張景茹

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案的數(shù)據(jù)源發(fā)生了變化，檔案的收集、保存等在理論上也發(fā)生了很大改變，傳統(tǒng)的檔案管理方法難以適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理要求。因此，檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變管理觀念，采用新的管理理論來提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。在傳統(tǒng)的檔案管理中，通常會(huì)從采集的數(shù)據(jù)資料中選取有價(jià)值的信息來歸檔管理，但由于受到時(shí)代以及管理人員的制約，一些信息的潛在價(jià)值沒有被發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致這些信息沒有被歸檔，造成損失。在此背景下，本文以電力企業(yè)檔案管理為研究主體，探究電力企業(yè)在大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理創(chuàng)新的對策，僅供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；電力企業(yè)；檔案管理；對策分析

大部分電力企業(yè)在信息時(shí)代開始改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)變到電子檔案管理。電子檔案數(shù)字化平臺(tái)不但打破了空間和時(shí)間的限制，還能減輕工作人員的工作量，提升工作效率。大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理在為電力企業(yè)帶來便捷的同時(shí)，也為其提出了挑戰(zhàn)。對于企業(yè)來說，如何保障檔案信息的安全，在電子檔案數(shù)字化平臺(tái)如何存儲(chǔ)海量的檔案信息是需要重點(diǎn)考慮的問題，為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢，本文提出檔案管理創(chuàng)新的策略，希望可以為電力企業(yè)發(fā)展提供方向。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代，電力企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)分析

1.檔案資源種類繁多

對于電力企業(yè)來說，在生產(chǎn)、維修、審計(jì)以及結(jié)算等環(huán)節(jié)會(huì)涉及較多的數(shù)據(jù)和信息，在管理上具有難度。電力企業(yè)隨著體制改革的深入發(fā)展，開始將目光聚集在各個(gè)管理環(huán)節(jié)的檔案系統(tǒng)開發(fā)上，各個(gè)部門在管理期間工作任務(wù)可能會(huì)存在交叉，導(dǎo)致各管理系統(tǒng)之間針對同一個(gè)事項(xiàng)可能會(huì)產(chǎn)生重復(fù)的數(shù)據(jù)信息，在檔案信息上會(huì)出現(xiàn)重復(fù)歸檔的現(xiàn)象。企業(yè)在日常運(yùn)營期間，會(huì)涉及較多采購檔案、文書檔案、技術(shù)檔案以及基建項(xiàng)目檔案等，這些檔案種類繁多，再加上不同種類的檔案在存儲(chǔ)和管理上差別較大，電力企業(yè)面對繁雜的檔案信息，如何進(jìn)行針對性管理是有關(guān)人員需要考慮的問題。

2.檔案信息數(shù)據(jù)安全問題非常突出

大數(shù)據(jù)時(shí)代，各個(gè)企業(yè)開始加大開發(fā)檔案管理平臺(tái)的力度，在平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)了智能化操作。然而，在虛擬環(huán)境下，各個(gè)軟硬件設(shè)備設(shè)施以及開發(fā)的系統(tǒng)是否安全也是電力企業(yè)需要關(guān)注的問題。電力企業(yè)具有發(fā)展特殊性，內(nèi)部檔案信息涉及很多涉密信息，包含員工的隱私和企業(yè)的商業(yè)信息，甚至是國家的機(jī)密信息等，一旦上述信息被盜取，不但會(huì)影響企業(yè)的發(fā)展，而且對國家會(huì)產(chǎn)生不利影響。企業(yè)檔案管理應(yīng)參照保密管理制度的有關(guān)規(guī)定，涉密檔案信息不得借助智能化的方式上傳到檔案管理平臺(tái)，要以紙質(zhì)管理的方式存儲(chǔ)在檔案室中。同時(shí)，在存儲(chǔ)管理涉密信息上，要和非涉密信息分開管理并專柜存放。計(jì)算機(jī)技術(shù)雖然為電力企業(yè)發(fā)展和管理提供了便捷，但其會(huì)受到病毒、黑客的侵襲，再加上網(wǎng)絡(luò)具有傳染性、復(fù)雜性以及隱蔽性，在遭遇侵襲后具有較差的自控力。因此，檔案管理人員要重視網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)，制定防范對策，未雨綢繆，以降低風(fēng)險(xiǎn)，保障檔案管理工作順利實(shí)施。

3.用戶對檔案服務(wù)質(zhì)量需求不斷增加

大數(shù)據(jù)時(shí)代是信息不斷增長的時(shí)代，用戶在平臺(tái)上面臨著龐大的數(shù)據(jù)群體，如何幫助其找到精準(zhǔn)、有效的數(shù)據(jù)信息，也是檔案管理人員需要關(guān)注的問題。據(jù)調(diào)查，我國電力企業(yè)檔案管理人員在認(rèn)知檔案服務(wù)上存在思想誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作屬于事務(wù)性工作，人人都可以做到。還有的管理人員認(rèn)為，檔案管理工作具備機(jī)密性，一般情況下不能對外提供信息。實(shí)質(zhì)上，檔案管理工作專業(yè)性較強(qiáng)，信息時(shí)代更是對檔案管理人員綜合素養(yǎng)提出了較高的標(biāo)準(zhǔn)和要求，檔案管理人員不但專業(yè)技能要達(dá)到企業(yè)需求，還要不斷學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)和管理等方面的知識(shí)。在信息開放時(shí)代，用戶對信息共享程度需求逐年遞增，對于電力企業(yè)檔案管理部門來說，要隨著社會(huì)發(fā)展的步伐與時(shí)俱進(jìn)，引進(jìn)完善的技術(shù)手段，加大設(shè)備設(shè)施的投放力度，檔案管理人員要時(shí)刻關(guān)注檔案保密和應(yīng)用之間的關(guān)系，提升檔案管理的創(chuàng)新力度。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代，電力企業(yè)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的原則

1.一次性整體規(guī)劃和分批有序原則

電力企業(yè)檔案管理體系具備系統(tǒng)性，在管理創(chuàng)新中要將大數(shù)據(jù)特色模式體現(xiàn)出來，在檔案管理平臺(tái)建設(shè)期間，要參照一次性整體規(guī)劃和分配有序的原則，結(jié)合電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)實(shí)情況，在推進(jìn)檔案建設(shè)體系正常運(yùn)作的同時(shí)，統(tǒng)籌規(guī)劃，加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)，以此為信息需要者提供準(zhǔn)確的資源和數(shù)據(jù)。

2.共享原則

電力企業(yè)全權(quán)負(fù)責(zé)檔案信息管理工作，為順應(yīng)部門業(yè)務(wù)需求，還必須打破部門之間的壁壘，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，提升檔案管理資源的應(yīng)用率，保障各部門的基本檔案資源需要，為電力企業(yè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.科學(xué)、合理的前瞻性原則

電力企業(yè)在檔案信息管理理念上要具備前瞻性，在堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)原則的基礎(chǔ)上，借助超前眼光進(jìn)行管理工作，提升檔案信息管理的科學(xué)性與合理性?；陔娏ζ髽I(yè)的現(xiàn)實(shí)出發(fā)，預(yù)測未來檔案發(fā)展趨勢，制定發(fā)展目標(biāo)，結(jié)合系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)際情況將電力企業(yè)發(fā)展活力激發(fā)出來。

4.關(guān)注創(chuàng)新，突出特色

電力企業(yè)在建設(shè)檔案管理信息體系過程中，要了解大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢，把握大數(shù)據(jù)發(fā)展方向，并關(guān)注電力企業(yè)的發(fā)展特征，結(jié)合實(shí)際情況制定合理的管理方案。在大數(shù)據(jù)時(shí)代加大檔案管理力度，離不開電力企業(yè)的特色設(shè)計(jì)模式，企業(yè)要關(guān)注創(chuàng)新性原則，在檔案信息機(jī)制建設(shè)上引進(jìn)完善的技術(shù)，構(gòu)筑大數(shù)據(jù)獨(dú)特的發(fā)展思路，盡可能利用設(shè)計(jì)資源，在全公司落實(shí)創(chuàng)新全面的理念，以此保障檔案管理信息的完整性。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代，電力企業(yè)檔案管理創(chuàng)新策略分析

1.加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高信息安全保護(hù)力度

據(jù)調(diào)查，部分電力企業(yè)在社會(huì)創(chuàng)新發(fā)展背景下，開始將關(guān)注重心集中在技術(shù)研發(fā)上，建議電力企業(yè)可以開發(fā)數(shù)字檔案館系統(tǒng)。一方面，可以實(shí)現(xiàn)與企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)的互通，讓公文可以在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)在線歸檔；另一方面，數(shù)字檔案館系統(tǒng)也能有效存儲(chǔ)檔案信息。電力企業(yè)也可以革新傳統(tǒng)的存儲(chǔ)模式，應(yīng)用云存儲(chǔ)模式，保障檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性和完整性。同時(shí)，電力企業(yè)也要強(qiáng)化對檔案信息的安全保護(hù)力度。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，管理人員應(yīng)實(shí)施有效對策加強(qiáng)檔案管理信息的安全保護(hù)力度，堅(jiān)持安全第一的原則，做好檔案管理保護(hù)工作。第一，在電力企業(yè)內(nèi)部宣傳安全教育的重要性，強(qiáng)化思想教育，讓每個(gè)工作人員都能樹立檔案安全意識(shí)。檔案管理人員在日常工作中，要定期檢查檔案設(shè)備、檔案實(shí)體以及庫房情況，在工作開展中要參照檔案管理制度的要求，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，并將結(jié)果上報(bào)給相關(guān)負(fù)責(zé)人，做到發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，將損失和風(fēng)險(xiǎn)控制在一定的范圍。第二，完善網(wǎng)絡(luò)安全屏障機(jī)制。電力企業(yè)可以引進(jìn)專業(yè)創(chuàng)新的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、身份識(shí)別技術(shù)、信息加密技術(shù)等等，以免受到不法分子或病毒的攻擊。電力企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用上分開內(nèi)、外網(wǎng)計(jì)算機(jī)，盡可能將檔案系統(tǒng)安裝在內(nèi)網(wǎng)計(jì)算機(jī)上，并啟動(dòng)加密處理技術(shù)。企業(yè)要定期對殺毒軟件進(jìn)行更新和升級(jí)，保障信息數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)和可用，也要全方位對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，避免因安全事故導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或損壞。此外，電力企業(yè)也要和其他檔案館、企業(yè)建立合作關(guān)系，加強(qiáng)聯(lián)動(dòng)，進(jìn)行遠(yuǎn)程異地備份，為保障數(shù)據(jù)信息的安全，企業(yè)也可以建立災(zāi)害應(yīng)急恢復(fù)機(jī)制。第三，發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，信息傳統(tǒng)途徑隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展越來越廣，信息傳播速度也越來越快。借助現(xiàn)代新型技術(shù)，以互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)為基礎(chǔ)，推進(jìn)電子檔案管理的信息化發(fā)展。電力企業(yè)檔案管理涉及的數(shù)據(jù)眾多，在傳統(tǒng)的管理中，存在分類材料不詳細(xì)、資料文件不全等問題，管理層發(fā)揮新型技術(shù)的作用，能及時(shí)鑒定檔案數(shù)據(jù)，方便查缺補(bǔ)漏，對提升檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量也有現(xiàn)實(shí)意義。工作人員要注意，在應(yīng)用信息技術(shù)的過程中，要在不改變傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式的基礎(chǔ)上，對文件的查閱權(quán)限作出規(guī)定，對網(wǎng)絡(luò)溝通軟件的應(yīng)用情況作出監(jiān)督，合理地應(yīng)用涉密文件，保障電子數(shù)據(jù)和資料的準(zhǔn)確和安全，發(fā)揮紙質(zhì)管理和電子化檔案管理的優(yōu)勢。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)信息化管理也能全周期地管理檔案工作，在前期的接受鑒定資料、整理和入庫，到后期的數(shù)據(jù)查詢和應(yīng)用，都可以在信息平臺(tái)上完成，保障檔案管理工作得以順利地進(jìn)行。第四，加大檔案信息化建設(shè)的資金投入。政府財(cái)政投入是現(xiàn)階段檔案管理資金的主要渠道。因此，檔案部門管理人員可以爭取上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持，爭取到多方資金投入，來實(shí)現(xiàn)信息化基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)和管理。

2.完善制度建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)

保障工作有效性的關(guān)鍵是制度，制度的完善也是推進(jìn)電力企業(yè)檔案管理發(fā)展的基礎(chǔ)，建議企業(yè)要完善管理機(jī)制，為各部門人員工作發(fā)展提供借鑒。管理層要在思想和行為上認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)時(shí)代的特殊性，在管理制度中融入大數(shù)據(jù)時(shí)代嶄新的管理思想和意識(shí)，將電力企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平展示出來。同時(shí)，要借鑒國內(nèi)外檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合電力企業(yè)的實(shí)際情況，制定可行性的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，為了將管理工作的規(guī)范性體現(xiàn)出來，企業(yè)的管理層也要強(qiáng)化工作的落實(shí)力度，保障各部門可以參照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)來落實(shí)各項(xiàng)工作。

與此同時(shí)，信息時(shí)代電力企業(yè)也要將重點(diǎn)集中在信息技術(shù)的研發(fā)和引進(jìn)上，企業(yè)可以對內(nèi)引進(jìn)安全防護(hù)措施，提升檔案管理工作的機(jī)密性和安全性，賦予檔案信息傳輸和交流一定的安全標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)內(nèi)部技術(shù)人員也要在創(chuàng)新性原則基礎(chǔ)上對檔案信息進(jìn)行加密處理，如當(dāng)工作人員需要獲取檔案信息資料時(shí)，需要獲得訪問權(quán)限以及下載權(quán)限，允許后方可對檔案信息調(diào)取，通過此種方式提升安全系數(shù)，也能在源頭上減少檔案丟失的可能性。技術(shù)人員要在用戶的登錄界面實(shí)施安全技術(shù)管理舉措，設(shè)定登錄身份認(rèn)證程序，信息應(yīng)用人員要驗(yàn)證身份信息才可獲取需要的資源，杜絕不法分子盜取檔案信息。與此同時(shí)，技術(shù)人員也可以限制用戶的訪問時(shí)間，也可以在平臺(tái)上設(shè)置訪問的權(quán)限，在權(quán)限設(shè)定上，技術(shù)人員要保障其分層性，不僅能方便管理人員調(diào)取信息，還能提升檔案管理平臺(tái)的安全，盡最大可能降低檔案信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

3.構(gòu)建創(chuàng)新性的檔案管理體系

第一，電力企業(yè)管理層要集中規(guī)劃企業(yè)系統(tǒng)質(zhì)量監(jiān)督工作以及系統(tǒng)完善的規(guī)劃工作，在檔案創(chuàng)新系統(tǒng)建設(shè)期間，該系統(tǒng)中心主任集中掌握系統(tǒng)質(zhì)量和方向性事務(wù)，針對檔案創(chuàng)新內(nèi)容和制度要獨(dú)立開設(shè)系統(tǒng)，管理人員管理和規(guī)劃檔案創(chuàng)新設(shè)備工作，基于原有模式基礎(chǔ)加大創(chuàng)新和探索力度，找到順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的新型模式。第二，構(gòu)筑創(chuàng)新型的檔案系統(tǒng)組織，要派遣專人來負(fù)責(zé)檔案管理開發(fā)以及設(shè)備技術(shù)研發(fā)工作。第三，搭建檔案管理體系，由檔案創(chuàng)新人員和系統(tǒng)中心主任負(fù)責(zé)管理體系的運(yùn)營和設(shè)備維護(hù)工作，落實(shí)管理標(biāo)準(zhǔn)，在管理的各個(gè)板塊都要明確標(biāo)準(zhǔn)和要求，以此推進(jìn)檔案管理工作順利進(jìn)行。第四，營造開放的檔案管理創(chuàng)新氛圍，將檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)成更具開放性的系統(tǒng)，方便用戶在系統(tǒng)平臺(tái)可以自主學(xué)習(xí)，以此優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，企業(yè)也要出臺(tái)管理方針來輔助檔案管理體系，以此推進(jìn)檔案管理工作順利開展。

4.改變工作理念，完善檔案管理平臺(tái)

在大數(shù)據(jù)背景下，電力企業(yè)的管理層要革新思想，為檔案管理工作注入活力，這也是提升檔案管理水準(zhǔn)的基礎(chǔ)。要在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引導(dǎo)下，建設(shè)電子檔案，在平臺(tái)錄入檔案信息，并實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的科學(xué)管理，以此完善檔案信息庫。檔案數(shù)據(jù)庫的建立不但為工作人員提供了便捷，減輕了工作負(fù)擔(dān)，還能統(tǒng)一管理檔案資料，深度挖掘檔案信息的價(jià)值。總的來說，電力企業(yè)管理層要在思想上認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)融合檔案管理的價(jià)值，對改變傳統(tǒng)的思維，構(gòu)筑信息化思維，為檔案管理創(chuàng)新工作保駕護(hù)航。同時(shí)，檔案管理工作的質(zhì)量也會(huì)受到工作人員自身專業(yè)素養(yǎng)的影響，建議電力企業(yè)要對檔案管理人員定期培訓(xùn)，加強(qiáng)工作人員的專業(yè)技能，提升檔案管理工作人員的招聘門檻，為企業(yè)輸送高素質(zhì)的人才。電力企業(yè)要對工作人員實(shí)施嚴(yán)格的約束機(jī)制，讓工作人員了解到泄露檔案數(shù)據(jù)信息的危害，以此加強(qiáng)其安全防范意識(shí)。

此外，對于電力企業(yè)來說，也要完善檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，推進(jìn)檔案網(wǎng)絡(luò)的創(chuàng)新性發(fā)展，建議電力企業(yè)要參照自身發(fā)展情形，結(jié)合大數(shù)據(jù)發(fā)展特點(diǎn)，構(gòu)筑完善的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，可以聽取其他部門人員的建議，對網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)不足之處加以調(diào)整，以此提升檔案管理工作效率。電力企業(yè)也要結(jié)合發(fā)展條件，將投放力度集中在網(wǎng)絡(luò)信息化設(shè)備設(shè)施的引進(jìn)上，實(shí)現(xiàn)與大數(shù)據(jù)技術(shù)的融合，為檔案管理工作提供創(chuàng)新性。同時(shí)，電力企業(yè)要提高檔案管理保護(hù)和軟硬件開發(fā)力度，參照檔案形式和內(nèi)容為企業(yè)開發(fā)出適合下載和傳輸?shù)能浖?，使企業(yè)的檔案網(wǎng)絡(luò)機(jī)制更具實(shí)用性，具備存儲(chǔ)和收藏?cái)?shù)據(jù)的能力，在網(wǎng)絡(luò)上將檔案資源以數(shù)字化、智能化的方式呈現(xiàn)出來。此外，電力企業(yè)要在滿足信息需要者要求的基礎(chǔ)上，提升檔案管理信息化水平，以此為用戶提供便捷服務(wù)。為了保障檔案管理工作的安全，企業(yè)在構(gòu)筑完善的網(wǎng)絡(luò)機(jī)制后，要完善檔案資源標(biāo)準(zhǔn)和制度建設(shè)，如分析檔案資源和種類，針對類型相同的資源，企業(yè)要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，盡可能保障檔案管理工作的有效開展，以此提升檔案管理工作的專業(yè)性與規(guī)范性。

四、結(jié)論

隨著社會(huì)信息化程度不斷加深，人們對信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的依賴也隨之增加，大數(shù)據(jù)時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)具備的便捷性和高效性較強(qiáng)，為各行各業(yè)帶來了便捷。本課題以電力企業(yè)檔案管理工作為例，分析了檔案管理存在的不足，并結(jié)合電力企業(yè)的實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀，在完善平臺(tái)建設(shè)、加強(qiáng)制度建設(shè)、創(chuàng)新理念、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)等幾方面提出了完善建議，希望為電力企業(yè)創(chuàng)新檔案管理體系提供參考價(jià)值。

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（作者單位：廣東威恒輸變電工程有限公司）