隨著我國經(jīng)濟與科技的快速發(fā)展，新媒體進入了高速發(fā)展階段，使得新媒體在群眾生活中的應(yīng)用越加廣泛，可以幫助群眾快速獲取信息，促進群眾的信息交流。而檔案利用服務(wù)受到新媒體的影響，其工作環(huán)境越加復(fù)雜，需要對其進行科學(xué)創(chuàng)新，發(fā)揮新媒體在檔案利用服務(wù)中的優(yōu)勢，提高檔案利用服務(wù)工作水平。新媒體環(huán)境下的檔案利用服務(wù)工作存在一些問題，比如認(rèn)識滯后、難以適應(yīng)新媒體環(huán)境，檔案信息技術(shù)力量不足，檔案加工存在不足、檔案真實性存疑，檔案利用缺乏層次性、多樣性及便利性等，不利于檔案利用服務(wù)的持續(xù)發(fā)展。因此，有必要對新媒體環(huán)境下的檔案利用服務(wù)進行探究，探索加強檔案利用服務(wù)的對策，促進檔案利用服務(wù)水平的提升。

本文針對新媒體環(huán)境下加強檔案利用服務(wù)的必要性、檔案利用服務(wù)存在的問題進行分析，探究新媒體環(huán)境下加強檔案利用服務(wù)的對策，期望能為相關(guān)工作人員提供一些可靠的參考依據(jù)。

一、新媒體環(huán)境下加強檔案利用服務(wù)的必要性

1.用戶的需求發(fā)生變化

在新媒體環(huán)境下，群眾獲取檔案資料的習(xí)慣以及閱讀習(xí)慣發(fā)生了較大的變化，對新媒體的依賴性顯著提升。在傳統(tǒng)的檔案信息利用中，都是以紙質(zhì)材料的查找方式為主，幫助用戶獲取檔案信息，這一過程存在較大的時間成本。在經(jīng)濟快速發(fā)展的背景下，我國人民的生活節(jié)奏顯著加快，已經(jīng)很難用過多的時間進行檔案查找，不能對檔案的所有內(nèi)容進行仔細(xì)查看，且檔案需求發(fā)生變化，使得集成化、多媒體、個性化、多元化的檔案資源受到用戶的歡迎。為滿足用戶的信息需求，必須對檔案信息資源的開發(fā)利用工作進行創(chuàng)新，結(jié)合實際需求提供檔案信息服務(wù)，有效提高檔案資源利用率，促進檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。[1]

2.新媒體給檔案開發(fā)帶來契機

在新時代，人們對文化信息的需求顯著提升，而新媒體也受到廣大群眾的關(guān)注，需要充分發(fā)揮新媒體在檔案信息資源開發(fā)利用中的優(yōu)勢，提高檔案信息資源的使用效率。數(shù)字雜志、數(shù)字電視、數(shù)字媒體、電視流媒體等都是比較常用的新媒體，可以利用檔案微電影、檔案APP等方式，向群眾傳遞檔案信息資源，提高檔案信息資源的使用效率。同時，在新媒體環(huán)境下，用戶不僅能夠快速獲取檔案信息資源，也能夠積極參與檔案開發(fā)，突破原本檔案開發(fā)利用的瓶頸，使檔案利用服務(wù)水平得以有效提升。[2]

3.新媒體給檔案利用帶來挑戰(zhàn)

隨著我國進入新媒體時代，新媒體對檔案利用服務(wù)產(chǎn)生了較大影響，檔案利用的功能體現(xiàn)出多樣化的特征，若是依舊采用傳統(tǒng)的工作模式進行檔案開發(fā)，勢必會影響到檔案開發(fā)利用的質(zhì)量，難以滿足用戶的信息需求。[3]目前檔案的功能不再局限于檔案查閱、檔案存儲，可以在檔案查閱、檔案存儲的基礎(chǔ)上，提供休閑娛樂、啟迪、教育、傳播等功能。在新媒體環(huán)境下，針對檔案的功能進行針對性的開發(fā)和提煉，開展檔案展覽、檔案活動，滿足群眾對檔案的需要，提高檔案信息資源的使用價值。

二、新媒體環(huán)境下檔案利用服務(wù)存在的問題

1.認(rèn)識滯后，難以適應(yīng)新媒體環(huán)境

在傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)工作中，檔案工作人員對檔案利用服務(wù)的思想認(rèn)識不足，普遍存在“重檔案保管、輕檔案利用”的情況，未能充分認(rèn)識到檔案開發(fā)利用的重要性，依舊采用傳統(tǒng)的工作觀念和工作方式，使得檔案開發(fā)利用停留在機構(gòu)沿革、大事記、編制全宗指南的模式上，存在模式僵化、方式陳舊、程序老套的問題。在檔案利用服務(wù)工作中，不能對新媒體進行有效利用，不能制作出音視頻共賞、動態(tài)與靜態(tài)相結(jié)合、圖文并茂的檔案資源，使得檔案利用服務(wù)工作的開展受到影響。[4]同時，檔案工作人員存在被動服務(wù)的情況，無法根據(jù)用戶的需要，主動提供檔案服務(wù)，難以提高檔案資源的利用率，不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.檔案信息技術(shù)力量不足

在各方面因素的影響下，檔案利用服務(wù)工作以手工操作為主，各個工作環(huán)節(jié)存在大量的人力及物力的耗費，且容易出現(xiàn)各種失誤，無法保證檔案利用服務(wù)工作的質(zhì)量。比如在資金不足的情況下，不能及時引進新技術(shù)、新設(shè)備，檔案工作人員以手工操作的方式進行操作，使得檔案的摘錄、調(diào)卷、查找、檢索等工作需要耗費過多的時間和精力。同時，檔案工作人員的能力有限，有些檔案工作人員僅能夠完成基礎(chǔ)性的檔案工作，缺乏深入研究開發(fā)檔案資源的能力，無法將檔案變成有趣的故事，無法對檔案資源進行提煉加工，且新媒體應(yīng)用人才不足，不能發(fā)揮新媒體的優(yōu)勢，缺乏專業(yè)人才制作可讀性強、圖文并茂的檔案資源，無法適應(yīng)新媒體帶來的變化，使得檔案利用服務(wù)的開展受到影響。[5]

3.檔案加工存在不足，檔案真實性存疑

在檔案利用服務(wù)工作時，編研資料的撰寫是一個比較重要的環(huán)節(jié)，但是大部分的編研資料都是以簡單的匯編為主，很難提供分析準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)全面、系統(tǒng)化的專題編研資料，使得檔案信息資源的利用受到影響。在新媒體環(huán)境下，檔案信息傳播面臨著更加復(fù)雜的環(huán)境，比如檔案信息在傳播中發(fā)生改變，無法保證檔案信息的完整性及真實性。同時，網(wǎng)絡(luò)準(zhǔn)入門檻一直處于較低的位置，容易出現(xiàn)制作虛假檔案的情況，使得檔案信息的真實性受到影響，不利于檔案信息資源的開發(fā)利用。[6]

4.檔案利用缺乏層次性、多樣性及便利性

隨著我國社會快速發(fā)展，檔案利用服務(wù)面臨著更多要求，群眾更加需要人性化的服務(wù)，這就需要對傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)進行改進，提供更加周到、快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。然而就實際情況來看，檔案結(jié)構(gòu)單一是檔案工作中的常見情況，無法滿足用戶的多層次需求，且檔案信息資源的分類工作不到位，不能對檔案信息資源進行合理利用。由于檔案信息資料的保管混亂，對檔案信息發(fā)布產(chǎn)生一定影響，不利于檔案信息的查詢和利用。在檔案利用服務(wù)工作中，檔案檢索手段不夠先進，未能做到有效利用檔案管理軟件，缺乏完善的檔案數(shù)據(jù)庫，利用計算機進行檔案檢索的比例較小，普遍都是采用手工操作的方法進行檔案檢索，難以提升檔案利用服務(wù)工作的效率及質(zhì)量。

三、新媒體環(huán)境下加強檔案利用服務(wù)的對策

1.提高思想認(rèn)識，加強新媒體應(yīng)用

在新媒體環(huán)境下，首先要提高領(lǐng)導(dǎo)層對檔案利用服務(wù)的思想認(rèn)識，加大對檔案利用服務(wù)的支持力度，對新媒體進行有效應(yīng)用?？梢詫n案信息資源上傳到網(wǎng)站，保證群眾認(rèn)識到檔案的使用價值，學(xué)會利用檔案信息。[7]同時，可以將政務(wù)信息發(fā)布到網(wǎng)站上，及時整理并發(fā)布省市內(nèi)的檔案信息資源，使群眾能夠及時獲取信息，提高檔案信息資源的利用率。其次，需要對檔案工作人員的思想觀念進行轉(zhuǎn)變，使其能夠保持良好的服務(wù)意識，為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。應(yīng)加強檔案工作人員與群眾的溝通，對群眾的需求進行了解，借助電子郵箱等方式將檔案資源傳遞給用戶。需要及時解決用戶面臨的問題，對檔案知識進行宣傳，做好網(wǎng)站的維護管理?？梢越柚旅襟w提高檔案服務(wù)的水平，促進檔案工作人員與用戶的互動交流，實現(xiàn)提高檔案服務(wù)質(zhì)量的目的。

2.堅持以人為本，提高檔案工作人員素質(zhì)

作為檔案利用服務(wù)工作的主體，檔案工作人員的能力及素質(zhì)直接影響著檔案利用服務(wù)的質(zhì)量，需要對檔案工作人員的素質(zhì)進行持續(xù)提升，使其能夠保持專業(yè)的狀態(tài)完成工作?？梢詫n案工作人員進行定期培訓(xùn)，保證檔案工作人員能夠充分掌握檔案知識，具備良好的新媒體應(yīng)用能力，且需要具備檔案信息編研開發(fā)的能力，進而促進檔案利用服務(wù)工作的有效進行。以往檔案工作人員都是停留在半封閉的圈子，需要從半封閉的圈子走出來，對新知識、新技能進行學(xué)習(xí)，將檔案專業(yè)技能、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、信息存儲技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等合理應(yīng)用到檔案利用服務(wù)中。其次，需要培養(yǎng)檔案工作人員的主動服務(wù)意識，結(jié)合用戶的信息需要，主動提供檔案信息服務(wù)，以此提高檔案信息資源的使用效率，促進檔案利用服務(wù)工作水平的提升。[8]

3.強化基礎(chǔ)，加強檔案信息數(shù)字化建設(shè)

在新媒體環(huán)境下，需要對檔案信息數(shù)字化建設(shè)進行強化，方便對檔案信息資源進行開發(fā)利用，提高檔案利用率，使檔案利用服務(wù)水平得以提升。檔案工作人員需要采用數(shù)字化的手段對檔案信息進行處理，借助儀器掃描、檔案管理軟件等，將檔案以數(shù)字化的形式存儲到磁盤、光盤等存儲介質(zhì)中，特別要做好重要檔案的數(shù)字化處理，避免出現(xiàn)檔案損毀等情況。在檔案數(shù)字化建設(shè)中，應(yīng)加強網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)，對檢索功能進行完善，構(gòu)建有益于工作需要的局域網(wǎng)，與互聯(lián)網(wǎng)有效連接。應(yīng)認(rèn)識到元數(shù)據(jù)建設(shè)的重要性，做好元數(shù)據(jù)建設(shè)，才能夠充分發(fā)揮檢索功能的作用。[9]同時，應(yīng)掌握檔案信息化的特點，制定適合的檔案利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)規(guī)范，對檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范及政策進行不斷完善。

4.抓住檔案編研重點，主動提供服務(wù)

在檔案利用服務(wù)工作時，應(yīng)進行針對性的檔案信息開發(fā)，結(jié)合新媒體技術(shù)的特點，對檔案信息資源進行有效的開發(fā)利用。第一，需要考慮到不同的功用，對檔案信息資源的開發(fā)利用形式進行合理選擇。在資政、存史等功用的情況下，可以采用修志、匯編、摘錄等多種方式對檔案信息資源進行利用；在休閑娛樂、傳播知識、教育育人等功用的情況下，可以采用實物、聲像、圖文、場景相結(jié)合，以講述、陳列、展覽等方式對檔案信息資源進行開發(fā)利用。第二，需要考慮到新媒體傳播檔案信息工作的需要，對檔案信息資源進行開發(fā)。針對網(wǎng)上展覽、檔案網(wǎng)站配套視頻，提供目錄數(shù)據(jù)、檔案圖文等查詢服務(wù)；針對微信、微博等平臺，開發(fā)聲像結(jié)合、圖文并茂、簡短的檔案信息資源；針對數(shù)字電視傳播檔案信息，開發(fā)具有趣味性、故事性的檔案資源。第三，需要深入挖掘檔案信息資源的價值，將其制作成有趣的故事，使檔案信息資源的開發(fā)質(zhì)量得以提升。

5.創(chuàng)新服務(wù)手段，滿足社會需要

第一，應(yīng)加強檔案門戶網(wǎng)站的建設(shè)，利用網(wǎng)站提供檔案服務(wù)，提高檔案資源的使用效率。在檔案利用服務(wù)工作時，需要將網(wǎng)站具有的優(yōu)勢發(fā)揮出來，加強檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)力度，對電子檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)進行強化，以便利用網(wǎng)站對電子化的檔案資源進行有效利用，形成網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息服務(wù)模式。通過網(wǎng)絡(luò)平臺對檔案信息資源進行收集，構(gòu)建電子化的檔案數(shù)據(jù)庫，以集中化的方式對電子檔案進行歸檔和管理。[10]第二，需要將線上與線下的檔案利用服務(wù)相結(jié)合。從在線服務(wù)這一方面來講，采用電子信箱、數(shù)據(jù)庫查詢、匯編相應(yīng)的專欄等方式進行檔案利用服務(wù)工作，促進檔案館與用戶的信息交流，幫助用戶了解檔案信息資源的保存價值及真實性，提供檔案查詢服務(wù)，以及相應(yīng)的咨詢服務(wù)，提高檔案利用服務(wù)的工作水平。

6.強化信息安全，消除新媒體應(yīng)用安全顧慮

在新媒體環(huán)境下，檔案信息安全受到高度重視，如何保證新媒體能夠有效應(yīng)用到檔案利用服務(wù)工作中，且確保檔案信息安全，受到行業(yè)人員及群眾的高度重視。將檔案信息發(fā)布到網(wǎng)站的時候，需要利用專業(yè)的技術(shù)手段對檔案信息進行加密，杜絕用戶修改檔案信息，確保檔案信息的真實性。需要對發(fā)布的檔案信息的保密等級進行確認(rèn)，不能將涉密的信息發(fā)布到網(wǎng)站上，以此保證檔案信息的安全性。有些非保密性質(zhì)的檔案信息具有一定的使用限制，需要做好用戶的身份驗證，為不同的用戶設(shè)置不同的權(quán)限，方便用戶對檔案信息進行利用，并保證檔案信息的安全。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，計算機面臨著被病毒感染的風(fēng)險，應(yīng)做好網(wǎng)站的維護，針對突發(fā)性的網(wǎng)絡(luò)問題進行預(yù)防，制定有效的應(yīng)對措施，構(gòu)建完善的安全保障機制，使檔案信息安全得到保障。

7.擴展內(nèi)容服務(wù)，發(fā)揮新媒體技術(shù)的優(yōu)勢

檔案利用服務(wù)的工作量不斷增多，可以在網(wǎng)站中設(shè)置專門的用戶交流區(qū)，方便用戶進行交流，相互學(xué)習(xí)經(jīng)驗，自行解決自身面臨的問題，提高用戶的參與程度，降低檔案利用服務(wù)工作的人力成本。具體來講，在設(shè)置用戶交流區(qū)的情況下，用戶能夠在咨詢管理者之前，利用網(wǎng)站找到有效的解決辦法，可以降低檔案人員在宣傳檔案知識方面的時間消耗，將更多的時間放在其他工作上，幫助用戶解決一些價值高且復(fù)雜的問題。同時，能夠?qū)τ脩臬@取檔案信息的能力及檔案意識進行提升，為檔案利用服務(wù)工作打下良好的基礎(chǔ)。其次，可以在網(wǎng)站中設(shè)置訪問統(tǒng)計數(shù)據(jù)，了解網(wǎng)站的使用情況，對網(wǎng)站的版塊進行合理調(diào)整，對信息資源進行完善，進一步提高用戶的使用體驗。

四、結(jié)語

綜上所述，為促進檔案利用服務(wù)水平的提升，使其能夠適應(yīng)新媒體時代，需要充分了解新媒體環(huán)境對檔案利用服務(wù)的影響，分析檔案利用服務(wù)的現(xiàn)狀及問題，通過科學(xué)合理的對策來改進檔案利用服務(wù)工作，有效提高檔案利用服務(wù)工作的效率及質(zhì)量，使其能夠更好地服務(wù)于群眾及社會發(fā)展。

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責(zé)任編輯何麗華