趙國慶 汪麗莉

釘釘是阿里巴巴集團針對中小企業(yè)開發(fā)的一款綜合性管理辦公服務(wù)平臺，旨在加速中小企業(yè)管理現(xiàn)代化，提升企業(yè)運維的信息化程度。經(jīng)過幾年的不間斷迭代，這一平臺已經(jīng)十分成熟，給千百萬中小企業(yè)的發(fā)展提供了強勁的助推力。中小學(xué)作為團體組織，與企業(yè)有著很多的相似之處，如果能借助釘釘平臺來提升校園管理水平，將會使得教育現(xiàn)代化過程獲得跳躍性的外在助力。本文以筆者所在學(xué)校日常運維過程中使用釘釘平臺的一些特色功能為入口，向大家介紹這套系統(tǒng)在教育教學(xué)和教育管理中的應(yīng)用特點，展示校園內(nèi)人、物、場地、信息流高效管理的過程。

每到教學(xué)比賽季，錄播教室就會變得十分搶手，每個參賽教師都想先用教室，如果安排不妥當(dāng)，就會導(dǎo)致大家時間上頻繁撞車等問題，浪費師生本就緊張的教學(xué)時間。教師們怎么申請，管理員怎么排班，便成了讓人頭疼的問題，此前我們曾采用過微信群接龍、在線收集表單等方法，但使用效率低，既不方便動態(tài)調(diào)整，也不方便大家隨時查詢。

智能會議室是釘釘打造的智能化會議室管理系統(tǒng)，可以方便地管理單位內(nèi)的會議場地與智能化設(shè)備，充分將時間與空間靈活組合，再多的會議需求都能用最佳的方法進行安排。本著借鑒與改造相結(jié)合的原則，我們只要對這個智能會議室功能稍加改造，便可以用來管理我們的錄播教室。

首先需要單位管理員登陸釘釘管理后臺，可以直接訪問oa.dingtalk.com或者在釘釘軟件里點擊后臺管理選項，隨后在工作臺設(shè)置里右鍵點擊選擇啟用智能會議室功能，并將智能會議室圖標放置在全員工作臺相應(yīng)的欄目分類之下。接著后臺點擊進入智能會議室設(shè)置界面，在會議室管理里點擊“添加會議室”，這里需要設(shè)置會議室名稱，如“錄播教室一”，在地圖上可以通過點擊或手動輸入名稱來定位場地位置，輸入可容納人數(shù)，勾選該教室內(nèi)可用的智能設(shè)備名稱，在擴展信息里需要啟用開放預(yù)訂功能，至于預(yù)訂審批功能可視學(xué)校情況自行決定是否使用，對于大型學(xué)校還可以指定哪些學(xué)科組教師用幾號教室。此外，在高級管理中可以對預(yù)約時間與開放時間進行管理，一般建議預(yù)約功能是全天候啟用，而開放時間選擇與正常上下學(xué)時間一致。通過以上的設(shè)置，這個錄播教室即可在釘釘工作臺上供教師預(yù)約使用，組織內(nèi)通過授權(quán)的教師可以通過點擊工作臺上對應(yīng)圖標進入預(yù)約，還可以掃描管理員設(shè)置過程中產(chǎn)生的會議二維碼進行快速預(yù)約。

預(yù)約過程十分簡單，點開智能會議室頁面后進入會議預(yù)約項，界面會出現(xiàn)讓你選擇需要使用的時段，如那個時段已經(jīng)被別人占用，會呈灰色不可選狀態(tài)。選定時段后可以填寫一些備注信息，如有哪些同事會隨堂聽課，被選定的同事會在上課前收到釘釘系統(tǒng)提醒，此外，預(yù)約會同時自動加入提醒鬧鐘與日程，開始前十五分鐘將提醒你進入教室準備。

如果在正式使用前你突然有事，可以在我的預(yù)訂中取消預(yù)訂，把該時段重新放入預(yù)約池，以便正在等待的同事可以繼續(xù)預(yù)約。

學(xué)校辦公設(shè)備中，打印機是剛需，面對動輒幾棟辦公樓幾十個辦公室的工作環(huán)境，每個辦公室配備一臺打印設(shè)備是不現(xiàn)實的，這里不是說采購成本負擔(dān)不起，而是維護成本過高，使用效率不高，整個設(shè)備處于難以控制或不可監(jiān)管狀態(tài)。釘釘智能云打印以單位組織為依托，將打印業(yè)務(wù)與設(shè)備管理有機地整合起來，既保證了所有教師打印的便捷性，電腦可打印、手機可打印、校內(nèi)可打印、校外遠程還可打印，又能對打印任務(wù)進行詳細統(tǒng)計，嚴格控制打印設(shè)備使用者范圍，對濫用打印資源行為進行有效有力的監(jiān)管。

首先，管理員在管理后臺工作臺啟用智能云打印功能，方法和啟用智能會議室一致，然后將圖標放置在全員工作臺指定的分類下，如智能硬件分欄里。其次，管理員需要在專業(yè)打印機放置的場所（我們一般放在教務(wù)處），在連接打印機的電腦上登錄自己的釘釘，從釘釘工作臺上點擊智能云打印圖標，根據(jù)系統(tǒng)提示，安裝一個“釘釘打印共享服務(wù)”程序。然后點擊服務(wù)程序界面上的“+”號添加打印機，這里可以勾選所有連接在這臺電腦上的打印機，同時選擇組織里哪些部門和哪些人可以使用哪臺打印機，比如黑白的打印機可以供全體教師使用，彩色打印機只給負責(zé)宣傳的辦公室成員使用，這個配置過程中會需要驗證身份，請使用管理員釘釘掃描出現(xiàn)的二維碼。完成配置后，共享服務(wù)程序會處于鎖定保護狀態(tài)，即普通用戶無法修改配置，不可刪除打印機。

教師使用云打印服務(wù)，分電腦端和手機端兩種情況。在計算機上打印，要保持釘釘?shù)卿洜顟B(tài)，第一次使用時請點進工作臺上的智能云打印，先點擊一下“安裝電腦打印客戶端”，他會自動安裝一個虛擬打印驅(qū)動程序，稍等一下就好。然后在需要打印時，只需在打印機中選擇“釘釘智能云打印機”即可。這個設(shè)置過程比局域網(wǎng)里通過Windows系統(tǒng)的共享打印機設(shè)置過程更簡單，使用過程也更加穩(wěn)定，不會受到系統(tǒng)補丁、殺毒軟件或網(wǎng)絡(luò)協(xié)議的干擾。

手機端使用會更方便一些，工作臺上直接點開智能云打印，然后選擇手機打印，再選擇對應(yīng)的圖片或者文檔，打印機時還可進一步選擇用哪個打印機輸出。同時，其還支持聊天中的文件快速打印，省去在手機中翻找文件的煩惱。此外，如果是重要或涉密文件，可以啟用安全掃碼打印功能，這樣發(fā)送過的文檔處于排隊狀態(tài)，只有當(dāng)你走到打印機前，掃描管理員初始設(shè)置時貼在打印機上的二維碼才會安全輸出稿件。

在管理方面，管理和運維人員可以清晰地看到統(tǒng)計情況，包括打印次數(shù)、紙張數(shù)量、具體人員和詳細時間，這可以有效地對打印耗材進行監(jiān)管，杜絕不必要的非工作打印活動。

及時跟家長溝通，發(fā)布重要或緊急通知是學(xué)校管理中的剛需，通過短信或微信等即時通信軟件雖然也可以發(fā)送，但家長是否收到不好確認，如果每次都要家長在群里回復(fù)確認信息，又會形成龐大的信息流，對群里重要信息的發(fā)布形成干擾，同時也不便于發(fā)布者統(tǒng)計，如何解決發(fā)布與發(fā)布后的追蹤是個十分迫切的問題。釘釘家校通知功能可以有效解決上述問題，它能根據(jù)權(quán)限設(shè)置，以班級為單位，也能以年級組為單位，還可以整校為單位，快速精準發(fā)布通知，同時能單向追蹤信息的反饋簽字確認信息，并回收這些確認信息以供存檔。

管理員登錄管理后臺，在工作臺上啟用家校通知功能，并將其圖標安排在相應(yīng)的功能分組之下。在權(quán)限設(shè)置里可以指定使用者發(fā)送范圍，比如本班教師只可以發(fā)送給本班級，年級組長可以發(fā)送到整個年級，而校長室或少先隊輔導(dǎo)員可以全校齊發(fā)。此外，系統(tǒng)提供了非常豐富的模板，基本涵蓋了目前各種學(xué)校應(yīng)用場景，如防溺水、疫情防控等，稍加修改便可以使用。

具體使用時，點擊對應(yīng)發(fā)送目標上的“+”號，選擇對應(yīng)的模板或自定義內(nèi)容，選擇通知范圍，如果是重要信息需要家長簽字的，要把需家長簽字確認開關(guān)開啟。然后點發(fā)布即可，也可以使用定時發(fā)布功能作預(yù)約發(fā)送。信息發(fā)布后可以看到精確的簽字確認信息；已確認總?cè)藬?shù)，未確認總?cè)藬?shù)，分別在哪個年級哪個班級。如果有班級家長沒有確認，還可以通過釘功能直接對家長進行提醒，或者釘班主任，催促他及時聯(lián)系學(xué)生家長進行確認，真可謂一個都不能少，一個都不會少。

隨著學(xué)校與社區(qū)及相關(guān)行政單位的聯(lián)系日益密切，為配合他們完成各項細分任務(wù)，需要及時從家長處獲取一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)，如何快速回收相應(yīng)工作的成果，成了教師特別是班主任的日常工作中一個重要問題。針對高效數(shù)據(jù)的收集與整理，釘釘在設(shè)計時就考慮到了這一剛需，智能填表（或班級填表）可以輕松完成這一任務(wù)。這里需要先說明一下，默認情況下，班級填表功能在班級群里是默認開啟的，是針對班級范圍里人員可見；智能填表需要在后臺設(shè)置開通，是針對全體成員可用的。此外，智能填表還具有權(quán)限設(shè)置功能，可以限定哪些員工可以發(fā)起數(shù)據(jù)收集活動。

在釘釘工作臺上打開智能填表功能后，會有三個大的功能標簽，分別為創(chuàng)建、填寫與統(tǒng)計。

創(chuàng)建標簽用來設(shè)計表單，本身提供了許多常用模板，比如疫情、問卷、收集、報名、投票、評測等，這些模板只要稍加修改即可在我們當(dāng)前的場景下使用。一般情況下，我們需要設(shè)計一些個性化的表單，這時直接點“+”號，選擇創(chuàng)建空白收集表。在新建狀態(tài)下，可以修改個性化的封面圖片，填寫表單標題，完善填寫簡要說明，緊挨著的是表單主設(shè)計區(qū)，在這里可以添加主要收集項目，每個項目為一題。系統(tǒng)目前提供了諸如問答題、單選題、多選題這樣通用型題目，還有身份證、手機號和數(shù)字這種帶填寫校驗的題型，用來保證填寫者按要求完成數(shù)據(jù)填報。另外，針對疫情防控應(yīng)用，系統(tǒng)提供了省市區(qū)、當(dāng)前位置、日期時間、通信行程卡與手寫簽名應(yīng)用，對于單位企業(yè)存儲足夠的情況下，還可以在這里收集圖片與通用文件，應(yīng)該說，提供的數(shù)據(jù)類型是十分豐富的。選中對應(yīng)的題型，直接拖放到主表單中，如果有同類型題，可以使用下面的復(fù)制功能，對于后加的重要項目，可以通過排序功能將其調(diào)整到表單前方。

制作完成后，建議先預(yù)覽，沒有問題后，點完成。然后進入第二階段：發(fā)布。在這個界面里可以設(shè)置表單圖標和三個重要的投放指標：誰可以填寫、填寫次數(shù)與周期、回收數(shù)據(jù)統(tǒng)計。誰可以填寫的設(shè)定在填寫設(shè)置里，可以允許任何人填寫，也可以限制為學(xué)校內(nèi)師生，甚至還可以指定到具體班級或者指定的個人，且可以將表單以主動推送方式投送到組織內(nèi)指定接收目標，或者每個人，緊急任務(wù)還可以設(shè)置成待辦與釘通知，這樣會在軟件內(nèi)用聲光形式加強信息通知力度。填寫次數(shù)與周期在表單設(shè)置里，這里可以設(shè)置表單定期投送、定期填寫，這在周期性數(shù)據(jù)收集上非常有用。對于限定人次的活動可以設(shè)置每人限填一次，對于重大事項可以將“是否可以修改填寫內(nèi)容”設(shè)置為否，對于非記名性投票可以將是否可以匿名填寫的功能開啟。

數(shù)據(jù)統(tǒng)計設(shè)置是為數(shù)據(jù)收集過程中顯示跟蹤表單填寫進度提供的一項可選參數(shù)，比如可以設(shè)置共享數(shù)據(jù)給組織內(nèi)哪些人看，有人填寫后是否提醒我，定期推送簡明統(tǒng)計結(jié)果等。在正式收集到的數(shù)據(jù)中，像選擇題會有直觀的扇形圖標注各結(jié)果的分布情況，周期性數(shù)據(jù)還會以周期為單位形成獨自的收集任務(wù)，自動定時發(fā)送。這些數(shù)據(jù)可以在線直接編輯，亦可導(dǎo)出為本地Excel文件，做進一步分析處理。

學(xué)校后勤是做好教學(xué)工作的重要支撐，面對越來越豐富的教學(xué)環(huán)境與手段，從場地數(shù)量到物資儲備都在呈直線式上升，前期投入時一般還會有建設(shè)方參與，一旦交付后，如何維護和保養(yǎng)，如何第一時間發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障并反饋，便成了一個大而細的工程，如果單獨靠學(xué)校的總務(wù)主任，這是一項難以高質(zhì)量完成的工作。得益于釘釘對學(xué)校工作的深入探索，為了幫助教師和后勤部門管理好場地環(huán)境與教學(xué)設(shè)備，釘釘投放了兩個針對性非常強的功能板塊：總務(wù)報修和電教報修。這兩項功能的啟用過程，如前所述，根據(jù)學(xué)校自己的分類喜好，放置在工作臺對應(yīng)分類之下。進入總務(wù)報修后，最上方會有三個標簽頁，分別為發(fā)起提交、查看報表和查看數(shù)據(jù)。

發(fā)起提交頁為各位班主任或授課教師發(fā)現(xiàn)問題時，用來向總務(wù)處發(fā)送報修申請表。主要項目包括報修主題，這里一般預(yù)先設(shè)定好可能出現(xiàn)問題的范圍，如開關(guān)插座、門窗把手，報修地點需要描述準確位置，如四一班教室，具體內(nèi)容需要報修者描述清楚問題現(xiàn)象，如無法描述準確的，可以在后面的上傳圖片處拍照上傳，部門一般會默認為當(dāng)前部門，如果需要，還可以把報修單發(fā)送至辦公群，流程部分顯示了報修審批處理的進度，這里可以使用或批，即幾個人中只要有一個人處理就算完成工作，也可以采用與批，即需要幾個人分別按流程處理，如果需要加快進度，還可以把這個單據(jù)通過單獨聊天形式發(fā)送給審批人。查看報表標簽頁，是作為后勤管理方進行分類匯總統(tǒng)計使用的，這里可以查看指定時間段內(nèi)一共產(chǎn)生了多少次報修活動，分別是哪些類別，哪個類別或哪個場地的報修最多，這些數(shù)據(jù)可以呈報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層，方便在后期采購與預(yù)算時留夠資源，也為總務(wù)處下一步工作重點指明方向。查看數(shù)據(jù)標簽頁，會按時間順序列出當(dāng)前的報修記錄，點擊可以展開詳情頁，主要作為歷史數(shù)據(jù)存檔使用。當(dāng)報修人填完報修單后，后勤管理員會收到審批提示信息，如果有預(yù)案，可以補充說明實施時間或物料情況，然后點審批通過，報修人就會收到反饋；如果非后勤的業(yè)務(wù)范圍，可以填寫說明信息后點拒絕，完成工單的回執(zhí)信息。

電教報修的設(shè)置與流程和總務(wù)基本一致，單列出來主要是電教設(shè)備資源的特殊性，需要的響應(yīng)時間更快。

現(xiàn)代化學(xué)校除了理念現(xiàn)代化、設(shè)備現(xiàn)代化，組織管理更需要現(xiàn)代化，借助于釘釘平臺，可以充分調(diào)動所有教育資源，全面優(yōu)化人財物的調(diào)配效率，提高信息流動速度，讓優(yōu)秀的教師可以全身心地投入教學(xué)，使得管理團隊有時間與精力聚焦教育的核心關(guān)切，將智慧校園這一理念落實到具體的每一項事務(wù)之上。