李利

河北省科學技術(shù)廳室藏檔案，為公眾和本廳系統(tǒng)及社會組織在職稱評定、辦理退休、落實待遇、表彰獎勵、申報項目、檔案完善、科學研究以及工作參考、編史修志等方面提供了大量的檔案資料。近年來，省科學技術(shù)廳以室藏和檔案數(shù)字化成果為基礎，進一步簡化查檔手續(xù)，革新查檔方式，拓寬查檔渠道，強化檔案信息的著錄標引和檢索系統(tǒng)管理，為本廳系統(tǒng)、社會組織和廣大科技人員提供了更加快捷、便利的查檔服務，檔案利用效率和滿意度明顯提高，受到了檔案利用者的好評。

2021-2022年檔案利用基本情況和各項數(shù)據(jù)分析如下：

一、檔案利用基本情況

2021和2022年檔案利用人次為586人次，利用6907件/卷次，復印打印7671頁，數(shù)字化利用率平均為53.59%。（從表中看到2022年檔案利用數(shù)字化件明顯降低，是因為2022年向省檔案館移交科技冬奧、脫貧攻堅和疫情防控檔案的數(shù)字化副本，我廳當年做數(shù)字化時的標準與省檔案館的最新要求不一致，需重新對標來做，調(diào)出檔案原件1213件。減去這部分原件，數(shù)字化利用率達48.42%。）

二、檔案利用數(shù)據(jù)分析

在數(shù)據(jù)分析過程中，本人從查閱用途、查閱檔案門類、查閱內(nèi)容、查閱主體四個方面作了對比分析。

（一）查閱用途

省科技廳室藏檔案查閱用途主要分為三類：工作查考類、文化類、民生類。

工作查考類主要是為廳黨組決策與管理提供有價值的信息資源，為解決工作中的具體問題而尋找政策制定依據(jù)、原始數(shù)據(jù)等，具體包括訴訟信訪、規(guī)范性文件、資產(chǎn)報廢、提供審計材料、專題檔案數(shù)據(jù)移交等，2021年共計查檔 314人次，占總?cè)舜蔚?1.27%，2022年共209人次，占總?cè)舜蔚?6.36%，2021年和2022年工作類查考人次占比變化不大?？梢钥闯?，我廳檔案利用服務中，主要是滿足本廳的工作查考，這也是機關(guān)檔案室功能的基本定位。

文化類具體包括編史修志、利用檔案辦展、整理沿革、學術(shù)研究、撰寫回憶錄等，2021年共6人次，占比1.74%；2022年共7人次，占比2.89%，所占比例非常小，兩年的利用人次變化不大。我廳這方面檔案利用主要是整理組織機構(gòu)沿革、大事記、編輯科技工作年報、科技年鑒等。

民生類包括落實政策待遇、房產(chǎn)過戶、補充檔案等，2021年共24人次，占總量的6.97%，2022年26人次，占總量的10.74%。民生類需求查檔大多為個人需求，主要是辦理退休、申報職稱、證明工齡、為法院提供證據(jù)、辦理房產(chǎn)過戶時證明親屬關(guān)系等，可以看出檔案為保障民眾的切身利益提供了有效證明，體現(xiàn)了檔案服務社會，服務人民的基本特性，這也是我廳檔案利用的重要內(nèi)容之一。

（二）查閱檔案門類

省科技廳檔案利用的主要檔案門類是文書檔案，其次是會計檔案、科技（基建）檔案和專業(yè)（科技獎勵）檔案，其他如實物、照片、已過世干部檔案偶有查詢，這里未做統(tǒng)計分析。個人查閱的檔案門類主要是文書檔案、會計檔案、專業(yè)（科技獎勵）檔案、已過世干部檔案。

文書檔案、科技（基建）和專業(yè)（科技獎勵）從2009年即開始了數(shù)字化掃描工作，這三個門類的檔案查閱非常便利快捷，一般不用提供檔案原件，都是打印或直接發(fā)送電子復制件到政務微信（僅限廳機關(guān)及廳直屬單位），數(shù)字化復制件利用率達70.43%。

（三）查閱內(nèi)容

省科技廳2021和2022年檔案查閱內(nèi)容相對比較明確，下面從個人和單位兩方面就查閱內(nèi)容做統(tǒng)計分析：

1.查閱主體為個人：主要是查閱科技獎勵檔案的本人獲獎情況，為申報職稱、辦理退休、申報項目等提供證明；查閱會計檔案的工資表為養(yǎng)老金領(lǐng)取提供工齡證明等；查閱已過世干部檔案辦理遺產(chǎn)房產(chǎn)等提供證明；查閱文書檔案的計劃項目立項通知、合同、表彰獎勵、職稱評聘等材料，為申報職稱、項目驗收、報獎、申報院士、工資審批等提供證明。

2.查閱主體為單位：主要是工作查考，包括審計、考核、資產(chǎn)清查、報廢、編研等。一是提供審計需要的證明材料，是這兩年查閱檔案最多的內(nèi)容，僅2021年國家和省審計部門對省科技廳進行了多輪審計，包括2020年省科學技術(shù)廳預算執(zhí)行審計和廳領(lǐng)導經(jīng)濟責任審計、重大專項審計、京津冀創(chuàng)新審計、十八大以來審計整改發(fā)現(xiàn)問題“回頭看”審計、房改遺留資金問題審計等，每輪審計都要到檔案室查閱大量的以往年度的文書檔案和會計檔案材料。2021年審計共查閱2003-2020年文書檔案1172件，1996-2020年會計檔案1161卷，文書檔案主要是查閱黨組會議記錄、紀要、向黨組會議的匯報材料，項目評審論證材料，向省政府的請示報告及批復等，會計檔案主要是查閱記賬憑證及其附件。二是財政廳績效考核查閱文書檔案569件。查閱項目績效評估材料，項目評審材料及黨組會議紀要及向黨組會議匯報材料等。三是為固定資產(chǎn)清查報廢提供材料，查閱會計檔案289卷。四是科技樓辦理裝修審批事項和房產(chǎn)登記、過戶、移交手續(xù)，查閱基建檔案94卷。五是編寫組織大事記、機構(gòu)沿革、科技工作年報、年鑒、規(guī)范性文件匯編等查閱文書檔案材料528件。六是脫貧攻堅、疫情防控和科技冬奧檔案歸集及復制件向省檔案館移交，從廳檔案管理系統(tǒng)中查詢到2013-2021年脫貧攻堅檔案條目486件，2020-2021年疫情防控檔案條目414件，2015-2022年科技冬奧檔案條目858件。其他查閱內(nèi)容為人事任免、工資等文件及為法院提供證明材料等。

在分析檔案利用統(tǒng)計數(shù)據(jù)時，發(fā)現(xiàn)本廳檔案借閱登記存在利用目的登記不明確問題，例如，大都是寫工作查考，沒有明確是哪方面的工作查考，今后在工作中需改進，以便能更高效地掌握利用需求，更好地為廳機關(guān)做好服務。

（四）查閱主體

省科技廳檔案查閱主體分為兩類：一是單位，二是個人。其中個人復制檔案（復印+打印）804頁；單位復制檔案（復印+打印）6867頁，發(fā)送電子件1320件。

需要注意的是，省科技廳檔案查閱主體主要是單位，兩年來共有531人次（531人為有效查閱服務，未查到內(nèi)容的服務未作登記），廳機關(guān)及廳屬單位查閱人員占98%以上，外單位因公查閱人員不超過2%。兩年來個人查檔僅55人（55人為有效查閱服務，未查到內(nèi)容的服務未作登記），占全部查檔人員的9.38%。個人查檔只限于與本人相關(guān)的內(nèi)容，如科技獎勵檔案只能查自己獲獎的項目，立項通知、項目合同也是與自己有關(guān)的才可提供。造成這一情況的原因，主要是廳機關(guān)的檔案未做檔案開放鑒定，不能隨意公開。

三、工作改進建議

鑒于以上分析，為進一步提高廳檔案利用效率和利用口碑，使廳檔案利用工作跨上一個新臺階，下一步工作建議如下：

一是盡快進行檔案開放審核，公布檔案開放目錄，從社會需求角度延伸檔案業(yè)務，使公眾了解廳檔案室藏檔案可查閱內(nèi)容。二是全力推進廳檔案管理系統(tǒng)的改版上線，改版后的管理系統(tǒng)增加了獨立的檔案查詢功能，廳機關(guān)及廳屬單位工作人員可通過申請獲準到檔案管理庫自主查詢，減輕了檔案工作人員的工作量，并且利用統(tǒng)計更加精準。三是加強基礎業(yè)務工作，以本廳實際為基礎，以現(xiàn)實需求為導向，提高檔案基礎業(yè)務水平。例如會計檔案數(shù)字化水平低，給檔案查詢帶來不便，會計檔案查閱最多的是記賬憑證及其附件，而記賬憑證復印起來非常麻煩，并且復印易致檔案原件破損。需盡快對會計檔案進行數(shù)字化掃描。四是對于無效的查詢也要做好登記，以便更全面地了解公眾需求和廳機關(guān)及廳屬單位的工作需求，為今后的檔案利用工作提供更精準的服務。

作者單位：河北省科技信息和檔案中心