李靜 中國(guó)石油寧夏石化公司

一、緒論

（一）研究背景

石油企業(yè)歷經(jīng)幾十年的探索，積累了大量的原始實(shí)物、成果和石油科技檔案，涉及勘探、開(kāi)發(fā)、工程等多個(gè)領(lǐng)域。這些珍貴的石油科技檔案是石油地質(zhì)工作、勘探開(kāi)發(fā)活動(dòng)形成的寶貴成果，也是完成原油生產(chǎn)任務(wù)的重要基礎(chǔ)保障。然而，石油企業(yè)檔案整理中存在著一些問(wèn)題，如檔案業(yè)務(wù)規(guī)范內(nèi)容龐雜、交叉、矛盾等，管理制度不夠科學(xué)完整，導(dǎo)致檔案收集齊全、整理科學(xué)、管理規(guī)范、利用便捷等方面存在困難。為了更好地服務(wù)于石油產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，中國(guó)石油集團(tuán)針對(duì)石油企業(yè)類(lèi)型多樣、管理層級(jí)眾多、專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域廣泛等特點(diǎn)，修訂了《中國(guó)石油檔案管理手冊(cè)》2020 版，將石油科技檔案管理規(guī)范化、制度化。此外，對(duì)于石油企業(yè)檔案整理中存在的問(wèn)題，需要采用科學(xué)的研究方法進(jìn)行探究，如檔案印章整理的研究。因此，本文旨在探討石油企業(yè)檔案印章的整理方法，以更好地保障石油產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，提高石油企業(yè)檔案管理的效率和質(zhì)量。

（二）研究?jī)?nèi)容

本研究旨在解決石油企業(yè)檔案中存在的印章整理不規(guī)范、易丟失等問(wèn)題，以提高檔案管理的水平。石油企業(yè)檔案印章作為檔案材料的重要組成部分，不僅是證明檔案的真實(shí)性和完整性的重要憑證，而且是為了保證檔案材料在傳遞、存儲(chǔ)和使用過(guò)程中的合法性和可靠性而進(jìn)行的必要工作。因此，檔案印章在檔案管理中起著非常重要的作用[1]。石油企業(yè)檔案印章的整理方法主要包括對(duì)印章的標(biāo)記、維護(hù)、存儲(chǔ)和使用等方面的規(guī)范。對(duì)于印章的標(biāo)記，可以采用編碼或分類(lèi)的方式，使其易于識(shí)別和找到。對(duì)于印章的維護(hù)，應(yīng)定期進(jìn)行檢查和保養(yǎng)，以確保其完好并延長(zhǎng)其使用壽命。對(duì)于印章的存儲(chǔ)，應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防潮、防火的地方，避免陽(yáng)光直射和高溫環(huán)境。對(duì)于印章的使用，需要嚴(yán)格按照規(guī)定程序操作，以確保印章使用的合法性和準(zhǔn)確性。將石油企業(yè)檔案印章的整理方法規(guī)范化能夠大大提高檔案管理的效率和質(zhì)量。這不僅直接影響到企業(yè)內(nèi)外部對(duì)檔案的評(píng)價(jià)和信任度，也為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化和信息化奠定了基礎(chǔ)。

綜上所述，對(duì)石油企業(yè)檔案印章的整理方法的研究和探討是十分必要的。本文討論的方法可以極大地提高檔案管理水平，進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)檔案工作流程，有效防止檔案信息的丟失和誤用，具有廣泛的應(yīng)用前景。

二、石油企業(yè)檔案印章的意義和作用

（一）石油企業(yè)檔案印章的重要性

石油企業(yè)檔案印章是指在檔案管理過(guò)程中使用的一種特殊印章。它被廣泛應(yīng)用于石油企業(yè)中，是石油企業(yè)檔案管理中不可或缺的一個(gè)環(huán)節(jié)。首先，石油企業(yè)檔案印章作為檔案管理中的一個(gè)基本手段，能夠?qū)n案資料的真實(shí)性、完整性和可信性進(jìn)行保障。檔案印章在檔案管理過(guò)程中往往被用于證明某個(gè)文件、資料是真實(shí)存在的，并且在某個(gè)特定的時(shí)期內(nèi)進(jìn)行了某種具體的操作。使用檔案印章可以有效地避免檔案被篡改或者造假的情況發(fā)生，保證了檔案的可靠性[2]。其次，石油企業(yè)檔案印章還可以起到防止檔案資料丟失的作用。檔案印章可以看成一種標(biāo)識(shí)，其本質(zhì)是為了識(shí)別和驗(yàn)證文件。在檔案管理體系中，檔案印章常常用于標(biāo)明檔案資料的保存期限、審批或簽章時(shí)間等信息，使其不易丟失或消失。此外，由于檔案印章通常采用特殊的防偽技術(shù)和印章信號(hào)技術(shù)，所以它們更能夠有效地防止檔案資料被竊取或者惡意篡改。最后，石油企業(yè)檔案印章還可以發(fā)揮檔案管理中的管理作用。檔案印章往往會(huì)根據(jù)檔案等級(jí)、密級(jí)等因素分級(jí)管理，不同等級(jí)的檔案印章?lián)碛胁煌膶徟鷻?quán)限，以此來(lái)確保檔案管理的嚴(yán)格性。此外，檔案印章還可以被用于標(biāo)記文件原件和復(fù)印件的區(qū)別，加強(qiáng)對(duì)檔案資料的管理。

綜上所述，石油企業(yè)檔案印章是檔案管理體系中不可或缺的一部分，它能夠確保檔案資料的可靠性、完整性和安全性，極大地提高了石油企業(yè)檔案管理的效率和質(zhì)量。

（二）檔案印章在石油企業(yè)中的應(yīng)用

檔案印章在石油企業(yè)中扮演著至關(guān)重要的角色，其應(yīng)用范圍涉及石油企業(yè)的多個(gè)環(huán)節(jié)。首先，檔案印章作為一種安全保障措施，用于防止非法篡改和偽造檔案。在石油企業(yè)中，尤其需要保護(hù)高度機(jī)密的文件，如合同、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、油田勘探數(shù)據(jù)等。檔案印章的使用可以起到嚴(yán)密的保護(hù)作用，一旦出現(xiàn)篡改及偽造行為，可以通過(guò)印章的鑒別、比對(duì)等手段輕松得到證據(jù)。其次，檔案印章在維護(hù)企業(yè)內(nèi)部管理制度的合規(guī)性方面起到了重要的作用。在石油企業(yè)內(nèi)部，各個(gè)職能部門(mén)的工作需要有一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定和有效的檔案管理系統(tǒng)來(lái)維持其正常運(yùn)轉(zhuǎn)。管理層需要通過(guò)制定有關(guān)印章使用的規(guī)章制度以及任職人員的授權(quán)和事后監(jiān)管等手段實(shí)現(xiàn)內(nèi)部的有效控制。在這種前提下，檔案印章的使用可以強(qiáng)制執(zhí)行企業(yè)內(nèi)部管理制度，防止實(shí)際工作落后于法律制度的情況的發(fā)生[3]。此外，檔案印章的使用還可以加強(qiáng)石油企業(yè)的信用體系建設(shè)。在現(xiàn)階段社會(huì)信用體系日益完善的背景下，企業(yè)的自我誠(chéng)信建設(shè)也越來(lái)越受到廣泛關(guān)注。由于檔案印章可以起到確保檔案完整性、真實(shí)性和時(shí)效性等作用，可以讓企業(yè)外部的相關(guān)各方（如客戶(hù)、政府部門(mén)等）更加信任企業(yè)的檔案管理水平和自我誠(chéng)信程度，加強(qiáng)企業(yè)形象和信譽(yù)的建設(shè)。

總之，檔案印章在石油企業(yè)中的應(yīng)用涉及很多領(lǐng)域，其多方面的保護(hù)和管理作用讓石油企業(yè)內(nèi)部形成了一套完善的檔案管理體系，為企業(yè)內(nèi)部的正常運(yùn)轉(zhuǎn)起到了很好的作用。在未來(lái)，檔案印章的應(yīng)用也將會(huì)不斷地升華和拓展，以適應(yīng)石油企業(yè)不斷調(diào)整優(yōu)化的管理需求。

三、石油企業(yè)檔案印章的整理方法

（一）檔案印章的保管

檔案印章的保管是石油企業(yè)檔案整理的重要環(huán)節(jié)，其目的是確保檔案印章的安全性和完整性，防止檔案資料遭到盜竊、損壞等情況的發(fā)生。

首先，檔案印章的保管要求實(shí)行密鑰控制制度，確保印章存放的位置和使用的權(quán)限受到有效的控制和管理。只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才可以使用檔案印章，并記錄下使用情況，防止印章被濫用或丟失[4]。同時(shí)，還要對(duì)印章進(jìn)行定期保養(yǎng)和維修，保持印章的完好性和使用效果。其次，檔案印章的保管過(guò)程中，還要注意防范各種安全風(fēng)險(xiǎn)，例如防火、防盜、防水等。特別是對(duì)于重要的檔案印章，應(yīng)當(dāng)采取更加嚴(yán)格的保管措施，例如設(shè)立專(zhuān)門(mén)的保險(xiǎn)柜或使用高安全等級(jí)的保管設(shè)備等。最后，檔案印章的保管需要建立科學(xué)的檔案管理制度，明確職責(zé)分工和管理權(quán)限，健全檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，保證印章管理的規(guī)范化和科學(xué)化[5]。同時(shí)，還需要不斷完善和提升檔案管理水平，開(kāi)展培訓(xùn)和教育活動(dòng)，提高管理人員的素質(zhì)和意識(shí)，增強(qiáng)檔案管理的專(zhuān)業(yè)性和實(shí)效性[6]。

綜合以上幾點(diǎn)，可以看出檔案印章的保管工作并不簡(jiǎn)單，需要細(xì)致入微的管理措施和嚴(yán)格的制度規(guī)范。只有通過(guò)科學(xué)合理的管理、精細(xì)的組織和有效的控制，才能保證石油企業(yè)檔案的安全性和完整性，為企業(yè)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的檔案管理保障。

（二）檔案印章的整理流程

在石油企業(yè)中，檔案印章是一項(xiàng)非常重要的財(cái)產(chǎn)，因此對(duì)于其整理流程的規(guī)范化處理也是必不可少的。為了更好地管理和保護(hù)檔案印章，需要對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)、鑒定、整理和標(biāo)記。首先，檔案印章需要進(jìn)行分類(lèi)。根據(jù)其使用范圍和用途，可以將檔案印章分為兩類(lèi)：一類(lèi)是內(nèi)部印章，僅限于企業(yè)內(nèi)部使用；另一類(lèi)是外部印章，如合同章、財(cái)務(wù)章等，用于對(duì)外簽署文件。對(duì)于這兩類(lèi)印章要進(jìn)行分別處理，以便更好地管理。其次，對(duì)于分好類(lèi)的印章，需要進(jìn)行鑒定。鑒定的目的是識(shí)別印章的真?zhèn)?，以及是否符合?dāng)時(shí)的法律法規(guī)要求。對(duì)于有疑點(diǎn)的印章，可以進(jìn)行鑒定委托，以確保印章的準(zhǔn)確性和合法性[7]。再次，進(jìn)行印章的整理。對(duì)于已經(jīng)分好類(lèi)、鑒定過(guò)的印章，需要進(jìn)行整理。整理包括送往保管部門(mén)進(jìn)行保管或做好標(biāo)記記錄。在整理印章時(shí)，要注意印章的保存和保護(hù)，以免遭受損壞或丟失。最后，對(duì)于整理后的印章，還需要進(jìn)行標(biāo)記和描述。標(biāo)記主要包括寫(xiě)清楚印章的用途和使用范圍，以便管理人員更好地使用。描述包括尺寸、形狀、材質(zhì)等等，這些都能夠在后續(xù)工作中提供更好的參考[8]。

綜上所述，檔案印章的整理流程是一個(gè)非常重要的過(guò)程。只有將整理流程規(guī)范化處理，才能更好地管理和保護(hù)這項(xiàng)財(cái)產(chǎn)。

（三）檔案印章的標(biāo)記和描述方法

檔案印章是石油企業(yè)檔案重要的組成部分，為了保證檔案印章的有效管理和利用，需要進(jìn)行標(biāo)記和描述。檔案印章的標(biāo)記和描述方法應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況制定，既要方便實(shí)際管理，又要便于查詢(xún)利用。首先，在對(duì)檔案印章進(jìn)行標(biāo)記時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照一定的規(guī)范進(jìn)行編號(hào)?？梢圆捎谩邦?lèi)別編號(hào)+印章編號(hào)”的方式進(jìn)行標(biāo)記，例如“S-001”表示檔案類(lèi)別S 的第一枚印章。此外，還可根據(jù)檔案保管的級(jí)別、種類(lèi)等特點(diǎn)進(jìn)行編號(hào)，從而更好地區(qū)分不同的印章[9]。其次，對(duì)于檔案印章的描述，應(yīng)當(dāng)記錄其關(guān)鍵信息，例如印章名稱(chēng)、形制、尺寸、制作材料，以及相關(guān)歷史信息和使用背景等。這些信息應(yīng)當(dāng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便于后續(xù)的查詢(xún)和利用。可以適時(shí)采用照片或掃描等方式進(jìn)行記錄，并將其和檔案印章一同管理，以便于更好地維護(hù)和管理檔案印章。最后，為了方便對(duì)檔案印章進(jìn)行跟蹤和管理，應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)和歸檔，并建立檔案印章清單。清單中應(yīng)當(dāng)記錄各印章的具體信息、使用情況、存放位置等詳細(xì)信息，并采用數(shù)字化管理方式進(jìn)行管理[10]。此外，為了保證檔案印章的安全性和完整性，應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的保管制度，明確個(gè)人責(zé)任和操作流程。

綜上所述，石油企業(yè)檔案印章的標(biāo)記和描述方法是企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容之一。企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定科學(xué)的標(biāo)記和描述方法，建立有效的印章管理制度和檔案印章清單，以便于更好地管理和利用檔案印章。

（四）檔案印章的數(shù)字化處理技術(shù)

在數(shù)字化時(shí)代，數(shù)字化處理已成為處理石油企業(yè)檔案印章的一種重要方式。數(shù)碼攝影、掃描儀、圖像處理、OCR 技術(shù)等是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理的主要工具及手段。數(shù)字化處理技術(shù)可以大大提高檔案印章的普及程度和檔案印章鑒定的效率。在數(shù)字化處理之前，需要對(duì)檔案印章進(jìn)行彩色或黑白的數(shù)碼攝影或掃描，以便保存和傳輸[11]。數(shù)碼攝影的優(yōu)點(diǎn)是拍攝快捷，小巧，畫(huà)面質(zhì)量高，成本低，適于現(xiàn)場(chǎng)和多場(chǎng)景拍攝；掃描的優(yōu)點(diǎn)是分辨率高、色彩還原好，適合正式、文化價(jià)值更高的檔案印章處理。在考慮處理的時(shí)間和效率之后，需要選擇性使用不同的技術(shù)對(duì)印章進(jìn)行處理[12]。圖像處理是數(shù)字化處理的重要環(huán)節(jié)之一。它可以提高圖像的質(zhì)量、清晰度和可讀性，減少噪點(diǎn)的干擾。通過(guò)邊緣檢測(cè)、濾波、二值化等處理技術(shù)，可以提高印章處理的效率和準(zhǔn)確率。在圖像處理的過(guò)程中，需要注意對(duì)印章背景的處理以及對(duì)誤差等因素的排除。

四、總結(jié)和展望

（一）檔案印章整理產(chǎn)生的效益

石油企業(yè)擁有大量的檔案，其中也包括大量的印章。合理整理石油企業(yè)的檔案印章對(duì)于企業(yè)的經(jīng)濟(jì)、法律以及文化效益都具有十分重要的作用和意義。首先，檔案印章整理的經(jīng)濟(jì)效益是顯而易見(jiàn)的。檔案是企業(yè)非常重要的資產(chǎn)之一，不僅僅是記錄企業(yè)發(fā)展歷程的載體，也具備保障企業(yè)合法權(quán)益以及節(jié)約成本的作用。而印章的合理使用，能夠讓檔案更加精簡(jiǎn)化、規(guī)范化、組織化，從而更好地進(jìn)行檔案整理。在整理的過(guò)程中保留有效的印章會(huì)讓檔案更有法律效力，避免一些合同、協(xié)議甚至重要資料的缺失或被篡改，提高企業(yè)合法權(quán)益保障的效果，減少企業(yè)可能面對(duì)的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而節(jié)約成本，提高經(jīng)濟(jì)效益[13]。其次，檔案印章整理的法律效益十分重要。印章本質(zhì)上是企業(yè)的財(cái)產(chǎn)，應(yīng)該得到妥善的保管和管理。在檔案整理的過(guò)程中，印章是起著重要作用的，通過(guò)規(guī)范地管理企業(yè)印章，能夠明確企業(yè)的授權(quán)關(guān)系并保持合法有效性，確保印章被合法、正確地使用，避免遭受惡意企業(yè)、人員或者黑色市場(chǎng)的危害，保障企業(yè)合法權(quán)益得到有效維護(hù)。

通過(guò)對(duì)石油企業(yè)檔案印章進(jìn)行整理，不僅可以獲得經(jīng)濟(jì)和法律上的效益，同時(shí)也能獲得豐厚的文化效益。首先，在文化上，檔案印章整理可以保護(hù)企業(yè)檔案的歷史文化價(jià)值，挖掘和呈現(xiàn)檔案資料的相關(guān)歷史背景和文化內(nèi)涵。其次，進(jìn)行檔案印章整理可以大幅提升企業(yè)的品牌形象和文化內(nèi)涵，使得石油企業(yè)在文化上具備更加深厚的底蘊(yùn)與魅力，有利于企業(yè)品牌形象的提升與傳播[14]。最后，檔案印章的整理將為企業(yè)構(gòu)建一個(gè)以歷史文化為基石的組織文化，提升組織本身的獨(dú)特價(jià)值和文化底蘊(yùn)，使企業(yè)管理更加規(guī)范化、廉潔化、文化化，有利于企業(yè)組織文化建設(shè)的推進(jìn)。

綜上所述，進(jìn)行石油企業(yè)檔案印章整理不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)和法律上的收益，也可以為企業(yè)的文化建設(shè)和文化底蘊(yùn)的提升帶來(lái)積極的效果。因此，進(jìn)行檔案印章整理是非常必要的。

（二）石油企業(yè)檔案印章整理的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)

石油企業(yè)檔案印章的整理是一個(gè)需要長(zhǎng)期關(guān)注的問(wèn)題，未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)也非常值得研究探討。在石油企業(yè)檔案印章整理的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)方面，主要有以下幾個(gè)方向：第一，數(shù)字化整理。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化整理已成為越來(lái)越多的機(jī)構(gòu)和企業(yè)選擇的方式。數(shù)字化整理的好處在于可以更加高效地處理數(shù)據(jù)，提高數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和利用效率，同時(shí)也能夠保證檔案的安全性。在數(shù)字化整理中應(yīng)注意信息安全的問(wèn)題，應(yīng)加強(qiáng)檔案保密措施，避免數(shù)據(jù)泄露[15]。第二，標(biāo)準(zhǔn)化整理。標(biāo)準(zhǔn)化整理是指按照規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行整理、管理、利用和服務(wù)的方式。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化整理，可以保證檔案的規(guī)范性、系統(tǒng)性和科學(xué)性，為檔案的利用和服務(wù)提供有力的保障。此外，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案整理還能夠促進(jìn)信息資源共享、減輕重復(fù)建設(shè)，提高整個(gè)行業(yè)的效益。第三，聯(lián)合整理。在信息化高速發(fā)展的今天，聯(lián)合整理已成為普遍趨勢(shì)。聯(lián)合整理是指多個(gè)機(jī)構(gòu)或企業(yè)協(xié)作進(jìn)行檔案整理、管理、利用和服務(wù)。這種方式可以有效提高檔案資源利用率，分擔(dān)檔案工作中的各種需求，降低成本和風(fēng)險(xiǎn)。

總之，石油企業(yè)檔案印章的整理是一項(xiàng)長(zhǎng)期且不斷更新的工作。未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)上，數(shù)字化整理、標(biāo)準(zhǔn)化整理和聯(lián)合整理成了主要方向。未來(lái)的檔案整理還需要不斷探索和研究，以滿足檔案資源的發(fā)展需求。