文/成 龍

“統(tǒng)一領導、垂直管理、專賣專營”的管理體制賦予陜西煙草局對下屬檔案工作履行業(yè)務指導職能，“條塊結合以條為主的檔案業(yè)務指導模式”是陜西煙草商業(yè)在檔案業(yè)務指導實踐中探索出的新模式。本文結合陜西煙草商業(yè)特點，對此模式進行了深入研究與探析，以期求得同業(yè)同行共識

“統(tǒng)一領導、垂直管理、專賣專營”的管理體制賦予省煙草局（公司）對市級局（公司）、市級局（公司）對縣級局（分公司）檔案工作履行業(yè)務指導職能?！皸l塊結合以條為主的檔案業(yè)務指導模式”是陜西煙草商業(yè)在檔案業(yè)務指導實踐中探索出的新模式。在這種模式下各級局（公司）作為業(yè)務指導的主體，承擔著檔案工作的煙草屬性管理（如：煙草體制、職責職能、信息保密、數(shù)據(jù)存儲、服務對象等），爭取屬地檔案管理部門對煙草檔案業(yè)務的具體操作（如：文件歸檔范圍與保管期限修訂，檔案收集、分類、整理、保管、編研等業(yè)務規(guī)范及檔案人員技能培訓等）指導作為業(yè)務指導的有益補充，將縱向的行業(yè)屬性管理優(yōu)勢與橫向的屬地檔案管理部門專業(yè)操作優(yōu)勢結合起來，更好地釋放二者的屬性管理潛能和業(yè)務操作潛能。

一、條塊結合以條為主的檔案業(yè)務指導模式原由

1.檔案業(yè)務指導意識淡薄。檔案業(yè)務指導就是為立檔單位檔案工作提供檔案專業(yè)知識和業(yè)務技能的服務，是各級局（公司）檔案工作的重要職責。部分單位認為做好本單位的檔案工作是本職，沒有意識到對本系統(tǒng)檔案工作進行業(yè)務指導同樣是本職，檔案業(yè)務指導意識被弱化；部分單位沒有將業(yè)務指導納入年度檔案工作計劃、納入檔案人員的崗位職責，檔案工作的完整性缺失。

2.檔案業(yè)務指導力量薄弱。一是部分單位沒有專職檔案人員，對業(yè)務指導投入的時間不足、對檔案資料收集、整理、保管、利用、編研等業(yè)務指導標準不清；二是檔案人員更換頻繁，業(yè)務指導的連續(xù)性出現(xiàn)斷層；三是檔案人員年齡偏大，檔案業(yè)務指導精力不足。

二、條塊結合以條為主的檔案業(yè)務指導模式可行性依據(jù)

1.制度安排的可行性依據(jù)。2005 年，國家檔案局《關于煙草行業(yè)檔案管理有關問題的復函》中，要求煙草行業(yè)將履行行政管理職能的檔案按規(guī)定向各級檔案館移交，國家煙草專賣局要求煙草行業(yè)年滿15 年履行行政管理職能的檔案應向各級國家檔案館移交，2006 年，國家煙草專賣局印發(fā)《煙草行業(yè)向國家檔案館移交檔案范圍》。為保證全省煙草檔案完整安全移交，各級局（公司）就必須經(jīng)常與屬地檔案局合作，將煙草行業(yè)對案卷質(zhì)量的要求與屬地檔案局專業(yè)規(guī)范指導結合起來，以提高移交檔案的案卷質(zhì)量，最大限度地延長移交檔案資料的壽命。

2.地域特點的可行性依據(jù)。各級局（公司）業(yè)務指導工作者如果不了解基層單位所處的地域歷史文化、煙草經(jīng)濟占比、煙葉種植規(guī)模、卷煙消費水平及基層單位的歷史沿革、業(yè)務職能所決定的檔案全宗特點，就不可能形成有針對性的指導建議。只有最大限度地聯(lián)合屬地檔案管理部門，通過他們熟悉的地域特點、風土人情，特別是氣候特征對檔案保護的要求等，才能形成既符合煙草檔案標準又體現(xiàn)地域特色的指導意見，最大限度地豐富和保護煙草檔案資源。

三、條塊結合以條為主的檔案業(yè)務指導模式下的具體作法

1.現(xiàn)場指導。在每年檔案整理期間邀請屬地檔案局專家到各級局（公司）整理現(xiàn)場進行監(jiān)督指導，特別是對基建檔案、會計檔案、聲像檔案等專門檔案及檔案編研等業(yè)務流程和案卷標準進行指導，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

2.強化培訓。支持檔案管理人員參加屬地檔案部門舉辦的各類檔案業(yè)務培訓班，特別注重以數(shù)字化為主要內(nèi)容的檔案信息化建設的基本技能培訓，為全省系統(tǒng)檔案數(shù)字化建設提供支撐。

3.互聯(lián)互動。積極參與屬地檔案局組建的檔案業(yè)務協(xié)作組，通過定期開展的互通、互助、互查及調(diào)研活動，促進不同行業(yè)、不同領域、不同性質(zhì)機關之間學習和交流，達到取長補短、相互促進的效果。

4.監(jiān)督檢查。主動接受屬地檔案局檔案工作質(zhì)量檢查，通過檢查，一是能夠及時發(fā)現(xiàn)和解決各門類、各載體檔案在整理工作中存在的問題。二是能夠及時修正各級局（公司）因不同地域特點所決定的檔案資料歸檔范圍和保管期限，更好地服務符合屬地實際的檔案信息需求。三是能夠有效防止因曾獲“AAA”目標管理認證的單位對檔案工作的重視程度有所減弱，避免一勞永逸現(xiàn)象。

四、條塊結合以條為主的檔案業(yè)務指導模式的實踐成效

1.管理制度得以完善。在新的檔案業(yè)務指導模式下，屬地檔案管理部門通過每年定期業(yè)務指導，及時對過期的檔案管理制度進行廢止、修訂和完善，特別對在信息化條件下，電子文件歸檔及電子檔案管理制度的指導完善，保證了電子檔案的完整與安全。通過制度完善，真正讓制度內(nèi)容與時俱進、讓制度執(zhí)行條理順暢、讓制度管理效果顯著。

2.檔案安全得到加強。充分利用省局（公司）“基礎設施建設向基層傾斜”政策優(yōu)勢，發(fā)揮屬地檔案部門熟悉當?shù)貧夂蛱攸c等優(yōu)勢，指導市級局（公司）、特別是縣級局（分公司）的檔案保護設施建設，確保檔案庫房及各門類和載體的檔案保護設備配置到位。指導檔案信息安全規(guī)范管理，確保全省煙草商業(yè)在信息環(huán)境下的電子檔案管理的系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)載體安全，檔案實體安全和信息安全得到加強。

3.檔案業(yè)務更加規(guī)范。在新的檔案業(yè)務指導模式下，全省煙草商業(yè)大都成立了綜合檔案室，將以前分散在業(yè)務部門的不同門類和載體的檔案，特別是財務、音像、實物及專賣案件檔案實行集中統(tǒng)一管理，檔案的完整性得到了保證；完善各單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定，規(guī)范文件材料收集，特別是會議材料、統(tǒng)計報表、重大活動、重大事件等文件材料的收集歸檔業(yè)務流程；指導檔案編研工作，“全宗介紹、大事記、組織沿革、基礎數(shù)字匯編”等基礎性編研工作實現(xiàn)了“零”突破。

4.檔案信息化步伐加快。 實施數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略，是陜西煙草商業(yè)“十四五”時期信息化建設目標。在新的檔案業(yè)務指導模式下，全省煙草商業(yè)充分利用電子檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化及煙草業(yè)務系統(tǒng)的無縫銜接優(yōu)勢，按照文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定，全面進行電子檔案的收集整理；有計劃地對2008 年以前的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，并建立了電子目錄和全文檢索，優(yōu)化檔案查閱利用，提升檔案利用效率；定期進行電子文件或目錄數(shù)據(jù)備份工作，探索電子檔案異地保存機制，確保檔案數(shù)據(jù)絕對安全。

五、制約條塊結合以條為主的檔案業(yè)務指導模式優(yōu)化的因素

1.長效機制尚未建立。雖然各級局（公司）與各級檔案局相關部門制訂了業(yè)務指導的具體方式，但雙方尚未在頂層層面建立合作關系，尚未對業(yè)務指導的工作原則、人員組成、業(yè)務范圍、指導周期、責任權利等形成長效機制，業(yè)務指導新模式的實施缺乏剛性規(guī)范。

2.信息化手段尚未運用。在業(yè)務指導新模式下，雙方運用的指導方式主要還是現(xiàn)場指導、專業(yè)培訓、聯(lián)合互動、調(diào)研檢查等原始手段，業(yè)務指導的時效性相對不高，快捷、省時、省力的信息化網(wǎng)絡交流手段尚未運用。

3.支持激勵尚未開通。在業(yè)務指導新模式下，合作僅僅是雙方的相關部門，尚未上升到各級局（公司）與各級檔案局層面，雙方合作激勵機制有待進一步建立，合作的空間有待進一步拓寬。

4.隊伍建設尚需加強。各級局（公司）檔案管理人員業(yè)務指導意識淡薄及人員力量薄弱已影響到業(yè)務指導新模式的進一步優(yōu)化推廣、影響到檔案信息化建設的基礎，加強檔案人員隊伍建設勢在必行。

六、完善條塊結合以條為主的檔案業(yè)務指導模式的對策

1.建立長效機制。全力引導雙方的合作上升到各級局（公司）與各級檔案局層面，在雙方頂層設計下，建立起業(yè)務指導新模式的長效機制，在業(yè)務指導工作原則、機構人員、業(yè)務范圍、指導周期、責任權利等形成制度，為業(yè)務指導新模式全面運用提供制度保障。

2.運用信息化手段。在長效合作機制下，各級局（公司）盡可能多地登陸屬地檔案局（館）的門戶網(wǎng)站，利用門戶網(wǎng)站中“信息交流”欄目進行檔案業(yè)務知識咨詢；或開通相關業(yè)務指導人員微信進行心得交流；或開展檔案教育信息資源下載，獲取檔案工作相關資料或技術規(guī)范等鏈接，最大限度地實現(xiàn)資源共享。

3.建立激勵渠道。雙方主管部門定期向本單位領導匯報檔案業(yè)務指導的重要性及業(yè)務指導新模式取得的成效，最大限度得到全方位支持；雙方可探索每年聯(lián)合召開一次業(yè)務指導工作交流會，表彰獎勵年度先進單位和個人，以促進工作積極性。

4.加強檔案團隊建設。探索建立全省煙草系統(tǒng)檔案業(yè)務指導人員信息庫房，有針對性地開展繼續(xù)教育，更新檔案專業(yè)理論知識；強化信息化知識學習，提高現(xiàn)代化管理技能；加強業(yè)務交流，定期組織學術研討或業(yè)務交流活動，為業(yè)務指導人員建立信息交流平臺，取長補短，共同進步。