陳光杰

［摘 要］在公共衛(wèi)生事件發(fā)生至終結的過程中，會形成大量來源廣泛、內容豐富、載體多樣的文獻。隨著信息技術的廣泛應用，公共衛(wèi)生事件檔案管理已經發(fā)生了很大變化，由原來的紙質公共衛(wèi)生事件檔案管理逐漸轉變?yōu)樾畔⒒碾娮訖n案管理，專業(yè)人員能夠快速完成檔案信息處理工作，不僅提高了公共衛(wèi)生事件檔案管理工作的效率和質量，還減輕了工作人員的工作量與工作壓力。本文通過對公共衛(wèi)生事件檔案的界定，對其價值表達進行闡述，并根據目前的實際狀況，對公共衛(wèi)生事件檔案類型和特征進行分析，并對其優(yōu)化和利用進行探究，旨在優(yōu)化公共衛(wèi)生事件檔案管理與利用工作。

［關鍵詞］公共衛(wèi)生事件檔案；管理與利用；存在問題；對策

［中圖分類號］G27文獻標志碼：A

隨著全球經濟一體化、開放程度的提高，公共衛(wèi)生問題愈加受到重視。在發(fā)生公共衛(wèi)生事件后及時記錄檔案并加以有效管理，搜集全過程的資料，能夠為后續(xù)的防控和治療工作提供依據。因此，必須加強對公共衛(wèi)生事件檔案的管理與利用，以推動我國社會的健康發(fā)展。

1 公共衛(wèi)生事件檔案管理與利用的特點

1.1 檔案內容多樣化

公共衛(wèi)生事件檔案是指在公共衛(wèi)生突發(fā)事件發(fā)生至終結期間所形成的各類信息，通常包括突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應急處置方案、現場防控方案、診療方案、醫(yī)療器械使用方案等一系列應急處理材料，還包括報刊、圖片、視頻等多媒體資料。各種不同的載體、形式的檔案資料能較好地反映出特定時期突發(fā)公共衛(wèi)生事件的政府應對、善后處置、民眾意識的行為。

1.2 文件的非程序性

通常來說，文件的采集和管理都要遵循標準，每一個步驟都要遵循一定的程序，但當突發(fā)公共衛(wèi)生事件時，檔案管理員和其他有關部門的工作人員還沒有做好充分的心理準備，如果繼續(xù)按照原來的方法和程序來進行收集和管理，是無法達到要求的［1］。所以，在突發(fā)公共衛(wèi)生突發(fā)事件時，檔案管理部門要結合現實狀況，積極探索新的檔案采集方式。

1.3 檔案歸類的專業(yè)性

由于公共衛(wèi)生突發(fā)事件的特殊性，需要將應急處理方案、現場控制措施、宣傳教育資料等按不同的類別進行歸類，區(qū)別對待。因此，必須對各種突發(fā)公共衛(wèi)生事件的檔案進行規(guī)范化的管理，以保證其在突發(fā)事件發(fā)生時能夠起到重要的作用，以減少其危害。

1.4 檔案的保密性

公共衛(wèi)生事件是影響社會和諧穩(wěn)定的重要因素，所以，檔案必須有選擇地進行，并予以保密。尤其是某些突發(fā)事件中所涉及的專業(yè)技術、某些極端情況下的應對措施等，更是要嚴格保密。因此，在使用公共衛(wèi)生檔案時，要對使用制度、使用范圍等進行嚴格的管理。

2 公共衛(wèi)生事件檔案管理與利用的意義

2.1 為醫(yī)療科研提供參考

公共衛(wèi)生事件檔案在醫(yī)療科研中起著舉足輕重的作用。查閱以往的公共衛(wèi)生事件檔案，可以更好地分析其發(fā)生的原因和進程，為醫(yī)療科研工作提供借鑒。有助于相應的診斷和疫苗的研發(fā)，從而提高醫(yī)療防控水平。

2.2 為醫(yī)療事故的決策提供基礎

在突發(fā)公共衛(wèi)生事件時，可以根據以往類似事件所搜集的檔案信息，對其發(fā)展趨勢及潛在危害進行預測，以便為醫(yī)療機構和相關機構的應急決策提供參考，并將其風險與社會危害降至最低。消息不對稱，也會影響到相關部門的緊急情況。

2.3 為進行教育活動提供信息

各部門、各團體都會以文字、圖片、視頻等方式對突發(fā)公共衛(wèi)生事件進行記錄、保存，真實性高，能夠客觀地反映出在公共衛(wèi)生事件中的全過程。因此，在公眾對健康的關注日益增加的今天，有關部門可以將所搜集到的文獻進行適當的整理，并利用其以引導公眾正確地采取相應的預防措施，以增強公眾對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的預防意識和應急能力。由于大多數人在公共衛(wèi)生問題上都會產生一種恐慌情緒，而一般人又沒有足夠的過有關公共衛(wèi)生事件的知識，對整個事件的發(fā)生和處理方法也不了解，所以在日常工作中，要加強對公眾健康事件的記錄，使用公共衛(wèi)生檔案的方式來制作教育宣傳短片，并使之成為社會大眾了解傳染疾病相關知識的途徑［2］。

3 當前我國公共衛(wèi)生事件檔案管理與利用中存在的問題

3.1 檔案的搜集與保存意識薄弱

通常情況下，在突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生后，各單位都會將大量的資源投入預防、治療、應急等工作中，而忽略了對公眾健康事件的記錄和保存。這會導致公共衛(wèi)生事件的第一手數據流失，造成后續(xù)無法完整還原事故發(fā)生的原因，無法在以后處理類似的公共衛(wèi)生事件時借鑒以往的經驗。特別是在公共衛(wèi)生突發(fā)事件的應急機制不健全的情況下，更是如此。一方面是因為公眾健康事件的檔案搜集工作涉及的領域比較廣泛；另一方面，有關部門對檔案的收集和管理工作也不夠重視，導致了基層的檔案管理人員意識淡薄。

3.2 缺少專職的檔案管理人員

目前，我國還沒有建立專職的公共衛(wèi)生事件檔案管理機構，現有的相關工作人員素質也普遍不高。但是，從以上的研究結果來看，我國的公共衛(wèi)生事件檔案管理工作是一項專業(yè)性很強的工作，它不但要求工作人員對檔案的搜集和管理有一定的了解，而且還要求具備一定的專業(yè)知識。比如，大多數的公共衛(wèi)生檔案除了包含有關政策、法規(guī)、應急處理方案等常規(guī)信息，還包含了疫情防控、流行病學調查、醫(yī)療救治等一系列的專業(yè)信息。為了便于日后的核查，必須對其進行分類編碼、存檔［3］。

3.3 檔案數據范圍分布廣，檔案管理工作難度較高

公共衛(wèi)生事件具有突發(fā)、波及范圍廣、持續(xù)時間長等特點，因此檔案資料所涵蓋的范圍很廣，分布較散，不僅涉及不同地區(qū)，還涉及不同部門，需要各地區(qū)、各部門共同努力，確保檔案資料的完整性。但實際操作起來卻很困難。一方面，我國尚未建立起一個統(tǒng)一的公共衛(wèi)生檔案管理機構。在全國范圍內，一旦出現突發(fā)公共衛(wèi)生事件，難以及時搜集各種檔案，并妥善保管，以便日后進一步調查和分析。另一方面是因為缺乏相關的工作經驗，導致一些基層干部缺乏大局觀，主觀上認為只需要搜集到一些重要的信息即可。事實上，在突發(fā)公共衛(wèi)生問題的時候，哪怕是一件微不足道的小事也可能帶來巨大的影響。

3.4 檔案管理的信息化程度較低

現今，信息化技術在檔案管理中的地位日益凸顯，若能正確運用資訊科技，不僅能提高工作效率，事半功倍，也能提升檔案資料的管理與利用。但是，目前我國在公共衛(wèi)生事件檔案的管理與利用方面，仍然沿用以往的傳統(tǒng)的檔案管理模式，信息化程度較低，對提高我國公共衛(wèi)生事件檔案的管理水平有很大的影響。這一方面是因為檔案管理的信息化建設還不夠完善，另一方面是因為許多從事公共衛(wèi)生事件的檔案管理工作人員對此并不了解。

4 我國公共衛(wèi)生事件檔案管理與利用的優(yōu)化措施

4.1 建立公共衛(wèi)生事件檔案管理應急機制

為確保檔案管理工作的有序進行，有關單位要建立和完善檔案管理和突發(fā)事件處理制度，以便在突發(fā)公共衛(wèi)生事件中，及時、高效地進行各種文件的收集和整理。首先，要明確相關部門的工作責任，專人負責收集、整理和管理，明確歸檔的范疇和方法，確保各類檔案資料按相關規(guī)定收集和管理。其次，要建立專門的檔案管理體系。因為公共衛(wèi)生事件檔案具有內容多樣性、專業(yè)性和保密性等特點，需要對其進行分類歸檔，并建立相應的數據庫，以方便日后利用。此外，要做好完善的搜集與管理工作，既要確保檔案的完整，又要客觀地反映事件的發(fā)生、發(fā)展及后續(xù)的處置；某些文件要嚴守秘密，以免為非法人士所用，危害社會穩(wěn)定。

4.2 加強檔案管理人員的綜合素質

公共衛(wèi)生事件檔案相對特殊，因此對檔案管理人員既要掌握專業(yè)的檔案管理知識，又要掌握與之相適應的醫(yī)學專業(yè)技術。要對公共衛(wèi)生事件檔案進行有效的管理與利用，就需要加強檔案管理人員的專業(yè)素質，建設高素質、專業(yè)化的檔案管理隊伍。首先，要建立專職的公共衛(wèi)生檔案管理團隊，制訂相關的應急方案，明確各部門職責和協調機制。其次，要定期組織檔案管理人員進行應急演練，以增強檔案管理人員對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的有效管理意識和應對措施。另外，要加強對檔案管理員的培訓和繼續(xù)教育，因為每一次突發(fā)公共衛(wèi)生事件，都會出現許多意想不到的情況，而且，不同時期的檔案管理標準和要求也各不相同。為此，必須加強檔案管理人員的針對性學習和訓練，以全面提升其整體素質［4］。

4.3 建立健全檔案分類管理制度

要提高公共衛(wèi)生事件檔案管理水平，必須建立健全檔案管理機制，規(guī)范相應的工作流程，制定合理的規(guī)章制度。首先，管理人員要根據實際情況建立完善的電子檔案管理制度，落實到實際工作中，管理人員要嚴格遵守，一旦發(fā)現有違規(guī)行為，要嚴懲，以樹立電子檔案管理制度的威嚴，使之真正發(fā)揮作用。其次，要加強各部門之間的協調與配合，共同解決錯綜復雜的工作，有效地解決電子檔案管理中出現的問題，從而不斷提高公共衛(wèi)生事件檔案管理水平［5］。

在公共衛(wèi)生事件檔案的搜集、處理中，要做到寧缺毋濫，以確保檔案的真實性、完整性，并且要對不同的文件載體進行分類管理，以便于今后的調查。比如，對一般的實物檔案、影像檔案等，按照常規(guī)檔案的管理要求，進行編號、存檔，而病歷檔案要嚴格管理。不僅要對病人的基本資料進行細致搜集，還要對病人的病情發(fā)展和擴散進行全面的調查。在保障病人的個人隱私和關鍵技術數據的同時，也要保證社會的和諧與穩(wěn)定。因此，必須建立公共衛(wèi)生事件的分類和編碼，并依據不同的性質、造成的影響、應急響應級別和決策，建立傳染病、衛(wèi)生環(huán)境、食品安全和衛(wèi)生類別等，從而形成一個豐富、規(guī)范、有序的公共衛(wèi)生事件檔案。另外，要建立公共衛(wèi)生事件檔案的管理標準，對各類突發(fā)事件的檔案進行規(guī)范，包括：應急預案、應急預案、各相關部門協調材料、實時病情監(jiān)測數據、治療技術方案和實施指南、事件處理現場的視頻和新聞等。

4.4 加快檔案管理信息化進程

網絡技術和信息技術的不斷發(fā)展，為檔案的管理與利用提供了便利。應從以下兩個方面來加強對公共衛(wèi)生事件的檔案管理工作：一是要加強電子、數字公共衛(wèi)生事件檔案的建設，以便各部門、各地區(qū)可以在這個數據庫中進行數據的更新與共享，從而使得有關公共衛(wèi)生的檔案資料更加完整，便于日后的查詢與使用；二是可以通過微信公眾號發(fā)布公共衛(wèi)生事件的預防與對策等信息，讓公眾能夠根據自身需要獲得相應的信息，從而增強民眾對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的預防意識和應急能力，減少突發(fā)公共衛(wèi)生事件造成的危害［6］。

此外，由于影響檔案安全的因素較多，管理人員應加強檔案安全管理，確保檔案安全完整。首先，在電子檔案管理方面，軟硬件設施要及時更新，落后的檔案設施存在較大的安全漏洞，因此應合理選擇軟件，優(yōu)先采用穩(wěn)定、安全的軟件，從一定程度上保障檔案的安全。其次，管理人員要有較強的安全意識，在操作過程中嚴格遵守操作規(guī)程，不去點擊不明鏈接、圖片等，防止病毒侵入電腦；平時要做好安全防護措施，定期查殺病毒，不泄露電腦密碼，保證整個系統(tǒng)的安全。最后，檔案使用者要做好安全防護措施，避免使用過程中出現安全隱患；軟件開發(fā)人員和維護人員，必須嚴格保密，確保電子檔案安全。

5 結語

一般來說，公共衛(wèi)生事件的影響范圍廣、危害大，加強對相關檔案的有效管理與利用，對于政府有關部門進行應急決策、醫(yī)學研究、教育等方面都有著十分重要的作用。但是，由于各種因素的制約，當前的公共衛(wèi)生檔案管理工作還存在著檔案管理人員不足、檔案資料面廣且分散、難以歸檔及檔案管理信息化水平不高的問題。要提高檔案管理與利用的質量，就需要從以下幾個方面入手：建立檔案管理應急機制，提高檔案管理隊伍的綜合素質，構建檔案分類管理系統(tǒng)，加速檔案管理的信息化進程。隨著社會和經濟的發(fā)展，各種制度特別是檔案的管理與利用機制的不斷健全，我國公共衛(wèi)生事件檔案工作將會有更大提升。

參考文獻

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［3］劉國華. 我國公共衛(wèi)生事件檔案的管理與利用［J］. 蘭臺內外， 2020（19）：13-15.

［4］巫彩云，曹丙貴. 高效便捷的公共衛(wèi)生事件檔案工作機制構建探討［J］. 產業(yè)與科技論壇，2022，21（3）：283-284.

［5］于子鈐. 突發(fā)公共衛(wèi)生事件處置中檔案工作存在的問題與對策［J］. 中國公共衛(wèi)生管理， 2014（3）：374.

［6］李萍. 淺談突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的收集與利用［J］. 檔案與建設， 2016（8）：90-91.