摘 要：大數(shù)據(jù)時代，事業(yè)單位檔案信息化面臨著新的機遇，從模式上來看，數(shù)字檔案室建設(shè)成為創(chuàng)新的發(fā)展方向；從技術(shù)創(chuàng)新上來看，需要加快人工智能技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用；從服務(wù)對象上來看，需要不斷滿足人民群眾日益增長的對檔案信息的需求；從信息安全上來講，需要建立人防技防相結(jié)合的信息安全保障體系，以期更好地推動事業(yè)單位檔案信息化高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案信息化；創(chuàng)新路徑

隨著檔案信息化建設(shè)的推進，檔案管理模式已經(jīng)進入數(shù)據(jù)時代。目前，學(xué)術(shù)界對機關(guān)事業(yè)單位信息化建設(shè)的發(fā)展方向探討已久，但大多數(shù)從資源、技術(shù)、人才等方面進行分析，少有從宏觀角度進行系統(tǒng)梳理，歸納總結(jié)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向和著力點。本文試從模式轉(zhuǎn)型、技術(shù)革新、服務(wù)方向和安全保障環(huán)節(jié)給予研究，以期提供可參考的樣本。

1 模式層轉(zhuǎn)型：數(shù)字檔案室建設(shè)成為創(chuàng)新的發(fā)展方向

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（以下簡稱“《規(guī)劃》”）提出，要“加速數(shù)字檔案館（室）建設(shè)”，并對綜合檔案館、機關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位等的數(shù)字檔案館、數(shù)字檔案室建設(shè)進行部署。數(shù)字檔案室建設(shè)也成為了事業(yè)單位檔案信息化的主發(fā)展方向。

1.1 加速數(shù)字檔案館（室）建設(shè)是實現(xiàn)檔案信息化目標(biāo)的重點任務(wù)

電子文件歸檔和電子檔案管理是檔案工作中需要解決的突出問題。通過電子文件的試點地區(qū)的經(jīng)驗來看，檔案信息化向數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為大勢所趨。但是許多單位都是因為數(shù)字檔案館（室）和電子檔案管理系統(tǒng)的不完善不達標(biāo)，導(dǎo)致電子文件收集利用工作無法達到應(yīng)有的效果。數(shù)字檔案館（室）具有提高檔案管理效率、提升檔案利用水平等功能。新冠疫情期間，數(shù)字檔案館（室）在各機關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位遠程辦公、快速調(diào)閱檔案中發(fā)揮了重要作用。因此，數(shù)字檔案館（室）建設(shè)既能有效解決檔案工作發(fā)展不充分、不平衡的問題，又能使檔案工作與地區(qū)發(fā)展水平相適應(yīng)，與各單位檔案信息需求相適應(yīng)，最終使各地檔案信息化水平與國家檔案信息化整體水平相適應(yīng)，從而推進檔案工作高質(zhì)量發(fā)展，形成與新時代中國特色社會主義事業(yè)相適應(yīng)的檔案事業(yè)發(fā)展新局面。

1.2 加速數(shù)字檔案館（室）建設(shè)也是新時代的要求

隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，經(jīng)濟轉(zhuǎn)型升級成為必然要求?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)強國、數(shù)字中國、智慧社會建設(shè)如日方升。電子政務(wù)與電子商務(wù)方興未艾，工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)、智能制造業(yè)蓬勃發(fā)展[1]。電子發(fā)票在我國不斷推廣，信息技術(shù)正在深入人類生產(chǎn)生活各個方面。信息技術(shù)的發(fā)展給檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型帶來巨大挑戰(zhàn)?！兑?guī)劃》指出，“新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，檔案工作環(huán)境、對象、內(nèi)容發(fā)生巨大變化，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級。”通過信息化轉(zhuǎn)型，確保電子文件的真實、可靠、完整和電子檔案的安全管理，是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。

2 技術(shù)層創(chuàng)新：加快人工智能技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用

近年來，人工智能技術(shù)呈井噴式發(fā)展，在諸多領(lǐng)域引發(fā)變革，也成為事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的技術(shù)支撐。

2.1 提升檔案數(shù)據(jù)化水平

“數(shù)據(jù)化”是近年來在檔案行業(yè)被反復(fù)提及的熱門詞。檔案數(shù)據(jù)化旨在將圖像、聲像等檔案中的內(nèi)容識別成計算機可編輯、處理、分析、檢索的信息。檔案數(shù)據(jù)化工作又可具體分為紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本OCR（光學(xué)字符識別）、照片檔案數(shù)據(jù)化、錄音檔案數(shù)據(jù)化、錄像檔案數(shù)據(jù)化4種場景。在國家檔案局大力實施“存量數(shù)字化、增量電子化”戰(zhàn)略的背景下，部分部門在完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的基礎(chǔ)上，紛紛啟動了檔案OCR全文識別工作。國家檔案局因勢利導(dǎo)，于2019年12月出臺《紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件光學(xué)字符識別（OCR）工作規(guī)范》，標(biāo)志著該項工作在檔案行業(yè)已全面啟動?；谌斯ぶ悄芗夹g(shù)的OCR在簡體印刷文字方面的識別率已達98%，為持續(xù)開展OCR工作提供了技術(shù)保障。同時，語音識別技術(shù)發(fā)展迅速，基于標(biāo)準(zhǔn)普通話的語音識別率已達97%。人臉識別技術(shù)也不斷成熟，已廣泛應(yīng)用于安防、金融認證等方面。隨著影像技術(shù)的不斷發(fā)展，存儲成本降低，數(shù)字錄音、數(shù)字錄像檔案存量不斷增長。

2.2 有序推進分類與劃控工作

歸檔分類和劃控鑒定是兩種工作場景，但從技術(shù)角度來看，有相同之處。分類與賦予保管期限工作一直是檔案管理領(lǐng)域的基礎(chǔ)性工作，但由于重視程度不夠、專業(yè)人員匱乏等原因，該工作一直是部分基層檔案部門面臨的比較棘手的問題。通過人工智能技術(shù)輔助缺乏經(jīng)驗的檔案管理工作人員開展歸檔分類工作，可解決基層檔案部門的難點問題，提高歸檔效率與準(zhǔn)確性，具有一定的實用價值。劃控鑒定工作難度大、風(fēng)險高、責(zé)任大，且相關(guān)專家人數(shù)少，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，在一定程度上阻礙了檔案的開放工作。當(dāng)前，已有檔案部門率先開展基于人工智能技術(shù)的研究與應(yīng)用工作，如中國移動通信集團江蘇有限公司基于TextCNN（利用卷積神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)對文本進行分類的算法）人工智能算法開展檔案保管期限鑒定工作。

2.3 推進檔案影像修復(fù)著色工作

在中華人民共和國成立70周年之際，中央檔案館公布了迄今關(guān)于開國大典時間最長、內(nèi)容最完整的彩色錄像檔案，在網(wǎng)絡(luò)上引起了巨大轟動。該彩色錄像檔案被各大媒體轉(zhuǎn)載報道，僅24小時瀏覽量就達到3.2億次。同期上映的電影《決戰(zhàn)時刻》斥巨資將開國大典黑白影像修復(fù)為4K彩色影像，也同樣引起了較大的社會反響。雖然修復(fù)著色后的檔案影像在一定程度上改變了其原貌，甚至無法再將其作為檔案，但是在信息時代下，清晰彩色的歷史影像不僅能增強人們對歷史的好奇心和興趣，激發(fā)人們的民族自豪感，還能充分發(fā)揮檔案在愛國主義宣傳、教育等方面的作用。因此，檔案影像修復(fù)著色工作具有一定的社會效益。機關(guān)事業(yè)單位可以將檔案影像修復(fù)技術(shù)應(yīng)用于工作實踐，對單位重大活動的影響資料進行修護著色，有利于提升檔案工作的魅力。

2.4 智能安防工作

當(dāng)前，智能安防技術(shù)已發(fā)展得十分成熟，從2005年開始啟動的平安城市建設(shè)，到2011年啟動的智慧城市建設(shè)，以及天網(wǎng)工程、“雪亮工程”等安防重點項目處處可見人工智能技術(shù)的影子。作為數(shù)字檔案館的一部分，許多檔案部門已將智能安防系統(tǒng)納入規(guī)劃、建設(shè)內(nèi)容之中。當(dāng)前，先進的智能安防系統(tǒng)多采用集人臉識別、步態(tài)識別、人體特征識別、語音識別等于一體的多模態(tài)識別技術(shù)，進一步提高了智能安防系統(tǒng)的安全等級，為檔案安防工作提供了更好的技術(shù)保障。

3 服務(wù)層建構(gòu)：滿足人民群眾日益增長的檔案信息需求

進入新時代，我國社會主要矛盾轉(zhuǎn)化為人民日益增長的美好生活需要和不平衡不充分的發(fā)展之間的矛盾，不斷滿足人民群眾日益增長的檔案信息需求也逐步成為檔案工作的根本出發(fā)點 [2] 。

3.1 堅持需求導(dǎo)向，基礎(chǔ)建設(shè)不放松

以滿足群眾利用需求為目標(biāo)，將接收、征集和接受寄存相結(jié)合，主動、全面收集各種門類和載體檔案尤其是民生類檔案，進一步豐富館藏內(nèi)容、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，為群眾提供更加豐富、充實的檔案信息資源。以數(shù)字檔案館發(fā)展為契機，以信息技術(shù)為依托，提升檔案信息管理軟硬件配置，深入優(yōu)化檔案全文數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)庫，不斷提高檔案信息化管理水平，為群眾提供更加多樣、便捷、全面、精準(zhǔn)、高效的利用服務(wù)。修訂完善檔案利用制度和流程，不斷提升工作人員業(yè)務(wù)水平和服務(wù)意識，配備必要的便民設(shè)施設(shè)備，優(yōu)化調(diào)整服務(wù)大廳功能分區(qū)，為群眾提供更加溫馨、滿意的利用環(huán)境和體驗。

3.2 推行預(yù)約服務(wù)，查檔群眾不“跑空”

在政務(wù)服務(wù)網(wǎng)和門戶網(wǎng)站公布預(yù)約查檔注意事項，推行預(yù)約查檔服務(wù)。凡需查檔人員，可通過電話、郵件、網(wǎng)絡(luò)平臺等形式向單位提出預(yù)約查檔申請，說明查閱目的和內(nèi)容。工作人員接到申請后即開展信息檢索，確認有無相關(guān)檔案、是否可以利用，并將檢索結(jié)果主動告知申請人。如所需檔案符合利用規(guī)定，則詳細說明查檔流程，并提前做好調(diào)卷、復(fù)制、簽章等工作，申請人可根據(jù)預(yù)約時間前來領(lǐng)取。實行預(yù)約查檔服務(wù)，切實幫助申請人避免了空跑路、多跑路、等待久的問題，降低了申請人的時間和出行成本。

3.3 進行“換位”思考，查閱內(nèi)容不遺漏

強化窗口工作人員服務(wù)意識，引導(dǎo)其換位思考，設(shè)身處地理解查檔群眾所需所盼和利益訴求，真正做到熱情接待、認真查找、耐心解釋、周到服務(wù)。在群眾所提供的檔案信息不全、有誤或模糊時，幫助分析檔案的形成時間、責(zé)任主體、關(guān)鍵詞等要素，排除錯誤信息、捋清邏輯關(guān)系，面向所有全宗和檔案類型查找，在相關(guān)檔案中逐卷、逐件排查，確保如在庫必查到，避免錯查、漏查；如確認群眾所查檔案不在館內(nèi)，則幫助分析檔案可能保管之處，必要時幫助群眾詢問有關(guān)部門或其他檔案館，盡可能讓群眾少跑路、有結(jié)果。

3.4 共享檔案資源，異地查檔不受阻

借助數(shù)字檔案資源共享平臺、政務(wù)服務(wù)網(wǎng)，逐步完善門戶網(wǎng)站數(shù)字檔案利用功能，簽訂數(shù)字檔案資源共享協(xié)議，著力構(gòu)建檔案遠程查閱利用服務(wù)體系。通過政務(wù)服務(wù)網(wǎng)，及時辦理各地群眾在線提交的查檔申請，通過數(shù)字檔案資源共享平臺，向群眾提供查閱利用服務(wù)。檔案利用突破空間限制，更加人性、便捷、高效。

4 安全層保障：建立人防技防相結(jié)合的信息安全保障體系

4.1 著眼于事業(yè)發(fā)展，持續(xù)把好人員關(guān)

檔案工作具有政治性、保密性、專業(yè)性，檔案工作人員必須政治上可靠、能力上過硬、業(yè)務(wù)上熟練，要本著對黨和國家、對檔案事業(yè)負責(zé)的態(tài)度選好用好人員。一是在選拔上堅持標(biāo)準(zhǔn)。要把政治能力強、工作標(biāo)準(zhǔn)高、業(yè)務(wù)能力強作為選拔標(biāo)準(zhǔn)，堅持德才兼?zhèn)?，打造一支?jīng)得起時代檢驗的檔案干部隊伍。二是真心幫助關(guān)心檔案人員。檔案工作是默默無聞的事業(yè)，機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要時刻把握檔案人員的思想動態(tài)、工作情況、生活狀況，及時了解他們的愿望和呼聲，做到工作上支持、生活上關(guān)心，幫助他們解決實際困難，激發(fā)其工作熱情和責(zé)任感，更好地投入到檔案工作中去。三是科學(xué)管理好檔案人員。要持續(xù)加強經(jīng)常性教育，尤其是政治教育、保密教育，正確處理集體利益和個人利益的關(guān)系，自覺弘揚正能量。要加強紀律建設(shè)，自覺守好底線，打造一支經(jīng)得起檢驗的檔案保密隊伍。

4.2 加強教育引導(dǎo)，筑牢檔案保密的思想長城

近年來，一些機關(guān)事業(yè)單位發(fā)生了檔案的失竊密事件，有的直接損害了人民群眾的切身利益和黨委政府的形象，教訓(xùn)十分慘重。因此，機關(guān)事業(yè)單位要著力把思想防線建設(shè)擺在突出位置。一是持續(xù)加強保密知識教育。要把檔案法、保密法列入繼續(xù)教育必修課程，常學(xué)常新，教育引導(dǎo)檔案人員底線在哪里、紅線是什么，解決不敢泄密的問題。二是加強保密能力建設(shè)，目前，隨著大數(shù)據(jù)等技術(shù)的強力推進，對檔案安全保密工作的技術(shù)要求越來越高，作為新時代的檔案工作者，必須具備一定的信息化防御技術(shù)。事業(yè)單位要把信息技術(shù)課程列入機關(guān)講堂的重要內(nèi)容，培養(yǎng)全單位人員的信息化防御技能，解決技術(shù)上的“卡脖子”問題。三是加強保密意識的教育。以近年來的反面典型為教材，定期開展保密警示教育活動，或者深入廉政教育基地，使檔案人員時刻保持思想上的清醒。

4.3 優(yōu)化安全保密舉措，徹底消除安全漏洞

伴隨著信息化系統(tǒng)的使用，檔案管理牽扯的部門和流程增多，加強保密管控的環(huán)節(jié)也相應(yīng)增加。要常態(tài)化地開展防范工作，把隱患消滅在萌芽狀態(tài)。一是完善檔案安全設(shè)施配備。要加強對信息化軟硬件安全設(shè)備的升級改造，著力加強對存儲系統(tǒng)、防火墻、殺毒系統(tǒng)、防水墻、身份識別系統(tǒng)的提升強化，建立從上到下、從點到面的安全防護備份系統(tǒng)。要加強對網(wǎng)絡(luò)隔離的技術(shù)改造，實行三網(wǎng)隔離，主要是局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、外網(wǎng)之間實行系統(tǒng)隔離，避免產(chǎn)生漏洞，政務(wù)網(wǎng)與因特網(wǎng)之間實行邏輯隔離。在局域網(wǎng)加強安全系統(tǒng)防護，比如身份識別、防水墻等，確保檔案保密信息和外網(wǎng)完全隔離，在技術(shù)層面全面夯實信息安全的基礎(chǔ)。二是優(yōu)化安全管理制度。主要是加強設(shè)備管理、操作人員、數(shù)據(jù)分析、管理權(quán)限、應(yīng)急保障等方面，在檔案的產(chǎn)生、收集、存儲、利用等各環(huán)節(jié)，都嚴格落實安全保密管理規(guī)定。其中，檔案信息系統(tǒng)落實“三員”管理，檔案管理員、系統(tǒng)維護員、安全監(jiān)督員各司其職；數(shù)字檔案館核心網(wǎng)絡(luò)實行實名準(zhǔn)入制度[3]，所有的人員、終端、設(shè)備進入系統(tǒng)必須得到授權(quán)；紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包項目嚴格落實安全管理制度，并接受第三方的監(jiān)督檢查。三是加強日常監(jiān)管，確保各項措施落實到位。安排專人定期巡檢機房和設(shè)備，發(fā)現(xiàn)故障和問題及時解決。對所有館藏檔案數(shù)據(jù)采用在線和離線的方式進行多套備份，定期開展一次應(yīng)急演練，模擬各種網(wǎng)絡(luò)和信息安全突發(fā)情況。在重要節(jié)日、重大活動前后，安排人員進行24小時網(wǎng)絡(luò)安全值班，防止和及時處置網(wǎng)絡(luò)安全事故。

參考文獻

[1]蔣術(shù).企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型現(xiàn)狀·問題·對策[J].檔案天地，2021（05）：10.

[2]王善柏.建設(shè)滿足人民群眾利用需求的數(shù)字檔案館[N].中國檔案報，2020（07）：23.

[3]顧岱鷗.浙江舟山市檔案館 加強網(wǎng)絡(luò)與信息安全筑牢檔案安全防線[N].中國檔案報，2021（08）：02.

作者簡介：劉海旭（1985— ），山東省衛(wèi)生健康委員會醫(yī)療管理服務(wù)中心館員，研究方向：事業(yè)單位檔案管理。