摘要：事業(yè)檔案發(fā)展的過程中檔案信息共享資源工作開展能夠提供很大的幫助，但目前在事業(yè)單位檔案信息資源共享工作中，由于共享方式落后、檔案管理開發(fā)利用率不高等因素影響，導致工作質量下降。基于此，在信息化大背景下，本文結合事業(yè)單位檔案管理實踐，將檔案資源信息化建設以及資源共享作為切入點，分析建設中存在的問題與不足，多角度進行探討，形成針對性的解決策略。

關鍵詞：資源共享；事業(yè)單位；檔案信息化

在信息化時代背景下，事業(yè)單位檔案信息管理工作發(fā)展趨勢良好，事業(yè)單位檔案信息化建設獲取強大技術支持，加速事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)代化建設。通過傳統(tǒng)紙質檔案向數字化轉變，檔案管理流程更加合理，大大提升檔案管理效率，強化檔案信息資源的高效整合，為檔案信息資源共享的實現(xiàn)奠定基礎。因此，要以事業(yè)單位檔案信息化建設實踐為背景，將資源共享作為最高目標，研討相關問題，并以問題為導向，形成更具科學性的事業(yè)單位檔案信息化建設與資源共享發(fā)展策略。

一、檔案資源管理的意義

事業(yè)單位檔案信息資源管理體現(xiàn)出動靜結合的管理方式，因為檔案資料屬于靜態(tài)存在的文件形式，在形成后，采取必要的保管和使用措施，發(fā)揮出檔案的作用，為實現(xiàn)發(fā)展提供促進作用。目前，檔案管理技術水平日益提高，同時檔案信息資料通過動態(tài)化的方式與人分享使用，在查閱時，可以獲取有價值的信息，這就是檔案資料管理的意義和價值。檔案信息管理是事業(yè)單位重要的工作，可以全面記錄事業(yè)單位工作的實際情況，給各個部門組織開展工作提供幫助。[1]此外，檔案信息資料給社會大眾、單位團體開展工作提供幫助。因此，檔案資料管理對社會發(fā)展有重要意義。社會發(fā)展對于檔案信息提出更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理方式難以滿足時代的發(fā)展需要，只有全面應用先進管理技術，才能實現(xiàn)檔案合理開發(fā)和利用。

二、事業(yè)單位檔案信息化建設概況

在新的發(fā)展階段，檔案信息化建設成為檔案事業(yè)發(fā)展的重要目標。歷經多年發(fā)展，在不斷深入的過程中，事業(yè)單位檔案信息化建設取得一定成果，資源優(yōu)勢與價值得到一定程度的呈現(xiàn)。但與此同時，也存在一些亟待解決的問題，需要從多角度進行辨析，力求深入性、全面性與準確性。

（一）資源支持嚴重匱乏

對于檔案信息化建設，盡管很多單位都將其納入年度工作規(guī)劃范疇之內，但很多工作尚未落實到位，尤其缺乏有效的檔案信息化建設管理機制，很難發(fā)揮長效機制的作用。具體講，檔案信息化建設尚未引起事業(yè)單位的高度重視，尤其是很多領導缺乏深刻認識，認為其并非單位工作的核心工作內容，不是主線，因此對檔案信息化建設未給予充足的資源支持，人力、物力和財力不到位，直接阻礙事業(yè)單位檔案信息化建設的步伐，存在嚴重的滯后性，不利于事業(yè)單位檔案信息資源利用和共享。

（二）信息化建設基礎薄弱

很多單位尚未構建獨立的檔案管理部門。一些事業(yè)單位將檔案管理部門歸為辦公室管理，不具有獨立性，在功能上，事業(yè)單位檔案管理尚不具備專門的功能設置，無法獲取充足以及專項的建設資金。[2]另外，相關設備、辦公條件等缺乏先進性，致使事業(yè)單位檔案信息化建設基礎較為薄弱。從軟硬件基礎設施角度分析，整體配置與實際需求不相適應，嚴重匱乏。信息化建設離不開先進的軟硬件基礎設施，要求保持先進性與充足性，尤其是對于計算機設備以及專業(yè)的檔案管理信息系統(tǒng)標準提出較高的要求。但是事業(yè)單位在檔案信息化建設方面的投入十分有限，無法匹配更為先進的設備以及系統(tǒng)，在維護以及更新方面更是力不從心。信息化建設基礎設施的薄弱在很大程度上成為制約事業(yè)單位信息化建設速度的重要因素，無法為信息整合共享創(chuàng)造有利的條件。[3]另外，檔案信息化建設尚未形成與需求相匹配的基礎性環(huán)境。對于檔案信息的共享，需要以信息資源的安全性為前提。但是目前檔案管理條件落后，尤其是防護舉措不到位，監(jiān)管不足，使得資源安全性問題較為突出，信息安全存在隱患。

（三）人才隊伍系統(tǒng)培訓不到位

新時期檔案信息化建設的整體推進離不開先進的管理人才，人才支撐是重要保障。在事業(yè)單位檔案信息化建設中，復合型人才是關鍵，需要對檔案信息化建設具有充足與精準的認識，同時需要掌握信息技術，具備信息素養(yǎng)。但是目前，這種復合型人才嚴重不足，一些人雖然是專業(yè)的檔案管理人才，但對信息技術了解較少，還有一些雖然具備良好的計算機操作技術，但是并非檔案專業(yè)出身，在工作過程中，很難將事業(yè)單位檔案信息化建設穩(wěn)步向前推進。由此可見，檔案管理人才水平是影響事業(yè)單位檔案信息化進程以及資源共享程度的重要因素。除此之外，事業(yè)單位忽略檔案管理人員培訓與教育，尤其尚未構建系統(tǒng)與科學的職業(yè)生涯指導，無法激發(fā)管理人員工作積極性與熱情，忽視先進檔案管理知識的學習以及信息技術的掌握，整體管理缺乏熟練性，在根本上制約事業(yè)單位檔案信息資源系統(tǒng)開發(fā)與資源共享。

三、新時期事業(yè)單位檔案信息化建設策略

在新階段，為了加速事業(yè)單位檔案信息化建設，需要將檔案信息化建設作為核心要務，結合實際，明確具體要求，構建信息化思維，以資源共享為方向，加速檔案數據庫建設步伐。

（一）將檔案信息化建設納入事業(yè)單位管理工作范疇

目前，事業(yè)單位檔案信息化建設的標準處于逐步升高的狀態(tài)，需要在事業(yè)單位全員范圍內構建信息化管理思維。事業(yè)單位的領導要將檔案信息化建設納入單位管理工作整體范疇，加強規(guī)劃建設，尤其要明確事業(yè)單位檔案信息化建設的價值與意義，促使各個部門都能夠以積極主動的態(tài)度融入檔案信息化建設實踐之中，創(chuàng)建更加優(yōu)質的信息化建設環(huán)境與氛圍。同時，對于檔案管理人員，要樹立信息化管理意識，重視自主學習，形成終身學習的理念，注重專業(yè)技能的增強，對檔案管理模式與方法進行不斷創(chuàng)新，堅持與時俱進，引入先進的網絡信息技術，強化與檔案管理的有效結合，推動事業(yè)單位檔案管理事業(yè)不斷向前。[4]

（二）構建檔案信息化管理平臺與系統(tǒng)

依托網絡信息技術，檔案信息資源共享程度增強，打破時空條件的制約，將網絡信息技術的優(yōu)勢引入檔案管理之中，形成信息處理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息處理系統(tǒng)的橫縱向關聯(lián)，從根本上提升事業(yè)單位檔案信息收集范疇與力度，在網絡平臺上進行價值性檔案信息的共享，有利于檔案信息的開發(fā)與應用，更好發(fā)揮服務社會的功能。通過檔案信息化建設，檔案工作人員的工作強度大大降低，工作壓力得到緩解。[5]與此同時，檔案信息化建設促使部門之間的合作加強，檔案管理部門與行政事業(yè)單位其他部門之間的聯(lián)系更加緊密，形成良性互動，這對檔案資源的廣泛收集意義重大，提高資源收集效率，有利于檔案資源的豐富與拓展，為檔案服務功能的發(fā)揮奠定堅實基礎。

（三）重視構建事業(yè)單位檔案數據庫

在檔案信息化建設中，數據庫建設是根本，是實現(xiàn)檔案信息資源共享的先決條件。事業(yè)單位需要將檔案數據庫建設作為發(fā)展信息化重要方向。檔案數據庫建設極具系統(tǒng)性，需要做好基礎性工作，以充足的資源投入為前提，購置先進的技術設備。檔案數據庫建設需要以事業(yè)單位的檔案建設需求為指導，做好檔案數據庫的完善與豐富，尤其是以數據庫為依托，發(fā)揮大數據與云計算技術的優(yōu)勢，實現(xiàn)對數據庫信息的深入挖掘，借助價值性信息，服務于事業(yè)單位發(fā)展的信息需求，為事業(yè)單位的良性發(fā)展創(chuàng)造條件。

四、事業(yè)單位檔案資源共享的實現(xiàn)

事業(yè)單位檔案信息化建設與資源共享隸屬檔案管理的范疇，與檔案管理實效性息息相關。因此，在整體建設中，要積極打造科學的檔案信息化管理系統(tǒng)，配備完善的檔案信息化建設軟硬件基礎，依托高素質檔案管理人員，借助多元化舉措，提升檔案信息資源的利用效率，從而更好地服務事業(yè)單位的發(fā)展。

（一）積極構筑科學檔案信息化管理體系

隨著檔案信息化的不斷深入，為了保障其有序推進，需要將檔案信息化管理體系建設作為基礎性工作，對相關制度與機制進行優(yōu)化，保證其落實在全員范圍之內。一方面，對檔案管理制度進行完善，保證責任落實到位，為檔案管理工作的順利開展創(chuàng)造條件。檔案信息化管理體系建設離不開領導的帶頭，結合單位實際，形成檔案信息化建設方案，設置合理的操作流程，保證重點突出。另一方面，在檔案信息化建設中，需要對信息資源進行整合，對標準與要求進行落實，達到檔案信息資源的共享共建目的，提升事業(yè)單位檔案綜合管理能力。[6]

（二）加強軟硬件基礎設施建設

在事業(yè)單位檔案信息化建設中，軟硬件設施是手段，事關建設成效。要給予充足的資金支持，將檔案信息化建設融入單位工作規(guī)劃之內，設置專項資金，明確檔案信息化建設價值，爭取獲得上級管理部門更多的政策支持和資金支持。[7]立足大數據環(huán)境，事業(yè)單位檔案信息化建設面臨更高要求，必須完善軟件設備和硬件設備，保證事業(yè)單位檔案信息化建設與時代同步。

（三）增強檔案管理人員綜合素養(yǎng)

事業(yè)單位檔案管理人員的能力素質與資源共享息息相關。因此，要落實檔案管理人員的教育培訓，提升事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質，適應事業(yè)單位檔案信息化建設與資源共享的實際需求。要定期進行專業(yè)化培訓，加強專業(yè)能力培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務能力。另外，素養(yǎng)培育也不容忽視。需要保證與事業(yè)單位檔案信息化以及資源共享實際需求的契合性，重點關注核心技術，常見的如數字化錄入技術、檔案管理系統(tǒng)維護知識、信息數據邏輯以及軟件應用等，保證管理人員掌握現(xiàn)代化信息設備技能，有效發(fā)揮檔案管理人員在檔案信息化建設與資源共享中的價值和作用。

（四）全方位做好檔案信息安全建設

對于事業(yè)單位的檔案信息，很多具有孤本性和機密性的特點，信息保護安全至關重要。在硬件設備上，信息存儲設施的安全防護需要高度重視，保證信息存儲條件符合檔案安全管理標準，尤其是要保證人員職責落實到位，維護檔案的完整性與準確性。[8]要建立完善安全保密責任機制，簽署安全保密責任書，做好檔案資源的審查，準確進行檔案信息的鑒別，合理進行檔案類型的劃分，保障保密信息層級設置合理，準確界定共享信息范疇，合理設置信息開放范圍與程度，保證按照標準進行檔案資料的共享，落實共享之前的安全審查。在軟件技術方面，信息安全保護措施是根本，合理引進數字加密技術，做好資源庫以及云信息的安全防護，注重檔案信息的及時備份，依靠健全的檔案信息網絡管理機制，落實信息共享過程中的監(jiān)管。

五、結束語

在信息技術飛速發(fā)展的今天，事業(yè)單位的檔案管理也進入信息化發(fā)展時期，資源共享成為推動事業(yè)單位良性發(fā)展的重要因素。因此，要結合時代發(fā)展需求，分析事業(yè)單位檔案管理實踐，研究信息化建設中的不足與問題，多角度進行探究，將資源共享融入信息化建設過程，明確事業(yè)單位以及社會對檔案的應用需求，多角度解決信息資源共享問題，逐步完善事業(yè)單位檔案信息資源共享機制，提高檔案管理工作質量，為事業(yè)單位健康與穩(wěn)定發(fā)展提供堅實保障。

參考文獻：

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