谷玉華

一、引言

科研檔案是指在進(jìn)行科研活動時形成的具有保存價值的文字資料、數(shù)據(jù)、圖像、音視頻、標(biāo)本、實物等真實載體記錄，凝結(jié)了科研人員的經(jīng)驗思路，記錄了科學(xué)研究發(fā)展的歷史，是進(jìn)行科技創(chuàng)新的重要基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源，是高質(zhì)量科技供給的重要支撐?？蒲袡n案工作，是做好科研管理的重要環(huán)節(jié)。隨著我國近幾年建設(shè)科技強國步伐的加快，科研項目檔案總量不斷增多，優(yōu)化館藏，準(zhǔn)確鑒定科研檔案的價值、合理判定其保管期限，是科研檔案管理的源頭，也是貫徹始終的一項非常重要的工作。

根據(jù)《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》中所列科研項目檔案的歸檔范圍，可以看出科研項目檔案文件組成復(fù)雜，內(nèi)容多樣、形式不一，文件材料產(chǎn)生于項目立項論證、組織實施、過程監(jiān)督、結(jié)題驗收、績效評價、成果應(yīng)用等各階段，既有項目管理性文件，也有凝結(jié)新方法、新思路的成果報告。同一項目所產(chǎn)生的所有文件材料是否都具有相同的價值，是否統(tǒng)一保管期限進(jìn)行保管等問題隨著卷件融合管理的逐漸滲入，科研檔案保管期限的鑒定爭議愈大。

然而，現(xiàn)行行政法規(guī)及政策標(biāo)準(zhǔn)中對科研檔案保管期限的規(guī)定不甚明確?！犊茖W(xué)技術(shù)檔案工作條例》中要求科研檔案的鑒定方法是“直接鑒定檔案的內(nèi)容”?！犊茖W(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》（DA/T 2-92）中提出“科研課題整體價值的鑒定是以整套科研課題文件為單元，按照課題來源、學(xué)術(shù)意義、技術(shù)水平、獲獎及效益情況分為重大、重要和一般科研課題。重大科研課題為永久；重要科研課題為永久或長期；一般科研課題為長期或短期?！薄犊茖W(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》則是根據(jù)科研項目的性質(zhì)、規(guī)模、創(chuàng)新性等確定保管期限。以上規(guī)定均太過寬泛，難以指導(dǎo)實際工作。

二、科研項目檔案的價值鑒定

檔案價值鑒定究其本質(zhì)是一項預(yù)見性極強的工作，以過去的經(jīng)驗、依據(jù)檔案的現(xiàn)實內(nèi)容和形式，對其未來價值作出評估和預(yù)測。如果沒有科學(xué)統(tǒng)一的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，這一工作將極大依賴于鑒定人的檔案及專業(yè)素養(yǎng)，難以保障鑒定的合理性，造成不可挽回的重要記錄憑證與科研資源損失。

檔案的價值，針對不同的參照物（不同的時間、地點、人物）有著不同的結(jié)果。正如商品價值與價格的關(guān)系，價值決定價格，價格是價值的表現(xiàn)。在其他條件不變的情況下，價值越高價格越高，然而受供求、政策、消費者偏好、時間、地域等各方面條件影響，有時候價值與價格并不完全表現(xiàn)為正相關(guān)關(guān)系。檔案也有其自身的確定價值，檔案人員鑒定價值、判斷保管期限的過程就是再為其標(biāo)價。不同時期，隨著檔案記錄內(nèi)容創(chuàng)新性的下降，檔案貶值，亦有可能其歷史文化價值的引申，使得檔案增值。因此，檔案價值鑒定的首要任務(wù)就是研判檔案現(xiàn)有的確定性要素，如來源活動的重要性、檔案本身的真實性和完整性等，結(jié)合檔案長遠(yuǎn)的歷史作用，綜合研判對檔案進(jìn)行“定價”。但是，人的認(rèn)識是具有局限性的，而檔案的價值在不同的時空條件下，對不同的社會主體又具有不同的“價格”表現(xiàn)。所以，檔案人員站在現(xiàn)存維度，想要準(zhǔn)確客觀的對檔案價值進(jìn)行鑒定的可能性幾乎為零，一定會產(chǎn)生由于個人主觀和認(rèn)知局限產(chǎn)生的“價值誤差”。

綜合科研項目檔案組成及衡量價值尺度的復(fù)雜度，逐件鑒定檔案價值的難度極大。

三、宏觀鑒定法鑒定科研項目檔案

1989年，加拿大檔案學(xué)者特里·庫克首次提出宏觀鑒定法。宏觀鑒定法是一種著眼現(xiàn)實，以檔案當(dāng)下的形成來源背景及目前可知的而非未來預(yù)測的檔案研究利用需求為依據(jù)，從整體上鑒定檔案價值的方法。

進(jìn)行宏觀鑒定時，需系統(tǒng)考慮文件來源背景、時效及輻射范圍。文件來源背景主要體現(xiàn)為文件產(chǎn)生的年代和社會背景、檔案制發(fā)/形成者所屬組織的職能作用和社會地位、文件制發(fā)的目的和性質(zhì)、文件所反映活動的社會影響和效益價值等。鑒定角度強調(diào)整體和宏觀，跳脫了文件自身所記載內(nèi)容“信息孤島”的限制，抓大放小，注重文件的有機聯(lián)系，拓展了檔案價值鑒定的思路。宏觀鑒定法不僅標(biāo)準(zhǔn)框架更加簡單，可操作性也更高，便于檔案人員客觀合理分析檔案價值，從而全面鑒定。

科研項目具有一次性項目活動性質(zhì)，其過程相互依存，文件材料互相支撐。根據(jù)科研檔案管理辦法中關(guān)于保管期限鑒定相關(guān)要求，鑒定科研檔案保存價值的角度依據(jù)主要是科研項目自身的性質(zhì)、規(guī)模、創(chuàng)新性以及產(chǎn)生的效益等，單個文件材料僅為以上內(nèi)容的記錄載體和體現(xiàn)形式。因此，科研檔案的保管期限判定更適用于宏觀鑒定法，根據(jù)項目情況整體鑒定檔案的保管期限，同一項目的所有文件統(tǒng)一保管期限?！秶铱萍贾卮髮ｍ棧窨冢n案管理規(guī)定》中將專項檔案保管期限劃分為永久，沒有對不同文件材料分別劃分永久和定期，就是綜合考慮項目整體性及重要性、運用宏觀鑒定法的結(jié)果。

四、科研項目檔案的分級分類

在實際工作中，為方便科研項目管理，一般將科研項目按經(jīng)費來源和渠道分為以下幾類：第一類為財政類項目，下分為中央財政科技計劃和地方財政科技計劃，一般由主管部門編制項目指南，鼓勵符合條件的科研人員申報項目，其研究目的和研究內(nèi)容在申報前是不確定的，這類項目一般項目規(guī)模大，創(chuàng)新性強。第二類為委托類項目，下分為縱向委托和橫向委托，一般項目委托方對委托內(nèi)容（包括技術(shù)開發(fā)、技術(shù)服務(wù)、技術(shù)咨詢、技術(shù)轉(zhuǎn)讓等）、過程管理及驗收方式有明確要求，這類項目主要來源廣泛，項目規(guī)模及創(chuàng)新性較一類次之。第三類為自選類項目，這類項目由科研單位自行制定相關(guān)管理辦法，支持科研工作者進(jìn)行項目預(yù)研活動或自由科研探索，一般規(guī)模較小、創(chuàng)新性較強。

在科研檔案管理中，為方便檔案保管期限判定，檔案人員一般以不同的價值影響因素為維度對科研項目進(jìn)行分級分類。一直以來，人們都試圖建立不同的模型指標(biāo)，企圖以更加客觀的角度度量科技檔案的價值，降低“價值誤差”。張瑜提出了技術(shù)、時間、典型、作者四要素，潘穎等認(rèn)為評價科技檔案價值應(yīng)從項目評價、科技水平、投入產(chǎn)出、綜合狀況等方向出發(fā)，于鯤認(rèn)為科技檔案價值是由其所記錄信息的技術(shù)水平、經(jīng)濟情況、代表性、作者來源以及檔案載體壽命等多種因素決定的，周彩英等將科技檔案價值分解為現(xiàn)實利用價值和歷史研究價值兩個一級指標(biāo)和科學(xué)研究、經(jīng)濟活動、科技決策、科技人員考核、科技成果甄別、文物收藏和編史七個二級指標(biāo)。

綜合來看，以上評判指標(biāo)多為定性描述，在實際保管期限判定過程中，受鑒定人員主觀影響較大，標(biāo)準(zhǔn)難以統(tǒng)一，且越復(fù)雜的指標(biāo)體系實操性越差。在實際工作中，各單位均會結(jié)合項目管理及預(yù)算編制要求，制定項目編碼規(guī)則，編碼體現(xiàn)了項目的分類方法與性質(zhì)特征，結(jié)合科研項目檔案保管期限判定標(biāo)準(zhǔn)“科研項目的性質(zhì)、規(guī)模、創(chuàng)新性等”，在原項目管理編碼基礎(chǔ)上以可明確量化的檔案價值鑒定指標(biāo)對科研項目進(jìn)行分級分類，對不同級別類型的項目劃分不同的保管期限，對于實際科研檔案管理工作更具指導(dǎo)意義。

不同來源、規(guī)模、創(chuàng)新性和效益的科研項目在保管期限上應(yīng)體現(xiàn)梯度差別。一是按項目來源的重要程度依次為：國家級>省部級>地方及以下；二是按科研項目規(guī)模，經(jīng)費更多的項目其規(guī)模一般大于經(jīng)費更少的，保管期限也應(yīng)該從長；三是按科研項目的創(chuàng)新性，獲得獎勵層級更高、獲取專利更多的科研項目檔案應(yīng)從長保管；四是按科研項目產(chǎn)生的效益，一方面為社會效益，多為軟科學(xué)研究為解決某個社會問題或為某項政策規(guī)劃、體制改革等作出重大支撐決策，另一方面是經(jīng)濟效益，可看轉(zhuǎn)化及應(yīng)用情況等加以界定。

以交通運輸部公路科學(xué)研究院（以下簡稱“公路院”）為例，公路院成立于1956年，是交通運輸部的正局級事業(yè)單位，類別為公益二類，主要從事公路交通運輸領(lǐng)域的科學(xué)研究、技術(shù)研發(fā)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制修訂和科技服務(wù)、技術(shù)支撐等工作。公路院承擔(dān)的各類項目編碼由14位數(shù)字和字母組成，以2+2+4+2+4的形式排列，項目預(yù)算類型（2位）+年份（2位）+項目類型（4位）+款源（2位）+流水號（4位）。其中項目類型按兩級進(jìn)行分類，一級分類為科研項目（縱向）、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范項目、科技服務(wù)項目等。

以上分類僅為結(jié)合項目自身類別來源信息和判定標(biāo)準(zhǔn)的基本分級分類。在實際應(yīng)用過程中，應(yīng)結(jié)合具體的項目經(jīng)費大小、獲獎情況等對項目進(jìn)行相應(yīng)的提級或降級，例如，一類地方項目經(jīng)費超過100萬元，應(yīng)算大規(guī)模項目，其相應(yīng)保管期限應(yīng)延長至30年，一類省部級項目獲得國家科技進(jìn)步獎，其相應(yīng)保管期限應(yīng)延長至永久。

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作者單位：交通運輸部公路科學(xué)研究院