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        入職管理:“小事”不可小視

        2023-05-30 17:46:14雷毅
        人力資源 2023年3期
        關(guān)鍵詞:案例

        雷毅

        在不少人力資源從業(yè)人員的心目中,員工入職手續(xù)是一件不值得一提的“小事”,不存在什么風(fēng)險,因此很多企業(yè)傾向于安排從業(yè)經(jīng)驗較少的年輕HR負(fù)責(zé)新員工入職相關(guān)工作。心理學(xué)領(lǐng)域有一個“不值得定律”,說的就是人們潛意識里認(rèn)為不值得做的事情就會敷衍了事,甚至根本不去做。實際上,人力資源工作本就由許多具體、煩瑣的“小事”聚合而成,一旦其中的某個細(xì)節(jié)產(chǎn)生疏漏,往往會給企業(yè)帶來難以彌補的用工風(fēng)險。

        案例一:連筆字惹爭議

        張某于2019年3月起在A公司工作,簽訂了為期兩年的勞動合同。兩年期滿后,A公司對張某的工作效率不是特別滿意,不愿續(xù)簽勞動合同,于是按法律規(guī)定支付經(jīng)濟補償金后解除了與張某的勞動合同。隨后,張某訴至法院,稱自己在A公司已實際工作兩年,但A公司一直未與自己簽訂勞動合同,張某還出具了兩年的工資單,證明已經(jīng)和A公司形成事實勞動關(guān)系。根據(jù)《勞動合同法》和《勞動合同法實施條例》,張某主張A公司支付未簽勞動合同的雙倍工資,同時主張A公司與其補簽無固定期限合同。

        庭審中,A公司表示已與張某簽訂了勞動合同,并提供了勞動合同文本,然而張某堅稱該合同上的簽名并非本人所簽。經(jīng)查看勞動合同簽名欄,發(fā)現(xiàn)簽名過于潦草,“張”字寫得像“純”字,另外一個字無法辨認(rèn)。公司的法務(wù)代表看到這天書一般的簽名后啞口無言。

        A公司其實是一家以“把員工當(dāng)家人,員工以公司為家”為理念的公司,公司氛圍和諧融洽,管理上也較為寬松,很多必要的流程在該公司也都被簡化了,比如公司在開展培訓(xùn)、發(fā)放補助、團建拓展后,都不要求員工簽字確認(rèn),甚至連工資單上也沒有員工簽字。慶幸的是,多年來,員工們也確實沒有找過公司的麻煩,而且員工和員工之間、員工和領(lǐng)導(dǎo)之間相處得比較融洽,這也進(jìn)一步讓HR覺得,“以前沒有出過事,說明這么操作沒什么問題”,并逐漸對此類情形習(xí)以為常。也正是這種僥幸心理使得A公司在面臨訴訟時處于被動挨打的境地——一旦敗訴,不但要支付張某經(jīng)濟補償金,與其補簽無固定期限勞動合同,還會在其他員工當(dāng)中造成負(fù)面影響,為管理帶來不必要的麻煩。

        實際上,良好的工作氛圍與規(guī)范化管理并不沖突。A公司人力資源部門應(yīng)在一些關(guān)鍵性工作中加強管理,嚴(yán)格按照流程執(zhí)行。特別是在簽訂勞動合同、重要協(xié)議時,HR一定要提醒員工書寫清晰、工整,不得為了彰顯個性而使用潦草難辨的連筆簽名;合同簽訂后,要認(rèn)真查看員工的簽名是否出現(xiàn)難以辨認(rèn)、偏旁位置不規(guī)范等情況。

        案例二:遺漏的確認(rèn)簽名

        2020年4月,徐某入職B公司;同年5月14日,徐某因與經(jīng)理發(fā)生口角而憤然離開單位;5月14日—6月10日,徐某的考勤記錄記為曠工。B公司遂以徐某“無故曠工,嚴(yán)重違反公司的規(guī)章制度”為由,與徐某解除勞動合同且不予支付經(jīng)濟補償金。此后,徐某將公司訴至法院,表示自己從來沒有見過公司的規(guī)章制度,公司也無任何證據(jù)證明規(guī)章制度已經(jīng)公示且為員工知曉。

        事實上,B公司在員工入職的時候通常會給新員工發(fā)放員工手冊,向員工告知工作內(nèi)容、工作條件、工作地址、職業(yè)危害、安全生產(chǎn)狀況、勞動報酬以及與工作相關(guān)的其他情況;有些工作場所的墻上還張貼著《崗位職責(zé)說明》。但徐某入職時,適逢公司急需用人,于是HR采用宣讀制度條款的方式對部分新員工進(jìn)行告知,告知后卻沒有要求員工簽字確認(rèn)。此案后經(jīng)法院調(diào)解,B公司支付了一定的經(jīng)濟補償,雙方達(dá)成和解。

        一些缺乏經(jīng)驗的年輕HR往往不太注重簽字確認(rèn)這樣的“小事”,覺得不簽也出不了大事。但正是這些看上去不起眼的“蟻穴”,最終發(fā)展成毀壞堤壩的漏洞。這種在工作中“偷工減料”的行為無異于定時炸彈,一旦觸發(fā),會給企業(yè)經(jīng)營發(fā)展和個人職業(yè)生涯帶來極大的損失。因此,在工作中除了培訓(xùn)、規(guī)章制度的告知需要員工簽字確認(rèn)外,還應(yīng)擴展到入職管理的其他環(huán)節(jié),比如員工手冊、培訓(xùn)協(xié)議、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議、誠信承諾等等,都要求員工簽字確認(rèn),以免企業(yè)在出現(xiàn)勞動糾紛時舉證不能。

        案例三:“注水”的資格背景

        薄某于2018年9月應(yīng)邀到C公司面試,薄某的簡歷中顯示,他于2014年7月畢業(yè)于某名牌大學(xué)財務(wù)管理專業(yè);2014年8月—2018年6月在某房地產(chǎn)公司任職,薄某還提交了上家公司于2018年6月12日出具的解除合同證明。

        C公司招聘團隊對薄某的學(xué)歷、專業(yè)、工作經(jīng)歷非常滿意,而且薄某在面試過程中表現(xiàn)優(yōu)秀,表達(dá)能力極強,正是C公司急需的人才,于是公司優(yōu)先錄用了他。但在試用期間,人力資源部門在審查員工資料時意外發(fā)現(xiàn),薄某的社保繳費年限只有2個月,與其簡歷中的工作年限相差過大。經(jīng)進(jìn)一步核查,確認(rèn)薄某在某房地產(chǎn)公司只工作了2個月便離職,且由上家公司出具的解除合同證明也有造假的嫌疑。為此,C公司以試用期不符合錄用條件為由解除勞動合同。

        從人性的角度來說,每個人都想將自己美好的一面展現(xiàn)出來。因此,個人簡歷多多少少會有一點夸大或虛構(gòu)的成分,比如常有求職者在簡歷中描述自己“熟練使用Office辦公軟件”,但實際上很可能他只是在寫畢業(yè)論文的時候用過Word的基本功能,幾乎不會使用Excel、PPT等。因此,企業(yè)在決定錄用關(guān)鍵崗位人員時,不能只聽求職者的一面之詞,而是要認(rèn)真核實其提交的學(xué)歷證明、職業(yè)資格證書、離職證明、競業(yè)限制協(xié)議等資料,確認(rèn)真實可信后方可錄用。

        入職風(fēng)險可防可控

        入職管理工作風(fēng)險重重,有招聘條件不合法帶來的風(fēng)險,有錄用條件不清晰帶來的風(fēng)險,有不簽或晚簽勞動合同的風(fēng)險,有試用期時長不合法的風(fēng)險,有員工信息造假的風(fēng)險……對于廣大HR來說,就是要通過自己的細(xì)致工作,努力把各種勞動風(fēng)險降到最低限度。

        ●明確入職流程,防止發(fā)生疏漏

        在日常工作中,HR應(yīng)結(jié)合公司特點,明確入職流程,列出每一步需要做什么,以及對應(yīng)的風(fēng)險防控點;確認(rèn)需要特別注意的細(xì)節(jié),在辦理員工入職手續(xù)時,要逐項進(jìn)行對照檢查。在實際工作過程中,關(guān)注所在企業(yè)及其他企業(yè)在該環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題的案例,不斷對入職流程、相關(guān)表單進(jìn)行優(yōu)化,從源頭上遏制風(fēng)險。

        ●形成內(nèi)控機制,及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險

        人力資源部門應(yīng)建立內(nèi)控制度,針對關(guān)鍵工作節(jié)點,采取交叉檢查、逐級審核、“回頭看”等方式進(jìn)行檢查;相關(guān)人員從自身崗位職責(zé)出發(fā),確認(rèn)工作是否存在疏漏。當(dāng)然,企業(yè)也可以通過合理化建議等方式,征求各級管理人員、員工對于風(fēng)險防控、人力資源業(yè)務(wù)流程方面的意見、建議,群策群力,不斷完善入職管理制度、流程。

        ●熟悉法律法規(guī),提前預(yù)判風(fēng)險點

        除了常規(guī)的《勞動合同法》《就業(yè)促進(jìn)法》《殘疾人保障法》等,從事招聘、入職管理工作的HR還應(yīng)該了解《就業(yè)管理規(guī)定》《關(guān)于維護乙肝表面抗原攜帶者就業(yè)權(quán)利的意見》《最高人民法院關(guān)于審理勞動爭議案件適用法律問題的解釋》等法律法規(guī),深入學(xué)習(xí)關(guān)鍵條款的官方解讀;同時,還要了解是否有其他相關(guān)聯(lián)的法律法規(guī)、本地區(qū)的實施細(xì)則等。當(dāng)人力資源管理者對相關(guān)法律法規(guī)做到心中有數(shù)并能融會貫通的時候,入職管理的風(fēng)險防控工作就已經(jīng)成功了一半。在發(fā)現(xiàn)風(fēng)險因素后,第一時間將潛在風(fēng)險消滅在萌芽狀態(tài)。

        ●吸取案例教訓(xùn),認(rèn)真防范風(fēng)險

        人力資源管理者應(yīng)認(rèn)真研究其他企業(yè)關(guān)于勞動爭議的相關(guān)案例,思考自己所在企業(yè)是否存在同樣的問題,做到舉一反三,避免重蹈覆轍。

        如案例一中,如果HR在簽訂勞動合同的現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)員工簽名潦草,完全可以要求員工在簽名旁邊摁上指印,畢竟指紋是唯一的。進(jìn)一步思考,寫字潦草的情況不僅僅會出現(xiàn)在簽名環(huán)節(jié),還有可能出現(xiàn)在履歷表中,比如家庭地址、聯(lián)系電話等,必須一一確認(rèn),否則很有可能影響文書送達(dá),造成勞動關(guān)系管理中的一些被動局面。如果填表的地方有涂改,同樣需要員工重新填寫,或者在旁邊以正楷填寫后摁指印。

        對于案例三中的情形,HR可以先思考,如果自己去做員工背景調(diào)查、資格審查,應(yīng)該涉及哪些內(nèi)容,如何操作??梢岳盟季S導(dǎo)圖的方式強化記憶:第一,審查內(nèi)容有哪些,即確認(rèn)對哪些資料進(jìn)行審查,然后羅列出來,包括學(xué)歷、職業(yè)資格、工作經(jīng)歷、離職證明、競業(yè)限制協(xié)議等等。第二,審查方式,比如學(xué)歷可以通過學(xué)信網(wǎng)進(jìn)行核驗,職業(yè)資格可以通過國家職業(yè)資格網(wǎng)站查詢,工作經(jīng)歷可以通過電話或者實地拜訪上一家單位來了解。第三,資料保存,即審查、調(diào)查中的資料應(yīng)妥善保管,以備不時之需。當(dāng)然,若資格審查、背景審查涉及員工隱私,務(wù)必事先取得員工的授權(quán)。

        《關(guān)尹子·九藥》有言:“勿輕小事,小隙沉舟;勿輕小物,小蟲毒身?!弊鳛镠R,我們要從小處著眼,認(rèn)真對待工作中的細(xì)節(jié),始終秉持謹(jǐn)慎、踏實、認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度。唯有如此,才能盡好“人力資源管家”的職責(zé)。

        作者單位 中國鐵路成都局集團有限公司

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