重要,能夠使鐵路企業(yè)檔案管理整體運行符合時代發(fā)展要求,推動鐵路企業(yè)檔案管理信息化的步伐。因此,加大信息化電子設備設施的投入與吸納專業(yè)人才是非常重要的措施。

        3.明確鐵路企業(yè)檔案管理信息化思路

        鐵路企業(yè)檔案管理信息化改革需要企業(yè)有明確的思路,鐵路檔案管理信息化是符合社會發(fā)展必然規(guī)律的,企業(yè)應該避免目標模糊不清等問題,明確改革思路更有利于鐵路企業(yè)檔案管理信息化的進度。鐵路企業(yè)要深度認知檔案管理信息化的意義,挖掘檔案管理信息化對于企業(yè)的重要性。檔案管理信息化需要鐵路企業(yè)從上到下,從內(nèi)到外統(tǒng)一進行,企業(yè)應有明確的目標和具體的思路,讓企業(yè)的檔案管理信息化建設能夠落到實處,而不是各說各話,互相矛盾,流于表面。鐵路企業(yè)檔案管理信息化需要各個部門的行為統(tǒng)一,目標一致,上層領導有明確的決策,下層員工有具體的實施方案,上下統(tǒng)一,使鐵路企業(yè)檔案管理信息化建設更加充分和徹底,也更加規(guī)范,提升鐵路企業(yè)檔案管理信息化的成果,構建合理的管理體系,使鐵路企業(yè)檔案管理更具安全性,也更有效率。

        4.建立健全鐵路檔案管理信息化的相關制度

        規(guī)章制度對于一個企業(yè)的發(fā)展有著不可或缺的作用,鐵路企業(yè)想要推動檔案管理信息化進程必須要建立健全相關規(guī)章制度,舊的規(guī)章制度不適用于新的發(fā)展模式,與信息化改革不相符,企業(yè)需要完善關于檔案管理信息化建設的相關制度,用制度規(guī)范員工的行為,劃定員工能夠查閱的范圍,避免因為制度的缺失而導致工作失誤,進一步保障鐵路企業(yè)檔案的安全性。

        六、結論

        鐵路檔案管理信息化建設是十分重要的工作,符合企業(yè)現(xiàn)代化建設必然要求,將現(xiàn)代信息技術手段運用到鐵路企業(yè)檔案管理工作中,能夠提升其管理的工作效率,減輕了檔案管理工作人員的工作負擔,降低了檔案管理的成本。同時,鐵路企業(yè)檔案管理信息化建設也應與時俱進,緊跟時代發(fā)展的步伐,使鐵路企業(yè)各個部門的信息交互更加便捷,對鐵路企業(yè)的長久發(fā)展起到了至關重要的作用。

        參考文獻:

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        (作者單位:中國鐵路西安局集團有限公司安康東站)

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