摘要：近年來，隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷改革和發(fā)展，事業(yè)單位也在不斷改革，在這一發(fā)展背景下，增加了人員的流動性，也對人事關(guān)系進(jìn)行了一定的調(diào)整。對于任何一個事業(yè)單位，只有清楚地掌握人員基本信息，才能夠及時準(zhǔn)確地作出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，在很大程度上增加了人事檔案管理工作的效率。但是，現(xiàn)階段人事檔案管理依舊存在一定的問題?；诖?，本文對人事檔案管理工作的作用進(jìn)行簡要概述，總結(jié)分析其中存在的問題，提出相應(yīng)的優(yōu)化路徑，以期能夠強(qiáng)化人事檔案管理工作，全面提高人事工作服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；管理模式

事業(yè)單位的主要職能是為生產(chǎn)服務(wù)，為改善人民文化生活服務(wù)，為增進(jìn)社會福利服務(wù)，從事一些公益性服務(wù)或是直接參與社會管理。完善事業(yè)單位的人事檔案管理策略，改善工作的效率，調(diào)動職工的工作熱情，促進(jìn)事業(yè)單位人事管理的完善。在新時代事業(yè)單位的人事管理工作中應(yīng)積極探索人員檔案管理的新型方式，以提高人事檔案管理水平。

一、事業(yè)單位人事檔案管理工作的作用

（一）改善人力資源結(jié)構(gòu)

要完善人事檔案管理，需要組建良好的職工團(tuán)隊(duì)。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)蓬勃的發(fā)展，事業(yè)單位的內(nèi)部控制制度也進(jìn)行著變革，導(dǎo)致事業(yè)單位人事管理理念的改變。事業(yè)單位對職工崗位調(diào)整后會出現(xiàn)各種問題。例如，職工資料亂堆亂放、不能按時存檔、職工在辦理退休審批時不能及時審理等，主要原因是事業(yè)單位對人事檔案管理能力的欠缺。因此，可以參考檔案管理中的各種制度辦法，重點(diǎn)對人員任免、上級獎勵以及影響到個人的有關(guān)資料等進(jìn)行備份，進(jìn)行合理的分類與存檔，進(jìn)一步提高人事部門的作用與工作效率，持續(xù)推動人事管理的完善，促進(jìn)人事檔案管理的效率，進(jìn)一步充分發(fā)揮其功能。

（二）對人事調(diào)動的作用

現(xiàn)階段，在發(fā)生重大人事調(diào)整時，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)需要對被調(diào)動職工的工作經(jīng)驗(yàn)、工作狀況等全面了解，對調(diào)整職工的特點(diǎn)和人才專業(yè)技能全方位剖析，對上述信息的全面掌握，只依靠對內(nèi)部人員交流和人際關(guān)系認(rèn)知是不夠的，還必須調(diào)取職工檔案加以全面了解，從而予以客觀公正的評估。人事檔案能夠提供比較全面、科學(xué)、系統(tǒng)的人才資源信息系統(tǒng)，從而促進(jìn)事業(yè)單位的培養(yǎng)人才工作的順利開展。

（三）對個人能力的全面分析

在日常的人事管理工作過程中，會對每一位職工的學(xué)歷情況、教育程度、個人發(fā)展經(jīng)歷、工作成績等展開深入詳細(xì)的記錄。因此，可以有針對性地對人員進(jìn)行科學(xué)、合理的調(diào)整以及培養(yǎng)。與此同時，根據(jù)職工的日常愛好以及專業(yè)知識水平，對個人能力進(jìn)行強(qiáng)化，達(dá)到有效提高管理人才資源工作效率的目的。

（四）個人考評任用的信息基礎(chǔ)

在事業(yè)單位人事日常管理工作中，開展績效考核十分嚴(yán)格。不僅如此，個人的考核結(jié)果也與日后職位的升降、薪資等具有十分緊密的聯(lián)系，人事檔案管理可以為日常的績效考核提供充足的信息，考核的最終結(jié)果也會被記錄到人事檔案中，單位領(lǐng)導(dǎo)可以對職工作出正確的判斷及考評參考。

（五）在決策工作中人事檔案具備的價值

人事管理流程上需要從績效、職工培訓(xùn)等方面進(jìn)行考慮。通常情況下，都會根據(jù)每一個職工的工作績效進(jìn)行考核，提高人事決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。人事檔案通常都記載單位內(nèi)部職工工作成績、工作范圍、工作內(nèi)容的變化以及數(shù)據(jù)變更等，在領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施考核時更有利于掌握充足的信息。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題

（一）對人事檔案管理重要性認(rèn)知不足

職工認(rèn)為人事檔案管理的重要程度一般，只要資料不流失即可，或只要檔案信息不出現(xiàn)錯誤即可，從而使整個檔案管理工作處在邊際主義、進(jìn)度發(fā)展遲緩、管理責(zé)任渙散、人浮于事，最終導(dǎo)致資料收集不完整、遺漏重大、補(bǔ)充不及時等現(xiàn)象頻繁出現(xiàn)。隨著人事檔案管理制度改革的持續(xù)深入，對檔室管理提出了更高要求，事業(yè)單位制定了一系列檔案管理制度，但是在執(zhí)行力方面仍然有所欠缺，促使人事檔案室管理質(zhì)量得不到提高。

（二）與檔案管理制度相匹配的設(shè)施不完善

隨著我國社會的不斷發(fā)展與進(jìn)步，人事檔案的作用越來越受到重視，事業(yè)單位已經(jīng)意識到提升人事檔案管理效率與質(zhì)量的重要性，但受到配套設(shè)施的限制，導(dǎo)致管理制度難以得到落實(shí)，管理需要實(shí)時更新。例如，對離職、退休等職工的檔案資料及時跟進(jìn)，對新入職職工的人事檔案資料及時完善，對工作崗位調(diào)整職工的資料及時更新等。

（三）人事檔案管理制度不健全

現(xiàn)階段的人事檔案室管理制度不健全，難以落實(shí)有效、綜合的人事管理，常常出現(xiàn)一些不可避免的問題。一方面，人事檔案管理更加側(cè)重于檔案儲存，缺乏合理的人事檔案管理制度，造成檔案數(shù)據(jù)收集不全面，信息不準(zhǔn)確。另一方面，人事檔案難以得到利用，通常是只能達(dá)到儲存的目的，沒有合理的資源利用機(jī)制對人事檔案進(jìn)行借閱管理，導(dǎo)致資料不能發(fā)揮其應(yīng)有的價值。

（四）人事檔案管理人員素質(zhì)有待提高

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開展人事檔案管理工作過程中，需要相應(yīng)的復(fù)合型人才以及專業(yè)技術(shù)人才。但是，就現(xiàn)階段我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的現(xiàn)狀而言，人事檔案管理專業(yè)的人才相對匱乏，由此使得機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理信息化水平較低。隨著社會信息化的快速發(fā)展，使得機(jī)關(guān)事業(yè)單位對于人事檔案管理人才提出了更高的要求，不僅需要人事檔案管理人員具備專業(yè)的檔案管理知識，而且需要人事檔案管理人員不斷地學(xué)習(xí)各個領(lǐng)域及各個行業(yè)的知識，最大限度地做到融會貫通。與此同時，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位不斷引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)的過程中，人事檔案管理工作在不斷向數(shù)字化的方向發(fā)展，因此，電子人事檔案與紙質(zhì)版人事檔案同時存在，在這種狀況下，人事檔案管理人員必須熟練掌握、使用現(xiàn)代化、信息化的技術(shù)操作，由此才能夠方便、快速地查詢有關(guān)部門所需的人事檔案資料，進(jìn)一步提高人事檔案的利用率。當(dāng)前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的部分人事檔案管理人員的素質(zhì)不高，業(yè)務(wù)不精，很難有效優(yōu)化人事檔案管理模式。

三、事業(yè)單位人事檔案管理工作的優(yōu)化路徑

（一）加強(qiáng)對人事檔案管理工作的重視

事業(yè)單位的人事檔案保存管理工作必須改變傳統(tǒng)思路，把實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r和國家檔案管理制度相互融通，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新型管理。要對人事檔案工作給予高度重視，健全人事檔案管理與利用的管理機(jī)制。優(yōu)化人事檔案管理工作，提高人事管理工作服務(wù)質(zhì)量，是為了適應(yīng)體制改革的新發(fā)展需求，人事管理領(lǐng)導(dǎo)要充分意識到人事檔案管理的必要性，建立完善的人事檔案管理制度，科學(xué)規(guī)范人事檔案管理內(nèi)容和流程，分工明確、職責(zé)清晰，進(jìn)一步完善人事檔案管理的工作體系，全面提升服務(wù)水平。

在提高人事檔案管理工作水平與業(yè)務(wù)技能方面：首先，選擇具備較優(yōu)秀的綜合素質(zhì)與責(zé)任感的職工，作為專門的人事檔案管理工作者。個人資料管理是一個兼顧服務(wù)性與保密性的管理工作，擁有良好、正派的工作作風(fēng)，根據(jù)國家的有關(guān)保密法規(guī)和規(guī)定，嚴(yán)密把握個人信息真?zhèn)螤顩r，防止任何弄虛作假的信息流入個人檔案。較強(qiáng)的社會責(zé)任心增強(qiáng)職工的業(yè)務(wù)素質(zhì)。其次，增強(qiáng)對管理人員在工作上的耐心、細(xì)致程度。最后，通過不定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流等活動，提高服務(wù)的積極性和責(zé)任感，從而增強(qiáng)社會服務(wù)能力。

（二）強(qiáng)化單位人事檔案管理的信息化建設(shè)

在數(shù)字化的新時代中，由于計算機(jī)軟件及其應(yīng)用已深入到人們的生活中，事業(yè)單位除了完善體制建設(shè)，還必須加強(qiáng)對人事檔案管理的信息化投入，以逐步完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，如配備計算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等。檔案管理者也應(yīng)當(dāng)提高自身行業(yè)技能的意識和掌握能力，不斷滿足新的業(yè)務(wù)需求，面臨全新的挑戰(zhàn)。人事檔案管理部門應(yīng)用新一代的計算機(jī)技術(shù)，高效提高人事檔案管理的效能。

目前，在職工的人事檔案保管過程中，還需要通過全面落實(shí)國家信息化建設(shè)，逐漸形成完善的檔案信息化體系，可以更好地提高檔案保管的質(zhì)量。除此之外，融合專業(yè)的計算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)知識，豐富個人檔案管理的內(nèi)容，提供更加精準(zhǔn)的檔案查詢服務(wù)，在很大程度上減少個人檔案管理的問題，促進(jìn)相關(guān)工作更加順利的開展和實(shí)施。

（三）建立健全人事檔案管理制度

在整個人事檔案管理過程中，必須發(fā)揮檔案管理各方面的功能：第一，從人事檔案管理的實(shí)際入手，逐步形成一套切實(shí)可行的資料保管系統(tǒng)，加以日常管理，高效貫徹方針政策。第二，適當(dāng)增加資料保管操作的便捷程度，根據(jù)一些基本的管理要求以及實(shí)際情況進(jìn)行控制，為檢索資料提供多方面的參照與依據(jù)。一方面發(fā)揮資料保管的作用，確保資料內(nèi)容的真實(shí)性。另一方面，充分認(rèn)識到檔案保管工作的關(guān)鍵作用，對檔案保管工作予以充分關(guān)注。進(jìn)一步明確檔案管理的各種規(guī)范和要求，設(shè)有專業(yè)技術(shù)人員對工作的質(zhì)量實(shí)施管理監(jiān)察，建立現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)。同時，要進(jìn)一步增強(qiáng)人員的工作積極性和創(chuàng)造性，明確責(zé)任，使其遵守各種檔案保管工作準(zhǔn)則，提高服務(wù)質(zhì)量和水平。

（四）提高人事檔案管理人員素質(zhì)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位對人事檔案管理工作人員開展綜合素質(zhì)教育培訓(xùn)，這正是對人事檔案管理工作科學(xué)、合理維護(hù)及建設(shè)的重要前提條件。在工作過程中，以信息的日常管理、維護(hù)等作為依據(jù)，以此進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理文件的充分運(yùn)用，管理人員的綜合素質(zhì)是其中的重點(diǎn)以及難點(diǎn)。隨著社會的不斷進(jìn)步，管理人員對檔案管理的規(guī)范性有顯著的提高，使得人事檔案管理工作不再是簡單的分類整理，而是能夠熟練掌握并運(yùn)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，并對實(shí)際操作能力、管理能力及其自身素質(zhì)等方面展開全方位培訓(xùn)，達(dá)到有效改進(jìn)人事檔案管理模式的目標(biāo)。因此，管理人員必須具備良好的職業(yè)素質(zhì)，推動人事檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，提高工作效率，事業(yè)單位加大經(jīng)費(fèi)投入，建立健全高素質(zhì)的人事檔案管理人才培訓(xùn)基地，通過多種形式、多種途徑的專業(yè)知識學(xué)習(xí)，提高科學(xué)理念，增強(qiáng)人事檔案管理的水平。

四、結(jié)語

事業(yè)單位對人事檔案管理的完善，不但可以提高管理水平，幫助各管理部門有效協(xié)調(diào)人事檔案工作，還可以提高人事檔案資源的利用效率，促進(jìn)人事檔案資源發(fā)揮自身的作用。在新階段，人事管理部門要健全檔案管理制度，根據(jù)人事檔案管理的新特點(diǎn)，提高管理水平，進(jìn)一步完善管理模式，貫徹落實(shí)對于人事檔案管理工作的最新規(guī)定。

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作者簡介：陳麗洋（1991），女，甘肅省玉門市人，本科，助理館員，從事人事檔案管理研究。