張阿哲 陳雨瀟 程益聯(lián)

一、引言

管理制度是政府、企業(yè)、學(xué)校、協(xié)會等各類現(xiàn)代社會組織的運行秩序和組織成員的行為規(guī)范，其信息化程度與管理成本和績效高度相關(guān)，甚至在銀行、物流等行業(yè)，管理制度信息化是組織設(shè)立和運行的最基本要求?，F(xiàn)有研究從思想認(rèn)識、體系架構(gòu)、專業(yè)人才、制度建設(shè)等方面提出現(xiàn)代社會組織信息化建設(shè)存在的問題，但對管理制度尤其是內(nèi)部管理制度信息化實現(xiàn)的方法，即如何將自然語言表述的管理制度轉(zhuǎn)化為計算機(jī)可執(zhí)行的操作指令這一過程研究甚少。因此，提出管理制度信息化實施具體步驟與方法有極強(qiáng)的必要性。

二、面臨形勢

當(dāng)今世界，新一輪科技革命和產(chǎn)業(yè)變革蓬勃興起，信息技術(shù)飛速發(fā)展，現(xiàn)代社會組織作為社會重要構(gòu)成要素和社會關(guān)系的重要主體，應(yīng)當(dāng)先行一步帶動行業(yè)和產(chǎn)業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，其運行管理更應(yīng)由內(nèi)而外推動組織變革和管理體制扁平化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化改造，增強(qiáng)組織的靈活性和適應(yīng)性。顯然，作為管理最重要的手段，管理制度“匯編”“上墻”已經(jīng)不能適應(yīng)新階段發(fā)展要求，加之新冠疫情催生線上辦公、遠(yuǎn)程辦公新需求，管理制度信息化成為現(xiàn)代社會組織數(shù)字化轉(zhuǎn)型乃至數(shù)字中國建設(shè)的必然前提和當(dāng)務(wù)之急。

三、主要問題及難點

（一）主客體不完整

自然語言表述管理制度經(jīng)常在不影響句意的前提下省略語句中某些成分，然而計算機(jī)可執(zhí)行的操作指令需要明確執(zhí)行人、從哪個地址、獲取什么數(shù)據(jù)、進(jìn)行什么操作、送到什么地址、滿足何種條件等，即每一條指令至少應(yīng)包括三要素，一是管理主體及明確的主體權(quán)限（由何人進(jìn)行操作/數(shù)據(jù)獲取地址），二是業(yè)務(wù)流程（進(jìn)行什么操作/送到什么地址），三是管理客體及明確的客體規(guī)范（傳輸?shù)臄?shù)據(jù)應(yīng)滿足什么條件）。以公文擬制制度為例，“經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草部門并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由起草部門修改后重新報送?！北硪獠浑y理解，但若梳理業(yè)務(wù)流程并轉(zhuǎn)化為計算機(jī)操作指令，則該條文缺乏明確的管理主體以及每個業(yè)務(wù)流程節(jié)點對應(yīng)的業(yè)務(wù)權(quán)限。

（二）對象概念不一致

現(xiàn)代社會組織主要管理對象是人、財、物、事，由此建立的管理制度體系包含多個方面，可能出現(xiàn)同一對象在不同管理制度中表述不一致，或表述相同的概念實際并非同一管理對象的情況。例如現(xiàn)代社會組織某一成員可能是某項工作的管理者即管理主體，也可能是另一項工作的管理客體；因其承擔(dān)不同工作，在不同管理制度中可能被表述為公文起草人、檔案借閱人、辦公用品保管人、公務(wù)車輛使用申請人等。又如建設(shè)工程管理制度和財務(wù)管理制度可能均涉及資產(chǎn)管理，但因工程在建階段形成的資產(chǎn)尚不能劃定為固定資產(chǎn)，因此在建工程管理制度和固定資產(chǎn)管理制度中“資產(chǎn)”等名詞內(nèi)涵顯然不同，實際指向的管理對象也不同。

（三）業(yè)務(wù)流程不協(xié)調(diào)

信息化是一個漸進(jìn)過程，如果在管理制度信息化之初缺乏全局觀念和整體規(guī)劃，未進(jìn)行業(yè)務(wù)流程梳理并對數(shù)據(jù)資源架構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃設(shè)計，率先完成信息化的部分與其余部分可能因缺少數(shù)據(jù)調(diào)用接口、前序后序業(yè)務(wù)流程脫鉤等情況導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程不協(xié)調(diào)，出現(xiàn)數(shù)據(jù)采集不完整、重復(fù)錄入、數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)效率低、流程卡頓等問題，使內(nèi)部管理信息化發(fā)展不平衡，不能產(chǎn)生整體效益，反而增加管理主體的工作量和工作難度。以差旅費報銷為例，如因公請假制度先于財務(wù)報銷制度實現(xiàn)信息化，但兩個流程之間沒有設(shè)計數(shù)據(jù)對接，則因公請假結(jié)束后無法直接進(jìn)入報銷流程，報銷時需要再次提供因公請假及其審批結(jié)果等信息。

四、實施步驟與方法

（一）業(yè)務(wù)流程梳理

業(yè)務(wù)流程梳理是管理制度信息化最基礎(chǔ)工作。業(yè)務(wù)流程是為達(dá)成特定工作目標(biāo)而設(shè)定的一系列標(biāo)準(zhǔn)化步驟，體現(xiàn)一件工作先做什么、后做什么、由誰來做。每個管理制度有多個條文、包含多個業(yè)務(wù)流程，應(yīng)對每個條文進(jìn)行拆解，將自然語言表述轉(zhuǎn)化為類似數(shù)學(xué)形式的規(guī)范性表述，同時將條文中可能省略的管理主體、客體補(bǔ)充完整，形成包含流程主體（管理主體）、流程客體（管理客體）、流程節(jié)點、流程順序、業(yè)務(wù)輸入、業(yè)務(wù)輸出的業(yè)務(wù)流程。例如，梳理請假管理和財務(wù)報銷制度，得到因公請假業(yè)務(wù)流程包含申請人申請、部門負(fù)責(zé)人審批、請假辦結(jié)三個環(huán)節(jié)，后序流程為差旅費報銷，可以對接該次因公請假申請人報銷單據(jù)上傳、財務(wù)部門審批、財務(wù)部門打款、辦結(jié)流程，繼續(xù)梳理公文流轉(zhuǎn)和檔案管理制度，則可能發(fā)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)流程是因公請假業(yè)務(wù)流程的前序流程（公文中表明因公請假原因），歸檔流程是差旅費報銷的后續(xù)流程（財務(wù)憑證及差旅過程中形成的各種資料歸檔）。通過業(yè)務(wù)流程梳理，可以重新審視各業(yè)務(wù)流程之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，明確每個業(yè)務(wù)流程的前序和后序流程，發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程可能存在的缺失、冗余、重復(fù)、目的不明確等問題，對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行增加、刪減、合并，或?qū)⑦B續(xù)式流程改為同步式流程以提升管理效率。

（二）對象概念統(tǒng)一

對象概念統(tǒng)一是管理制度信息化最重要的環(huán)節(jié)。管理目標(biāo)往往通過對人、財、物、事等管理對象進(jìn)行全流程管理而實現(xiàn)，然而管理對象在組織中可能“順業(yè)務(wù)流程”存續(xù)，例如固定資產(chǎn)從形成到處置一般順前后銜接的固定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程流轉(zhuǎn)，也可能“跨業(yè)務(wù)流程”存續(xù)，例如組織成員從調(diào)入到調(diào)出可能涉及若干相互沒有關(guān)聯(lián)關(guān)系的業(yè)務(wù)流程。因此，為在各業(yè)務(wù)流程中嚴(yán)格區(qū)分和準(zhǔn)確識別管理對象，以便于全面收集管理對象信息，需要統(tǒng)一管理對象概念，通過不同指標(biāo)對管理對象進(jìn)行判別。應(yīng)針對不同類別管理對象設(shè)置不同指標(biāo)集合，每個集合中包含一組用以描述對象固有性質(zhì)的指標(biāo)。

對于完全由組織產(chǎn)生的管理對象，可以將組織賦予的指定編號作為描述固有性質(zhì)的指標(biāo)之一。例如對于公文擬制而言，確定某一擬制公文的指標(biāo)集合可以包括文號（指定編號）、公文標(biāo)題和發(fā)文單位，擬稿人、發(fā)布范圍、公開屬性等指標(biāo)可根據(jù)管理需要選擇性收集。對于非由組織產(chǎn)生的管理對象，指標(biāo)集合仍應(yīng)包含指定或既定編號，同時還應(yīng)包括其他描述對象固有性質(zhì)的指標(biāo)。例如，對于人員管理而言，確定某個組織成員的指標(biāo)合集可以包括居民身份證號碼、姓名、性別、籍貫等，政治面貌、工作部門、家庭成員等指標(biāo)可根據(jù)管理需要選擇性收集；對于資產(chǎn)管理而言，確定某項資產(chǎn)的指標(biāo)合集可以包括資產(chǎn)編號、品牌型號、顏色等，購置時間、購置金額、管理人、使用人等指標(biāo)可根據(jù)管理需要選擇性收集。管理對象應(yīng)包括業(yè)務(wù)流程梳理涉及的所有主體和客體，管理對象指標(biāo)應(yīng)遵循“一數(shù)一源、一源多用”原則在固定的數(shù)據(jù)入口錄入一次。

（三）業(yè)務(wù)流程數(shù)字化實現(xiàn)

在完成業(yè)務(wù)流程梳理和對象概念統(tǒng)一的基礎(chǔ)上，可以進(jìn)行業(yè)務(wù)流程和對象的數(shù)字化。對象的數(shù)字化是指通過管理對象全量全要素數(shù)據(jù)采集，在數(shù)字世界建立其數(shù)字映射，要求圍繞管理對象設(shè)定盡可能多的指標(biāo)以便于全面描述該對象。仍以人員管理為例，圍繞組織成員采集的信息越全面，對組織成員的行為、效率等方面評價和預(yù)測也就越準(zhǔn)確，人員管理的科學(xué)性和針對性也就越強(qiáng)。業(yè)務(wù)流程的數(shù)字化是指將業(yè)務(wù)流程蘊(yùn)含的業(yè)務(wù)節(jié)點和業(yè)務(wù)規(guī)則轉(zhuǎn)換為計算機(jī)可識別的算法，確保管理對象數(shù)據(jù)在多個節(jié)點間有序、連續(xù)地流轉(zhuǎn)。其中，管理對象在業(yè)務(wù)流程中每次主要指標(biāo)變化可設(shè)為一個節(jié)點，業(yè)務(wù)規(guī)則可表示為兩個節(jié)點間的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)方向或?qū)δ骋还?jié)點輸入指標(biāo)的邏輯判斷，輸出指標(biāo)內(nèi)容為判斷和計算結(jié)果。這一過程可以通過規(guī)則引擎實現(xiàn)。

（四）決策支持應(yīng)用研發(fā)

決策支持是管理制度信息化乃至管理信息化的最終目的，決策支持應(yīng)用可以對收集積累的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、統(tǒng)計、分析，輔助管理者更好地解決管理過程中遇到的半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化問題，應(yīng)當(dāng)包含數(shù)據(jù)底板、模型平臺、知識平臺等。數(shù)據(jù)底板主要匯聚業(yè)務(wù)流程和對象數(shù)字化產(chǎn)生的海量管理對象和管理過程數(shù)據(jù)及決策相關(guān)外部信息，為模型平臺和知識平臺提供數(shù)據(jù)服務(wù)；模型平臺主要包括管理學(xué)模型、經(jīng)濟(jì)學(xué)模型、心理學(xué)模型等，為決策支持應(yīng)用提供專業(yè)模型計算服務(wù)；知識平臺主要包括專家知識庫和管理知識引擎，為決策支持應(yīng)用提供知識組織和推理服務(wù)。

（五）實例簡介

綜合辦公應(yīng)用作為一種將辦公需求與信息技術(shù)相結(jié)合的信息處理應(yīng)用，是現(xiàn)代社會組織日常管理的重要技術(shù)支撐，其架構(gòu)設(shè)計遵循的正是由管理制度拆解得到的業(yè)務(wù)流程。從會議室預(yù)定、日程錄入到人員管理、項目管理，各功能模塊權(quán)限、審批流程、展示內(nèi)容等都是管理制度信息化的具體體現(xiàn)?？梢哉f，綜合辦公應(yīng)用的本質(zhì)就是按照管理制度規(guī)范數(shù)據(jù)的生產(chǎn)權(quán)限、流轉(zhuǎn)方向、格式標(biāo)準(zhǔn)、收集應(yīng)用等，完成辦公所需信息的數(shù)字化創(chuàng)建、收集、存儲、傳播、處理和分析。

以業(yè)務(wù)招待（公務(wù)接待）管理制度為例。在企業(yè)等現(xiàn)代社會組織中，業(yè)務(wù)招待一般指為了業(yè)務(wù)拓展、協(xié)調(diào)及維護(hù)社會關(guān)系等進(jìn)行必要的社會活動；在政府組織中，依據(jù)《黨政機(jī)關(guān)國內(nèi)公務(wù)接待管理規(guī)定》，公務(wù)接待指出席會議、考察調(diào)研、執(zhí)行任務(wù)、學(xué)習(xí)交流、檢查指導(dǎo)、請示匯報工作等公務(wù)活動中的接待行為。無論業(yè)務(wù)招待或是公務(wù)接待，其管理制度均涉及業(yè)務(wù)招待（公務(wù)接待）經(jīng)辦人提出申請、管理者審批、執(zhí)行三個環(huán)節(jié)，據(jù)此梳理業(yè)務(wù)流程如圖1所示。業(yè)務(wù)招待（公務(wù)接待）可能產(chǎn)生費用并需要進(jìn)行費用報銷，因此其前序業(yè)務(wù)流程為財務(wù)管理，后續(xù)業(yè)務(wù)流程為財務(wù)報銷，分別對應(yīng)相應(yīng)管理制度。

業(yè)務(wù)招待（公務(wù)接待）的業(yè)務(wù)對象主要包括經(jīng)辦人、審批人、執(zhí)行部門和來訪人。其中，經(jīng)辦人指標(biāo)應(yīng)包括姓名、居民身份證號碼、固定號碼、手機(jī)號碼、職務(wù)，審批人指標(biāo)應(yīng)包括姓名、居民身份證號碼、固定號碼、手機(jī)號碼、職務(wù)，執(zhí)行部門指標(biāo)應(yīng)包括部門代碼和部門名稱，來訪人指標(biāo)應(yīng)包括來訪人姓名、來訪人單位、來訪事由、陪同人姓名、陪同人部門、接待時間、接待場所、接待標(biāo)準(zhǔn)、接待費用。各指標(biāo)及業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)審核由相關(guān)管理者按照對應(yīng)內(nèi)部管理制度進(jìn)行審核，數(shù)據(jù)更新要求為實時更新。用戶管理、安全管理、性能需求及業(yè)務(wù)范圍等按照具體管理要求制定。

業(yè)務(wù)招待（公務(wù)接待）可按來訪時間、來訪單位、執(zhí)行部門、用餐情況進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總，定性或定量分析年度集中產(chǎn)生業(yè)務(wù)招待（公務(wù)接待）的時間、關(guān)系密切單位、承擔(dān)業(yè)務(wù)招待（公務(wù)接待）任務(wù)較多的部門、用餐情況及費用情況等。

六、結(jié)語

限于篇幅原因，本文僅對事務(wù)性日常管理制度信息化進(jìn)行了研究，提出了實施步驟與實現(xiàn)路徑，其余管理制度會否隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展實現(xiàn)信息化、在線化，以及更深層次的決策支持系統(tǒng)建設(shè)尚待進(jìn)一步研究。在實際操作中，現(xiàn)代社會組織可以根據(jù)管理需要將對業(yè)務(wù)工作有重大影響、跨越多個應(yīng)用程序或流程、對組織監(jiān)管要求至關(guān)重要的管理制度作為信息化的切入點”，適時選擇合理先進(jìn)技術(shù)實施管理制度信息化建設(shè)。

作者單位：水利部信息中心