文/陳 悅

隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，各行各業(yè)的各類檔案內(nèi)容都趨于復(fù)雜化，檔案中的信息處理也趨于困難化，這不僅加大了檔案信息儲(chǔ)存的難度，也增加了相關(guān)工作人員的工作量和工作負(fù)擔(dān)，但數(shù)字化檔案管理成為了解決這一現(xiàn)實(shí)情況的最優(yōu)解。本文主要以數(shù)字化檔案管理為研究對(duì)象，通過(guò)對(duì)數(shù)字化檔案管理的概念解釋，定義數(shù)字化檔案管理的含義，詳細(xì)地分析并闡釋了數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)，并進(jìn)一步分析了數(shù)字化檔案管理的具體實(shí)際應(yīng)用，并對(duì)數(shù)字化檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行了相應(yīng)的展望

一、數(shù)字化檔案管理的含義

數(shù)字化檔案是一種伴隨著新的信息技術(shù)的出現(xiàn)與發(fā)展誕生的新型檔案信息形態(tài)，數(shù)字化檔案需要多種信息技術(shù)的共同作用，其中包括計(jì)算機(jī)技術(shù)、OCR技術(shù)、多媒體技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、存儲(chǔ)技術(shù)。這種方式在依托信息技術(shù)的前提下，將存在于各種載體的檔案資料、信息、數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化處理、儲(chǔ)存，并且由于互聯(lián)網(wǎng)的相互連接還可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的相互傳輸與流動(dòng)，實(shí)現(xiàn)資源的共享，增強(qiáng)了信息數(shù)據(jù)的使用率。以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)的資料可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)管理，能夠按照相應(yīng)的規(guī)律對(duì)數(shù)據(jù)與信息進(jìn)行歸類和整合，構(gòu)建起有規(guī)律的完善檔案信息庫(kù)，為檔案數(shù)據(jù)與信息的管理與共享提供基礎(chǔ)。

二、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

相較于傳統(tǒng)的檔案管理而言，數(shù)字化檔案管理具有其難以企及的優(yōu)勢(shì)，能夠優(yōu)化檔案歸檔管理程序、降低檔案管理成本、優(yōu)化檔案資料的檢索查詢、有助于檔案資料的及時(shí)更新，為行業(yè)的發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持，為社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，促進(jìn)我國(guó)產(chǎn)業(yè)與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

1.優(yōu)化檔案歸檔管理程序

隨著我國(guó)跨入信息技術(shù)時(shí)代，檔案管理的資料與數(shù)據(jù)呈爆炸式增長(zhǎng)，由于信息量的飛速增加，導(dǎo)致檔案管理工作量不斷加大，工作難度也不斷增強(qiáng)，加重了檔案管理人員的工作負(fù)荷，影響了檔案管理工作的順利開(kāi)展。數(shù)字化檔案管理模式之下，對(duì)于資料的收集能夠更加便捷與快速，極大地減少了檔案信息資料歸檔的步驟與程序，提升了檔案信息數(shù)據(jù)的歸檔效率。此外，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)跨地域的便捷快速的傳輸方式，可以對(duì)檔案數(shù)據(jù)資料進(jìn)行遠(yuǎn)程的歸檔工作，極大地提高了檔案資料的歸檔效率，減輕了工作人員的工作量與工作難度，使檔案管理工作順利開(kāi)展。

2.降低檔案管理成本

傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)檔案為主要載體，這種方式相對(duì)較為粗放，且檔案資料對(duì)紙張和人力的消耗無(wú)疑是十分巨大的。大量的紙質(zhì)資料需要巨大的空間進(jìn)行存儲(chǔ)，由于紙質(zhì)資料的脆弱性就需要工作人員極其細(xì)心地對(duì)紙質(zhì)檔案加以保護(hù)，這無(wú)疑會(huì)增加檔案管理的經(jīng)濟(jì)和人力成本。通過(guò)對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，依托計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，資料的存儲(chǔ)載體變成了硬盤(pán)或者是網(wǎng)絡(luò)，能夠最大程度地節(jié)省檔案資料存儲(chǔ)空間和人力資源，極大地減少了檔案管理的成本。

3.優(yōu)化檔案資料的檢索查詢

傳統(tǒng)的檔案管理方式下，由于檔案資料數(shù)量大、內(nèi)容多，且紙質(zhì)資料較為脆弱，對(duì)檔案資料的查詢就需要檔案管理工作開(kāi)始就要根據(jù)檔案內(nèi)容建立完善的目錄，且通過(guò)工作人員對(duì)檔案的整理，以保障檔案資料順序與檔案目錄順序保持一致，這就加大了檔案管理人員的工作量。但在數(shù)字化檔案管理模式之下，可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)對(duì)資料的精準(zhǔn)查閱，降低了資料查閱的困難程度，減少了工作人員的工作量，同時(shí)還有利于通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料數(shù)據(jù)的交流與互享，能夠有效地提高檔案資料的利用效率。

4.有助于檔案資料的及時(shí)更新

數(shù)字化的檔案管理不僅能夠有效地加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，促進(jìn)檔案管理工作的順利開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)對(duì)資料數(shù)據(jù)的及時(shí)歸納與整理，并且通過(guò)計(jì)算機(jī)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)資料的及時(shí)修改與上傳，能夠在最大程度上保障檔案資料的及時(shí)更新，極大提升檔案資料的時(shí)效性。

三、數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用措施

由于數(shù)字化檔案管理起步較晚，目前的發(fā)展程度難以與社會(huì)需求相適應(yīng)，從整體而言還沒(méi)有建立起一套相對(duì)完整、全面的數(shù)字化檔案管理體系，也沒(méi)有形成相配套的輔助數(shù)字化檔案工作開(kāi)展的機(jī)制。究其根本，是一些行業(yè)和一些檔案管理人員沒(méi)有意識(shí)到數(shù)字化檔案管理的重要性及其在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中所能發(fā)揮的積極作用，沒(méi)有將數(shù)字化貫穿檔案管理的始終，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案管理的全環(huán)節(jié)的全面數(shù)字化。因此要加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理，需要采取以下措施：

1.完善數(shù)字化平臺(tái)基礎(chǔ)建設(shè)

要保障數(shù)字化技術(shù)真正落實(shí)到檔案管理事業(yè)中，就需要建立起完善的數(shù)字化平臺(tái)。數(shù)字化平臺(tái)的建立能夠加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系，協(xié)調(diào)各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，促使這些環(huán)節(jié)在統(tǒng)一的流程下實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的順利開(kāi)展。作為檔案管理工作人員，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自身對(duì)信息技術(shù)的掌握，善于利用數(shù)字化手段對(duì)檔案信息資料進(jìn)行收集，提升時(shí)效性的同時(shí)還要確保信息資料的精確性，要避免失真信息進(jìn)入檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)造成不良影響。此外，針對(duì)檔案管理的一些關(guān)鍵性環(huán)節(jié)也要落實(shí)并且推廣數(shù)字化管理手段，提高檔案資料信息的精確性，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步提供更加優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)支撐。

2.檔案信息安全認(rèn)證

由于數(shù)字化檔案管理是以互聯(lián)網(wǎng)作為資料搜集與存儲(chǔ)、交流的基礎(chǔ)平臺(tái)，網(wǎng)絡(luò)的公共性和開(kāi)放性就導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題日益凸顯，因此就需要設(shè)置信息安全認(rèn)證。盡管檔案信息有一部分可以面向公眾開(kāi)放，但有些檔案資料的核心內(nèi)容需要進(jìn)行保密，要依托技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)對(duì)核心數(shù)據(jù)的保護(hù)，避免資料的泄露和被竊取。不同的檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)要根據(jù)自身的實(shí)際情況選擇具體的保護(hù)手段，目前我國(guó)現(xiàn)存的主要保障手段有防火墻阻攔病毒侵入、身份認(rèn)證技術(shù)限制訪問(wèn)等。

3.建立檔案信息化管理人才隊(duì)伍

首先需要檔案管理部門(mén)積極地引進(jìn)檔案管理和信息化技術(shù)人才。其次應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能以及信息化技能的培訓(xùn)。相關(guān)部門(mén)應(yīng)制定相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)對(duì)部門(mén)內(nèi)部檔案管理人員的技能提升與培養(yǎng)，促使這些工作人員能夠始終掌握前沿的新技術(shù)與新技能，加大對(duì)檔案資源的深度挖掘，從而滿足我國(guó)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的發(fā)展需要。最后還要建立起相應(yīng)的技能考評(píng)制度，將考評(píng)與薪資掛鉤，對(duì)工作人員進(jìn)行考評(píng)，以激發(fā)工作人員的積極性。

四、數(shù)字化檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

1.朝著市場(chǎng)化、信息化方向發(fā)展

就我國(guó)目前的數(shù)字化檔案管理的具體情況來(lái)看，信息化是重要的發(fā)展方向和趨勢(shì)。要進(jìn)一步推進(jìn)數(shù)字化檔案管理朝信息化方向深入發(fā)展，就需要對(duì)信息化本身有著深入、切實(shí)的了解，還要全方面了解和掌握信息化的運(yùn)行方式和技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的高效管理，以促進(jìn)我國(guó)數(shù)字化檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展，為我國(guó)的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展提供更加豐富、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.朝著資源共享與互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)模式發(fā)展

共享化是目前互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的顯著特點(diǎn)，資源的共享成為了數(shù)字化檔案管理的重要發(fā)展趨勢(shì)。實(shí)際中要不斷優(yōu)化數(shù)字化檔案管理制度，把握住資源共享趨勢(shì)，充分利用資源共享帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，拓寬應(yīng)用領(lǐng)域，為社會(huì)的發(fā)展提供更加豐富的支撐。

3.專業(yè)化的非核心工作施行業(yè)務(wù)外包

為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，提升管理體系的科學(xué)性，可以將與檔案核心無(wú)關(guān)的工作進(jìn)行外包，以這種方式既能提高檔案管理工作的效率，還能減少工作人員的工作量和負(fù)擔(dān)，增加經(jīng)濟(jì)效益。

4.加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)的高效使用

檔案中的信息與數(shù)據(jù)在社會(huì)的各行各業(yè)中發(fā)揮著極強(qiáng)的應(yīng)用價(jià)值，如果只是實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的收集，而沒(méi)有進(jìn)行實(shí)際的運(yùn)用，就造成了信息資源的浪費(fèi)。因此要加強(qiáng)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的使用效率，促使檔案信息資料切實(shí)地發(fā)揮其重要作用。

應(yīng)用實(shí)踐表明，數(shù)字化檔案具有對(duì)資料、信息、數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)量大、存儲(chǔ)形式豐富、查閱方便等方面的優(yōu)勢(shì)，還能夠極大地減少檔案管理工作人員的負(fù)擔(dān)，減少人力資源投入，因此各級(jí)檔案部門(mén)要高度重視檔案數(shù)字化建設(shè)，加大數(shù)字化檔案管理工作力度，使得檔案資源更好地服務(wù)黨和國(guó)家工作大局、服務(wù)人民群眾！