尹莎　謝洋

關(guān)鍵詞：后勤物資；全流程管理；醫(yī)院資源規(guī)劃（HRP）；辦公自動(dòng)化（OA）

中圖法分類(lèi)號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

HRP由成熟的企業(yè)資源規(guī)劃（enterprise resource planning，ERP）發(fā)展而來(lái)，并將其應(yīng)用于醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理，實(shí)現(xiàn)資金流、業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流之間的有效結(jié)合與互聯(lián)互通，是指融合現(xiàn)代管理理念，整合醫(yī)院各類(lèi)資源，進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃管理。辦公自動(dòng)化（office automation，OA）系統(tǒng)負(fù)載輕，開(kāi)放性好，系統(tǒng)維護(hù)升級(jí)方便，網(wǎng)絡(luò)辦公不受到地域的限制，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)文本、圖像、聲音等信息的訪問(wèn)，具有良好的使用性能。

醫(yī)院后勤物資保障工作是醫(yī)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基本保證和重要組成部分，其管理水平直接關(guān)系到醫(yī)院運(yùn)轉(zhuǎn)的質(zhì)量和效率。醫(yī)院后勤物資包括辦公用品、被服裝具、保潔用品、維修材料、五金交電、計(jì)算機(jī)耗材及配件等，具有物資品種繁雜、工作內(nèi)容瑣碎等特點(diǎn)。

為滿(mǎn)足和提升醫(yī)院對(duì)后勤物資保障工作需求，本文基于HRP系統(tǒng)和OA系統(tǒng)對(duì)H醫(yī)院后勤物資管理流程進(jìn)行優(yōu)化改造，以提高工作的時(shí)效性、統(tǒng)一性和規(guī)范性。在此次優(yōu)化系統(tǒng)建設(shè)實(shí)施過(guò)程中，分三個(gè)步驟來(lái)進(jìn)行：第一步，分析現(xiàn)有流程存在的問(wèn)題；第二步，結(jié)合需求和信息系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)的功能進(jìn)行流程優(yōu)化和搭建平臺(tái)：第三步，對(duì)優(yōu)化后的管理流程進(jìn)行評(píng)價(jià)和完善。

1現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

目前，河北醫(yī)科大學(xué)第二醫(yī)院后勤保障部按照是否“零庫(kù)存”的屬性將物資分為庫(kù)存物資和專(zhuān)購(gòu)物資，申請(qǐng)科室分為醫(yī)療醫(yī)技科室和行政后勤科室，申請(qǐng)和審批模式分為線上和線下兩種。

醫(yī)療醫(yī)技科室物資采用線上申請(qǐng)線下審批的模式。為了數(shù)據(jù)安全，醫(yī)院HRP系統(tǒng)連接醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，醫(yī)師工作站和護(hù)理工作站都在內(nèi)網(wǎng)計(jì)算機(jī)，因此，醫(yī)療醫(yī)技科室申請(qǐng)物資在內(nèi)網(wǎng)計(jì)算機(jī)上登錄HRP系統(tǒng)按說(shuō)明操作即可生成請(qǐng)領(lǐng)單，系統(tǒng)根據(jù)物資屬性拆單，庫(kù)存物資訂單發(fā)送至庫(kù)房保管員直接出庫(kù)，專(zhuān)購(gòu)物資發(fā)送至采購(gòu)員生成供應(yīng)商訂單，依次由庫(kù)房負(fù)責(zé)人、后勤保障部主任、主管院領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后發(fā)送至供應(yīng)商客戶(hù)端。

行政后勤科室物資申請(qǐng)和審批均采用線下模式。行政后勤科室由申請(qǐng)人提出書(shū)面申請(qǐng)，科室負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后送至后勤保障部，庫(kù)存物資經(jīng)庫(kù)房負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后辦理出庫(kù)，專(zhuān)購(gòu)物資經(jīng)采購(gòu)員匯總后依次由庫(kù)房負(fù)責(zé)人、后勤保障部主任、主管院領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，采購(gòu)員通過(guò)電話方式通知供應(yīng)商送貨。

供應(yīng)商下訂單采用線上線下結(jié)合模式。通過(guò)內(nèi)網(wǎng)HRP系統(tǒng)申請(qǐng)的專(zhuān)購(gòu)物資通過(guò)線下審批通過(guò)后，采購(gòu)員通過(guò)HRP系統(tǒng)供應(yīng)商客戶(hù)端發(fā)送訂單，并生成訂單條形碼，通過(guò)條形碼辦理入庫(kù)，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)應(yīng)請(qǐng)領(lǐng)單生成出庫(kù)單。通過(guò)線下書(shū)面審批通過(guò)后的專(zhuān)購(gòu)物資，由采購(gòu)員電話通知供應(yīng)商送貨，隨貨同行單備注使用科室，采購(gòu)員手動(dòng)入庫(kù)，保管員按照隨貨同行單備注的使用科室手動(dòng)錄入出庫(kù)單。圖1為后勤物資供應(yīng)流程圖。

基于以上模式，存在以下問(wèn)題。第一，時(shí)效性差，耗時(shí)過(guò)長(zhǎng)。只要涉及線下審批及書(shū)面材料的流轉(zhuǎn)，就需要不同角色的人見(jiàn)面，就需要為了克服空間的距離而花費(fèi)時(shí)間，加上等待審批和等著手工錄入出庫(kù)單與出貨的時(shí)間等，經(jīng)統(tǒng)計(jì)申請(qǐng)與審批環(huán)節(jié)平均用時(shí)為6h，平均領(lǐng)用等待時(shí)間為19min。第二，準(zhǔn)確性差，出錯(cuò)率高。線下訂單經(jīng)口頭傳達(dá)，難免存在遺漏或者備注錯(cuò)誤，導(dǎo)致多發(fā)、少發(fā)、發(fā)錯(cuò)科室等情況。

2后勤物資管理流程優(yōu)化

2.1系統(tǒng)框架

梳理和重新確定后勤物資管理的要求和業(yè)務(wù)流程，在HRP系統(tǒng)總體框架基礎(chǔ)上OA系統(tǒng)審批流，業(yè)務(wù)大致為“物資申請(qǐng)單→申請(qǐng)審批→申請(qǐng)審核→下達(dá)供貨訂單→驗(yàn)收入庫(kù)→出庫(kù)記賬”。重新構(gòu)建的后勤物資管理模塊包括院內(nèi)HRP系統(tǒng)申請(qǐng)模塊、OA系統(tǒng)審批模塊、HRP系統(tǒng)出入庫(kù)管理模塊。優(yōu)化的關(guān)鍵點(diǎn)包括：一是將所有線上書(shū)面申請(qǐng)及審批改成OA系統(tǒng)：二是將審批后的結(jié)果自動(dòng)反饋到HRP系統(tǒng)。

2.2 HRP系統(tǒng)流程模塊

本文基于原有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了優(yōu)化改造，將所有的線下書(shū)面申請(qǐng)和審批全部改為線上OA系統(tǒng)處理，同時(shí)信息中心加裝了跳板機(jī)，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)外網(wǎng)的數(shù)據(jù)互通共享。

HRP系統(tǒng)在與OA系統(tǒng)對(duì)接的前后程序上較之前有所改進(jìn)，分別進(jìn)行了匯總和拆單操作。HRP申請(qǐng)單的數(shù)量為500個(gè)／天左右，若每一個(gè)都到OA系統(tǒng)走審批，則工作量太大。因此，專(zhuān)購(gòu)物資訂單經(jīng)采購(gòu)員在HRP系統(tǒng)定期匯總后提交至OA系統(tǒng)進(jìn)行審批，如遇特殊情況可加急審批，一天OA審批流會(huì)保持在5個(gè)以下。OA系統(tǒng)審批通過(guò)后反饋到HRP系統(tǒng)進(jìn)行拆單處理，根據(jù)不同的供應(yīng)商和不同和申請(qǐng)科室生成多個(gè)訂單并發(fā)送至供貨商，待貨物完成驗(yàn)收入庫(kù)后，系統(tǒng)再根據(jù)不同的申請(qǐng)科室重新組合成出庫(kù)單，由保管員辦理備貨出庫(kù)。圖2為優(yōu)化后的后勤物資供應(yīng)流程圖。

2.3 OA系統(tǒng)流程模塊

嵌入HRP系統(tǒng)中的OA審批流有三個(gè)，主要是針對(duì)行政后勤科室使用：一是申請(qǐng)科室審批流，主要針對(duì)原采用書(shū)面申請(qǐng)與審批的科室：二是供應(yīng)商訂單審批流，替代了原有的對(duì)供應(yīng)商訂單的線下審批；三是物資發(fā)放審批流，由OA系統(tǒng)與HRP系統(tǒng)對(duì)接，審核通過(guò)后直接生成出庫(kù)單，取代了保管員依照申請(qǐng)批示單手工錄入的程序。

優(yōu)化后的申請(qǐng)科室審批流程，在其中嵌入了選擇條件，如用途分為常規(guī)辦公和特殊用途，常規(guī)辦公不超限額申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后直接流轉(zhuǎn)到庫(kù)房，若為特殊用途，則須增加主管院領(lǐng)導(dǎo)審批環(huán)節(jié)。再如，申請(qǐng)單金額≥500元的申請(qǐng)需要主管院領(lǐng)導(dǎo)審批，原來(lái)采用書(shū)面申請(qǐng)，科室不知道申請(qǐng)單金額，因此容易造成出庫(kù)時(shí)發(fā)現(xiàn)金額超限再去找主管院領(lǐng)導(dǎo)審核的情況。另外，優(yōu)化流程后，HRP系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)根據(jù)物資屬性自動(dòng)將庫(kù)存物資和專(zhuān)購(gòu)物資拆分為兩個(gè)訂單，分別發(fā)送至保管員和采購(gòu)員兩個(gè)角色，避免了申請(qǐng)科室將物資寫(xiě)在一個(gè)申請(qǐng)單上，到庫(kù)房才發(fā)現(xiàn)需要拆分后又重新審批的情況。圖3為OA系統(tǒng)申請(qǐng)科室審批流程圖。

優(yōu)化后的供應(yīng)商訂單流程實(shí)現(xiàn)了“匯總后審批，通過(guò)后拆分”，供應(yīng)商訂單分為增加庫(kù)存和專(zhuān)購(gòu)臨采兩種情況，優(yōu)化前是“一單一簽”的模式.即所有的書(shū)面申請(qǐng)都需要領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，給領(lǐng)導(dǎo)帶來(lái)了很大的工作量。由于所有的審批都采用“面簽”的方式，大大增加了等待審批的時(shí)間。優(yōu)化的流程實(shí)現(xiàn)了“定時(shí)匯總，線上審批”，審批人用手機(jī)即可審批，審批通過(guò)后將結(jié)果反饋到HRP系統(tǒng)，自動(dòng)生成供應(yīng)商訂單并實(shí)現(xiàn)了“一單一碼”，驗(yàn)貨后對(duì)供應(yīng)商隨貨同行單掃碼入庫(kù)，入庫(kù)后保管員收到系統(tǒng)根據(jù)請(qǐng)領(lǐng)單生成的出庫(kù)單，根據(jù)出庫(kù)單備貨，備貨完成后通知申請(qǐng)科室領(lǐng)取物資或由第三方配送公司送貨至科室。圖4為OA系統(tǒng)后勤物資管理科室供應(yīng)商訂單流程圖。

無(wú)論是庫(kù)存物資還是專(zhuān)購(gòu)物資，經(jīng)申請(qǐng)科室負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后都要經(jīng)庫(kù)房負(fù)責(zé)人審核，審核其領(lǐng)用物資種類(lèi)和數(shù)量的必要性。比如，醫(yī)療醫(yī)技科室及醫(yī)務(wù)處、護(hù)理部、感染控制處、住院處等與臨床工作緊密相關(guān)的職能科室或窗口科室可以領(lǐng)用白大衣等工作服，而一般的行政人員是不可以領(lǐng)用的。因此，庫(kù)房負(fù)責(zé)人對(duì)醫(yī)院物資的管控和成本的管理是必不可少的角色。圖5為OA系統(tǒng)后勤物資管理科室發(fā)放流程圖。

3應(yīng)用效果評(píng)價(jià)

將OA系統(tǒng)與HRP系統(tǒng)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了多部門(mén)使用、多級(jí)別審批的工作全部線上完成，提高了后勤物資管理工作的高效性、規(guī)范性和準(zhǔn)確性，同時(shí)為醫(yī)院節(jié)約了人力成本和財(cái)力成本，做到了痕跡管理、有據(jù)可循。

3.1提高工作時(shí)效性

后勤物資領(lǐng)用審批流程在OA系統(tǒng)的應(yīng)用，簡(jiǎn)化了辦公流程，避免了“找人、等人”的現(xiàn)象，減少了審批的等待時(shí)間，相關(guān)負(fù)責(zé)人在移動(dòng)上網(wǎng)設(shè)備上處理即可，增加了處理工作的靈活性，縮短了審批周期，提高了辦事效率和執(zhí)行力。

除了OA系統(tǒng)本身的優(yōu)勢(shì)能提高工作效率，其與HRP系統(tǒng)對(duì)接后產(chǎn)生的數(shù)據(jù)更為規(guī)范，格式更為統(tǒng)一。HRP系統(tǒng)采用結(jié)構(gòu)化模板式界面，對(duì)每個(gè)字段進(jìn)行系統(tǒng)控制和校驗(yàn)，防止漏填和錯(cuò)填，一次性審批通過(guò)，避免了申請(qǐng)人采用無(wú)格式敘述性文字填報(bào)導(dǎo)致多次退回和修改的情況發(fā)生，極大地提高了工作效率。

OA系統(tǒng)可記錄流程中每一個(gè)環(huán)節(jié)的發(fā)生時(shí)間節(jié)點(diǎn)，能夠方便準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)出每個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)長(zhǎng)。對(duì)比流程優(yōu)化前后的1個(gè)月的平均申請(qǐng)審批和貨物領(lǐng)取等待時(shí)長(zhǎng)，優(yōu)化后的申請(qǐng)與審批環(huán)節(jié)平均用時(shí)由6h降低到2.5h，縮短了58.3%：平均領(lǐng)用等待時(shí)間由19min降低到7min，縮短了63.2%。

3.2規(guī)范操作流程，提高工作質(zhì)量

兩個(gè)系統(tǒng)集成后，數(shù)據(jù)的字段內(nèi)容和格式部是統(tǒng)一調(diào)用HRP系統(tǒng)中物品字典的數(shù)據(jù)，有些字段是可選擇的，如物資名稱(chēng)、規(guī)格等，有些字段是填寫(xiě)的，如數(shù)量、備注等。因此，由HRP系統(tǒng)轉(zhuǎn)錄到OA系統(tǒng)里的表格格式一致，且能自動(dòng)生成金額合計(jì)，便于條件判斷，從而確定下一步流向，在降低出錯(cuò)率的同時(shí)提高了操作的規(guī)范性和工作質(zhì)量。

3.3加強(qiáng)痕跡管理，做到有據(jù)可循

在OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，系統(tǒng)都有記錄并形成電子文單、帶有修改痕跡的簽發(fā)電子文稿、關(guān)聯(lián)文件信息、電子文件運(yùn)轉(zhuǎn)流程圖等，有效確保了無(wú)紙化辦公運(yùn)轉(zhuǎn)模式下歸檔材料的完整性，切實(shí)保留了文件之間直接的完整、清晰的相互關(guān)系，極大豐富了檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了信息資源整合。

3.4為醫(yī)院節(jié)約成本

此次流程優(yōu)化不但提高了工作質(zhì)量和工作效率，也為醫(yī)院節(jié)約了人力成本和物力成本。一般申請(qǐng)人為本院?jiǎn)T工，把原來(lái)等待審批、返工糾錯(cuò)和等待領(lǐng)取物資的時(shí)間用在了其他工作上，大大減少了人力的投入。OA系統(tǒng)采用了無(wú)紙化辦公，在減少了紙張的同時(shí)也減少了相應(yīng)打印耗材、筆墨、書(shū)釘?shù)绕渌k公費(fèi)用，為醫(yī)院節(jié)省了相關(guān)開(kāi)支。

4結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作模式，完成物資供應(yīng)流程再造，在有效提升物資供應(yīng)效率和效益、改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量、降低運(yùn)營(yíng)成本的同時(shí)，便于醫(yī)院集中人力、物力、財(cái)力，專(zhuān)注于提升醫(yī)療技術(shù)水平。

優(yōu)化后的后勤物資全流程管理實(shí)現(xiàn)了OA系統(tǒng)與HRP系統(tǒng)互聯(lián)互通、高效集成，實(shí)現(xiàn)了申請(qǐng)和審批全流程線上處理，實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化流程管理，簡(jiǎn)化了后勤物資的管理流程，大幅度提高了工作效率，降低了醫(yī)院運(yùn)營(yíng)和審計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)，提高了醫(yī)院綜合管理水平和臨床一線的服務(wù)質(zhì)量。

作者簡(jiǎn)介：

尹莎（1987—），本科，經(jīng)濟(jì)師，研究方向：醫(yī)院成本管理。