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        事業(yè)單位檔案管理方法探析

        2023-06-26 21:42:07熊亦婷
        南北橋 2023年10期
        關(guān)鍵詞:存在問題事業(yè)單位檔案管理

        熊亦婷

        [摘 要]隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,市場經(jīng)濟(jì)體制也在不斷地發(fā)展和完善,這對信息的處理提出了更高的要求。事業(yè)單位檔案管理也在不斷地改進(jìn),并在國家有關(guān)政策的扶持下,獲得了更加規(guī)范化、科學(xué)化的發(fā)展。但是,就當(dāng)前的總體發(fā)展?fàn)顩r而言,仍存在著許多問題,需要相關(guān)人員加以重視和解決。為此,本文就其存在的問題及對策進(jìn)行了論述,以期為提高其檔案管理水平提供一定的參考。

        [關(guān)鍵詞]事業(yè)單位;檔案管理;存在問題;應(yīng)對措施

        [中圖分類號]G27文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A

        隨著事業(yè)單位的發(fā)展,其檔案管理工作也逐步暴露出了一系列的問題,這些問題已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化的要求,也不能充分發(fā)揮其作用,從而降低了檔案管理工作的質(zhì)量。通過對事業(yè)單位學(xué)生檔案工作現(xiàn)狀的分析,發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位學(xué)生檔案工作存在著以下幾個方面的問題:學(xué)生對事業(yè)單位檔案管理工作的重視程度較低,沒有充分認(rèn)識到事業(yè)單位檔案管理工作的重要性;檔案工作人員的整體素質(zhì)不高,不能很好地完成工作。此外,也存在著對檔案的利用率不高等問題,這些問題會對檔案管理的工作效率產(chǎn)生直接影響,不利于事業(yè)單位的發(fā)展。

        1 事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

        目前,事業(yè)單位檔案工作的最根本問題是如何進(jìn)行優(yōu)化,因此事業(yè)單位工作人員必須高度重視對文件材料的整理、歸檔,才能提高檔案管理工作的效率[1]。同時,要對事業(yè)單位的檔案管理體制進(jìn)行積極的改革,增加工作人員的工作經(jīng)歷,制定科學(xué)的評估指標(biāo),為實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化奠定堅實的基礎(chǔ)。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,極大推動了事業(yè)單位檔案工作的發(fā)展,現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)既能完善事業(yè)單位檔案的組織結(jié)構(gòu),又能促使相關(guān)部門加強對檔案的管理,從而進(jìn)一步提高檔案管理水平。

        2 事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀

        2.1 對檔案工作的重視程度不夠

        事業(yè)單位的一些管理人員對檔案管理工作的開展不夠重視,檔案管理的內(nèi)部系統(tǒng)和實施的方式也不夠了解,而是將主要精力放在了培養(yǎng)和引進(jìn)人才上。在長期的工作中,檔案管理員已經(jīng)習(xí)慣于手工處理檔案,思想上存在一定的局限性,認(rèn)為沒有必要對檔案進(jìn)行革新,缺乏學(xué)習(xí)新知識、了解新事物的熱情,思想意識比較落后,不能跟上時代的發(fā)展。

        2.2 檔案管理方式落后

        許多事業(yè)單位的檔案管理模式比較落后,難以發(fā)揮檔案管理工作應(yīng)有的作用,也沒有對其給予充分的重視。此外,在信息資料的收集、整理和歸檔等方面,也存在著業(yè)務(wù)水平不高的問題。很多基層事業(yè)單位并沒有將檔案管理作為重點工作來開展,所以沒有設(shè)立獨立的部門來管理檔案資料,檔案人員自然也就沒有針對性的工作,所從事的辦公室工作也從檔案管理轉(zhuǎn)向了辦公勤務(wù)類,漸漸成了辦公室的勤雜工,這種情況也直接造成了單位檔案管理工作的表面化,沒有了管理的科學(xué)性和規(guī)范性,使得檔案管理變得混亂。同時,也存在著歸檔錯誤等問題,給事業(yè)單位檔案工作帶來了很大的困難。

        2.3 缺乏對檔案工作的革新

        隨著市場經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展,許多事業(yè)單位為了獲得更大的經(jīng)濟(jì)效益,紛紛加快了內(nèi)部改革。然而,檔案工作往往被人們所忽視,因為它并不能給事業(yè)單位帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益。在事業(yè)單位中,檔案管理常常被放在改革的后面,這就造成檔案管理工作無法跟上改革的腳步,導(dǎo)致檔案管理工作缺乏創(chuàng)新性。當(dāng)前,有些事業(yè)單位雖然已經(jīng)制定了比較完善的日常工作管理制度,但是與檔案管理相關(guān)的制度并不十分規(guī)范,沒有一套統(tǒng)一、嚴(yán)格、規(guī)范的檔案管理制度。有些業(yè)務(wù)科室工作人員對檔案的保存意識不強,工作中形成的文件資料被隨意丟棄,這就導(dǎo)致工作中形成的具有保存利用價值的文件資料的丟失、損壞,不能對其進(jìn)行及時、有效的利用。

        2.4 管理人員素質(zhì)較低

        事業(yè)單位的檔案管理工作對工作人員的要求很高,工作人員既要具備較強的專業(yè)素質(zhì),又要有足夠的耐心和細(xì)心,才能將復(fù)雜的工作順利地完成。然而,目前從事檔案工作的人員,其整體素質(zhì)較低,對工作流程的把握較差,在日常工作中,往往會出現(xiàn)一些錯誤,這不但會降低檔案工作的質(zhì)量和效率,也會加大其風(fēng)險。除此之外,在檔案管理過程中,部分事業(yè)單位缺少對工作人員的有效管理,導(dǎo)致他們在工作中積極性和主動性不高。在缺少有效的考核的情況下,工作人員更是缺少工作的激情,這會嚴(yán)重影響到檔案管理工作的開展,還會對事業(yè)單位造成一定的影響。

        2.5 檔案信息化程度不高

        信息化就是把檔案材料和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)有機地結(jié)合起來,使它們的信息價值實現(xiàn)最大化。目前,事業(yè)單位對檔案管理工作尚未引起足夠重視,沒有積極地引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)與設(shè)備,導(dǎo)致其檔案管理信息化建設(shè)滯后[2]。大部分事業(yè)單位的檔案室都是以前使用的小型辦公場所,存放文件的盒子都是簡易的鐵皮盒子,沒有防潮設(shè)備,文件很容易損壞。此外,部分事業(yè)單位缺乏對可燃性物品的消防意識,檔案館沒有相應(yīng)的消防設(shè)備和滅火器,一旦出現(xiàn)火情,檔案就會化為烏有。傳統(tǒng)的檔案管理理念只是將文件歸檔、調(diào)閱歸檔,這樣做會使文件的利用率大大降低。在具體的檔案管理工作中,收集、整理、保存有關(guān)材料,鑒別有關(guān)材料的真?zhèn)?,其主要目?biāo)是更好地利用檔案。在事業(yè)單位檔案的管理過程中,由于缺乏相應(yīng)的電子設(shè)備,也沒有建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)檔案庫,如果紙質(zhì)版檔案丟失,就會影響到相關(guān)工作的進(jìn)行。由于檔案管理的信息化程度較低,導(dǎo)致人力資源的尋找非常耗時,極大地降低了工作效率。

        2.6 檔案資源的使用率不高

        檔案承載著重要的數(shù)據(jù)和信息,只有正確地利用它們,才能最大限度地發(fā)揮其功能。然而,在事業(yè)單位的檔案管理中,檔案資源的利用率很低,這主要是因為傳統(tǒng)的檔案管理方式只是提供一對一的服務(wù),無法同時滿足用戶的多種需要,并且受時間和地點等因素的制約,檔案的查詢十分不便,這就導(dǎo)致檔案的利用率下降。目前,在檔案管理過程中,部分事業(yè)單位積極采用了一些先進(jìn)的技術(shù),并配備了相應(yīng)的設(shè)備,這在某種程度上促進(jìn)了檔案信息的流通和共享。然而,有些事業(yè)單位在這一領(lǐng)域的投資相對較小,很難購置到相對高端的設(shè)備,而且缺少專門的技術(shù)人員,這就導(dǎo)致檔案管理工作的進(jìn)展并不順暢,檔案信息的流動也不順暢,給用戶的使用造成了障礙。

        3 新形勢事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)對措施

        3.1 增強事業(yè)單位檔案員的責(zé)任心,按時收集信息

        要使檔案收集工作更好地發(fā)揮其功能,必須從規(guī)范化的角度著手。各事業(yè)單位要配備專門的文件管理員,對各部門的工作進(jìn)行及時的匯總,并根據(jù)相關(guān)的文件管理進(jìn)行記錄,定期對其進(jìn)行審核,盡量將各項有用的數(shù)據(jù)保存下來。在此基礎(chǔ)上,建立一套規(guī)范化的檔案管理體系,為檔案收集工作提供新的思路和方法。

        3.2 樹立檔案工作觀念,提高檔案工作的質(zhì)量

        隨著信息技術(shù)的發(fā)展,傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)跟不上時代的步伐,不能滿足信息化發(fā)展的需要,所以需要創(chuàng)新檔案管理方式,用一種帶有信息化功能的新模式,來替代傳統(tǒng)的檔案管理方式。信息化管理具有快捷、方便等特點,其主要是通過計算機來實現(xiàn)的,而且它將成為事業(yè)單位檔案管理的一種信息化發(fā)展方向。使用計算機對檔案進(jìn)行管理,還需要在某些軟件的幫助下才能實現(xiàn),這樣不但可以提高管理人員的工作效率,還可以確保檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)確地輸入電腦,并入庫保存,整個過程快速有序,還能確保信息的完整性。檔案管理人員利用電腦軟件,創(chuàng)建一個有關(guān)檔案查詢的網(wǎng)頁,再把資料傳輸?shù)皆摼W(wǎng)頁上,讓人們進(jìn)行檢索。這對檔案管理人員來講,是他們工作結(jié)果的一種展示;而對查閱人員來講,則使他們的查詢工作更加便利,節(jié)約了他們的時間和精力。同時,在使用計算機時,檔案管理人員要注重網(wǎng)絡(luò)安全,防范病毒入侵,以免檔案信息丟失,造成檔案信息的泄露,給事業(yè)單位造成不必要的損失。

        3.3 建立完善的檔案管理體系

        事業(yè)單位應(yīng)建立完善的檔案管理體系,工作人員可以參考國內(nèi)外的先進(jìn)管理經(jīng)驗,在對已經(jīng)存檔的檔案進(jìn)行管理時,應(yīng)該嚴(yán)格遵守有關(guān)的規(guī)章制度,確保信息的完整性[3]。當(dāng)某一類檔案需要長期保存時,應(yīng)將其與同樣內(nèi)容的紙質(zhì)文件一起歸檔;對于有保密要求的檔案,則應(yīng)采用安全的保密措施,并對涉及隱秘的檔案進(jìn)行全面的密碼管理,嚴(yán)禁在外網(wǎng)上開放。在進(jìn)行體系建設(shè)的時候,可以從信息收集、檔案保管等多個環(huán)節(jié)對流程進(jìn)行完善,讓各項管理工作都可以參照相應(yīng)的管理制度來展開,各工作人員必須嚴(yán)格遵守,防止因為工作人員的疏漏而導(dǎo)致不規(guī)范的現(xiàn)象。

        3.4 提高事業(yè)單位檔案人員的自身素質(zhì)

        事業(yè)單位檔案工作人員是事業(yè)單位人才隊伍中最重要的一支,他們素質(zhì)的高低,直接影響著事業(yè)單位檔案工作的質(zhì)量,也影響著事業(yè)單位檔案工作的整體成效。對事業(yè)單位來說,它與一般的行政工作相比,有自己的特點。檔案管理是一項相當(dāng)繁雜的工作,而且需要管理人員具備很高的素質(zhì)。為保證事業(yè)單位檔案工作的質(zhì)量,就必須提高事業(yè)單位檔案管理工作隊伍的素質(zhì)。首先,各事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案工作的特點和崗位的需要,組織各事業(yè)單位的檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和專業(yè)知識培訓(xùn),提高他們的專業(yè)素養(yǎng),充實他們的隊伍,為各事業(yè)單位的檔案工作提供所需要的人才。其次,各事業(yè)單位可以組織檔案管理人員到其他事業(yè)單位參觀學(xué)習(xí),借鑒他們的好做法,彌補自己工作中存在的不足。最后,檔案管理人員要有較強的學(xué)習(xí)意識,主動學(xué)習(xí)有效的管理方法,豐富自己的專業(yè)知識,熟練使用最新的檔案管理應(yīng)用軟件,充分挖掘檔案管理工作的利用價值。

        3.5 積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

        信息技術(shù)的發(fā)展越來越快,計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)滲透到了人們的工作和生活當(dāng)中,為人們提供了很大的便利。在事業(yè)單位的檔案管理工作過程中,也要跟上時代的步伐,積極地利用與之相適應(yīng)的信息技術(shù),逐步地實現(xiàn)信息化和現(xiàn)代化的檔案管理,以滿足社會對檔案的需要。在事業(yè)單位的檔案管理工作中,管理者應(yīng)當(dāng)對信息現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢有一個清晰的認(rèn)知,并積極地進(jìn)行建設(shè),配備完善的基礎(chǔ)設(shè)施和相關(guān)的軟件,讓檔案管理工作可以更加有效的進(jìn)行,這樣既可以提高檔案管理的工作效率,又可以減輕工作人員的負(fù)擔(dān),簡化管理工作,便于查閱者的參考,從而提高檔案的利用率。

        3.6 創(chuàng)新服務(wù)方式,提高服務(wù)效能

        伴隨著社會的發(fā)展和進(jìn)步,事業(yè)單位的檔案管理工作也越來越受到人們的關(guān)注。但是,在過去的檔案管理工作中,仍有許多有待改進(jìn)的地方。新時期,事業(yè)單位檔案管理工作被賦予了一個全新的概念,它不僅具有了信息化的特征,同時也是事業(yè)單位發(fā)展過程中不可或缺的一部分,事業(yè)單位必須跟上時代步伐,同時也要凸顯出檔案管理的創(chuàng)新與優(yōu)化,以便更好地為事業(yè)單位服務(wù)[4]。另外,事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)在原有的基礎(chǔ)上,擴(kuò)大其服務(wù)范圍,使其服務(wù)質(zhì)量得到最大限度的提高,這樣才能使檔案管理工作逐漸向現(xiàn)代化邁進(jìn),從而給事業(yè)單位帶來更大的效益,提高其服務(wù)水平和能力。

        3.7 使檔案資源發(fā)揮最大的效用

        檔案是一種非生產(chǎn)性的信息資源,其使用價值是巨大的。檔案作為一項無形資產(chǎn),對其進(jìn)行有效的管理,可以為其帶來較大的經(jīng)濟(jì)效益。當(dāng)前,我國事業(yè)單位的檔案利用情況較差,可采取一些對策。首先,事業(yè)單位管理者應(yīng)結(jié)合自身的發(fā)展需要,適當(dāng)?shù)匾M(jìn)新的檔案管理軟件與設(shè)備,改進(jìn)傳統(tǒng)的人工管理方式。其次,要積極主動地進(jìn)行有針對性的文獻(xiàn)編輯和研究,將文獻(xiàn)歸類,提高文獻(xiàn)管理的效率,并使文獻(xiàn)查詢?nèi)藛T能夠盡快地尋找到自己想要的文獻(xiàn)。第三,事業(yè)單位主管部門可指定專人進(jìn)行檔案的開發(fā)和利用,使檔案的經(jīng)濟(jì)價值得以最大限度的發(fā)揮。最后,要打造一支優(yōu)秀的檔案工作隊伍,通過邀請專業(yè)人士做專題報告,使工作人員在培訓(xùn)過程中吸收知識,提高自身的管理水平。此外,還可以為有前途的檔案管理人員提供帶薪進(jìn)修的機會,讓他們到檔案管理工作優(yōu)秀的單位,學(xué)習(xí)檔案管理方面的專業(yè)知識,提高檔案管理的能力。

        4 結(jié)語

        在檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展過程中,對事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化與創(chuàng)新,是每個檔案管理人員努力的方向,也是檔案管理發(fā)展的方向。為此,事業(yè)單位要高度重視檔案管理工作,提高信息管理的時效性,采用有效的信息技術(shù),運用現(xiàn)代化的設(shè)備,進(jìn)行電子檔案管理,實現(xiàn)檔案的紙質(zhì)和數(shù)據(jù)格式的共存。

        參考文獻(xiàn)

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