雷毅

在不少人力資源從業(yè)人員的心目中，員工入職手續(xù)是一件不值得一提的“小事”，不存在什么風(fēng)險，因此很多企業(yè)傾向于安排從業(yè)經(jīng)驗較少的年輕HR負(fù)責(zé)新員工入職相關(guān)工作。心理學(xué)領(lǐng)域有一個“不值得定律”，說的就是人們潛意識里認(rèn)為不值得做的事情就會敷衍了事，甚至根本不去做。實際上，人力資源工作本就由許多具體、煩瑣的“小事”聚合而成，一旦其中的某個細(xì)節(jié)產(chǎn)生疏漏，往往會給企業(yè)帶來難以彌補的用工風(fēng)險。

案例一：連筆字惹爭議

張某于2019年3月起在A公司工作，簽訂了為期兩年的勞動合同。兩年期滿后，A公司對張某的工作效率不是特別滿意，不愿續(xù)簽勞動合同，于是按法律規(guī)定支付經(jīng)濟補償金后解除了與張某的勞動合同。隨后，張某訴至法院，稱自己在A公司已實際工作兩年，但A公司一直未與自己簽訂勞動合同，張某還出具了兩年的工資單，證明已經(jīng)和A公司形成事實勞動關(guān)系。根據(jù)《勞動合同法》和《勞動合同法實施條例》，張某主張A公司支付未簽勞動合同的雙倍工資，同時主張A公司與其補簽無固定期限合同。

庭審中，A公司表示已與張某簽訂了勞動合同，并提供了勞動合同文本，然而張某堅稱該合同上的簽名并非本人所簽。經(jīng)查看勞動合同簽名欄，發(fā)現(xiàn)簽名過于潦草，“張”字寫得像“純”字，另外一個字無法辨認(rèn)。公司的法務(wù)代表看到這天書一般的簽名后啞口無言。

A公司其實是一家以“把員工當(dāng)家人，員工以公司為家”為理念的公司，公司氛圍和諧融洽，管理上也較為寬松，很多必要的流程在該公司也都被簡化了，比如公司在開展培訓(xùn)、發(fā)放補助、團建拓展后，都不要求員工簽字確認(rèn)，甚至連工資單上也沒有員工簽字。慶幸的是，多年來，員工們也確實沒有找過公司的麻煩，而且員工和員工之間、員工和領(lǐng)導(dǎo)之間相處得比較融洽，這也進(jìn)一步讓HR覺得，“以前沒有出過事，說明這么操作沒什么問題”，并逐漸對此類情形習(xí)以為常。也正是這種僥幸心理使得A公司在面臨訴訟時處于被動挨打的境地——一旦敗訴，不但要支付張某經(jīng)濟補償金，與其補簽無固定期限勞動合同，還會在其他員工當(dāng)中造成負(fù)面影響，為管理帶來不必要的麻煩。

實際上，良好的工作氛圍與規(guī)范化管理并不沖突。A公司人力資源部門應(yīng)在一些關(guān)鍵性工作中加強管理，嚴(yán)格按照流程執(zhí)行。特別是在簽訂勞動合同、重要協(xié)議時，HR一定要提醒員工書寫清晰、工整，不得為了彰顯個性而使用潦草難辨的連筆簽名；合同簽訂后，要認(rèn)真查看員工的簽名是否出現(xiàn)難以辨認(rèn)、偏旁位置不規(guī)范等情況。

案例二：遺漏的確認(rèn)簽名

2020年4月，徐某入職B公司；同年5月14日，徐某因與經(jīng)理發(fā)生口角而憤然離開單位；5月14日—6月10日，徐某的考勤記錄記為曠工。B公司遂以徐某“無故曠工，嚴(yán)重違反公司的規(guī)章制度”為由，與徐某解除勞動合同且不予支付經(jīng)濟補償金。此后，徐某將公司訴至法院，表示自己從來沒有見過公司的規(guī)章制度，公司也無任何證據(jù)證明規(guī)章制度已經(jīng)公示且為員工知曉。

事實上，B公司在員工入職的時候通常會給新員工發(fā)放員工手冊，向員工告知工作內(nèi)容、工作條件、工作地址、職業(yè)危害、安全生產(chǎn)狀況、勞動報酬以及與工作相關(guān)的其他情況；有些工作場所的墻上還張貼著《崗位職責(zé)說明》。但徐某入職時，適逢公司急需用人，于是HR采用宣讀制度條款的方式對部分新員工進(jìn)行告知，告知后卻沒有要求員工簽字確認(rèn)。此案后經(jīng)法院調(diào)解，B公司支付了一定的經(jīng)濟補償，雙方達(dá)成和解。

一些缺乏經(jīng)驗的年輕HR往往不太注重簽字確認(rèn)這樣的“小事”，覺得不簽也出不了大事。但正是這些看上去不起眼的“蟻穴”，最終發(fā)展成毀壞堤壩的漏洞。這種在工作中“偷工減料”的行為無異于定時炸彈，一旦觸發(fā)，會給企業(yè)經(jīng)營發(fā)展和個人職業(yè)生涯帶來極大的損失。因此，在工作中除了培訓(xùn)、規(guī)章制度的告知需要員工簽字確認(rèn)外，還應(yīng)擴展到入職管理的其他環(huán)節(jié)，比如員工手冊、培訓(xùn)協(xié)議、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議、誠信承諾等等，都要求員工簽字確認(rèn)，以免企業(yè)在出現(xiàn)勞動糾紛時舉證不能。

案例三：“注水”的資格背景

薄某于2018年9月應(yīng)邀到C公司面試，薄某的簡歷中顯示，他于2014年7月畢業(yè)于某名牌大學(xué)財務(wù)管理專業(yè)；2014年8月—2018年6月在某房地產(chǎn)公司任職，薄某還提交了上家公司于2018年6月12日出具的解除合同證明。

C公司招聘團隊對薄某的學(xué)歷、專業(yè)、工作經(jīng)歷非常滿意，而且薄某在面試過程中表現(xiàn)優(yōu)秀，表達(dá)能力極強，正是C公司急需的人才，于是公司優(yōu)先錄用了他。但在試用期間，人力資源部門在審查員工資料時意外發(fā)現(xiàn)，薄某的社保繳費年限只有2個月，與其簡歷中的工作年限相差過大。經(jīng)進(jìn)一步核查，確認(rèn)薄某在某房地產(chǎn)公司只工作了2個月便離職，且由上家公司出具的解除合同證明也有造假的嫌疑。為此，C公司以試用期不符合錄用條件為由解除勞動合同。

從人性的角度來說，每個人都想將自己美好的一面展現(xiàn)出來。因此，個人簡歷多多少少會有一點夸大或虛構(gòu)的成分，比如常有求職者在簡歷中描述自己“熟練使用Office辦公軟件”，但實際上很可能他只是在寫畢業(yè)論文的時候用過Word的基本功能，幾乎不會使用Excel、PPT等。因此，企業(yè)在決定錄用關(guān)鍵崗位人員時，不能只聽求職者的一面之詞，而是要認(rèn)真核實其提交的學(xué)歷證明、職業(yè)資格證書、離職證明、競業(yè)限制協(xié)議等資料，確認(rèn)真實可信后方可錄用。

入職風(fēng)險可防可控

入職管理工作風(fēng)險重重，有招聘條件不合法帶來的風(fēng)險，有錄用條件不清晰帶來的風(fēng)險，有不簽或晚簽勞動合同的風(fēng)險，有試用期時長不合法的風(fēng)險，有員工信息造假的風(fēng)險……對于廣大HR來說，就是要通過自己的細(xì)致工作，努力把各種勞動風(fēng)險降到最低限度。

●明確入職流程，防止發(fā)生疏漏

在日常工作中，HR應(yīng)結(jié)合公司特點，明確入職流程，列出每一步需要做什么，以及對應(yīng)的風(fēng)險防控點；確認(rèn)需要特別注意的細(xì)節(jié)，在辦理員工入職手續(xù)時，要逐項進(jìn)行對照檢查。在實際工作過程中，關(guān)注所在企業(yè)及其他企業(yè)在該環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題的案例，不斷對入職流程、相關(guān)表單進(jìn)行優(yōu)化，從源頭上遏制風(fēng)險。

●形成內(nèi)控機制，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險

人力資源部門應(yīng)建立內(nèi)控制度，針對關(guān)鍵工作節(jié)點，采取交叉檢查、逐級審核、“回頭看”等方式進(jìn)行檢查；相關(guān)人員從自身崗位職責(zé)出發(fā)，確認(rèn)工作是否存在疏漏。當(dāng)然，企業(yè)也可以通過合理化建議等方式，征求各級管理人員、員工對于風(fēng)險防控、人力資源業(yè)務(wù)流程方面的意見、建議，群策群力，不斷完善入職管理制度、流程。

●熟悉法律法規(guī)，提前預(yù)判風(fēng)險點

除了常規(guī)的《勞動合同法》《就業(yè)促進(jìn)法》《殘疾人保障法》等，從事招聘、入職管理工作的HR還應(yīng)該了解《就業(yè)管理規(guī)定》《關(guān)于維護乙肝表面抗原攜帶者就業(yè)權(quán)利的意見》《最高人民法院關(guān)于審理勞動爭議案件適用法律問題的解釋》等法律法規(guī)，深入學(xué)習(xí)關(guān)鍵條款的官方解讀；同時，還要了解是否有其他相關(guān)聯(lián)的法律法規(guī)、本地區(qū)的實施細(xì)則等。當(dāng)人力資源管理者對相關(guān)法律法規(guī)做到心中有數(shù)并能融會貫通的時候，入職管理的風(fēng)險防控工作就已經(jīng)成功了一半。在發(fā)現(xiàn)風(fēng)險因素后，第一時間將潛在風(fēng)險消滅在萌芽狀態(tài)。

●吸取案例教訓(xùn)，認(rèn)真防范風(fēng)險

人力資源管理者應(yīng)認(rèn)真研究其他企業(yè)關(guān)于勞動爭議的相關(guān)案例，思考自己所在企業(yè)是否存在同樣的問題，做到舉一反三，避免重蹈覆轍。

如案例一中，如果HR在簽訂勞動合同的現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)員工簽名潦草，完全可以要求員工在簽名旁邊摁上指印，畢竟指紋是唯一的。進(jìn)一步思考，寫字潦草的情況不僅僅會出現(xiàn)在簽名環(huán)節(jié)，還有可能出現(xiàn)在履歷表中，比如家庭地址、聯(lián)系電話等，必須一一確認(rèn)，否則很有可能影響文書送達(dá)，造成勞動關(guān)系管理中的一些被動局面。如果填表的地方有涂改，同樣需要員工重新填寫，或者在旁邊以正楷填寫后摁指印。

對于案例三中的情形，HR可以先思考，如果自己去做員工背景調(diào)查、資格審查，應(yīng)該涉及哪些內(nèi)容，如何操作?？梢岳盟季S導(dǎo)圖的方式強化記憶：第一，審查內(nèi)容有哪些，即確認(rèn)對哪些資料進(jìn)行審查，然后羅列出來，包括學(xué)歷、職業(yè)資格、工作經(jīng)歷、離職證明、競業(yè)限制協(xié)議等等。第二，審查方式，比如學(xué)歷可以通過學(xué)信網(wǎng)進(jìn)行核驗，職業(yè)資格可以通過國家職業(yè)資格網(wǎng)站查詢，工作經(jīng)歷可以通過電話或者實地拜訪上一家單位來了解。第三，資料保存，即審查、調(diào)查中的資料應(yīng)妥善保管，以備不時之需。當(dāng)然，若資格審查、背景審查涉及員工隱私，務(wù)必事先取得員工的授權(quán)。

《關(guān)尹子·九藥》有言：“勿輕小事，小隙沉舟；勿輕小物，小蟲毒身?！弊鳛镠R，我們要從小處著眼，認(rèn)真對待工作中的細(xì)節(jié)，始終秉持謹(jǐn)慎、踏實、認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度。唯有如此，才能盡好“人力資源管家”的職責(zé)。

作者單位 中國鐵路成都局集團有限公司