摘要：事業(yè)檔案發(fā)展的過程中檔案信息共享資源工作開展能夠提供很大的幫助，但目前在事業(yè)單位檔案信息資源共享工作中，由于共享方式落后、檔案管理開發(fā)利用率不高等因素影響，導(dǎo)致工作質(zhì)量下降?；诖?，在信息化大背景下，本文結(jié)合事業(yè)單位檔案管理實(shí)踐，將檔案資源信息化建設(shè)以及資源共享作為切入點(diǎn)，分析建設(shè)中存在的問題與不足，多角度進(jìn)行探討，形成針對(duì)性的解決策略。

關(guān)鍵詞：資源共享；事業(yè)單位；檔案信息化

在信息化時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案信息管理工作發(fā)展趨勢(shì)良好，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)獲取強(qiáng)大技術(shù)支持，加速事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)。通過傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，檔案管理流程更加合理，大大提升檔案管理效率，強(qiáng)化檔案信息資源的高效整合，為檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。因此，要以事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)實(shí)踐為背景，將資源共享作為最高目標(biāo)，研討相關(guān)問題，并以問題為導(dǎo)向，形成更具科學(xué)性的事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)與資源共享發(fā)展策略。

一、檔案資源管理的意義

事業(yè)單位檔案信息資源管理體現(xiàn)出動(dòng)靜結(jié)合的管理方式，因?yàn)闄n案資料屬于靜態(tài)存在的文件形式，在形成后，采取必要的保管和使用措施，發(fā)揮出檔案的作用，為實(shí)現(xiàn)發(fā)展提供促進(jìn)作用。目前，檔案管理技術(shù)水平日益提高，同時(shí)檔案信息資料通過動(dòng)態(tài)化的方式與人分享使用，在查閱時(shí)，可以獲取有價(jià)值的信息，這就是檔案資料管理的意義和價(jià)值。檔案信息管理是事業(yè)單位重要的工作，可以全面記錄事業(yè)單位工作的實(shí)際情況，給各個(gè)部門組織開展工作提供幫助。[1]此外，檔案信息資料給社會(huì)大眾、單位團(tuán)體開展工作提供幫助。因此，檔案資料管理對(duì)社會(huì)發(fā)展有重要意義。社會(huì)發(fā)展對(duì)于檔案信息提出更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理方式難以滿足時(shí)代的發(fā)展需要，只有全面應(yīng)用先進(jìn)管理技術(shù)，才能實(shí)現(xiàn)檔案合理開發(fā)和利用。

二、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)概況

在新的發(fā)展階段，檔案信息化建設(shè)成為檔案事業(yè)發(fā)展的重要目標(biāo)。歷經(jīng)多年發(fā)展，在不斷深入的過程中，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)取得一定成果，資源優(yōu)勢(shì)與價(jià)值得到一定程度的呈現(xiàn)。但與此同時(shí)，也存在一些亟待解決的問題，需要從多角度進(jìn)行辨析，力求深入性、全面性與準(zhǔn)確性。

（一）資源支持嚴(yán)重匱乏

對(duì)于檔案信息化建設(shè)，盡管很多單位都將其納入年度工作規(guī)劃范疇之內(nèi)，但很多工作尚未落實(shí)到位，尤其缺乏有效的檔案信息化建設(shè)管理機(jī)制，很難發(fā)揮長效機(jī)制的作用。具體講，檔案信息化建設(shè)尚未引起事業(yè)單位的高度重視，尤其是很多領(lǐng)導(dǎo)缺乏深刻認(rèn)識(shí)，認(rèn)為其并非單位工作的核心工作內(nèi)容，不是主線，因此對(duì)檔案信息化建設(shè)未給予充足的資源支持，人力、物力和財(cái)力不到位，直接阻礙事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的步伐，存在嚴(yán)重的滯后性，不利于事業(yè)單位檔案信息資源利用和共享。

（二）信息化建設(shè)基礎(chǔ)薄弱

很多單位尚未構(gòu)建獨(dú)立的檔案管理部門。一些事業(yè)單位將檔案管理部門歸為辦公室管理，不具有獨(dú)立性，在功能上，事業(yè)單位檔案管理尚不具備專門的功能設(shè)置，無法獲取充足以及專項(xiàng)的建設(shè)資金。[2]另外，相關(guān)設(shè)備、辦公條件等缺乏先進(jìn)性，致使事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)較為薄弱。從軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施角度分析，整體配置與實(shí)際需求不相適應(yīng)，嚴(yán)重匱乏。信息化建設(shè)離不開先進(jìn)的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，要求保持先進(jìn)性與充足性，尤其是對(duì)于計(jì)算機(jī)設(shè)備以及專業(yè)的檔案管理信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)提出較高的要求。但是事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)方面的投入十分有限，無法匹配更為先進(jìn)的設(shè)備以及系統(tǒng)，在維護(hù)以及更新方面更是力不從心。信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施的薄弱在很大程度上成為制約事業(yè)單位信息化建設(shè)速度的重要因素，無法為信息整合共享創(chuàng)造有利的條件。[3]另外，檔案信息化建設(shè)尚未形成與需求相匹配的基礎(chǔ)性環(huán)境。對(duì)于檔案信息的共享，需要以信息資源的安全性為前提。但是目前檔案管理?xiàng)l件落后，尤其是防護(hù)舉措不到位，監(jiān)管不足，使得資源安全性問題較為突出，信息安全存在隱患。

（三）人才隊(duì)伍系統(tǒng)培訓(xùn)不到位

新時(shí)期檔案信息化建設(shè)的整體推進(jìn)離不開先進(jìn)的管理人才，人才支撐是重要保障。在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中，復(fù)合型人才是關(guān)鍵，需要對(duì)檔案信息化建設(shè)具有充足與精準(zhǔn)的認(rèn)識(shí)，同時(shí)需要掌握信息技術(shù)，具備信息素養(yǎng)。但是目前，這種復(fù)合型人才嚴(yán)重不足，一些人雖然是專業(yè)的檔案管理人才，但對(duì)信息技術(shù)了解較少，還有一些雖然具備良好的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，但是并非檔案專業(yè)出身，在工作過程中，很難將事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步向前推進(jìn)。由此可見，檔案管理人才水平是影響事業(yè)單位檔案信息化進(jìn)程以及資源共享程度的重要因素。除此之外，事業(yè)單位忽略檔案管理人員培訓(xùn)與教育，尤其尚未構(gòu)建系統(tǒng)與科學(xué)的職業(yè)生涯指導(dǎo)，無法激發(fā)管理人員工作積極性與熱情，忽視先進(jìn)檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)以及信息技術(shù)的掌握，整體管理缺乏熟練性，在根本上制約事業(yè)單位檔案信息資源系統(tǒng)開發(fā)與資源共享。

三、新時(shí)期事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)策略

在新階段，為了加速事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，需要將檔案信息化建設(shè)作為核心要?jiǎng)?wù)，結(jié)合實(shí)際，明確具體要求，構(gòu)建信息化思維，以資源共享為方向，加速檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)步伐。

（一）將檔案信息化建設(shè)納入事業(yè)單位管理工作范疇

目前，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)處于逐步升高的狀態(tài)，需要在事業(yè)單位全員范圍內(nèi)構(gòu)建信息化管理思維。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要將檔案信息化建設(shè)納入單位管理工作整體范疇，加強(qiáng)規(guī)劃建設(shè)，尤其要明確事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的價(jià)值與意義，促使各個(gè)部門都能夠以積極主動(dòng)的態(tài)度融入檔案信息化建設(shè)實(shí)踐之中，創(chuàng)建更加優(yōu)質(zhì)的信息化建設(shè)環(huán)境與氛圍。同時(shí)，對(duì)于檔案管理人員，要樹立信息化管理意識(shí)，重視自主學(xué)習(xí)，形成終身學(xué)習(xí)的理念，注重專業(yè)技能的增強(qiáng)，對(duì)檔案管理模式與方法進(jìn)行不斷創(chuàng)新，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，引入先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，強(qiáng)化與檔案管理的有效結(jié)合，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理事業(yè)不斷向前。[4]

（二）構(gòu)建檔案信息化管理平臺(tái)與系統(tǒng)

依托網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，檔案信息資源共享程度增強(qiáng)，打破時(shí)空條件的制約，將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)引入檔案管理之中，形成信息處理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息處理系統(tǒng)的橫縱向關(guān)聯(lián)，從根本上提升事業(yè)單位檔案信息收集范疇與力度，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上進(jìn)行價(jià)值性檔案信息的共享，有利于檔案信息的開發(fā)與應(yīng)用，更好發(fā)揮服務(wù)社會(huì)的功能。通過檔案信息化建設(shè)，檔案工作人員的工作強(qiáng)度大大降低，工作壓力得到緩解。[5]與此同時(shí)，檔案信息化建設(shè)促使部門之間的合作加強(qiáng)，檔案管理部門與行政事業(yè)單位其他部門之間的聯(lián)系更加緊密，形成良性互動(dòng)，這對(duì)檔案資源的廣泛收集意義重大，提高資源收集效率，有利于檔案資源的豐富與拓展，為檔案服務(wù)功能的發(fā)揮奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（三）重視構(gòu)建事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)庫

在檔案信息化建設(shè)中，數(shù)據(jù)庫建設(shè)是根本，是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的先決條件。事業(yè)單位需要將檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為發(fā)展信息化重要方向。檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)極具系統(tǒng)性，需要做好基礎(chǔ)性工作，以充足的資源投入為前提，購置先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備。檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)需要以事業(yè)單位的檔案建設(shè)需求為指導(dǎo)，做好檔案數(shù)據(jù)庫的完善與豐富，尤其是以數(shù)據(jù)庫為依托，發(fā)揮大數(shù)據(jù)與云計(jì)算技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)庫信息的深入挖掘，借助價(jià)值性信息，服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展的信息需求，為事業(yè)單位的良性發(fā)展創(chuàng)造條件。

四、事業(yè)單位檔案資源共享的實(shí)現(xiàn)

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)與資源共享隸屬檔案管理的范疇，與檔案管理實(shí)效性息息相關(guān)。因此，在整體建設(shè)中，要積極打造科學(xué)的檔案信息化管理系統(tǒng)，配備完善的檔案信息化建設(shè)軟硬件基礎(chǔ)，依托高素質(zhì)檔案管理人員，借助多元化舉措，提升檔案信息資源的利用效率，從而更好地服務(wù)事業(yè)單位的發(fā)展。

（一）積極構(gòu)筑科學(xué)檔案信息化管理體系

隨著檔案信息化的不斷深入，為了保障其有序推進(jìn)，需要將檔案信息化管理體系建設(shè)作為基礎(chǔ)性工作，對(duì)相關(guān)制度與機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化，保證其落實(shí)在全員范圍之內(nèi)。一方面，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，保證責(zé)任落實(shí)到位，為檔案管理工作的順利開展創(chuàng)造條件。檔案信息化管理體系建設(shè)離不開領(lǐng)導(dǎo)的帶頭，結(jié)合單位實(shí)際，形成檔案信息化建設(shè)方案，設(shè)置合理的操作流程，保證重點(diǎn)突出。另一方面，在檔案信息化建設(shè)中，需要對(duì)信息資源進(jìn)行整合，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)與要求進(jìn)行落實(shí)，達(dá)到檔案信息資源的共享共建目的，提升事業(yè)單位檔案綜合管理能力。[6]

（二）加強(qiáng)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中，軟硬件設(shè)施是手段，事關(guān)建設(shè)成效。要給予充足的資金支持，將檔案信息化建設(shè)融入單位工作規(guī)劃之內(nèi)，設(shè)置專項(xiàng)資金，明確檔案信息化建設(shè)價(jià)值，爭(zhēng)取獲得上級(jí)管理部門更多的政策支持和資金支持。[7]立足大數(shù)據(jù)環(huán)境，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)面臨更高要求，必須完善軟件設(shè)備和硬件設(shè)備，保證事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)與時(shí)代同步。

（三）增強(qiáng)檔案管理人員綜合素養(yǎng)

事業(yè)單位檔案管理人員的能力素質(zhì)與資源共享息息相關(guān)。因此，要落實(shí)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，提升事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)，適應(yīng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)與資源共享的實(shí)際需求。要定期進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，加強(qiáng)專業(yè)能力培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。另外，素養(yǎng)培育也不容忽視。需要保證與事業(yè)單位檔案信息化以及資源共享實(shí)際需求的契合性，重點(diǎn)關(guān)注核心技術(shù)，常見的如數(shù)字化錄入技術(shù)、檔案管理系統(tǒng)維護(hù)知識(shí)、信息數(shù)據(jù)邏輯以及軟件應(yīng)用等，保證管理人員掌握現(xiàn)代化信息設(shè)備技能，有效發(fā)揮檔案管理人員在檔案信息化建設(shè)與資源共享中的價(jià)值和作用。

（四）全方位做好檔案信息安全建設(shè)

對(duì)于事業(yè)單位的檔案信息，很多具有孤本性和機(jī)密性的特點(diǎn)，信息保護(hù)安全至關(guān)重要。在硬件設(shè)備上，信息存儲(chǔ)設(shè)施的安全防護(hù)需要高度重視，保證信息存儲(chǔ)條件符合檔案安全管理標(biāo)準(zhǔn)，尤其是要保證人員職責(zé)落實(shí)到位，維護(hù)檔案的完整性與準(zhǔn)確性。[8]要建立完善安全保密責(zé)任機(jī)制，簽署安全保密責(zé)任書，做好檔案資源的審查，準(zhǔn)確進(jìn)行檔案信息的鑒別，合理進(jìn)行檔案類型的劃分，保障保密信息層級(jí)設(shè)置合理，準(zhǔn)確界定共享信息范疇，合理設(shè)置信息開放范圍與程度，保證按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案資料的共享，落實(shí)共享之前的安全審查。在軟件技術(shù)方面，信息安全保護(hù)措施是根本，合理引進(jìn)數(shù)字加密技術(shù)，做好資源庫以及云信息的安全防護(hù)，注重檔案信息的及時(shí)備份，依靠健全的檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)制，落實(shí)信息共享過程中的監(jiān)管。

五、結(jié)束語

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，事業(yè)單位的檔案管理也進(jìn)入信息化發(fā)展時(shí)期，資源共享成為推動(dòng)事業(yè)單位良性發(fā)展的重要因素。因此，要結(jié)合時(shí)代發(fā)展需求，分析事業(yè)單位檔案管理實(shí)踐，研究信息化建設(shè)中的不足與問題，多角度進(jìn)行探究，將資源共享融入信息化建設(shè)過程，明確事業(yè)單位以及社會(huì)對(duì)檔案的應(yīng)用需求，多角度解決信息資源共享問題，逐步完善事業(yè)單位檔案信息資源共享機(jī)制，提高檔案管理工作質(zhì)量，為事業(yè)單位健康與穩(wěn)定發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)保障。

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