一、引言

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，豐富的信息資源逐漸朝著數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，各行各業(yè)也積極應(yīng)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)。檔案管理信息化建設(shè)是利用數(shù)字技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)改變檔案紙質(zhì)化管理的模式，將檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中。信息化建設(shè)中電子化檔案的應(yīng)用，既使得各部門員工擁有方便快捷的檔案查閱權(quán)限，也使得管理部門能夠獲取提高業(yè)務(wù)能力的動(dòng)力，通過信息化技術(shù)激發(fā)持續(xù)發(fā)展的活力，同時(shí)，檔案管理能夠?yàn)閺V大群眾提供更加高效高質(zhì)的檔案服務(wù)。因此有必要對(duì)檔案管理信息化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)和困難進(jìn)行深入探究和討論，繼而使得檔案管理工作能夠拓展思路，尋求更科學(xué)、更適合的信息化建設(shè)手段。

二、檔案管理信息化建設(shè)概述

（一）檔案服務(wù)的內(nèi)容

檔案管理或稱為檔案工作，指的是用人單位或者檔案館對(duì)實(shí)體檔案或者電子檔案進(jìn)行管理和提供檔案服務(wù)的一項(xiàng)工作，用人單位所進(jìn)行的檔案管理工作是國(guó)家檔案事業(yè)的一部分。檔案管理工作具有一定的規(guī)范性和服務(wù)性，社會(huì)與經(jīng)濟(jì)在高速發(fā)展的進(jìn)程中會(huì)產(chǎn)生多樣的信息，將這些信息進(jìn)行記錄和歸檔儲(chǔ)存，這樣才能夠更好地積累發(fā)展實(shí)際情況和經(jīng)驗(yàn)。為了促進(jìn)國(guó)家整體檔案事業(yè)的高效發(fā)展，有必要對(duì)用人單位進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化的發(fā)展增添動(dòng)力。檔案管理是一個(gè)體系，其可結(jié)合具體的業(yè)務(wù)情況選擇相應(yīng)的環(huán)節(jié)，并且檔案管理系統(tǒng)及其組成部分還具備反饋功能，能夠在實(shí)際的社會(huì)服務(wù)中為檔案功能的發(fā)揮起到支持作用。

（二）檔案管理信息化建設(shè)的具體要求

在新形勢(shì)背景下，現(xiàn)代化發(fā)展成了檔案工作升級(jí)發(fā)展的主要方向，檔案信息化建設(shè)所取得的成果能夠開發(fā)出信息化建設(shè)的有效路徑，并給予用人單位現(xiàn)代化建設(shè)的啟示，因此數(shù)字化檔案工作具有極為重要的積極效用。第一，傳統(tǒng)檔案工作所應(yīng)對(duì)的問題是雜亂、零散、大量或者孤本等情況，現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案工作提出了更高水平的要求，其需要擴(kuò)大自身的積極應(yīng)用，使得檔案信息資源進(jìn)行集中和系統(tǒng)化。信息化檔案工作會(huì)逐漸形成獨(dú)立開放的系統(tǒng)，并由計(jì)算機(jī)管理，進(jìn)一步滿足社會(huì)需求。第二，電子檔案使得檔案信息資源多樣化，能夠?qū)?shí)體檔案信息資源進(jìn)行有效的集合規(guī)劃，使資源信息更加完整豐富，為群眾提供更加獨(dú)立和開放的檔案資源體系。第三，檔案管理信息化建設(shè)要?jiǎng)?chuàng)新檔案利用服務(wù)模式，結(jié)合檔案信息的實(shí)際情況進(jìn)行部分檔案資源的開放，促進(jìn)用人單位的檔案整理能力和共享性得到明顯提升。第四，要提升檔案安全性，檔案信息化后期要建立信息化防護(hù)體系，全面提升檔案風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力。第五，檔案管理信息化建設(shè)要求檔案管理隊(duì)伍現(xiàn)代化，要組建一批專業(yè)的信息化人才隊(duì)伍，并提升所有人員的信息素養(yǎng)，現(xiàn)代化檔案工作需要大量的復(fù)合型人才，檔案部門要積極聘入和培養(yǎng)現(xiàn)代高技術(shù)人才，而檔案工作人員也要具備自覺提高業(yè)務(wù)能力和知識(shí)層次的意識(shí)，既能夠?qū)τ?jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行操作，還要成為檔案信息電子化發(fā)展的助力者。

此外，檔案管理信息化建設(shè)需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及專業(yè)技術(shù)人才的支持，并且大量的電子化檔案信息資源需要一個(gè)獨(dú)立的儲(chǔ)存數(shù)據(jù)庫(kù)，需要建設(shè)開放性的查閱系統(tǒng)，在提供權(quán)限的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)電子檔案信息共享。檔案信息化系統(tǒng)主要有五個(gè)部分，檔案資源信息處理系統(tǒng)、檔案信息接口系統(tǒng)、檔案用戶服務(wù)系統(tǒng)、檔案管理和維護(hù)系統(tǒng)，檔案信息化系統(tǒng)既能夠促進(jìn)檔案資源數(shù)字化，也能夠促進(jìn)現(xiàn)代檔案管理軟件的開發(fā)，消除制約檔案電子化的因素。

三、檔案管理信息化建設(shè)的積極意義

（一）有利于優(yōu)化資源配置，實(shí)現(xiàn)信息共享

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)能夠促進(jìn)用人單位內(nèi)部各項(xiàng)信息資源的優(yōu)化配置，為了有效提高工作效率，應(yīng)積極應(yīng)用無(wú)紙化辦公模式。電子檔案模式的應(yīng)用能夠使得用人單位實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，同時(shí)還能夠有效降低管理成本。信息化檔案管理模式增強(qiáng)了用人單位各部門的協(xié)調(diào)性和配合度，尤其是檔案管理部門能夠與其他各個(gè)部門建立緊密聯(lián)系，促進(jìn)檔案信息的有效利用。同時(shí)，檔案信息從錄入到審核以及儲(chǔ)存都會(huì)通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行，進(jìn)一步提升了檔案管理工作效率。

（二）有利于提高檔案信息查閱便利性

檔案信息資源是支撐其檔案服務(wù)的重要基礎(chǔ)，信息化的檔案管理既能夠全面記錄企業(yè)的檔案資料變化，也能夠提供更便利的檔案閱覽服務(wù)。在實(shí)際的檔案管理工作中，信息化建設(shè)能夠提高檔案歸檔以及調(diào)閱的快捷性，也能夠有效延長(zhǎng)檔案信息的保存期，使得用人單位的檔案信息更加完整。通過計(jì)算機(jī)技術(shù)建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，并設(shè)置關(guān)鍵詞檢索功能等，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資源信息的集成化管理，還能夠與單位其他信息進(jìn)行共同動(dòng)作的廣域網(wǎng)工作模式，基于龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行全文檔案信息檢索，進(jìn)一步提高檔案信息查閱的便利性。

（三）有利于保障檔案信息安全

信息化檔案管理系統(tǒng)在建設(shè)的過程中，結(jié)合實(shí)際狀況逐步建立一個(gè)安全穩(wěn)定的防護(hù)系統(tǒng)，應(yīng)用防火墻技術(shù)以及信息恢復(fù)技術(shù)加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保護(hù)和防御。檔案管理信息化建設(shè)在檔案信息傳播效率和質(zhì)量提升的同時(shí)，減少了很多傳統(tǒng)實(shí)體檔案查閱的步驟，在檔案信息傳播的過程中進(jìn)一步升級(jí)防護(hù)系統(tǒng)，限制查閱的權(quán)限，能夠針對(duì)網(wǎng)絡(luò)黑客進(jìn)行有效的防護(hù)工作，保障電子信息檔案的安全性和完整性。

（四）有利于電子化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的提高

檔案管理信息化建設(shè)能夠提升信息處理的效率和質(zhì)量，同時(shí)數(shù)據(jù)分析技術(shù)也能為檔案管理決策工作提供可靠的依據(jù)。用人單位能夠使用計(jì)算機(jī)設(shè)備以及數(shù)據(jù)系統(tǒng)對(duì)各項(xiàng)工作情況快速進(jìn)行檔案記錄和儲(chǔ)存。檔案信息化對(duì)于檔案工作和檔案工作者而言，既是機(jī)遇，又是挑戰(zhàn)。從技術(shù)應(yīng)用、系統(tǒng)設(shè)計(jì)到檔案利用需求都在不斷變化，這些都要求檔案工作要加強(qiáng)與外部的交流與合作，尋求理念、制度、方法、手段等各方面的支持，從而促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的提升。

（五）有利于用人單位整體信息化建設(shè)的發(fā)展

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，用人單位開始積極開展檔案信息化建設(shè)工作，各單位電子化檔案建設(shè)工作積累的經(jīng)驗(yàn)?zāi)軌虿粩酁槠錂n案現(xiàn)代化發(fā)展提供參考。同時(shí)，檔案管理工作的飛速發(fā)展還會(huì)促使企業(yè)建立一支專業(yè)的信息技術(shù)人才隊(duì)伍，不斷加快檔案信息化建設(shè)。

四、現(xiàn)階段檔案管理信息化建設(shè)中的常見問題

（一）檔案電子化意識(shí)薄弱，重視力度不足

首先，一些用人單位沒有意識(shí)到轉(zhuǎn)化電子檔案的積極效用，仍然不具備電子化檔案工作的基礎(chǔ)條件，使得檔案管理信息化建設(shè)速度較慢。其次，有些單位檔案管理人員對(duì)數(shù)字化技術(shù)及軟件的使用不熟練，無(wú)法做好檔案管理信息化建設(shè)的銜接工作，并且缺少具備綜合素質(zhì)能力的檔案管理人才。最后，信息化建設(shè)資源的分配不均問題也造成內(nèi)部工作矛盾，制約了檔案管理信息化工作。

（二）檔案管理信息化技術(shù)應(yīng)用成本高

檔案管理信息化建設(shè)成本較高，不僅要應(yīng)用成熟的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還要結(jié)合自身的實(shí)際情況建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)以及檔案歸檔和整合的軟件或者系統(tǒng)，所以要聘用專業(yè)的信息技術(shù)人員。同時(shí)，檔案信息資源的儲(chǔ)存成本較高，一方面要對(duì)檔案信息資源進(jìn)行長(zhǎng)期的儲(chǔ)存，另一方面要提供檔案信息檢索工作，而傳統(tǒng)的實(shí)體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化所花費(fèi)的人力成本和時(shí)間成本都比較高。

（三）檔案管理模式亟待創(chuàng)新

現(xiàn)階段，一部分用人單位仍然沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理模式，沒有對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，既使得檔案系統(tǒng)軟件與檔案信息無(wú)法共融，也導(dǎo)致檔案電子化工作缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，而部分企業(yè)檔案管理處于過渡時(shí)期，不具備科學(xué)選擇檔案管理模式的經(jīng)驗(yàn)，無(wú)法確保檔案管理模式的安全性和保密性。因此，用人單位要結(jié)合自身實(shí)際業(yè)務(wù)，不僅著眼于更開放、更專業(yè)的檔案信息管理系統(tǒng)，還要促進(jìn)檔案管理制度與標(biāo)準(zhǔn)適應(yīng)性的提高。

（四）電子化檔案信息更新效率較低

檔案信息的更新頻率極為重要，在開展相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)就會(huì)產(chǎn)生新的檔案信息，要及時(shí)將這些信息進(jìn)行歸檔處理，而現(xiàn)階段一些單位電子檔案信息的更新并不及時(shí)，無(wú)法在開展業(yè)務(wù)的時(shí)候?qū)崟r(shí)記錄數(shù)據(jù)信息，不僅影響相關(guān)業(yè)務(wù)的辦理效率，也使檔案管理工作無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展速度。因此必須及時(shí)有效地整理信息和儲(chǔ)存信息，利用統(tǒng)一的檔案信息管理軟件將信息錄入系統(tǒng)，快捷地編輯檔案信息，規(guī)范開展電子化檔案信息更新工作。

（五）檔案信息利用率有待提高

目前檔案信息利用率較低，同時(shí)，部分檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)較差，不僅增加了檔案管理信息化建設(shè)的難度，而且阻礙了檔案信息電子化工作的實(shí)踐，不利于檔案電子化工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的積累，進(jìn)而導(dǎo)致檔案信息資源的實(shí)用價(jià)值無(wú)法發(fā)揮出來。

五、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的具體策略

（一）構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理體系，加快信息化系統(tǒng)建設(shè)

用人單位要結(jié)合自身實(shí)際構(gòu)建現(xiàn)代化統(tǒng)一的檔案電子信息管理系統(tǒng)，快捷編輯和儲(chǔ)存業(yè)務(wù)信息、會(huì)議信息以及人員信息等。首先，積極建設(shè)并完善信息設(shè)備配置，為檔案管理和其他部門配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)等，實(shí)現(xiàn)檔案電子信息的互調(diào)工作，也能夠促進(jìn)檔案工作自動(dòng)化功能的實(shí)現(xiàn)。其次，檔案信息資源需要便捷可靠的儲(chǔ)存系統(tǒng)，該系統(tǒng)需要具備統(tǒng)一的錄入和管理標(biāo)準(zhǔn)，能使得各部門使用的檔案分類方法和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)適應(yīng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理模式。最后，要規(guī)劃實(shí)體檔案的電子化整理，并確保轉(zhuǎn)化格式的統(tǒng)一性，為檔案管理信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)，加快信息化系統(tǒng)的建設(shè)。

（二）合理分配信息化建設(shè)資源，科學(xué)部署工作計(jì)劃

對(duì)于紙質(zhì)化的檔案信息，必須派專門人員對(duì)檔案信息進(jìn)行歸類整理，細(xì)化檔案信息內(nèi)容，為后續(xù)檢索功能提供依據(jù)。另外，要能夠應(yīng)用先進(jìn)的壓縮技術(shù)壓縮大量檔案信息所占用的數(shù)據(jù)庫(kù)空間，并結(jié)合不同檔案利用者的需求建立檢索系統(tǒng)，開發(fā)檔案檢索與利用的新方式，充分發(fā)揮檔案管理信息化建設(shè)的積極作用。

（三）創(chuàng)新檔案管理模式，完善檔案管理制度

用人單位要積極創(chuàng)新檔案電子化轉(zhuǎn)化手段，既加快信息軟件與檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，也使得檔案電子信息管理制度更加科學(xué)合理。首先，要積極提升檔案工作人員的檔案記錄和管理意識(shí)，使每個(gè)員工在開展工作時(shí)都能夠通過專門的系統(tǒng)進(jìn)行檔案的信息整理，使每個(gè)部門在實(shí)際的檔案整理工作中適應(yīng)檔案信息管理軟件系統(tǒng)，同時(shí)提高各部門與檔案管理部門的配合程度。其次，用人單位要提供信息化培養(yǎng)機(jī)會(huì)，提高員工的信息素養(yǎng)，并進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)化檔案的管理，加強(qiáng)對(duì)電子數(shù)據(jù)檔案的風(fēng)險(xiǎn)防范力度，制定有效的應(yīng)對(duì)方案。

（四）突出信息化人才價(jià)值，組建專業(yè)信息人才隊(duì)伍

首先，要聘用專業(yè)的信息技術(shù)人才，培養(yǎng)檔案管理部門人員的信息素養(yǎng)，為組建專業(yè)信息人才隊(duì)伍奠定基礎(chǔ)。其次，要落實(shí)激勵(lì)機(jī)制和保障機(jī)制，激發(fā)信息技術(shù)人才的工作積極性，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)。再次，要加強(qiáng)與圖書館或者檔案館等單位的合作與交流，重點(diǎn)針對(duì)檔案電子信息資源的管理規(guī)范進(jìn)行研究和討論，促進(jìn)各單位檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)條件的完善。最后，實(shí)現(xiàn)檔案電子信息資源的科學(xué)化管理必須重視高級(jí)技術(shù)人才的作用，既要培養(yǎng)檔案與信息技術(shù)的復(fù)合型高素質(zhì)人才，也要提高檔案工作人員的責(zé)任意識(shí)和現(xiàn)代化意識(shí)。

（五）提高檔案信息更新頻率和利用效率

現(xiàn)階段，檔案管理信息化建設(shè)的硬件設(shè)施與信息技術(shù)日漸成熟，一方面實(shí)現(xiàn)了檔案信息的便捷儲(chǔ)存和檔案文件的有效管理，并促進(jìn)單位內(nèi)部信息的共享性發(fā)展。隨著檔案管理信息化建設(shè)日益規(guī)范和完善，檔案使用價(jià)值也得到了逐步的提升。另一方面，各部門人員都能夠通過權(quán)限檢索和查閱相關(guān)的檔案信息，同時(shí)電子檔案也突破了傳統(tǒng)檔案使用方式的限制，能夠更快速地提供檔案服務(wù)，推動(dòng)單位整體業(yè)務(wù)能力的提升。

六、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案信息管理工作為了提供更優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)，不僅對(duì)管理制度進(jìn)行積極完善，更要優(yōu)化人員及管理結(jié)構(gòu)，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展創(chuàng)新檔案管理模式。隨著我國(guó)社會(huì)發(fā)展進(jìn)入新時(shí)期，檔案信息的生成模式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，檔案管理系統(tǒng)也逐漸出現(xiàn)現(xiàn)代化管理的特征，因此為了滿足現(xiàn)代化社會(huì)對(duì)檔案電子信息資源的需求，各單位必須積極創(chuàng)新檔案電子信息資源管理模式，組建復(fù)合型信息技術(shù)人才隊(duì)伍，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)更上新臺(tái)階，從而更好地為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

（作者簡(jiǎn)介：馬捷男，女，本科，青海省藥品檢驗(yàn)檢測(cè)院，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 肖亮宇）