施佳慧　王蕾　王楚然

在高校教學管理體系中，教學秘書工作是基礎教學管理環(huán)節(jié)中的重要一環(huán)。為了更好地在基層教學管理中發(fā)揮作用，建立起一支專業(yè)的教學秘書隊伍是必要的。

近年來，高等教育事業(yè)在蓬勃發(fā)展，高等院校隊伍在不斷壯大，挑戰(zhàn)也隨之而來，民辦高校皆面臨的挑戰(zhàn)便是轉設。轉設中與教學息息相關的教學管理工作顯得尤為重要，教學秘書作為基層的教學管理人員，在基層教學管理中發(fā)揮重要作用。因此，教學秘書應找好定位發(fā)揮作用、不斷提升應有素質、分析現(xiàn)狀尋求發(fā)展、在新時代下提高工作效率，做好教學秘書工作，以此來提升基層教學管理工作水平，為學校的高質量發(fā)展貢獻出一份力量。

一、教學秘書的定位及作用

教學秘書是基礎教學管理中的重要一環(huán)，也是基礎行政管理中的重要組成部分。換言之教學秘書是建立在學校教學工作和各個學院、各個院系之間的橋梁，也是學校與各個學院行政工作的紐帶。通常教學工作由教務處發(fā)布，再由教學秘書完成傳達、落實與反饋。行政工作中部門對接、上傳下達等，也由教學秘書來執(zhí)行。

（一）教學秘書的定位

1.基礎教學管理者

①對教學資料的管理

教學資料的特點是基數(shù)大、種類繁多且需要長期儲存，教學秘書需要將資料分門別類地整理、保存起來。做到在任何情況下需要時能夠快速地找到查閱，同時確保教學資料得到規(guī)范有序的保存和管理。

②對教學工作的管理

教學秘書不只有教學管理職能，還有行政管理職能，對教學工作的管理就是行政管理職能，包括學院教學任務的落實，教師工作量的確認，調課、停課以及補課的管理安排等。

③對教學質量監(jiān)控管理

教學質量的監(jiān)控也是教學秘書的管理職能之一，定期將教師同行聽課表，學生反饋信息和督導反饋建議進行整理，根據(jù)實際情況對教學的各個環(huán)節(jié)進行監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給任課教師進行調整，以提高教學質量。

2.師生服務者

教學秘書的工作綜合性強，需要較好的服務意識。日常工作需要服務于學院領導、服務于教師、服務于學生。

教學秘書在實際工作中，應實時監(jiān)控各個教學環(huán)節(jié)，包括教師的授課情況，教學任務的完成度、教學質量以及學生的學習情況、課堂表現(xiàn)。定期作出事實情況分析，為學院及領導的行政決策做好服務、為具體項目的申請和開展做好服務。此外從教師和學生的實際需求為出發(fā)點，將教師教學所需、學生學習活動所需的情況，反饋給學院、學校，對教師工作和學生學習給予有力的支持。

3.領導參謀者

教學秘書屬于秘書的一種，在學院內主要是做領導的參謀助手。在領導的決策中，教學秘書可以提供必要的信息以及可采用的建議給領導。通過教學秘書的這一職能，協(xié)助教學政策的實施，包括參與各項制度的制定，教學計劃的制定。

（二）教學秘書的作用

1.保證教學有序開展

教學秘書的工作是在高校領導、教師和學生之間進行信息的下發(fā)和上傳，是連接著幾個對象的重要橋梁，換言之教學秘書是高校信息傳遞的中心樞紐。如果教學秘書的工作完成得不理想，領導下發(fā)的政策或信息沒有及時地傳遞到位，或者是教師和學生在教學和學習中反饋信息不能及時得到處理，都將直接影響到高校整體的教學進以及教學質量。所以高校的教學秘書工作的作用之一，也是較為重要的一點就是保證學院教學工作的有序開展。

2.促進提高教學質量

提高教學質量，是高校教學工作的永恒主題。而提高教學質量的保障便是有效的教學管理工作。教學秘書作為基層教學管理者，同時涉及多個層面，在學院外部與各部門保持網狀聯(lián)系，在學院內部從部門領導到教師再到所教的學生，在各個層面中都有很多的參與。所以教學秘書自身的素質和工作能力會在學校每個層面的工作中起到積極作用，以此促進提高教學質量的重要保障。

二、工作現(xiàn)狀和發(fā)展途徑

（一）工作現(xiàn)狀

1.工作壓力大，心理負擔重

隨著高校的不斷發(fā)展，學校的教師及學生人數(shù)增加，教學秘書的工作日益增加，心里壓力也隨之增大，容易產生心理負擔。每個學院只配備一名教學秘書，而教學秘書面對的是數(shù)十位老師和數(shù)千名學生，所有的問題都經教學秘書之手處理解決，但面對師生身份的特殊性，教學秘書的工作稍有不慎帶來的就是教學事故，因此心理負擔較重。常年在教學秘書崗位工作的老師，在處理問題中要站在學校、學院運行的角度顧全大局，往往得不到師生的理解，長此以往的同事關系、師生關系，使得教學秘書容易出現(xiàn)負面情緒，得不到釋放漸漸產生對教學秘書工作的不滿和職業(yè)倦怠。

2.工作得不到足夠的重視

首先，外界對教學秘書工作的重視不夠，因為教學秘書的工作主要是以輔助性和服務性為主，工作的成效也是以潤物細無聲的狀態(tài)調整著日常教學管理工作，很難作出顯著的成績。其次，長期存在于這種狀態(tài)中，是教學秘書自身也出現(xiàn)了不重視的現(xiàn)象，部分教學秘書會認為自己的工作教師“傳聲筒”，將信息及時下達，收集到的信息及時反饋即可。并且認為自己的工作繁瑣且重復性高，無法重視自己的工作，感受不到自身的價值。

3.培訓及交流機會較少

在高校中，崗位的核心是任課教師，往往院校的資金和政策也是偏向任課教師的。培訓和交流活動一般也以任課教師為主，教學秘書定位是服務于師生，也因此不被院校重視，相應的機會就會更少，只能憑借自身的經驗完成工作，在工作中摸著石頭過河，使得教學秘書的知識結構建立慢，且工作能力很難有大幅度的提升。

另外大多數(shù)教學秘書沒有晉升空間和上升路線，轉崗和跳槽的比例很高，使得教學秘書的工作崗位流動性很大。

（二）發(fā)展途徑

1.建立健全機制

在考評教學秘書工作時，需要抓住教學秘書工作的重點，看結果的同時也要重視過程。對于在考評中工作出色的人員進行表彰鼓勵，激發(fā)教學秘書對本職工作的熱情。同時，可以依據(jù)教學秘書的工作特點，在薪資待遇和晉升路徑上改進。清晰的晉升路線是教學秘書前行的方向和指南，在晉升過程中既是成長進步的過程，也是為學校做出貢獻的過程。相應的調整教學秘書的薪資待遇，有利于激發(fā)對工作的積極性。另外，健全的考評機制、清晰的上升路線、匹配的薪資待遇，有利于保證教學秘書的穩(wěn)定性，減少轉崗跳槽等情況。

2.合理分工

部分高校的教學秘書同時也肩負行政秘書工作，在日常工作中很難專心在教學管理工作方面鉆研，這不利于教學管理工作的發(fā)展。這是學校和學院不愿看到的，同時也是教學秘書本身不愿看到的，但日常工作中的確如此。本身教學秘書工作較為瑣碎，常常多任務同時開展，那么就會面臨一個問題，行政與教學孰輕孰重？如果不能很好的解決這一問題，無疑是為日后的工作埋下巨大的隱患。因此，提倡學校將教學秘書和行政秘書作區(qū)分，合理分工后教學秘書能夠更好地找準自己的職責所在，遇事不慌才能有條不紊地開展教學管理工作。

3.加強培訓學習

首先教學秘書應該樹立終身學習意識，在實際工作中不斷提升辦公軟件運用能力，公文寫作能力。但自我提升的效率較慢，學校應主動尋找面向基層教學管理人員的短期培訓或交流溝通平臺，針對教學秘書應具備的基本素養(yǎng)、必備技能和創(chuàng)新工作方式進行強化培訓。另外還可以定期組織各學院教學秘書進行工作上的經驗交流。

4.科學調節(jié)心態(tài)

教學秘書的工作溝通很重要，在溝通中，難免會出現(xiàn)不愉快的時候，甚至出現(xiàn)誤會，影響工作情緒。往往教學秘書站在教師的角度考慮問題，卻不能得到教師的認可，甚至認為理所當然。日積月累負面情緒的堆積找不到宣泄途徑，會使得教學秘書心生郁結，將負面情緒帶入工作，輕則影響同時關系，重則影響工作開展。因此教學秘書在工作中要學會時刻保持一個良好的心態(tài)，科學調整可能出現(xiàn)的不良情緒。良好的心態(tài)和穩(wěn)定的情緒，在無形中創(chuàng)造一個和諧舒適的工作環(huán)境。

三、工作創(chuàng)新路徑

隨著信息技術不斷發(fā)展，“互聯(lián)網+”的形式漸漸興起，利用信息和互聯(lián)網平臺，將互聯(lián)網與傳統(tǒng)工作融合提升工作效率。那么利用互聯(lián)網的優(yōu)勢，將傳統(tǒng)的教學秘書工作進行優(yōu)化轉型，簡化繁瑣工作，將會大大提升工作效率。

（一）建立數(shù)據(jù)庫

教學秘書的工作十分瑣碎，且重復性高。收集整理教師和學生的各種資料便是其中最耗時和繁瑣的部分。利用互聯(lián)網的優(yōu)勢，建立數(shù)據(jù)庫便能很好的將這一難題解決。

建立一生一賬號數(shù)據(jù)庫，定期將學生實習情況、參加比賽、各種榮譽成果上傳至數(shù)據(jù)庫，便于學生查詢，同時在需要收集某項數(shù)據(jù)時，教學秘書可以從系統(tǒng)中篩選符合條件的信息導出使用，免去逐個收集的瑣碎，提升工作效率。

（二）建立手機端信息系統(tǒng)

隨著智能手機的普及率越來越高，在高校內智能手機的使用基本上實現(xiàn)了全覆蓋。手機的覆蓋率如此之高，那么借助智能手機開發(fā)一套手機端信息發(fā)布查詢系統(tǒng)是完全可行的。查詢系統(tǒng)包括以下幾個主要功能。

1.信息接收功能

教學秘書收到學校各個部門下發(fā)的通知后，需要轉發(fā)給部分老師和學生，通過系統(tǒng)操作推送給對應的老師和學生的手機端上，免去在工作群中發(fā)送多個信息，信息出現(xiàn)遺漏。

2.信息接收功能

當信息發(fā)送至手機端后，系統(tǒng)將根據(jù)接收信息人員實際打開APP查看信息的情況進行統(tǒng)計，統(tǒng)計出長時間未讀信息人員，反饋至教學秘書處，可進行2次信息推送提醒。確保每一位師生都能及時查看到信息。

3.信息的反饋功能

在日常教學過程中，有時學生會提出一些問題或意見，需要老師解答或給予答復。而當一個老師面對500位學生時，很難將問題及時的解答回復。系統(tǒng)中開通學生反饋渠道，將學生的問題和意見通過手機端發(fā)送給教學秘書，教學秘書再推送給相應的教師，以此準確高效地實現(xiàn)師生溝通渠道的暢通。

4.信息查詢功能

可按照日期查詢信息功能。教師在肩負教學工作，同時也肩負科研工作。如果4月15號要參加學術會議，教師需要提前要找出校歷，首先查看4月15日是在教學周的第幾周，找到周次后需要對應個人課表，查詢是否有授課安排，最后還要注意因公調課，有沒有安排在對應時間。諸多環(huán)節(jié)下來難免會出現(xiàn)偏差，然而一旦出錯帶來的就是嚴重的教學事故。

信息查詢功能，提前將課表信息分解提取發(fā)送到教師對應的賬號上，同時根據(jù)調課情況實時更新，當教師需要查詢未來某一天的課程安排時，只需在系統(tǒng)中選擇日期，就能即刻了解課程及其它工作安排。此功能可以輔助教師提前規(guī)劃行程，不會因為科研或培訓而耽誤了備課和上課。

此系統(tǒng)的應用可以極大地簡化教學秘書辦公工作流程，提高工作效率同時保證工作質量。

總之，教學秘書的工作雖然是教學管理體系中最基礎的一環(huán)，但同時也是較為重要的一環(huán)，因為教學秘書的工作滲透在教學管理工作的方方面面，其對于二級學院的影響可謂是牽一發(fā)而動全身。在新時代下，教學秘書除了從自身下功夫，調整心態(tài)、提升自我能力之外，同時也需要學校建立更加完善的教學管理人員晉升機制。多管齊下，共同提升，才能更好地構建一支專業(yè)的教學秘書隊伍，為學校的高質量發(fā)展貢獻出一份力量。

（作者單位：泰山科技學院）