文/曾 霞

本文在分析新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上，提出了提升企業(yè)檔案管理水平的對(duì)策，即增強(qiáng)管理意識(shí)，重視檔案管理、完善檔案基礎(chǔ)建立工作、建立健全檔案管理制度、打造專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)，提升檔案管理水平、有效利用檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值、實(shí)施企業(yè)檔案信息化管理

在企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，檔案管理不僅在企業(yè)管理活動(dòng)中發(fā)揮著重要作用，而且是提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的必要條件。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始重視檔案管理，并開(kāi)始尋找具體的實(shí)施方法。但是長(zhǎng)期以來(lái)企業(yè)檔案管理工作中還有很多問(wèn)題，主要表現(xiàn)在人員素質(zhì)不高、信息化建設(shè)落后以及檔案管理模式陳舊等方面，需要企業(yè)引起足夠關(guān)注。因此企業(yè)要重視檔案管理工作，充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，采取相應(yīng)措施，提升企業(yè)檔案管理水平，促進(jìn)企業(yè)全面發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理的重要性

檔案是企業(yè)開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要工具和憑證性信息記錄，是企業(yè)歷史的載體，是企業(yè)各階段生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)反映，也是技術(shù)知識(shí)成果和文化與價(jià)值觀的累積，是企業(yè)的核心信息資源和重要資產(chǎn)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)與信息化快速發(fā)展的今天，檔案在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

做好檔案管理有助于企業(yè)強(qiáng)化技術(shù)和知識(shí)儲(chǔ)備，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，增強(qiáng)企業(yè)抵抗風(fēng)險(xiǎn)的能力。檔案資料記錄企業(yè)發(fā)展期間積累的各類信息，檔案管理會(huì)對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行采集、整理、分類、分析等工作，為使用者提供良好的信息服務(wù)；檔案也是企業(yè)管理人員籌劃決策的重要依據(jù)，企業(yè)檔案記錄了企業(yè)的各項(xiàng)具體活動(dòng)，包括企業(yè)經(jīng)營(yíng)歷程中的成就和失敗教訓(xùn)，對(duì)當(dāng)前企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況能夠予以系統(tǒng)梳理，有助于及時(shí)總結(jié)工作，制定更科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃。因此，企業(yè)檔案管理的質(zhì)量在一定程度上反映了一個(gè)企業(yè)的管理水平。

二、當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.對(duì)檔案管理重視程度不夠

當(dāng)前企業(yè)管理者對(duì)經(jīng)濟(jì)效益非常重視，很大程度上未意識(shí)到檔案管理工作的重要性。對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，也在思想上對(duì)檔案管理存在忽視的問(wèn)題，認(rèn)為檔案管理工作并不重要，在崗位上缺少探索與鉆研的精神。甚至有個(gè)別人員將檔案工作視為“邊緣崗位”，責(zé)任心不強(qiáng)，工作態(tài)度不夠積極。因此，需要企業(yè)管理者與檔案工作人員轉(zhuǎn)變思想觀念，才能將檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的作用充分發(fā)揮出來(lái)。

2.檔案管理方式較為落后

企業(yè)檔案管理工作硬件設(shè)施落后，很多時(shí)候只有一套陳舊的軟件，在檔案錄入與管理方式上遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能達(dá)到企業(yè)日益增長(zhǎng)的需要。分析其原因可知，主要反映在以下幾點(diǎn)：一是企業(yè)在檔案管理工作上的投入比較少，缺乏足夠的人力、物力與財(cái)力，檔案管理工作的開(kāi)展難以獲得相應(yīng)支持。二是檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升，掌握的專業(yè)技能較少，且部分人員缺少敬業(yè)精神，也很少積極學(xué)習(xí)最新檔案知識(shí)。三是企業(yè)檔案管理體系與運(yùn)營(yíng)機(jī)制有待完善，這導(dǎo)致檔案管理工作流于形式，無(wú)法發(fā)揮指導(dǎo)企業(yè)發(fā)展的作用。

3.檔案管理信息化水平不高

分析企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀可知，大多數(shù)時(shí)候只是單調(diào)進(jìn)行檔案收集、歸納和整理等工作，未能安排專人負(fù)責(zé)檔案的管理、借閱等工作。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，企業(yè)很難在數(shù)字時(shí)代將檔案管理的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)出來(lái)。在信息化環(huán)境下，企業(yè)在檔案管理方法上不重視轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新，為檔案信息化工作的開(kāi)展帶來(lái)了不利影響。尤其是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中會(huì)形成大量檔案，且類型也很繁多，這讓企業(yè)檔案管理工作變得非常復(fù)雜。若是企業(yè)管理手段過(guò)于簡(jiǎn)單，不注重信息化建設(shè)，將導(dǎo)致檔案信息變得非常閉塞，無(wú)法在企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)進(jìn)行有效流通，增加了管理者使用檔案的難度。

三、提升企業(yè)檔案管理水平的思考

1.增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，重視檔案管理

提高企業(yè)檔案管理水平，首先要提升企業(yè)檔案管理意識(shí)，把檔案管理作為企業(yè)管理的重要組成部分。這意味著在各單位、各部門(mén)當(dāng)中，上至領(lǐng)導(dǎo)層下至一線員工都要充分認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案的重要性，并將其融入實(shí)際工作中。因此，在企業(yè)管理中，管理者首先要樹(shù)立企業(yè)檔案管理意識(shí)，將檔案管理列入具體議程，做好工作準(zhǔn)備工作。部門(mén)負(fù)責(zé)人落實(shí)工作，逐步形成良好的企業(yè)檔案管理機(jī)制。其次，企業(yè)檔案管理部門(mén)的管理者和負(fù)責(zé)人應(yīng)積極利用企業(yè)社交網(wǎng)絡(luò)、文化公告欄等渠道，在內(nèi)部宣傳企業(yè)檔案管理的重要性。也可以結(jié)構(gòu)化，讓員工了解《檔案法》，讓企業(yè)全體員工意識(shí)到檔案管理的必要性，積極配合企業(yè)檔案管理，積極提交和創(chuàng)建相關(guān)的必要信息文件。再次，檔案管理人員要及時(shí)向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)相關(guān)工作，與各業(yè)務(wù)部門(mén)加強(qiáng)聯(lián)系，將檔案宣傳工作做到位。這樣各部門(mén)才能更好了解檔案形成、積累、歸檔以及使用等情況，為各部門(mén)工作協(xié)同發(fā)展創(chuàng)造條件。

2.完善檔案基礎(chǔ)建設(shè)工作

在企業(yè)經(jīng)營(yíng)與發(fā)展過(guò)程中，檔案內(nèi)容也是快速更新的過(guò)程，且數(shù)量和類型也越來(lái)越多。企業(yè)檔案管理部門(mén)需要引起足夠重視，將業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作做到位。一是不斷擴(kuò)大企業(yè)檔案信息收集范圍，對(duì)檔案歸檔制度進(jìn)行完善，確保各種類型與載體的檔案材料得到完整、全面收集，避免發(fā)生原始材料與文件流失的問(wèn)題[1]。二是將檔案材料鑒定工作做到位，成立專門(mén)的檔案鑒定小組，重點(diǎn)是鑒定企業(yè)檔案的真實(shí)性和完整性，并保證有價(jià)值的檔案得到妥善保管。對(duì)企業(yè)各種超期保管的檔案來(lái)說(shuō)，也要定期進(jìn)行鑒定與銷毀，確保檔案資源能夠得到優(yōu)化。三是重視檔案歸檔整理工作。企業(yè)檔案應(yīng)該做好分類、排列、組合與編目等工作，對(duì)檔案檢索工具與服務(wù)模式進(jìn)行優(yōu)化，為后續(xù)檔案管理與查找奠定良好基礎(chǔ)。

3.建立健全檔案管理制度

健全的基礎(chǔ)設(shè)施是企業(yè)檔案順利管理的必要物質(zhì)條件，而健全的企業(yè)檔案管理制度是有效實(shí)施企業(yè)檔案管理的重要行為標(biāo)準(zhǔn)。因此，需要增加資金投入來(lái)構(gòu)建完善的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施來(lái)提升企業(yè)檔案管理水平。還應(yīng)該建立一個(gè)完善和專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，為檔案管理提供相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。完整的檔案管理功能提高了檔案資源的安全性和排序，以便在工作需要時(shí)快速檢索和使用[2]。因此，根據(jù)《檔案法》的要求，企業(yè)必須選擇單獨(dú)的倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行檔案存儲(chǔ)，并有恒溫恒濕、殺菌消毒、紅外報(bào)警、防盜門(mén)、防火等設(shè)施，以確保倉(cāng)庫(kù)的安全。此外，配備掃描儀、電腦等現(xiàn)代化設(shè)備，不斷完善企業(yè)檔案資料。另一方面，企業(yè)需要建立完善的企業(yè)檔案管理體系，為檔案管理提供強(qiáng)有力的制度保障。首先，業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)負(fù)責(zé)人要明確檔案管理職責(zé)，規(guī)范并嚴(yán)格執(zhí)行檔案的準(zhǔn)備、保管、租借、歸還工作流程。二是建立健全績(jī)效考核機(jī)制，定期開(kāi)展檢查考核，不斷提高檔案管理水平。

4.打造專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)，提升檔案管理水平

企業(yè)文件管理的水平很大程度上取決于管理員的專業(yè)知識(shí)和管理水平。因此，要提高企業(yè)文件管理水平，就需要提高文件管理人員的專業(yè)性，使他們能夠系統(tǒng)、專業(yè)地管理文件。一是，應(yīng)提高檔案管理人員的準(zhǔn)入條件，對(duì)檔案管理專業(yè)化提出嚴(yán)格要求，為企業(yè)引進(jìn)專業(yè)的信息管理人才，方便企業(yè)檔案的順利管理。二是定期組建檔案管理部門(mén)開(kāi)展專題培訓(xùn)活動(dòng)，使檔案管理人員不斷吸收檔案管理知識(shí)，學(xué)習(xí)與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)的先進(jìn)檔案管理方法，不斷增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力，具備操作專業(yè)理論[3]。三是企業(yè)必須重視其登記人員的責(zé)任，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行保密，并確保企業(yè)信息和財(cái)產(chǎn)的安全。四是在企業(yè)檔案管理部門(mén)要落實(shí)自查與互監(jiān)機(jī)制，促使檔案管理工作質(zhì)量實(shí)現(xiàn)提升。五是要適當(dāng)提高檔案管理人員薪資待遇，培養(yǎng)并引進(jìn)專業(yè)化人才，掌握一定網(wǎng)絡(luò)知識(shí)與信息技術(shù)，才能適應(yīng)企業(yè)檔案信息化管理要求。

5.有效利用檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值

企業(yè)檔案管理歸根結(jié)底是為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)，所以不僅要提高企業(yè)檔案管理水平，還要注重企業(yè)檔案的開(kāi)發(fā)利用，使企業(yè)檔案管理發(fā)揮真正的作用。同時(shí)，企業(yè)需要引入或開(kāi)發(fā)適合企業(yè)的專用檔案搜索工具，以確保及時(shí)有效地訪問(wèn)，提高企業(yè)檔案的服務(wù)水平。首先，要明確企業(yè)檔案的服務(wù)方向，使檔案管理工作緊緊圍繞企業(yè)的發(fā)展方向和發(fā)展目標(biāo)開(kāi)展，使檔案管理工作更好地服務(wù)于企業(yè)。其次，適當(dāng)擴(kuò)大企業(yè)檔案服務(wù)范圍，使企業(yè)檔案服務(wù)社會(huì)化、共享化。在有利于企業(yè)和社會(huì)發(fā)展的前提下，為社會(huì)其他成員提供一定的檔案服務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的社會(huì)公益，為企業(yè)樹(shù)立良好的社會(huì)形象。

6.實(shí)施企業(yè)檔案信息化管理

在各種技術(shù)不斷創(chuàng)新的今天，向信息化轉(zhuǎn)型必須以現(xiàn)有技術(shù)為基礎(chǔ)。企業(yè)檔案管理工作比較復(fù)雜，管理人員需要負(fù)責(zé)檔案收集、整理、統(tǒng)計(jì)和編制等工作，各環(huán)節(jié)工作量較大，為了提高檔案工作處理效率，需要充分發(fā)揮先進(jìn)檔案信息系統(tǒng)的作用[4]。企業(yè)要全面開(kāi)展信息化改革，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理科學(xué)發(fā)展，利用信息技術(shù)開(kāi)發(fā)管理新模式。首先，企業(yè)必須建立完善的檔案信息系統(tǒng)，培養(yǎng)相關(guān)人員對(duì)新技術(shù)的深刻理解，并在實(shí)踐中有效運(yùn)作。其次，在現(xiàn)有條件下逐步完善各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，在檔案管理過(guò)程中利用信息管理系統(tǒng)和設(shè)備，為檔案管理信息化奠定基礎(chǔ)。最后，使用最新的設(shè)備有效整合資源，并使用人工智能進(jìn)行檔案管理，減少錯(cuò)誤，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。管理檔案時(shí)需要加大檔案重要性的宣傳力度，讓更多的人了解企業(yè)檔案的重要性，提高公眾意識(shí)。針對(duì)新形勢(shì)下的企業(yè)檔案管理要及時(shí)找到優(yōu)化的策略，將適合企業(yè)的檔案管理模式與企業(yè)自身的發(fā)展情況相結(jié)合，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。因此企業(yè)要重視檔案管理工作，轉(zhuǎn)變思想觀念，不僅要加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作，也要主動(dòng)引進(jìn)先進(jìn)檔案管理技術(shù)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)與能力，這樣企業(yè)檔案管理工作才能高效開(kāi)展，并在企業(yè)經(jīng)營(yíng)與發(fā)展中提供戰(zhàn)略上的參考價(jià)值。